PROJECT MANAGEMENT PLAN MEMBANGUN APLIKASI E-COMMERCE BERBASIS COLLABORATIVE

R&R FASHION CIJANTUNG JAKARTA TIMUR, 13780

Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Dosen : Ibu Ratna

OLEH : Ratih Wahyuningrum 1011601000 KELAS : TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

PROGRAM PASCASARJANA PRODI MAGISTER ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BUDI LUHUR JAKARTA 2012

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

DAFTAR ISI PROJECT CHARTER ........................................................................................................................... 2 PROJECT MANAGEMENT APPROACH ................................................................................................ 3 PROJECT SCOPE................................................................................................................................ 3 MILESTONE LIST .............................................................................................................................. 6 SCHEDULE BASELINE AND WORK BREAKDOWN STRUCTURE .......................................................... 7 CHANGE MANAGEMENT PLAN ....................................................................................................... 14 COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN ....................................................................................... 15 COST MANAGEMENT PLAN ............................................................................................................ 16 PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN............................................................................................. 17 SCHEDULE MANAGEMENT PLAN.................................................................................................... 18 QUALITY MANAGEMENT PLAN ...................................................................................................... 19 RISK MANAGEMENT PLAN ........................................................................................................... 201 RISK REGISTER ............................................................................................................................ 233 STAFFING MANAGEMENT PLAN ................................................................................................... 244

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

PROJECT CHARTER Project Title Project Start Date Projected Finish Date Project Manager : Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative : 1 Mei 2012 : 13 Agustus 2012 : Ratih Wahyuningrum, 0897811546, ratihz@gmail.com

Project Objectives: Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative, yang akan digunakan oleh distributor dan reseller sebagai rekan bisnis perusahaan maupun untuk customer yang ingin berbelanja online. Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas kerja pegawai maupun antar internal bisnis perusahaan seperti distributor dan reseller yang telah menjalin kerjasama, untuk dapat meningkatkan pendapatan dengan biaya promosi dan marketing yang minim. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistem berjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML, perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, pengadaan perangkat keras, sampai implementasi dan hosting website. Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan dengan estimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 46.375.000,-. Dengan rincian biaya pengadaan hardware sebesar Rp. 20.000.000,-, biaya honor tim proyek sebesar Rp. 24.775.000,- selama 75 hari kerja, dan biaya survei, foto kopi, transportasi dan akomodasi sebesar Rp. 1.900.000,-.

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

PROJECT MANAGEMENT APPROACH Project Approach Project Objective Membangun aplikasi e-commerce berbasis collaborative dengan harapan dapat meningkatkan volume penjualan, meningkatkan kinerja pegawai, dan terjalin komunikasi serta hubungan kerja yang baik antar mitra bisnis perusahaan karena ditunjang oleh sistem yang berbasis collaborative website. Tahapan pendekatan proyek: 1. Analisis kebutuhan hardware dan software yang akan diimplementasikan. 2. Perancangan tampilan website, I/O sistem, dan perancangan database. 3. Pengadaan hardware, perakitan, instalasi jaringan dan instalasi software yang dibutuhkan. 4. Pendaftaran domain, hosting server, dan uploading database. 5. Ujicoba website secara offline dan online. 6. Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.

PROJECT SCOPE Functional Requirement: Aplikasi e-commerce dilihat dari sisi pengguna memiliki fungsi/menu yang berbeda-beda, yaitu sebagai berikut : Pengguna : Administrator Nama Fungsi Deskripsi Digunakan untuk mengelola kategori produk/ barang yang Kategori akan ditambah, diedit, atau dihapus Digunakan untuk mengelola produk/ barang yang akan Produk ditambah, diedit, atau dihapus Order Digunakan untuk melihat daftar order dari customer Digunakan untuk melihat dan mengkonfirmasi daftar Penawaran penawaran barang dari distributor Digunakan untuk mengelola keluar masuknya produk oleh Produk_reseller reseller Digunakan untuk mengelola akun pengguna sistem yang Account terdiri dari data customer, distributor, dan reseller -

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

Pengguna : Customer / member Nama Fungsi Deskripsi Registrasi Digunakan untuk melakukan pendaftaran sebagai member Data customer Digunakan untuk mengelola data customer / member Password customer Digunakan untuk mengubah password member - Pengguna : Distributor Nama Fungsi Deskripsi Digunakan untuk melakukan pendaftaran sebagai Registrasi distributor Digunakan untuk mengentry daftar penawaran barang ke Penawaran administrator Forum diskusi Data distributor Password distributor Digunakan untuk berdiskusi antara administrator dengan distributor ataupun distributor dengan distributor Digunakan untuk mengelola data distributor Digunakan untuk mengubah password distributor

Pengguna : Reseller Nama Fungsi Deskripsi Registrasi Digunakan untuk melakukan pendaftaran sebagai member Digunakan untuk berdiskusi antara administrator dengan Forum diskusi reseller ataupun reseller dengan reseller Digunakan untuk melihat data produk yang diambil oleh Produk_reseller reseller Data reseller Digunakan untuk mengelola data reseller Password reseller Digunakan untuk mengubah password reseller

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

Project Scope Executive Summary Pembuatan Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative ini dapat digunakan sebagai alat bantu penunjang kegiatan penjualan online seperti alat bantu promosi, alat bantu transaksi online antara perusahaan dengan customer terutama yang berbeda regional dan sebagai alat bantu komunikasi antara perusahaan dengan distributor dan reseller yang telah menjalin kerjasama. Business Objectives Dengan adanya Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative ini diharapkan dapat : - Menghemat waktu, tenaga, dan biaya karena transaksi dapat dilakukan tanpa harus datang ke toko - Memberikan peningkatan kinerja perusahaan baik dalam hal inventory barang maupun dalam layanan purna jual - Lebih unggul dalam bersaing dengan perusahaan yang bergerak dibidang yang sama - Dengan mudah berkomunikasi dan bertransaksi secara online dengan para distributor dan reseller yang menjalin kerjasama Project Scope Description: Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut : - Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data produk, data customer tetap/member, data reseller dan data distributor yang telah terdaftar. - Produk yang akan dijual adalah pakaian wanita dewasa dan pakaian anak (laki-laki dan perempuan). - Transaksi pembayaran dapat dilakukan secara online menggunakan e-banking maupun secara offline, yaitu pembeli melakukan transfer uang ke rekening yang telah ditetapkan. - Pengiriman barang menggunakan pelayanan jasa Pos Indonesia dan jasa pengiriman express seperti Tiki/ JNE. Key Deliverables: Output-output yang akan dihasilkan diharapkan sesuai dengan pendekatan milestone pada baseline. Yang dapat berupa laporan aplikasi e-commerce yaitu kategori, data produk, data order, data penawaran, data tukar produk dan data pengguna, maupun tercapainya website yang telah dihosting dengan baik sehingga dapat diakses secara online selama 24 jam. Project Acceptance Criteria: Jika proyek ini telah selesai maka Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative ini akan diterima dan digunakan oleh distributor, reseller, customer dan administrator selaku pengelola sistem. External Dependencies: - Selama penggunaan Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative diharapkan semua sumber daya (Hardware, Software dan koneksi internet) terjaga dengan baik - Staff bagian server agar berhati-hati dan menjaga keamanan data dalam sistem

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

Assumptions: - Dengan adanya Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative ini, semua aktivitas belanja online menjadi lebih efektif dan efisien - Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative ini dibuat berdasarkan pada kebutuhan yang ada saat ini Constraints / Technical Requirement: - Website harus menyediakan form registrasi - Website harus menyediakan message board dan otomasi email - Website harus menyediakan informasi mengenai produk fashion terkini - Website harus dibuat dengan menggunakan web server Apache, bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL - Website harus menyediakan fasilitas live chat untuk forum diskusi - Website harus bebas dari iklan yang mengganggu - Website harus bisa diakses 24 jam sehari 7 hari seminggu - Website harus tahan serangan hacker

MILESTONE LIST Project Milestone Project Start Project charter di tanda tangani Proposal disetujui Hasil analisis disetujui Hasil rancangan disetujui Sistem terdokumentasi Sistem terimplementasi Laporan support selesai Pengawasan perubahan Proyek selesai Project Finish Target Date 1 Mei 2012 4 Mei 2012 10 Mei 2012 23 Mei 2012 12 Juni 2012 22 Juni 2012 23 Juli 2012 31 Juli 2012 7 Agustus 2012 13 Agustus 2012 13 Agustus 2012

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

SCHEDULE BASELINE AND WORK BREAKDOWN STRUCTURE SCHEDULE BASELINE

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) No. Level WBS Code Activity 1 1 1 Proyek E-commerce 2 2 1.1 Mulai proyek 3 3 1.1.1 Kick of meeting 4 3 1.1.2 Membuat project charter 5 3 1.1.3 Identifikasi stakeholders 6 3 1.1.4 Project charter di tanda tangani 7 2 1.2 Perencanaan 8 3 1.2.1 Menyusun rencana manajemen proyek 9 3 1.2.2 Pembuatan proposal 10 3 1.2.3 Finalisasi proposal 11 3 1.2.4 Proposal disetujui 12 2 1.3 Pelaksanaan 13 3 1.3.1 Analisis Sistem 14 4 1.3.1.1 Survei dan pengumpulan data 15 4 1.3.1.2 Evaluasi sistem yang sedang berjalan 16 4 1.3.1.3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 17 5 1.3.1.3.1 Mendefinisikan kebutuhan fungsional & non fungsional 18 5 1.3.1.3.2 Mendefinisikan kebutuhan SDM 19 5 1.3.1.3.3 Mendefinisikan kebutuhan hw/sw 20 5 1.3.1.3.4 Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko 21 4 1.3.1.4 Pemodelan proses bisnis 22 4 1.3.1.5 Finalisasi hasil analisis 23 4 1.3.1.6 Hasil analisis disetujui 24 3 1.3.2 Perancangan Sistem 25 4 1.3.2.1 Perancangan model sistem dengan UML

Duration (days) 73 hari 4 hari 1 hari 2 hari 1 hari 0 hari 4 hari 1 hari 2 hari 1 hari 0 hari 56 hari 9 hari 2 hari 1 hari 4 hari 2 hari 1 hari 1 hari 1 hari 3 hari 1 hari 0 hari 14 hari 5 hari

Predecessor

3 4 5 6 8 9 10

11 14 14+15 14 14 17+18+19 17 21 22 23

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 3 4 5 5 5 5 4 5 5 5 4 5 5 5 4 3 4

1.3.2.2 1.3.2.3 1.3.2.4 1.3.2.5 1.3.2.6 1.3.3 1.3.3.1 1.3.3.2 1.3.3.3 1.3.3.4 1.3.4 1.3.4.1 1.3.4.1.1 1.3.4.1.2 1.3.4.1.3 1.3.4.1.3 1.3.4.2 1.3.4.2.1 1.3.4.2.2 1.3.4.2.3 1.3.4.3 1.3.4.3.1 1.3.4.3.2 1.3.4.3.3 1.3.4.4 1.3.5 1.3.5.1

Perancangan grafis tampilan website Perancangan antar muka / IO sistem Perancangan database Finalisasi hasil rancangan Hasil rancangan disetujui Konstruksi sistem Pemrograman Pengujian program Dokumentasi sistem Sistem terdokumentasi Implementasi Pengadaan perangkat / hardware Survei harga hardware Pembelian hardware Perakitan / instalasi hardware Pengkabelan dan instalasi jaringan Proses Instalasi Sistem Instalasi SO, Server XAMPP lokal, PHP & MySQL Instalasi software yang dibutuhkan Konfigurasi / setting internet Pembelian Domain dan Web Hosting Daftar domain dan aktivasi Upload database dan konten-konten ke server Uji coba website secara keseluruhan Sistem terimplementasi Support Pelatihan

2 hari 3 hari 3 hari 1 hari 0 hari 8 hari 5 hari 2 hari 1 hari 0 hari 19 hari 8 hari 1 hari 2 hari 5 hari 2 hari 7 hari 3 hari 3 hari 1 hari 4 hari 1 hari 2 hari 1 hari 0 hari 6 hari 5 hari

25 26 27 27+28 29 30 32 33 34

19+35 38 39 40 41 43 44 46 47 48 49 50

10

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63

4 4 4 2 3 3 3 2 3 3 3

1.3.5.2 1.3.5.3 1.3.5.4 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3

Perawatan Dokumentasi support Laporan support ditanda tangani Pengendalian Laporan status Laporan kinerja Pengawasan perubahan Penutupan Proyek Penyiapan laporan akhir Penyerahan sistem Proyek selesai

5 hari 1 hari 0 hari 5 hari 2 hari 3 hari 0 hari 4 hari 3 hari 1 hari 0 hari

50 52+53 54 55 57 57+58 59 61 62

PROJECT SUMMARY

11

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

GANTT CHART RESOURCE & COST

12

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

13

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

CHANGE MANAGEMENT PLAN Berikut ini adalah langkah-langkah yang akan dilakukan dalam mengawasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek aplikasi e-commerce : Langkah-1: Mengidentifikasi kebutuhan akan adanya perubahan (semua Stakeholder) Stakeholder yang meminta adanya perubahan pada system harus mengisi formulir permintaan perubahan dan diserahkan kepada project manager. Langkah-2: Mengunci daftar permintaan perubahan (Project Manager) Project manager akan mengecek semua permintaan perubahan selama proyek berlangsung. Langkah-3: Melakukan evaluasi terhadap perubahan yang ada (Project Manager, Project Team, Requestor) Project manager akan melakukan evaluasi terhadap dampak perubahan perencanaan terutama pada perubahan biaya proyek, perubahan jadwal dan lingkup proyek. Langkah-4: Memasukkan semua permintaan perubahan ke Change Control Board (CCB) (Project Manager) Project manager akan memasukkan semua permintaan perubahan ke CCB dan menganalisis permintaan tersebut serta melakukan review. Langkah-5: Keputusan Change Control Board (CCB) CCB akan mendiskusikan proposal perubahan tersebut dan memutuskan apakah permintaan perubahan tersebut diterima atau tidak berdasarkan pada semua informasi yang ada. Langkah-6: Melaksanakan perubahan (Project Manager) Jika permintaan perubahan diterima oleh CCB, maka project manager akan melakukan update dan penjadwalan kembali semua dokumentasi proyek yang diperlukan dan juga memastikan perubahan tersebut dibicarakan kepada tim proyek dan stakeholder.

14

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN

Communicati on Type Laporan status proyek

Description Melaporkan perkembangan pelaksanaan proyek aplikasi e-commerce Mengetahui perkembangan proyek aplikasi ecommerce Melaporkan perkembangan proyek aplikasi ecommerce

Frequenc y Mingguan

Format

Email

Participants/ Distribution Project Sponsor, Team and Stakeholders Project Team and Stakeholders Project Sponsor, Team, and Stakeholders

Delivera ble Status Report Updated Action Register Status and Metric Presentat ion

Owner

Project Manager

Rapat koordinasi stakeholders Mereview laporan bulanan

Mingguan

Per orangan

Project Manager

Bulanan

Per orangan

Project Manager

DIREKTORI TIM PROYEK Name Ratih Wahyuningrum Sulis Sandiwarno Riki Zulfi Santi Mulani Joko Prayitno Budi Untung Jono Wahyudi Role Project Manager Analist Designer Database Administrator Web programmer Support IT Helpdesk E-mail ratihz@gmail.com sandi_26juni08@gmail.com riki.zulfi@gmail.com santi_mul@gmail.com jokop@gmail.com budiuntung@gmail.com jonow@gmail.com Cell Phone 08978115467 08574562135 085217401194 08574411223 08578552642 08122223654 08125556487

15

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

COST MANAGEMENT PLAN

COST BASELINE Rincian biaya untuk proyek aplikasi e-commerce dapat dilihat pada tabel berikut : Fase Proyek 1. Mulai proyek Total Biaya Rp. 2.050.000 Keterangan Termasuk honor untuk analist, project manager, dan biaya foto kopi sebanyak 10 bundel. Termasuk honor untuk project manager dan biaya foto kopi sebanyak 10 bundel. Termasuk biaya survei (transportasi & akomodasi) selama 2 hari dan honor untuk analist, project manager. Honor untuk designer dan database administrator. Biaya pemrograman dan pengujian termasuk honor web programmer, project manager dan biaya foto kopi sebanyak 10 bundel

2. Perencanaan

Rp. 1.700.000

3. Analisis sistem

Rp. 3.950.000

4. Perancangan sistem

Rp. 4.025.000

5. Konstruksi sistem

Rp. 2.900.000

6. Implementasi Biaya pembelian hardware sebesar Rp. 20.000.000, termasuk Rp. 22.200.000 transportasi & akomodasi selama 2 hari dan honor support IT. Rp. 1.400.000 Biaya instalasi software

6.1 Pengadaan perangkat/hardware

6.2 Proses instalasi sistem

16

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

6.3 Pembelian domain dan web hosting

Rp. 2.500.000

7. Support

Rp. 1.750.000

8. Pengendalian

Rp. 2.200.000

9. Penutupan Proyek Total Biaya Proyek

Rp. 1.700.000 Rp. 46.375.000

dan internet termasuk honor support IT. Biaya registrasi domain dan hosting selama setahun sebesar Rp. 1.000.000, termasuk honor project manager, database administrator, dan support IT. Biaya pelatihan dan perawatan termasuk honor helpdesk dan biaya foto kopi sebanyak 10 bundel. Biaya honor project manager dan foto kopi status laporan sebanyak 10 bundel. Biaya honor project manager dan foto kopi laporan akhir sebanyak 10 bundel.

PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Rincian Biaya Pengadaan Hardware No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Jenis Hardware Komputer untuk client Komputer untuk server Switch hub 8 port Modem + Mikrotik Kabel RJ 45 + Connector + Crimping Printer LX-800 Printer Color Epson Scanner Canon Lide100 Biaya pemasangan internet Total Qtty 3 1 1 1 1 set 1 1 1 Harga (Rp) Satuan Jumlah 3.000.000 9.000.000 6.000.000 500.000 1.000.000 500.000 1.000.000 1.000.000 500.000 500.000 Rp. 20.000.000

17

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

SCHEDULE MANAGEMENT PLAN PROJECT SCHEDULE No. 1. 2. 3. Kegiatan Mulai proyek Perencanaan Pelaksanaan 3.1 Analisis Sistem 3.2 Perancangan Sistem 3.3 Konstruksi sistem 3.4 Implementasi 3.5 Support Pengendalian Penutupan Proyek Mei Juni Juli Agustus I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

4. 5.

MILESTONE REPORT

RESOURCE CALENDAR

QUALITY MANAGEMENT PLAN

18

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi e-commerce ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. Berikut ini adalah daftar pelaksanaan proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9000 : No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Deskripsi Proyek Analisis Sistem Survei dan pengumpulan data Evaluasi sistem yang sedang berjalan Mendefinisikan kebutuhan sistem Mendefinisikan kebutuhan fungsional & non fungsional Mendefinisikan kebutuhan SDM Mendefinisikan kebutuhan hw/sw Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko Pemodelan proses bisnis Perancangan Sistem Perancangan model sistem dengan UML Perancangan grafis tampilan website Perancangan antar muka / IO sistem Perancangan database Konstruksi sistem Pemrograman Pengujian program Dokumentasi sistem Implementasi Pengadaan perangkat / hardware Survei harga hardware Pembelian hardware Perakitan / instalasi hardware Proses Instalasi Sistem Instalasi SO, Server XAMPP lokal, PHP & MySQL Instalasi software yang dibutuhkan Konfigurasi / setting internet Pembelian Domain dan Web Hosting Daftar domain dan aktivasi Upload database dan konten-konten ke server Uji coba website secara keseluruhan Cek Mutu

19

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

QUALITY BASELINE Mutu aplikasi e-commerce diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat : - Menjamin akses website selama 24 jam / 7 hari - Dilakukan maintenance selama 24 jam / 7 hari - Memiliki tampilan lebih interaktif - Memiliki konten yang tertata rapi - Merubah isi / content sesuai keinginan Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi e-commerce dapat diuji seeprti terlihat pada tabel berikut : Fungsi Kategori Level Pengujian 100 % dapat berjalan dengan baik, walaupun kategori produk terbatas 100 % dapat berjalan dengan baik 100 % dapat berjalan dengan baik 100 % dapat berjalan dengan baik 100 % dapat berjalan dengan baik 100 % dapat berjalan dengan baik Keterangan Kategori terdiri dari pakaian wanita dewasa, pakaian anak perempuan, pakaian anak laki-laki Pencarian produk berdasarkan kategori. Order berdasarkan pilihan produk. Registrasi terdiri dari registrasi customer, distributor, dan reseller. Account terdiri dari account customer, distributor, dan reseller. Forum diskusi hanya dapat digunakan oleh distributor, administrator dan reseller.

Produk Order Registrasi

Account

Forum Diskusi

RISK MANAGEMENT PLAN Kategori Resiko

20

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

Resiko pasar Resiko keuangan Resiko teknologi

Cara untuk menemukan/menentukan resiko - Brainstorming - Interview - Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Hambatan) Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi e-commerce, yaitu seperti pada tabel dibawah ini : Tabel Analisis SWOT Faktor Internal Eksternal Strenght (S) 1. jumlah penduduk Indonesia sangat banyak sehingga memberikan peluang untuk meraup keuntungan lebih besar 2. gaya hidup modern sudah melekat pada masyarakat khususnya menengah ke atas dan mahasiswa 3. pengguna internet dan jejaring sosial semakin banyak 4. jumlah toko komputer online masih sedikit 5. kenyamanan bertransaksi online bagi orang sibuk 6. sebagai media promosi dan pemasaran 7. developer web muda di Indonesia sudah banyak Strenght (S) 1. memiliki sistem search berdasarkan kriteria produk 2. memiliki produk laptop terlengkap 3. harga murah bersaing dengan bhinneka.com 1. persaingan dengan perusahaan yang sama semakin ketat 2. perkembangan kemajuan teknologi sangat cepat 3. adanya serangan dari hacker dan cracker 4. persaingan harga dengan black market 5. kondisi perekonomian & politik sering tidak stabil 6. bencana alam yang dapat menghilangkan data dan dokumen penting Opportunity (O) Threat (T)

STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT S-O S-T 1. melakukan ekspansi 1. Produk yang dengan strategi : diperjualbelikan harus - membuka outlet baru di lebih bervariasi beberapa kota besar di 2. memberikan pelayanan seluruh Indonesia yang memuaskan, cepat, - menerima banyak dealer aman dan nyaman

21

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

4. ada program diskon 5. ada program reward untuk member 6. data produk dan harga selalu uptodate 7. memiliki outlet di beberapa kota besar 8. memiliki kurir sendiri dgn tarif sesuai lokasi 9. memiliki pengelola web sendiri 10. pelayanan cepat krn kerjasama dgn JNE & Tiki 11. ada sistem security yang menjaga keamanan data pelanggan 12. kerjasama dgn banyak vendor / distributor 13. membuka peluang bisnis untuk reseller / dealer 14. memiliki layanan mobile commerce Weakness (W) 1. belum dikenal masyarakat luas 2. belum masuk urutan 3 besar dalam pencarian di search engine (google) 3. belum bisa melakukan pembayaran secara online 4. konfirmasi pembayaran masih lewat email/sms 5. infrastruktur internet di Indonesia belum merata 6. daya beli masyarakat masih kurang 7. pengguna kertu kredit masih sedikit 8. tingkat kepercayaan untuk transaksi online masih kurang 9. biaya pengiriman luar negeri masih mahal

2.

3.

4. 5. 6.

7. 8.

atau reseller menekan harga produk yang sering dicari masyarakat / produk baru sebagai promosi memberikan diskon besarbesaran setiap akhir tahun atau hari besar memberikan reward bagi member yang aktif memperbanyak armada untuk pengiriman merekrut banyak developer web yang hcustomerl dan berkualitas menambah produk elektronik rumah tangga melakukan pemasaran dan promo pada jejaring sosial facebook / twitter

3. menjamin kualitas barang dan garansi untuk meningkatkan kepercayaan 9. membuat backup data center di beberapa lokasi yang aman dari bencana

STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS W-O W-T 1. bekerja sama dengan 1. meningkatkan level lembaga-lembaga keamanan website keuangan virtual seperti e- 2. Pengiriman untuk daerah banking atau BCA klikpay Jakarta sebaiknya gratis dan Mandiri klikpay agar 3. meningkatkan kualitas sdm transaksi lebih cepat, baik karyawan maupun aman dan nyaman pengelola website 2. banyak melakukan 4. memberikan asuransi untuk sosialisasi tentang barang yang dibeli oleh kenyamanan e-commerce konsumen pada masyarakat luas 5. mengembangkan fitur dan 3. mengadakan event di arsitektur website kampus-kampus atau ikut 6. mengembangkan iklan di pameran komputer & google atau media lain agar eletronik setiap tahun websitenya lebih banyak 4. jika memungkinkan dikenal orang sebaiknya memiliki 7. selalu uptodate terhadap produk yang bisa dirakit perkembangan teknologi sendiri dan fitur website agar daya jual perusahaan meningkat

22

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

RISK REGISTER Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Berikut ini adalah tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi e-commerce : No. Lingkup Proyek Deskripsi Produk yang berbasis pada teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan Pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail. Kontrol Resiko Resiko kecil, karena sistem berbasis web dan sudah teruji teknologinya.

1.

Diskripsi produk

2.

Rencana proyek : Work breakdown structure Resiko kecil, karena wbs dibuat secara detail yaitu sampai level 5.

Estimasi biaya dan waktu

Estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek

Penempatan SDM

Perekrutan dan subkontraktor

Setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir Pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar

Resiko kecil, karena pembuatan web ecommerce sudah sering dikerjakan oleh tim proyek, sehingga sudah berpengalaman mengenai adanya resiko. Resiko kecil, karena hampir setiap tim memiliki multiple skill yang dapat merangkap pekerjaan lain.

Resiko kecil, karena kontrak proyek

23

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek Informasi historis : hal-hal yang pernah terjadi di masa lalu, dan berkaitan dengan proyek dapat dilihat dari: - File-file proyek sejenis dari perusahaan - Database komersial - Ilmu dan pengalaman dari tim kerja, dikenal juga dengan sebutan: tacit knowledge Contohnya: Internet knowledge-bases

berlangsung sekitar 3 bulan lebih, sehingga tidak akan terjadi fluktuasi kontrak.

3.

Resiko besar, karena belum pernah dilakukan proyek sejenis. Resiko kecil, karena database bersifat umum. Resiko kecil, karena tim sudah berpengalaman.

STAFFING MANAGEMENT PLAN Rencana manajemen staf atau tim proyek dapat diidentifikasi seperti di bawah ini : IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi e-commerce ini terdiri dari tim proyek, pihak perusahaan, dan pengguna akhir aplikasi e-commerce ini, yaitu : Tim Proyek terdiri dari: 1. Project Manager 2. Analist 3. Designer 4. Database Administrator 5. Web programmer 6. Support IT 7. Helpdesk Pihak perusahaan: 1. Owner 2. Direktur Utama 3. Kepala Bagian Pemasaran

24

Project Management Plan Membangun Aplikasi E-Commerce Berbasis Collaborative

4. Kepala Bagian Keuangan 5. Kepala Bagian IT Pengguna akhir: 1. Distributor 2. Reseller 3. Customer Jabatan dan Tanggung Jawab Tim Proyek Nama Jabatan Owner, Project Sponsor Direktur Utama Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Keuangan Kepala Bagian IT Project Manager Analist Designer Database Administrator Web programmer Support IT Helpdesk Tanggung Jawab Menyediakan dana proyek Mengawasi proyek Menyediakan data produk Menyediakan data penjualan Mengawasi Project Manager Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi proyek Menganalisis proses bisnis dan membuat pemodelan Merancang tampilan website dan input/output sistem Merancang dan mengelola database Membuat program Pengadaan hardware dan instalasi software Melakukan perawatan sistem dan pelatihan user Tanda Tangan

Sandi Prastiawan Lilis Setianingsih Panca Eka Zahra Nabilah Dipta Pratama Ratih Wahyuningrum Sulis Sandiwarno Riki Zulfi Santi Mulani Joko Prayitno Budi Untung Jono Wahyudi

Sandi Lilis Panca Zahra Dipta Ratih Sulis Riki Santi Joko Budi Jono

25