Kim Spinder

Toolbox 2.0
Welke web 2.0-tools heeft u in uw gereedschapskist zitten? Wat heeft u er aan in werk- en privéleven?
Readers, feeds, mobiele applicaties, smartphones, maar ook blogs die u leest of schrijft, sociale netwerken
die u actief of passief gebruikt, zoekmachines en andere interactieve sites. Wat doet u er mee? Hoe gaat u
te werk? Wat zijn voor u de voor- en nadelen en waar ontmoeten de tools elkaar? Meedoen? Maak een
schets in de vorm van tekst of beeld en lever er commentaar bij – erikbouwer@essentials-media.nl.

igenlijk vind ik 2.0-tools niet zo spannend en be- wereld. Pak jij deze kans? Wanneer ga je op een proactieve

E langrijk. We stellen ICT te vaak centraal in plaats

van mensen. We geven veel geld uit aan dure syste-
men en vergeten de gebruiker. 2.0-tools zijn geen wonder-
manier met deze tools aan de slag?

Effectiever, efficiënter, leuker

middel, maar kunnen je werk wel makkelijker en leuker
maken. Daarom richt ik mij op de vraag: waarom zou je
2.0-tools überhaupt inzetten?
Digitale revolutie
Vroeger waren we gewend om met machines veel hand-
werk te doen. Van negen tot vijf stonden arbeiders aan de
lopende band als schakeltje van een groter geheel. Dit pro-
ces was sterk plaats- en tijdgebonden. Tegenwoordig wer-
ken we met ons hoofd in plaats van met onze handen. De
meeste organisaties zijn echter nog steeds ingericht als een
machinebureaucratie, terwijl we nu in een netwerk- en
informatiesamenleving leven. Waarom werken we eigenlijk
nog van negen tot vijf, terwijl het grootste deel van ons werk
niet meer plaats- en tijdgebonden is? Maar weinig mensen
zijn creatief om negen uur ’s ochtends, terwijl creativiteit
juist van essentieel belang is om te blijven innoveren.
Door de industriële revolutie is de manier waarop werk is
georganiseerd ingrijpend veranderd. We bevinden ons mo-
menteel in een vergelijkbare transitie, maar nu door de
kennis- en netwerkeconomie en de daarbij horende ‘digita-
le revolutie’. Dit wordt ook wel ‘het nieuwe werken’
genoemd. Het gaat daarbij om mensen en de manier waar-
op we samenwerken en zeker niet alleen over nieuwe ICT-
instrumenten. Deze maken andere vormen van organise-
ren wel gemakkelijker. 2.0-tools geven ons de mogelijk-
heid om samen te werken met iedereen over de hele
Ik werk volgens de principes van het nieuwe werken om
mijn werk effectiever, efficiënter maar vooral ook leuker te
maken. Ik bepaal hierbij in grote mate zelf waar, wanneer,
hoe en met wie ik werk. Ik heb een laptop en een iPhone
met internetverbinding, zodat ik tijd- en plaatsonafhanke-
lijk kan werken. 2.0-tools faciliteren mij om snel verbindin-
gen te leggen en aanwezige kennis binnen en buiten de
organisatiegrenzen te benutten.
Web 2.0 staat voor de ontwikkeling van een statisch inter-
net waar je informatie bekeek naar een interactief platform
waar je zelf informatie toevoegt, kennis deelt en weer nieu-
we kennis creëert. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Wiki-
Aanbevolen gratis downloads:
- 100 Lifehackingtips met uitgebreide instructies over het
aanmaken van regels in je mailbox of het gebruik van
RSS (http://lifehacking.nl/gratis-downloads).
- Zen to done om slimmer te leren werken
(http://lifehacking.nl/gratis-downloads).
- Aan de slag met het nieuwe werken van Dik Bijl
(www.aandeslagmethnw.nl).
- Visie op het nieuwe werken bij het Rijk
(www.voordetoekomst.nl).
- Handboek communities van Erwin Blom
(www.handboekcommunities.nl).

34 IK, negende jaargang, nummer 2, 2010

pedia. Je kunt in de huidige netwerk en informatie-
samenleving samenwerken met experts over de hele
wereld, bijvoorbeeld via LinkedIn (www.linkedin.com).
LinkedIn is een gratis online netwerk waar je een online cv
aanmaakt en deel kunt nemen aan groepen. Via de groepen
op LinkedIn deel en ontwikkel je nieuwe kennis met
betrekking tot thema’s die voor jouw werkzaamheden rele-
vant zijn. Zo heeft het ministerie van Economische Zaken
samen met ondernemers beleid ontwikkeld onder de noe-
mer Innovatie 2.0.
LinkedIn brengt ook in kaart wie jij kent, wie je vrienden
kennen en wie de vrienden van je vrienden kennen. Dat
was voorheen onmogelijk. Ik heb zelf bijvoorbeeld 362 con-
tacten (eerstegraads) op LinkedIn. Dit geeft mij toegang tot
een netwerk van 71.200 tweedegraads contacten en
4.706.500 derdegraads contacten. Zo kan ik dus contact
leggen met mensen die ik niet direct ken, maar die wel
in mijn LinkedIn-netwerk zitten. Dat doe ik door in mijn
netwerk te kijken wie die persoon al kent en te vragen of
diegene me wil helpen met het leggen van contact.
Web 3.0
Ik ben lid van diverse communities waar al veel mensen al
actief zijn, bijvoorbeeld Mindz (www.mindz.com). Mindz
werkt al volgens web 3.0-principes, het Mindz-platform
legt namelijk zelf semantische relaties. Je kunt door tags
(trefwoorden) gemakkelijk je netwerk uitbreiden. Je klikt
IK, negende jaargang, nummer 2, 2010
bijvoorbeeld op de tag ‘innovatie’ en je vindt direct de per-
sonen die daar ook mee bezig zijn. Daarnaast veranderen
de tags automatisch mee op basis van je online gedrag. Je
bouwt als het ware een web-DNA op: jouw profiel en unie-
ke kenmerken samengevat in een tagcloud. Dit is handig
want je interesses veranderen bijvoorbeeld omdat je van
baan wisselt. Bekijk jij vaak artikelen over 2.0-tools en lei-
derschap, dan passen de tags zich automatisch aan en wor-
den deze groter. Je leest immers niet elke week blogs over
onderwerpen die je niet interesseren.
Over organisatiegrenzen heen
Op Twitter (twitter.com) vertel je in een berichtje van 140
tekens (vergelijkbaar met sms) waar je mee bezig bent. Ik
onderhoud via Twitter veel contacten over de eigen organi-
satiegrenzen heen, vraag advies bij mijn werkzaamheden en
help anderen. Ik vind het belangrijk om te laten zien waar
ik mee bezig ben, zodat collega’s,
zp’ers of mensen uit het bedrijfs-
leven daarop aan kunnen sluiten.
Ik bezoek bijna geen websites uit
mijzelf. Via Twitter filtert mijn
netwerk belangrijke berichten.
Deze artikelen sla ik op via de
tool ReaditLater (http://readitla
terlist.com) en lees deze op het
moment dat het mij uitkomt.
Daarnaast gebruik ik RSS om in te
stellen welke informatie ik krijg.
Met een RSS-lezer − ik gebruik
Google Reader − neem je een
abonnement op een RSS-feed van
een website. Daarin zie je de
nieuwe berichten die op zo’n site
of blog verschijnen. Je hoeft dus
niet meer zelf je favoriete sites te bezoeken om te kijken of
er nieuwe informatie is. Deze informatie komt met RSS
automatisch naar jou toe. De tool Feedly (www.feedly.com)
stelt van deze verzameling feeds mijn eigen persoonlijke
magazine samen.
Twitter maakt Google voor mij bijna overbodig, omdat ik
via Twitter de aanwezige kennis in mijn netwerk benut. Ik
stel mijn vragen via Twitter en krijg altijd vrij snel antwoord.
Het voordeel is dat ik antwoord krijg van mensen met een
bepaalde status in mijn netwerk in plaats van een compu-
35
 ter. Die zet namelijk niet altijd het beste antwoord boven-
aan. Het kost mij erg veel tijd om die informatie te filteren
en te beoordelen. Bij mensen weet ik vrij snel hoe betrouw-
baar die informatie is. Iedereen vindt het leuk om anderen
te helpen met iets wat ze goed kunnen of waar ze veel
vanaf weten en wat relatief weinig moeite kost. Bovendien
is het goed voor je reputatie als je gezien wordt als dé
expert op een bepaald gebied.
Op Twitter kan iedereen in zijn eigen netwerk berichten
doorsturen. Zo heb ik laatst met één bericht 50.000 perso-
nen bereikt. Via Twitter kun je dus eenvoudig kennis delen,
hulp vragen en waarde toevoegen. Er zijn veel mensen in
beweging en interessant om te volgen binnen en buiten je
eigen organisatiegrenzen. Iedereen heeft iets te melden,
ook jij! Doe je mee?
Kantoor is ontmoetingsplek
Het nieuwe werken is niet hetzelfde als thuiswerken of je
collega’s nooit meer zien. Soms denken mensen dat je
elkaar alleen maar online ontmoet en elkaar fysiek nooit
treft. Het tegendeel is waar.
Het is niet óf online contact óf fysiek contact, maar het is
36 IK, negende jaargang, nummer 2, 2010
en/en. Bij mij is het kantoor verschoven van een werkplek
naar ontmoetingsplek. Dit artikel schrijf ik bijvoorbeeld
thuis, omdat ik daar niemand anders voor nodig heb.
Op kantoor ontmoet ik mijn collega’s, werk ik samen aan
projecten en deel ik kennis door bijvoorbeeld workshops of
presentaties te organiseren. Presentaties deel ik online via
SlideShare (www.slideshare.net) of via Prezi (http://prezi.
com) dé nieuwe tool om presentaties te maken.
Ik ben gemiddeld twee keer per week aanwezig in Den
Haag op kantoor. Ik werk verder graag op plekken waar
mensen met verschillende achtergronden en interesses
samenkomen, bijvoorbeeld in Utrecht bij Seats2Meet. Dit
helpt mij om met een ander perspectief naar mijn werk te
kijken en verkokering tegen te gaan. Het is voor mij erg
belangrijk om 2.0-tools te gebruiken voor kennis delen en
samenwerken, zodat iedereen in het team weet wie waar
mee bezig is.
Via 2.0-tools kun je dit eenvoudig inzichtelijk maken. Zo
laat ik bijvoorbeeld elke dag via Twitter (www.twitter.com/-
kimspinder) en Foursquare (http://foursquare.com/user/-
kimspinder) weten waar ik ben en wat ik met wie aan het
doen ben. Hierbij is het ontzettend belangrijk dat je ma-
nager je vertrouwt en stuurt op resultaat in plaats van op
van fysieke aanwezigheid op kantoor. Mijn projectleider
zegt hierover: “Van jou weet ik altijd wat je doet. Door de
feedback die je van anderen krijgt op Twitter weet ik ook
wat anderen van je bijdrage vonden, bijvoorbeeld of je pre-
sentatie inspirerend was of wat de resultaten van een bij-
eenkomst waren. Van degene die van negen tot vijf tegen-
over me achter zijn pc zit te werken heb ik soms geen idee
wat hij de hele dag doet”.
Online samenwerken
Bij het nieuwe werken is het van belang dat je toegang hebt
tot relevante informatie die je nodig hebt voor je werk. Ik
gebruik veel gratis webapplicaties om samen aan projecten
te werken. Zo gebruik ik met mijn projectteam bijvoorbeeld
Office Live Workspace, een gratis service op het web voor
het online opslaan en delen van documenten. Ik heb altijd
en overal toegang tot deze workspace. Hier vind ik de laat-
ste versies van belangrijke documenten van het team en
kan ik gemakkelijk samenwerken. Ook gebruik ik Dropbox
waar ik mijn eigen bestanden in opsla op mijn laptop. Je
slaat een bestand op in je Dropbox-map en vervolgens is
deze ook direct online toegankelijk om te delen.
Dit is direct een handige back-up van al je bestanden.
Daarnaast gebruik ik Google Chat om snel korte vragen te
stellen op het moment dat iemand online is. Via Google
Docs (docs.google.com) of in een wiki zoals PbWiki
(http://pbworks.com) maak ik online bestanden. Het grote
voordeel is dat je met meerdere personen tegelijkertijd aan
een bestand kunt werken. Ik deel via Twitter dan bijvoor-
beeld de link en vraag anderen om feedback te geven en
om zelf ook een bijdrage te leveren.
Kennis doorlopend delen
Veel mensen zijn opgegroeid met het principe ‘kennis is
macht’, maar door het sociale web geldt tegenwoordig
‘kennis delen is vermenigvuldigen’. Ik vind het erg be-
langrijk dat je open bent en je kennis doorlopend deelt. Als
je jouw kennis bij je houdt gebeurt er namelijk niets mee,
maar als je het deelt kun je samen weer nieuwe kennis
creëren. Het is niet effectief om met vier personen in een
vergaderzaal de oplossing voor een probleem te bedenken
terwijl je het ook kunt opengooien en mensen kunt vragen
om met je mee te denken. Ik deel actief mijn kennis bij-
voorbeeld door het schrijven van blogs. Ik deel deze op
IK, negende jaargang, nummer 2, 2010
diverse platforms zoals Ambtenaar 2.0, Digitaal Bestuur of
Mindz, maar ik heb zelf ook een eigen Wordpress-blog en
deel via Tumblr snel foto’s, quotes en links met anderen.
Google Wave
Google Wave gebruik ik in projecten als vervanging van e-
mail. Mail wordt vaak net zo gebruikt als een ouderwetse
brief, zelfs de opmaak van mailtje lijkt op een brief. Je ver-
stuurt je mail alleen via het web in plaats van via de brie-
venbus. E-mail is dan ook al veertig jaar geleden bedacht,
ver voordat 2.0-toepassingen hun intrede deden. Google
Wave is e-mail zoals dat vandaag de dag er uit zou zien, dus
geïntegreerd met chat, wiki’s, Twitter, blogs, Facebook,
foto’s en Google Docs.
Je schrijft een bericht – een wave – en nodigt anderen uit
om mee te doen. Het moment waarop mensen meedoen
maakt niet uit. Iedereen kan bekijken hoe de discussie is
ontstaan.
Dit voorkomt doorgestuurde mails waar je geen touw aan
vast kunt knopen. In een wave lever je realtime een bijdra-
ge zonder het bericht opnieuw te versturen. Waar je met
een mailtje vaak antwoord geeft op het hele bericht, kun je
in een wave ook alleen op een bepaalde vraag reageren.
Wave is nog niet open voor het grote publiek. Je kunt alleen
mee-waven met een invitation. Daarom is mail vooralsnog
niet weg te denken.
Slimmer werken
Maar met e-mail kunnen we wel slimmer omgaan dan we
nu doen. Het kan bijvoorbeeld veel sneller. Ik gebruik de
tool Fingertips (www.fingertips.com) waardoor ik binnen
drie seconden een mail klaar heb.
Met Fingertips programmeer je steeds terugkerende tekst.
Ik typ bijvoorbeeld ‘pres’ en dan verschijnt de tekst: “Dank
voor je enthousiaste mail. Uiteraard verzorgen wij graag
een presentatie over het nieuwe werken”. Ik heb veel stan-
daardtekst voorgeprogrammeerd. Dit scheelt mij ontzet-
tend veel tijd.
We kunnen veel slimmer werken, alleen hebben we het
nog niet geleerd. Veel mensen zijn de hele dag bezig met
het beantwoorden van e-mails, hebben altijd een volle
mailbox en denken daardoor de hele dag aan hun werk in
plaats van over hun werk. Ze hebben nooit het gevoel dat
hun werk af is en een volle inbox zorgt voor stress. Een
paar tips om dit te voorkomen:
37
 - Zet meldingen van nieuwe e-mail uit.
- Maak mappen aan in je mailbox, bijvoorbeeld: nog iets
mee doen/wachten op antwoord/archief.
- Begin ’s ochtends niet direct met het lezen van je mail.
Dit zorgt ervoor dat je de hele dag denkt aan dingen die
je nog moet doen.
- Bepaal vaste momenten op een dag waarop je mail
bekijkt, bijvoorbeeld om 11.00 en 15.00 uur. Beantwoord
mailtjes direct wanneer je dit binnen twee minuten kunt
doen. De rest zet je in je mappen. Je laat dus geen gele-
zen mail in je inbox staan. Ik zet taken direct op mijn
online actielijst (http://tadalist.com).
- Maak regels aan in je mailbox. Zo zorg je ervoor dat mail
die niet direct je aandacht nodig heeft in een aparte map
komt te staan en dus niet in je inbox. Denk hierbij aan cc-
mails, nieuwsbrieven en social networks (LinkedIn/
Plaxo/Twitter). Op een vast moment in de week kun je de
mails in deze mappen bekijken.
- Wis alle e-mail die je niet meer nodig hebt! Het geeft mij
persoonlijk erg veel rust en ruimte in mijn hoofd wan-
38 IK, negende jaargang, nummer 2, 2010
neer ik een lege inbox heb en ’s ochtends niet direct als
eerste mijn e-mail begin te lezen.
Nog veel winst te behalen
Iedereen leert lezen en schrijven op school, maar niemand
heeft leren werken met de computer. De pc was er ineens
en is uitgegroeid tot het belangrijkste in-strument ter on-
dersteuning van ons werk. We kunnen veel slimmer wer-
ken, alleen doen we dat nog niet omdat het ons niet geleerd
is. Daardoor doen we ons werk niet effectief en efficiënt en
daar is veel winst te behalen. Ik werk zelf bij de overheid;
ambtenaren zijn gebaat bij tips over de vrijheid die je
online hebt en waar je beperkingen beginnen.
Kim Spinder werkt aan vernieuwing van de Rijksoverheid
in het project Ambtenaar voor de Toekomst