Tema 4

LA EJECUCION DE UN PROYECTO

CARLOS HERNANDEZ P
DIRECCION Y GESTION DE PROYECTOS
 1. DOCUMENTOS DE GESTION
A TENER EN CUENTA

2. GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
REUNION DE INICIO O DE
TEMAS A TRATAR
LANZAMIENTO DEL PROYECTO
(SESIÓNES 6 Y 7)
(KICK OFF)
3. GESTION DE LAS
EXPECTATIVAS

4. LA FINALIZACION DEL
PROYECTO (CIERRE)
 REUNION DE INICIO O DE LANZAMIENTO DEL PROYECTO
(KICK OFF)

QUÉ ES? CUANDO SE HACE?

ES UNA REUNION QUE COMUNICA LOS
OBJETIVOS DEL PROYECTO, EN ELLA SE
OBTIENE EL COMPROMISO DEL EQUIPO
QUE PARTICIPARA Y SE EXPLICAN LOS
ROLES Y LAS RESPONSABILIDADES DE
LOS INTERESADOS TANTO DIRECTOS
COMO INDIRECTOS.
Muchas veces se realiza en el momento en que el patrocinador (sponsor) autoriza el ACTA DE
CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO, sin embargo, la información recogida en esta acta a veces
no es suficiente para aclarar las dudas que se puedan presentar en la Kickoff; Es por esto, que en
función del tipo y las características del proyecto, la reunión de lanzamiento podría posponerse hasta
disponer de la información mas detallada (objetivos, alcance, costo, riesgos, supuestos, etc.) y así dar
la orden de arranque.
“OJO: COMO MÍNIMO SE DEBEN TENER CLAROS LOS OBJETIVOS Y EL ALCANCE DEL PROYECTO”.

NOTA:
En la ultima edición (6ª) de la Guía PMBOK® se establece lo siguiente respecto a cuándo celebrar la Kick off:
A. Proyectos pequeños: en los que el mismo equipo de proyecto se encarga de la planificación y ejecución del proyecto, la reunión de
lanzamiento ocurre justo a continuación de la aprobación del acta de constitución del proyecto.
B. Proyectos grandes: en los que un equipo de dirección del proyecto se encarga de realizar la planificación inicial antes de incorporar al resto de
miembros del equipo, lo habitual es realizar la reunión de lanzamiento como parte del grupo de procesos de ejecución.
C. Multiproyectos: la reunión de lanzamiento se realiza al principio de cada uno.
 ACTA DE CONSTITUCION

QUÉ ES? QUIEN LA HACE?

ES UN DOCUMENTO FIRMADO POR EL PATROCINADOR O
SPONSOR QUE OTORGA LA AUTORIDAD NECESARIA PARA EJERCER POR LO GENERAL, ES LA ENTIDAD
NUESTRO ROL COMO DIRECTORES DE PROYECTO; ESTE DOCUMENTO PATROCINADORA (SPONSOR) LA ENCARGADA
NOS AUTORIZA A ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN A DE REALIZARLA, AUNQUE SE RECOMIENDA
TODAS Y CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. QUE EL DIRECTOR DE PROYECTO PARTICIPE EN
SU ELABORACIÓN.

QUE DEBE CONTENER?

CONTINE COMO MÍNIMO: A) LA JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO. B) LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. C) LOS REQUISITOS DE ALTO NIVEL. D)
LOS SUPUESTOS Y LAS RESTRICCIONES. E) LOS RIESGOS. F) EL RESUMEN DEL CRONOGRAMA (HITOS) G) EL RESUMEN DEL PRESUPUESTO. H)
LA LISTA DE INTERESADOS. I) LOS REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO. J) EL DIRECTOR DE PROYECTO ASIGNADO, RESPONSABILIDAD
Y NIVEL DE AUTORIDAD. K) EL NOMBRE Y EL NIVEL DE AUTORIDAD DEL PATROCINADOR O DE QUIÉNES AUTORIZAN EL ACTA.
“LA PERSONA QUE FIRMA EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEBE SER CAPAZ DE COMPROMETER RECURSOS PARA SU EJECUCIÓN”
ACTA DE CONSTITUCION (EJEMPLO BASICO )
1. DOCUMENTOS DE GESTION A TENER EN CUENTA
PERMITEN HACER SEGUIMIENTO A LA INFORMACION CLAVE, LOS DIFERENTES PROCESOS Y ETAPAS DEL
PROYECTO.
 2. GESTION DE LAS COMUNICACIONES

ES DISEÑAR Y DESARROLLAR UN PLAN ADECUADO PARA LAS

COMUNICACIONES DEL PROYECTO SOBRE LA BASE DE LAS NECESIDADES Y
LOS REQUISITOS DE INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS; ES DECIR
IDENTIFICA Y DOCUMENTA EL ENFOQUE A UTILIZAR PARA COMUNICARSE
CON LOS INTERESADOS DE LA MANERA MÁS EFICAZ Y EFICIENTE.
A TENER EN CUENTA:
• SI LA GESTION DE COMUNICACIONES NO ESTA BIEN DISEÑADA SE
PUEDEN GENERAR: DEMORAS EN LA ENTREGA DE MENSAJES,
COMUNICACIÓN A LA AUDIENCIA EQUIVOCADA Y MALA
INTERPRETACIÓN O COMPRENSIÓN DEL MENSAJE TRANSMITIDO.
• TODOS LOS IMPLICADOS EN EL PROYECTO SE DEBEN MANTENER
INFORMADOS, RESPECTO DEL COMPORTAMIENTO (AVANCE) DE ESTE,
PARA GESTIONAR ADECUADAMENTE LAS EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS.
• LAS COMUNICACIONES BIEN MANEJADAS PUEDEN EVITAR Y/O
REDUCIR CONFLICTOS Y MANTENER EL EQUIPO COHESIONADO Y
MOTIVADO.
GESTION DE COMUNICACIONES (EJEMPLO)
 3. GESTION DE LAS EXPECTATIVAS

ES DEFINIR LAS LÍNEAS BASE Y GERENCIAR SOBRE ESTAS,

COMUNICANDO LAS DISTINTAS VARIACIONES QUE SE PUEDEN
PRESENTAR.

NO HAY QUE DAR NUNCA POR SENTADO, PARA ELLO:

1. CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DEBE SABER LO QUE SE ESPERA DE ÉL.

2. ES PREFERIBLE EXCEDERNOS CON LA COMUNICACIÓN QUE NO
LLEGAR.
3. CONFIRMAR QUE LOS MENSAJES LLEGAN Y SON ENTENDIDOS
CORRECTAMENTE.
4. VALIDAR PERIÓDICAMENTE QUE REALMENTE ESTÁN ALINEADOS
SOLUCIÓN CORRECTA Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.
5. MANTENERSE ALERTA SOBRE LAS EXPECTATIVAS QUE MANTIENEN
TODOS LOS IMPLICADOS: “TRABAJAMOS TODOS EN LA MISMA
ONDA”
FIN SESIONES 6 Y 7

PROXIMA SEMANA
(CONTINUACIÓN)