PENGANTAR BISNIS

D. Pengendalian

1. Definisi Pengendalian
Fungsi pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen
guna mengendalikan seluruh aktifitas di dalam perusahaan/bisnis
untuk
merealisasikan perencanaan yang sudah ditetapkan dalam rangka
untuk
mewujudkan tujuannya, dalam pengendalian ini merupakan juga
sebagaiPengertian pengendalian menurut para ahli, seperti yang
disampaikan oleh: bagi manajemen untuk memastikan rencana berhasil .
alat kontrol
GEORGE. R TERRY
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai suatu proses penentuan
apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan
yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana
yaitu selaras dan standar .
KOONZ
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap
pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana -rencana yang telah
dibuat mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat dise lenggarakan
STRONG
Pengend
alian
adalah
proses
pengatu
ran
berbagai
faktor
dalam
suatu
perusah
aan,
agar
pelaksa
naan 36
sesuai
dengan
ketetapa
n-
 PENGANTAR BISNIS

pengendalian merupakan proses penilaian dari apa yang telah

dilaksanakan dibandingkan dengan standar yang sudah ditetapkan
sebelumnya.

2. Unsur Pengendalian
Dalam hubungan ini dapat dikemukakan berbagai unsur
pengendalian sebagai berikut:
1. Unsur pengawasan
2. Unsur monitoring
3. Unsur standar ukuran sebagai pembanding
4. Unsur evaluasi
5. Unsur tindakan korektif

3. Kegiatan
Pengawasan
Guna menjamin kecermatan dalam langkah tindakan di
lingkungan manajemen perusahaan/bisnis diperlukan adanya kegiatan
pengawasan. Kegiatan pengawasan ada kalanya dilakukan secara langsung
dan adapula yang dilakukan secara tidak langsung. Pengawasan langsung
merupakan kegiatan yang secara langsung mengawasi terhadap obyeknya
dan bilamana dijumpai hal-hal yang tidak serasi langsung dapat
memberikan teguran.Contoh pengawasan langsung misalnya dengan
penempatan para mandor atau petugaspetugas pengawasan/controler, dan
sebagainya. Sedangkan pengawasan secara tidak langsung merupakan
kegiatan pengawasan tidak secara langsung kepada obyeknya, tetapi
memperhatikan pada hasil yang diselesaikan dan ataupun dampak atau
pengaruh yang diakibatkannya.
Contoh pengawasan tidak langsung atas efisiensi tenaga misalnya
memperhatikan terhadap jumlah ketidakhadiran dalam buku daftar hadir
karyawan atau membaca laporan dan sebagainya. Mengingat pentingnya
kegiatan pengawasan, maka pada umumnya sejumlah perusahaan

37
 PENGANTAR BISNIS

membentuk Satuan Pengawasan Intern (SPI) yang diberikan tugas untuk

melakukan pengawasan pada berbagai unit di lingkungan perusahaan
langsung maupun tidak langsung. Dari temuan yang dilakukan atas
kejanggalan-kejanggalan yang terjadi diperusahaan, selanjutnya dibuat
laporan dan bilamana perlu dilengkapi dengan data serta analisis. Laporan
analisis yang disusun kemudian disampaikan kepada lapisan manajemen
tingkat atas untuk pengambilan keputusan.

Perlu ditambahkan bahwa lapisan manajemen tingkat bawah bagi

kepentingan efesiensi dan aktifitas pekerjaannya telah menempatkan
mandor/pengawas yang melakukan pengawasan langsung di tiap unit-unit
kerja operasional. Bilamana dijumpai ada penyimpangan atau tidak
keserasian maka mandor atau pengawas secara langsung melakukan teguran
atau perbaikan. Ada kalanya mandor/pengawas yang memiliki jiwa kreatif
menyelenggarakan pertemuan, baik secara normal atau informal guna
membahas cara kerja dilingkungan kelompoknya secara periodik.

Kegiatan pengawasan yang dikembangkan kepada seluruh karyawan

baik karyawan administrasi maupun karyawan operasional sebagai suatu
kegiatan yang menyatu dan melembaga (build in-system) secara besar-
besaran dikampanyekan oleh Total Quality Managemen (TQM), selanjutnya
TQM didalam pelaksanaannya mengembangkan Total Quality Control (TQC).
Dengan TQC karyawan dikelompokkan ke dalam kelompok-kelompok kecil
dengan memilih ketua kelompok untuk mengembangkan mutu kerja
dilingkungan kelompok mereka masing-masing (Quality Control Circle/QCC).
Setiap kesalahan atau kekurangan, masing-masing kelompok merasa
bertanggung jawab untuk menyempurnakannya sehingga para karyawan
merasa memiliki kemandirian.

38
 PENGANTAR BISNIS

4. Kegiatan Monitoring
Manajemen perusahaan di dalam setiap pengambilan keputusan
memerlukan bahan-bahan informasi yang jelas dan sesuai dengan
bidang
masing-masing. Guna memperoleh bahan informasi yang lengkap atas
kemajuan dari masing-masing bidang diperlukan adanya monitoring
(pemantauan).
a. Secara Kegiatan
Priodik monitoring dapat dilakukan :
Monitoring
secara priodik
biasanya
disusun
berdasarkan
bentuk
formulir isian
tertentu yang
sudah
ditetapkan
pimpinan,
dengan
mengacu
kepada segi-
segi yang
dinilai penting
untuk
diketahui.
Selanjutnya
formulir isian
monitoring
yang telah
diisi secara
b.
priodik
dikirimkan
kepada unsur-
unsur
pimpinan
yang
berkaitan
dengan
39
bidang yang
dipantau.
Sedangkan
petugas yang
diserahi
 PENGANTAR BISNIS

tenaga-tenaga yang dianggapa ahli. Adanya kegiatan monitoring

spontanitas tidak berarti menghentikan kegiatan monitoring periodik,
melainkan justru untuk dipergunakan sebagai penilaian silang (cross
check). Monitoring spontanitas sering dilakukan jikala sering terjadi
keadaan-keadaan yang dinilai sangat penting atau luar biasa karena
pengaruh faktor eksternal misalnya adanya kenaikan harga BBM,
adanya kenaikan tarif pajak, dan sebagainya. Dengan kegiatan ini pada
dasarnya perusahaan akan memperoleh sejumlah bahan/data
informasi yang sangat bermanfaat bagi pengendalian manajemen.
Memiliki kelebihan dimana para pelaksana dilibatkan secara langsung
untuk mencatat data informasi yang diperlukan berdasarkan
kenyataan yang mereka lakukan.

5. Standar Ukuran Sebagai Pembanding

Bagi perusahaan yang telah menyusun perencanaan di dalam awal
tahun kegiatan pada dasarnya dapat memanfaatkannyasebagai
standar
ukuran bagi kinerja perusahaan. Dengan perkataan lain bahwa
perencanaan
perusahaan memiliki fungsi ganda dimana satu pihak digunakan
sebagai
pedoman kerja dan dilain pihak dapat berfungsi sebagai standar
ukuran
perbandingan atau kinerja perusahaan yang bersangkutan. Di dalam
hubungan ini akan lebih cermat bilamana di dalam satuan
kerja di
lingkungan perusahaan ditetapkan adanya standar ukuran tertentu,
misalnya
untuk bagian administrasi ditetapkan beberapa lembar kertas
halaman
ketika permenit, beberapa meter/jam kain yang dihasilkan di dalam
kegiatan
pertemuan, demikian seterusnya. Berdasarkan atas standar yang
telah
ditetapkan di setiap satuan kerja akan memudahkan bagi
pelaksana atas 40

hasil pekerjaan yang telah dilakukan. Perlu dikemukakan berbagai

unsur
penting di dalam penetapan standar yaitu :
 PENGANTAR BISNIS

a. satuan ukuran
b. satuan waktu
c. satuan kuantitas
d. satuan kualitas
e. satuan biaya
f. satuan produktifitas
g. satuan profitabilitas

Untuk memudahkan pengendalian dengan menggunakan unsur

stsndar ukuran sebagai pendamping dapat ditempuh dengan memberikan
pengertian pengertian-pengertian dasar kepada staf pelaksana diawal
merekamulai bekerja. Bahkan sejumlah perusahaan besar dan menengah
telah diselenggarakan latihan kerja yang sekaligus dijelaskan tentang
pengertian stendar pengertian kerja.

Kepada karyawan sebagai pelaksana dapat diberikan bahan panduan

yang bukan saja sekedar untuk kejelasan satuan standar unit kerja,
melainkan dapat juga dinformasikan bilamana mereka dapat berprestasi
lebih baik, memperoleh imbalan perangsang (insentif) tertentu. Sebaliknya
bilamana hasil yang dikerjakan prestasinya kerang dari standar maka
memperoleh sanksi dan sekaligus fungsi pengendalian telah dapat melekat
kepada para pelaksana yang bersangkutan. Berbagi bentuk sistem
perangsang ataupun sanksi dapat diwujudkan baik secara material maupun
yang bersifat immaterial. Standar ukuran sebagai pembanding yang
ditetapkan oleh perusahan, sekaligus sistem perangsang atau sanksi
terhadap para karyawan yang bersangkutan dapat berifat dinamik dimana
pada saat-saat tertentu dapat diadakan peninjauan kembali atau
penyempurnaan.

41
 PENGANTAR BISNIS

6. Kegiatan Evaluasi
Kegiatan evaluasi dilakukan oleh manajemen perusahaan baik secara
periodik maupun disaat-saat tertentu yang diperlukan. Bagi
kepentinagan
Manajemen perusahaan itu sendiri, evaluasi harus dilakukan
secara lugas
perusahaan selanjutnya. Di samping itu evaluasi dapat dilakukan
apa adanya sehingga dapat digunakan untuk perbaikan-perbaikan
berdasarkan
jalanya kegiatan perusahaan atau secara partikal atas unit-unit yang
diperlukan. Informasi dari salah satu unit atau berbagai unit tertentu baik
secara periodik disaat-saat tertentu memiliki arti penting guna menjamin
kelancaran dan atau efektifitas dan efesiensi dari unit-unit yang
bersangkutan.Tanpa evaluasi pada unit yang bersangkutan, maka dengan
menggunakan evaluasi secara keseluruhan (general evaluation) seringkali
dihadapi kesulitan untuk mengetahui dimana terjadi kekuranglancaran di
dalam perusahaan tersebut.
Sementara itu pada umumnya para pimpinan perusahaan akan
melakukan evaluasi pada akhir sesuatu kegiatan (final evaluation),
sedangkan di lain pihak para ahli manajemen modern memandang
penting
pula adanya kegiatan evaluasi sebelum berakhirnya sesuatu kegiatan
(on
going evaluation), ialah bahwa tindakan-tindakan korektif yang
a. evaluasi berdasarkan aspek keuangan (financial evaluation).
diperlukan
b. evaluasi berdasarkan aspek produk/jasa secara fisik yang dihasilkan
dapat dilakukan lebih awal sebelum proses berakhirnya sesuatu
(physical evaluation).
perusahaan.
c. evaluasi keuangan menggunakan sistem dan metode yang
Beberapa alat yang dapat digunakan dalam kegiatan evaluasi
dilaksanakan.
ialah :
Kegiatan evaluasi berdasarkan atas keuangan dapat menggunakan
analisis rentabilitas, likuiditas dan solvablitas. Selanjutnya evaluasi
berdasarkan aspek fisik barang/jasa yang dihasilkan dapat menggunakan
satuan kualitas, kuantitas, satuan waktu, satuan biaya, satuan keuntunagan

42
 PENGANTAR BISNIS

per unit fisik. Sedangkan evaluasi berdasarkan sistem dan metode yang
digunakan
Dapat digunakan penggabungan antara kegiatan evaluasi keuangan
dan evaluasi fisik atas produk/jasa dan demikian pula
efesiensi serta
kepuasan kosumsi atas pelayanan.
7. Kegiatan Tindakan Korektif
Fungsi pengendalian manajemen perusahaan/bisnis yang utama
ialah dapat melakukan tindakan korektif atas kesalahan/
bagaimana
penyimpangan yang telah terjadi di dalam perusahaan.
Tindakan korektif dapat meliputi :
a. Terhadap pelaksanaannya
b. Terhadap sarana kerja dan perlengkapan
c. Terhadap sistem dan metode kerja
d. Terhadap penyesuaian
Tindakan korektif terhadap
memangpelaksanaan akan terjadi
sumber terjadinya bilamana
kesalahan atau penyimpangan berasal dari
pelaksana atau karyawan yang bersangkutan. Tindakan korektif dapat
dilakukan dengan melatih/mendidik yang bersangkutan atau langsung
memerikan sanksi adengan memindahkan atau memecat serta menggantikan
dengan tenaga yang dinilai mampu. Secara preventif untuk menghindarkan
terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang bersumber dari unsur
pelaksana dapat dilakukan melalui kegiatan pendidikan dan latihan atau
progam-progam penyegaran.
Tindakan korektif terhadap sarana kerja dan perlengkapannya harus
dilakukan bilamana ternyata sarana kerja dan perlengkapan kerja yang
digunakan tidak memenuhi persyaratan atau sudah rusak. Sedangkan
tindakan korektif terhadap sistem dan metode kerja akan lebih baik jikalau
dilakukan pengkajian secara menyeluruh ataupun partial guna mendukung
perbaikan sistem dan metode kerja guna meningkatkan efesiensi dan

43
 PENGANTAR BISNIS

efektifitas. Dalam hubungan ini misalnya ada mesin-mesin baru maka ada
terbuka kemungkinan adanya penyesuaian terhadap sistem dan metode
kerja. Kemuian langkah penyesuaian sebagai ia tindakan korektif perlu
dilakukan terutama apabila misalnya terjadi perubahan atas selera
permintaan konsumen yang akan berdampak kepada jumlah produk yang
dipasar. Dengan demikian maka penanggung jawab manajemen perusahaan
harus peka serta menindak lanjuti dengan tindakan penyesuaian
sebagaimana dimaksud.

44