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Animer Réunion Lacroix
Animer Réunion Lacroix
avec efficacité
Valérie LACROIX
Henry HIGUET
Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014
Animer une réunion
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Une réunion: pourquoi
En mini groupes de 3 :
4- Déléguer et responsabiliser.
Tout individu a besoin de reconnaissance. Une délégation
parfaitement calibrée prouve que l’on apprécie l’individu à sa
juste mesure, qu’on lui reconnaît les compétences propres à
assumer certaines responsabilités.
Une réunion: pourquoi?
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Au niveau d’un club
Information descendante
Communication du calendrier sportif du département
ou de la ligue
Echanges
Fête du club: quelle organisation? Qui fait quoi?
Information ascendante
Tour de table : votre avis sur…
La préparation matérielle
Les participants
3 à 4 pers.
Pas d'effet de groupe. On peut être très opérationnel
6 à 8 pers.
Naissance d'une dynamique de groupe, richesse de la production (taille
idéale : 6).
8 à 12 pers. Demande de mise en place plus longue, les phénomènes
d'inertie démarrent, moins d’efficacité.
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Au niveau du club
La préparation matérielle
Le lieu :
Réserver une salle claire, calme, assez grande
Veiller à ne pas être dérangé
Le matériel :
Disposer tables et chaises en fonction du type de réunions.
Préparer la logistique :
Tableau papier
Ordinateur
Feutres de couleur
Vidéoprojecteur
Documents et supports
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Au niveau du club
Avantages : x x
Les personnes se voient
Cela facilite les interactions x x
L’animateur fait partie du groupe, il ne se distingue pas des autres
participants
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Organiser la salle …
x
Avantages : x x
les échanges sont facilités
l’animateur a une position particulière, en vue x x x
il peut facilement se déplacer
il régule plus rapidement le groupe
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Organiser la salle …
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Organiser la salle …
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Organiser la salle …
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Au niveau du club
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Au niveau du club
Convocation, invitation…
* C’est comme vous voulez mais ATTENTION, pensez à bien
choisir!!!… la date en fonction des participants.
exemple de mauvais choix (AG le soir d’un « match »)
* La date récurrente pour des réunions de bureau, c’est bien
exemple : 2ième lundi à 19h
* Ordre du jour précis (voir plus loin)
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L’animateur
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L’animateur
Son rôle
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Les rôles de l’animateur
En résumé:
Savoir …: Éviter de …:
Donner envie Imposer son point de vue à tout
Avoir de l’assurance prix
Être à l’aise Avoir le trac
Regarder le groupe Être arrogant
Maîtriser le temps Se justifier
Être précis (plan, questions) Être impatient
Faciliter les échanges Donner une impression de flou
Prendre en compte tous les Dialoguer à deux
avis
Se perdre dans les détails
Accepter de modifier un point
de vue
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Les techniques de communication
SUR LA FORME
La question ouverte :
« quel sujet souhaitez-vous aborder » engage les débats d’une façon large.
La question dirigée :
« si je comprends bien c’est cela que vous voulez dire »
question type de la reformulation pour obtenir l’accord du groupe
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Les techniques de communication
La question reflet :
« qu’en pensez-vous Monsieur Dupont ? »
question ouverte renvoyée à un membre du groupe
La question alternative :
« vous préférez effectuer le stage en février ou en avril ? »
impose un choix limité
La question écho :
« si nous étions mieux épaulés par les cadres, nous serions plus efficace ! »
Renvoi à la question posée dans les mêmes termes pour obtenir plus de précision
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Conseils pratiques d’animation
La clarté et la validation :
Posez des questions bilans après chaque explication
Faire la synthèse des points clés et idées fortes
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Après la réunion
Le compte rendu
– Il est obligatoire
– Il faut le faire vite
– Il faut le faire valider
– Il faut le classer
– Il indique
Les décisions prises
Qui fait quoi
Faire un QQOQCP
QUI (qui je convoque, qui anime, qui…
QUAND (choix judicieux de la date, pour les
réunions récurrentes, adopter une date fixe
décidée en début d’année et qui convient à
tout le monde; exemple le 3ième lundi à 20h)
OÙ : si possible toujours le même lieu
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QUOI : ordre du jour opérationnel, explicite
COMMENT : animation, objectif formalisé
pour chaque point de l’ODJ et minuté
exemple: « en 15 mn présentation du
calendrier et tour de table pour noter les
remarques)
POURQUOI : si on peut s’en passer, on s’en
passe (ou réunion téléphonique
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Possibilités de réflexions
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Parler face à un public
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Les 4 formes d’autorité
L’AUTORITE STRUCTURALE
Elle correspond à la place occupée dans une structure, un organigramme. Il
est bon que le manager ait bien connaissance de sa place au sein de celui-ci,
et que les membres de son équipe connaissent parfaitement l’étendue de son
action.
Il est recommandé de ne pas s’en servir si cela n’est pas vraiment nécessaire.
L’AUTORITE DE COMPETENCE
Le manager doit connaître le travail de ses équipiers ; dans certains cas il
pourra même les suppléer ; toutefois un équipier peut être techniquement plus
« pointu » dans un domaine précis.
La compétence peut toujours s’acquérir par étapes ; il est bon de savoir là
aussi se situer et de ne pas se targuer, au risque de perdre toute crédibilité,
de celle que l’on n’a pas réellement.
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Les 4 formes d’autorité
L’AUTORITE MORALE
Il s’agit là d’avoir un comportement en accord avec des valeurs morales
partagées.
Exemple : tenir parole ; respect des individus ; être prévenant et courtois ; traiter
l’équipe fermement, aimablement mais impartialement (exclure tout favoritisme qui
entraîne la mort de l’équipe et discrédite son manager) ; gérer les situations en
restant authentique, naturel et détendu ; associer confiance en soi et modestie,
humilité ; être l’exemple.
- le verbal 10%
( le sens des mots )
- le para-verbal 40%
(le ton, le rythme, le débit, la force, le timbre, ... ,
« l’emballage des mots »)
- le non-verbal 50%
(les attitudes , les gestes, le sourire, les regards, ...)
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