ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA

Principios fundamentales para la

Organización de un Archivo
La organización de un Sistema de Archivo comienza por las Oficinas

Principio de Procedencia
•En esencia consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con
otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea de una administración pública,
privada, una persona, familia, etc. Respetando la estructura o clasificación de dicha entidad

Principio de Respeto al Orden Original

•En esencia dispone que los documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que les hubiera dado la
oficina de origen u organismo productor. Este principio permite conservar las relaciones existentes y la
relevancia probatoria que se puede dducir del contexto de los documentos
 Concepto y funciones del
Archivo de Oficina
Concepto:
Archivo vinculado a las oficinas productoras que custodia los documentos y
expedientes en tramitación hasta su resolución.

Funciones:
•Conservar los documentos generados por la actividad de la propia unidad mientras dure la tramitación de los
asuntos a los que hacen referencia y durante un período, por término medio, no inferior a un año ni superior a
dos desde la resolución de los mismos.
• Desarrollar los procedimientos de clasificación, ordenación, descripción, control, instalación, eliminación y
transferencia, de acuerdo con lo que establezca por parte del archivo en los procedimientos de uso y archivo de
los documentos, que suelen estar recogidos en un Manual de Gestión de Documentos.
•Estar al servicio de los documentos a los usuarios autorizados por los demanden.
Tareas del Archivo de Oficina

•Impedir la dispersión o eliminación de los documentos

• Formación correcta de las series documentales, evitando la
creación de agrupaciones artificiales por pasos en el trámite
o por tipos documentales
•Formación correcta de las series documentales, evitando la
creación de agrupaciones artificiales por pasos en el trámite
o por tipos documentales
•Elaborar instrumentos que faciliten la localización y acceso
a los documentos (ficheros, listados, inventarios, etc) para
evitar el “vuelva ud. mañana”
•Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la
administración necesiten de los documentos en custodia
Responsables de los Archivos de Oficina

Jefe de la Unidad
Municipal

Encargado del
Archivo de Gestión

Secretarías de la o las
Unidades

Todos los funcionarios

de la Unidad
 Organización de los Archivos de Oficina

SEPARACIÓN DE DOCUMENTOS

Documentación de Documentación sin Documentación en trámite y

apoyo informativo vigencia administrativa con vigencia administrativa

Eliminación Conservación Transferencia Organización

Formulario de
Instalación
Transferencia

ARCHIVO
Documentos en las Oficinas

¿Qué son?
Son fuente de información primaria (nacen de
procedimientos legales)

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE ARCHIVO

• Decretos Supremos
• Decretos Exentos
• Copias de Decretos
• Resoluciones con toma de razón
• Resoluciones Exentas
• Copias de Resoluciones
• Circulares emitidas
• Providencias
• Ordenes internas
• Comunicaciones recibidas, como Oficios, Cartas y Solicitudes.
• Comunicaciones enviadas
• Otros documentos
Documentación en las Oficinas

¿Qué son?

Son fuente de información secundaria

(elaborada)
Copias de Documentos de la Institución
– Originales Múltiples
– Dossieres (unidades de archivo por materia)
– Documentos procedentes de otras oficinas en forma de fotocopia
– Copia de documentos en general

Documentación Informativa Auxiliar

– Textos Legales
– Revistas Especializadas
– Boletines Oficiales
– Catálogos
El Expediente Administrativo

Concepto:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto

Formación de un Expediente:
Se forman mediante la agregación sucesiva, de cuantos documentos,
pruebas, Dictámenes, Decretos, Acuerdos, Notificaciones,
Fotografías, Videos y demás diligencias que deban integrarlos y sus
hojas útiles serán firmadas y foliadas por los Encargados de su
tramitación.
Tipos de Expedientes
Control de Expedientes
Administrativos
Para llevar un control exacto de los expedientes es necesario conocer
algunos elementos que nos ayudarán a localizarlos con mayor rapidez
y también a decidir su destrucción al término de uso legal.
Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer
diversas formas para archivar, mismas que ayudarán a la persona
encargada de la secretaría a elegir bajo qué designación se archivarán
los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes y
determinar cuando un documento ha llegado a su término legal.
Ordenación Interna de los Expedientes -
Foliación
Primer documento que da origen
al Expediente
Enero 1980

Febrero 1980

Marzo 1980

Diciembre 1980

Los documentos del Expediente

deben estar debidamente ordenados,
el primer documento al final de la
carpeta y en más nuevo al comienzo,
en relación a cómo se fue
desarrollando el trámite.
Ordenación Interna de los Expedientes
Foliación:
Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo
desde 1 a todos los folios, las series que constituyen
agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser
separadas por cuanto corresponden a secuencias que son
resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos,
que deben ser respetados y controlados.

 El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en
consecuencia, corresponde a la fecha más antigua.
 La foliación, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos fines principales:
controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la
calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad archivística.
 La foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
 La foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de préstamos, TRD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).
 La foliación es requisito indispensable para las transferencias tanto primarias (Archivo de Gestión al
Archivo Central), como secundario (Archivo Central al Archivo Histórico).
Sistema de Ordenación Externa de los
Expedientes
Sistema de Ordenación Externa de los
Expedientes

El orden cronológico es la forma de organización que obedece

a la sucesión lógica de los segundos, minutos, horas, días,
meses, años o siglos, según corresponda. Este orden puede ser
hacia adelante (del pasado al presente) o inverso (del presente al
pasado).
Sistema de Ordenación Externa de los
Expedientes
El nombre completo de una
persona consta de nombre (s) y
apellidos paterno y materno. Al
archivar un documento
relacionado con una persona,
se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido
paterno, luego el materno y por
último el nombre (s),
Suele tener como referente principal los apellidos antecedido de una coma.
de una persona o la razón social de una
institución o empresa y utiliza las letras del Muñoz Padilla, Alejandro
abecedario como criterio de ordenación. Es el
idóneo, por ejemplo, para series de expedientes
personales, como es el caso del personal
contratado de una empresa.
Sistema de Ordenación Externa de los
Expedientes

Permite la ordenación de elementos en función de su situación en una

zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que
emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
Sistema de Ordenación Externa de los
Expedientes

La denominación de este sistema es porque se destina, en orden

progresivo, un número para cada expediente.
Este número puede ser asignado por el o la secretaria o estar
marcado en el documento, como el número de folio de una factura
pedido, cotización, póliza, etcétera.
Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes.
Consejos prácticos para el archivo

Los consejos más prácticos para el archivo son:

 No deje para otro día lo que deba archivar, sino que procure hacerlo diariamente a una hora
determinada.
 Use carpetas de colores detrás de las guías.
 Archive siempre detrás de las guías.
 Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si está escrito a máquina, protéjalo
con cinta o mica.
 No utilice nunca sujetadores (clips).
 Evite la acumulación de expedientes en una gaveta, pues los documentos se maltratan.
 Archive en la última gaveta los expedientes que no se consulten con regularidad.
 Deje espacio especial para los expedientes confidenciales; de preferencia colóquelos en una
gaveta cerrada con llave.
 No abra más de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.
Método de Ordenación Física de los
documentos
Distintos Tipos de almacenaje
Carpeta simple

Carpeta con Pestaña

Carpeta con tres pestañas

Carpeta colgante

Caja de cartón (caja Memphis)

Electrónicos
Formato Lomo para identificar Caja
Memphis
Nº………. Nº……….
UNIDAD MUNICIPAL DEPARTAMENTO DE
RENTAS

NOMBRE DEL TIPO DE

DOCUMENTO
PATENTES
SUB NOMBRE
COMERCIALES
Nº XXXX A LA XXX
Nº 12 A LA 36
9 XXXX – XX DE XXXXX
AÑO
AÑO
XXXX
2001
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL
MUNICIPALIDAD DE SAN BERNARDO
MUNICIPALIDAD DE SAN BERNARDO
Instalación Física de los documentos
• La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la
organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio
determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y
consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas
en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al
polvo, la luz, etc.

• Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de

cada expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes
de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de
saber que lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se le otorga un código que
hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.
Instalación Física de los documentos

Distintos Tipos de Contenedores de Archivo