PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

Ángela Duque Duque

 Normativa Asociada
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras
disposiciones
Comprende a la administración pública en
sus diferentes niveles, las entidades priva-
as que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la pre-
sente ley
Resolución 8934 de 2014
Por la cual se establecen las directrices en ma-
teria de gestión documental y organización de
archivos que deben cumplir los vigilados por la
Superintendencia de Industria y Comercio
Los vigilados cuya inspección, control y vigilan-
cia corresponde a la Superintendencia de In-
dustria y Comercio deberán contar con archivos
institucionales técnicamente organizados y do-
tados, de forma que se facilite el cumplimiento
de la normatividad asociada a la materia
Objetivo Resolución 8934

Su propósito está enfocado a que las empresas garanticen el tratamiento,

categorización, acceso y consulta de la información, por medio del uso de
cuadros de clasificación, Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de
Valoración Documental (TVD), creación y seguimiento de reglamentos
internos de archivo, entre otros métodos.

De esta manera la resolución establece:

 Ordenar a las empresas y entidades que se encuentran bajo vigilancia
de la SIC el cumplimiento de la normatividad, con el fin de que la
producción, recepción, categorización, conservación y depuración de
la información sea realizada correctamente.
 Aplicar adecuadamente los distintos instrumentos archivísticos que
ayuden al óptimo rendimiento de la gestión documental.
 Garantizar el acceso y fácil consulta de la información, así como su
correcta conservación.
¿Cuál es la diferencia entre La Ley General de Archivos
y la Resolución 8934?

La diferencia solo radica en a quienes va dirigida la norma: por su parte la Ley

General de Archivos es de cumplimiento para las entidades públicas y para aquellas
privadas con incidencia pública, en cambio, la Resolución 8934 de 2014 está
enfocada a empresas privadas que se encuentren bajo control y vigilancia de la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Así pues, podemos entender la Resolución 8934 como un complemento de la Ley
General de Archivos que extiendan la cobertura de la ley.
Instrumentos Archivísticos
 Programa de Gestión Documental;
 Tablas de Retención Documental;
 Cuadro de Clasificación documental;
 Tablas de valoración Documental (aplica para los que posean
fondos acumulados) y
 Reglamento Interno de Archivo.

Todo ello, desde una óptica de adecuación a los nuevos decretos

de eficiencia y cero papel, emitidos por el gobierno colombiano.
Programa de Gestión Documental - PGD

Es el instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta, a corto,

mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos de una
entidad encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación (de orden administrativo, histórico, y patrimonial si es el caso)
producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su conservación y de definir los flujos y modos de acceso a esta,
tanto a nivel interno como para el público en general. Este debe ser aprobado,
publicado, implementado y controlad.
Tablas de Retención Documental - TRD

Son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional

de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los
documentos en una organización.

Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe
elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar
unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la
importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la
organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente
definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico
como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la
Tabla de Retención Documental (TRD).
Tablas de Retención Documental - TRD

Son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional

de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los
documentos en una organización.

Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe
elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar
unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la
importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la
organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente
definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico
como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la
Tabla de Retención Documental (TRD).
Ejemplo TRD
Cuadro de Clasificación Documental - CCD
El cuadro de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y
actividades de una empresa. En él aparecen todas las series documentales creadas y
gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte
(fotográfico, papel, electrónico, etc.) y de su cronología.

El cuadro de clasificación facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única que

incluye todos los documentos de la empresa, lo que evita duplicidades e
inconexiones al consultar el fondo de la empresa y durante la recuperación de
información. También permite conocer el contexto en que se crea una serie y su
relación con otras series.

En el cuadro de clasificación todas las series documentales están codificadas y

organizadas jerárquicamente en categorías, que van de lo general a lo especifico.
Esta codificación puede ser alfabética, numérica o alfanumérica y debe de ser
exclusiva para cada nivel de nuestro cuadro.

Además este código debe de suministrar por si mismo información sobre la

categoría y la serie. De esta manera se facilita el control y recuperación de los do-
cumentos, utilizando un criterio único e inequívoco.
Ejemplo CCD:
Tablas de Valoración Documental - TVD

Son un programa de gestión documental cuyo objetivo se centra en la revisión y

planeación de información, con el fin de establecer de manera objetiva el destino de
los documentos en unos tiempos centrales de registro. Es decir, revisa, plantea y
evalúa la importancia de cada documento, para determinar su permanencia dentro
de los archivos de la empresa.
En sí, recopila el listado de las series documentales, asignando tiempos de
permanencia.
Ejemplo TVD:
Reglamento Interno de Archivo

Documento que centraliza la unificación de los procedimientos que se ejecutan en

el interior de una empresa, acerca del uso y manejo de los documentos.

Es decir, un Reglamento Interno de Archivo permite:

 
 Definir procesos administrativos y técnicos.
 Establecer normas y políticas de regulación y gestión de los documentos.
 Facilitar la organización y el manejo integral de la información.
 Proponer y establecer roles de función para la administración de los documentos.
 Diseñar estrategias y mecanismos de sistematización, control y optimización de
procesos archivísticos.
¿Qué se establece en un Reglamento Interno de Archivo?

 Planeación de gestión documental.

 Procesos de producción.
 Manejo y tramite de los procesos de gestión documental.
 Procesos de organización del archivo (categorías y tipos).
 Maneras de consultar y archivar los documentos.
 Procesos de preservación a largo plazo.
 Parámetros de valoración documental.
 Roles y fases de gestión.
Comité Interno de Archivo
Es un órgano interno de la empresa, de carácter asesor en todos los
aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los
documentos de una entidad.

Este Comité ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las

decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y
operativos de los documentos que recibe y genera una empresa.

Su principal objetivo debe ser la unificación de criterios y la normalización

de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número
de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de
correspondencia externa e interna, lugar y tiempo e conservación de
archivos, etc., es decir, de todo el proceso documental.
¿Cuáles son las funciones del Comité Interno de Archivo?

1. Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente de los

documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual de Procedimientos.
2. Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los
documentos y archivos se formulen.
3. Proponer y coordinar programas de evaluación de documentos, con el objeto de definir la
vida útil de los mismos.
4. Recomendar la elaboración de las Tablas de Retención de Documentos, su conservación y
destino final.
5. Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en las
disposiciones legales vigentes.
6. Asesorar a la entidad en la selección de tecnologías para conservación de documentos tales
como la microfilmación, el almacenamiento en disco compacto (CD-ROOM), disco óptico,
información por imagen, etc.
7. Propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las dependencias
productoras de documentos.
8. Registrar las decisiones tomadas en cada reunión.
9. Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.
¿Quiénes lo conforman?

 La Alta Dirección
 El jefe del la Oficina Jurídica.
 El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado.
 El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
 El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
 El Jefe de a Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.

En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo
aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.