‫مهارة تدبير المكتب‬

‫تمهيــــــــــــد‪:‬‬
‫يحتاج اإلنسان في حياته إلى مجموعة من المهارات المختلفة التي تساهم في خلق جو من‬
‫االرتياح والشعور بالسعادة والرضى التام ‪ ،‬سواء في البيت أو في العمل‪....‬‬
‫ومن هذه المهارات معرفة كيفية تدبير المكتب ؛ فما المقصود بالمكتب؟ وما المقصود بتدبيره؟‬
 ‫التعريفات‪:‬‬
‫• المكتب‪ :‬نقصد بالمكتب مجال العمل الذي نشتغل فيه ‪ ،‬وهو مصطلح يطلق على الطاولة التي‬
‫عليها نكتب كما يطلق على الغرفة التي نشتغل فيها‪...‬وهذا المعنى األخير هو ما نقصده بالكالم‬
‫هنا ‪ ،‬مع العلم أن المعنى األول داخل هو أيضا ومشمول بما نرمي إليه‪.‬‬
‫• التدبير‪ :‬هو التسيير والتنظيم والترتيب وحسن التصرف‪...‬‬
‫فيصير تدبير المكتب تسييره وتنظيمه وترتيبه وحسن التصرف فيه‪ .‬وذلك يشمل تدبيره على‬
‫مستويين‪ :‬مادٍّي ومعنوٍّي على التفصيل التالي‪:‬‬
 ‫أوال – المستوى المادي‪:‬‬
‫ونقصد به التجهيزات واألدوات المكتبية المساعدة على العمل ‪ ،‬ونختصره في النقاط التالية‪:‬‬
‫• الحرص على نظافة المكتب ونقائه بشكل منتظم‪...‬‬
‫• العناية بالملفات وذلك بصيانتها وترتيبها وتصنيفها وترقيمها ‪ ،‬مع ضرورة اتباع نمط موحد‬
‫من التصنيف ‪ ،‬سواء تعاملنا معها ورقيا أو معلوماتيا[التصنيف عينه في الحاسوب]‪.‬‬
‫• يجب توفير خزانات ودواليب ورفوف ُمِع ينة على هذا الغرض‪...‬‬
‫• يندب عنونة خاناتها حسب محتواها لتسهيل الوصول إليها‪...‬‬
‫• جمع األوراق المشتغل بها فور االنتهاء منها لتجنب بعثرتها وعشوائيتها ثم ضياعها[احتمال‬
‫رمي أو تمزيق أوراق مهمة ]‪...‬‬
 ‫المستوى المادي‪ [:‬تابع ]‬
‫• يستحسن استعمال الدفاتر أو المذكرات أو جامع األوراق [‪ ] classeur‬لتسجيل المعلومات‬
‫[هاتف – عنوان – مهمة – موعد‪ ]...‬لتفادي ضياع الوثائق ( األوراق سياحة)‪.‬‬
‫• االحتفاظ على سطح طاولة المكتب باألدوات المستعملة فقط لتفادي التشويش‪...‬‬
‫• وضع سلة المهمالت بالقرب من مقعد الموظف لتسهيل عملية التخلص من األوراق واألشياء‬
‫غير النافعة ( يستحسن إحراق تلك األشياء بأنفسنا تفاديا الطالع الغير عليها)‪ .‬األوراق‬
‫• إبعاد المأكوالت والمشروبات عن األوراق والملفات والمستندات ألنها مظنة إللحاق الضرر‬
‫بها في أي لحظة (قصة الملف المتسخ )‪.‬‬
 ‫المستوى المادي‪ [:‬تابع ]‬
‫• تفقد المكتب وحسن ترتيبه يوميا قبل الخروج من العمل‪ [...‬لبناء سعادة الغد ]‪.‬‬
‫• حاسوب المكتب معني أيضا بالنظافة وحذف الملفات القديمة‪....‬‬
‫• المحافظة على تجهيزات المكتب وصيانتها وعدم تبذيرها بدعوى أنها ملك للدولة أو ملك‬
‫للشركة ‪ ،‬كما يفعل البعض‪.‬‬
 ‫ثانيا ‪ -‬المستوى المعنوي‪:‬‬
‫ونعني به ما يتصل بشخصية صاحب المكتب والمسؤول عن فريق العمل فيه وطبيعة العالقات‬
‫التي ينبغي أن تسود‪ ...‬ونمثل له بما يلي‪:‬‬
‫• العلم بالقوانين المنظمة لعمله ‪ ،‬المحددة لمهامه وصالحياته‪...‬‬
‫• وضع خطة عمل واضحة وممنهجة – سواء كنا وحدنا أو مع فريق – تفاديا لالرتجال‬
‫والعشوائية‪....‬‬
‫• توزيع المهام على موظفي المكتب ‪ ،‬وتحديد المسؤوليات والواجبات المطلوبة من كل واحد‬
‫لتفادي التواكل والتقاعس عن العمل‪....‬‬
‫• متابعة التنفيذ ومدى التزام الموظفين ‪ ،‬وذلك بمراقبة إنتاجينهم وتقييم أدائهم لضمان عمل‬
‫المكتب بكفاءة عالية ومردودية جيدة‪...‬‬
 ‫المستوى المعنوي‪ [:‬تابع ]‬
‫• اإلحاطة بجميع شؤون المكتب وما يدور فيه ( األراجيف – النميمة – طبيعة العالقات ‪) ...‬‬
‫• الجمع بين طيب المعاملة والحزم في اتخاذ القرارات المتعلقة بعمل المكتب (تغليب القانون‬
‫على العاطفة )‪.‬‬
‫• تيسير مسطرة العمل‪ :‬التقارب – العمل التسلسلي – إغاثة المنهوك‪....‬‬
‫• تشجيع المبادرات النافعة وتقبل اآلراء البناءة من الموظفين وعدم االستبداد بالرأي‪...‬‬
‫• احترام جميع موظفي المكتب وضمان حقوقهم الكاملة ( إنصاف المظلوم‪ -‬الترقيات‪.)..‬‬
‫• الحرص على خلق جو مناسب للعمل ومشجع عليه ومحبب فيه ‪....‬‬
 ‫المستوى المعنوي‪ [:‬تابع ]‬
‫• التدخل السريع وفي الوقت المناسب لفض بعض النزاعات بين الموظفين في المكتب‬
‫والحرص على إصالح ذات بينهم ما أمكن‪...‬‬
‫• ترشيحهم بين الفينة واألخرى لالستفادة من الدورات التكوينية المناسبة والمتاحة زيادة في‬
‫تأهيلهم وتطويرهم‪...‬‬
‫• توفير الدعم النفسي لهم عند كثرة األشغال عليهم‪.....‬‬
‫• السؤال عمن تغيب منهم عن عمله من أجل االطمئنان عليه وتتبع أحواله ‪ ،‬وليس لمعاتبته أو‬
‫محاسبته ‪ ،‬حتى نستعلم عن أوضاعه‪...‬‬
 ‫المستوى المعنوي‪ [:‬تابع ]‬
‫• إعطاء فرصة ثانية للمخطئ منهم واألخذ بيده لتصحيح خطئه بدل المعاقبة‪...‬‬
‫• الفرح بفرح أحد موظفي المكتب والحزن لحزنه [ المشاركة الوجدانية ]‪.‬‬
‫• إعطاء قيمة لزمالء العمل وعدم قبول الطعن في أحدهم ولو كان مخطئا ‪ ،‬مع نصحه عند‬
‫االختالء به لتصحيح خطئه‪....‬‬
‫• ‪......‬‬
 ‫خاتمـــــــة‪:‬‬
‫من الظاهر أن مراعاة جميع األمور التي ذكرناها آنفا ُيَو ِّر ث صاحبه نجاحا وارتياحا في عمله‬
‫وتمتد آثاره إلى سعادته في البيت والشارع ومع أصدقائه‪....‬‬

‫شكرا على انتباهكم‬

‫والسالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬