Microsoft Excel - NIVEL INTERMEDIO 2

Microsoft Excel 2016
NIVEL INTERMEDIO
ING.CAROLYN ROJAS VARGASS
DOCENTE DEL CURSO
Email: carolynmilagrosrojas@gmail.com
Web: www.infouni.uni.edu.pe Teléfono (511) 381-3846

Sesión 2
VALIDACIÓNDEDATOSYCOMPROBACIÓNDEERRORESYAUDITORIA
VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir
en una celda
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos
que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir
que los usuarios escriban datos no válidos y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede
proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones
para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
¿Cuándo es útil la validación de datos?
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
APLICACIÓN
1. Seleccione una o más celdas para validar.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos

3. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione el tipo de validación a utilizar:
La opción Cualquier Valor por defecto es la configuración de las celdas en la hoja de cálculo. La casilla
Omitir Blancos cuando está activada excluye la validación a las celdas que se muestren vacías dentro de
un conjunto de celdas seleccionadas
• Número entero: para restringir la columna para que acepte solo
números enteros.
• Decimal: para aceptar números decimales.
• Lista: para elegir datos de una lista desplegable.
• Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.
• Hora: para restringir la celda para que solo se acepten valores de
hora.
• Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.
• Personalizado: para fórmulas personalizadas
4. Una vez seleccionado la opción para restringir los datos deberá establecer los parámetros o criterios
seleccionando del cuadro combinado Datos. Esta lista sólo se muestra cuando haya seleccionado Número
Entero, Decimal, Fecha, Hora, Longitud del Texto. Para el caso de Lista o Personalizada sólo se muestra
un cuadro.
5. Al seleccionar el criterio mostrará uno o dos cuadros en los cuales ingresará los valores para establecer
la restricción como por ejemplo:
Número entero a partir de 20 en adelante

- En el cuadro Mínimo digite 19
Ingresar datos con un máximo de 12

caracteres
- En el cuadro máximo digite 12
6. Para agregar un Título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña Mensaje de
entrada y seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el
mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre
estas.
El mensaje de entrada
se mostrará así
Si desea puede utilizar o no esta ficha ya que a veces resulta incómodo porque la etiqueta que se muestra
con el mensaje oculta parte del contenido de una tabla.
7. También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos
no válidos. El mensaje se mostrará solo cuando se haya ingresado un dato incorrecto o cuando el dato no
existe en la base de datos.
Seleccionar la ficha mensaje de Error, elija el estilo del mensaje, digite el título para el mensaje y
finalmente digite el mensaje que deberá mostrar informando el error al ingresar un dato sobre la celda.
El mensaje se mostrará así

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
CREAR LISTAS DESPLEGABLES
Excel permite crear listas desplegables para facilitar la elección de valores dentro de una lista
que ha sido previamente definida y validada y así mantener la consistencia de los datos. En
ocasiones se necesita crear listas desplegables con datos ubicados en otra hoja de Excel.
Cuando la lista se ha creado se mostrará un triángulo pequeño el cual desplegará la lista,

elige uno y nuevamente desaparecerá.
Si quisiéramos que no funcione como lista desplegable, tendremos que desactivar la casilla
“celda con lista desplegable” de la ventana de validación de datos. De esta manera seguirá la
celda validada, pero no se desplegará la lista.

Entre las opciones para crear listas desplegables tenemos:

Lista con valores que no dependen de un rango
Seleccione la(s) celda(s)
En el cuadro origen digite el(los) valor(es) (texto o número) separados por comas. Ejemplo: Lunes,
Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo

Lista que depende de un rango
En el cuadro origen seleccione las celdas donde están los datos para la lista a crear (estos datos pueden
estar en la misma hoja o en otra hoja de cálculo)

Lista con nombres definidos
Para utilizar los nombres definidos, primero deberá asignarle un nombre
al conjunto de celdas que formarán la lista. Este procedimiento es de
ayuda para crear una lista cuando la lista se encuentra en otra hoja
Para la lista con nombres definidos sería:
- Seleccione la(s) celda(s)

- En el cuadro origen presione F3 y seleccione el
nombre definido a un conjunto de celdas o si
desea digite anteponiendo el signo igual
seguido del nombre definido.

Lista que depende de otra lista
La primera mostrará una lista con los nombres definidos de los datos en columnas o filas, y la segunda
lista mostrará los datos según se seleccione el nombre definido en la primera lista.
- Asignar nombres definidos a los datos agrupados por

columnas o filas utilizando los títulos respectivos.
- Crear la primera lista con los nombres definidos - Validar la segunda lista utilizando la función INDIRECTO
seleccionando los títulos (si desea puede digitarlos) y con la referencia de la celda donde se ha creado la
primera lista.
CREAR LISTAS DESPLEGABLES – PROCEDIMIENTO RECOMENDADO

Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista que probablemente nunca
cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando,
le irá mejor si sigue el paso siguiente:
 La manera más eficaz es crear la lista, después
aplicar el formato como una tabla de
Excel (desde la pestaña Inicio,
seleccione Estilos > Dar formato como tabla >
elija el estilo de tabla que sea mejor para
usted). Después, seleccione el rango de cuerpo
de datos de la tabla, que es la parte de la tabla
que solo tiene la lista, no el encabezado de la
tabla, y proporciónele un nombre significativo Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que
en el cuadro Nombre (resaltado en recuadro agrega o quita elementos de la lista, su lista de
rojo). validación de datos se actualizará automáticamente.
VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

SOLO DATOS DE TIPO TEXTO
Seleccione la opción “Permitir”, elegir de la lista “Personalizada”, luego en el cuadro fórmula digite la
función: =ESTEXTO(B3:B10)

SOLO DATOS DE TIPO NÚMERO
función:=ESNUMERO(C3:C10)
SOLO VALORES UNICOS

función:=CONTAR.SI ($A$3:$A$10, A3) <=1

VALORES INICIALES OBLIGATORIOS
función: =IZQUIERDA (D3,3)=”FIM”
Una vez aplicado la validación, hacer un arrastre para copiar el formato de la celda en las siguientes celdas.

FECHAS SOLO PARA DIAS LABORABLES
función: =DIASEM(A3,2)<6

LIMITAR UN TOTAL
Seleccione la opción “Permitir”, elegir
de la lista “Personalizada”, luego en
el cuadro fórmula digite la función:
=PROMEDIO(A4:D4)>=300
NOTA: La validación de datos se aplica a los datos que se van a ingresar o

calcular más no a los datos que se ingresaron con anterioridad, en todo caso
deberá ingresar o calcular nuevamente para comprobar la validación de datos.
AUDITORIA Y COMPROBACIONES DE ERRORES EN FÓRMULAS
La Auditoría de fórmulas se utiliza para rastrear, quitar, comprobar, evaluar e inspeccionar todos los pasos
de una fórmula. Gracias a la auditoría puede ver de forma gráfica de donde son obtenidos los resultados,
o como afecta un determinado dato en la hoja de cálculo.
La auditoria de fórmulas es una forma rápida de controlar la validez de valores en situaciones dadas y
ayuda a encontrar un error en caso de fallo de alguna fórmula rastreando el origen de las celdas que
forma una fórmula o puede evaluar paso a paso una fórmula, para ver si la fórmula está escrita
correctamente.
La Auditoría de fórmulas se utiliza para rastrear, quitar, comprobar, evaluar e inspeccionar todos
los pasos de una fórmula. Gracias a la auditoría puede ver de forma gráfica de donde son
obtenidos los resultados, o como afecta un determinado dato en la hoja de cálculo.
La auditoria de fórmulas es una forma rápida de controlar la validez de valores en situaciones

dadas y ayuda a encontrar un error en caso de fallo de alguna fórmula rastreando el origen de
las celdas que forma una fórmula o puede evaluar paso a paso una fórmula, para ver si la
fórmula está escrita correctamente.
RODEAR CON UN CÍRCULO DATOS NO VÁLIDOS

Esta tiene la función de encerrar con círculos rojos todas las celdas que no cumplan los criterios de
validación de datos, incluidos los valores que se escriban, copien o rellenen en las celdas, que calculen las
fórmulas o que se escriban mediante macros.
Por ejemplo:
1.- En el rango de celdas A3:C7 se desea ubicar los valores duplicados

2.- Validar los datos del rango con el criterio de valor único

3.- De la ficha Datos, seleccionar Validación de Datos, hacer un clic en “Rodear con un círculo datos no
válidos”. Automáticamente se mostrarán los círculos sobre las celdas que se muestren con duplicados
Para quitar los círculos rojos seleccione la opción “Borrar círculos de validación”
RASTREAR FÓRMULAS
Este método generalmente no se suele utilizar por los creadores de las hojas, ya que si el tamaño no es
demasiado extenso puede recordar de donde vienen los cálculos. Sin embargo, es muy práctico cuando está
revisando una hoja construida por otra persona para determinar cómo está construida y qué se pretende con
ella.
Se trata de Rastrear precedentes y Rastrear dependientes los cuales insertan flechas de rastreo con un código
de colores en la hoja de cálculo para mostrar la relación entre la fórmula y las celdas. Los colores que se
muestran son:
Azul; indican que no hay errores

Rojo; indica que la celda genera un error
Negro; coloca un icono de hoja de trabajo si la celda de datos seleccionada es
aquella a la que hace referencia una celda de otra hoja de cálculo.
Precedentes es el nombre que Excel da a las celdas que suministran los valores para una fórmula que está
en otra celda. Por ejemplo, si la celda C3 incluye la fórmula =A3+B3, las celdas A3 Y B3 son precedentes de
la C3. Y, en este caso, la celda C3 es dependiente de las celdas A3 y B3 porque contiene la fórmula que
hace referencia a (o depende de) esas celdas.

Rastrear Precedentes.- permite visualizar de manera inmediata las celdas que intervienen en
el cálculo de una celda.

Rastrear Dependientes.- Permite visualizar de forma inmediata todas las celdas que se ven
afectadas por una celda en concreto.
Para ver sobre más Precedentes o

Dependientes de forma sucesiva puede
hacer un clic una vez sobre rastrear
precedentes o rastrear dependientes,
indicará las celdas que influyen sobre la
celda seleccionada; si hace un clic
nuevamente, se mostrará las celdas que
influyen sobre estas celdas y así
sucesivamente

QUITAR RASTREAR PRECEDENTES Y/O DEPENDIENTES
Una vez conocidos los precedentes y dependientes de una celda pierde su encanto tener esas flechas
en celda seleccionada. Para deshacer las flechas utilice el comando Quitar Flechas, si desea quitarlas
por niveles seleccione la opción Quitar un nivel de precedente o Quitar un nivel de dependiente.

MOSTRAR RESULTADOS SOLO FÓRMULAS
De forma predeterminada cuando una celda en Excel
tiene una fórmula, sólo muestra el resultado y no la
fórmula, esto es bueno ya que el resultado es lo que
interesa, pero hay casos donde puede ser muy útil
ver la fórmula como por ejemplo: revisar si la fórmula
esta bien o desea saber cuales son las celdas
calculadas y cuales tienen valores sin cálculo.
Esta acción mostrará todas las fórmulas en cada celda. Si desea volver a mostrar nuevamente los resultados
solo necesitará desactivar el comando “Mostrar fórmulas”

EVALUAR FÓRMULAS
Cuando tiene fórmulas complejas y no funcionan
como se desea, es difícil encontrar el problema. Al
utilizar evaluar fórmulas le permite seguir paso a
paso cada uno de los cálculos que Excel realiza
hasta llegar al valor final.
Al seleccionar evaluar fórmula se abrirá la caja de diálogo “Evaluar fórmula” y sobre el cuadro evaluación se
mostrará la fórmula que va a ser evaluada.

El dato que aparece subrayado es la 1ra celda seleccionada, el
subrayado indica que al hacer un clic en el botón Evaluar se
calculará el resultado de dicha celda y se reemplaza por su
resultado.
Otra característica especial es que al subrayar
una referencia de una celda se habilita el
botón Paso a paso para entrar, Al hacer clic
observará la operación de la celda ubicado
debajo de la línea que divide a la fórmula o
solamente mostrará el valor de la celda
Cada vez que presiona el botón Evaluar se estarán

viendo las operaciones hasta llegar al resultado final
de la fórmula

VENTANA DE INSPECCION
La ventana de inspección permite supervisar los valores de determinadas celdas de manera que siempre
puede tener a la vista su resultado aún cuando esté trabajando en múltiples hojas. Es útil a la hora de
trabajar con grandes hojas de cálculo porque puede controlar las celdas que no se encuentran visibles en la
hoja, tener presente su localización, valores y fórmulas sin tener que acudir a la hoja en la que se
encuentran.
Al seleccionar el comando Ventana Inspección se abre una ventana flotante en la que mostrará la
localización de la celda o celdas cuyo valor desea tener a la vista presionando el botón “Agregar
inspección” el cual abre otra caja de diálogo donde seleccionará la celda o celdas que formarán la lista.

La ventana inspección se mantiene activa como ventana flotante así pase a las otras hojas del archivo.
Si desea puede anclarlo en la parte inferior de la hoja de cálculo
Si se hacen cambios en el lugar de origen de las celdas agregadas a la Ventana Inspección, éstas se actualizarán.
Para eliminar las celdas de la lista, seleccione y presione el botón Eliminar inspección

COMPROBACION DE ERRORES
Permite buscar y comprobar si hay errores en las fórmulas de la hoja, si hay algún error abre la caja de
diálogo comprobación de errores, sino muestra un mensaje “ha finalizado la comprobación de errores en
toda la hoja”
El cuadro de diálogo muestra varios botones
los cuales se describen a continuación:
Ayuda sobre este error, abre la ventana de
ayuda del programa
Mostrar pasos de cálculo, abre la caja de
diálogo evaluar fórmula
Omitir error, muestra un mensaje e indica que
ha finalizado la comprobación de errores
Modificar en la barra de fórmula, coloca el
cursor sobre la barra de fórmula para corregir
la fórmula.
RASTREAR ERRORES
Esta opción permite, en determinadas ocasiones verificar de que la celda proviene del error que impide
el cálculo adecuado de las diferentes celdas. En este caso la procedencia del error quedará señalizada por
una flecha de color azul.

ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE LOS MENSAJES DE ERROR MÁS COMUNES
A veces, las fórmulas pueden generar valores de error y devolver resultados no deseados. Los errores se dan
porque en la fórmula no se utiliza la sintaxis, los argumentos o los tipos de datos que esperaba.
Los errores se pueden señalar y corregir de dos formas: de uno en uno, como con el
corrector ortográfico, o inmediatamente a medida que se
produzcan en la hoja de cálculo en la que trabaja. En ambos casos, cuando se detecta un
error, aparece un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda
Los errores que impiden devolver un resultado obligan a prestarles

atención, y provocan que en la celda aparezca un valor de error por
ejemplo: #¡VALOR!
Puede haber otros errores menos graves como cuando entre una fórmula y las fórmulas adyacentes
parece haber una incoherencia. Aunque la fórmula devuelve un resultado correcto, el mensaje de error
alerta sobre la conveniencia de examinar la fórmula.
Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de modo diferente. A continuación sw describen los
errores más comunes:
#¡VALOR! .- Excel puede mostrar este error si la fórmula incluye celdas

que contienen tipos de datos diferentes. Si se habilita la
comprobación errores, la información en pantalla muestra el mensaje
"Un valor utilizado en la fórmula es de un tipo de datos erróneo".
#N/A.- Excel muestra este error cuando un valor no está

disponible para una función o una fórmula
#¿NOMBRE?.- Este error aparece cuando Excel no reconoce el

texto de una fórmula como puede ser el nombre de un intervalo
o el nombre de una función puede estar mal escrito.
#¡DIV/0!.- Excel muestra este error cuando un número

se divide por cero (0) o por una celda que no contiene
ningún valor.
#¡NULO!.- Excel muestra este error cuando se especifica

una intersección de dos áreas que no forman intersección
(no se cruzan)
#¡REF!.- Excel muestra este error cuando una referencia

de celda no es válida. Se puede dar cuando se eliminan
celdas a las que otras fórmulas hacían referencia o se
pegan celdas movidas sobre otras a las cuales se hacía
referencia en otras fórmulas

EVALUAR ERRORES CON FUNCIONES
Se conoce más como las funciones ES y se utilizan para obtener información acerca de un valor antes de
realizar un cálculo u otra acción con él. Permiten comprobar un valor especificado y devuelven
VERDADERO o FALSO dependiendo del de los datos seleccionados.
Para el grupo de las funciones ES la sintaxis =ESBLANCO(Valor), tiene como único dato el valor el cual
puede ser una celda vacía (en blanco), un error, un valor lógico, texto, un número o un valor de referencia,
o un nombre que haga referencia a alguno de los anteriores.

Entre el grupo de las funciones ES están:
• ESBLANCO; Valor se refiere a una celda vacía.

• ESERR; Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A.
• ESERROR; Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!,
#¿NOMBRE? o #¡NULO!).
• ESLOGICO; Valor se refiere a un valor lógico.
• ESNOD; Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible).
• ESNOTEXTO; Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga en cuenta que esta función
devuelve VERDADERO si el valor hace referencia a una celda vacía.)
• ESNUMERO; Valor se refiere a un número.
• ESREF; Valor se refiere a una referencia.
• ESTEXTO; Valor se refiere a texto.
Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo.
Combinadas con la función SI permiten localizar errores en fórmulas.
También tiene a las funciones SIERROR y la función SIND para interceptar y controlar los errores en una
fórmula. Veamos:
SIERROR.- Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error (#N/A, #¡VALOR!,
#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!); de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
=SIERROR(valor, valor_si_error)
Valor, es la celda o fórmula donde se evalua si hay error o no.

Valor_si_error.- resultado que se obtiene cuando la fórmula encuentra un error
Ejemplo:
Dado una tabla de datos se pide calcular el precio por unidad sabiendo que tiene cierta cantidad
de unidades vendidas y el precio total.
Al obtener el resultado se muestran mensajes de error como se aprecia en la imagen
Para evitar los mensajes de error se utiliza la función SI.ERROR y cuando existe algún error
de cálculo deberá mostrar un texto indicando el error en el cálculo o que la celda se muestre
en blanco (vacía).
Con esta función devuelve como resultado un valor alternativo en caso de que el cálculo
que realice produzca un error. Se usa para personalizar errores. Ejemplo:
=SI.ERROR(SUMA(E6:E10);"REVISAR")
SIND.- Esta función es para aquellos errores que muestra como #N/A
=SIND(valor, valor_si_error)
Valor, es la celda o fórmula donde se evalua si hay error o no.

Valor_si_error.- resultado que se obtiene cuando la fórmula encuentra un error
Ejemplo:
1. En la celda transporte deberá mostrar el valor del transporte según el destino.
Muestra el error #N/A ya que no tiene ningún destino

seleccionado
2.- Utilice la función SIND para mostrar la celda vacía en el caso que no se seleccione o digite un
destino.
3.- Cuando seleccione un destino deberá mostrar el valor del transporte

GRACIAS

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¿Cuándo es útil la validación de datos?

1. Seleccione una o más celdas para validar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos

Número entero a partir de 20 en adelante

Ingresar datos con un máximo de 12

El mensaje se mostrará así

CREAR LISTAS DESPLEGABLES

Cuando la lista se ha creado se mostrará un triángulo pequeño el cual desplegará la lista,

CREAR LISTAS DESPLEGABLES

CREAR LISTAS DESPLEGABLES

CREAR LISTAS DESPLEGABLES

Para la lista con nombres definidos sería:

- Seleccione la(s) celda(s)

CREAR LISTAS DESPLEGABLES

- Asignar nombres definidos a los datos agrupados por

CREAR LISTAS DESPLEGABLES – PROCEDIMIENTO RECOMENDADO

VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

SOLO VALORES UNICOS

VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

VALIDACION DE DATOS PERSONALIZADOS

NOTA: La validación de datos se aplica a los datos que se van a ingresar o

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La auditoria de fórmulas es una forma rápida de controlar la validez de valores en situaciones

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RODEAR CON UN CÍRCULO DATOS NO VÁLIDOS

1.- En el rango de celdas A3:C7 se desea ubicar los valores duplicados

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Azul; indican que no hay errores

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Para ver sobre más Precedentes o

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#N/A.- Excel muestra este error cuando un valor no está

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#¡DIV/0!.- Excel muestra este error cuando un número

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