Por el deseo del hombre en conservar la informacin en un principio, diferencia la funcin de una biblioteca y la de un archivo.

En la antigedad biblioteca se consideraba caja o armario para conservar libros y archivo se consideraba arcn o armario para guardar informacin secreta.

Desde el momento en que la civilizacin romana conservada el testimonio de las hazaas guerreras y estrategias de tipo militar.

Una biblioteca debe detener informacin de lectura, conocimiento y expansin cultural mientras que un archivo es el producto de una actividad y representa el testimonio.

Los archivos actualmente se manejan como un campo jurdico llevando a producir una serie de legislaciones de relacin con la produccin y conservacin de la utilizacin de libros comerciales.

1.1

En el se conservan los documentos de permanentemente consulta, ao vigente. 1.2 INACTIVO: En el se conservan los documentos del archivo activo. Los que la ley obligan a guardar por un tiempo determinado los cuales han consignado el cdigo de comercio y aquellos que la empresa necesitan conservar por conveniencia. Este archivo se consulta con menos frecuencia.

ACTIVO:

2.1 CENTRALIZADO: Es el que rene toda la documentacin de la empresa de una sola seccin dirigida y controlada por un jefe de archivo. Esta seccin funciona independientemente de las otras secciones de la empresa. 2.2 DESCENTRALIZADO: Es el que se lleva por cada dependencia de la empresa. 2.3 DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: Es una combinacin de los dos anteriores. Se lleva archivo descentralizada para cada seccin, pero a su vez depende y estn organizados y controlados por una persona especializada.

CENTRALIZADO VENTAJAS Funciona con personal especializado que dedica su tiempo nicamente a las labores. Proporciona economa de espacio al concentrar toda la documentacin en una misma oficina

DESCENTRALIZADO VENTAJAS Puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada departamento. Como esta dentro de cada oficina, los documentos solicitados que all se transmitan, son localizados inmediatamente.

CENTRALIZADO DESVENTAJAS Cuando los documentos especializados no estn en la oficina que corresponde, si no en el archivo central, se retrasan las informaciones.

DESCENTRALIZADO DESVENTAJAS Fomenta la duplicidad de copias, no solo de correspondencia si no tambin de otros documentos, cuyo contenido se requiere conocer y mantener en otra dependencia diferente a la que los archiva . Cada seccin o departamento necesita equipo y material de archivo. Requiere tiempo para el trabajo de archivo por parte de la secretara de cada dependencia.