KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/ 2008

AGENSI ANTIDADAH KEBANGSAAN

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

BAHAGIAN A

PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM.

SOALAN 7

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua dokumen rujukan rasmi yang

perlu ada dalam sesebuah pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat

pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti

pejabat keseluruhannya.

(a) Nyatakan maklumat-maklumat yang terkandung di dalam kedua-dua

dokumen tersebut.

(b) Bagaimana Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dikatakan berguna

kepada anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru bertukar.

1
JAWAPAN SOALAN TUJUH (7)

(a) Pihak kerajaan telah mengadakan beberapa prosedur yang dirasakan dapat

mempertingkatkan tahap perkhidmatan dengan lebih sistematik. Antara prosedur

yang telah diwujudkan adalah Manual Prosedur Kerja dan juga sistem Fail

Meja dalam usaha untuk mewujudkan suatu sistem kerja yang berkualiti

diperingkat perkhidmatan awam,

Menurut PKPA BIL 8/91, Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja

(FM) merupakan dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah

jabatan / pejabat. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan

penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti sesebuah

jabatan keseluruhannya. Dengan adanya dua dokumen rujukan ini ia dapat

melancarkan proses aliran kerja disesebuah jabatan itu dengan lebih tersusun

dan sistematik. Antara isi kandungan maklumat yang terkandung di dalam

kedua-dua dokumen seperti menurut PKPA BIL 8/91 adalah seperti berikut :

Manual Prosedur Kerja

MPK merupakan dokumen rujukan untuk peringkat jabatan. Ia mengandungi

maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai sesebuah jabatan,

seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan/pejabat, objektif, fungsi,

prosedur dan pegawai/staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur

tersebut:-

2
 Penetapan fungsi jabatan serta pembahagian aktiviti yang jelas antara

bahagian dan unit di bawah jabatan membolehkan setiap individu di

dalam jabatan jelas mengenai tugas masing-masing dengan tepat

disamping mengetahui tugas-tugas bahagian, unit dan individu lain dalam

jabatan.

 Maklumat mengenai objektif dan fungsi utama jabatan pula akan

membolehkan individu dalam jabatan mengetahui tujuarah yang perlu

diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing.

 MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-

tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang

dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah

ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan

ketidakcekapan. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan

cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan.

 Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan jabatan akan

membolehkan individu dalam jabatan mengetahui mengapa jabatan

ditubuhkan dan apakah harapan-harapan jabatan terhadap mereka.

3
  Rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang

ditunjukkan pula akan memberi gambaran yang jelas kepada individu

mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan.

Kesimpulannya, bagi memudahkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu

dibekalkan dengan MPK. Kaedah bekerja yang jelas dan teratur akan

meningkatkan produktiviti jabatan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai

yang bertanggungjawab dan hubungan kerja diantara pegawai dikenalpasti,

disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan

rujukan.

Fail Meja

Tugas - tugas yang dijalankan oleh seseorang pegawai setiap hari adalah

mengikut Fail Meja (FM) yang dirangka khusus untuk memberikan panduan

secara terperinci mengenai tugas-tugas hakiki yang perlu dibuat. FM juga

berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap individu

dalam jabatan.

Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan

adalah dua (2) perkara asas yang terdapat di dalam FM. Rangkaian prosedur

dan senarai semak di dalam FM pula antara lain berfungsi sebagai garis

panduan bagi memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan

4
cekap. Selain itu, peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan

tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam FM.

Objektif Jabatan, Bahagian dan Unit serta carta yang terdapat di dalam

FM menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing

.Ini akan membantu individu-individu memahami peranan dan tanggungjawab

mereka dalam jabatan.

Oleh yang demikian dengan adanya FM, seseorang pegawai akan dapat

memahami peranannya dalam sesebuah jabatan dan bagaimana ia boleh

membantu meningkatkan produktiviti jabatan. FM adalah dokumen rujukan

untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus

ditempatkan dimeja pegawai.

5
JAWAPAN SOALAN 7 ( b )

Seseorang pegawai yang baru dilantik atau ditukarkan ke sesuatu jabatan sudah

semestinya memerlukan sumber rujukan bagi memahami kerja baru mereka.

Oleh yang demikian, Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

merupakan dokumen atau alat pengurusan penting ke arah peningkatan

kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan. Jika mereka tidak dibekalkan

dengan MPK dan khususnya FM sudah pasti mereka memerlukan masa yang

panjang mempelajari kaedah melaksanakan tugas. Kebergantungan mereka

kepada pekerja lama yang berasaskan kepada pengalaman, menyebabkan

kaedah kerja berubah mengikut peredaran masa dan tiada keseragaman

susunan kerja. Antara yang berikut menerangkan bagaimana MPK dan FM

sangat berguna kepada anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru

bertukar :-

 KESERAGAMAN DALAM CARA MENJALANKAN KERJA DAPAT

DIWUJUDKAN

Sebelum MPK dan FM diperkenalkan, pekerja dalam jabatan atau pejabat

melaksanakan tugas mereka berasaskan kepada tunjuk ajar pekerja-pekerja

lama dan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman. Keadaan ini boleh

menyebabkan cara-cara bekerja tidak seragam. Dengan wujudnya MPK dan

FM, ia dapat menyeragamkan proses tatacara kerja dalam sesebuah jabatan

atau pejabat. Ini membolehkan pegawai mengetahui dan dapat menjalankan

6
 tugas dengan cara yang betul dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing.

Ini dapat menyeragamkan tugas mereka berdasarkan kepada bidang tugas

pegawai

 KESILAPAN-KESILAPAN OPERASI SEMASA MENJALANKAN TUGAS

DAPAT DIKURANGKAN

Di dalam MPK terdapat panduan prosedur-prosedur kerja secara sistematik.

Dengan adanya MPK, pegawai-pegawai jabatan atau pejabat dapat membuat

rujukan agar tidak melakukan kesilapan-kesilapan operasi semasa

menjalankan tugas. Adalah penting bagi kakitangan-kakitangan jabatan atau

pejabat membaca dan membuat rujukan di dalam MPK untuk meningkatkan

mutu dan kualiti kerja daripada membuat kesilapan.

 MASA LATIHAN BAGI PEKERJA-PEKERJA BARU DAPAT

DISINGKATKAN

Pegawai-pegawai baru yang dilantik ataupun pegawai-pegawai baru yang

ditukarkan ke sesuatu jabatan atau pejabat biasanya akan sukar untuk

memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang

untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. MPK boleh dijadikan

sebagai satu alat latihan kepada pekerja-pekerja baru dan dapat

memendekkan masa bagi mereka mempelajari dan memahami kerja baru

mereka.

7
 MEMUDAHKAN PERTUKARAN PEKERJA-PEKERJA DARI SATU

JABATAN KE JABATAN LAIN

MPK memudahkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan

lain tanpa melalui prosedur-prosedur yang ketat. Penyediaan MPK

menyenangkan pekerja-pekerja untuk mengetahui prosedur-prosedur

jabatan dan juga bidang tugas bagi mereka yang berpindah dari satu jabatan

ke jabatan yang lain ataupun lantikan baru. Ini kerana MPK telah sedia ada

dan boleh dibuat rujukan dan panduan dalam melaksanakan tugas seharian.

Secara keseluruhannya dapatlah disimpulkan bahawa MPK dan FM

merupakan alat pengurusan penting dalam peningkatan ke arah kecekapan

dan keberkesanan tindakan sesebuah jabatan. Wujudnya MPK dan FM

dapat mengelakkan pertindihan tugas antara pegawai/staf. Ia juga

memudahkan tindakan segera diambil walaupun pegawai/staf yang

dipertanggungjawabkan terhadap sesuatu kerja tiada, kerana pegawai/staf

lain dapat mengambilalih kerjanya kerana susunan kerjanya telah

didokumentasikan dalam MPK dan FM. Keberkesanan kaedah MPK dan FM

menjadi salah satu teras ke arah budaya kerja cemerlang.

Rujukan bahan adalah daripada :-

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Semua Pindaan hingga Ogos 2002,

Kuala Lumpur : MDC Publishers Printers Sdn. Bhd.