MENGELOLA DATABASE

KODE: M.692000.025.02

Bagian 1

Pembekalan Sertifikasi Profesi

Teknisi Akuntansi Madya
ELEMEN KOMPETENSI

1. Membuat Database
2. Membuat Query Database
3. Menggunakan Database
Elemen Kompetensi 1: MEMBUAT DATABASE
Database (basis data) adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu
objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain:
buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain.

Database merupakan sekumpulan data /informasi yang terdiri dari 1 atau

lebih tabel yang saling berhubungan antara satu tabel dengan tabel yang lain.
Pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer membutuhkan
suatu sistem manajemen database (DBMS).

Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan

mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang
diinginkan serta membuat laporan dari data tersebut.

Salah satu perangkat lunak DBMS yang diperuntukkan untuk mengolah

database adalah Ms Access.
Terdapat obyek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah
database.

Objek Fungsi
Table Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data

Query Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan

urutan yang diinginkan
Form Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau
informasi yang ada didalam suatu database dengan
menggunakan tampilan formulir
Report Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau
informasi ke dalam bentuk laporan
Pengertian Tabel

Sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus,
seperti data peserta didik, data guru, dan lain sebagainya.

Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record).
Bentuk modifikasi tabel yang biasa dilakukan adalah sebagai berikut:

 • Memperbaiki nama field (Field Name)

 • Memperbaiki jenis data (Data Type)
 • Memindahkan letak field
 • Menyisipkan/menambah field
 • Menghapus field
Jenis-jenis data yang dapat digunakan dalam sebuah tabel:
Jenis Data Keterangan
Text Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter
maksimum 255 karakter.
Memo Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan
keterangan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
Number Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupunangka biasa. Bisa
menampung hingga 255 karakter.
Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam,menit.
Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.

AutoNumber Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untukmasing-masing

record dan nilainya tidak dapat diubah.
Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
Jenis-jenis data yang dapat digunakan dalam sebuah tabel:
Jenis Data Keterangan
Ole Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi laindari proses OLE
(Object Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa
mencapai satu GB.
Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi denganalamat
hyperlink agar bisa terkait dengan datayang tersimpan di lokasi
tertentu.
Lookup Memungkinkan kita untuk membuat sebuah daftar pilihanyang
Wizard berguna untuk pemilihan nilai dari suatu tabel atau daftar.
MELAKUKAN ENTRY DATA

Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk

mempermudah kita untuk:
• memasukkan data pada tabel,
• menampilkan data,
• mencari data,
• memperbaiki data
• dan mencetaknya.
MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA

Pada Microsoft Access,update data dapat dilakukan melalui:

 Tabel,
 Query,
 dan Form.
Penghapusan (delete) data dalam basis data bisa dilakukan dengan
berbagai bentuk, yaitu:

 men-delete (menghapus) record,

 menghapus field, dan
 menghapus tabel.
Elemen Kompetensi 2: MEMBUAT QUERY DATABASE
Membuat Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam
tabel,sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan
dalam tabel.

Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang

memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi.
Contoh tugas yang dapat dilakukan dengan query:

• Menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query

• Update data
Terdapat dua cara membuat query yaitu :

• Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

• Membuat Query dengan Query Design
Elemen Kompetensi 3: MENGGUNAKAN DATA BASE
 Laporan di Ms Access

Laporan adalah objek database yang praktis saat Anda ingin

menyajikan informasi dalam database Anda untuk salah satu
penggunaan berikut ini:
Menampilkan atau mendistribusikan rangkuman data.
• Mengarsipkan snapshot data.
• Menyediakan detail tentang rekaman individual.
• Membuat label.
 Bagian-bagian laporan
Bagian Bagaimana bagian ditampilkan Di mana bagian bisa digunakan
saat dicetak
Header Laporan Di permulaan laporan. Gunakan header laporan untuk informasi
yang mungkin biasanya muncul di halaman
sampul, seperti logo, judul, atau tanggal.

Header Halaman Di bagian atas setiap halaman. Gunakan header halaman untuk mengulangi
judul laporan di setiap halaman.
Header Grup Di permulaan tiap grup rekaman Gunakan header grup untuk mencetak nama
baru. grup.
 Bagian Bagaimana bagian ditampilkan Di mana bagian bisa digunakan
saat dicetak
Detail Muncul sekali untuk setiap baris Ini tempat Anda menempatkan kontrol yang
di sumber rekaman. menyusun badan utama laporan.
Footer Grup Di akhir tiap grup rekaman. Gunakan footer grup untuk mencetak
informasi ringkasan untuk grup.
Footer Halaman Di bagian akhir setiap halaman. Gunakan footer halaman untuk mencetak
nomor halaman atau informasi per halaman.
Footer Laporan Di akhir laporan. Gunakan footer laporan untuk mencetak
total laporan atau informasi rangkuman
lainnya untuk seluruh laporan.
Fitur yang dapat digunakan untuk membuat laporan lebih menarik
dan lebih mudah dibaca.
• Menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total
• Mengkustomisasi warna dan font
• Menambahkan logo atau gambar latar belakang
• Mempratinjau laporan
• Mencetak laporan
 Microsoft Office 2019
Membuat Aplikasi Sederhana
dengan Microsoft Access

Dr. Lana Sularto

Kegiatan yang akan dilakukan adalah:
- Men-create file Database
- Membuat tabel
Buka Microsoft Access, lalu pilh “New”, dan pilih
“Blank Database”
Beri nama database : “Koperasi”, lalu klik “Create”
Klik tombol “Design View” untuk merubah tampilan ke mode desain
Beri nama table : “Tbl_barang” untuk table Barang yang dijual koperasi
Isikan Nama Field, Tipe data dan Keterangan sesuai gambar berikut
(untuk tipe data text pilih Short Text, untuk number pilih “long integer”)
Buatlah 3 table lagi dengan cara yang sama,
dengan table berikut :
Cabut Primary Key untuk nomor faktur dengan lakukan klik kanan
pada gambar kunci di sebelah no_faktur, lalu klik Primary Key,
hingga gambar kunci akan hilang
Isikan data setiap table dengan cara klik “datasheet view”,
dan jika diminta untuk save, klik save
Isi data setiap table dengan data berikut :
Terima Kasih