PREPARAÇÃO DE

UMA REUNIÃO

Gonçalo Ribeiro – 2231552

Tecnologia Automóvel Manuel Tavares – 2231563

Novembro 2023 Rodrigo Domingos – 2232408
Comunicação Tecnologia Informação Vicente Antunes - 2230245
 TÓPICOS A ABORDAR

• A mão no volante, olhar na estrada •Agenda, hora e local

• Preparação dos assuntos •Objetivo da agenda

• Objetivo de um Líder •Cuidados a ter numa reunião

A MÃO NO VOLANTE, OLHAR
NA ESTRADA
 O líder deve estar na reunião sempre atento à plateia que o
rodeia e ao que se passa na mesma.
PREPARAÇÃO DOS ASSUNTOS

• Deve:
• Preparar os assuntos previamente

• Preparar com quem vai trabalhar

• Preparar como vai trabalhar

OBJETIVO DE UM LÍDER

 Líder Enviar uma Receber uma

mensagem resposta

Dar informações de forma eficaz,

e explicita de modo a não perder Dar
tempo a englobar todos os lados informações
da mesma
SELEÇÃO DOS PARTICIPANTES

Divide-se em dois tópicos :

• Seleção das pessoas a convocar

• Reflexão sobre o modo dos mesmos

SELEÇÃO DOS PARTICIPANTES

Devemos ter em conta os que:

• Podem contribuir para a resolução do problema;

• Estão disponíveis para fornecer o seu

contributo;

• Tem o poder de tomar decisões ;

• Responsáveis por essas mesmas decisões;

 SELEÇÃO DOS PARTICIPANTES

• É importante ter em conta que não é • Ter atenção ao número de

necessário convocar pessoas que não participantes dentro da sala onde
estão dispostas a colaborar com a decorre a apresentação (ideal entre 5
apresentação, pois irá causar mau a 7 pessoas)
ambiente.
 SELEÇÃO DOS PARTICIPANTES

Reflexão sobre os comportamentos, estar atento a:

• Quem costuma intervir mais? • Qual o tom de voz mais usual?

• Respeita os outros? • Quem fala depois de quem?

• Quem tem o hábito de • Sabe estar durante a reunião?

interromper?
SELEÇÃO DOS PARTICIPANTES

O líder deve ter em consideração que não são todos iguais, existem várias características de
personalidades, tais como os:

Participantes passivos
Participantes que tendem a dominar, monopolizar
Participantes “do contra”
Participantes agrestes
Participantes engraçados “dar nas vistas”
 SELEÇÃO DOS PARTICIPANTES

• Durante a reunião irão existir várias tipologias possíveis de

participantes .

• O declamador terá de ter o cuidado de se adaptar aos diversos

tipos e perceber a forma de os cativar.

TIPOLOGIAS POSSÍVEIS DE PARTICIPANTES

Entusiastas
Desorganizados
Obstinados “Teimosos”
Protagonistas
Tímidos
AGENDA, HORA E LOCAL

 O que tem por base uma agenda:

 Uma agenda ou uma ordem de trabalho é um contrato entre o

líder e os participantes contudo, deverá haver flexibilidade entre
todos para que possam discutir ideias do que vai ser feito.
OBJETIVO DA AGENDA:

• Permitir que os • Impele o líder a • Transmitir aos

participantes se organizar os seus participantes a noção das
preparem; pensamentos, as suas prioridades e da
prioridades e a reunião importância relativa dos
propriamente dita; vários assuntos.
OBJETIVO DA AGENDA

• A 0rdem de trabalho deve conter:

• Hora

• Local

• Data

• Duração

• Assuntos a tratar

• Tempo dentro dos assuntos

CUIDADOS A TER NUMA REUNIÃO

Tempo :

 Uma reunião deve durar cerca de duas horas, caso seja preciso exceder
esse tempo deve contemplar um intervalo a cada noventa minutos;

Pontualidade:

 A pontualidade é fundamental, isto transmite uma mensagem de

respeito perante os participantes
 CUIDADOS A TER NUMA REUNIÃO

 Horário

 Devemos ter em conta que as

reuniões mais produtivas são as que
decorrem no período da manhã;

 Deve-se ter especial atenção que não

se deve marcar estas reuniões para o
inicio ou final da semana pois podem
existir distrações relacionada com o
fim-de-semana
CUIDADOS A TER NUMA REUNIÃO

 Local
 É aconselhável que seja agradável e
comodo para que as pessoas se
possam sentir bem e igualmente
estarem confortáveis, deve ser
distante de fontes de ruido e
distrações.
 Locais muito amplos ou grandes
devem ser evitados pelos problemas
acústicos que podem gerar .
Obrigado pela vossa atenção