GESTIÓN DOCUMENTAL

LAURA XIMENA GONZÁLEZ SUÁREZ

CRISTIAN CAMILO ALVAREZ SÁNCHEZ
 ANTECEDENTES

 La Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado, y determinó como obligación para las Entidades
Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. Es así como la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en adelante DIAN, consciente
de la importancia en el cumplimiento de esta normativa, desarrolla su
Programa de Gestión Documental, en adelante PGD, abarcando cada uno
de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación, Jorge
Palacios Preciado, establecidos en el Decreto 1080 de 2015.
 Los principios generales que rigen la
función archivística
a) Fines de los archivos.
b) Importancia de los archivos.
c) Institucionalidad e instrumentalidad.
d) Responsabilidad.
e) Dirección y coordinación de la función archivística.
f) Administración y acceso.
g) Racionalidad.
h) Modernización.
i) Función de los archivos.
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos.
k) Interpretación.
 QUE ES UN ARCHIVO

 Conjunto de documentos, sea cual fuera fecha , forma, y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden,
para servir como testimonio e información a la persona o institución que lo
produce y a los ciudadanos , o como fuentes de la historia.
Competencia y jurisdicción
Archivo
General del
Municipio

Archivo Archivo
General del General del
Departamento Distrito

Archivo
General
de La
Nación
 LA ADMINISTRATACIÓN PUBLICA

 Garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto

funcionamiento de los archivos
 Es el responsable de la gestión documental.
 El estado es el propietario de los archivos.
 Debe velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
información de los documentos de archivo.
 Clasificación

Continua Aquí se agrupan Aquel que se

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO CENTRAL
utilización y los transferidos transfiere desde
consulta por distintos el archivo
administrativa , archivos de central, los
su circulación o gestión de la documentos de
tramite se entidad archivo de
realiza para dar respectiva , la conservación
respuesta o consulta no es permanente.
solución a los frecuente pero
asuntos sigue teniendo
iniciados vigencia.
 RESERVA LEGAL

 Cesara a los 30 años de su expedición, pasado este tiempo el documento No

adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano , y la autoridad que este en su posesión adquiere la obligación de
expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
 RESTRICCIÓN POR RAZONES DE CONSERVACIÓN: Cuando los documentos
históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de
conservación impida su acceso directo, las instituciones suministran la
información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que
no ofrecen la conservación del documento certificando su autenticidad
cuando fuere el caso.
El Archivo General de la nación (control y vigilancia)

Visitas de inspección a los archivos de las entidades del

estado de oficio por solicitud de parte.

Documentos declarados de interés cultural ( propietarios,

tenedores o poseedores). P Natural o P. Jurídica (carácter
privado)
 FOLIACIÓN

 Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, légalo, etc)

 Controlar la calidad extendida esta ultima como respecto al orden original y la conservación de
la integridad de la unidad documental o unidad archivista.
 Es un requisito para la transferencia tanto primarias como secundarias.
 Es necesario para diferentes instrumentos de control: ( inventarios, formatos de control de
prestamos, TRD, TVD y de consulta, inventarios, guías y catálogos.)
 Es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
  Folio: hoja
 Foliación: acto de enumeración de folios por su cara recta.
(previamente debe estar ordenada).
 Folio recto: 1ra cara del folio, la que se enumera.
 Folio vuelta: 2da cara de un folio, la cual no se enumera.
 Página: Lo escrito o impreso en una cara.
PARA TENER EN CUENTA
 Paginar: acción de enumerar las hojas.
 TRD: Tabla de retención documental
 TVD: tabla de valoración documental.
 Depuración: Retiro de duplicados idénticos, en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión en la
oficina.
 Orden original: Orden cronológico
 Unidad de conservación: carpeta.
 Documentos simples: acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones.
 Series documentales complejas: Contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias y procesos jurídicos.

GESTION DOCUMENTAL DE LOS
DOCUMENTOS
FÍSICOS
El procedimiento para la gestión documental
está destinado para ser utilizado como una
herramienta soportada en tecnología para
apoyar a los funcionarios que en una u otra
forma participan en las diferentes
actividades en cada una de las dependencias
de Documentación y/o Archivo y para las
personas naturales y/o jurídicas que entregan
o presentan documentos físicos a la Entidad
en cumplimiento de las normas que así lo
establezcan.
 Cómo se utiliza
 Para utilizar el servicio, ingrese al
portal de la DIAN y seleccione la
opción
 USUARIOS REGISTRADOS. Luego
ingrese por la opción Gestión
 Documental:
Allí encuentra las siguientes opciones:
 Gestión de archivos
 Gestión de correspondencia
 Administración y parametrización.
 Por Gestión de archivos: se ofrecen las facilidades para crear carpetas y/o
catálogos, registrar los traslados de documentos, administrar las Tablas de
Retención Documental y asociar las tipologías a las unidades organizaciones
de acuerdo con la gestión realizada con los documentos recibidos o
generados.
 Por la opción de correspondencia: se pueden realizar las actividades
relacionadas con la radicación de documentos físicos (formularios y/o
formatos normalizados) así como generar y consultar reportes sobre los
números de documentos radicados, consultar el estado de los mismos y/o
verlos digitalizados.
 En administración y parametrización: se tiene el servicio para matricular los
escáneres que se vayan a incorporar a la gestión de los documentos en la
Entidad, de acuerdo con este procedimiento.
 GLOSARIO
 Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
 Archivo Privado de interés Publico: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés publico y declarado como tal por el legislador.
 Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
 Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
 Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
 Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental.