BỘ MÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

HIỂU NHÓM LÀM VIỆC

CHƯƠNG 6

Năm học 2020-2021

 NỘI DUNG CẦN NẮM VỮNG TRONG CHƯƠNG

1. Nắm bắt xu hướng làm việc nhóm đang ngày

càng trở nên phổ biến trong các tổ chức.
2. Xác định các đặc điểm của nhóm hiệu quả
3. Phân tích được cách thức mà tổ chức khuyến
khích các cá nhân làm việc nhóm hiệu quả
4. Quyết định thời điểm làm việc cá nhân hay là
làm việc nhóm
5. Hiểu được sự khác biệt trong quan điểm về
nhóm trong bối cảnh toàn cầu

7-2
TẠI SAO NHÓM LÀM VIỆC NGÀY CÀNG
TRỞ NÊN PHỔ BIẾN?
 Phát huy tối đa tài năng của nhân viên
 Nhóm là hình thức làm việc linh hoạt hơn và ứng biến
nhanh hơn đối với những biến động của môi trường
 Nhóm có thể hình thành, triển khai, tập trung và giải tán
nhanh chóng
 Tạo điều kiện cho các cá nhân gắn bó vào hoạt động của
tổ chức
 Nhân viên được tham gia nhiều hơn vào quá trình ra
quyết định
 Tạo nên sự dân chủ trong tổ chức và thúc đẩy động lực
nhân viên
 Lưu ý: Nhóm không phải lúc nào cũng hiệu quả
CÁC LOẠI NHÓM
 Nhóm giải quyết vấn đề
• Nhóm gồm từ 5 đến 12 nhân viên của
cùng một phòng ban, gặp mặt nhau vài
giờ mỗi tuần để thảo luận các phương
pháp cải tiến chất lượng, hiệu quả và môi
trường làm việc

 Nhóm làm việc tự quản

• Nhóm gồm 10 đến 15 người chịu trách
nhiệm
CÁC LOẠI NHÓM
 Nhóm đa chức năng
• Nhân viên có cùng cấp bậc nhưng từ các bộ phận khác
nhau, cùng làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ
• Rất phổ biến
• Lực lượng nhân viên lớn
CÁC LOẠI NHÓM
 Nhóm ảo
• Nhóm sử dụng công nghệ máy tính để tập hợp các thành
viên nhằm đạt được mục tiêu chung
 Đặc điểm
• Tính tương tác xã hội bị hạn chế
• Không bị giới hạn về thời gian và không gian
 Để hiệu quả, các thành viên trong nhóm ảo cần:
• Đảm bảo sự tin cậy giữa các thành viên
• Quản lí chặt chẽ
• Kết quả và quá trình làm việc được công khai
MÔ HÌNH HIỆU QUẢ NHÓM

Bối cảnh
- Đủ nguồn lực
- Lãnh đạo và cấu trúc tổ chức hiệu quả Khuyến cáo 1: Đây chỉ
- Môi trường đáng tin cậy là một hướng dẫn
- Hệ thống đánh giá thành tích và tưởng thưởng chung

Thành phần
- Năng lực của các thành viên
- Tính cách
- Phân bổ vai trò
- Tính đa dạng Hiệu quả nhóm
- Qui mô nhóm
- Sự linh hoạt của các thành viên
- Sự ưu tiên của các thành viên/ Sở thích/ sự ưa
chuộng

Quá trình: Khuyến cáo 2: Mô hình giả

- Mục đích chung
- Những muc tiêu cụ thể
định rằng làm việc nhóm
- Hiệu quả nhóm được ưu tiên hơn làm việc
- Mức độ xung đột cá nhân
- Sự ỷ lại
TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: BỐI CẢNH
 Đủ nguồn lực
 - Cần có đủ các công cụ, phương tiện để hoàn thành công việc
 Lãnh đạo và cấu trúc tổ chức hiệu quả
• Thống nhất đến từng chi tiết những nhiệm vụ và cách thức phân
công sao cho phù hợp và tích hợp với các kĩ năng của mỗi cá
nhân
• Ngay cả nhóm tự quản cũng cần phải có người lãnh đạo ????
• Lãnh đạo đặc biệt quan trọng đối với những hệ thống đa nhóm
 Môi trường đáng tin cậy
• Các thành viên phải có niềm tin lẫn nhau và tin nhà lãnh đạo
 Hệ thống thành tích và tưởng thưởng phản ảnh chính xác sự
đóng góp của nhóm
• Không thể chỉ dựa vào nỗ lực của một cá nhân
TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: THÀNH PHẦN
 Năng lực của các thành viên
• Các thành viên cần có kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn, năng
lực giải quyết vấn đề, ra quyết định và kĩ năng làm việc với con
người tốt
 Tính cách của các thành viên
• Tận tâm, sẵn sàng trải nghiệm và hòa đồng
 Phân bổ vai trò và tính đa dạng
• Các vai trò quan trọng cần phải được nắm giữ
• Sự đa dạng thường có thể dẫn đến thành tích thấp
 Qui mô nhóm
• Nhóm càng nhỏ càng tốt: 5 đến 9 người là tối ưu
 Sở thích làm việc nhóm của các thành viên
• Các thành viên có thực sự muốn là một phần của nhóm hay không?
CÁC VAI TRÒ CHỦ YẾU TRONG NHÓM
• Người liên kết: hợp tác và tích hợp
• Người kiến tạo: khởi xướng các ý tưởng sáng tạo
• Người thúc đẩy: bảo hộ cho những ý tưởng được khởi
xướng
• Người đánh giá: phân tích sâu sắc các chọn lựa
• Người tổ chức: thiết kế kết cấu tổ chức
• Người sản xuất: Định hướng và theo dõi
• Người kiểm soát: kiểm tra chi tiết và củng cố qui tắc
• Người duy trì: đấu tranh với các thế lực bên ngoài???
• Người cố vấn: khuyến khích nghiên cứu để có được
nhiều thông tin
TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: THIẾT KẾ CÔNG
VIỆC
 Sự tư do và tự chủ
• khả năng làm việc độc lập
 Sự đa dạng kĩ năng
• khả năng sử dụng những kĩ năng và tài năng khác nhau
 Sự hoàn thiện nhiệm vụ
• có khả năng hoàn thành một nhiệm vụ hay một sản phẩm
có thể được nhìn nhận
 Tầm quan trọng của nhiệm vụ
• Thực hiện nhiệm vụ hay dự án có tầm ảnh hưởng
TẠO NHÓM HIỆU QUẢ: QUI TRÌNH
 Cam kết với mục đích chung
• Đưa ra một mục đích chung nhằm tạo được định hướng
• Có sự linh hoạt: sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch nếu cần
 Tạo ra những mục tiêu cụ thể cho nhóm
• mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, thực tế và có tính thách thức
 Hiệu quả nhóm
• nhóm tin vào khả năng thành công của mình
 Mô hình trí tuệ/ Tinh thần làm việc
• Cần đưa ra một mô hình trí tuệ chung và chính xác về cách thức hoàn thành
công việc. Cần thống nhất một tinh thần làm việc chung cho nhóm và cách
thức hoàn thành công việc
 Kiểm soát mức độ xung đột
• Những tranh luận liên quan đến công việc là hữu ích; nhưng những xung
đột liên quan đến con người là không nên
 Tối thiểu hóa tính ỷ lại vào nhóm
• Nhóm phải giữ được tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân và cho cả
nhóm.
TÍCH HỢP CÁ NHÂN VÀO NHÓM
 Tuyển chọn
• khi tuyển thành viên nhóm, cần đảm bảo rằng một trong
những kĩ năng cần phải có để được làm thành viên nhóm
là kĩ năng tương tác với con người
 Đào tạo
• người theo chủ nghĩa cá nhân có thể được học tập
 Tưởng thưởng
• hệ thống tưởng thưởng cần được sử dụng để khuến khích
những nỗ lực hợp tác thay vì là sự ganh đua cá nhân
• - không ngừng ghi nhận sự đóng góp của mỗi cá nhân
song song với việc luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của
làm việc nhóm
THẬN TRỌNG! NHÓM KHÔNG PHẢI LÚC
NÀO CŨNG LÀ GIẢI PHÁP
 Làm việc nhóm luôn mất nhiều thời gian và nguồn lực
hơn là làm việc cá nhân
 3 câu hỏi đặt ra khi lựa chọn giải pháp làm việc nhóm:
• Công việc có đủ độ phức tạp và đòi hỏi nhiều quan điểm
hay không? Sẽ tốt hơn khi có sự tham gia của nhiều hơn
1 người không?
• Công việc đưa ra một mục đích chung và nhiều mục tiêu
cụ thể cho nhóm hay công việc chỉ đơn thuần là kết quả
của sự tập hợp mục tiêu của từng cá nhân?
• Các thành viên trong nhóm có cam kết thực hiện những
nhiệm vụ có tính phụ thuộc lẫn nhau không?
HÀM Ý TOÀN CẦU
 Tính phổ biến của làm việc nhóm
 Nhóm tự quản
• NHóm tự quản có thể hoạt động hiệu quả trong những
quốc gia ít chấp nhận sự mơ hồ, sự không chắc chắn và
có sự phân quyền cao
 Sự đa dạng văn hóa và thành tích nhóm
• Các quốc gia khác nhau tạo nên sự đa dạng và điều này
ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhóm, ít nhất là
trong ngắn hạn
• Sau khoảng 3 tháng, sự kahcs biệt giữa nhóm đa dạng và
nhóm không đa dạng sẽ biến mất
TÓM TẮT VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ
 Nhóm hiệu quả có những đặc điểm chung:
• Đủ nguồn lực
• Lãnh đạo hiệu quả
• Môi trường tin cậy
• Hệ thống đánh giá và tưởng thưởng hiệu quả
• Có các thành viên với đúng vai trò và kĩ năng
• Qui mô nhóm nhỏ
• Cho phép sự tự do, tự chủ và cơ hội cống hiến
• Mọi công việc đều được hoàn thành và có tầm ảnh hưởng
• Các thành viên tin tưởng vào năng lực của nhóm
 Các nhà quản trị nên điều chỉnh môi trường làm việc và lựa
chọn các thành viên có định hướng nhóm nhằm gia tăng cơ hội
phát triển những nhóm hiệu quả