La gestion du temps et de

sa carrière
• Mathieu Rousseau-Gagnon, M.D., M.Sc. (Ed.)

• Adapté du travail de François Goulet, M.D.,

M.A.

Secteur développement pédagogique

11 mai 2018
 Absence de conflits
d’intérêt

Je suis un employé du VDP-DPC, je n’ai

pas de conflits d’intérêts de nature
commerciale.
 Cette activité de
formation…
S’intéresse à…

MOI
 Avertissement
Cet atelier peut comporter, des idées, des
concepts et des mots pouvant vous troubler!
Le participant doit en être informé.

Le but de l’atelier n’est pas de vous

convaincre, mais d’initier en vous la réflexion.

Il est donc totalement partial car il présente

les opinions du présentateur.
 Avertissement
• Personne n’a une gestion
parfaite du temps

• Tous les trucs présentés ne sont

pas applicables pour tous
Thème : Cohérence du temps
à nos valeurs
Objectifs
Au terme de l’atelier, le participant sera
en mesure de :
– Faire concorder son emploi du temps à ses valeurs en
utilisant des aides à la gestion du temps
– Développer des habiletés dans la gestion des documents,
téléphones, courriels et réunions
– Faire plus avec le temps, pour donner du temps aux
activités personnelles et professionnelles
– Acquérir 10 trucs de gestion du temps
– Accompagner un apprenant voulant améliorer sa gestion
du temps
 Ateliers en 2 temps
• Atelier par rapport à votre gestion
du temps

• Atelier par rapport à l’enseignement

de la gestion du temps

• Il y a un lien entre les deux!

 Exercice 1 : une semaine
de votre vie
1. Quelles sont les activités effectuées et
leur durée?
2. Pour chacune des activités, quelles
étaient celles prioritaires?
3. Pour chacune des activités, quel était
votre niveau de contrôle?

En remplissant le tableau, réfléchissez

comment votre emploi du temps reflète
bien vos valeurs personnelles
Exercice 1
Activité prioritaire Niveau de contrôle
Activités
(--, -, +, ++) (-- à ++)
Dimanche AM      
Dimanche PM      
Dimanche soir      
Lundi AM      
Lundi PM      
Lundi soir      
Mardi AM      
Mardi PM      
Mardi soir      
Mercredi AM      
Mercredi PM      
Mercredi soir      
Jeudi AM      
Jeudi PM      
Jeudi soir      
Vendredi AM      
Vendredi PM      
Vendredi soir      
Samedi AM      
Samedi PM      
Samedi soir      
 On ne peut pas gérer le
temps
• Vous ne pouvez gérer votre temps
• Vous pouvez gérer les événements
qui le composent

Bien gérer son temps, c’est augmenter

son contrôle sur les événements
Le temps est la plus précieuse
des ressources
• Les leaders efficaces ont appris à
gérer leur temps de façon efficace,
efficiente et authentique
– En lien avec leurs priorités et leur vision

– En ne perdant pas leur temps avec des

événements qui consomment trop

– En observant, pratiquant et réévaluant

Les mythes dans la gestion
du temps
• Ça ne s’apprend pas

• Je suis une personne spontanée

• Je travaille mieux sous pression

• Je suis trop occupé pour apprendre

comment gérer mon temps

• C’est une mauvaise période, la semaine

prochaine j’aurai plus de temps
 Les lois…
• La Loi de Parkinson : le travail s’étale de façon à occuper le
temps disponible pour son achèvement

• La Loi de Murphy : ce que l’on doit effectuer prend toujours

plus de temps que ce que l’on a prévu

• La Loi de Illich : au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine

décroît, jusqu’à devenir négative

• La Loi de Carlson : tout travail interrompu en cours de route

sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était
effectué en continu

• La Loi de Douglas : plus on dispose de place, plus on l’utilise et

on amasse, on empile
Gestion du temps et
gestion du stress :
inséparables
 Scénario 1
Docteure M adore sa pratique et y consacre beaucoup de
temps. Récemment, elle a accepté de prendre en charge
les patients de son collègue qui prenait sa retraite.

Elle est aussi très excitée de prendre le leadership à titre

de responsable de son service. Le chef du département
souhaiterait également qu’elle soit responsable de la
formation des résidents. Personne de l’équipe peut faire
cette tâche comme elle. Docteure M n’a pas le temps de
bien dormir.

Que devrait répondre docteure M à son chef de

département?
Si elle répond oui : pourquoi?
Si elle répond non : pourquoi?
 Truc 1 : Dire non, c’est se
respecter
Les étapes de Meredith
1.Ouvrir la bouche
2.Dire «non merci» d’une façon polie
3.Fermer la bouche

•Ne pas dire oui trop vite

•Dire «non, pour cette fois… en ce moment…»
•Réfléchissez à vos priorités et à votre vision
•Refuser le sentiment d’omnipotence
•Ne pas avoir l’impression que vous êtes le (la)
seul(e) capable de faire la tâche
 Truc 1 : Dire non, c’est se
respecter
Négocier
•Demander qu’on vous laisse du temps
pour faire cette nouvelle tâche

Ne pas avoir peur de manquer le bateau

•Dire non ce n’est pas à jamais.
Généralement, d’autres événements se
présenteront à vous
 Truc 1 : Dire non, c’est se
respecter

• Les cimetières sont remplis de personnes

irremplaçables! Qui ont toutes été
remplacées
• Votre pire ennemi n’est pas les autres! C’est
vous!
 Truc 2 : Dire oui, selon les
opportunités en lien avec ses valeurs

• Dire non ça va, mais pas pour

tout, en tout temps

• Ne pas se réfugier dans la sécurité

de la routine

• Se permettre de sauter sur les

opportunités
 Truc 2 : Dire oui, selon les
opportunités en lien avec ses
valeurs
• Est-ce que cette tâche m’intéresse?

• Est-elle en lien avec mes valeurs, mon plan

de carrière?

• Ai-je le temps considérant ma vie privée?

• Quelles sont les ressources humaines et

financières associées?
 Scénario 2
Docteur Robert est perplexe. Il est
constamment dérangé par le téléphone, les
collègues et les patients. Il oublie des réunions
et des rencontres mais ne le souhaite pas. Cela
irrite les autres. Il fait son possible pour ne rien
oublier mais parfois, il oublie. Son bureau de
travail est jonché de papiers. Il a un téléphone
intelligent et un téléchasseur mais il a de la
difficulté à ses retrouver devant les multitudes
d’activités tant professionnelles que
personnelles.
Quels trucs aideraient docteur Robert?
 Truc 3 : Utiliser un agenda
personnel
• Utilisation d’un agenda électronique ou
papier pour retrouver :
– Les activités quotidiennes,
hebdomadaires, mensuelles et à long
terme
– Liste des contacts (téléphones, courriels,
adresses)
– Liste à faire (téléphones, personnes à
rencontrer, courriels à faire, lettres à
rédiger et dossiers à préparer)
– Chaque activité avec un ordre de priorité
 Truc 4 : La gestion des
documents
• Les règles à suivre si vous touchez à
un document papier
– Classer
– Déléguer
– Répondre immédiatement
– Réfléchir / Documents / Discuter
• Ménage des dossiers
– Selon le calendrier de conservation
– Une fois l’an au minimum
 Scénario 3
Marie est très satisfaite dans ses activités
professionnelles. Elle a été vraiment très
productive au cours des dernières années.
Elle a même reçu une promotion. Ses
revenus sont en hausse. Son conjoint est
vraiment compréhensif et aidant. Elle
souhaiterait réduire son tour de taille et
avoir plus de temps avec sa famille. Elle
sait que cela est important.

Quel truc aiderait Marie?

Remettre les pendules à l’heure
Truc 5 : Mettre à l’agenda ses
«gros cailloux»
• Mettre à l’agenda ses priorités personnelles «gros
cailloux» et le reste du temps, remplir les espaces
comme le sable entre les gros cailloux

• Prendre du temps pour soi

• Prévoir ses futures vacances lorsqu’on est en

vacances

• Prévoir du temps pour sa famille/ses proches

• Engager des adjoints personnels ou des

majordomes (Ex.: Butlers Club)
 Scénario 4
Docteur Michel est gentil et très apprécié de tous
mais il est inondé d’appels téléphoniques. Il est
constamment dérangé par les appels des médecins,
des pharmaciens, des résidents, de son chef de
département, sa conjointe, ses enfants, ses
partenaires de tennis, etc.

•En dyade, discutez de la façon dont vous gérer les

appels téléphoniques
– Sur votre appareil intelligent
– Les appels durant vos activités cliniques
– Vos appels durant vos activités administratives
 Scénario 5
Docteure Sophie est très «techno». Elle possède un IPad et
un IPhone. Elle reçoit quotidiennement des centaines de
courriels et des textos: pourriels, publicités, collègues,
hôpital, université, chefs de département, famille, amis et
même son ordre professionnel.

Depuis peu, pour réduire son temps de téléphone, elle a

demandé à certains de ses patients de lui écrire par courriel.
Elle ne peut s’empêcher à toute heure du jour de prendre
ses textos et même ses courriels sur son IPhone.

Échangez avec votre collègue de gauche votre gestion des

textos/courriels :
– Textos/Courriels en général
– Textos/Courriels des collègues
– Courriels des patients
 Truc 6 : La gestion du
téléphone
1. Ne donnez pas votre numéro de téléphone intelligent à tous
sauf à vos proches

2. Réservez une à trois périodes quotidiennes pour recevoir et

faire des appels

3. Demandez, si possible, à votre adjoint(e) de filtrer les appels et

de régler les appels non importants

4. Ayez en main une procédure pour faire le suivi des appels

• Objet de la demande
• Dossier du patient ou de l’étudiant/employé

5. Demandez aux collègues de faire les demandes par courriels

 Truc 7 : La gestion des
courriels

Utilisez des adresses différentes

– L’une professionnelle (collègues,
patients)

– L’autre personnelle (amis, famille)

 Truc 7 : La gestion des
courriels
• Ouvrez-vous vos courriels par habitude ou à
n’importe quelle heure de la journée?
– Solution : retirez l’icône de votre bureau et
trouvez-vous une nouvelle habitude

• En revenant d’une réunion ou d’une tâche,

de façon urgente, vous ouvrez vos courriels.
Pourquoi?
– Solution : avoir une liste des choses à faire
 Truc 7 : La gestion des
courriels
• Pourquoi, dans une réunion, devant vos collègues
ouvrez-vous vos courriels? C’est vraiment une
situation impolie et irrespectueuse des autres
– Solution : déléguez l’ouverture de vos courriels à votre adjoint(e)
mettez la fonction délai

• Faites-vous de la procrastination avec vos courriels?

– Solution : prévoyez un processus clair pour l’ouverture des
courriels

• Ouvrir vos courriels, est-ce une récompense pour

vous?
– Solution : trouvez une autre gratification
 Truc 7 : La gestion des
courriels
• Prendre un temps défini pour lire et transmettre les
courriels (1 à 3 périodes par jour)
• Émission : le nétiquette
– Ne pas utiliser à outrance «répondre à tous»
– Précisez «pour action» ou «pour information sans réponse»
– Rédigez des messages concis, d’une dimension maximale
d’une demi-page
– Ne traitez qu’un sujet par courriel pour favoriser le
classement par dossier
– N’écrivez pas vos courriels avec des lettres majuscules ou une
police colorée
 Truc 7 : La gestion des
courriels
• Émission : le nétiquette
– Indiquez l’objet du courriel
– Ne pas utiliser le courriel pour discuter d’un
contenu nécessitant un échange pour une
décision; pour cela, utiliser d’autres
véhicules (rencontre, Wiki, blogue, etc.)
– Évitez les copies conformes cachées
– Ne pas faire suivre les courriels sans avoir
ajouté du contenu au texte original
– Signature différente à l’interne et à l’externe
 Truc 7 : La gestion des
courriels
• Réception : le nétiquette
– Utilisez la technique de recherche critique avant d’ouvrir
• Qui est l’émetteur
• Quel est le sujet – important pour vous?
• Lire les premières lignes – non important – rejeter
– Éteignez les bips sonores d’arrivée des messages entrants
– Traitez immédiatement chacun des messages. Répondez
directement aux questions posées et mettez de côté ce qui
appelle une recherche d’information ou classez pour plus
tard
– Classez les courriels dans des dossiers selon les principaux
sujets (maximum 7 à 10)
– Dirigez certains courriels vers votre adjoint(e)
– Ne pas répondre si vous êtes le récepteur en copie conforme
Truc 8 : Les médias sociaux
• N’oubliez pas que tout ce que vous
écrivez est :
– Public (tous peuvent y avoir accès)

– Éternel (permanent dans le temps)

– Universel (aucune limite

géographique)
Truc 8 : Les médias sociaux
• Peuvent envahir votre horaire, c’est comme
une infiltration d’eau!

• Utiles pour votre DPC en temps réel

• Rapproche vos amis éloignés mais éloigne vos

amis proches

• Respectez votre code de déontologie et les

droits d’auteur
 Scénario 6
Docteure B est chef d’un «gros»
département. Elle est présidente de son
nouveau CMDP et également de différents
groupes de travail dont le comité
d’évaluation de l’acte médical. En plus, elle
est responsable de son GMF de 18
professionnels de la santé. Elle est donc
responsable de plusieurs réunions.

Quels sont les éléments importants à

considérer dans la gestion des réunions?
 Truc 9 : Les réunions de
comité
• Prévoyez un ordre du jour détaillé et l’envoyer à
l’avance
• Mettez les sujets en ordre de priorité (+ au -)
– Décision, discussion, information
• Demandez à tous de préparer la réunion
• Donnez à chacun une part active dans la réunion
• Demandez à son adjoint(e) de prendre des notes
pour le procès-verbal et de gérer le temps
• Envoyer le procès-verbal rapidement après la
réunion et indiquer les tâches de chacun avec
un échéancier
 Truc 9 : Les réunions de
comité

• Votre présence est-elle nécessaire?

• Êtes-vous préparé pour la réunion?

 Truc 10 : Dissocier l’urgent de
l’important

Urgent Non urgent

Important • Actions urgentes • Santé et bien-être
• Crises/paniques • Bâtir des relations
• Éteindre les feux harmonieuses
• Projets avec date • Maintenir sa compétence
d’échéance professionnelle
• Apprendre de nouvelles
connaissances/habiletés/
compétences
• Développer de nouvelles
connaissances/habiletés/
compétences
Non important • Se faire interrompre • Travaux répétitifs
• Personnes • Perte de temps
• Téléphones • Activités non productives
• Réunions non préparées
Truc 10 : Dissocier l’urgent de
l’important

• Tâches importantes et urgentes

– Prévenir et se préparer à l’avance
• Tâches importantes mais non urgentes
– Préparer et prendre le temps
• Tâches urgentes mais peu importantes
– Déléguer
• Tâches ni urgentes ni importantes
– Supprimer ou déléguer
 Truc 10 : Délégation

La délégation Avantages

• Déléguer à d’autres la réalisation de • Gain de temps

tâches
• Fournir les moyens pour atteindre
l’objectif
• Faire place à l’erreur
• Bien expliquer l’objectif de la tâche
• Gain de motivation pour les autres
• Meilleure répartition du travail selon
les expertises de chacun
• Créer un climat de confiance et de
solidarité entre les collaborateurs

Comment déléguer :
1. Préparer la tâche à déléguer
2. Rencontrer la personne et expliquer la tâche à
déléguer
3. Suivre l’avancement de la tâche
 En résumé : 10 trucs
1. Dire non, c’est se respecter
2. Dire oui, selon les opportunités
3. Utiliser un agenda personnel
4. Créer une règle de gestion des documents
5. Mettre à l’agenda ses «gros cailloux»
6. Établir une procédure claire pour la gestion des
téléphones
7. Établir une procédure de gestion des courriels
8. Être prudent dans l’utilisation des médias sociaux
9. Gérer efficacement les réunions
10. Dissocier l’urgent de l’important : apprendre à
déléguer et collaborer
 Enseigner la
gestion du
temps, un rêve?
 Comment enseigner la
gestion du temps?

• 3 niveaux d’intervention
comme tout apprentissage:
– Attitudes
– Connaissances
– Habiletés

Bloom (1956), Krathwohl (1973)

 Comment enseigner la
gestion du temps?
• 5 minutes avec votre voisin pour
réfléchir à votre expérience de la
dernière heure et proposer vos
idées en précisant sur quel niveau
d’apprentissage vous allez
intervenir

• Indice: l’apprenant doit être ACTIF

 Comment enseigner la
gestion du temps?
• 5 minutes pour en discuter avec
votre voisin
 Comment enseigner la
gestion du temps?
• Attitude:
– Réflexion personnelle
– Discussion: avec pairs, petit groupe, superviseur
– Auto-évaluation, tableau de l’horaire
– Scénarios
– Exercice sur la carrière, les priorités (cailloux/gravier/sable)
– Matrice urgent vs important
• Connaissances:
– Lectures
– Vidéos
– Cours
• Habiletés:
– Création agenda
– Outils gestion courriel, horaire, alarmes
– Ateliers interactifs
– Scénarios
 Culture et temps

• Juste un rappel que certaines cultures voit

le temps plutôt monochronique (asie,
anglo-saxons) et d’autres polychronique
(latins, africains)

• À garder en tête lors de votre supervision

d’apprenants d’autres cultures

• Il faut comprendre et s’adapter

Qui est l’homme âgé?
 Mentorat et gestion du
temps

• Sans doute la meilleure méthode

pour amener une amélioration
progressive et durable

• Quelles sont, à votre avis, les

caractéristiques d’un bon mentor?
Caractéristiques d’un bon
mentor

• Plénière

• À tour de rôle, une qualité qui n’a

pas été mentionnée
Caractéristiques d’un bon
mentor
Mentor
 Mentor
• Dans la mythologie grecque, Mentor est le
précepteur de Télémaque et l'ami d'Ulysse.
• Mentor est un ami de longue date du roi Ulysse,
qu'il assiste régulièrement de ses conseils.
• Lorsque Ulysse quitte son royaume pour
participer à la guerre de Troie, il confie à Mentor
l'éducation de son fils et la gestion de son
patrimoine.
• Mentor devient donc le conseiller de
Télémaque, qu'il guide dans ses choix.
 Mentor
• Quand les prétendants cherchent à
contraindre Pénélope à choisir parmi eux
un nouvel époux qui deviendrait ipso
facto le nouveau roi d'Ithaque, c'est
Mentor qui pousse Télémaque à partir
rechercher son père.
• Par assimilation, un mentor est un
conseiller expérimenté, attentif et sage
auquel on fait entièrement confiance.
 Comment enseigner la
gestion du temps?
• Prise de conscience nécessaire pour
amener le désir de changement
d’attitudes
• Enseignement de connaissances
nécessaires à la bonne gestion
• Pratique d’habiletés permettant
d’améliorer la gestion du temps
• L’apprenant doit être actif dans son
apprentissage
• Mentorat permet de maintenir la
progression
 Références utiles (1/2)
• Shelly Reese. 12 Smart Time Management Tips
for Doctors - Medscape - Apr 27, 2016,
https://www.medscape.com/viewarticle/860328
• Crosby, J.W., Ten Time-Management Tips for
Family Physicians, CMAJ March 16, 2004 170 (6)
949-950;
http://www.cmaj.ca/content/170/6/949
• Gordon CE, Borkan SC. Recapturing time: a
practical approach to time management for
physicians. Postgraduate Medical Journal
2014;90:267-272 ,
http://pmj.bmj.com/content/90/1063/267.citatio
n-tools
 Références utiles (2/2)
• Patel H, Puddester D. The time management
guide: A practical handbook for physicians by
physicians. Ottawa: Royal College of Physicians
and Surgeons; 2012.
• Adams, R.L., 15 Management Tips for Achieving
Your Goals,
https://www.entrepreneur.com/article/299336
• Bates, J., Work Smarter, Not Harder: 21 Time
Management Tips to Hack Productivity,
http://www.creativitypost.com/create/work_s
marter_not_harder_21_time_management_tip
s_to_hack_productivity
 Merci pour votre
enthousiasme!

• Questions?

• Commentaires?

• Suggestions?

mathieu.rousseau-gagnon.1@ulaval.ca
 Truc 4 : La gestion des
documents
• À la maison, créer un lieu pour
installer le centre de
commandement pour tous les
membres de la famille avec :
– Ordinateur
– Téléphone
– Feuilles de note
– Liste des contacts de la famille
– Babillard pour les messages
– Déchiqueteuse
 Truc 7 : La gestion des
courriels
• Réception
– N’utilisez pas votre boite de réception
à titre de «liste à faire»

– Ne créez pas un dossier «en cas où»

– Ne créez pas un dossier pour une seule

personne qui vous écrit
 Comment enseigner la
gestion du temps?

• 5 minutes en plénière

• Flip Chart ou Power Point

selon visioconférence