Metodologia Sankhya de Implantação 2.

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Agenda
• Formalização do projeto de implantação;
• Metodologia Sankhya de implantação 2.0:
o Objetivos;
o Benefícios;
o Premissas;
o Fundamentos;
o Equipe do Projeto;
o Etapas da Metodologia.
o Definição da equipe do projeto;
o Regras na prestação de serviço;
o Próximos passos.
Formalização do Projeto

de Implantação
Formalização do projeto de implantação
• Resumo das horas negociadas:
o Implantação:
o Gerenciamento de projeto:

• Serviços incluídos na proposta:

o Instalação do Banco de Dados:
o Instalação do Servidor Java:
o Importação de Dados:
o Customização:

• Empresas para as quais foram negociadas horas de implantação:

Formalização do projeto de implantação
• Produtos a serem implantados:

• Produtos para os quais não foram negociados horas:

Formalização do projeto de implantação
• Quantidade de EDI’s negociados (especificar bancos):

• Treinamento:
o Certificações:
o EAD’s:

• Quantidade de acessos:
o Simultâneos:
o Específicos (especificar módulos):
Metodologia Sankhya
de Implantação 2.0
Objetivos

• Orientar, agilizar e facilitar a implantação da solução Sankhya, para

que esta ocorra correspondendo às expectativas das partes interessadas,
garantindo assim o sucesso do projeto;

• Garantir o registro de todos os processos do projeto de implantação, da

abertura ao encerramento, através da documentação corretamente
preenchida;

• Padronizar o método de trabalho em todas as Unidades de Negócio

Sankhya.
Benefícios

• A gestão eficiente do projeto permite melhor gestão dos custos, prazos,

riscos e qualidade;
• O planejamento reduz as surpresas durante o projeto e antecipa as situações
desfavoráveis, permitindo adoção de ações preventivas e corretivas;
• Gera maior segurança para os dirigentes, porque através dos indicadores é
possível ter a segurança de que o projeto está sob controle;
• Permite a otimização dos recursos;
• Disponibiliza as informações gerenciais de forma organizada garantindo
maior agilidade na tomada de decisão.
Premissas

• Excelência no atendimento: Ouvir, analisar e retornar com soluções efetivas

para o problema do cliente;

• Transferência de conhecimento: Capacitação dos profissionais do cliente de

forma a torná-los autônomos no uso da solução, podendo extrair as
informações conforme expectativas e necessidades da empresa;

• Definição da matriz de responsabilidades: O Projeto de implantação é

executado a quatro mãos.
Matriz de
Responsabilidade
 Entrega da Metodologia Sankhya, Matriz de Responsabilidades Define implantador (conforme perfil
e perfil do implantador recomendado) e usuários chaves

Informa as configurações dos equipamentos

necessários para o sistema Disponibiliza infraestrutura necessária

Instala bases de dados de produção,

treinamento e modelo Instala o sistema nas estações

Disponibiliza treinamentos pelo EAD Garante que o implantador se certifique, e promova

ou presencial, para implantador e usuários treinamentos com os usuários chaves

Efetua levantamento do escopo Fornece informações e valida escopo

Fornece regras de processos, custos, comissões e tributos, layout de

Auxilia o implantador na definição de processos
NF, pedidos, boletos, etc.
Sankhya

Define processos

Cliente
Treina e assessora implantador na parametrização Analisa configurações padrões, ajusta e valida estas
e configuração do sistema configurações para sua empresa

Lança os cadastros no sistema

(parceiros, produtos, serviços, etc.)

Auxilia implantador na formatação de documentos Efetua parametrizações e configurações do sistema

Formata NF, boletos, pedidos, EDI, relatórios, dashboards,

layouts de etiquetas, etc.
Audita as configurações e parametrizações antes das simulações

Homologa processos definidos e parametrizados

Acompanha o processo de colocação do sistema em produção Coloca sistema em produção

Homologa a implantação para início do atendimento pelo SERVICE

DESK SANKHYA
Premissas

• Comunicação formal e constante: Garantir o conhecimento do

status do projeto, dificuldades, alterações de escopo e qualquer
outra informação que possa impactar no resultado final do projeto;

• Infraestrutura compatível: Para a obtenção de uma boa

performance do sistema é necessário um padrão mínimo de
configuração dos equipamentos (servidores e estações).
 Time do Projeto
Equipe SANKHYA Equipe CLIENTE

Patrocinado
r
Gerente de Projetos

Implantador / Gerente
de Projetos

Auditoria

Consultor Líder

Usuário Chave Contábil / Fiscal

Consultor de Implantação Analista de Implantação Técnicos Especialistas Usuário Final

Atribuições Sankhya

• Prover auxílio para definição dos processos: Conhecer o processo e com base nas
diversas possibilidades que o sistema oferece, sugerir opções para que o
Implantador (cliente) decida qual a melhor para a sua empresa;
• Instalar e disponibilizar a solução adquirida;
• Acompanhar a parametrização dos cadastros iniciais do sistema;
• Seguir a metodologia de implantação, instruindo os usuários e garantindo o
cumprimento dos objetivos e prazos definidos;
• Definir junto com o implantador a grade de cursos para capacitar os usuários na
utilização do sistema. Se os cursos forem pelo EAD o gerente de projetos deverá
realizar a matrícula dos usuários na universidade.
Atividades não realizadas no projeto

• A equipe Sankhya não é responsável pelo mapeamento dos processos

do cliente no projeto;

• Não realizamos projetos de rede e de infraestrutura, bem como reparos,

manutenção e instalação de equipamentos ou outros aplicativos;

• Digitação de informações no sistema que está sendo implantado;

• A equipe Sankhya não é responsável pela conferência de lançamentos,

esta é uma responsabilidade do Implantador e usuários do cliente.
Atividades não realizadas no projeto

• Atualização das versões do sistema. O Implantador ou designado por ele, na

empresa, que faz a validação antes de colocação em produção;

• Caso aconteça a perda da base de dados, o cliente deve contratar empresa

especializada para recuperação dos dados;

• Como a Sankhya tem como base de trabalho a transferência de

conhecimento, a elaboração dos relatórios, cubos, documentos, EDIs,
dashboards e etc. são de responsabilidade do Implantador e Usuários Chave.
Patrocinador

• Participar do planejamento da implantação estabelecendo objetivos, prioridades e

resultados esperados;

• Comprometer-se com a orientação, direção, motivação e liderança das atividades e

recursos, visando cumprir o planejamento elaborado;

• Definir a figura do Implantador;

• Acompanhar, controlar e avaliar os resultados apresentados;

• Garantir a disponibilidade dos usuários que farão parte da implantação.

Implantador

•O Patrocinador passa para o Implantador a autoridade de conduzir o projeto;

•O Implantador é a pessoa que definirá as regras e estabelecerá prioridades;

•É importante que ele conheça os processos da empresa e tenha visão gerencial.

Implantador

• Participar das reuniões de definição de prioridades juntamente com a

administração da empresa e a equipe da Sankhya;

• Coordenar e acompanhar o andamento de todos os processos envolvidos na

implantação e nas mudanças de procedimentos;

• É o responsável pela assinatura dos documentos do projeto, inclusive as

ordens de serviço.
Implantador

• Ministrar treinamento presencial e/ou designar as pessoas responsáveis dentro

da empresa para ministrar o treinamento a todos os usuários nos processos e
atividades que executarão dentro do sistema;

• Acompanhar e garantir o cumprimento das tarefas e prazos atribuídos aos

usuários, bem como de todas as etapas do processo de implantação;

• Validar cada etapa do processo de implantação junto aos Usuários Chave,

conforme solicitado pela Sankhya, e principalmente as definições operacionais.
Implantador

• Garantir infraestrutura necessária para o bom andamento do projeto;

• Atualizar novas versões do sistema, testar, validar e instalar as atualizações

(upgrades) dos sistemas e repassar as novidades aos demais usuários;

• Atuar como um filtro de solicitações de usuários para a Sankhya,

padronizando definições e processos, tornando os usuários finais o mais
independente possível do suporte da Sankhya.
Usuário chave

• Colocar em prática o conhecimento obtido nos treinamentos, consultando o

Implantador em caso de dúvidas;

• Atentar-se aos prazos estipulados no cronograma de implantação, ficando

disponível para as tarefas e atividades agendadas;

• Utilizar adequadamente o sistema, garantindo a digitação correta dos dados e

integridade das informações;
Usuário chave

• Ter domínio de sua área de atuação;

• Efetuar as definições para sua área de atuação;

• Validar os processos da sua área de atuação;

• Participar dos treinamentos e/ou fazer o EAD;

• Ter objetividade e clareza nas definições junto ao Consultor Sankhya.

Usuário final

• Ter domínio de sua área de atuação;

• Participar dos treinamentos presenciais e/ou realizar o EAD;
• Ter conhecimento básico no ambiente Windows;
• Colocar em prática o conhecimento obtido nos treinamentos, consultando o
Implantador e os Usuários Chave em caso de dúvidas;
• Utilizar adequadamente o sistema, garantindo a digitação correta dos dados
e integridade das informações;
• Reportar os problemas e dificuldades encontradas ao implantador e/ou
gerente de projetos.
Fundamentos
• Construída a partir de 28 anos de experiência;
• A Metodologia adota um modelo híbrido integrando as boas práticas do modelo
tradicional, preconizado pelo guia “PMBoK®- Project Management Body of Knowledge”,
adotado pelo “PMI - Project Management Institute” e os conceitos e atividades dos
Métodos Ágeis;
• A Metodologia Sankhya de implantação possui 11 etapas estruturadas de forma a
garantir o bom andamento do projeto e que processos importantes no decorrer da
implantação não sejam negligenciados.
Base da Metodologia 2.0

• Integra conceitos ágeis e conceitos tradicionais do gerenciamento de projetos;

• O gerente de projetos é um facilitador. Todos devem estar comprometidos com o
resultado para atuarem na mesma direção;
• A equipe precisa ter clareza do objetivo e manter o foco;
• Devem ser frequentemente realizadas reuniões rápidas de ponto de checagem
com a equipe do projeto e também com o cliente. Essa frequência é
determinada de acordo com o cronograma e a condução do projeto.
Metodologia de Implantação 2.0
 Sintonia com o cliente

Na etapa de sintonia realizamos uma reunião com a equipe comercial e de serviços da

Sankhya e a equipe do cliente para alinhar informações e expectativas entre as partes.
Nessa reunião as seguintes atividades estão previstas:

• Validação da proposta comercial assinada;

• Abertura formal do projeto de implantação;
• Apresentação da metodologia de implantação, bem como a matriz de responsabilidade
do projeto;
• Avaliar e validar o perfil do Implantador e/ou Gerente de Projetos por parte do cliente;

Continua no próximo slide

 Sintonia com o cliente

Nessa reunião as seguintes atividades estão previstas:

• Agendar a instalação do sistema;

• Iniciar o processo de treinamento e certificação do Implantador;
• Agendar a visita para definição do cronograma do projeto;
• Agendar o levantamento de informações preliminares sobre a empresa.
 Sintonia com o cliente

Informações importantes:
• Cronograma definido depende das atividades do cliente e da Sankhya;
• Apontamento de OS e Documentação de levantamento de informações preliminares são
feitos nessa etapa;
• Gerente de Projetos e Consultor líder participam da criação do cronograma e do
documento de levantamento de informações preliminares;
• Tudo que não estiver no Documento de levantamento de informações preliminares não é
nativo do sistema;
• Cronograma e documentação devem ser feitos na próxima agenda marcada.
 Instalação do Banco de Dados e Sistema

Nesta etapa validamos os requisitos de equipamentos de hardware, instalamos as bases de

dados e o sistema (se estiver em negociação comercial), assim como todos os módulos
adquiridos pelo cliente.

A instalação do sistema está condicionada à disponibilização de equipamentos com as

características mínimas indicadas no documento D_SER Requisitos HW e SW. A ausência
das mesmas deve ser formalizada e assinada pelo cliente.
 Instalação do Banco de Dados e Sistema

Nesta etapa são realizadas as seguintes atividades:

• Instalação do banco de dados Oracle Ou Sqlserver;
• Criação dos usuários/database SANKHYA,TESTE e TREINA;
• Retorno das bases SANKHYA,TESTE e TREINA;
• Configuração do backup da base SANKHYA;
• Preenchimento do documento da Etapa 2 e validação junto com Implantador e/ou da
equipe de Tecnologia da Informação do Cliente.
 Certificação do Implantador

• A certificação demonstra o domínio que o Implantador detém do sistema que será

implantado na empresa. O conhecimento dos recursos e da potencialidade da solução
facilitam e agilizam a implantação. Esta etapa é um marco para a finalização do processo
de treinamento e certificação do Implantador;
• O processo de certificação será feito através da aplicação de avaliações práticas;
• Lembrando que os treinamentos são liberados após a sintonia realizada na primeira etapa
e deve acontecer a partir da instalação do sistema, para a realização dos exercícios;
• Se os Usuários Chave forem participar das definições dos processos durante a
implantação, devem passar pelo mesmo treinamento e certificação do Implantador.
 Certificação do Implantador

Pontos importantes:
• Os treinamentos já podem ser liberados após a sintonia com o cliente;
• A realização da certificação deve ser completamente executada antes do início da próxima
etapa;
• A certificação pode ser quebrada, excepcionalmente, nos processos contábil/fiscal e
pessoal.
Definição do escopo e parametrização

A etapa 4 e 5 são realizadas em ciclos. Elas são executadas por processo e/ou bloco de
processos e vai até 5 – parametrização, para cada processo e/ou bloco individualmente. Ao
encerrar um processo inicia-se o ciclo para outro processo e assim sucessivamente.
É importante salientar que após a definição de um processo e/ou bloco, é necessário
realizar uma apresentação no sistema de como o processo do cliente ficou definido no
sistema. Essa apresentação é o caminho de telas de como o sistema ficará e não a
funcionalidade em si.
Definição do escopo e parametrização

A etapa 4 tem duas fases, o levantamento e a definição. Na primeira fase é realizado o

levantamento de informações dos processos que serão implantados no sistema. É entendido
“o que” cliente faz, algumas atividades executadas nessa fase:
• Conhecer todos os processos que serão tratados no projeto;
• Levantar todos os dados para entendimento da empresa e o que ela faz.

Neste momento o foco são os processos da empresa.

Definição do escopo e parametrização

Na fase de definição é fechado o escopo do projeto, serão detalhados todos os processos que fazem
parte do projeto de implantação, tendo como base o levantamento realizado e apontando como o
processo ficará no sistema. Nessa fase está previsto um fluxo macro do processo definido, as regras de
negócio, os indicadores de conclusão, deixando claro o escopo e alinhando o resultado do trabalho.
É necessário registrar detalhadamente tudo o que for definido em termos de processos e de
responsabilidades.
É importante salientar que após a definição de um processo e/ou bloco, é necessário realizar uma
apresentação no sistema de como o processo do cliente ficou definido no sistema. Essa apresentação é o
caminho de telas de como o sistema ficará e não a funcionalidade em si.
Definição do escopo e parametrização

Nesta etapa assessoramos a equipe do cliente na Parametrização e Configuração dos

processos declarados no escopo do projeto. A equipe Sankhya está orientada a atuar na
formação da equipe do cliente, buscando sempre atender a premissa da transferência de
conhecimento. A participação do(s) Implantador(es) e Usuário(s) Chave é fundamental.
Cabe ao Consultor ou Analista de Implantação assessorar e certificar se houve uma
compreensão correta por parte do(s) Implantador(es) e sua equipe.
 Auditoria

• Será realizada a auditoria do projeto, que consiste numa verificação do escopo do projeto
x configurações e parametrizações realizadas ao longo do projeto;

• É realizada pela equipe da Sankhya, por um consultor com experiência em implantação,

que fará uma análise do escopo e da base de dados que está sendo parametrizada. Terá
como base a documentação do projeto e poderá nesse processo entrevistar o
Implantador e usuários. Submeterá o conjunto de ações de implantação a um "check-list"
especialmente formulado para evitar que detalhes importantes sejam subestimados.
 Auditoria

• A principal função e vantagem desta etapa é o fato de que o auditor lança um olhar
crítico sobre o processo, incorporando pontos de vista externos diferentes dos
profissionais diretamente envolvidos.
• Dessa forma, garante-se que cada uma das medidas adotada durante a aplicação da
metodologia será consistente com o conjunto da operação.
 Reunião de Sensibilização

• Esta é uma apresentação e reunião motivacional, que tem por objetivo envolver todos os
usuários no projeto;
• É importante motivar todos os funcionários a utilizarem de forma adequada e positiva a
nova ferramenta, bem como os novos processos implantados;
• Deve ser conduzida pelo patrocinador da empresa.
 Reunião de Sensibilização

Atividades a serem realizadas durante a reunião sensibilização:

• Motivar a equipe do cliente a encarar o novo, o desconhecido;
• Mostrar a necessidade da evolução das Pessoas juntamente com os Recursos;
• Passar uma ideia de simplicidade, facilidade de uso, segurança e de amplitude;
• Passar uma visão do todo e a ideia da integração, da importância que cada um tem no
processo;

Não é necessário apresentar o sistema, o mais importante é motivar o pessoal para que
todos tenham predisposição para as mudanças.
 Treinamento de Usuários

• Nesta etapa ocorre o treinamento de todos os usuários nas tarefas que eles executarão no
dia-a-dia dentro do sistema. Este treinamento específico é presencial e deve ser ministrado
pelo Implantador e/ou sua equipe;

• Para facilitar o treinamento, o Implantador solicita a matrícula dos usuários nos EADs
específicos, na Universidade Sankhya, para que eles aprendam a navegar no sistema e
tenham domínio das telas e conceitos necessários para a operação, lembrando que estes
deverão fazer parte da proposta comercial, bem como as respectivas certificações.
 Simulação e Homologação de Processos

• Esta etapa visa certificar-se de que todos os conceitos foram compreendidos, todos os
processos estão funcionando de acordo com o que foi definido e dentro da configuração
realizada.
• É uma etapa fundamental e decisiva para a colocação em produção, por isso o volume de
simulações, o envolvimento dos usuários e o uso intensivo da solução nesse período é
importantíssimo.
 Colocação do Sistema em Produção e
acompanhamento

• Esta etapa é um marco, é o dia da virada.

• É a data agendada para colocarmos o sistema em produção, abandonando os antigos
processos e sistemas.
• Na sequência da colocação em produção a equipe Sankhya acompanha a operação no
sistema por um período definido. O objetivo do acompanhamento é dar apoio aos usuários
na resolução de eventuais problemas, bem como assegurar que a empresa não deixará de
atender seus clientes por questões operacionais.
 Encerramento do Projeto

• Nesta etapa será formalizado o encerramento do projeto de implantação e liberado o acesso

da equipe certificada do cliente ao Service Desk;
• É importante validar com o cliente que o projeto está encerrado, com todas as entregas
concluídas;
• A equipe Sankhya deverá preencher os documentos “Termo de encerramento do projeto”,
“Autorização de Suporte” e “Sintonia entre Unidade e Service Desk” para formalizar a
liberação do atendimento do cliente pelo Service Desk.
 Atividades não realizadas pela Sankhya

• OS&M (organização, sistemas e métodos);

• Projetos de Rede;
• Reparo e manutenção de equipamentos;
• Instalação de equipamentos e outros aplicativos;
• Recuperação de dados;
• Criação de Relatórios, Documentos e Cubos;
• Validação de novas versões no cliente;
• Conferência de lançamentos;
• Digitação de informações no sistema;
• Definição e cadastramento de Naturezas, Centros de Resultado, Alíquotas de ICMS, Fórmulas de
Precificação, Tabelas de Preço, Contabilização, etc. (a equipe Sankhya provê toda a orientação
necessária, todavia a definição é de responsabilidade do Implantador e Usuários Chave).
 Definição do
GP/Implantador
Regras na Prestação

de Serviço
Regras na prestação de serviço
• O cliente (Patrocinador e Implantador) deverá acompanhar os serviços
executados, cobrar e validar os resultados esperados;

• Todo serviço prestado por algum profissional Sankhya deve ser registrado em
Ordem de Serviço – OS;

• A OS assinada pelo responsável no cliente configura o aceite do serviço

prestado e a autorização para a cobrança do mesmo;

• Caso a equipe Sankhya execute tarefas de responsabilidade do cliente, ou

adicionais ao escopo acordado, este serviço será considerado hora
complementar, sendo faturado separadamente da hora de implantação.
Regras na prestação de serviço
• Mensalmente é apresentado o resumo com todas as Ordens de Serviços
lançadas, junto com o boleto e nota fiscal;

• Para serviços fora do município da Unidade, custos de deslocamento, estadia e

alimentação são de responsabilidade do cliente. O pagamento será mediante
apresentação de Nota Fiscal, Cupom Fiscal ou Comprovante de Gastos,
conforme acordado em proposta comercial;

• No caso de deslocamento com veículo próprio será cobrado o valor por

quilômetro acordado na proposta comercial, considerando a distância entre a
Unidade da Sankhya e a empresa (conforme Google Maps).
Regras na prestação de serviço

• Serviços prestados durante o horário comercial terão duração mínima de 4

horas;

• Os serviços serão prestados de segunda à sexta-feira, no horário comercial,

com exceção dos feriados nacionais. Serviços executados fora deste horário
terão seus valores acrescidos conforme acordado em proposta comercial;

• A Sankhya não se responsabiliza por serviços prestados por outras empresas

ou pessoas não autorizadas Sankhya. O parceiro fica sujeito também a perda
de garantia sobre o produto ao contratar mão de obra não autorizada,
conforme previsto em contrato.
Regras na prestação de serviço
• A Sankhya não se responsabiliza por perda de informações, nem por
equipamentos ou softwares danificados;
• Após implantação o cliente possui suporte SERVICE DESK SANKHYA para apoio
na solução de problemas e esclarecimento de dúvidas. Se esse serviço estiver
incluído no contrato firmado. O SERVICE DESK está disponível de segunda a
sexta-feira, das 7:00 às 19:00 (Horário de Brasília);
• Visita de Acompanhamento Gerencial: Após implantação, estão previstas visitas
com duração de 4 horas a cada 180 dias, com o objetivo de acompanhar a
evolução do uso da solução pelos usuários, identificando e direcionando o cliente
ao melhor uso. Estas visitas estão condicionadas à sua previsão no contrato
firmado com a Sankhya.
Próximos
Passos
Próximos Passos
• Atividades Sankhya:

• Atividades Parceiro:
Obrigado.

Nome
Área
email@sankhya.com.br