Gestión de Proyectos

Master en Evaluación de Proyectos

ITBA – UCEMA
Semana 9: Monitoreo y Comunicaciones

Master en Evaluación de 1 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
Master en Evaluación de 2 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
 Monitoreo y Comunicaciones
• La función de Control en Proyectos.
Manejo de variaciones. Análisis de causas y
consecuencias. Programas crash : análisis
de iniciativas para acelerar el proyecto.
• Reportes de variaciones. Gráficos de
Progreso. Informes de Progreso. Cambios
en el Proyecto: procedimientos y
documentación
Master en Evaluación de 3 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
 La función Control
 Es la función que se ejerce
para comprobar el
cumplimiento de políticas,
planes, objetivos o estándares.
 Control Estratégico:
relacionado con las decisiones
del negocio
 Control de Gestión :
relacionado con los resultados
de los procesos

Master en Evaluación de 4 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 La Función Control

• Registro y monitoreo variables

• Analizar variaciones

• Iniciar acciones correctivas

• Verificar su eficacia

Master en Evaluación de 5 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Control de Costos
• Estimación
• Contabilización
• Flujo de caja del proyecto
• Flujo de caja de la Organización
• Costos directos
• Overhead
• Otros
 incentivos
 penalidades
 reparto de utilidades

Master en Evaluación de 6 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Sistemas de Control
• Propósito
establecer
políticas
procedimientos
y técnicas
para aplicarlas en la gestión diaria
del control de proyectos y programas

Master en Evaluación de 7 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Sistema de planeamiento y control

Planeamiento
FASE PLANEAMIENTO

Autorización Recolección Reportes a

Contabilización
y Lanzamiento Información Clientes y
Costos
Tarea y Reporte Gerencia

FASE OPERATIVA

Master en Evaluación de 8 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Descripción Trabajo o
Form Autorización de Tareas
•describe el trabajo a realizar
•su organización
Autorización
y Lanzamiento •y el marco de tiempos de WBS
Tarea
Se usa para:
•liberar el contrato
•autoriza el planeamiento
•registrar las descripciones
•y lanzar las tareas a los
departamentos operativos

Master en Evaluación de 9 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 FORMULARIO AUTORIZACION TAREAS

WBS: 8-10-2007 ORDEN TRABAJO: D1385

FECHA ORIGINAL LANZAMIENTO 15-Oct-07
FECHA REVISION 01-Nov-07
REVISION #

CENTRO HORAS FECHA FECHA

DESCRIPCION DE COSTOS INICIO FINAL

TESTEO MATERIAL VB-2 DE ACUERDO 2400 150 29-Oct-07 05-Nov-07

AL PLAN Y MIL ESTÁNDAR G1485-52 2610 160
INCLUYE REPORTE ESCRITO 2621 140
2623 46
5000 600
AUTORIZADO POR:
FECHA

Master en Evaluación de 10 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Empresa

WBS Manufactura Ingeniería Laboratorio

Dise
ño

Paquete de Trabajo
Cuenta Nro.

Master en Evaluación de 11 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Como herramienta de Planeamiento

Debe permitir:
1. Planificar y programar el trabajo
2. Identificar los indicadores para medir el
progreso
3. Establecer presupuesto
1. costos directos
2. overhead
4. Identificar reservas
Master en Evaluación de 12 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
 Comprensión de Estándares

RESULTADOS

PROCESOS

Master en Evaluación de 13 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Estándares
PROCESOS RESULTADOS
Cualitativos Cuantitativos
• Personas • Cantidades
• Funciones • Costos
• Relaciones entre • Nivel de Calidad
factores • Tiempo para finalizar

Master en Evaluación de 14 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Información a proveer

• Visión del progreso del proyecto

• Relaciones entre los costos y los resultados de la
programación
• Identificar problemas potenciales con las fuentes
de recursos
• Proveer información a un nivel de síntesis práctico
para el project manager
• Demostrar que los hitos son válidos, se pueden
cumplir sus fechas y pueden auditarse
Master en Evaluación de 15 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
 •Determinación de la información y
Planeamiento comunicaciones de quienes tienen
de las intereses en el proyecto: destinatarios,
Comunicaciones plazos y medios

Distribución •Lograr la disponibilidad de la

de la información en tiempo
Gestión Información
de
Comunicaciones •Obtener y diseminar la información
Información de resultados; estado
de progreso
Resultados estimaciones

•Obtener, generar y diseminar información

Cierre relativa a fases formales del Proyecto
o su culminación
Administrativo

Master en Evaluación de 16 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Plan de Gestión de Comunicaciones

Estructura de archivos: información,

procedimientos, actualización y corrección.
Estructura de distribución
Descripción de la Información: formatos,
contenidos, convenciones y definiciones
Programas de emisión de informes
Métodos de acceso
Métodos de actualización y refinamiento del Plan de
Comunicaciones

Master en Evaluación de 17 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Como herramienta de Control

Debe permitir:
1. Medir los recursos consumidos
2. Medir estados y cumplimientos
3. Comparar los resultados con las proyecciones y
los estimados
4. Proveer la base para el diagnóstico y la
reprogramación

Master en Evaluación de 18 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Requerimientos de diseño del sistema

• Marco de referencia donde se integren tiempos, costos y

resultados
• Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos
• Rápida respuesta
• Capacidad de predecir resultados finales
• Datos apropiados y precisos para la toma de decisiones
para cada nivel de responsabilidad
• Información por excepción por análisis de problemas
de capacidad
• Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas

Master en Evaluación de 19 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Actividades de Planeamiento

• Estructura de Trabajo

• Descripción de tareas

• Programación

• Presupuesto

• Análisis contratos
Master en Evaluación de 20 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
 Relación Beneficio Costo
• Coordinación • Nuevos sistemas
• Comunicación • Recursos adicionales
• Reconocimiento • Entrenamiento en el
riesgos uso de técnicas
• Base para toma de
decisiones

Master en Evaluación de 21 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Resultados de la disciplina
• Políticas y procedimientos apropiados
• Fuerte énfasis en el cumplimiento de los resultados
• Reuniones efectivas con una agenda formal
• Revisiones periódicas de la alta gerencia de la
situación técnico financiera
• Simplificación de la auditoría de Proyectos

Master en Evaluación de 22 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Función Control: Primer propósito

• Verificación cumplimiento proceso vs. los planes

predeterminados
 los objetivos han sido traducidos exitosamente a
estándares de resultados
 los estándares de resultados son una representación
confiable de actividades y eventos
• Se han establecido presupuestos representativos
que permiten comparaciones

Master en Evaluación de 23 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Función Control: segundo propósito

• Control toma de decisiones

Plan, programa y presupuesto
Comparación entre la estimación y el uso
real de recursos
La estimación del trabajo remanente
La estimación de los recursos a utilizar
para completar el trabajo

Master en Evaluación de 24 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Análisis de reducción de costos

Costo
Proyecto
Posible
Costo del
Reducción
Cambio
Costos

ETAPA CICLO DEL PROYECTO

Master en Evaluación de 25 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Aceleración: programa de costo mínimo

• Se determina el camino crítico

• Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificación más bajo por semana
• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de
costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos

26
 Programas Crash: aceleración de proyectos

• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la

actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el
costo de intensificación para acortar una semana

 Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI

27
 Relaciones entre costos y tiempo

8000 Costo Intensivo

Costo directo (pesos)

7000
Suposición de costo lineal

6000
Costo de reducir
5000 el tiempo dos semanas
Costo Normal
4000

3000

2000

0
5 6 7 8 9 10
Tiempo Intensivo Tiempo Normal

28
 Búsqueda de información y comunicaciones

EV
INFORMACION

Tareas - Informe Mensual

Materiales - Informe semanal

de Tareas
Otras cargas
directas - Informes comparativos

Overhead - Informes Variaciones

AC PV

Master en Evaluación de 29 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 Variaciones
• Desviación respecto del Plan
Programa
Costos
Resultados técnicos

• Permiten verificar los sistemas

de planeamiento y
presupuestación
Master en Evaluación de 30 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
Función Definición
Valor Planificado
Costo presupuestado del trabajo programado para ser
PV completado de una actividad o componente de la EDT

Valor Ganado
Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente
EV completada de una actividad o componente de la EDT

Costo Real
Es el costo total incurrido en la realización del trabajo
AC de la actividad del cronograma o componente de la
EDT

31
 Variación Sigla Obtención

Variación de
Costos CV CV = EV – AC
Valor negativo= costo>al presupuestado

Variación de
Programación SV SV= EV – PV
Valor negativo= atraso programa

Variación de
Costos CVP CVP= (CV / EV)*100
Porcentual
Variación de
Programación SVP SVP= (SV / PV)*100
Porcentual

32
 Gestión de Costos

Valores acumulados [$]

Presupuesto
Costo Real PV Variación
AC de Costos
Variación
Programa
Trabajo realizado a
EV costo presupuestado
Tiempo [Período]

33
 Porción del Costo directo e indirecto
Porción del costo estimado presupuesto incurrido en el
aprobado asignado a una equivalente al el trabajo realizado
actividad Trabajo realizado
Earned Value

Elemento Presu- Trabajo Trabajo Variación de Costos Variación Programa

puesto Real a Real a
[$] [% ] [$] [% ]
WBS Costo Costo
Presup. Real (4)= (5)= (6)= (7)=
(1) (2) (3) (2)-(3) (4)*100/ (2)-(1) (6)*100/
PV EV AC (2) (1)
1 .-Plan Pilot o 63 0 00 5 8 00 0 62 5 00 -4 5 00 -7.8 -5 0 00 -7.9
2 .-Che ck lis t 64 0 00 48 0 00 46 8 00 1 2 00 2.5 -16 0 00 -2 5.0
3 .-Cont enido 23 0 00 20 0 00 23 5 00 -3 5 00 -1 7.5 -3 0 00 -1 3.0
4 .-Evaluación 68 0 00 68 0 00 72 5 00 -4 5 00 -6.6 0 0.0
5 .-Soport e 12 0 00 10 0 00 10 0 00 0 0.0 -2 0 00 -1 6.7
6 .-Ma nual 7 0 00 6 2 00 6 0 00 2 00 3.2 -8 00 -1 1.4
7 .-Plan 20 0 00 13 5 00 18 1 00 -4 6 00 -3 4.1 -6 5 00 -3 2.5
act ua liz ado
T OTAL 25 700 0 22 370 0 23 940 0 -1 5 7 0 0 -7 . 0 -3 3 3 0 0 -1 3 . 0

Master en Evaluación de 34 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
• Indice de costos

Trabajo real a costo presupuestado (EV)

=
Trabajo real a costo real (AC)

se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto”

Master en Evaluación de 35 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
• Indice de programación

Trabajo real a costo presupuestado (EV)

=
Trabajo programado a costo (PV)
presupuestado

se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto

Master en Evaluación de 36 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
 13 Nov 2007
18:30 a 21:30 PM
Aula 3004

Master en Evaluación de 37 Gestión de Proyectos

Proyectos Ing Pedro del Campo
Master en Evaluación de 38 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
Master en Evaluación de 39 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo
Master en Evaluación de 40 Gestión de Proyectos
Proyectos Ing Pedro del Campo