ALUR DAN FITUR DMS

(DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM)

KEDEPUTIAN BIDANG SINKA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
2022
 ALUR PERMOHONAN USER DMS

Menginput dalam
USER LOGIN Aplikasi DMS sesuai
dengan ketentuan
Ke alamat
Https://docu-ms.bkn. Usul Permintaan ADMIN DMS
go.id
USER LOGIN
Privilage User Menginput
KEMBALI
DMS Privilage
dengan
menggunakan User login kembali ke
Mencantumkan NIP,
Username dan halaman DMS dengan
Nama, Jabatan, dan
Password MySAPK privilege baru
Unit Kerja Pengguna

2
 LEVEL USER DMS
Loket Peminjaman
Pra Scanner DMS Data Protection Officer
Dokumen

Loket
Scanner DMS Cek Dokumen DMS Pemberian/Pengembalian
Dokumen

Verifikator DMS Kordinator Ruang Takah Administrator DMS

Validator DMS Runner Direktur Arsip Kepegawaian

3
 FITUR DMS

Pengajuan Peminjaman Pengajuan Peminjaman Doku- Penyimpanan Dokumen di

Pra Scan
Dokumen Fisik men Digital Ruang Takah

Verifikasi Peminjaman Verifikasi Peminjaman Doku-

Scan Check Out DST
Dokumen Fisik men Digital

Pengambilan Dokumen Fisik Retensi Pensiun

Verifikasi Scan Notifikasi
Ruang Takah

Check Out Pengambilan Dok- Retensi Dokumen

Validasi Scan Dashboard
umen Fisik

Pencarian Dokumen Pemberian Dokumen Fisik

Download Dokumen Pengembalian Dokumen Fisik

Manajemen Ruang takah Penyimpanan DST

 ALUR DOKUMEN ARSIP KEPEGAWAIAN
Validasi Data yang terdapat
DOKUMEN Memindai Dokumen dalam database SIASN
MASUK berdasarkan Jobscan dengan Data-data yang
dari Pra-Pindai tertera pada Dokumen Fisik
Unit Arsip
Kepegawaian VERIFIKASI VALIDASI DATA
Menerima Berkas PRA-PINDAI PEMINDAIAN
Fisik
PINDAI PINDAI

Verifikasi/Pemeriksaan
Memilah setiap
Hasil Pindai berdasarkan
Dokumen Fisik Per
Dokumen Fisik yang
NIP dan Per Jenis
diterima
Dokumen
Bagi Dokumen yang di-approve
Validasi, Dokumen Digital nya akan
dilakukan sinkronisasi dengan SIASN

PENYIMPANAN
SIKRONISASI
DOKUMEN KE
SIASN
RUANG TAKAH

Penyimpanan Dokumen Fisik dalam

Ruang Tata Naskah dilakukan Dokumen Fisik yang di-approve
berdasarkan Ketersediaan lokasi Akan dibawa Runner untuk
5
penyimpanan pada sistem disimpan di Ruang Tata Naskah
Overview – Aplikasi DMS V.2

6
Alamat Website: https://docu-ms.bkn.go.id

7
TUGAS KORDINATOR RUANG TAKAH DMS

 Dalam Menu Dashboard: menampilkan summary progress dokumen yang

masuk saat ini dan progress aktivitas petugas. user Kordinator Ruang
Takah DMS dapat melihat banyaknya dokumen yang sudah diproses oleh
setiap petugas, dan dapat mendownloadnya untuk mengolah data
tersebut menjadi laporan kegiatan per petugas.
 Dalam Menu Cek Dokumen: Menampilkan hasil scan dalam bentuk image
dokumen dan mendownload nya untuk keperluan stake holder.
 Dalam Menu Pengaturan Dokumen: Memindahkan Takah Takah yang
sudah Pensiun,dilakukan pada aplikasi DMS.

8
TAMPILAN HASIL DOWNLOAD PROGRESS PETUGAS
PADA LEVEL KORDINATOR RUANG TAKAH DMS

9
 TUGAS PRA SCANNER DMS

 Menambah Job Baru dan Mengedit Job yang sudah ada dalam list.
 Job yang ada dalam list Konfigurasi Scan adalah Job semua petugas Pra
Scanner baik dari Kanreg maupun Pusat.
 Oleh karena itu petugas harus mencatat ID Job Scan yang dibuatnya
untuk mempermudah pencarian dalam listing konfigurasi scan.
 Dalam penginputan Job Baru petugas menuliskan NIP dan
menambahkan Jenis Dokumen yang akan di scan dengan maksimal jenis
dokumen yang diinput adalah 10 jenis dokumen.
 Setelah menambahkan 10 jenis dokumen dalam 1 NIP maka selanjutnya
petugas menyimpan dan mengirim ke petugas Scanner DMS.
 ID Job Scan yang telah dibuat kemudian dikendalikan dalam form atau
kertas catatan bersamaan dengan berkas fisiknya dan dikirim ke petugas
Scanner Dokumen.

10
 TUGAS SCANNER DMS

 Menerima berkas dari petugas Pra Scanner.

 Mengedit ID Job Scan yang ada dalam berkas yang diterima.
 Menginput NIP berkas yang akan discan sesuai ID Job Scan.
 Melakukan Scanning atau Upload dokumen yang sudah dalam bentuk pdf
file ke dalam aplikasi DMS.
 Mengirim berkas hasil Upload dokumen baik Fisik maupun Elektronik ke
petugas Verifikator DMS.

11
 TUGAS VERIFIKATOR DMS

 Menerima berkas dari petugas Scanner DMS sesuai ID Job Scan.

 Mengedit ID Job scan yang ada dalam berkas yang diterima.
 Menginputkan NIP berkas yang akan diverifikasi.
 Melakukan verifikasi berkas apakah sesuai dengan berkas fisiknya, jika
tidak sesuai maka dilakukan penolakan.
 Mengirimkan berkas sesuai ID Job Scan baik secara fisik maupun
elektronik ke petugas Validator DMS.

12
 TUGAS VALIDATOR DMS

 Menerima berkas dari petugas Verifikator DMS sesuai ID Job Scan.

 Mengedit ID Job scan yang ada dalam berkas yang diterima.
 Melakukan validasi berkas dengan menginput data yang ada dalam bank
data SIASN sesuai dengan data yang ada dalam berkas fisik.
 Memberikan catatan apabila ada perbedaan data antara data SIASN
dengan data fisik, dan kemudian menyimpannya dalam aplikasi DMS.
 Menyelesaikan proses validasi dan mengirimkan berkas sesuai ID Job
Scan baik secara fisik maupun elektronik ke petugas Runner DMS.

 Tugas Runner DMS bisa dilakukan apabila Admin DMS sudah

melakukan Penginputan Manajemen Ruang Takah, karena untuk
menentukan lokasi penyimpanan Takah nya.
 Maka diperlukan data Ruangan Takah masing masing Kanreg yang akan
diinput oleh Administrator DMS.
13
TERIMA KASIH

14