COMUNICACION

Johand Palencia Nancy Arvalo Marzo, 2003

COMUNICACION
ANTECEDENTES:
Hemos llegado a la edad del shock del futuro

COMUNICACION
ANTECEDENTES: Hemos llegado a la edad del shock del futuro: Rapidez de las comunicaciones telefnicas. Red de satlites espaciales

Los avances de las comunicaciones tecnolgicas no estn relacionadas positivamente con el xito de las comunicaciones interpersonales

COMUNICACION
En 1956, William Whyte catalog a la mayora de las personas como HOMBRES ORGANIZACIN

COMUNICACION
El verbo comunicar proviene del latin comunicare. Significa accin, efecto de hacer a otro partcipe de lo que uno tiene, descubrir, manifestar o hacer saber. Existe tendencia a comunicar en sentido descendente u horizonal y proporcionar instrucciones e informacin, pero no a escuchar en sentido inverso.

CONTENIDO DE LA COMUNICACION
Los datos, conocimientos, ideas, experiencias, hechos, normas, principios, que permanecen en estado latente se convierten en objeto de la comunicacin debido a factores dinmicos. ASPECTOS QUE CONFIGURAN EL MENSAJE

Cdigo

Contenido

Tratamiento del mensaje

ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACION

Emisor

Transmisin

Receptor

Procedimiento

Procesos Primarios

Procesos Secundarios

El proceso de comunicacin no obedece a un desarrollo horizontal con extremos de iniciacin y terminacin. El factor ms importante del proceso es la respuesta o reaccin del receptor, ms an que el receptor mismo, respuesta que se revierte en el proceso y retroalimenta el ciclo.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

MENSAJES: La informacin que es percibida y a la que los receptores le dan un significado.

Tarea

Mantenimiento

Humanos

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

REDES: EJEMPLO Las organizaciones se componen de series de personas que ocupan distintas posiciones o representan distintos roles.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Descendentes
Directrices rden disciplina

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Ascendentes
Formular preguntas Recibir retroalimentacin Hacer sugerencias

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Horizontal
Coordinacin Resolucin de conflictos Rumores

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

INTERDEPENDENCIA: La organizacin es un sistema abierto cuyas partes estn relacionadas entre s y con su medio ambiente.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

RELACIONES Las redes por las que fluyen los mensajes de las organizacin estn conectadas por personas

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

FEED-BACK La respuesta que recibe el sujeto sobre sus actuaciones, comunicaciones o personalidad.

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Mis padres son pobres y yo no puedo esperar nada de ellos, ya que mi madre ha estado en la cama durante un ao con el mismo mdico y no quiere cambiar
Enveme una carta por favor e indqueme si mi marido ha hecho una instancia para una esposa y un nio.

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

No puedo conseguir ninguna ayuda econmica. Tengo seis hijos, puede decirme por qu
Le envo mi certificado de matrimonio y mis dos hijos, uno de ellos es una equivocacin, como usted puede comprobar.

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Siguiendo sus instrucciones he dado a luz unos mellizos en el sobre adjunto. hace dos semanas que a mi marido le han cortado su proyecto, y desde entonces no he recibido ningn alivio

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Con qu frecuencia le asignamos un significado a un mensaje y suponemos que, debido a que nosotros conocemos su significado, todo el mundo debe interpretarlo de igual manera?

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

COMUNICACIN TRANSACCIONAL Es un proceso recproco en el que ambas partes el emisor y el receptor, se afectan mutuamente al enviar y al recibir mensajes.

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

COMUNICACIN ES PERSONAL Jams dos personas son iguales. Debido a estas diferencias ambientales y psicolgicas, nuestras percepciones tambin sern distintas.

VARIABLES DE COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

COMUNICACIN ES SERIADA Los mensajes reproducidos en serie, cambian debido a prdidas, ganancias, absorciones y combinaciones a lo largo del camino recorrido desde sus fuentes hasta el destino final.

USTED ES LO QUE USTED DICE (QUIZS)

Scrates dijo una vez, habla para que pueda verte. no siempre decimos lo que somos; en muchos casos intentamos deliberadamente encubrir dicha informacin.

MENSAJES EMOCIONALES Y MENSAJES RACIONALES

los sentimientos del orador

expresa los pensamientos

PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES

Semnticas: cuando su origen radica en problemas de sentido, significacin, acepciones del lenguaje y de los smbolos que se utilizan y su decodificacin. Fsicas: fallas, deficiencias o seleccin inadecuada de la fuente de los medios utilizados para transportar el mensaje

PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES

Fisiolgicas: malformaciones, disfunciones y otras limitantes funcionales de las personas que intervienen el proceso Psicolgicas: parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo que le rodea Administrativas: la estructura y funcionamiento de la organizacin

CLASIFICACION DE LA COMUNICACION
En funcin de los medios de transmisin: La palabra oral y escrita Seales (audibles, visuales, perceptibles) y la comunicacin mmica

Smbolos convencionales y comunicacin grfica

Los medios mecnicos Comunicacin mixta

En funcin de su contenido
Comunicacin interna y externa

Comunicaciones formales, informales e implcitas

Comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales

El Rumor:
Las murmuraciones son medios de comunicacin, cuya circulacin depende de la frmula importancia por ambigedad. Pierden detalles de relato en relato y ganan otros. Su divulgacin se facilita por: temor, esperanza, hostilidad, curiosidad, falta de informacin.

Y si no hay comunicacin?
Falta de comprensin de los objetivos de la empresa Incapacidad de desempear cargos individuales de acuerdo con las normas ms estrictas posibles

Carencia de percepcin de las demandas del consumidor y de los desafos de la competencia

Y si no hay comunicacin?
Malas relaciones inmediatos con superiores

Crtica y mala comprensin entre departamentos

Incapacidad para proporcionar informacin franca a subordinados

Disminucin general del estado de nimo del personal

Los temas en la lista de informacin que un empleado promedio necesita saber: Planes futuros de la empresa Oportunidades de proreso en el cargo
Informacin relacionada con el puesto Mejoramiento de la productividad Prcticas y polticas del personal Posicin compaa competitiva mi puesto de en la la

Funcin de compaa

A quines y en dnde?
La respuesta a esta pregunta es todos y en todas partes, es decir, todo nivel y entre todo el personal. Pero esto no es tan sencillo, ya que cada nivel y cada vnculo requiere un tratamiento especial. Con una estructura flexible, todos los niveles laborales tienen cobertura por individuos cuyos cargos consisten en comunicar, que tienen por funcin hacer circular informacin hacia arriba, abajo y lateralmente.

Dos grupos a tener en cuenta en el proceso de comunicacin Sindicatos: No corresponde a su labor ser portadores de mensajes provenientes de la gerencia. Ningn sindicato debe interferir con un programa genuino de comunicacin de la empresa, con tal que se le haya informado de l.

Dos grupos a tener en cuenta en el proceso de comunicacin Asesores: Un asesor experimentado puede contribuir para detectar puntos dbiles en el programa de comunicacin o para implantar uno que aborde puntos que otras firmas han tomado en cuenta. Es importante recordar que es la empresa la que debe comunicar y no delegar esta funcin en el asesor.

Qu y cundo?

Deseo de Comunicar

Tener un mensaje

Comunicarlo

Como regla general, todo ejercicio comunicativo esta formado por un mensaje principal y unos subsidiarios. Es aconsejable en forma peridica preparar una lista para comunicarla: cifras anuales, negociaciones sobre sueldos, desempeo de los competidores, planes a largo plazo. Para cada tema se debe establecer el mensaje principal, los secundarios y el contenido general.

La informacin a presentar se puede clasificar en: operativa e informativa. La primera constituye el cmulo y el flujo de informacin esencial para el funcionamiento de la empresa (procedimientos operativos, instrucciones de manufactura, asignaciones de turnos, notificaciones de seguridad), mientras que la segunda comprende lo que la gente necesita saber (promociones, gente, otros trabajos, sueldos, alimentacin, beneficios)

Lista de Verificacin
Progreso
Venta de productos Participacin en el mercado Posicin comercial Cifras de circulacin Costos Productos de la competencia Inflacin ndice de calidad Seguridad Productividad Resultados financieros

Rentabilidad
Ventas y cargos a clientes Ingresos de otras fuentes Materiales Sueldos y salarios Depreciacin Inters Dividendos Reservas Cmo una unidad contribuy a las ganancias de la empresa

Planes y polticas Ley de salud y seguridad Programa de desarrollo de personal Planes de expansin Decisiones Comits de consulta Esquema pensional Poltica de publicidad Evaluacin de desempeo Reduccin de personal

Personal
Nombramientos Renuncias Ascensos Vacantes Traslado del personal Minutas Absentismo Premios por antigedad Rotacin de personal Trabajo extra Cursos de entrenamiento Manual de personal

y Cundo? La respuesta es siempre. Dentro de lo posible hay que dejar que sean los empleados los primeros en saber la informacin.. Toda persona responsable de la comunicacin debe llevar un diario y un planificador o cronograma con las fechas y momentos de entrega de informacin y ellas deben registrarse tan pronto como se las conozca. Con esto se puede planificar el momento importante de entrega y se necesita disciplina para llevarlo.

Ingredientes Esenciales
Obtencin de la informacin: Se requiere un sistema de recoleccin de datos. Conversin: La informacin debe convertirse a trminos que la gran mayora entienda Sencillez: Usar palabras cortas, no rimbombantes. Un buen consejo es leer las columnas financieras de los diarios. Toda comunicacin debe someterse a una prueba antes de publicarla.

Ingredientes Esenciales
Pertinencia: Necesitan estar enterados de esto? Desean saberlo? Es ameno? Ilustracin: Dar ejemplos siempre que sea posible con grficas, fotos, etc. Tarjet: Conoce bien a quienes recibirn su mensaje?

Comunicacin Escrita
Papeles oficiales de la empresa Boletines Hojas informativas Peridicos empresariales Otras comunicaciones escritas

Comunicacin Verbal
Recorriendo las instalaciones Reuniones masivas

Reuniones de representantes
Reuniones de departamentos Proyectores Diapositivas Retroproyectores Videos

Otros medios

Llevar Cuentas o Auditar el Proceso Encuestas

Entrevistas Grupos de trabajo Hacer algo con los resultados Evaluacin profunda de los siguientes puntos: Con quin debe comunicarse Qu debera comunicar Con quin en realidad se comunica Qu est comunicando

De qu forma debera comuniarse

Cmo se est comunicando