Quản lý dự án phần mềm

Bài 6: Quản lý chi phí

 Đã học (Quản lý thời gian)

• Tầm quan trọng của lịch trình dự án

• Lập kế hoạch quản lý lịch trình dự án
• Định nghĩa các công việc
• Các phương pháp ước lượng công việc
• Phương pháp tạo lập lịch trình dự án
• Phương pháp phân tích đường găng
• Giám sát lịch trình dự án

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 2
 Nội dung

• Tầm quan trọng của quản lý chi phí

• Các nguyên lý cơ bản của quản lý chi phí
• Phương pháp lập kế hoạch quản lý chi phí
• Ước lượng chi phí dự án
• Phương pháp lập dự toán kinh phí dự án
• Giám sát chi phí dự án
• Thực hành lập dự toàn kinh phí dự án

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 3
 Tầm quan trọng của quản lý chi phí

• Chi phí là một trong 3 yếu tố lõi quyết định thành

công của dự án
– Điều tra của Jenkins (1984), Phan (1988), Bergeron
(1992): 33-34% dự án vượt chi phí
– Điều tra của ĐH Oxford (2011) trên 1471 dự án
CNTT: 27% vượt chi phí, 1/6 trong đó vượt 200%
• Cần có phương pháp quản lý chi phí tốt

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 4
 Một số khái niệm

• Chi phí: tài nguyên đã được tiêu hao

hoặc sử dụng để đạt được một mục
đích cụ thể
– Thường quy về tiền
• Quản lý chi phí
– Ước lượng tốt
– Quản lý tốt chi phí
– Cần quan tâm đến các yếu tố ảnh
hưởng đến chi phí

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 5
 Một số khái niệm

• Lợi nhuận
– Lợi nhuận = tổng tiền thu được – chi phí
– VD: Lợi nhuận = 100 – 90 = 10 (triệu)
• Chi phí vòng đời
– Chi phí vòng đời = tiền làm phần mềm + tiền vận
hành và bảo trì phần mềm
• Lợi nhuận vòng đời
– Lợi nhuận vòng đời = tiền nhân lực + thời gian +
cơ hội, v.v. mà phần mềm mang lại khi sử dụng
• Dòng tiền
– Số tiền cần thiết khi tiến hành dự án phần mềm
và khi bảo trì
Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 6
 Quy trình quản lý chi phí
• Lập kế hoạch quản lý chi phí
– Xác định chính sách, thủ tục, tài liệu, v.v.
• Ước lượng chi phí
– Sử dụng các phương pháp ước lượng cho các
đầu việc và toàn bộ dự án
• Xác định ngân sách (lập dự toán)
– Xác định ngân sách cần phân bổ cho mỗi đầu
việc và các mốc dự án
• Giám sát chi phí
– Giám sát các thay đổi về ngân sách sử dụng
các biểu đồ chi phí thực tế, dự toán, v.v.

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 7
 Lập kế hoạch quản lý chi phí dự án

• Là bước đầu tiên trong việc quản lý chi phí dự án

• Kế hoạch thường bao gồm
– Mức độ chính xác (VD: +10%, -10%)
– Đơn vị đo: giờ công, ngày công, tháng công, v.v.
– Các thủ tục của tổ chức liên quan đến chi phí
– Các ngưỡng: mức độ sai số cho phép
– Quy định về đo lường: bao lâu đo, thu thập số liệu một
lần
– Định dạng báo cáo
– Mô tả quy trình tiến hành công việc quản lý chi phí

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 8
 Ước lượng chi phí
• Sử dụng các phương pháp ước lượng
công sức cần thiết cho dự án (bài trước)
– Ước lượng từ trên xuống
– Ước lượng từ dưới lên
– Ước lượng có tham số
– Phương pháp Delphi
– Ước lượng theo bảng phân rã công việc
– Phương pháp ba điểm
– Phương pháp điểm chức năng
– Phương pháp COCOMO (81, II): cơ bản,
trung gian, chi tiết

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 9
 Lập dự toán kinh phí dự án (1/2)
• Tại sao cần lập dự toán
– Tổ chức cần biết lượng tiền cần thiết
trong từng chu kỳ tài chính
– Tiền cần trả cho các nhân viên trong dự
án
– Tiền trả cho tài nguyên, vật tư, v.v.
– Tiền trả các loại hợp đồng
– Theo dõi tiến độ thực hiện các dự án
– Khai báo thuế, các nghĩa vụ tài chính
– v.v.
Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 10
 Lập dự toán kinh phí dự án (2/2)
• Phân bổ chi phí cho các đầu việc
• Tạo lập các mốc chi phí của dự án
• Dựa trên các đầu vào sau đây:
– Kế hoạch quản lý chi phí
– Các mốc phạm vi dự án
– Ước lượng các hoạt động
– Kế hoạch dự án
– Kế hoạch cho mỗi nguồn lực
– Bảng quản lý rủi ro
– Các hợp đồng và các tài liệu quy trình của tổ chức
– Các yêu cầu thay đổi phần mềm
– v.v.

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 11
 Dự toán cho các dự án sử dụng ngân sách
nhà nước

• Các dự án CNTT hoặc phần mềm sử dụng NSNN cần

tuân thủ các nghị định của chính phủ, thông tư hướng
dẫn của bộ, v.v.
• Các dự án hiện nay sử dụng hướng dẫn tại Công văn
số 2589/BTTTT-ƯDCNTT ngày 24/8/2011 (phương
pháp ca sử dụng)
• Bộ Thông tin và truyền thông đã ban hành Thông tư
số 04/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 quy định về
lập và quản lý chi phí dự án đầu tư ứng dụng công
nghệ thông tin
Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 12
 Giám sát chi phí

• Giám sát chi phí dự án để đảm bảo chi phí được sử dụng hiệu quả
• Đầu vào
– Kế hoạch quản lý dự án
– Yêu cầu về tài chính của dự án
– Dữ liệu về hiệu quả công việc
– Các tài liệu quy trình dự án
• Đầu ra
– Thông tin hiệu quả công việc
– Dự báo chi phí dự án
– Các yêu cầu thay đổi
– Các tài liệu (dự án, tổ chức) đã được cập nhật

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 13
Phương pháp quản lý giá trị thu được (1/4)

• Phương pháp quản lý giá trị thu được (Earned

Value Management - EVM)
– Tích hợp: phạm vi dự án, thời gian và dữ liệu chi
phí
• Thực hiện tính toán 3 giá trị cho mỗi đầu việc
hoặc nhóm công việc
– Dự toán ngân sách (Planned Value - PV)
– Chi phí thực tế (Actual Cost - AC)
– Giá trị nhận được theo kế hoạch (Earned Value - EV)

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 14
Phương pháp quản lý giá trị thu được (2/4)

• Một số khái niệm khác

– Độ lệch chi phí (Cost Variance - CV): CV = EV – AC
– Độ lệch kế hoạch (Schedule Variance - SV) do thay đổi tiến
độ: SV = EV – PV
– Chỉ số chi phí thực hiện (Cost Performance Index - CPI): CPI
= EV/AC
– Chỉ số tiến độ thực hiện (Schedule Performance Index -
SPI): SPI = EV/PV
– Ngân quỹ dự kiến tới thời điểm hoàn thành (Budget At
Completion - BAC) là tổng dự toán ngân sách (PV) tính tới
thời điểm kết thúc dự án.
Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 15
Phương pháp quản lý giá trị thu được (3/4)

• Dự toán tại thời điểm hoàn thành (Estimate At

Completion - EAC) là kết quả dự đoán về tổng chi
phí của dự án tính đến thời điểm hoàn thành:

• Dự toán đến thời điểm hoàn thành (Estimate To

Complete - ETC): ETC = EAC - AC

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 16
Phương pháp quản lý giá trị thu được (4/4)

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 17
 Thực hành lập dự toán kinh phí

• Xây dựng hệ thống đăng kí môn học của ĐHQGHN

– Đã có WBS (Bài 4)
– Cử dụng hướng dẫn tại Công văn số
2589/BTTTT-ƯDCNTT ngày 24/8/2011 (phương
pháp ca sử dụng)
– <dùng file Excel của 2589>, show từng bước

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 18
 Tổng kết

• Tầm quan trọng của quản lý chi phí

• Các nguyên lý cơ bản của quản lý chi phí
• Phương pháp lập kế hoạch quản lý chi phí
• Ước lượng chi phí dự án
• Phương pháp lập dự toán kinh phí dự án
• Giám sát chi phí dự án
• Thực hành lập dự toàn kinh phí dự án

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 19
 Bài tập về nhà

Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa CNTT - Trường ĐHCN - ĐHQGHN 20