LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG

PENGURUSAN PENGURUSAN KEWANGAN KEWANGAN

BAGAIMANA PENGURUSAN KEWANGAN LPP?

PROSEDUR
- perlu mengikut PENGURUSAN KEWANGAN AWAM. GUNAPAKAI PANDUAN > Arahan Perbendaharaan (AP). > Panduan Perolehan Kerajaan. > Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan. > Pekeliling Kontrak Perbendaharaan.

PENGURUSAN KEWANGAN AWAM

KONSEP
- menggunakan cara dan kawalan tertentu. tertentu. *[ 3 aktiviti utama: - Menetapkan skop & kandungan polisi fizikal. utama: fizikal.

- perlu mengikut langkah tertentu. tertentu.

- Mewujud garispanduan & standard yang umum. umum. - Menyedia struktur & kawalan organisasi.] organisasi.

PROSES

- tradisional (Belanjawan,Pembiayaan,Pengawalan) Belanjawan,Pembiayaan,Pengawalan) - bersepadu (Perancangan, Programing, Penilaian) Perancangan, Programing, Penilaian) - legaliti - akauntabiliti

PRINSIP

LEGALITI
MEMATUHI:
* Perlembagaan Persekutuan
* Akta Lembaga Pertubuhan Peladang (Akta 110) * Akta Acara Kewangan 1957 (Semakan 1972) * Arahan Perbendaharaan * Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan

AKAUNTABILITI
KONSEP

# Memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab keatas kejayaan atau kegagalan.

AKAUNTABILITI (sambungan)
MATLAMAT
# Untuk mencapai satu kaedah kawalan yang berkesan bagi memastikan bahawa pengurusan wang awam adalah dibuat mengikut undangundang dan peraturan ditetapkan. # Untuk menyediakan satu sistem berkesan bagi pegawai-pegawai awam melaksanakan tanggungjawab yang telah diamanahkan.

PERINGKAT PENGURUSAN KEWANGAN AWAM

Terimaan Wang Awam. Awam.

- (berasaskan akta yang digubal) digubal)

Simpanan Wang Awam. Awam.

- (dimasukan ke Kumpulan Wang Disatukan) Disatukan)

Pengeluaran Wang Awam. Awam.

- (dipertanggungkan ke Kumpulan Wang disatukan/dibenarkan oleh Akta Perbekalan/ Perbekalan/ dibenarkan sebagai Vote On Credit, perbelanjaan masuk akaun, kumpulanwang luarjangka) akaun, luarjangka)
Bayaran Wang Awam. Awam.

- (melalui Waran Am dan Waran Peruntukan) Peruntukan)

Perakaunan Wang Awam. Awam.

- (Sistem Perakaunan Tunai Ubahsuai) Ubahsuai)

APA YANG DINYATAKAN DALAM AKTA 110 MENGENAI PROSEDUR KEWANGAN ?

Seksyen 24 (1) memperuntukan: Lembaga hendaklah menyimpan dengan sepatutnya akaun-akaun dan rekod lain berkenaan dengan perjalanannya dan menyediakan penyata akaun-akaun bagi tiap-tiap satu tahun kewangan.

DALAM AKTA 110 MENGENAI PROSEDUR KEWANGAN

(sambungan) sambungan)

Seksyen 37 (2) memperuntukan:

(a) menetapkan cara bagaimana suratan-suratan, cek-cek dan suratan- suratan, ceksuratcara-suratcara dari apa-apa jenis hendaklah ditandatangani suratcaraapaatau disempurnakan bagi pihak Lembaga; Lembaga; (b) menetapkan tanggung-jawab dan kawalan bagi pegawai-pegawai tanggungpegawaidan penjawat-penjawat Lembaga; penjawatLembaga; (f) mengadakan peruntukan-peruntukan secara am mengenai peruntukanperjalanan kuasa-kuasa dan kewajipan-kewajipannya dibawah kuasakewajipanperuntukan-peruntukan Akta ini. peruntukanini.

APADIA AKTA PROSEDUR (ACARA) KEWANGAN 1957 ?

Akta yang memperuntukan: - bagi kawalan dan pengelolaan wang awam, - bagi tatacara pengakaunan dan kewangan termasuk pemungutan, penjagaan dan pembayaran wang awam, serta pembelian, penjagaan dan pelupusan barangan/harta awam, dan - perkara-perkara yang bersangkutan dengannya.

SIAPAKAH PEGAWAI PENGAKAUN? (S3 Akta 1957)

Pegawai yang ditugaskan atau sebenarnya mengutip, mengutip, menerima, atau mengakaun sebarang wang awam. menerima, awam. Pegawai yang ditugaskan atau sebenarnya membelanjakan wang awam. awam. Pegawai yang ditugaskan atau sebenarnya menerima, menerima, menjaga/memegang, melupuskan barangan awam. menjaga/memegang, awam.

KEWAJIPAN PEGAWAI PENGAKAUN (S4-AKTA 1957)

.

Menyimpan buku-buku. Menyerahkan akaun-akaun yang ditentukan oleh Akta/Arahan Perbendaharaan dalam Perkara-Perkara Tatacara Perakaunan dan Kewangan.

SIAPA PEGAWAI PENGAWAL ?

Pegawai Pengawal adalah dilantik oleh Menteri Kewangan/Menteri Besar dibawah Seksyen 15A, Akta Prosedur Kewangan 1957. Ketua Pengarah atau pegawai yang diberi kuasa olehnya sebagai Pegawai Pengawal kepada Lembaga Pertubuhan Peladang.

TUGAS PEGAWAI PENGAWAL (S15A AKTA 1957)

Mengawal perbelanjaan yang diperuntukan mana-mana tahun kewangan dalam anggaran. Menjadi Ketua Pegawai Pengakaun bagi semua wang awam yang dikutip, diterima atau dibelanjakan dan semua barangan awam yang diterima, dipegang atau dilupuskan. Menentukan takat kuasa dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya boleh dipraktikan atau dijalankan bagi pihaknya oleh pegawai pengakaun di bawah kawalannya dengan teratur. Mengesahkan ketepatan bahagian keterangan dan kebenaran bayaran yang ditunjukkan di dalam AKAUN PENYATA TAHUNAN. Menyediakan laporan mengenai perkara darihal surcaj yang manasabah yang berlaku atau wujud di bawah pengawalannya. Dengan nama pangkat jawatannya, membentangkan setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan kepada Badan Perundangan.

PERKARA YANG BOLEH DIKENAKAN SURCAJ (S24A AKTA 110)

.

Telah gagal untuk mengutip sebarang wang awam yang dipinjamkan. Sebarang pembayaran wang awam tidak teratur atau tidak dijamin dengan sempurna. Sebarang kekurangan atau penghapusan mana-mana wang awam tidak teratur. Telah gagal menyimpan akaun atau rekod yang teratur. Telah gagal membuat sebarang pembayaran atau telah membuat kelambatan pembayaran kepada mana-mana orang yang kena dibayar di bawah mana-mana kontrak, perjanjian atau perkiraan yang dibuat antara orang berkenaan dan Lembaga.

PENGURUSAN

BELANJAWAN

APAKAH PUNCA PERUNTUKAN KEWANGAN LPP?

BAJET OPERASI BAJET PEMBANGUNAN AKAUN AMANAH KUMPULANWANG DIUJUDKAN

APADIA BAJET/BELANJAWAN?
Satu perancangan hasil dan perbelanjaan bagi masa hadapan. hadapan. Satu perancangan ekonomi tahunan yang bertujuan melaksanakan dasar-dasar sosiodasarsosioekonomi. ekonomi. Satu jumlah peruntukan yang diluluskan untuk perbelanjaan yang terancang dalam satu tahun semasa. semasa. Merupakan satu had (limit) perbelanjaan bagi satu-satu maksud atau program yang tidak boleh satudilampaui. dilampaui.

GUNANYA BELANJAWAN
Sebagai satu alat perancangan untuk mentadbir sesuatu organisasi. organisasi. Alat kawalan perbelanjaan. perbelanjaan. Alat untuk mengukur prestasi organisasi. organisasi. Untuk mengukur kecekapan anggota. anggota.

KOMPONEN BELANJAWAN NEGARA

HASIL NEGARA PERBELANJAAN NEGARA

10

BELANJAWAN NEGARA

PERBELANJAAN MENGURUS - Perbelanjaan Perbekalan. - Perbelanjaan Tanggungan. PERBELANJAAN PEMBANGUNAN.

PERBELANJAAN PERBEKALAN
1. Untuk membiayai kegiatan-kegitan harian kegiatan2. 3. 4.
Kementerian atau Jabatan dalam menyediakan Perkhidmatan kepada rakyat. rakyat. No. Kod Perbelanjaan ditunjukan dengan huruf B. Kelulusan Parlimen mesti diperolehi dahulu sebelum perbelanjaan boleh diperuntukkan dan dibelanjakan. dibelanjakan. Perbelanjaan ini dibahagikan kepada: kepada: - Emolumen. Emolumen. - Perkhidmatan dan Bekalan. Bekalan. - Aset/Harta Modal. - Pemberian. Pemberian.

11

PERBELANJAAN PERBEKALAN
(sambungan) sambungan)

5. Perbelanjaan Perbekalan dibahagikan kepada empat

sektor: sektor: a) Sektor Perkhidmatan Ekonomi (Program Kemudahan Awam, Perdagangan dan Awam, Perindustrian, Pengangkutan, Perhubungan Perindustrian, Pengangkutan, dan lain-lain). lainb) Sektor Perkhidmatan Sosial (Program Pelajaran, Pelajaran, Kesihatan, Perumahan dan lain-lain). Kesihatan, lainc) Sektor Keselamatan (Program Pertahanan dan Keselamatan Dalam Negeri). Negeri). d) Pentadbiran Am`(Jabatan Perkhidmatan Awam, Awam, Perangkaan, Kementerian Luar dan lain-lain) Perangkaan, lain-

PERBELANJAAN TANGGUNGAN
Perlembagaan. Perlembagaan. 2. Dipertanggungkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan. Disatukan. 3. Antaranya: Antaranya: Elaun-Elaun Diraja. ElaunDiraja. Gaji Ketua Hakim Negara. Gaji Ketua Audit Negara. Perbelanjaan Suruhanjaya-Suruhanjaya. Suruhanjaya- Suruhanjaya. Bayaran Pencen dan Ganjaran. Ganjaran. 4. Tidak Perlu Kelulusan Parlimen. Parlimen. 5. Dapat dikenali dengan Kod T.

1. Perbelanjaan ini telah sedia diperuntukan oleh

12

PERBELANJAAN PEMBANGUNAN
1. Perbelanjaan modal yang tidak berulang dan mempunyai keluaran berfaedah jangka panjang. panjang. 2. Memerlukan proses perancangan dan keputusan yang rumit dan teliti. teliti. 3. Biasanya melibatkan: melibatkan: a) Modal (peruntukan) yang besar. (peruntukan) besar. b) Dibiayai dengan pinjaman yang besar. besar. c) Perlukan penyediaan dan penyenggaraan di masa akan datang. datang. d) Mempunyai implikasi faedah dan kos kepada rakyat dan negara. negara. 4. Dikenalpastikan dengan kod Huruf P 5. Peruntukan-peruntukan diberi mengikut Projek. PeruntukanProjek.

JENIS SISTEM BELANJAWAN

* SISTEM BELANJAWAN TRADISIONAL. * SISTEM BELANJAWAN PROGRAM DAN PRESTASI. * SISTEM BELANJAWAN UBAHSUAI.

13

SISTEM BELANJAWAN TRADISIONAL

MEMBERI PENEKANAN KEPADA INPUT DAN TIDAK KEPADA OUTPUT. MEMBERI TUMPUAN KEPADA KAWALAN SAHNYA PERBELANJAAN DARI SEGI UNDANG-UNDANG. BELANJAWAN DISEDIAKAN MENGIKUT OBJEK-OBJEK PERBELANJAAN.

SISTEM BELANJAWAN PROGRAM DAN PRESTASI (SBPP)

Definisi: SBPP ialah satu sistem pengurusan yang bertujuan membantu pihak pengurusan membuat keputusan yang lebih baik dalam menguntuk, mengurus dan mengawal sumber-sumber berdasarkan pemilihan program dan aktiviti yang terbaik sekali bagi mencapai objektif tertentu.

14

MASALAH BERKAITAN PERLAKSANAAN SBPP

1. Perlaksanaan Cuma di peringkat objektif dan merangka Struktur Program dan Aktiviti sahaja. Tidak dapat dilaksanakan penilaian program. Oleh itu tidak dapat diukur: a) Pencapaian objektif Kementerian/Jabatan. b) Program dan aktiviti tidak dapat disusun mengikut keutamaan. 2. SBPP tidak sesuai semasa ekonomi lembab. Di mana kerajaan tidak mampu mematuhi permintaan Kementerian yang jauh melebihi kutipan hasil.

MASALAH BERKAITAN PERLAKSANAAN SBPP

(sambungan) .

3. Isu kelewatan projek-projek, pembaziran serta penyelewengan wang awam. 4. Pemikiran Pengurusan baru yang menekankan Let Managers Manage > Kebebasan pelaksanaan membuat keputusan berkaitan program/aktiviti masing-masing.

15

SISTEM BELANJAWAN UBAHSUAI (MBS)

.

MBS MELIPUTI PENGURUSAN SECARA KESELURUHAN TERMASUK PERANCANGAN STRATEGIK, PENGURUKURAN PRESTASI DAN PENGAWALAN PERBELANJAAN SERTA PENGESAHAN DAN PENILAIAN PROGRAM.

KENAPA SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI?

.

Pelaksanaan SBPP tidak mencapai kemajuan yang memuaskan. Pencapaian objektif Kementerian/Jabatan/Program dan Aktiviti tidak dapat diukur. Program dan Aktiviti telah dapat disusun mengikut keutamaan. Timbul masalah pemotongan peruntukan dibuat oleh Perbendaharaan. Masalah ekonomi negara yang memerlukan tindakan yang lebih berkesan. Isu kelewatan projek-projek, pembaziran serta penyelewengan wang awam. * Konsep Biar Pengurus Mengurus.

16

PERKARA PENTING DALAM BELANJAWAN

. 1. BATAS PERBELANJAAN Satu jumlah wang peruntukan yang ditetapkan dp peringkat permulaan proses belanjawan tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu agensi untuk membiayai Dasar Sedia ada bagi tahun berkenaan. Jumlah peruntukan ini tidakboleh dilampaui dalam mengemukakan cadangan perbelanjaan bagi dasar sedia ada.

MAKSUD DASAR SEDIA ADA

.

SEMUA PROGRAM/AKTIVITI YANG DIJALANKAN PADA TAHUN SEMASA (KECUALI ONE-OFFS) YANG TELAH MENDAPAT KELULUSAN PERBENDAHARAAN SEPERTI JEMAAH MENTERI.

17

MAKSUD DASAR BARU

.

DASAR BARU MERUPAKAN PROGRAM/AKTIVITI BARU TERMASUK TAMBAHAN, SAMBUNGAN ATAU PERLUASAN KEPADA DASAR YANG SEDIA ADA.

MAKSUD DASAR ONE-OFFS (SEKALA)

.

SATU PERBELANJAAN YANG LUAR BIASA, TIDAK DAPAT DIELAKKAN DAN MERUPAKAN PERBELANJAAN BUKAN BERULANG.

18

PERKARA PENTING DALAM BELANJAWAN

(sambungan)
.

2. PERJANJIAN PROGRAM * Perjanjian menetapkan tahap prestasi yang akan dicapai dengan peruntukan wang diluluskan dan dipersetujui bersama. Perjanjian mengandungi; a) Jumlah input yang akan digunakan b) Hasil output c) Kesannya ke atas kumpulan sasaran

PERKARA PENTING DALAM BELANJAWAN

(sambungan)
.

3. LAPORAN PENGECUALIAN * Laporan kepada Perbendaharaan bagi Program/Aktiviti yang tidak mencapai objektif seperti yang dipersetujui.

19

MAKSUD LAPORAN PENGECUALIAN (EXCEPTIONS REPORT)

.

LAPORAN BAGI TUJUAN MEMBERI PENJELASAN TERHADAP PETUNJUKPETUNJUK (MENGENAI KEWANGAN DAN BUKAN KEWANGAN) YANG MANA PENCAPAIAN INPUT/OUTPUTNYA ADALAH DIDAPATI TERKELUAR DARIPADA VARIENT YANG DIPERSETUJUI DI DALAM PERJANJIAN PROGRAM.

PERKARA PENTING DALAM BELANJAWAN

(sambungan) 4. PENILAIAN PROGRAM * Penilaian mendalam ke atas program dibuat sekurangkurangnya sekali dalam tempoh 5 tahun. * Program yang mempunyai banyak laporan pengecualian, Penilaian Programnya hendaklah dijalankan lebih awal. * Penilaian Program membantu pihak Pengurusan dari segi:
- Maklumat untuk membuat keputusan ke atas sesuatu dasar/pengubalan dasar baru. - Menyediakan asas untuk mempertingkatkan perancangan strategik. - Mempertingkatkan akauntabiliti dari segi keberkesanan dan kecekapan program/aktiviti.

20

PETUNJUK PRESTASI
.

MAKLUMAT OUTPUT YANG DIKENALPASTI DAN DIGUNAKAN BAGI MENGAWASI PENCAPAIAN SESUATU AKTIVITI. MAKLUMAT INI BOLEH DISEDIAKAN DALAM BENTUK KUANTITATIF, KETEPATAN MASA DAN KOS UNIT.

KELULUSAN PERUNTUKAN LPP?

Diperakukan oleh Agensi Pusat dan diluluskan oleh Parlimen. Parlimen. Terdapat dalam Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan Ada, One Offs bagi peruntukan mengurus. mengurus. Terdapat dalam kelulusan di Buku Belanjawan mengikut Program. Diluluskan oleh pihak berkuasa Lembaga dan Y.B Menteri untuk perbelanjaan tunai bagi tahun semasa. semasa. Bagi peruntukan Sumber Dalaman, mendapat Dalaman, kelulusan Lembaga dan Y.B Menteri. Menteri. Peruntukan Akaun Khas hendaklah diterima tunai dan dimaklumkan kepada Ketua Aktiviti. Aktiviti.

21

BAGAIMANA MEMBELANJA WANG AWAM?

Menggunakan wang awam mestilah
menggunapakai tatacara ditetapkan oleh Menteri Kewangan selaras dengan Akta 110 atau Akta Prosedur Kewangan 1957. perolehan melalui Arahan Perbendaharaan (AP) dan Perkeliling Perbendaharaan (SPP). AP/SPP kecuali atas kebenaran Kementerian Kewangan.

Menteri Kewangan telah menetapkan kaedah

Semua Jabatan/Agensi Kerajaan mesti mematuhi

PENGURUSAN

TERIMAAN

22

MAKSUD TERIMAAN
Terimaan/pungutan adalah satu tindakan pengurusan kewangan dalam menerima perolehan berbentuk wang atas: a) Sesuatu hasil kepada perkhidmatan. b) Sesuatu amanah (trust). c) Sesuatu pemberian atau pungutan hutang.

BUKTI TERIMAAN
1. Semua terimaan hendaklah dikeluarkan suatu resit resmi kecuali melalui potongan pada baucer pembayaran (AP 60). Orang awam hendaklah diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar (AP 61). Sesuatu resit resmi dilarang membuat pindaan (AP 62).

2.

3.

23

KAWALAN TERIMAAN
1. 2. 3. Pegawai penerima wang awam hendaklah mendapat kebenaran bertulis (AP 69). Dua orang dikehendaki bagi mengeluarkan resit (AP 70). Pemungut wang awam hendaklah bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan menggunakan sepatutnya semua resit serta stok resit dikeluarkan mengikut nombor susunan yang betul (AP 66 & 68).

KAWALAN TERIMAAN
(sambungan)

4. 5.

6.

Daftar dokumen borang hasil yang sempurna mesti diselenggarakan oleh pemungut (AP 67) Daftar mel hendaklah diselenggarakan oleh pegawai bukan daripada penerima wang awam (AP 71a). Daftar pungutan/terimaan hendaklah diselenggarakan oleh pegawai bukan juruwang kecuali ada kebenaran (AP 73).

24

KAWALAN TERIMAAN
(sambungan)

7.

Pemungut hendaklah memastikan bahawa semua akaunnya adalah betul setiap hari (AP 80b). 8. Stok buku resit atau borang akuan terimaan hendaklah disemak setiap minggu (AP 80c).

PERATURAN TERIMAAN
1. Terimaan wang tunai dihantar oleh Sipembayar hendaklah dikeluarkan resit serta merta (AP 60). Terimaan wang secara pos atau penghantar hendaklah direkod dalam Daftar Mel (AP 71b). Semua resit hendaklah dibukukan satu persatu dalam Buku Tunai pada masa urusan dibuat - jika praktik (AP 72).

2.

3.

25

PERATURAN TERIMAAN
(sambungan)

4.

5.

6.

Semua terimaan hendaklah direkodkan dalam Daftar pungutan/terimaan setiap masa (AP 73). Segala perselisihan yang dipungut hendaklah memberitahu kepada pemungut untuk diambil tindakan (AP74). Segala lebihan terimaan hendaklah direkodkan sebagai Terimaan Pelbagai (AP 75).

PERATURAN TERIMAAN
(sambungan)

7.

8. 9.

Semua terimaan bayaran dengan cek hendaklah dipalang dan nombor cek hendaklah dicatat dalam resit (AP 76). Matawang asing yang tidak sah diperlakukan tidak boleh diterima (AP 77). Semua pungutan hendaklah dibankkan selewat seminggu selepas diterima (AP 78).

26

PERATURAN TERIMAAN
(sambungan) 10. Amaun kasar yang diterima hendaklah diperakaunkan, manakala potongan daripada amaun kasar memerlukan kebenaran (AP 83). 11. Wang awam yang diterima tidak boleh digunakan (AP85). 12. Wang yang diterima berupakan kreditan balik perbelanjaan, dibenarkan dikreditkan kepada Vot Perbelanjaan (AP 86).

AKTIVITI PENERIMAAN
Daftar Dokumen Hasil

Daftar Mel Penyediaan Resit Penerimaan Wang

Pelanggan

Pengesahan Resit

Unit Proses Data

Bank

Daftar Terimaan

Perakaunan Berkomputer

Penyesuaian

Buku Tunai

Buku Vot

27

PENGURUSAN

PEROLEHAN

APAKAH DIA PEROLEHAN ? Definisi

Perolehan Kerajaan merupakan tindakan membelanjakan wang awam yang telah diluluskan peruntukan bagi Jabatan/Agensi/Kementerian.

28

PRINSIP PEROLEHAN
Akauntibiliti Awam. Diuruskan Secara Telus. Nilai Faedah Yang Terbaik. Saingan Terbuka. Adil dan Saksama.

OBJEKTIF PEROLEHAN
Menguruskan perolehan secara cekap. Mendapatkan harga berpatutan dan
menguntungkan.

Menggalakkan pertumbuhan industri

tempatan.

Alat mencapai dasar kerajaan.

29

STRATEGI PERLAKSANAAN PEROLEHAN

i.
ii. iii. iv. Keutamaan kepada barangan buatan tempatan. Pembelian melalui kontrak pusat. Penggunaan kontrak jabatan lain. Keutamaan kepada syarikat Bumiputra.

OBJEKTIF PEMBELIAN

Untuk memperolehi bekalan barang-barang atau perkhidmatan yang betulbetul BERMUTU pada MASA yang betul, dalam KUANTITI yang betul, dibekalkan ke DESTINASI yang betul, daripada PUNCA yang betul dan dengan HARGA yang betul.

30

PEMBELIAN
Tanggungjawab Pegawai
Adalah menjadi kewajipan tiap-tiap pegawai yang membenarkan atau menyokong sesuatu pembelian bagi menentukan selepas membuat penyiasatan bahawa barang yang dibeli itu adalah yang paling menguntungkan memandangkan kepada kualiti, kegunaan dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Bertanggungjawab sendiri membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang awam, kerja dan perkhidmatan diterima. (AP 167)

PROSES PEROLEHAN
a) Permohonan Peruntukan. Peruntukan. b) Kelulusan oleh Pegawai Pengawal/ Pengawal/ Pemegang Waran. Waran. c) Rekod Peruntukan dalam Buku Vot. Vot. d) Merancang Perolehan: Perolehan: - Penubuhan Jawatankuasa Kewangan. Kewangan. - Penyediaan spesifikasi dan penilaian kos. kos. - Menentukan kaedah perolehan. perolehan. e) Membuat pelawaan Perolehan. Perolehan. f) Menilai tawaran Kontraktor/Pembekal: Kontraktor/Pembekal: - Membuat kajian pasaran. pasaran. - Penilaian oleh Jawatankuasa Kewangan. Kewangan.

31

PROSES PEROLEHAN
(sambungan)
g) Membuat tawaran kepada Kontraktor/ Kontraktor/ Pembekal. Pembekal. h) Pertanggungkan kepada Vot berkenaan. berkenaan. i) Melaksanakan kontrak/perjanjian. kontrak/perjanjian. j) Menerima bekalan/perkhidmatan/siap kerja. kerja. k) Menerima tuntutan Kontraktor/Pembekal. Kontraktor/Pembekal. l) Membuat perakuan bayaran. bayaran. m) Menjelaskan Tuntutan. Tuntutan.

JENIS PEROLEHAN
BEKALAN PERKHIDMATAN KERJA

32

KAEDAH PEROLEHAN
1) 2) 3) 4) 5) 6) Perolehan melalui Pembelian Terus. Perolehan melalui Sebut Harga. Perolehan melalui Tender . Perolehan melalui Panjar Wang Runcit. Perolehan secara Gotong Royong. Perolehan melalui Kontrak Pusat.

KAEDAH PEROLEHAN
(sambungan) 7) Perolehan Darurat. 8) Perolehan melalui Rundingan Terus. 9) Perolehan melalui Perlanjutan/Perubahan Kontrak. 10) Perolehan melalui Penggunaan Kontrak Jabatan/Agensi Lain.

33

AKTIVITI KAEDAH PEROLEHAN

Terima Permohonan Daftar Buku Perolehan

Kelulusan

Tender Sebut Harga Terbuka Rundingan Agensi Lain

Belian Terus

Tawaran Pesanan Tempatan/ Perjanjian Arahan Kerja

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja dilaksanakan

PRA-SYARAT UNTUK MEMASUKI PEROLEHAN KERAJAAN

Perlu berdaftar dengan : Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) & Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB) kontraktor kerja. Kementerian Kewangan kontraktor bekalan atau perkhidmatan. Tenaga Pengajar perlu berdaftar dalam kod bidang 220502 dan mempunyai tempoh pendaftaran yang sah. Satu salinan pendaftaran berkenaan perlu dikemukakan ke Bahagian Kewangan bagi LPP Ibu Pejabat dan Cawangan Pentadbiran dan Kewangan LPP Negeri.

34

SISTEM PEROLEHAN
Kontrak Pusat = Kementerian Kewangan
- (barangan gunasama telah ditentukan pembekal) Luar Kontrak Pusat = Jabatan/Agensi - (barangan yang tiada sesuatu kontrak berkuatkuasa)

NILAI KAEDAH PEROLEHAN

Belian Terus (Tidak Melebihi RM50 ribu - Bekalan/Perkhidmatan [AP170] [AP190]. Tidak Melebihi RM20 ribu - Kerja [AP180.1]) Sebut Harga (Tidak Melebihi RM200 ribu [AP170])

Tender

(Melebihi RM200 ribu [AP171]) (Melebihi

35

 Pembelian Terus RM 50,000.00 kebawah

Bagi Bekalan dan Perkhidmatan
(Kontraktor tidak perlu mendaftar dengan Kementerian Kewangan) Kewangan) - Melebihi RM 10,000 - RM 50,000 setahun setiap jenis (Kontraktor perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan berstatus Bumiputera) Bumiputera)

- RM10,000 dan kebawah setahun setiap jenis

Bagi Kerja

(Kontraktor Kelas F berdaftar dengan PKK dibawah kepala dan sub-kepala yang berkaitan) subberkaitan) - Kerja Letrik (tidak melebihi RM50,000) (Menggunakan Jadual Kadar Kerja Letrik). Letrik).

- RM20,000 dan kebawah

Sebut Harga RM 50,000 hingga RM 200,000

Bagi Bekalan dan Perkhidmatan
- Melebihi RM 50,000 - RM 100,000 setahun setiap jenis
(Kontraktor perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan berstatus Bumiputera) Bumiputera) - Melebihi RM 100,000 - RM 200,000 setahun setiap jenis (Kontraktor perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan tidak perlu status Bumiputera) Bumiputera)

Bagi Perkhidmatan Perunding

- Melebihi RM50,000 - M200,000 setahun
(Perolehan perkhidmatan perunding tidak boleh diurus secara sebut harga) harga)

36

Sebut Harga RM 50,000 hingga RM 200,000

(sambungan) sambungan)

Bagi Kerja Requisition (mengguna Jadual Kadar Harga (mengguna Kejuruteraan Awam) Awam)
- Melebihi RM20,000 RM100,000 setahun (Kontraktor Kelas F berdaftar dengan PKK dibawah kepala dan sub-kepala yang berkaitan dipelawa secara subadil samaada undian/pusingan atau sebut harga) harga)

Bagi Kerja Requisition (tidak mempunyai Jadual Kadar Harga (tidak Kejuruteraan Awam) Awam)
- Melebihi RM20,000 RM200,000 setahun (Kontraktor berdaftar dengan PKK dibawah kelas, kepala dan kelas, sub- kepala berkenaan) subberkenaan)

Bagi Kerja Bukan Requisition - Melebihi RM20,000 RM200,000 setahun

(Perolehan melalui Jabatan Terknik (JKR & JPS rujuk AP182)

PROSES PEROLEHAN SEBUT HARGA

Perancangan Perolehan Penyediaan Penentuan (spesifikasi) Penyediaan Dokumen Sebut Harga - Borang Lampiran Q Pelawaan Sebut Harga - Pamer Tawaran - Tempoh (minima 7 hari) - Mempelawa sekurangnya 5 pembekal berdaftar. Penerimaan/Pembukaan Sebut Harga Penilaian Sebut Harga

37

PROSES PEROLEHAN SEBUT HARGA

(sambungan) Penyediaan Taklimat Sebut Harga Pertimbangan Sebut Harga Pelaksanaan Keputusan - Tawaran kepada Pembekal/ Kontraktor Pengurusan Perolehan - Surat Setuju Terima - Dokumen Kontrak - Bon Pelaksanaan Penerimaan Tuntutan Pembekal (Bil) Pembayaran Bil

PROSES PEROLEHAN TENDER

Perancangan Perolehan Penyediaan Penentuan (spesifikasi) Penyediaan Dokumen Tender - Dokumen berasingan bagi teknikal dan harga Pengiklanan Tender - Publisiti yang seluasnya (sekurang satu akhbar berbahasa Malaysia) - Tempoh (minima 21 hari) Penjualan Dokumen Tender Penerimaan/Pembukaan Tender Penilaian Tender (Teknikal & Harga)

38

PROSES PEROLEHAN TENDER

(sambungan) Penyediaan Taklimat Tender Pertimbangan Tender Pelaksanaan Keputusan - Tawaran kepada Pembekal/ Kontraktor Pengurusan Perolehan - Surat Setuju Terima - Dokumen Kontrak - Bon Pelaksanaan Penerimaan Tuntutan Pembekal (Bil) Pembayaran Bil

AKTIVITI PEROLEHAN
Kelulusan Perolehan Pesanan Tempatan/ Arahan Kerja Buku Vot

Pelaksanaan Bekal/Khidmat/Kerja

Pembekal/ Kontraktor

Unit Proses Data

Pengesahan Kesempurnaan

Bil Tuntutan

Perakaunan Berkomputer

Pembayaran Bil

39

PENGURUSAN PEROLEHAN

SURAT SETUJU TERIMA

Surat mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran
berasaskan kepada syarat-syarat yang telah syaratditetapkan di dalam dokumen tender

Dikeluarkan kepada kontraktor berjaya Syarat dan perubahan yang dipersetujui semasa
rundingan dinyatakan dengan jelas

40

SURAT SETUJU TERIMA

(sambungan)

Surat dipulangkan semula dalam tempoh 14 hari

dari tarikh surat tawaran

Surat dalam bentuk yang ditetapkan oleh

Perbendaharaan

DOKUMEN KONTRAK
Hendaklah ditandatangani menggariskan obligasi dan
hak kedua-dua pihak kerajaan dan kontraktor kedua-

Mengandungi syarat-syarat am kontrak dan syaratsyaratsyaratsyarat khas yang dipersetujui kedua-dua pihak kedua-

Klausa berikut hendaklah diberi perhatian didalam

dokumen kontrak

41

Klausa Dalam Dokumen Kontrak

Bon Perlaksanaan Waranti/Kualiti Barangan Jadual Penghantaran / Tempoh Siap Tempoh Tanggungan Kecacatan Bayaran Pendahaluan Penamatan Kontrak Dan Klausa-Klausa Lain Klausa-

Klausa Dalam Dokumen Kontrak

(sambungan)

Arahan Perubahan Kerja ( V.O ) Perlanjutan / Perubahan Kontrak Syarat Perubahan Harga Gantirugi kelewatan (LAD) Set-off Set Bayaran Kemajuan

42

BON PERLAKSANAAN
Deposit dalam bentuk jaminan bank daripada bank-bank yang menjalankan perniagaan di bankMalaysia @ Jaminan Insurans dari syarikat-syarikat insurans yang syarikatdilesenkan mengikut Akta Insurans 1963

Kadar Bon Perlaksanaan

Kontrak Pembekalan & Perkhidmatan - 2.5 % : > RM50,000- RM500,000 : RM50,000- 5% : RM500,000 ke atas

Kontrak kerja ialah 5% dari nilai kontrak

43

Tempoh Sah Laku Bon Perlaksanaan

Bekalan - Tempoh 12 bulan selepas penghantaran terakhir atau tarikh tamat kontrak yang mana terkemudian Perkhidmatan - bermula tarikh kontrak sehingga 12 bulan selepas tamat kontrak Kerja - Tempoh 12 bulan selepas tamat tempoh tanggung kecacatan

TANGGUNGAN KECACATAN
Kontraktor hendaklah memperbaiki apa apa kecacatan keatas kerja yang telah disiapkan. Jika tidak disiapkan. perbelanjaan yang dikenakan hendaklah dituntut dari bon pelaksanaan

44

Tempoh Tanggungan Kecacatan

Kontrak Kerja
RM10,000 RM50,000 : 6 bulan Melebihi RM50,000 : Sekurang-kurangnya 12 Sekurangbulan dari tarikh kerja diperakukan siap

Kontrak Bekalan & Perkhidmatan

bergantung kepada jenis, kerumitan barang dan jenis, tempoh waranti pembuat

Tarikh mula tanggungan kecacatan adalah selepas Sijil Perakuan siap dikeluarkan

45

Proses Perkiraan Tanggungan Kecacatan

I. Pegawai bertanggungjawab menyenaraikan semua kecacatan dari kerja yang telah dilaksanakan oleh kontraktor/pembekal untuk diperbaiki oleh kontraktor/ pembekal berkenaan

II.

Kerosakan yang berlaku dalam tempoh kecacatan yang disebabkan oleh masalah teknikal, kos dan perlaksanaan kerja berkenaan hendaklah ditangggung dan dilaksanakan oleh kontraktor/pembekal

Proses Perkiraan Tanggungan Kecacatan (sambungan)

iii. Sekiranya kontraktor/pembekal tersebut gagal melaksanakan pembaikan ke atas kecacatan maka boleh diarahkan pihak lain dan potongan boleh dibuat dari bon perlaksanaan kontraktor/pembekal iv. Sekiranya potongan dari bon pelaksanaan tidak mencukupi maka tuntutan boleh dibuat dari kontraktor asal dan tuntutan sivil boleh diambil sekiranya tindakan tersebut tidak berhasil ( membawa kes ke mahkamah) v. Apa-apa denda yang dituntut dan diterima daripada kontraktor/pembekal hendaklah dimaklumkan kepada Perbendaharaan

46

BAYARAN PENDAHALUAN
Kerja
Kontraktor Utama - Sehingga 25 % daripada nilai kerja @ maksimum RM10 juta mana yang lebih rendah Nominated Sub Kontraktor - Sehingga 25% daripada nilai kerja @ RM5 juta mana yang lebih rendah

Bekalan
Sehingga 25% daripada nilai keseluruhan kontrak @ maksimum RM10 juta mana yang lebih rendah

BAYARAN PENDAHALUAN
(sambungan)

Perkhidmatan
Sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta mana yang lebih rendah

Syarat bayaran pendahuluan

Setiap pembekal/kontraktor dikehendaki mengadakan satu jaminan bank bagi jumlah yang sama nilainya dengan bayaran pendahaluan yang dikehendaki

47

BAYARAN PENDAHALUAN
(sambungan)
Jaminan kontraktor utama dan Nominated Sub kontraktor dibuat berasingan dan mengikut nilai ditetapkan Bayaran balik hendaklah dibuat mengikut peringkat kerja atau bekalan Pegawai Penguasa memastikan potongan bayaran pendahaluan diselesaikan selewatnya projek siap pada tahap 75%

BAYARAN PENDAHALUAN
(sambungan

Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, pentadbir kontrak mempastikan potongan dapat diselesaikan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhir setelah bekalan/perkhidmatan disempurnakan sepenuhnya

48

Bayaran Kemajuan
Bagi Kontrak kerja, bayaran dibuat tidak lebih 3 kali dalam tempoh 4 bulan Bayaran seterusnya selepas perjanjian kontrak rasmi ditandatangani Bayaran dibuat setelah Pegawai Penguasa berpuashati dengan kemajuan kerja disyaratkan Bayaran kemajuan kontrak kerja diurus berpandukan syarat ditetapkan. Kemajuan kerja hendaklah dinilai setiap bulan

Proses dan Kaedah Bayaran

Tuntutan Pembekal Pengesahan Bayaran Sijil Kesempurnaan Projek Bayaran Lump Sum Bayaran berperingkat

49

Perubahan Kerja
Sesuatu perubahan kontrak kerja atau sebarang penyimpangan daripada apa yang telah dipersetujui dalam perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, penentuan atau senarai kuantiti samada dipinda, ditambah atau dikurang

Kerja tambahan hendaklah dilaksanakan secara tender/sebutharga berasingan mengikut kehendak AP yang berkenaan

Perubahan Kerja
(sambungan)

Perlaksanaan hanya dibenar jika ianya menjejaskan atau mengganggu kontrak yang sedang berjalan

Pegawai bertanggungjawab mestilah memastikan peruntukan mencukupi bagi menampung perbelanjaan tambahan dan kelulusan telah diperolehi terlebih dahulu

50

Kriteria Perubahan Kerja

Tempoh Kontrak Masih Berjalan Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal Bagi kerja tambahan, perlaksanaan ditapak bina kontrak sahaja hendaklah

Bagi kerja gantian, perubahan dalam skop kontrak asal dan kerja yang ditentukan dalam kontrak asal hendaklah dapat dikenalpasti dalam kerja-kerja gantian tersebut

Nilai Perubahan Kerja

BIL
1

PERKARA

NILAI PERUBAHAN

Tidak Lebih RM500,000 Jumlah perubahan kerja terkumpul tidak melebihi 10 % dari nilai kontrak RM500,001 - RM5 juta Jumlah perubahan kerja terkumpul tidak melebihi 20% dari nilai kontrak RM5 juta - RM7.5 juta Jumlah perubahan kerja terkumpul tidak melebihi 20% dari nilai kontrak Jumlah perubahan kerja terkumpul tidak melebihi RM1.5 juta

Melebihi RM7.5 juta

51

Tempoh Perlaksanaan Kerja

Perolehan Bekalan Bermula selepas setuju terima pembekal dan perlaksanaan bon sehingga tempoh pembekalan dipersetujui Perolehan Kerja Bermula pada tarikh serah tapak kepada kontraktor sehingga penyerahan semula tapak projek

Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak Bagi Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan
Hendaklah diluluskan oleh Lembaga Perolehan yang meluluskan tender asal dengan syarat : Tidak melibatkan perubahan harga Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum sehingga 2 tahun

52

Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak Bagi Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan (sambungan) sambungan)
Tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kuantiti didalam kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM2.5 juta. Nilai tambahan dan juta. kontrak asal tidak boleh melebihi RM7 juta Perlanjutan atau perubahan selain dari syarat tersebut hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu

Perubahan Harga Dalam Kontrak Kerja

Kontraktor kerja, jika diperuntukkan dalam kontraknya boleh membuat tuntutan kenaikan harga bagi bahan-bahan binaan yang diluluskan oleh perbendaharaan dan kadar kenaikan hendaklah berasaskan siaran Jabatan Perangkaan Malaysia

Bagi kontrak yang berasaskan jadual harga, kontraktor tidak layak membuat tuntutan kenaikan harga bahan binaan

53

Pelanjutan Masa Bagi Kontrak Kerja

Pertimbangan berasaskan sebab-sebab berikut : i. ii. Force Majeure Kelewatan atau kerosakan yang disebabkan oleh mana-mana perkara luar jangka yang disebut dalam kontrak Arahan yang diberi oleh Pegawai Penguasa yang mengakibatkan penangguhan projek Kelambatan memberi milik tapak mengikut kontrak Apa-apa tindakan yang berpunca dari penyatuan pekerja-pekerja setempat atau mogok

iii. iv. v.

Pelanjutan Masa Bagi Kontrak (sambungan)

vi. Kontraktor tidak berupaya kerana sebab yang tidak dapat dikawal dan diramalkan olehnya dengan munasabah Permohonan lanjut masa hendaklah dibuat sebelum tempoh tamat kontrak dan hendaklah diperakukan oleh Jawatankuasa Teknikal dan diluluskan oleh Pegawai Penguasa Perlanjutan tempoh selain dari perkara di atas boleh diberi tanpa berdenda Perlanjutan tempoh disebabkan oleh kecuaian kontraktor boleh diberi dengan berdenda dengan denda harian seperti dalam perjanjian

54

Penamatan Kontrak
Agensi kerajaan hendaklah memastikan klausa mengenai hak kerajaan untuk menamatkan kontrak pada bila-bila masa apabila kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak dimasukkan ke dalam perjanjian dan dikuatkuasakan apabila perlu

Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang munasabah hendaklah diberikan kepada kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak. Ini termasuk memberi peringatan, amaran yang cukup dan mengeluarkan surat tunjuk sebab

Pentadbiran Kontrak Yang Lain

Sijil Siap Perakuan Kerja Perakuan Muktamad Wang Kos Prima Wang Peruntukan Sementara Preliminaries Pegawai Penguasa Sijil Layak Menduduki

55

KELEMAHAN PEROLEHAN
Tidak menyediakan peruntukan yang secukupnya. Spesifikasi teknikal dan anggaran kos tidak tepat. Melanggar tatacara perolehan dan kaedah

kewangan. Memecah kecil perolehan bagi mengelakkan tender atau sebutharga. Pembekal bukan pembekal tulen.

PENGURUSAN

BAYARAN

56

MAKSUD BAYARAN
Pembayaran adalah satu tindakan pengurusan kewangan untuk membuat penyelesaian tanggungjawab sesuatu pembekalan dan mengakibatkan sebarang akuan penerimaan barang-barang atau penyempurnaan perkhidmatan atau penyiapan kerja.

DOKUMEN BIL DITERIMA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Invois Pembekal berPesanan Tempatan/ Waran Perjalanan. Invois Pembekal tanpa Pesanan Tempatan. Tuntutan Perjalanan/Kerja Lebih Masa/ Perubatan/Imbuhan Ceramah/Perpindahan. Arahan Potongan Gaji. Permohonan Pendahuluan Diri. Arahan Bayaran Khas. Rekupan-rekupan/Simpanan Pelaburan. Perubahan Gaji.

57

DAFTAR BIL DITERIMA

FUNGSI * Rekod kawalan kepada bil-bil yang diterima. * Pengesan status kepada bil-bil diterima. * Pemantau kepada pembayaran bil-bil diterima mematuhi peraturan.

DAFTAR BIL DITERIMA

(sambungan) sambungan)
PERATURAN
AP 103a - Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah meminta supaya semua bil dan tuntutan disampaikan dengan seberapa segera. Dalam Arahan ini, bil dan segera. ini, tuntutan-tuntutan adalah termasuk juga invois, borang tuntutaninvois, perakuan bayaran (Borang Perakuan Bayaran Siri JKR 66) dan inden kerja sama ada dibawah Peruntukan Mengurus, Pembangunan, Tanggungan atau Amanah. Mengurus, Amanah. Mereka hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan itu dibayar dengan segera tidak lewat daripada 30 hari dari tarikh ianya diterima atau selaras dengan syaratsyaratsyarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan. berkenaan.

58

PERANAN BAUCER BAYARAN?

PENTING ADANYA
a) Menentukan bilangan pembayaran. pembayaran. b) Menunjukkan Jabatan/Agensi membuat perbelanjaan. perbelanjaan. c) Kawalan kepada tiap-tiap pembayaran. tiappembayaran. d) Menentukan kebetulan proses perakaunan (dokumen asas). asas). e) Menunjukkan keterangan sah bayaran setelah: setelah: - dilakukan = dokumen/sijil; dokumen/sijil; - dibenarkan = kelulusan pegawai pengawal; pengawal; - diselesaikan = penerimaan oleh sipenerima. sipenerima.

PERANAN BAUCER BAYARAN

(sambungan) sambungan)

BAYARAN DENGAN BETUL

* * * * Ada peruntukan. peruntukan. Ada kebenarannya. kebenarannya. Ada tujuannya. tujuannya. Disokong dengan butir-butir yang lengkap butir(dokumen sokongan). sokongan). * Perakuan pegawai yang diberi kuasa. kuasa. * Perakuan lupusan pada baucer: baucer:
- mengikut spesifikasi. spesifikasi. - bahawa kerja/perkhidmatan telah disempurnakan/disiapkan sepatutnya. sepatutnya. - bahawa bekalan telah diterima sama ada disimpan dalam stor atau dikeluarkan untuk kegunaan dengan sempurnanya. sempurnanya.

59

PERATURAN BAYARAN
1. Pegawai Pengawal (pegawai yang diwakilkan olehnya) bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan (AP 92). 2. Pegawai Pembayar hendaklah berpuashati bahawa: - bayaran tidak menyebabkan lebihan amaun yang diperuntukan, - perakuan oleh pegawai yang berhak dan bahawa prima facie pertanggungan itu adalah betul, - potongan yang sepatutnya telah dibuat dengan sempurna (AP 93).

PERATURAN BAYARAN
(sambungan) sambungan)

3.

Sebuah Buku Vot hendaklah diselenggarakan untuk mengawal perbelanjaan dan pegawai yang memperakui baucer hendaklah mengesahkan cacatan berkenaan (AP 95). 4. Pembayaran hendaklah dibuat dengan cek berpalang (AP 97a). 5. Pembayaran dengan cek perintah terbuka atas nama penerima yang tiada akaun bank perlu catat nombor Kad Pengenalan sipenerima (AP 97b).

60

PERATURAN BAYARAN
(sambungan) sambungan)

6.

7.

8.

Seberapa boleh semua pembayaran bil yang tidak melebihi RM100 hendaklah dibayar daripada panjar wang runcit (AP 97d). Suatu Daftar Pembayaran bagi semua bayaran wang hendaklah diselenggarakan (AP 98). Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir penuh mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja (AP 99).

PERATURAN BAYARAN
(sambungan) sambungan)

9.

Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 haribulan dalam bulan berikutnya. Hanya satu tuntutan Elaun Perjalanan boleh dibuat bagi satu-satu bulan (AP 100). 10. Pegawai Pengawal (pegawai yang diwakil kuasa olehnya) bagi memperakui baucer pembayaran hendaklah memperaku dan bertanggungjawab tentang betulnya setiap butiran dalam baucer itu (AP 102).

61

PERATURAN BAYARAN
(sambungan) sambungan)
11. Tiada boleh membayar apa-apa gaji atau pencen atau apaelaun kecuali cara pendahuluan sehingga Sijil Gaji Akhir disampaikan oleh pejabat dimana pembayaran terakhir dibuat (AP 104). 12. Kecuali dibenarkan, gaji dan elaun tidak boleh dibenarkan, dibayar sebelum 25 haribulan dalam bulan gaji/elaun itu kena bayar. Walau bagaimana dalam bayar. keadaan tertentu, kaedah ini boleh dikecualikan tertentu, (AP 105a).

PERATURAN BAYARAN
(sambungan) sambungan)

13. Setiap bayaran dalam akaun mesti disokong dengan suatu baucer. Sesuatu bayaran dianggap sebagai perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada keterangan bahawa telah dilakukan, dibenarkan, dan diselesaikan dengan sepatutnya (AP 107).

62

PERATURAN BAYARAN
(sambungan) sambungan)

14. Baucer bayaran asal hilang mestilah mengemukakan kepada pegawai pembayar suatu baucer salinan pejabat atau salinan yang diperakui dengan semua butir-butir dan lampiran. Keterangan atau bukti pembayaran hendaklah dikemukakan (AP 108).

AKTIVITI BAYARAN
Penerimaan Bil Daftar Bil Daftar Baucer

Pengesahan bil

Penyediaan Baucer

Perakaunan Komputer

Buku Vot

Pembekal

Unit Proses Data

Pembayaran

Pegawai Pembayar

Perakuan Baucer

Daftar Pembayaran

Penyesuaian

63

PERATURAN PENGURUSAN CEK

1. Pemeriksaan buku cek dengan serta merta 2. 3.
apabila diterima daripada bank (AP 115). Mana-mana buku cek yang tidak dikeluarkan untuk digunakan hendaklah disimpan dalam petibesi yang berkunci(AP116). Bayaran dengan cek hendaklah laku dalam tempoh 3 bulan dari tarikh dikeluarkan (AP 117).

PERATURAN PENGURUSAN CEK

(sambungan) sambungan)

4. Cek yang tidak ditunaikan dalam tempoh 3 bulan

hendaklah disifatkan batal dan di kreditkan Akaun Penyelesaian Cek Terbatal (Pemiutang Lain). Selepas 6 tahun tidak dituntut dari tarikh cek hendaklah dikreditkan kepada Akaun Hasil Pelbagai (AP 118). Cek hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa, bersesama dan pastikan dikeluarkan dengan sepatutnya(AP119).

5.

64

PERATURAN PENGURUSAN CEK

(sambungan) sambungan)

6. Tiada sesuatu cek kecuali cek yang dikeluarkan atas nama Kerajaan/Pegawai Pengawal yang boleh ditukar kepada wangtunai tanpa kebenaran (AP 120). 7. Cek yang dikeluarkan atas nama akaun seseorang yang bukan dalam perkhidmatan Kerajaan boleh ditukar kepada wang tunai hanya atas surat gerenti daripada bank (AP 121). 8. Cek hendaklah berpalang Takboleh Niaga apabila dipos (AP 122).

PERATURAN PENGURUSAN CEK

(sambungan) sambungan)

9. Jika cek pembayaran hilang atau salah letak sebelum diniaga, pembayaran boleh didapati jika penerima pembayaran memberitahu dengan bertulis kepada pegawai pembayar dan cek berkenaan hendaklah diambil Tindakan Menahan Bayaran (Stop Payment) yang disahkan oleh bank (AP 123). 10. Permintaan Draf, Pindahan Telegraf, Surat Kredit dan sebagainya hanya boleh mengikut sesuatu kebenaran yang dikeluarkan oleh pihak Penguatkuasa Kewangan.

65

PERATURAN PENGURUSAN PETI BESI

1. Semua wangtunai, cek, setem, buku kaunterfoil hasil dokumen dan lain-lain barang berharga yang dterima oleh pejabat awam hendaklah disimpan dalam petibesi atau bilik kebal dengan segera yang boleh (AP 126). 2. Petibesi hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anakunci berlainan dan orang pegawai yang dipegang oleh 2 bertanggungjawab (AP 125).

PERATURAN PENGURUSAN PETI BESI

(sambungan) sambungan)

3. Pegawai Pengawal hendaklah memberi kebenaran menjaga keselamatan wang tunai jika pejabat tiada petibesi (AP 131). 4. Petibesi tidak boleh mengandungi lain daripada wang awam tanpa kebenaran (AP 132).

66

PANJAR
PANJAR WANG RUNCIT - Pendahuluan untuk membolehkan membuat
pembayaran kecil dan segera, perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkan terlebih dahulu kepada maksud perbelanjaan.

PANJAR SEPERDUABELAS
- Penguntukan wang tunai dalam kumpulan wang disatukan yang digunakan untuk memudahkan perbelanjaan berkala.

PENGENDALIAN PANJAR
1. Seseorang pegawai yang telah dibenarkan menerima sesuatu panjar kecuali panjar wang runcit mistilah membuka suatu akaun bank atas nama jawatan yang dipegang dan tidak boleh diguna untuk maksud lain. 2. Permohonan imbuhan misti disokong oleh baucer dan dokumen lain yang perlu ke Pejabat Pembayar. 3. Setiap bulan/pemegang panjar hendak mengganti bayaran yang telah dibuat perlu mengemuka penyata menunjukan baki panjar pada hari akhir bulan lepas.

67

PENGENDALIAN PANJAR
(sambungan) sambungan)

4. Bukutunai perlu diselenggara dan sentiasa kemaskini. 5. Berlaku pertukaran pegawai, penyata kedudukan panjar perlu disediakan dengan pengesahan pegawai yang memberi dan mengambil alih, serta disampaikan ke Pejabat Pembayar. (AP113).

KAWALAN

PERUNTUKAN

68

KAWALAN PERBELANJAAN
Sebelum perbelanjaan dibuat, pegawai pengawal lebih dahulu hendaklah meneliti dan mematuhi perkara-perkara: a) Pastikan bahawa perbelanjaan yang dibuat tidak melampaui peruntukan yang diluluskan dalam akta perbekalan. b) Perbelanjaan adalah dibuat mengikut tujuan tertentu sepertimana yang dinyatakan didalam belanjawan tahunan. c) Perbelanjaan hendaklah dibuat secara ekonomi dan cekap iaitu tanpa pembaziran.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Dikehendaki mengawal perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukan supaya VOT bagi perkhidmatan itu tidak dilampaui (AP54).

69

TUJUAN DAN PENGUNAAN BUKU VOT (kew.88)

Sesuatu sistem akaun jabatan yang akan menunjukmenunjukkan dengan jelas maklumat yang mencukupi bagi kedudukan tiap pecahan maksud peruntukan atau kumpulanwang, bertujuan membantu dalam kumpulanwang, pencegahan pertanggungan berlebihan dan pengurusan tabung. tabung.
Hendaklah diselenggarakan oleh pegawai-pegawai atau pegawaipegawai yang diamanahkan mengawal mana-mana manabahagian pecahan maksud perbelanjaan (Pemegang Waran peruntukan) atau Kumpulanwang Amanah peruntukan) supaya dapat menunjukkan dengan jelas pada bila-bila bilamasa: : masa

TUJUAN DAN PENGUNAAN BUKU VOT (kew.88)

(sambungan) sambungan)

(i) amaun yang dibenarkan bagi perkhidmatan tahun itu, termasuk pindahan keluar dan/atau tambahan; itu, tambahan; (ii) semua debit dan kredit mengikut bila ia berlaku, berlaku, serta dengan jumlah kemaskini mengenai perbelanjaan bersih; bersih; (iii) baki yang ada (baki sebenar atau belum dipertanggungkan iaitu baki yang belum digunakan); digunakan); (iv) tangungan mengikut bila ia diluluskan. diluluskan.

70

KEGUNAAN BUKU VOT BAGI SEORANG PENGURUS

ALAT PERANCANGAN
# Rujukan untuk mengetahui peruntukan yang dilulus bagi setiap objek sebagai untuk sesuatu tahun. sebagai tahun. # Dapat memutuskan apa yang patut dibeli/dilaksana dahulu berasaskan kepada Anggaran Bajet yang telah diminta dan diluluskan, supaya dapat mengelakdiluluskan, mengelakkan berlaku perbelanjaan yang tidak dapat digunakan. digunakan. # Dapat merancang membuat pindahan keperuntukan yang berkurangan dengan meneliti peruntukan yang berlebihan atau peruntukan dimana beberapa perkara ditangguhkan atau tidak dapat dilaksanakan atau dibeli. dibeli.

KEGUNAAN BUKU VOT BAGI SEORANG PENGURUS

ALAT PENGAWALAN
# Dapat memantau kemajuan perbelanjaan/ perbelanjaan/ penggunaan peruntukan bagi sesuatu objek sebagai sebagai dan mengesan baki yang ada untuk dibelanjakan seterusnya atau pun untuk mengesan setakat mana pembayaran telah dibuat bagi pesanan-pesanan yang pesanandikeluarkan. dikeluarkan. # Dapat mengawal perbelanjaan yang dilakukan oleh penerima waran peruntukan/waran peruntukan kecil, kecil, apabila laporan perbelanjaan dikemukakan barulah ianya didebitkan sebagai perbelanjaan, perbelanjaan,

71

KEGUNAAN BUKU VOT BAGI SEORANG PENGURUS

ALAT PENGAWALAN (sambungan) sambungan)
manakala baki masih ada bagi waran peruntukan kecil itu bolehlah ditarik balik. balik. # Dapat mengesan penyelewengan yang mungkin berlaku. berlaku.

PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIREKOD DALAM BUKU VOT

* * * * * * * * Waran Peruntukan. Peruntukan. Viremen. Viremen. Pengeluaran Pesanan Tempatan/Waran. Tempatan/Waran. Pembatalan Pesanan Tempatan/Waran. Tempatan/Waran. Pembayaran Bil/Tuntutan/Gaji. Bil/Tuntutan/Gaji. Pembatalan Cek Bayaran. Bayaran. Jernal Pelarasan. Pelarasan. Kredit Perbelanjaan. Perbelanjaan.

72

APA DIA LAPORAN KEWANGAN LPP?

Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan bagi setiap bulan. Laporan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan Khas. Laporan Penyata Aliran Tunai bulanan dan Perbelanjaan Tunai Dirancang . Laporan Pembayaran Perkhidmatan Pengedaran Baja Padi Kerajaan Persekutuan.

KESIMPULAN
SELAKU PEGAWAI AWAM DALAM LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG (AGENSI KERAJAAN) HENDAKLAH MEMPUNYAI TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTIBILITI BERSESAMA MEMBANTU KERAJAAN (LPP) UMUMNYA DAN PERTUBUHAN PELADANG KHUSUSNYA SUPAYA PENGURUSAN KEWANGAN MEMATUHI PROSEDUR YANG DITETAPKAN, MENGAWAL PERBELANJAAN MEMATUHI KEPERLUAN DAN SENTIASA PADA TAHAP YANG SEMPURNA.

73

SEKIAN

TERIMA KASIH

74