BAHAGIAN TIGA

KURSUS
PENGURUSAN
FAIL DAN REKOD
 PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN
 • MENGIKUT SIRI
• MENGIKUT TAHUN
• MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
• MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT

 SISTEM INDEKS
 SISTEM DOKET
 SISTEM KAD
• FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI
PENDAFTARAN
• PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI
PERLU ADA SLIP TRANSAKSI
• PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM
PERHATIAN (SDP)
TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL
• PASTIKAN SURAT/LAPORAN/PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN
DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

• JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FIRASAT BILANGAN UNTUK

PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DI
DAFTARKAN

• JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL

DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
 PENGELASAN
KESELAMATAN FAIL
– Ketua Jabatan perlu menentukan bahawa
fail-fail tertentu perlu diberi pengelasan
keselamatan samada di peringkat terhad,
sulit, rahsia dan rahsia besar.

– Mempunyai pendaftaran yang berasingan

dari fail terbuka.
 PENGELASAN
KESELAMATAN FAIL
– Di simpan dalam bilik fail yang
tertutup dan kakitangan yang tiada
bertugas di situ adalah dilarang
masuk.

– Jabatan yang bermasalah tentang

kawalan keselamatan fail boleh
menghubungi Pegawai Keselamatan
Kerajaan, Kementerian Hal Ehwal
Dalam Negeri.
 MERENDAHKAN PERINGKAT
PENGELASAN KESELAMATAN
– Apabila pada satu-satu tarikh,
keselamatan kandungan sesebuah fail itu
menjadi kurang pentingnya, Ketua
Jabatan hendaklah menyemak dan jika
perlu merendahkan peringkat
keselamatan fail tersebut.

• Panduan Keselamatan (peraturan 36,37 dan 38)

PENYIMPANAN FAIL
CARA BAGI MENYIMPAN FAIL

FAIL BERTARAF KESELAMATAN

– BILIK SIMPANAN KHAS
– KABINET BESI

FAIL-FAIL TERBUKA
– BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI
RAK FAIL
✔ CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH
KERANI FAIL SEBELUM FAIL INI
DIBERIKAN KEPADA PEGAWAI DAN
KAKITANGAN YANG MENGGUNAKAN
✐ Catatan disebelah belakang kertas
doket faharasat bilangan
✐ Catatan di muka hadapan kulit fail
berkenaan
✔ PERKARA-PERKARA YANG PERLU DICATAT
✐ Nama pemohon/penerima fail
✐ Tarikh fail diedarkan

SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI

SEORANG PEGAWAI KEPADA PEGAWAI LAIN,
PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI
MAKLUMAT KE DALAM BORANG DAN KEMBALIKAN
BORANG KEPADA KERANI FAIL
• Tindakan yang perlu diambil pada sesuatu masa
yang ditetapkan
• Catatan SDP (KIV) perlu dibuat di kertas minit
oleh pegawai berkenaan
• Fail dikembali pada pihak pendaftaran,
mencatatkan SDP (KIV) di kulit fail
• Fail disimpan dan akan dikeluarkan pada tarikh
SDP (KIV)
• Serahkan fail SDP (KIV) kepada pegawai
berkenaan untuk tindakan selanjutnya
SISTEM SIMPAN DALAM
PERHATIAN (SDP)
• Apabila terima fail untuk SDP, semak
arahan untuk SDP.

• Catitan arahan dalam kertas minit,

seperti nama, jawatan pegawai yang
mengarahkan SDP itu.

• Masukan dalam Pigeon Hole atau

tempat simpanan bagi tarikh yang
berkenaan.
• Pigeon Hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-
tiap satu lohong ditarikhkan secara mulai dari
01hb. hingga 31hb.

• Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada

hari yang dimaksudkan itu dari Pigeon Hole.

• Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan

sebelum daripadanya dan berada pada
pegawai-pegawai atau sebaliknya, jika didapati
tiada, semak dalam doket pergerakan (Kad
edaran fail), untuk mengetahui fail berada
dimana atau pada siapa.

• Setelah diambil tindakan untuk mengambil

semula fail tersebut bolehlah diserahkan semula
kepada pegawai yang memerlukan, catitkan
juga didalam gerakan fail tersebut.
KEPADATAN:
SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN
RUANG MINIMA.
ASESIBILITI :
MUDAH UNTUK DIRUJUK.
EKONOMI:
MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL
ADALAH DENGAN KOS YANG MINIMA.
 KEANJALAN :
Bagi maksud pembesaran ruang di masa
hadapan

LOKASI:-
Hendaklah diletakkan di tempat yang mudah
dan
RUJUKAN:-
segera
Supaya diperolehi
memberi kemudahan dalam silang
mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan
atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk

RETENTION:-
Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif
dipindahkan
KLASIFIKASI:-
Untuk memberi kemudahan di dalam membuat
rujukan
➚ AKTA ARKIB NEGARA 1966
➚ SURAT PEKELILING AM BIL.1/1970
➚ SURAT PEKELILING AM BIL.23 TAHUN 1972
➚ SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.10 TAHUN 1984
➚ ARAHAN PERBENDAHARAAN 156
➚ ARAHAN PERBENDAHARAAN 299
➚ ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 5
➚ SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.9 TAHUN 1986
➚ SURAT KEMENTERIAN KEWANGAN 3 NOVEMBER, 1993
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA
KAMPUS WILAYAH TENGAH
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
JALAN ILMU, KUALA LUMPUR

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN LATIHAN

PESERTA-PESERTA KURSUS