BEKSZNT

Semmi nem olyan fontos egy szervezet vagy projekt sikerhez, mint a hatkony kommunikci kpessge. Klnsen igaz ez azokra a tevkenysgekre, amelyek jellegknl fogva a nagy nyilvnossggal llnak gyakori kapcsolatban. Az eurpai unis szablyozs is a korbbinl szigorbb s pontosabb kommunikcis ktelezettsgeket hatroz meg mind a tagllamok, mind az unis tmogatsok kedvezmnyezettjei szmra. Orszgos szinten a cl a tmogatott beruhzsok eredmnyeinek bemutatsn keresztl az eurpai unis tagsg elnyeinek kzzelfoghatv ttele. A kedvezmnyezetteknek, sajt szintjkn, szintn tjkoztatni kell a nyilvnossgot arrl, hogy projektjk eurpai unis tmogatsbl valsult meg. Helyi szinten a projektek kommunikcijnak erstsvel s tudatosabb ttelvel a kedvezmnyezetteket kvnjuk sztnzni s segteni sajt projektjeik sikeresebb s eredmnyesebb ttelben. Jelen tmutat ezeknek a kommunikcis lehetsgeknek a hatkony kihasznlsban kvn tmogatst nyjtani. Bemutatja, hogy a jl tervezett s kivitelezett kommunikci milyen elnyket nyjthat a kedvezmnyezetteknek, belertve a projektjeik szakmai sikeressgnek elsegtst. ttekintst ad a kommunikci fajtirl, a legfontosabb kommunikcis eszkzkrl, hasznlatuk mdjrl, tervezhetsgkrl s mrhetsgeikrl. Tancsot ad, hogy a klnbz tpus plyzatokon nyertes kedvezmnyezetteknek milyen kommunikcira lehet szksgk, s segtsget nyjt a kommunikcis terv elksztshez, s annak gyakorlati megvalstshoz. Clunk, hogy a kommunikcit tlthat, knnyen kezelhet lehetsgknt bemutatva ezen a terleten keresztl is elsegtsk az unis forrsbl megvalsul projektek sikeressgt. Tisztelettel, Lantos Gabriella Kommunikcis Figazgat Nemzeti Fejlesztsi gynksg

A KOMMUNIKCI ALAPJAI Tbb mint ktelezettsg: lehetsg

A plyznak a projekt jellegtl s mrettl fggen elrt kommunikcis ktelezettsge ll fenn. Ezek mellett azonban a jl megtervezett s megvalstott kommunikci szmos lehetsget s elnyt is nyjthat a kedvezmnyezettnek, s rdemben hozzjrulhat a projekt szakmai eredmnyessghez. A szakmai munka s a pnzgyi hatkonysg mellett a szervezet kommunikcis kpessgt nevezik a sikerhez vezet t harmadik alappillrnek. Profiltl s mrettl fggetlenl minden szervezet (projekt) szmra elengedhetetlen, hogy folyamatos kapcsolatban legyen szkebb s tgabb mkdsi krnyezetvel, partnereivel, gyfeleivel, munkatrsaival, valamint a tevkenysgt kvlrl vagy bellrl befolysol vlemnyvezrekkel. Sokan gy gondoljk, hogy a kommunikci egyenl a reklmozssal vagy bvebben az rtkestssztnzssel. Pedig ennl jval tbb. ppen ezrt jelen tmutat a ktelezettsgeken tl segtsgknt, praktikus, kzzelfoghat tmutatknt is kvn szolglni az unis plyzatokon nyertes kedvezmnyezetteknek. Minden szervezet kommunikl, akr tudatosan teszi, akr nem. Mr a tervezs fzisban szmos informcit bocst ki magrl, gondoljunk az engedlyek beszerzsre, a beruhzs elksztsre, az esetleges ptkezsre, a munkatrsak felvtelre, a partnerek megkeressre. Egy rosszul kommuniklt, elhzd beruhzs mr akkor negatv kpet fest a projektrl, mieltt egyltaln elkezddtt volna a szakmai munka. A napi mkds sorn a beszlltkkal val egyttmkds s az alkalmazottakkal val kapcsolat is legalbb annyira fontos, mint a vev panaszok kezelse vagy zletfelek szerzse. Egy flretjkoztatott, elgedetlen gyfl sajt krnyezetben 10 msik embernek mondhatja el negatv vlemnyt. Nyjthatunk brmilyen j szakmai szolgltatst, ha ennek a hre nem a megfelel clkznsghez jut el vagy rossz formban (mdosulva) ri el ket, ha nem ismerik a szmukra fontos, elrhet elnyket, akkor vllalkozsunk nem lesz igazn sikeres. A kommunikci termszetesen nem ellenslyozza a szakmai hibkat, de a hibs vagy hinyos kommunikci is komoly zletmeneti krokat okozhat. Jl tervezett s kivitelezett kommunikcival azonban komoly elnyt biztosthatunk magunknak. Hatrozzuk meg, hogy kit akarunk elrni, mit akarunk kommuniklni, s hogyan akarjuk kommuniklni. A tervezs legels lpse, hogy pontosan azonostsuk a clkznsgnket. Ezt kveti a clok kijellse, az eszkzk megvlasztsa, majd a kampny vgn (s esetenknt kzben is) a kommunikcis munka mrse s rtkelse. Fontos, hogy mindig nlunk legyen a kommunikcis kezdemnyezs, azaz elssorban mi alaktsuk sajt ismertsgnket vagy imidzsnket. Hatkonyabb s olcsbb, ha eleve jl ptkeznk, mintha ksbb egy kedveztlen kpet kell megvltoztatnunk. Clcsoport alatt legtbbszr meglv s leend gyfeleinket rtjk, azaz klnbz szegmensek, pl. kor, letkor, lakhely, foglalkozs szerint csoportostott emberek, akiket tevkenysgnkkel megclzunk. Az gyfeleken kvl a clcsoport rsze tovbb minden olyan szemly vagy szervezet, amelyeket tevkenysgnkkel kapcsolatban llnak. Ide tartoznak tbbek kztt a munkatrsak, gyfelek, partnerek, beszlltk, alvllalkozk, szakmai rdekkpviseleti szervezetek, civil szervezetek, szakmai vlemnyvezrek, felgyeleti szervek, engedlyt kiad szervek, helyi nkormnyzat, helyi krnyezet, lakossg stb. Pontos szegmentlsuk klnsen fontos, mert a klnbz csoportokat szemlyreszabott, clzott kommunikcival (eltr zenetek, eszkzk, klnbz stlus stb.) lehet legjobban elrni. A kommunikcis cljainkat a szakmai clok alapjn hatrozzuk meg. ltalban a legels s legfontosabb feladat a szervezetnk vagy projektnk bemutatsa, s annak vilgos kommuniklsa, hogy a felhasznlnak vagy rszorulnak milyen elnyket

nyjt, azaz mirt s hogyan vegye ignybe. A clok a projekt letciklusnak fggvnyben vltozhatnak. Mst kell kommuniklni a beruhzs alatt (figyelemfelkelts, bemutats), a megnyits utn s a folyamatos mkds sorn. A kommunikci szles trhzzal rendelkezik. Az eszkzk tervezsnl mindig az adott kommunikcis cloknak s clcsoportoknak legjobban megfelel, leghatkonyabb eszkzket kell megtallni s kivlasztani. A kommunikcis eszkzrendszer rsze tbbek kztt a public relations, a sajtmunka, a rendezvnyszervezs, a reklm, az online kommunikci s a szemlyes kommunikci. (Az eszkzk rszletes bemutatsa a mellkletben tallhat.) Mivel a kommunikcis munka ltalban hossz tvon fejti ki hatst (a negatv hatst is!), a kommunikcis kampnyok utn szksges az egyes elemek mrse s rtkelse. Rendezvny esetn rdemes kielemezni, hogy a tnylegesen rsztvevk sszettele mennyire felelt meg az elzetes clkitzseknek, mennyire reprezentlta a clkznsget. Sajtesemny utn javasolt sszegyjteni s rtkelni a rlunk szl cikkeket, hogy mekkora felleten, milyen krnyezetben jelentek meg, zeneteink mennyire mentek t. Megkrdezni a rsztvevket, hogy mennyire volt rthet a prezentcink. Online eszkzknl mindenkppen javasolt klikkels-szmllt bepteni, amivel kzvetlenl mrhet, hogy hnyan ltogattk meg pldul a honlapunkat. Az rtkelsre idt kell szaktani, nemcsak azrt, hogy az elvgzett munkt rtkeljk, hanem, azrt is, hogy a visszajelzseket folyamatosan beptsk a tovbbi kommunikcinkba. A kommunikcit soha nem nmagban kezeljk. A kommunikci tervezse rsze a projekt szakmai tervezsnek. A kommunikcis feladatokat mindig a szakmai feladatok hatrozzk meg. A kt terlet kztt szoros sszhang szksges, a jl tervezett s elksztett kommunikcis munka jelentsen segtheti a projekt sikeressgt, a hibs, flresiklott kommunikci ugyanakkor nagyban gyengtheti azt. A kommunikci stratgiai tervezse gy mindig vezeti feladat, vgrehajtst azonban javasolt szakemberekre bels szakemberekre vagy kls gynksgekre - bzni. A jl mkd kommunikci egy megtrl befektets, ami azonban gondos szakmai s pnzgyi tervezst ignyel. Ha munknk sorn ezeket az elveket szem eltt tartjuk, biztosak lehetnk a sikerben.

PROJEKTEKHEZ KAPCSOLD KOMMUNIKCI Ktelez s ajnlott lpsek (a tmogatsi dntst kveten)

A projektek eltr jellegbl fakadan a kedvezmnyezettek eltr tartalm kommunikcis csomagokat ktelesek megvalstani. Ezt minden esetben a plyzati dokumentci rszt kpez plyzati tmutat rgzti. A kvetkez tblzat az egyes kommunikcis csomagokra vonatkoz feladatokat tartalmazza. Az egyes kommunikcis feladatok mellett szerepl X jel mutatja, hogy az adott feladat melyik csomagba es projektre vonatkozik. Eltr szn s bet jelli a ktelez megvalstsra elrt feladatot (kk alapon X jel) s az ajnlott feladatot (szrke alapon A bet).
Tjkoztatsi tevkenysg szakaszai (a tmogatsi dntst kveten) KOMMUNIKCIS CSOMAG Kommunikcis feladatok s eszkzk Lehetsges kockzatok felmrse Vlsgkommunikcis terv ksztse Vlemnyvezrek azonostsa, interjk Civil szervezetek felkutatsa, vlemnyk megismerse Kzvlemny-kutats Hatstanulmny ksztse Korbbi mdia-megjelensek sszegyjtse s elemzse A projekt menetrendjnek sszelltsa, az engedlyezsek vrhat idpontjainak sszegyjtse Cselekvsi (kommunikcis) terv o Clcsoportok meghatrozsa o A projekt kommunikcis tartalmnak sszelltsa: zenetek meghatrozsa s az eszkzk kivlasztsa o Idzts meghatrozsa A kommunikcis terv egyeztetse a kzremkd szervezettel A beruhz kpviselinek kommunikcis felksztse mdiatrning keretben Sajtmegjelensek generlsa a nyomtatott, elektronikus s on-line mdiban Sajtesemnyek szervezse Sajtmegjelensek sszegyjtse s elemzse Belfldi tanulmnyt szervezse jsgrk szmra igny esetn Nyomtatott tjkoztatk (brosrk, szrlapok, stb.) elksztse s lakossgi terjesztse Internetes honlap ltrehozsa s folyamatos mkdtetse, frisstse Lakossgi frum, kzmeghallgats szervezse nkormnyzatnl elhelyezett hirdetmnyek, kpek, tjkoztatk Informcis kzpont s/vagy informcis zld szm mkdtetse szksg szerint Sajttjkoztat a projekt indtsrl Sajtkzlemny kikldse a projekt indtsrl I. X X X X X X X X X X II. A A III. A A IV. A V.

Kutats

Tervezs A projekt elkszt szakasza

X X X X X X X X X X X X X

X X A A A

Elkszt s

A projekt megvalstsi szakasza

X X X A X A A

A projekt megvalstst kvet szakasz

Sajtesemnyek szervezse o nneplyes esemnyekhez (alapklettel, egyes beruhzsi fzisok befejezse, tadsok, kpzs befejezdse) kapcsoldan sajtnyilvnos esemny szervezse, sajtkzlemnyek kikldse, httranyagok elksztse o Sajtmegjelensek generlsa a nyomtatott, elektronikus s on-line mdiban Sajtmegjelensek sszegyjtse s elemzse A beruhzs helysznn a plyzati dokumentciban megjellt tpus tbla (A, B vagy C tpus) elksztse s elhelyezse Kockzatok folyamatos figyelse, esetleges krzismenedzsment Informcis anyagok, kiadvnyok ksztse Fotdokumentci ksztse Kisebb rtk szr-reklmajndkok ksztse a meghatrozott unis arculati elemekkel A kedvezmnyezett honlapjn (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az unis tmogatsra mind szvegesen, mind pedig a log elhelyezsvel. Brmely nyomtatott vagy elektronikus kommunikcis felleten, ahol a projekt megjelenik a kedvezmnyezett kteles az EU tmogatsra folyamatosan felhvni a figyelmet. Sajtnyilvnos nneplyes projekt zr/tad megnyit rendezvny szervezse Sajtmegjelensek generlsa a nyomtatott, elektronikus s on-line mdiban Sajtmegjelensek sszegyjtse s elemzse Nylt nap gyfelek, partnerek, lakossg stb. rszre A beruhzs helysznn a plyzati dokumentciban megjellt tpus tbla elksztse s elhelyezse.

X X X X X X

X X X X X X

X X

X X X

X X

A X

A X

X X X X X

X X X A X

X X X A X

Magyarzat:
X A : ktelezen elrt kommunikcis feladatok : ajnlott kommunikcis feladatok

A ktelezen elrt kommunikcis elemek mellett a II.-III.-IV-V. kommunikcis csomaghoz nhny ajnlott kommunikcis feladatot s eszkzt is megjelltnk. Ezek ignybevtele hatkonyabb s kiszmthatbb teheti az alkalmazott kommunikcis tevkenysget, s az egsz projekt sikeressghez hozzjrulhat. Mivel azonban a kommunikcis megkzelts legnagyobb mrtkben az egyes projektek sajtossgaitl fgg, ezektl eltr kommunikcis eszkzk tervezsre s hasznlatra is szksg lehet. Arra btortunk minden kedvezmnyezettet, hogy sajt projektjnek sikere rdekben a szmra nem ktelezen elrt vagy javasolt kommunikcis eszkzk kzl is szabadon vlogasson.

A kommunikcis feladatok s eszkzk rtelmezse

Az I.-II. kategriba kiemelt, orszgos jelentsg projektek tartoznak. A rszkre elrt komplex tervezst s kivitelezst ignyl tbb szakaszbl ll kommunikcis ktelezettsg miatt szmukra javasolt hivatsos kommunikcis szakember vagy kls kommunikcis gynksg ignybevtele. A kvetkezkben ezrt a III.-IV.-V. kommunikcis csomagokhoz rendelt ktelez s ajnlott feladatok s eszkzk rtelmezsre s magyarzatra kerl sor.

1. KOMMUNIKCIS FELADATOK S ESZKZK A BERUHZS ELKSZT

SZAKASZBAN

A kommunikci els lpse a kutats s tervezs. ltalnos igazsg, hogy j terv nlkl nincs j kommunikci. A tervezs viszont kutatsi adatokra pl. Mg kis volumen egyszer projekteknl is ismernnk kell a mkdsi krnyezetet, a piaci szereplket, a versenytrsakat s a clkznsget, valamint sajt magunk piaci helyzett. A projekt szakmai tervvel sszhangban elzetes elemzst kell vgezni arrl, hogy kihez, mirt s hogyan akarunk szlni. Bonyolult, sszetett projektek esetben rdemes s javasolt a gyengesgeinket, erssgeinket, a piaci veszlyeket s lehetsgeket sszefoglal SWOT analzist kszteni. A kvetkezkben ismertetett kommunikcis feladatok hasznlata nem ktelezen elrt, de javasolt a III.-IV. s bizonyos esetekben az V. kommunikcis csomag megvalstsa esetn. Lehetsges kockzatok felmrse A vlsgkezels els lpse a szervezetre vagy projektre leselked kls vagy bels kockzati tnyezk, potencilis veszlyhelyzetek szmbavtele. Ne becsljk al ennek fontossgt, egy kis volumen projekt mretbl, relatv tkeszegnysgbl kvetkezen gyakran sokkal srlkenyebb egy vratlan vlsg esetn. Bellrl kifel haladva vegynk szmtsba minden olyan tnyezt, amelyik negatvan hathat mkdsnkre. Pldul: o Bels szervezet srlkenysge (kulcs munkatrsak, fontos vezetk hirtelen kilpnek) o Nem kapjuk meg / visszavonjk a szksges engedlyeket o Ksik a kivitelezs (ebbl ered krok) o Termknk, szolgltatsunk megsrl, a fogyasztkra, krnyezetre veszlyt okoz o A versenytrsak rversenyt kezdenek o Legfontosabb beszlltk szerzdst bontanak stb. Bvebben: a vlsgkommunikcis terv minta rszeknt a 10. sz. mellkletben tallhat. Vlsgkommunikcis terv ksztse Egy hirtelen bekvetkez vlsghelyzet komoly (akr vgzetes) krokat tud okozni, azonban kutatsok kimutattk, hogy nem nmagban a vlsg tnye szmt a leginkbb, hanem az, ahogyan a szervezet kezeli a vlsgot. Gondoljunk pldul arra, hogy egy tteremben udvariatlan volt a pincr vagy becsaptak a szmlval. Ha ezt nem kezelik, akkor soha tbb nem megynk oda, st ezt felhborodottan elmesljk j nhny ismersnknek, azaz az tterem elveszt tbb meglv, illetve potencilis vevt. Ha azonban az zletvezet gyorsan s szakszeren foglalkozik a problmval, elismeri a hibt, krtalant bennnket, felelssgre vonja a hibz munkatrst, s biztost bennnket, hogy soha tbb nem fordul el, akkor valsznleg ezentl is ott tkeznk, s ismerseinknek is inkbb a pozitv vonatkozsokat mesljk el. Az tterem gy, a potencilis vlsg j kezelsvel mg gyfeleket is nyerhet. Ez a magatarts fokozottan rvnyes abban az esetben, ha a vlsg a clkznsgnk szles krt rinti. A vlsg fajtja s bekvetkezsi mdja klnbz lehet: balesetveszlyes egy plet, romlott telt szolgl fel egy szocilis otthon, fertztt vz kerlt egy uszodba. A helyzet kezelsnek mdja azonban egysges: szintn szembe kell nzni a problmval, elismerni a felelssget, kijavtani a hibt, s biztostani a krnyezetnket, hogy ez soha tbb nem fordul el. Ha mindezt jl s idben kommunikljuk, akkor sikerlhet visszalltani, a megrendlt bizalmat, s megersteni imidzsnket. A vlsg kommunikcis kezelsnl az egyik legfontosabb kvetelmny a gyors reagls. ppen ezrt javasolt elre megrt vlsgkommunikcis tervvel rendelkezni. Ne gondoljunk tl nagy dologra: rjuk ssze, hogy projektnk milyen potencilis veszlyekkel, kockzatokkal nzhet

szembe (lsd elz pont), s hogyan szksges ezeket kezelni. Ha bekvetkezik a vlsg, elg elvennnk az rott tervet, s vgigmenni rajta lpsrl lpsre. A legjobb vlsgkezelsi eszkz azonban a megelzs, ezrt is fontos minden partnerszervezettel s a sajtval val folyamatos j kapcsolat. gy vlsg esetn cskkenthetjk az egyoldal informcik napvilgra kerlst, s biztosthatjuk, hogy sajt hreik gyorsan s pontosan jutnak el a cmzettekhez. Bvebben: vlsgkommunikcis terv minta a 10. sz. mellkletben tallhat. Cselekvsi (kommunikcis) terv A kutatsi adatokra (kinek, mirt, mit s hogyan kommuniklunk) s a szakmai projekttervre alapozva kommunikcis cselekvsi terv sszelltsa, amely meghatrozza s tartalmazza a clok / clcsoportok / zeneteket egysgt (melyik clcsoporttl mit vrunk). Megjelli az eszkzket, az idztst s az egyes lpsek felelseit, valamint tartalmaz egy kltsgtervet. A rszletes, jl leszablyozott kommunikcis terv szemlytl fggetlenl lehetv teszi a pontos kivitelezst s biztostja a szmonkrhetsget. Bvebben: a rszletes kommunikcis tervet a kvetkez fejezet mutatja be.

2. KOMMUNIKCIS FELADATOK S ESZKZK A BERUHZS MEGVALSTSI

SZAKASZBAN

Ebben a fejezetben elssorban sajtmunkrl lesz sz. A hatkony s eredmnyes sajtkapcsolatok alapja a j sajtlista (talljuk meg azt az jsgrt, aki a mi terletnkkel foglalkozik: hvjuk fel az jsgokat s krdezzk meg, hogy melyik jsgr a tma felelse, s ne kzvetlenl a szerkesztket, fszerkesztket clozzuk meg), a nylt, szinte, ktoldal kapcsolat (gondolkodjunk az jsgrk fejvel, neki milyen informcira van szksge a munkjhoz, az olvask rdekldsnek kielgtsre) s az elrhetsg (ne csak akkor legynk nyitottak, ha neknk fontos, hanem akkor is, amikor az jsgrknak az rtkelni fogjk). A kvetkezkben ismertetett kommunikcis feladatok s eszkzk hasznlata ktelezen elrt a III.-IV. kommunikcis csomagokban, s esetenknt javasolt az V. csomagba tartoz projekteknl. Sajttjkoztat a projekt indtsrl Cl a projekt indulsnak minl nagyobb nyilvnossgot biztost bejelentse. Pldul egy szocilis otthon vagy oktatsi kzpont esetben mr akkor felhvja a figyelmet a leend intzmnyre, amikor mg csak a beruhzs tart. Amennyiben lehetsg van r, akkor a projekt leend helysznn, egy bejrssal, szemlyes bemutatssal egybekttt tjkoztatt tartsunk. Ha a leend helyszn ezt mg nem teszi lehetv, akkor a cg szkhelyn vagy egy szllodban. A sajttjkoztat elnyei: o Az jsgrk kzvetlenl, els kzbl kapnak informcit o B, rszletes informci ll rendelkezskre o Lehetsgk van krdezni o Szemlyesen ltjk a projekt helysznt, ltvnyterveket a ksz projektrl o Szemlyes kapcsolat kialaktsa az illetkes vezetkkel Egy sajttjkoztat lebonyoltsa gondos tervezst s pontos szervezst ignyel: o Meghvand mdiumok s jsgrk kivlasztsa (Ne feledkezznk meg a telepls nkormnyzati jsgjrl / tvjrl sem!) o Annak ellenrzse, hogy az adott idpontban nem rendeznek-e ms, hasonl tmj tjkoztatt o Rszletes forgatknyv kszts minden szervezsi s lebonyoltsi feladatrl o Vendglts megszervezse o jsgrk fogadsa o Beszdrs s prezentci elksztse o Knyes krdsek-vlaszok sszelltsa (Q/A) o Szksges technika s berendezs megrendelse, megszervezse o Sajtmappa sszelltsa o Kisegt szemlyzet (hostessek) megrendelse, felksztse stb. o Szksges utkvets (follow up): egy sajttjkoztatnl szksg van bizonyos rszfeladatok nyomonkvetsre. Meghvskor nem elg a meghvk kikldse, hanem kln fel kell hvni a meghvottakat s szban is rersteni a meghvsra. A tjkoztat utn szintn rdemes kapcsolatba lpni az jsgrkkal s tovbbi hreket, interjlehetsget stb. felajnlani. Ez id- s energiaignyes aprsgnak tnhet, de nagyban erstheti kommunikcis munknk eredmnyessgt. Bvebben: sajttjkoztat forgatknyv minta az 5. sz. mellkletben s sajtmappa tartalomjegyzk minta a 6. sz. mellkletben tallhat. Sajtkzlemny kikldse a projekt indtsrl A sajttjkoztatt kveten, a projekt indtsrl szl sajtkzlemnyt kell kikldeni a megclzott jsgrkrnek. Ez ltalban a szaksajtbl s az ltalnos

10

orszgos, megyei, regionlis sajtbl ll. (Ne feledkezznk meg a telepls nkormnyzati jsgjrl / tvjrl sem!) Clja: o Minl tbb mdiumot tjkoztatni a hrrl (projektindts) o Lehetv tenni a sajttjkoztatn megjelent jsgrknak, hogy elektronikus mdon hozzfrjenek a hrhez, megknnytve feldolgozst o A fizikailag tvoli jsgrk tjkoztatsa A sajtkzlemnnyel szembeni kvetelmnyek: o Tmr, vilgos, hrrtk megfogalmazs (ltalban maximum egy rott oldal) o Legyen objektv, tnyszer (ha reklmz, akkor nem kzlik le) o Szerkezetileg hrom f rszbl ll: a cmbl, a headline-bl (bevezet sszefoglals) s a f szvegrszbl. Mindhrom tartalmazza a f zenetnket! o A cm legyen figyelemfelkelt (gondoljunk egy jsgcikk cmre), de ne tlz o A headline tmren tartalmazzon minden lnyeges informcit (sok szerkeszt csak ezt olvassa el) o A f szvegrsz tartalmazza a rszleteket o Lehetsg szerint tegynk bele idzetet egy vezettl s nhny szmadatot (beruhzs nagysga, rtke, statisztikai hivatkozsok stb. ezt kedvelik az jsgok) o A vgn legyen rajta az elrhetsgnk o Email-ben kldjk ki, egyidben minden jsgnak o Kiklds utn follow up, azaz rdemes s javasolt felhvni a cmzetteket, hogy megkaptk-e s szksgk van-e brmilyen tovbbi informcira. Bvebben: sajtkzlemny minta a 4. sz. mellkletben tallhat. Sajtesemnyek szervezse Cl, hogy a projektindtst kveten is lehetsg szerint folyamatosan szerepeljnk a mdiban. Ehhez az szksges, hogy minden, a clcsoportot rdekl s rint hrrl, esemnyrl hrt adjunk. Ez lehetnek meglv esemnyek o A beruhzs klnbz fzisai o Rsztadsok o Munkaer felvtele (ennek helyi gazdasglnkt hatsa, azaz komoly hrrtke van!) o Krnyezetvdelmi intzkedsek o Minsgbiztostsi intzkedsek o Kutatsok, hatstanulmnyok stb. Ha nincs meglv, kommuniklhat hrnk, akkor generlhatunk tmkat o Interjszervezs egy cgvezetvel, bels vagy kls szakrtvel (ltalban szak- vagy helyi mdiban eredmnyes) o Szervezznk tanulmnyutat jsgrknak hasonl klfldi projekthez o Mutassuk be videokonferencin vagy PR filmen keresztl ms, hasonl projekt mkdst o Mutassuk be a ltvnyterveket, beszljnk azok tervezsi stb. htterrl A hrgenerls alapveten kreatv s az jsgrk fejvel trtn gondolkodst jelent: milyen, brmilyen, a projekthez kapcsold vagy azt rint hr, esemny vagy httrinformcink van, ami rdekelheti a clkznsgnket (s emiatt a sajtt). A legjobb tletad, ha rendszeresen beszlgetnk jsgrkkal, s ket krdezzk, hogy mire van szksgk. Utna mr a hr jellegtl fgg, hogy milyen formban kommunikljuk (sajttjkoztat, -kzlemny vagy interj szervezsn keresztl). Sajtmegjelensek sszegyjtse s elemzse A megjelent sajtcikkek sszegyjtse s elemzse az egyik legjobb eszkz arra, hogy elemezzk a sajtmunka hatkonysgt. A cikkeket sszegyjthetjk sajt ervel is: megvesszk s tnzzk azokat a lapokat, illetve megnzzk,

11

meghallgatjuk azokat a msorokat, amelyeket sajtmunknkkal megcloztunk. Ez fradsgos munka s ltalban nem clravezet, mert a cikkek, tudstsok gyakran ksbbi idpontban jelennek meg, gy hossz napokon, heteken t kellene kutatni utnuk. Clravezetbb megbzni egy sajtfigyel cget, akik sszegyjtik s igny szerint emailben vagy ms mdon rendszeresen elkldik az sszes megjelent cikket. Tv, rdi tudstst krhetnk eredetiben videokazettn, vagy szveges leiratban is. A sajtfigyels alapjn nzzk meg: o Hny cikk vagy tudsts jelent meg (sszevetve azzal, hogy hny helyre kldtk el) o Milyen profil mdiumokban jelent meg (szakmai, ltalnos, egyb, pl. hrgynksg) o Mekkora pldnyszm mdiumokban jelent meg (rdi vagy tv msoroknl mekkora a msor hallgatottsga) o Mennyire f helyen jelent meg (pl. hnyadik oldalon) o Mekkora terjedelemben (mekkora rszt hasznltak fel a kzlemnynkbl, pl. csak egy ktsoros kishr vagy teljes terjedelmben megjelent) o Mennyire mentek t az zenetek (a szmunkra fontos rszt kzltk le vagy teljesen mst ragadtak ki belle) o Milyen kommentlssal jelentek meg (csak a hrt kzltk le vagy minstettk is) Az elemzs alapjn szksg esetn mdosthatjuk, pontosthatjuk a tovbbi sajtmunkt. A beruhzs helysznn a plyzati dokumentciban megjellt tpus, az arculati kziknyvben rszletesen bemutatott tbla (A, B vagy C tpus) elksztse s elhelyezse Bvebben: Az MFT Arculati Kziknyv a 14. sz. mellkletben tallhat. Fotdokumentci ksztse Fnykpekkel jl s ltvnyosan dokumentlhat egy projekt kivitelezse. J minsg s komponls professzionlis minsg kpeket szmtalan helyen fel lehet hasznlni: o Sajtmunka sorn o Befektetk fel o Cgkultra ptsnl (gy kezdtk) o Munkatrsak fel irnyul kommunikciban o Szakmai prezentciban, konferencikon o Cges prospektusban, kiadvnyban o Szakmai jsgban stb. Jl fotzni nem knny, szmtalan krlmnyre oda kell figyelni: kompozcira, ltszgre, fnyviszonyokra, rnykokra, mlysglessgre stb., amelyhez megfelel kamera, objektvek, dertk, lmpk, llvnyok, flik stb. kellenek. Egy beruhzs gyakran fellrl fotzhat a legltvnyosabban. Ezt szintn meg kell szervezni. Ezrt egy komoly fotdokumentci elksztst rdemes s javasolt hivatsos fotsnak kiadni. A kedvezmnyezett honlapjn (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az unis tmogatsra mind szvegesen, mind pedig a log elhelyezsvel. Brmely nyomtatott vagy elektronikus kommunikcis felleten, ahol a projekt megjelenik a kedvezmnyezett kteles az EU tmogatsra folyamatosan felhvni a figyelmet. A logt s az egyb formai s tartalmi kvetelmnyeket az arculati kziknyv elrsai tartalmazzk. Sajt honlap kialaktsa a III.-IV.-V. kommunikcis csomagokban sem ktelezen elrt, sem ajnlott formban nem szerepel. Sajt szndk esetben viszont jelen tmutat mellklete nyjt segtsget.

12

Bvebben: egy honlap tartalmra s a honlappal szembeni kvetelmnyekre minta a 8. sz. mellkletben tallhat.

13

3. KOMMUNIKCIS FELADATOK S ESZKZK A BERUHZS MEGVALSTST

KVET SZAKASZBAN

A beruhzs befejezse, a projekt hivatalos tadsa nagyon jl kommuniklhat alkalom. Ez a cscspontja az eddigi kommunikcis tevkenysgnek, ez fogja ssze s zrja le a beruhzs szakaszban alkalmazott kommunikcis elemeket. A korbbi zeneteket s eszkzket hasznljuk fel: sszefoglalhatjuk az eddig kommuniklt zeneteket, sszehasonlthatjuk a korbbi ltvnyterveket a ksz projekttel, bemutathatjuk a beruhzs klnbz szakaszairl kszlt fotdokumentcit stb. A legfontosabb feladatok s eszkzk: Sajtnyilvnos nneplyes projektzr / megnyit rendezvny Egy nagyszabs rendezvny a projektben kzremkd partnerek, a projektet hasznlatba vev clkznsg, valamint a sajt szmra. Clja: o o o o Az elkszlt projekt bemutatsa Ksznetmonds a kzremkd partnerek, tmogatk fel A projekt tadsa a clkznsgnek (hasznlatba vtel) A sajt informlsa

A rendezvny ltalban llfogadssal egybekttt ktetlen szabadtri vagy zrttri rendezvny. A vendgek fogadst kveten nneplyes beszdekkel kezddik, majd az llfogads rsz alatt httrmsor szrakoztathatja a vendgeket. rdemes s javasolt nhny, a projekttel szoros kapcsolatban ll VIP szemly meghvsa (pldul illetkes llamtitkr, kormnybiztos, orszggylsi kpvisel, a Parlament illetkes bizottsgnak vezetje, Regionlis Fejlesztsi Tancs vezetje, nkormnyzati vezet, polgrmester stb.). Legfeljebb kt VIP vendget hvjunk. Meghvsuknl gondoljunk arra, hogy elfoglalt emberek, ezrt idben, j elre krjk fel ket. Javasolt mindkettt rvid nnepi beszd megtartsra is felkrni. A rendezvny nagyobb s sszetettebb, mint egy sajttjkoztat, a tervezs szakaszban ksztsnk rszletes forgatknyvet. A szervezsnl klnsen figyeljnk a kvetkezkre: Idpont kivlasztsnl elzetes konzultci a lehetsges VIP vendggel Helyszn gondos kivlasztsa (kltri vagy beltri), idjrs figyelembevtele Program megszervezse (lehet l zenekar, fellp mvszek) Szksges-e kln modertor (ha szeretnnk, tvs, rdis msorvezett rdemes felkrni) o Vendglts (italok, klnbz telsorok sszelltsa, mindenkppen javasolt hivatsos catering cg megbzsa) o Beszdrs (kt-hrom dvzlbeszd esetn figyeljnk a beszdek hosszra, s egymshoz kapcsoldsra), beszdek egyeztetse o Kisegt szemlyzet (hostessek, biztonsgi szemlyzet, ruhatros stb.) o Vendgek ltszma, meghvotti kr gondos sszelltsa o Meghvs mdja (protokoll szerint) o Follow up, a meghvs kikldse utn a meghvs szbeli megerstse, a rszvteli szndkra kln rkrdezs o Az egyes szervezsi rszfeladatokrt felels szemlyek kijellse o MINDENT KTSZER LEELLENRIZNI! o Egy nagyszabs nneplyes rendezvny szervezsre rdemes s javasolt kln rendezvnyszervez cget megbzni. Szervezsi djuk a kltsgek 10-15 szzalka, viszont gy biztosak lehetnk a rendezvny sikerben. Bvebben: egy megnyitrendezvny forgatknyv mintja a 7. sz. mellkletben tallhat. o o o o

14

Nylt nap A nylt nap tartalmt tekintve az nneplyes megnyitnak felel meg. Formjt tekintve klnbzik: ltalban nagyobb ltszm vendget, rdekldt fogad, a meghvs nem szemlyreszl, hanem nyilvnos, a rendezvny egyszerbb, kisebb volumen, idtartama viszont hosszabb. Legtbbszr a nagykznsg, a lakossg szles krnek szl. Ez nem ktelez kommunikcis feladat, a projekt sajtossgtl fggen javasolt eszkz. Amennyiben a projekt jellege lehetv teszi, a nylt nap jl kiegsztheti az nneplyes megnyitt. Pldul egy telepls j iskolja vagy sportcsarnoka tadsa esetben tarthatunk egy hivatalos, nneplyes megnyitt, majd a kvetkez htvgn egy nylt napot a telepls minden lakosa szmra. Rendezvnyszervezsi oldalrl a kvetkezt jelenti: o Hosszabb idtartam, pl. egy egsz htvge o Brki bejhet, megnzheti a projektet o Alap vendglts (virsli, egytltel, bogrcsfzs stb.) o Egyszer msor (ltalban egy helyi zenekar) vagy httrzene o Nyitott rendezvny (vendglt storban) o Nincs VIP vendg, egy nnepi beszd a projekt vezetjtl o Javasolt ezt is kln szervez cgnek kiadni A beruhzs helysznn a plyzati dokumentciban megjellt tpus, az arculati kziknyvben rszletesen bemutatott tbla (A, B vagy C tpus) elksztse s elhelyezse Bvebben: Az MFT Arculati Kziknyv a 14. sz. mellkletben tallhat. A tbbi ktelezen elrt kommunikcis feladat s eszkz (sajtmegjelensek generlsa a nyomtatott, elektronikus s online mdiban; sajtmegjelensek sszegyjtse s elemzse; a beruhzs helysznn a plyzati kirsban megjellt tpus hirdettbla elksztse s elhelyezse) tartalma megegyezik a Kommunikcis feladatok s eszkzk a beruhzs megvalstsi szakaszban pontban ismertetett feladatokkal szembeni kvetelmnyekkel. Megvalsts (sajt magunk vagy kls szakrtk?) El kell eldntennk, hogy melyik feladatot tudjuk sajt magunk elvgezni, s mikor kell kls szakrtt ignybe venni. A kommunikci kln szakma, amelynek megvannak a maga szakmai sajtossgai s kvetelmnyei. gy az sszetettebb feladatok esetn rdemes kls szakrt ignybevtele. Megbzhatunk kln-kln szakrtket, azaz grafikust (grafikai stdit), PR tancsadt (PR gynksget), reklmszakembert (reklmgynksget) vagy rendezvnyszervezt (gynksget). Ez esetben neknk kell koordinlni kzttk a munkt. Ha csak egy gynksggel kvnunk kapcsolatban lenni, illetve nem tudjuk eldnteni, hogy pontosan milyen kommunikcis szakrtelemre van szksgnk, akkor javasolt fvllalkozknt egy PR tancsadt (PR gynksget) megbzni, aki utna alvllalkozknt vonja be ms terlet szakrtit. (Online kommunikcival a reklm- s a PR gynksgek egyarnt foglalkoznak.) A klnbz gynksgek djazsi struktrja eltr. A grafikai stdiknak fix tervezsi raik vannak. A PR gynksgekkel megllapodhatunk projektalap djazsban, amikor az elvgzett munka utn fizetnk, vagy havi gynksgi djban. Ez esetben a havi talnydj terhre folyamatosan rendelkezsre llnak. Ez hosszabb idtartam egyttmkds esetn javasolt. Az gynksgek gyakran kln felszmoljk a munka sorn keletkezett irodai djakat (utazsi, telefon stb. kltsgeket). Mindig gyzdjnk meg rla, hogy a kapott rajnlat minden felmerl kltsget tartalmaz. A reklmgynksg esetben elklnl a kreatv munka djazsa s a hirdetsi fellet (megjelens) kltsge. A rendezvnyszervezk ltalban a rendezvny kltsgeinek 1015 szzalkt szmlzzk ki kln gynksgi djknt. gynksgek vlasztsnl

15

javasolt a szakmai szvetsgek honlapjn tjkozdni, s az ott felsorolt gynksgek kzl vlasztani. A piacon lv gynksgek rsznvonala nagyon eltr lehet, minden esetben javasolt kt-hrom gynksget versenyeztetni. Az elvgzend feladatokrl javasolt egy rsos sszefoglalt (brief) kiadni, amely rgzti a clokat, az elvrt feladatokat s minden szksges felttelrendszert. Ez egyrszt pontostja a megbzst, msrszt sszehasonlthatv teszi a klnbz rakat. Bvebben: brief minta a 3. sz. mellkletben, a fbb szakmai szvetsgek listja 11. sz. mellkletben, valamint rlista a 12. sz. mellkletben tallhat.

16

KOMMUNIKCIS TERV MINTA Formai kvetelmnyek

Az I.-II. kommunikcis csomagba es projektek esetben ktelezen elrt, a III.-IV. csomag esetben ajnlott a projekt kommunikcijra vonatkoz rszletes terv ksztse. A tmogatsi dntst kveten azonban mind az t kommunikcis csomag esetn ktelez a projekt adatlapban szerepl Tjkoztats sorn hasznlt publikcis eszkzk cm tblzat kitltse. A kvetkezkben bemutatunk egy ajnlott kommunikcis terv mintt, amelynek a 6. pontja tartalmazza a Tjkoztats sorn hasznlt publikcis eszkzk cm ktelezen kitltend tblzatot. A tbbi (1.-5. pont, illetve 7.-10. pont) fejezet alkalmazsa a plyz sajt kommunikcis tevkenysgnek tervezshez ajnlott. A j kommunikcis tervvel szembeni tartalmi s formai kvetelmnyek: sszefoglalva, egy helyen tartalmazza az egy idszakra vagy kampnyra vonatkoz minden kommunikcis elkpzelst sszehangolja s optimalizlja az eszkzket tervezhetv teszi a megvalstst zembiztoss teszi a vgrehajtst biztostja a szmonkrhetsget. Elsnek egy res sablonon keresztl a kommunikcis terv ajnlott s ktelez formai elemeit mutatjuk be, utna egy pldn keresztl (Szakkpestst ad munkaerkpzsi s oktatsi kzpont ltrehozsa s mkdtetse az orszg szak-keleti rszben) bemutatjuk a kommunikcis terv szakmai tartalmt. A ktelez 6. Tjkoztats sorn hasznlt publikcis eszkzk pont kitltse a kvetkezkppen trtnik: Az Igen/Nem oszlopban a megfelel kocka bejellsvel krjk megjellni, hogy az egyes publikcis eszkzket tervezik-e a kommunikcis tevkenysg sorn hasznlni. A Clrtk (darab) oszlop kockiba krjk, rjk be, hogy az adott eszkzt hnyszor tervezik a teljes kampny sorn hasznlni. Az eszkzk tnyleges felhasznlsrl a minimum flvente beadsra kerl Projekt Elrehaladsi Jelentsben kell beszmolni. Amennyiben a projekt adatlap clrtkekre vonatkoz oszlopa, valamint a megvalstsra kerl tnyleges kommunikcis aktivitsok kztt eltrs van, akkor azt minden esetben a Projekt Elrehaladsi Jelentsben szvegesen jelezni s indokolni kell.

17

A KOMMUNIKCIS ELEMEI

TERV

AJNLOTT

KTELEZ

FORMAI

1. Helyzetelemzs (ajnlott)

2. Clkitzsek meghatrozsa (ajnlott)

Stratgiai clkitzsek Kommunikcis clok

3. Clcsoportok azonostsa (ajnlott)

F kategrik Szegmentlt albonts

4. Kommunikcis stratgia (ajnlott)

5. Clcsoportok zenetek eszkzk (ajnlott)

F clcsoportok zenetek Eszkz

6. A tjkoztats sorn hasznlt publikcis eszkzk (a plyzat beadsakor ktelezen szksges benyjtani!)
Eszkz Tervezi a hasznlatt? Igen Nem Clrtk (darab)

A tpus hirdettbla B tpus hirdettbla Tjkoztatsi tbla C tpus Emlkeztet tbla D tpus Nyomtatott sajt (cikkek, interjk) Televzi Rdi Internet (banner) Nyitrendezvny Zr rendezvny Egyb rendezvny, konferencia Sajttjkoztat Sajtkzlemny Szrlap, vagy egyb nyomdai kiadvny PR film nll internetes honlap Zld szm, informcis kzpont (gyflszolglat) DM levlkampny

18

Telemarketing Kzvlemnykutats Reklmtrgy Egyb: (megnevezs)

7. Idztsi terv (ajnlott)

Feladat/eszkz ... ht Idzts ... ht ... ht ... ht

8. Kivitelezs mdja (ajnlott)

9. Kltsg terv (ajnlott)

Tevkenysg r (nett)

10.
Eszkz

rtkels (ajnlott)
rtkelsi mdszer

19

PLDA EGY KOMMUNIKCIS TERV SZAKMAI TARTALMRA

A projekt: Szakkpestst ad munkaer-kpzsi s oktatsi kzpont ltrehozsa s mkdtetse az orszg szak-keleti rszben

1. Helyzetelemzs (ajnlott)
Az nkormnyzati kezdemnyezsre, rszben helyi vllalkozk bevonsval tervezett oktatsi kzpont Kazincbarcika kzvetlen kzelben fog mkdni. Tervezett vonzskrzete az szak-keleti rgi, szkebben az zd, Kazincbarcika, Miskolc s Storaljajhely krnyke. Clja a helyi szakkpzettsg sznvonalnak emelse, a szakkpests struktrjnak megvltoztatsa a keresett, kurrensebb szakmk irnyba s a regionlis munkanlklisg enyhtse. Az oktatsi kzpont hossz tvon elsegti a rgi versenyhtrnynak cskkenst s gazdasgi felemelkedst. A kzpont tkpzssel, szakkpzssel, munkaer brbeadssal, valamint elhelyezkedsi tancsadssal foglalkozik. A rgiban kt, rszben hasonl szolgltatst nyjt kzpont mkdik, cl mindkettvel szakmai egyttmkds kialaktsa. Stratgiai cl helyi vllalkozk megnyerse s a kzpont munkaer kpzsre alapozva helyi kisvllalkozsok ltrehozsnak sztnzse.

2. Clkitzsek meghatrozsa (ajnlott)

Stratgiai clkitzsek Az oktatsi kzpont piaci bevezetse s a regionlis munkaer-fejleszts egyik meghatroz szerepljeknt val pozcionlsa A lehetsges partnerek s ms piaci rsztvevk (stakeholderek) tmogatsnak megnyerse A potencilis tanulk, kpzsben rsztvevk bizalmnak megszerzse Az oktatsi kzpont szolgltatsainak bemutatsa A piacon lv tbbi oktatsi kzponttl val markns megklnbztets Az oktats irnti igny hangslyozsa A kpzssel, tkpzssel elrhet elnyk bemutatsa A kzpont regionlis fejlesztsben betlttt szerepnek s slynak kommuniklsa Bels (sajt munkatrsak fel irnyul) kommunikcis clok Helyi vllalkozk megszltsa s velk szakmai prbeszd kialaktsa Potencilis befektetk figyelmnek felkeltse

Kommunikcis clok

Rszclok

3. Clcsoportok azonostsa (ajnlott)

F kategrik Munkatrsak Leend tanulk, kpzsben, tkpzsben rsztvevk Szegmentlt albonts Tanrok, leend tanrok Egyb alkalmazottak Munkanlkliek Nem a sajt szakmjukban dolgozk Mikr- s knyszervllalkozk Alapfok kpzsben rsztvevk Megyei s teleplsi nkormnyzati vezetk

Regionlis dntshozk

20

Regionlis fejlesztsi tancs vezeti Parlamenti prtok helyi vezeti gazati s felgyeleti szervek Szakmai szervezetek Szakmai kamark, szvetsgek Szakszervezetek Munkaer kzvett cgek Munkanlkli hivatalok Helyi vllalkozk Nagyvllalatok Kis- s kzpvllalkozk Vllalkozi kamark Potencilis befektetk Helyi Orszgos Egyb partnerek Beszlltk Mkdsi krnyezet (szomszdok, krnyez lakossg) Sajt* Regionlis s helyi ltalnos (nyomtatott, tv, rdi, online) Az oktatott szakmk szaksajtja Oktatssal foglalkoz szaksajt *A sajtt legtbbszr nem kzvetlen clcsoportnak, hanem elrsi eszkznek tekintik. Most az egyszersg s a kzrthetsg cljbl soroltuk ide.

4. Kommunikcis stratgia (ajnlott)

A kommunikci kt idben elklnl szakaszbl ll: Az els a beruhzs megvalstsi szakasza, azaz amg az oktatsi kzpont pl A msodik az tadst kvet szakasz. Az els szakaszban az oktatsi kzpont ltalnos bemutatsn s a vonzskrzet oktatsi-foglalkoztatsi nehzsgein lesz a hangsly. Cl a problmra val figyelemfelhvs, s az oktatsi kzpont, mint megolds pozcionlsa. Az els szakasz a tervek szerint 6 hnapig (26 htig) tart. A msodik szakaszban a regionlis fejlesztsi szerep hangslyozsa a cl, valamint a kzpont mkdsnek kommunikcis tmogatsa. A kommunikcis stratgia ngy f eszkzre pl: Sajt Honlap Szemlyes informls prezentcikon, eladsokon keresztl Korltozott mrtk DM levl Kiegszt eszkzknt alkalmazzk a plyzati kirsban megjellt tpus tblkat. A sajtn keresztl a clcsoportok legnagyobb rsze hatkonyan s hitelesen elrhet. Az alapinformcikat gy kvnjuk tadni. A clcsoport jelents rsze fldrajzilag jl csoportosthat (nkormnyzatok, kamark, szvetsgek stb.), amit szemlyes prezentcis elrssel kvnunk kihasznlni. A prezentcik sorn a kzvetlen, szemlyes, ktirny kommunikci elnyt hasznljuk ki, valamint az tadhat informci nagyobb mennyisgt. DM levelet korltozott mrtkben, fleg a fizikailag tvol lv, heterogn clcsoportok esetben alkalmazunk. Mind a prezentciknl, mind a DM levlnl cl a kznsg honlapra irnytsa, ahol minden rszletes informcit megtallnak. A bevezet szakaszban a sajtt, a honlapot s a prezentcit fogjuk alkalmazni, a DM-et csak a kzvetlenl a megnyitst megelzen, illetve a kzpont mkdse sorn a msodik szakaszban. Az els szakaszban a kommunikcis aktivitst hrom idben elklnl kampnyban fogjuk ssze: az els a beruhzs elkezdse (sajtmunka: alapinformcik, bemutats, tervek), a msodik, kzps szakaszban megkezddik a prezentcis tjkoztats sajt munka tmogatsval. A vgn az nneplyes megnyit markns sajt ksretben. Az els szakasz vgn az addigi kommunikcis tevkenysg kirtkelsre kerl sor, az eredmnynek megfelelen pontostjuk a msodik szakasz feladatait.

21

5. Clcsoportok zenetek eszkzk (ajnlott)

F clcsoportok Munkatrsak zenetek* Eszkz Az oktatsi kzpont korszer, Bels kommunikcis rdekes munkahely, amely eszkzk, helyi s regionlis megbecsli s rtkeli munkatrsait mdia, oktatssal foglalkoz (1) szaksajt Leend tanulk, Az oktatsi kzpont hatkony, Helyi s regionlis mdia, kpzsben, sznvonalas kpzsei megknnytik DM levl, honlap, nylt nap tkpzsben az elhelyezkedst s cskkentik a rsztvevk munkanlklisget (2) Regionlis Az oktatsi kzpont aktvan elsegti Helyi s regionlis mdia, dntshozk a helyi munkanlklisg clzott prezentci, cskkenst s a regionlis httranyagok, szemlyes gazdasgi fejldst (3) tallkoz Az oktatsi kzpont aktv partner a fejlesztsi tervek megvalstsban (4) Szakmai Az oktatsi kzpont hatkony, Adott terlet szaksajtja, szervezetek sznvonalas kpzsei megknnytik helyi s regionlis mdia, az elhelyezkedst s cskkentik a prezentci, httranyagok, munkanlklisget (2) szemlyes tallkoz Az oktatsi kzpont aktvan elsegti a helyi munkanlklisg cskkenst s a regionlis gazdasgi fejldst (3) Helyi vllalkozk Az oktatsi kzpontban vgzettek Helyi s regionlis mdia, elismert vgzettsggel s DM levelek, prezentci, kiemelked szakmai tudssal nylt nap rendelkeznek (5) Az oktatsi kzpont aktvan elsegti a helyi munkanlklisg cskkenst s a regionlis gazdasgi fejldst (3) Potencilis Az oktatsi kzpont aktv partner a Helyi s regionlis mdia, befektetk fejlesztsi tervek megvalstsban pnzgyi szaksajt (4) Egyb partnerek Az oktatsi kzpont kiszmthat, Szemlyes kapcsolat, nylt korrekt megrendel s partner (6) nap, hirdettblk *A sajt dolgozknak s a beszlltknak szl egy-egy clzott zenet mellett a f piaci clcsoportokat ngy f zenettel rjk el. Ennl tbbet ne hasznljunk, mert cskkenthetik egyms hatst.

6. A tjkoztats sorn hasznlt publikcis eszkzk (a plyzat beadsakor ktelezen szksges benyjtani!)
Eszkz Tervezi a hasznlatt? Igen Nem X X X X X X X 2 2 12 2 Clrtk (darab) 2

A tpus hirdettbla B tpus hirdettbla Tjkoztatsi tbla C tpus Emlkeztet tbla D tpus Nyomtatott sajt (cikkek, interjk) Televzi Rdi

22

Internet (banner) Nyitrendezvny Zr rendezvny Egyb rendezvny, konferencia Sajttjkoztat Sajtkzlemny Szrlap, vagy egyb nyomdai kiadvny PR film nll internetes honlap Zld szm, informcis kzpont (gyflszolglat) DM levlkampny Telemarketing Kzvlemnykutats Reklmtrgy Egyb: prezentci sorozat szervezse

X X X X X X X X X X X X X X 2 1 1 1 1 1 2 6

7. Idztsi terv (ajnlott)

Feladat/eszkz 1.-2. ht Honlap ltrehozsa A plyzati kirsban megjellt tpus hirdettblk kihelyezse Beruhzs indt sajttjkoztat Rendszeres sajtkzlemnyek a szegmentlt szaksajtnak (oktatsi, szakmk szerinti, kamarai lapok, pnzgyi stb.) Interj szervezs egy regionlis dntshozval a helyi munkanlklisg helyzetrl Kerekasztal beszlgets szervezse a helyi tvben a rgi fejldsi lehetsgrl az oktatson keresztl Interjszervezs a projekt vezetjvel az oktatsi kzpont szereprl s feladatrl Prezentcisorozat szervezse a regionlis dntshozk, szakmai szervezetek s helyi vllalkozk rszre Oktatssal, regionlis munkanlklisggel s gazdasgi fejlesztsi lehetsgekkel foglalkoz httranyag ksztse s DM-knt kikldse regionlis dntshozk, szakmai szervezetek s potencilis befektetk rszre Sajttjkoztatval egybekttt nneplyes nyit nnepsg Eddigi kommunikcis munka elemzse s rtkelse Tovbbi tervek pontostsa Nylt nap elssorban a leend tanulk, a helyi vllalkozk s az egyb partnerek rszre Folyamatos, a mkdst tmogat sajtmunka Prezentcisorozat folytatsa a regionlis dntshozk, szakmai szervezetek s helyi vllalkozk rszre Sajtkzlemnyek az oktatsi eredmnyekrl a Idzts 12.-16. 22.-26. ht ht 27. ht

23

leend tanulk szmra Befekteti cl sajtkzlemny a potencilis befektetknek

8. Kivitelezs mdja (ajnlott)

A kommunikcis tervben foglalt tevkenysgek megvalstsrt, a szksges eszkzk (arculat, honlap, DM levl, httranyag, sajtkzlemnyek, rendezvnyek, prezentcik stb.) elkszlsrt (tervezs, produkci) az oktatsi kzpont PR menedzsere a felels. A feladatok hatkony elltsa rdekben a kvetkez gynksgek szolgltatsait veszi ignybe: PR gynksg folyamatos megbzs a sajtmunkra valamint a DM kampnyok lebonyoltsnak megszervezsre, havi talnydjon keresztl, valamint egyszeri megbzs keretben a plyzati kirsban megjellt tpus hirdettblk tervezse s legyrtatsa Honlap kszt cg egyszeri megbzs Rendezvnyszervez cg az nneplyes megnyits s a nylt nap lebonyoltsra. Irnytja, felgyeli s beszmoltatja az gynksgeket. A kommunikcis dntseket folyamatosan egyezteti az oktatsi kzpont vezetjvel. A kampnyidszak vgn elvgzi a munka rtkelst, s javaslatot tesz az oktatsi kzpont vezetjnek az esetleges mdostsrl, pontostsrl.

9. Kltsg terv (ajnlott)

Tevkenysg Kisarculat tervezs, alap nyomtatvnyok Honlap tervezse, ltrehozsa Hirdettblk legyrtatsa, kihelyezse Folyamatos PR munka (PR gynksg havi talnydj) A megnyit nnepsg s a nylt nap szervezse s lebonyoltsa DM kampny Egyb kommunikcis tevkenysg (prezentci, httranyagok stb.) r (nett) 200,000.150,000.100,000.450,000.- / h 6,500,000.1,000,000.- / kampny 200,000.- / h

10.

rtkels (ajnlott)

A kommunikcis kampny els szakasznak vgn, azaz az oktatsi kzpont tadst kveten az addigi kommunikcis tevkenysg rtkelsre kerl sor. Az rtkels a kvetkez mdszerekkel trtnik: Eszkz rtkelsi mdszer Sajtmunka Sajtfigyels, megjelent sajtcikkek, tudstsok elemzse (megjelens szm, zenetek felhasznlsa, szvegkrnyezet, minstsk stb.) jsgrk szemlyes visszajelzsei Rendezvnyek Megvottak rsztvettek arnya Szemlyes visszajelzsek Honlap Ltogatsi szm Prezentcik Szemlyes visszajelzsek, feltett krdsek DM levelek Hatsuk mrse (hny ember hivatkozik rjuk)

24

MELLKLETEK
1. sz. mellklet 2. sz. mellklet 3. sz. mellklet 4. sz. mellklet 5. sz. mellklet 6. sz. mellklet 7. sz. mellklet 8. sz. mellklet 9. sz. mellklet 10. sz. mellklet 11. sz. mellklet 12. sz. mellklet 13. sz. mellklet -------------Fogalmak Kommunikcis eszkzk bemutatsa Mszaki lersok (brief) Sajtkzlemny Sajttjkoztat forgatknyve Sajtmappa tartalma Rendezvny forgatknyve Honlap tartalma, honlappal szembeni kvetelmnyek Vlsgkommunikcis terv Szakmai szvetsgek elrhetsgei rlista minta Gyakran feltett krdsek Egyb szablyok sszefoglalsa

25

1. sz. mellklet Fogalmak 1. Arculati kziknyv: Egy szervezet vizulis megjelensnek tartalmi s formai alapelveit foglalja ssze. Rgzti a kommunikcis szablyokat, valamint az alkalmazott grafikai s tipogrfiai elemeket (sznvilg, logotipia, betmret, bettpus stb.), valamint azok hasznlati elrsait. 2. Awareness: Ismertsg, egy szervezet ismertsgi szintje a clkznsg krben. 3. Banner: A hirdet arculatt s zenett megjelent (a legtbb esetben 46860 kppont nagysg) hirdetsi csk, amely a honlapon tetszleges helyeken s mretekben helyezhet el. Lnyege, hogy felhasznl rklikkelssel tugorhat a meghirdetett weboldalra. 4. Bels PR: A munkatrsak fel irnyul kommunikci, melynek clja a ktoldal, nylt s folyamatos kapcsolattarts, a munkatrsak informlsa s motivlsa. 5. Brief (vagy mszaki lers): A reklm vagy PR gynksg(ek) szmra ksztett rsos sszefoglal, amely rgzti a clokat, az elvrt feladatokat s a munka rtelmezshez s tervezshez szksges minden felttelrendszert. Az gynksg a brief alapjn kszti el a stratgit, eszkzparkot stb. tartalmaz kommunikcis tervet. Mszaki lersnak ltalban a hosszabb, nagyobb volumen plyzat sorn kiadott brief-et nevezik. 6. Clcsoport: A szervezet szmra fontos, klnbz szegmensek, pl. kor, letkor, lakhely, foglalkozs szerint csoportostott emberek, akiket tevkenysgnkkel s kommunikcinkkal el kvnunk rni. 7. DM levl: Direct mail, azaz postn, clzottan cmlistra kikldtt reklmanyag, reklm- vagy informcis levl. 8. Follow up: Egy elkezdett tevkenysg kvet kommunikcija, folyamatos ksrse, szakmai gondozsa. 9. Imidzs (image, imzs): Egy szervezet megtlse, hrneve, a clkznsgben a szervezetrl kialaktott kp, vlemny. 10. Kommunikci: A mkdsi krnyezettel val mindenfajta kapcsolattarts, a krnyezet fel irnyul informcikibocsts, amely egyarnt lehet tudatos vagy nem tudatos, tervezett vagy spontn, egyirny vagy ktirny. 11. Kommunikcis terv: A szervezet ltal alkalmazott kommunikcis elemek s lpsek tervszer, tematikus sszefoglalsa. 12. Log: Egy szervezet grafikailag meghatrozott jelkpe, emblmja, amely ltalban sajt bettpusbl s sznvilgbl ll. 13. Mszaki lers: lsd brief. 14. Nylt nap (open day): Egy szervezet vagy projekt nylt, ktetlen bemutatsa a clkznsg szles krnek. 15. ltzkdsi kdex: A munkatrsara vonatkoz ltzkdsi szablyok s elrsok sszefoglalsa. 16. Pop-up: A weboldal megnyitsakor egy jabb, kis mret ablak ugrik ki, s ebben jelenik meg a hirdets. Kitakarja az alatta lv szveget, kln be kell zrni ket. 17. PR (public relations): Egy szervezet kommunikcijnak szervezse, ltalban vllalati szint kommunikcis tevkenysg, amely hossz tvon, gyakran kzvetett eszkzkn keresztl fejti ki hatst. Clja a hossz tv bizalom s hrnv megalapozsa, az imidzs s ismertsg alaktsa. 18. Press release (sajtkzlemny): Egy szervezettel kapcsolatos hr szveges megfogalmazsa, amelyet a mdiumok kpviselinek (jsgrknak) ad ki a szervezet szabad felhasznlsra. Felhasznlsa a szerkesztk szabad akaratn mlik, kzlse trtsmentes. 19. Reklm: Fizetett felleten (jsgban, plakton, poszteren, Internet oldalon) vagy msoridben (tvben, rdiban) trtn tervezett informci megjelentets. 20. Sajtbeszlgets: Kisebb ltszm jsgrval trtn ltalban ktetlen, informatv beszlgets, amelynek clja lehet felhasznlsra sznt informciads vagy az jsgrk ltalnos tjkozottsgt segt httrbeszlgets.

26

21. Sajtkzlemny: lsd press release. 22. Sajttjkoztat: jsgrk ltalban kttt formtum, gyakran prezentcival egybekttt hivatalos tjkoztatsa. 23. SWOT analzis: Egy szervezet erssgeit (Strengths), gyengesgeit (Weaknesses), a piaci lehetsgeket (Opportunities) s a lehetsges veszlyeket (Threats) sszefoglal stratgiai elemzs. 24. Szponzorci: Egy esemny, szervezet, ritkn magnszemly ellenszolgltats fejben trtn tmogatsa anyagi forrs vagy termk formjban. E tevkenysg konkrtan marketingtevkenysget szolgl, zletfelek llnak egymssal szemben. A tmogat fl nem ritkn bizonyos jogokat, egyttmkdst, trsulsi lehetsget, mdiamegjelenst stb. vr el, amelyek ismertsgnek, hrnevnek nvelse mellett kereskedelmi elnykhz juttatjk. 25. Tjkoztats: Egyirny kommunikci, egy hr kibocstsa. 26. gynksgi dj: Kommunikcis gynksgek szellemi szolgltatsairt (tancsads, kreatv tervezs, rendelkezsre lls) felszmtott, ltalban havi talnydja. 27. Vlsg: Egy olyan hirtelen bekvetkez, elre nem lthat helyzet, amely akr kls, akr bels okok miatt veszlyezteti a szervezet mkdst. 28. Vlsgkommunikci: Egy minden elkpzelhet veszlyhelyzetre kidolgozott forgatknyv, egy kls vagy bels vlsg kommunikcis kezelse. 29. Viselkedsi kdex: A munkatrsak viselkedsre vonatkoz szablyok s elrsok sszefoglalsa.

27

2. sz. mellklet Kommunikcis eszkzk bemutatsa

PR, azaz public relations Public relations alatt ltalban azt az tfog kommunikcis tevkenysget rtjk, amely hossz tvon, gyakran kzvetett eszkzkn keresztl alaktja a szervezet (projekt) imidzst s ismertsgt. A PR clja nem a kzvetlen rtkests tmogats, hanem a hossz tv bizalom s hrnv megalapozsa. A PR nyltan, hitelesen s ktirnyban kommunikl, gy kivlan alkalmas arra, hogy bemutassa, megrtesse s elfogadtassa egy szervezet vagy projekt cljait. Hatst kzvett mdikon, gy a sajtn, rendezvnyeken, kiadvnyokon, tanulmnyutakon, lakossgi frumokon stb. keresztl fejti ki. A PR eszkztrba tartozik a bels PR (munkatrsak fel irnyul kommunikci), a szponzorci s a vlsgkommunikci is. Sajtmunka esetben fontos jellemz, hogy nem fizetett felleten kommunikl, hanem hrrtk informcit bocst a mdia szerkesztk rendelkezsre, akik szabadon dntenek azok felhasznlsrl. Nehezebben tervezhet, hitelessge viszont magasabb a fizetett hirdetsnl. Fontosabb eszkzei: Grafikai arculat (log, vllalati sznvilg, nvjegy, levlpapr stb., arculati kziknyv) Tjkoztat tblk (plakt, informcis tbla stb.) Sajtkzlemny Sajtbeszlgets (ktetlen, ktoldal informatv beszlgets kisszm jsgrval) Sajttjkoztat (jsgrk lt. prezentcival s vendgltssal egybekttt tjkoztatja) Sajtinterj (nagyobb volumen interj adsa/szervezse egy-egy kivlasztott mdiban) Kiadvnyok (brosrk, tjkoztat fzetek, cgprospektus stb.) Tanulmnyt PR film Szponzorci (egy esemny tmogatsa, kommunikcis megjelensrt cserben) Bels PR (munkatrsak fel irnyul kommunikci) Vlsgkommunikci Rendezvnyszervezs A rendezvny elnye a kzvetlen, szemlyes kapcsolat; a magas lmnyszint hatkony informcibefogadst eredmnyez. Fajlagosan drga, viszont szk, fizikailag elrhet s mozdthat clcsoport esetn nagyon eredmnyes s hiteles. Gondos tervezst s szervezst ignyel, valamint sokszor egyb ksr kommunikci is kapcsoldik hozz, pl. kiegszt hirdets, reklmplaktok, sajtmunka. Nagyobb rendezvny esetn a szervezst rdemes hivatsos rendezvnyszervezre bzni. Fontosabb eszkzei: nneplyes megnyit, fogads Nylt nap (partnerek, rdekldk meghvsa, a projekt nylt bemutatsa) Kzssgi rendezvny (egy adott teleplsen utcabl, fesztivl stb.) Msoros rendezvny, koncert Killts Konferencia, szakmai prezentci Reklm Jellegt tekintve lehet nyomtatott reklm (sajthirdets, reklmplakt, risplakt stb.), tv- vagy rdireklm, illetve online hirdets. Kzs jellemzjk, hogy fizetett felleten kzlnek informcit, zrt, a szerkesztsgi anyagoktl lthatan elklntett helyen, s az informci tartalmrt a reklm feladja a felels. A clcsoport kivlasztst a mdia olvaskznsge (nz- ill. hallgat) alapjn hatrozzuk meg. Abszolt rtkben drga, fajlagosan viszont olcs, jl clozhat kommunikcis eszkz, alkalmazsa akkor javasolt, ha szles tmegeket vagy ms eszkzkkel nem elrhet clcsoportot kvnunk megszltani. Fontosabb eszkzei:

28

Sajthirdets Tvreklm (lt. 30 mp-es reklmfilm) Rdireklm Szponzorlt megjelens (pl. fizetett interj, termk/szolgltats szerepeltets, szponzorcis partner megjells) risplakt Reklmkiadvny, szrlap Online kommunikci Elssorban a fiatal, 49 v alatti, vrosi lakossg rhet el online kommunikcival. Az egyik legfontosabb eszkz a szervezet honlapja. Ez fontos tartalom- s arculathordoz eszkz, ahol a szervezet vagy projekt cljai hitelesen, egy helyen, knnyen megtallhatan kommuniklhatak. A honlappal szembeni kvetelmny az egyszer kezelhetsg, az ttekinthetsg s a tartalmi-formai egysg. A csillog-villog megjelens s design soha ne menjen a tartalmi ttekinthetsg rovsra. Legfontosabb, hogy az informcik knnyen, gyorsan s logikusan megtallhatak legyenek. Legfontosabb eszkzei: Honlap Online reklm (banner, pop-up) Szemlyes kommunikci A szemlyes kapcsolat a leghatkonyabb kommunikcis eszkz. A legjobb kommunikcis munka eredmnyt is leronthatja a rossz szemlyes kommunikci. Ezrt hiba folytat egy szervezet magas szint reklm vagy PR munkt, ha a munkatrsak szemlyes kommunikcija ezt nem tmasztja al. Sok munknk krba vsz, ha hiteltelen a szviv, ha rosszul nyilatkozik vagy prezentl egy vllalatvezet. Ide tartozik mg a munkatrsak megjelense (poltsg, stlus, egyenruha) s viselkedse. Hogyan ksznnek az gyflnek, hogyan veszik fel a telefont, hogyan intznek egy problmt. Ennek egysge termszetesen a szervezet minden szintjn egyformn lnyeges. Fontosabb eszkzei: ltzkds (egyenruha, ltzkdsi kdex) Viselkeds (kszns, gyfelek dvzlse, telefonls, udvariassgi formk, tegezds-magzds) Szviv vagy nyilatkoz hitelessge, felkszltsge (mdiatrning) Prezentcis kszsg Problma kezels (elre elksztett protokoll egy problma/reklamci kezelsre)

29

3. sz. mellklet Mszaki lers (brief) minta PR GYNKSG KIVLASZTSA EGY SZOCILIS OTTHON PTSE S
ZEMELTETSE SORN SZKSGES KOMMUNIKCIS FELADATOK ELLTSHOZ

Ajnlattev feladata a Szocilis otthon piaci bevezetst tmogat tjkoztatsi s PR feladatok elltsa, PR stratgia s javaslatok sszelltsa, valamint a bevezetst kveten folyamatos, hossz tv kommunikcis szolgltatsok biztostsa. Clkitzs (az elvrt clkitzsek pontos lersa) A most pl s 2007. decemberben megnyl szenior lakpark elnyeinek, szolgltatsainak bemutatsa. A szocilis otthonok ltalnos megtlshez kapcsold tudatforml PR kampny kidolgozsa, amelynek kzpontjban a szenior emberek mr munktl mentes vtizedeik tartalmas, aktv s j krlmnyek kztti eltltsnek lehetsge ll. A kampny bemutatja s hangslyozza az idskori letforma elnyeit s lehetsgeit s elri azt, hogy az emberek a szocilis otthont relis s vonz alternatvaknt kezeljk. A szocilis otthon elnevezs helyett a szenior lakpark mint j piaci kategria s elnevezs bevezetse s hangslyozsa, valamint markns megklnbztetse a meglv szocilis otthonoktl. Httr (a projekt minl rszletesebb piaci httere) Az pl Szenior lakpark 60 km-es krzetben nincs msik hasonl otthon. Vonzskrzetbe tartozik az orszg kt nagyvrosa, s tbb kisvros, illetve nagykzsg tbb mint 300 ezer 65 v feletti lakossal. Kzvetlen kzelben tallhat egy termlfrd s hrom orszgos hr kirndul- s pihenkzpont. A Szenior lakpark szolgltatsait s rait a mellkelt lers tartalmazza (plda). A lakossg szocilis otthonokkal kapcsolatos ismereteit s vlemnyt egy 2006-ban kszlt kutats mellkelt kivonata tartalmazza (plda). Clcsoportok 65 v feletti korosztly: kzvetlen elnyk s lehetsgek hangslyozsa Teljes felntt lakossg: a szocilis otthoni letforma ltalnosan Vlemnyvezr csoportok, kiemelten a hziorvosok zenetek Nyugdjasknt knyelmes, de aktv, gondoktl mentes letet lni Az orszg egyik legszebb helyn lakhat Knny elrhetsg, rugalmas s teljes kr szolgltatsok A Szenior lakpark nem szocilis otthon, hanem egy mlt, megrdemelt letforma gynksggel szembeni feladatok Az gynksgnek kt, egymsra pl feladatot kell elltnia: 1. A megfogalmazott clkitzsek alapjn a Szenior lakpark piaci bevezetst ksr s tmogat tjkoztatsi s PR kampny tervezse, szervezse s teljes kr megvalstsa 2007. szeptember december kztti idszakra 2. A bevezetst kveten a mkdst ksr s ahhoz kapcsold folyamatos, hossz tv kommunikcis szolgltatsok biztostsa 2008. janur december idszakra. Elvrsok tfog, stratgiai gondolkods A feladat jszer, kreatv megkzeltse

30

A teljes PR eszkzrendszer (sajt, kiadvnyok, rendezvnyek, online) szabad hasznlata, a klnbz eszkzk egyms erst hatsnak hatkony kihasznlsa Minden megjellt clcsoport elrse A benyjtott ajnlat ktelez elemei A teljes idszakra szl PR stratgia elksztse, amely mind a kt feladat clkitzseinek elrst tartalmazza. A stratgia struktrjnak kvetnie kell a clcsoport - eszkzk - zenetek bontst. A stratgia alapjn rszletes megvalsthatsgi terv (kampnyterv) kidolgozsa az els feladathoz (2007. szeptember december) A kampnyterv rszeknt rszletes pnzgyi terv az els feladat megvalstsra vonatkozan clcsoportonknti s eszkznknti bontsban. A folyamatos kommunikcis tevkenysg nyjtshoz (2008. janur december) gynksgi djak megadsa a kvetkez szolgltatsokra. A megadott munkadjnak tartalmaznia kell az irodai kltsgeket, s minden a munkval kapcsolatban felmerl, a feladatlersban szerepl kltsgeket, pldul papr, bortkkltsg, telefon, utazsi kltsg stb.: o Sajtkzlemny megrsa, sajtlista sszelltsa, sajtlistra kikldse, utkvetse o Folyamatos kapcsolattarts a sajt kpviselivel (havi talny) o Interjszervezs s teljes kr lebonyoltsa o Sajttjkoztat teljes kr megszervezse o Sajtbeszlgets teljes kr megszervezse o Havi hrlevl szerkesztse o Egy 16 oldalas, sznes prospektus szerkesztse s teljes kr kivitelezse o Internetes honlap ksztse o On-line kampny tervezse o Bels PR eszkzk kezelse (bels hrlevl szerkesztse, intranet tervezse, bels rendezvnyek) Minden sajtmunka esetn szksges az esemnyek utlagos kirtkelse, elemzse, pl. cikkek darabszma, mdiumok szma, mdia-megjells, tartalmi rtkels, hangvtel rtkelse. Kampnyidszak Egyszeri PR kampny: 2007. augusztus december Folyamatos PR tevkenysg: 2008. janur - december rtkels Az ajnlatok rtkelse a kvetkez elvek alapjn trtnik: A PR kampny szakmai sznvonala, kidolgozottsga, kreativitsa s ezek megfelelse a megadott feladatnak (60%) A benyjtott gynksgi djak (40%) Az ajnlatok benyjtsi hatrideje: Helyszne:

31

4. sz. mellklet Sajtkzlemny minta

Sajtkzlemny: azonnali felhasznlsra!

Szenior lakpark: relis alternatva a nyugdjas vekre

EU tmogatsbl nylt meg az orszg els szenior lakparkja

Megrdemelt, mlt letformt biztost a nyugdjas vekre az orszg els szenior lakparkja. Egyedi kialaktsval s pratlan krnyezetvel egyarnt szolglja az aktv, tartalmas letet l, illetve a mr visszavonultabb, csendesebb letformt kedvel idsek knyelmt. A rszben egy 500 milli forintos EU tmogatsbl megvalsult beruhzs tbb mint tven j munkahelyet hoz ltre s szmos helyi beszlltnak ad munkt, s ezltal az egsz rgi gazdasgi fejldshez hozzjrul. Helyszn, 2007. december 15. A magyar lakossg szzalka 65 vnl idsebb, ugyanakkor a nyugdjasoknak csak kisebbik rsze gondolja gy, hogy jelenlegi otthona optimlis letkrlmnyeket biztost. A Szenior Lakpark relis alternatvt nyjt: kellemes, termszetkzeli krnyezetben egyedileg kialakthat klnll hzakat, laksokat, illetve kisebb lakrszeket knl, gy a klnbz ignyeknek s letformknak egyarnt megfelel. Szolgltatsaival maximlisan biztostja az idskorban szksges s elvrt minden knyelmet. Orvosi s szocilis ellts mellett a Szenior Lakparkhoz sajt uszoda s gygymedence, tornaterem s knyvtr tartozik. Az thektros park, valamint a kzelben lv termlfrd is kellemes kikapcsoldst biztost. Legfontosabb elvnk az volt, hogy lakinknak semmirl ne kelljen lemondani, a kzeli vrosokban s teleplseken termszetszerleg minden megtallhat, ugyanakkor szmos, mshol nehezen elrhet szolgltatst is knlunk, belertve az utazsszervezst, kulturlis s sportprogramokat. mondta X.Y., a Szenior Lakpark vezetje. Clunk, hogy mindenki megtallja a sajt egyni letkrlmnyeinek s ignyeinek legjobban megfelel krnyezetet s elltst. A beruhzs rszben egy 500 milli forintos eurpai unis tmogatsbl valsult meg. Fontos kvetelmny volt, hogy a szocilis ellts sznvonaln tl a regionlis fejlesztst is szolglja. Az alap s kapcsold szolgltatsokon keresztl az intzmny tbb mint tven fmunkahelyet hoz ltre, s szmos helyi vllalatnak s vllalkoznak ad rendszeres megbzst. Bvebb informci: Nv/cm: Telefon/fax: Email: .

32

5. sz. mellklet Sajttjkoztat forgatknyve

Tma: Helyszn: Idpont: Rsztvevk: Egy vllalati (szervezeti, projekt) esemny bejelentse Szlloda Cstrtk, 10.00 12.00 ra Kb. 20 jsgr

Elkszts Tma kivlasztsa, pontostsa Idpont kivlasztsa Helyszn kivlasztsa Vendglts, berendezs, technika (projektor, hangosts stb.) megrendelse Sajtlista (meghvand mdiumok s jsgrk) sszelltsa Meghvk kikldse Sajtanyag (sajtdosszi) sszelltsa lsd kvetkez mellklet A tjkoztatt tart szemlyek kivlasztsa (max. 2 f) Prezentci sszelltsa Meghvs telefonos megerstse Vrhat knyes krdsek-vlaszok (Q/A) elksztse Szksg esetn hostessek megbzsa Jelenlti v elksztse Lebonyolts 08.30-09.30 09.30-10.00 10.00-10.10 10.10-10.40 10.40-11.10 11.10-11.30 11.10-12.00 Helyszn, berendezs stb. ellenrzse, vendglts (kv, dt, aprstemnyek stb.) beksztse jsgrk fogadsa, jelenlti v kitltse, sajtmappa kiosztsa Vendgek (jsgrk) kszntse Prezentci Krdsek s vlaszok Sajttjkoztat lezrsa, esetleges szemlyes interjk Kzben: vendglts (ltalban meleg bfebd)

Follow up s rtkels Sajtkzlemny kikldse (kzvetlenl a tjkoztat utn) jsgrk telefonos megkeresse (aki rszt vett: elgedett volt-e; aki nem jtt el: szksge van-e brmilyen ms anyagra) Sajtfigyels (szemlyesen vagy sajtfigyel szolglaton keresztl) A megjelent cikkek, tudstsok kielemzse (mennyi, mekkora terjedelem, zenetek mennyire mentek t, pozitv-negatv visszhang stb.)

33

6. sz. mellklet Sajtmappa tartalma

A sajtmappa ltalban a vllalat (szervezet, projekt) sajt vllalati arculat dosszija, benne: Kinyomtatott papralapon A sajttjkoztat forgatknyve: a lebonyolts menete, idpontok, rsztvevk listja A sajttjkoztat tmjrl szl sajtkzlemny A prezentci kinyomtatott pldnya: rdemes 3 slide/oldal formban nyomtatni, hogy az jsgrk az adott slide mell tudjanak jegyzetelni Vllalatrl (szervezetrl, projektrl) httranyag: cgprospektus, egyb kiadvny stb. Az adott tmhoz kapcsold httranyag kivonata: pl. kutatsi sszefoglal, referenciacikkek Elektronikus formban (ltalban CD-n) Sajtkzlemny Prezentci Httranyagok teljes, illetve rvidtett terjedelemben Vezetk letrajza Fotk (vezetk, termkek, beruhzsok stb.) Vllalati film (referencia film, termkfilm stb.) Egyb Jegyzettmb Toll Esetleges apr ajndk (tevkenysghez kapcsold termkminta stb.)

34

7. sz. mellklet Rendezvny forgatknyve

Tma: Helyszn: Idpont: Rsztvevk: A projekt nneplyes megnyitja, s azt kvet fogads Szabadtr, a projekt helyszne Kedd, 18.00 21.00 ra Kb. 100 vendg

Elkszts Idpont kivlasztsa Helyszn megtervezse: regisztrci, beszd, fogads, vendglts cljra Program megtervezse: beszd, vendglts, esetleges szrakoztat program (pl. fellp mvszek, zene) Vendglts, berendezs (kerti asztalok, stor stb.), technika (mikrofon, hangosts stb.) megrendelse Meghvottak krnek (partnerek, gyfelek, nkormnyzati, politikai szereplk, felgyeleti szervek stb.) sszelltsa Meghvk kikldse (esetleg rdemes kln nyomtatott meghv) Szerepek leosztsa: ki fogadja a vendgeket, ki mond beszdet stb. Beszdek szvegnek megrsa Meghvs telefonos megerstse Szksg esetn hostessek megbzsa Fotzs (protokollfotk, esetleg film) megrendelse Helyszn elksztse: berendezsek, regisztrcis helyszn, vendglts helyszne, parkols biztostsa, mellkhelyisgek, sznpad stb. Lebonyolts 16.00-17.30 17.30-18.10 18.10-18.20 18.20-18.40 18.40-19.00 19.10-21.00 Helyszn, berendezs stb. ellenrzse, vendglts (kv, dt, welcome drink, aprstemnyek stb.) elksztse Vendgek fogadsa: beosztstl fggen klnbz vezeti szinten (kln figyelmet ignyelnek az esetleges VIP vendgek!) Vendgek kszntse (modertor vagy hzigazda, pl. PR vezet) Megnyitbeszdek (felsvezet, projektgazda) Projekt bemutatsa, vendgek krbevezetse a projekt helysznn Program, vendglts, llfogads

Follow up s rtkels Rsztvevk megkeresse, rszkre ksznlevl s rluk kszlt fotk elkldse (levl vagy email) A rszt nem vett meghvottak telefonos (vagy email-es) megkeresse Esemny kirtkelse: hnyan s kik jttek el, meddig maradtak, mikor mentek el, vrhatan mennyire mentek t az zenetek. Esetleges hibk kielemzse.

35

8. sz. mellklet Honlap tartalma s vele szemben tmasztott kvetelmnyek

Egy vllalati (szervezeti) honlap egyarnt megfelel tartalmi s formai kvetelmnyeknek. Egyarnt kell informatvnak, szakmailag tjkoztatnak lennie, s ugyanakkor eszttikailag, vizulisan meg kell jelentenie a szervezet arculatt. ltalnossgban elmondhat, hogy a vizualits, a grafikai design nem mehet a tartalom s a kezelhetsg rovsra, azaz a felhasznlk elssorban st, szinte kizrlag akkor ltogatnak meg egy honlapot, ha meghatrozott informcit keresnek, gy szmukra a tartalom sokkal fontosabb a grafikai klalaknl. Egy szolid vllalati log s visszafogott sznvilg rirnythatja a figyelmet a tartalomra, mg a tl harsny grafikai kp pp ellenkezleg, elviheti a ltogatk figyelmt. Ezrt lehetsg szerint kerljk a flash programozst, a mozgkpeket, az idrabl kpi trkkket, ttnseket stb. Gondoljunk arra is, hogy honlapunk kisebb svszlessgnl, lassbb internetes sebessgnl is elrhet s hasznlhat legyen, amit a flash grafikk nem tmogatnak. Ezzel szintn ltogatkat veszthetnk. Tartalmi kvetelmnyek Magas informcitartalom (minden szksges informci rajta legyen) Logikus felpts o az informcik jl csoportostva, logikailag knnyen megtallhatk legyenek o javasolt a mtrixos szerkezet, azaz vzszintesen (oldal tetejn) s fgglegesen (ltalban a bal oldalon) egyarnt csoportostottak az informcik o legyen kln sitemap, azaz oldalfelpts J kereshetsg o a fontos informcik legyenek keresztbe linkelve, hogy tbb helyrl is elrhetek legyenek o legyen keresfunkci A legfontosabb informcik a flapon szerepeljenek A legfontosabb funkcik (elrhetsg, keresfunkci, nyelvvlts stb.) szintn a flapon, jl lthat helyen legyenek A szveg mindig legyen egyszer, jl olvashat s rtelmezhet s inkbb rvid, mint hossz (tartsuk szem eltt, hogy kpernyn nehezebb olvasni, mint papron) Formai kvetelmnyek A grafika tkrzze a szervezet arculatt, de ne vonja el a figyelmet a tartalomtl. Azaz ne legyen tl harsny, ers s/vagy bonyolult. Szintn kerljk a sok mozgst (mozgkp, ttns, flash), ezek mind figyelemelterel hatsak. A bettpus s mret tmogassa az olvasst. Az internetes jsgok ltalban talpatlan (pl. Ariel) bettpussal s sokszor 10-es mrettel kszlnek, gy az olvask szeme ehhez van hozzszokva. Az ettl eltr szokatlan, tpus zavar lehet. Az alaphrek rvidek legyenek, a bonyolultabb, komplexebb informcikat, httranyagokat inkbb kln linkeljk be. Ne linkeljnk be tl sok kiegszt informcit, egyrszt tl sok anyagmennyisget mr nehz folyamatosan frissteni, msrszt a tl sok link elviszi az olvas figyelmt az alapinformcitl. A cikkek szlessge ne legyen tl keskeny (oszlopszer), mindig hagyjunk knyelmes hasbszlessget. Szksg esetn szerepeltessnk fotkat.

36

Egyb kvetelmnyek Frissts: ez az egyik legfontosabb kvetelmny. Csak annyi s olyan informcit szerepeltessnk a honlapon, amit folyamatosan frissteni tudunk. Nincs annl lehangolbb zenet, mint amikor egy cg honlapjn elavult informci szerepel. Honlap ajnlott tartalma Cginformcik o Cgtrtnet o Tevkenysgi kr (ttekints) o Stratgia, kldets o Szervezeti felpts o Vezetk bemutatsa (fnykppel) o Tulajdonosi, pnzgyi adatok (egyedi dnts szerint) Trsadalmi szerepvllals o Tmogatsi politika o Vllalati rtkek o Minsgbiztosts Tevkenysgi kr o Termkcsoportonknt rszletesen o Minstsek Sajtszoba o A szervezetrl kiadott sajtkzlemnyek o Cges kiadvnyok (letlthet formtumban) o Szakmai prezentcik, eladsok publikus szvegei llslehetsgek o A cg, mint j munkaad (mit knlunk a munkatrsaknak) o Aktulis llsajnlatok Egyb informcik o Kapcsolatfelvtel o Sitemap o Nyelvvlts (ha tbbnyelv az oldal) o Keress

37

9. sz. mellklet Vlsgkommunikcis terv

Vlsgnak a hirtelen, vratlanul bekvetkez, a szervezet mkdsre negatv hatssal jr esemnyt nevezzk. Eredete lehet bels (szervezeti vagy mkdsi okokbl ered) vagy kls (baleset, tz, kulcsvezetk tvozsa stb.). Gyakorlatilag nincs olyan szervezet vagy projekt, ahol nem kvetkezhet be valamilyen krzis. A vlsg bekvetkezst s hatst sokszor albecslik. Nemcsak a szemlyi srlssel, balesettel jr esemnyt kell vlsgnak tekinteni, s idben felkszlni r, egy vllalat szmra az is (komoly) vlsg, ha partnerei, gyfelei bizalma valamely okbl megrendl irnta. Ha bekvetkezik a krzis, azonnal kezelni kell: szintn szembe nzni a helyzettel elismerni a felelssget kijavtani a hibt, s biztostani a krnyezetet, hogy ez tbb nem fordul el. Megfelel kommunikcival a vlsg hatst vagy tfutsi idejt jelentsen cskkenteni lehet, ugyanakkor bekvetkezse esetn a vezets hajlamos elssorban a vlsg szakmai okaival foglalkozni, s nem a szksges kommunikcival. Ezrt (is) rdemes elre felkszlni a lehetsges vlsghelyzetekre s kezelsk mdjra. A j vlsgkommunikcis terv ezrt mindig a vlsg bekvetkezse eltt kszl, s annak cselekvsi tervt a szervezet minden illetkes vezetje s munkatrsa elzetesen ismeri.

A terv elemei 1. Lehetsges vlsgok (kockzatelemzs) meghatrozsa s elemzse

Hatrozzuk meg, hogy milyen fajta vlsggal nzhetnk szembe. Gyjtsk ssze az sszes lehetsges kls s bels vlsghelyzetet. Felejtsk el a Velem ez gysem trtnik meg hozzllst. Felttelezzk a legrosszabb szitucit (worst case scenario), s induljunk ki abbl. Elemezzk ki, hogy milyen hatsuk lehet a mkdsnkre. Bels (a mkdssel kapcsolatos) Tartsan vesztesges mkds, likviditsi problmk Vevink nem tudnak fizetni, mi is eladsodunk, hitelkpessgnk s j hrnevnk meginog Nem tudunk termelni/szlltani, mert beszlltink hirtelen felbontjk velnk a szerzdst/k sem tudnak szlltani Kulcs szakembereink hirtelen kilpnek/elviszik legfontosabb gyfeleinket Fontos gyfelek a versenytrsainkhoz szerzdnek Rossz a bels hangulat/munkatrsak elgedetlensge mr piaci hrnket veszlyezteti

Nhny plda: Kls (kvlll okok miatt bekvetkez) A tulajdonost/meghatroz vezett vratlan tragikus baleset ri Tzeset, robbans (vagy brmilyen termszeti katasztrfa) Termknk vagy szolgltatsunk meghibsodik, veszlyess vlik (krnyezetszennyezs, balesetveszly!) A sajtban rosszindulat hresztelsek jelennek meg rlunk, vevink aggdnak Munkatrsak telmrgezst szenvednek/ronthatjk j piaci hrnket Ellensges felvsrls fenyeget, ami ktsgess teszi a tovbbi mkdst

38

2. Kommunikcis kezelsk mdja

Kommunikcis clcsoportok s elrsk mdjnak meghatrozsa o A sajt esetben a nylt, szinte ktoldal kapcsolatot kell kialaktani, azaz elrni, hogy brmit megtudnak, elsknt hozznk forduljanak krdsekkel. zenetek meghatrozsa o Vlasszunk ki max. 2-3 kulcszenetet s ezeket minden frumon kvetkezetesen kommunikljuk. o Az illetkes hatsgok (tzoltsg, mentk, rendrsg, katasztrfavdelem stb.) sajt hatskrben szintn nyilatkozik. Rendszeresen egyeztessnk velk, s hangoljuk ssze az informcikat. Ksztsnk idtervet, azaz hatrozzuk meg az egyes clcsoportok elrsnek idztst o Elsknt a munkatrsakat kell tjkoztatni (vezetk, teljes munkatrsi kr), mivel k hiteles informciforrsknt jelennek meg krnyezetk fel. Rszkre azt is kln meg kell mondani, hogy mit s milyen formban mondhatnak tovbb. o A kzvetlenl rintett tbbi clcsoportot szintn kzvetlenl mi tjkoztassuk, lehetsg szerint elsknt. gy nmileg cskkenthetjk az informcitorzuls veszlyt. o Fontos, hogy minden clcsoportot rendszeresen tjkoztassuk a vlsg stdiumrl. A vlsgot kveten demonstrljuk, hogy rr lettnk s tl lptnk a vlsgon. Tarthatunk pl. nylt napot.

(pl. egy krnyezetszennyezdst is okoz tz esetn) Clcsoportok Elrsk mdja Vezeti kr Szbeli vezeti tjkoztats Munkatrsak teljes kre rsos kommnik (email, bels hrlevl) Szbeli vezeti tjkoztats gyfelek rsos kommnik (email) Lakossg vagy heterogn, nehezen elrhet gyflkr esetn: sajt Partnerek rsos kommnik (email) Krnyez lakossg Sajt A vlsgot kveten: nylt nap Krnyezetvdelmi, termszetvdelmi, rsos rtests (email) gazati szervek Telefon Sajt, vlsgtl fggen: Sajtkzlemny Szakmai sajt Szvivi nyilatkozat Krnyezetvdelmi sajt Sajttjkoztat Regionlis sajt Orszgos sajt Felgyeleti szervek rsos rtests (email) Ms rintettek, pl. tzoltk, mentk, Rendszeres konzultci rendrsg, katasztrfavdelem Lehetsges zenetek Sajnljuk a bekvetkezett szerencstlensget, a vllalat teljes mrtkben egyttmkdik az illetkes hatsgokkal a baleset okainak kidertsben A vllalat igazgatsga bels vizsglatot rendelt el a bekvetkezett esemny okainak s a felelsknek kidertsre, s azonnali intzkedseket lptetett letbe, hogy elejt vegye a hasonl trtnseknek A piac egyik meghatroz szerepljeknt cgnk zavartalanul, a korbban megszokott sznvonalon folytatja tovbb mkdst gyfeleink tovbbi megelgedsre A vllalat a legmagasabb minsgbiztostsi s ellenrzsi mdszerekkel rendelkezik Folyamatosan tjkoztatni fogjuk partnereinket, gyfeleinket s a sajt kpviselit brmilyen j fejlemnyrl

39

3. Ki fogja kezelni a vlsgot?

A vlsggal foglalkoz kommunikcis csapat meghatrozsa o A szervezet mrettl fggen minimum hrom fbl clszer llnia: a szervezet vezetje, helyettes vezetje, valamint a kommunikcirt felels PR vezet. Szksg esetn egy tovbbi szakmai vezet. Nekik rszletesen ismernik kell a potencilis vlsghelyzeteket s kezelsk (kommuniklsuk) mdjait. Krzishelyzetben minden kommunikcis dnts az kezkben van. A szviv kijellse s felksztse o Vlsg esetn az egyik legfontosabb feladat a kommunikcis irnyts tvtele. Ilyen helyzetben felelssgteljesen nyilatkozni komoly feladat. Klnbz vlsgtpusokhoz lehetsges klnbz beoszts szvivk kijellse: kisebb horderej vlsgnl a PR vezet, jelentsebb vlsgnl a helyettes vezet, mg a legkomolyabb, ltalban szemlyi srlssel jr vlsgoknl a szervezet vezetje nyilatkozhat. Szervezeten bell tudatostani kell, hogy vlsg esetn k, s csak k nyilatkozhatnak, minden befut krdst, rdekldst hozzjuk kell irnytani.

4. Kzlemnyek elksztse

A meghatrozott zenetek alapjn ksztsk el a nyilvnossgot tjkoztat kzlemnyeket a o munkatrsak szmra o a kls piaci krnyezet fel o a sajt rszre.

Munkatrsak szmra Kedves Munkatrsaim! Az elmlt jszaka cgnk kls telephelye kigyulladt. A baleset sorn X. Pter s Y. Zoltn munkatrsunk, valamint az egyik szomszdos hz lakja megsrlt. Jelenleg krhzban poljk ket, llapotuk slyos, de valsznleg nem letveszlyes. Mint tudjtok, a kls telephely raktrban troljuk a gyrtshoz szksges vegyi anyagokat. Elkpzelhet, hogy ezek a biztostott, zrt rendszerbl kikerlve krnyezeti krokat is okozhatnak. Ennek hatst, valamint a katasztrfa bekvetkezsnek okait a tzoltsggal s a katasztrfavdelem munkatrsaival kzsen vizsgljuk. A tragdia ellenre termelsnk a tbbi telephelyen s napi mkdsnk vltozatlanul folytatdik. Cgnk a piac egyik meghatroz vllalata, amely jelents mrtkben a Ti magas sznvonal, kiemelked munktoknak s teljestmnyeteknek ksznhet. Elktelezett munktokra ezentl is szmtok. A balesettel kapcsolatosan folyamatosan tjkoztatjuk gyfeleinket, partnereinket s a sajt kpviselit. A sajtval a kapcsolatot kizrlagosan K. Anna PR igazgat tartja. Krem, segtstek munkjban, s tjkoztasstok brmilyen hozztok berkez krdsrl vagy rdekldsrl. Egyttmkdseteket ksznm, Z. Gbor igazgat

gyfelek, partnerek rszre Tisztelt gyfelnk, Partnernk! A kzttnk fennll j zleti kapcsolat miatt fontosnak tartom szemlyesen is tjkoztatni a vllalatunkat rt esemnyekrl. Az elmlt jszaka cgnk egyik telephelye kigyulladt. A baleset sorn elkpzelhet, hogy a krnyezetre is kros vegyi anyag szabadult ki. Az anyag trolsra szolgl biztostott, zrt rendszer ugyanis a tz hatsra megsrlt. Ennek mrtkt, krnyezeti hatst, valamint a katasztrfa

40

bekvetkezsnek okait a tzoltsggal s a katasztrfavdelem munkatrsaival kzsen vizsgljuk. A tragdia ellenre termelsnk a tbbi telephelynkn s napi mkdsnk vltozatlanul folytatdik. Az nkkel fennll szerzdses ktelezettsgeinknek maradktalanul, a korbban megszokott sznvonalon tovbbra is vltozatlanul eleget tesznk. dvzlettel, Z. Gbor igazgat s M. Istvn kereskedelmi igazgat A sajt rszre Ezton tjkoztatjuk a sajt tisztelt kpviselit, hogy a vllalat ti telephelye a kora hajnali rkban kigyulladt. A baleset sorn elkpzelhet, hogy a krnyezetre is kros vegyi anyag szabadult ki. Az anyag trolsra szolgl biztostott, zrt rendszer ugyanis a tz hatsra megsrlt. Ennek mrtkt, krnyezeti hatst, valamint a katasztrfa bekvetkezsnek okait a tzoltsggal s a katasztrfavdelem munkatrsaival kzsen vizsgljuk. A tz sorn szemlyi srls is trtnt, a vllalat kt munkatrst s az egyik kzeli hz lakjt krhzban poljk. A baleset ellenre a vllalat termelse a tbbi telephelyen vltozatlanul folytatdik. A balesettel kapcsolatos fejlemnyekrl folyamatosan tjkoztatjuk a sajt kpviselit.

5. rtkels

A vlsg lezrultval a vlsgkommunikcis munka teljes folyamatnak kirtkelse o Sikerlt-e kvetni s megvalstani a tervben szerepl lpseket? o Kzben tartottuk-e a kommunikcis irnytst? o tmentek-e az zeneteink? o Volt-e vratlan fejlemny, amit nem tudtunk kezelni? o Milyen visszajelzseket kaptunk? A tapasztalatok alapjn a terv szksg szerinti mdostsa.

41

10. sz. mellklet Szakmai szvetsgek elrhetsgei

Magyar Public Relations Szvetsg 1087 Budapest, Kerepesi t 29/B. V. p. I. em. 17. Telefon: (1) 459-5360 Fax: (1) 459-5361 E-mail: mprsz@mprsz.hu Honlap: www.mprsz.hu Magyar Reklmszvetsg 1136 Budapest, Pannnia u. 11. Telefon: (1) 322-0640, 322-1470 Fax: (1) 322-7841 E-mail: info@mrsz.hu Honlap: www.mrsz.hu Magyarorszgi Kommunikcis gynksgek Szvetsge 1135 Budapest, Tahi u. 53-59. Telefon: (1) 785-8585 Fax: (1) 785-8586 E-mail: info@maksz.com Honlap: www.maksz.com Magyarorszgi Rendezvnyszervezk Szvetsge 1053 Budapest, Klvin tr 5. Telefon: (1) 266-4739, (70) 219-1023 Fax: (1) 317-0436 E-mail: mareszinfo@maresz.hu Honlap: www.maresz.hu Magyar Party Service Szvetsg 1132 Budapest Victor Hugo u. 11-15. E-mail: www.partyszovetseg.hu Honlap: info@partyszovetseg.hu

42

11. sz. mellklet rlista

A kommunikcis szolgltatsok rai jelentsen klnbznek egymstl. Eltrs van egyrszt az rsznvonalban, msrszt a djazsi struktrban. Az rak s az rkpzs mdja elssorban a nyjtott szolgltats jellegtl (kreatv tervezs, tancsads, szervezs, produkci stb.) fgg, de jelents klnbsgek lehetnek egyes gynksgek kztt is. Az albbiakban megadott szolgltatsi rak tjkoztat jellegek, azoktl esetenknt jelents eltrs is lehetsges! gynksg vlasztskor ezrt mindig legalbb hrom gynksgtl krjnk rajnlatot, figyelve arra, hogy az rak sszehasonlthatak legyenek, azaz ugyanazokat a tteleket s kltsgeket tartalmazzk. Az gynksgek az Interneten jl megtallhatk, s bizonyos fokig ssze is hasonlthatak. Grafikai tervezs A grafikai stdik, illetve szabadsz grafikusok fix tervezsi rakkal dolgoznak. Mivel a tervezs szellemi szolgltats, az rak elssorban az adott grafikus szakmai tapasztalatt, piaci s fldrajzi helyzett tkrzik. Egy vllalati arculattervet egy kezd grafikus lehet, hogy elkszt 80,000.- forinttrt, mg egy nagy, befutott grafikai stdi 800,000.- forinttrt. Az rsznvonal mellett ugyanannyira fontos a minsg, figyeljnk arra, hogy a bemutatott referencik ugyanattl a grafikustl szrmazzanak, aki neknk is fog dolgozni. Gyakran elfordul ugyanis, hogy az a grafikus, akinek a mveit a stdi prezentlja, mr rg mshol dolgozik. Szolgltats Kisarculat Mi tartozik bele Log, sznvilg + alap arculathordozk (nvjegy, levlpapr, esetleg honlap fejlc) Teljes arculatterv + arculathordozk szles kre (termkcsomagols, kiadvnyok, CD bort, munkaruha stb.) 16 oldala kiadvny grafikai terve + trdels A honlap oldalainak grafikai terve tlagos r sv (nett) 250,000.-

80,000.-

Nagyarculat

250,000.-

1,500,000.-

Prospektus Honlap grafikai terv

200,000.50,000.-

500,000.150,000.-

PR szolgltatsok A PR gynksgek ktfle djazsi struktrban dolgoznak: az elvgzett munka utn fizetett projektalap djazsban, illetve havi talnydjban (havi gynksgi dj), ami folyamatos egyttmkds esetben javasolt. Mindkt esetben figyeljnk arra, hogy az n. irodai kltsgek (telefon, fax, utazsi kltsg, postakltsg stb.) benne legyenek a szolgltatsi rban, s az gynksg ne szmolja fel kln. Az albbi kltsgek a rendezvnyszervezsi kltsgeket (terembrlet, vendglts stb.) nem tartalmazzk. Szolgltats Sajtkzlemny Mi tartozik bele Megrs, kiklds, kvets tlagos r sv (nett) 80,000.180,000.-

43

Sajtbeszlgets Sajttjkoztat Havi talnydj

Teljes kr szervezs, sajtlista, kvets Teljes kr szervezs, sajtlista, kvets Teljes kr szolgltats (stratgiai tervezs, tancsads, sajtmunka, PR projektek menedzselse stb.)

120,000.150,000.350,000.-

350,000.450,000.3,500,000.-

Reklmtevkenysg Reklmtevkenysg esetn elklnl a tervezs kreatv kltsge s a hirdetsi fellet (megjelens) mdia kltsge, valamint a produkci kltsge. A mdiavsrlssal ltalban kln gynksg foglalkozik, megtervezik a megjelens helyt s megvsroljk a hirdetsi felletet (msoridt). A jelentsebb produkcis kltsgek kz tartozik a reklmfilm, a rdireklm gyrtsi kltsge s a plaktok, nyomtatvnyok nyomtatsi kltsge. Szolgltats Sajthirdets TV reklm spot Rdireklm spot Komplex reklmkampny Mi tartozik bele Tervezsi kltsg, fotjogdjak nlkl Tervezsi s gyrtsi kltsg Tervezsi s gyrtsi kltsg Tervezsi s gyrtsi kltsg, TV spot forgatsi kltsge nlkl tlagos r sv 250,000.15,000,000.350,000.3,000,000.-

30,000.3,000,000.150,000.500,000.-

Rendezvnyszervezs A rendezvnyszervez cgek ltalban a rendezvny kltsgeinek 10-15 szzalkt szmlzzk ki kln gynksgi djknt. Elssorban szakmai referencik alapjn rdemes vlasztani. Szolgltats Beltri kisrendezvny (50 f) Szabadtri rendezvny (200 f) Mi tartozik bele Terembrlet, vendglts, technika, dekorci, hostess stb. Helysznbrlet, vendglts, technika, berendezs, szemlyzet stb. Helysznbrlet, vendglts, technika, berendezs, szemlyzet stb. tlagos r sv 500,000.-

250,000.-

1,000,000.-

2,000,000.-

Szabadtri nagyrendezvny (1,000 f)

5,000,000.-

10,000,000.-

44

Egyb Jelents ttel lehet mg a honlapkszts kltsge. Az rak a honlap minsgtl s a krt szolgltatstl fggnek. Egy nhny oldalas, minimlis grafikval rendelkez statikus honlap ra a tredke lehet egy bonyolult, dinamikus tartalomfrisstssel rendelkez, flash grafikj honlapnak. Szolgltats Honlap kszts Mi tartozik bele Teljes kr tlagos r sv 2,000,000.-

100,000.-

45

12. sz. mellklet Gyakran feltett krdsek

1. A kommunikcis ktelezettsggel kapcsolatban tovbbi krdseim vannak. Kitl tudom megkrdezni? NF infovonal KSZ-nl a projekt kapcsolattartjn keresztl a kommunikcis munkatrs. 2. Mennyire ktelez rvny ez az tmutat? A kedvezmnyezettek tjkoztatsi ktelezettsgeit tartalmaz tmutat egy sszefoglal dokumentum, amely tartalmaz a kedvezmnyezettekre nzve ktelez jelleg tjkoztatsi feladatokat s egyb, ajnlott kommunikcis tevkenysgeket. A kedvezmnyezettekre ezen kvl az Arculati kziknyv megfelel rszei vonatkoznak. 3. Mr rgta a szakterletemen dolgozom, jl ismerem a tervezett projektem mkdsi krnyezett s clcsoportjait. Sok elrt kommunikcis lpst felesleges kiadsnak gondolok. Mennyire kezelhet rugalmasan az alkalmazsuk? Az Eurpai Uni a korbbinl szigorbb s pontosabb kommunikcis ktelezettsgeket hatroz meg az unis tmogatsok kedvezmnyezettjei szmra. Cl a tmogatott beruhzsok eredmnyeinek kommuniklsn keresztl az eurpai unis tagsg elnyeinek bemutatsa, valamint a sajt, tmogatott projektek sikeresebb s eredmnyesebb ttele. Az elrt kommunikcis ktelezettsgek betartsa gy felttele a tmogats odatlsnek. 4. Minden lpst a bemutatott rszletessggel kell vgigcsinlni? A kedvezmnyezett a sajt projektjnek jellege s mrete alapjn dnti el, hogy a ktelezen elrt kommunikcis feladatokat s eszkzket milyen mdon s mlysgig valstja meg. Egy kisebb, kevesebb clcsoporttal mkd projekt esetben a tervek, mdszerek kidolgozottsga is egyszerbb. 5. Be kell-e nyjtanom valahova/valakinek jvhagysra, engedlyezsre a kommunikcis ktelezettsg rszt kpez terveket, illetve hogyan kell igazolnom a vgrehajtsukat? Az I. s II. kommunikcis tervet megvalst kedvezmnyezett a kommunikcis tervet egyezteti a kzremkd szervezettel s a vgrehajtsrl rendszeres idkznknt beszmol. Egyb esetben is ajnlott a kzremkd szervezettel val folyamatos egyeztets, egyttmkds. 6. Milyen kvetkezmnnyel jr, ha elltom, illetve ignybe veszem az sszes elrt kommunikcis feladatot s eszkzt, de tbbnek nincs semmilyen hatsa, pl. nem jelennek meg cikkek a projektrl? Az odatlt tmogatst kzvetlenl nem befolysolja, ugyanakkor a kedvezmnyezett s a projekt rdeke, hogy az alkalmazott lpsek hatkonyak s eredmnyesek legyenek. Ha a hatkonysg kisebb a vrtnl, rdemes egy kommunikcis szakrt tancst kikrni. 7. Vidki kisteleplsen dolgozom, ahol nincsen semmilyen kommunikcis gynksg. Honnan tudnk j gynksget szerezni? rdemes kapcsolatba lpni a szakmai szvetsgekkel, pl. a Magyar PR Szvetsggel. k tudnak segteni abban, hogy hol tallhat a kzelben gynksg. rdemes az Interneten is megnzni. Nem szksges, hogy az gynksg az adott teleplsen mkdjk, ms, tvolabbi kzpontbl is hatkonyan tudjk elltni a feladatot.

46

8. Az odatlt tmogats mekkora hnyadt lehet kommunikcira fordtani? Minden kommunikcis kiads elszmolhat belle? Ezt minden esetben a plyzati csomag tartalmazza.

47

13. sz. mellklet Egyb szablyok sszefoglalsa

Arculati kziknyv Vonatkoz jogszablyok Tjkoztatssal s nyilvnossggal kapcsolatos EU jogszablyok: http://eur-lex.europa.eu/RECH_menu.do 1083/2006/EK tancsi rendelet http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:210:0025:01:HU:HT ML 1828/2006/EK bizottsgi vgrehajtsi rendelet http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/site/hu/oj/2006/l_371/l_37120061227hu00010162. pdf

Tjkoztatssal s nyilvnossggal kapcsolatos hazai jogszablyok: 16/2006. MeHVM-PM egyttes rendelet http://www.mhk.hu/mhknew/i_online/Cache/18363221995688199278500115 691557/001232460000.htm

48