DIVISI PELAYANAN MEDIS & KEPERAWATAN RS QIM BATANG ROMY WIJAYA

SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
“Pergi dan lihatlah sendiri kenyataan yang harus dirasakan di tempat kerja dimana pekerjaan benar-benar
sedang berlangsung, mengamati gejala-gejala (symptom) permasalahan dan pengaruhnya terhadap
proses tersebut.”
MARI PERGI KE TKP!!
TKP - Tempat Kejadian Perkara = Genba = Prinsip Dasar Sebuah Supervisi

“Pergi dan melihat sendiri ke tempat sesungguhnya (GENBA),

untuk mendapatkan fakta tentang hal / kegiatan yang
sebenarnya dan tidak membuat asumsi (GENBUTSU),
memahami situasi keseluruhan tentang masalah ini untuk
melihat apa lagi yang mungkin terjadi (GENJITSU), akan
menghasilkan alasan yang menjelaskan apa yang terjadi (GENRI),
menciptakan panduan setiap tindakan atau tindakan yang
mengarahkan hasil untuk dikembalikan ke standarnya
(GENSOKU).”
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
5 alasan kenapa manajemen perlu menerapkan Supervisi

1. Mudah melihat perubahan

Untuk industri kesehatan seperti rumah sakit yang sebagian besar aktivitas op-
erasionalnya dilakukan di shop floor (pelayanan) dan memiliki proses adminis-
tratif yang begitu rumit, terkadang membuat hal-hal yang terjadi di area tersebut
berkembang dengan sendirinya, bahkan tidak jarang terjadi di luar ekspektasi.
Meskipun prosedur, aturan serta laporan yang dimaksudkan sering berkembang
dalam beberapa cara menyimpang atau tidak berkembang sama sekali namun,
hal ini tetap menjadi informasi yang penting. Sehingga Supervisi berjalan akan
membantu mengidentifikasi hal-hal apa saja yang sudah menyimpang dari
prosedur awal.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
5 alasan kenapa manajemen perlu menerapkan Supervisi

2. Manajemen dan staf tetap terhubung

Dalam beberapa kasus, cukup sering terjadi bahwa pihak manajemen tidak
mengetahui hal-hal penting yang terjadi di Pelayanan Pasien , seperti posisi mas-
ing-masing staf, apakah prosedur operasional sudah diikuti dengan benar, dan
lain sebagainya. Hal tersebut, tentu menjadi bukti adanya cacat manajemen.
Meskipun para manajer dan eksekutif memang tidak diharapkan untuk menge-
tahui setiap detail dari aktivitas operasional di pelayanan pasien, namun dengan
seringnya Supervisi berjalan dilakukan area pelayanan pasien hal tersebut akan
membantu para manajer dan eksekutif tetap mengetahui hal-hal penting dan
menjaga tujuan besar dari aktivitas di pelayanan sehari hari.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
5 alasan kenapa manajemen perlu menerapkan Supervisi

3. Memastikan bahwa seluruh staf mengikuti aturan yang ditetapkan

Manajemen terlalu sering mengeluarkan instruksi mereka, baik itu saat dalam
pertemuan singkat atau melalui surat, serta membuat prosedur, dan kemudian
meminta staf melaksanakan instruksi tersebut. Namun, permasalahan timbul
ketika terjadi kesalahpahaman antara instruksi yang diminta dengan prakteknya
di Pelayanan Dasar. Dengan penerapan Supervisi berjalan, manajemen dapat
memastikan staf telah mengikuti instruksi dengan benar dan tepat waktu.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
5 alasan kenapa manajemen perlu menerapkan Supervisi

4. Menjalin komunikasi yang baik

Hampir semua manajer memiliki kemampuan yang baik dalam hal komunikasi.
Komunikasi ini dilakukan untuk mengetahui cara kerja proses, bagaimana aktivi-
tas operasional dilakukan dan bagaimana nilai-nilai tetap tercipta selama proses
berlangsung. Namun, hampir sebagian besar waktu yang digunakan ketika man-
ajer berbicara dengan staf, dihabiskan dengan hanya membicarakan prosedur
dan kualitas apa yang dibutuhkan. Hal ini menunjukkan bahwa manajer tidak
memahami apa yang sebenarnya terjadi di Pelayanan Dasar pasien. Para staf
menganggap pihak manajemen tidak memahami keadaan riil di area kerja
mereka. MelakukanSupervisi berjalan membantu manajer menjalin komunikasi
yang baik dan mengidentifikasi apa yang sebenarnya harus diperbaiki sehingga
perbincangan antara manajer dan staf mencerminkan perbaikan yang nyata.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
5 alasan kenapa manajemen perlu menerapkan Supervisi

5. Saling menghargai

Aktivitas Supervisi berjalan bukanlah sebuah inspeksi. Supervisi/Ronde berjalan

adalah sebuah cara untuk menunjukkan ketertarikan dan kepedulian kepada
orang-orang yang melakukan pekerjaan penting demi kesuksesan perusahaan.
Biasanya para staf akan bangga terhadap prestasi yang mereka dapatkan dari
pekerjaan yang mereka lakukan, dan ingin melihat bahwa manajemen peduli ter-
hadap mereka. Supervisi berjalan adalah kesempatan untuk memeriksa apakah
segala sesuatu yang diperlukan untuk pekerjaan mereka tersedia, dapat digu-
nakan, dan lain sebagainya. Supervisi berjalan juga merupakan kesempatan un-
tuk menunjukkan kepada lower staff bahwa mereka juga sama pentingnya den-
gan level staff lainnya. Anda bisa melakukan hal sederhana, seperti ucapan se-
lamat pagi yang tulus kepada para staf di Pelayanan Pasien, hal tersebut dapat
membuat hari mereka lebih baik.***
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
Tips Untuk Kegiatan Supervisi

1.Pengalaman atau “ Jam Terbang” menjadi sangat penting bagi pimpinan

maupun Tim dilapangan dalam melakukan supervisi, mungkin bagi yang
baru pertama kali akan terlihat canggung, namun berjalan seiring waktu
para pimpinan dan tim akan terbiasa dan lebih nyaman, begitu pula
dengan para staf yang dikunjunginya

2.Selalu pergi Supervisi dengan suatu Tujuan- Apakah akan memeriksa

kemajuan dari improvement yang telah di buat?
- Apakah untuk memerikasa standar kerja?
- Apakah untuk memeriksa mutu, biaya dan realisasi atau suatu tindak lanjut

Hal ini sangat penting bahwa para pemimpin akan SUPERVISI untuk memeriksa
aspek kerja dari para staf. Jika tidak dengan suatu tujuan yang terencana maka
kunjungan akan berisiko karena dianggap sebagai kegiatan mencari sensasi
atau sebagai publikasi untuk mencari popularitas.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
Tips Untuk Kegiatan Supervisi

3.Tidak menjadikan masalah STAF menjadi miliknya (pribadi / personal). Para

pemimpin terbiasa dengan masalah kemudian memecahkan masalahnya. Saya
melihat banyak pemimpin yang mengambil alih atau menjauhkan masalah dari
staf kerja di bawahnya bahkan ketika sudah ada tim yang dibentuk khusus untuk
memecahkan masalah pun masih memisahkannya. Tujuan dari kunjungan SU-
PERVISI adalah untuk melihat langsung proses yang dikerjakan oleh staf dan
melatih serta melakukan penyesuaian. Tidak untuk mengambil alih tanggung
jawab para staf.

4.Gunakanlah hirarki organisasi. Dengan kata lain, jika pemimpin senior akan
pergi SUPERVISI maka bawahannya harus turut pergi bersamanya. Para mana-
jer tingkat menegah akan berusaha keras, bergumul dengan keadaan ini dan
akan menjadi semakin rumit ketika atasan mereka memberikan pembinaan lang-
sung kepada staf mereka. Namun tantangan ini akan hilang seiring dengan ber-
jalannya waktu.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
Tips Untuk Kegiatan Supervisi
5.Ter-organisir. Staf di unit harus tahu bahwa kita datang dengan suatu tujuan.
Berhati-hatilah untuk tidak membanjiri staf dengan berbagai tujuan. Perhatikan
nada, intonasi bicara dan energi kita. Catat dengan baik dan dengarkanlah suara
dari para staf. Selalu tinggalkan staf dengan satu atau dua pertanyaan dan /
atau langkah-langkah berikutnya yang akan dilakukan oleh staf tentang apa saja
yang kita harapkan pada kunjungan berikutnya. Ketika kita kembali ke kantor,
buatlah sebuah ringkasan di catatan dan kirimkan pada para staf dengan pesan
ucapan terima kasih serta penekanan pada pertanyaan / langkah berikutnya kita
inginkan untuk dicapai oleh staf.
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
Tips Untuk Kegiatan Supervisi

6.Selalu memulai di tempat dimana terakhir kali kita kunjungi. Kembangkan

sistem manajemen pengetahuan sehingga kita dapat melacak catatan dan per-
mintaan dari setiap kunjungan. Staf akan terpesona ketika seorang pemimpin
senior muncul dan ingat segala sesuatu dari kunjungan terakhir dan tanyakan
kepada para staf bagaimana mereka mencapai kemajuan dengan menjawab per-
tanyaan-pertanyaan yang diajukan selama kunjungan sebelumnya.

7.Pada akhirnya, sesi umpan balik. Mintalah kepada staf, rekan atau atasan
bersama-sama untuk memberikan pembinaan langsung di tempat kerja
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
Pertanyaan untuk para pemimpin (dlm melakukan SUPERVISI)

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan bagi KITA sebagai pimpinan yang berorientasi
pada peningkatan berkesinambungan di proses operasionalnya:
1. Apakah KITA merasakan beban pekerjaan, masalah di lapangan dari hari ke hari yang
semakin berat?
2.Apakah menurut KITA bahwa kegiatan SUPERVISI ini adalah sangat penting?
3.Apakah KITA mengalami kesulitan dalam mengalokasikan waktu untuk merealisasikan
kegiatan SUPERVISI ini?
4.Seberapa seringkah KITA melakukannya?
5.Apakah KITA melakukan kegiatan SUPERVISI ini hanya ketika terjadi masalah di la-
pangan?
6.Bagaimanakah caranya KITA dalam mendisiplinkan kegiatan SUPERVISI ini?
7.Berapa lama waktu yang biasa KITA gunakan untuk SUPERVISI?
SUPERVISI
MONITORING-EVALUASI-CONTROLING
SUPERVISI DILAKUKAN PADA 4M 1E
DIVISI PELAYANAN MEDIS & KEPERAWATAN RS QIM BATANG ROMY WIJAYA

TERIMA KASIH
MATUR NUWUN