Komunikasi antara perseorangan

Penulisan surat
Definisi Surat - Tujuan - Pengendalian Surat - Jenis-jenis Surat Rasmi - Bahagian-bahagian Surat - Ciri-ciri Penulisan Berkesan - Kenali Audien

Definisi Surat Daripada Perspektif Agensi Kerajaan

Satu saluran komunikasi rasmi antara satu agensi dengan pihak luar (seperti stakeholders,pelanggan, perseorangan, agensi-agensi lain) dan antara satu agensi dengan cawangannya (sama ada di negeri yang sama ataupun di negeri yang lain) Alat Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain

Tujuan Surat Rasmi

Sebagai penyampai maklumat bertulis Menjadi dokumen yang boleh digunakan Wakil atau duta (individu, Syarikat,Jabatan atau Negara)

PENGENDALIAN SURAT
Kepala surat
Logo Jabatan Alamat rasmi jabatan Alamat E-mel jabatan No. Fax jabatan No. Telefon rasmi jabatan

Bila menggunakan kepala surat - Menulis bagi pihak/mewakili jabatan

- Antara jabatan dengan jabatan - Jabatan dengan swasta - Jabatan dengan individu

 Rujukan
Apa kelebihan menulis rujukan di sebelah kiri? Menyelamatkan ruang Sebelah kanan dikosongkan untuk tujuan lain Keselarasan

Teknik menulis tarikh 23 Januari 2008

 Penerima surat
Semua surat rasmi hendaklah ditujukan kepada jawatan bukan kepada nama individu yang menerima surat itu

Teknik menulis poskad

Untuk mewujudkan keselarasan 50480 KUALA LUMPUR

 Penerima surat
Satu surat, satu penerima contoh:

Pengarah Bahagian Pengurusan Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Paras 6, Blok F Utara Pusat Bandar Damansara 50604 Kuala Lumpur

 Mengalamatkan Surat
Nama Jawatan
Ketua Setiausaha Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri Blok 8, Tingkat 14 Kompleks Pejabat Kerajaan Jalan Duta 50622 Kuala Lumpur

 Dikhaskan Y. Bhg. Tan Sri Ismail bin Adam Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Blok C2 dan C2, Parcel C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Wilayah Persekutuan, Putrajaya

 Untuk Perhatian
Ketua Esekutif Jabatan Hasil Dalam Negeri Tingkat 3, Bangunan Peransang 60505 Shah Alam Selangor Darul Ehsan.

(u/p: Puan Normah Idris, Unit Sumber Manusia)

 Berkelompok
Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Y. B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Atau Beberapa Kementerian/Jabatan/Individu

Jenis-jenis Surat Rasmi

Permohonan Rayuan Bantahan Makluman Arahan Ucapan Penghargaan
Perakuan Jemputan Cadangan Pesanan Perjanjian Pekeliling Iringan Lain-lain

Bahagian-Bahagian Surat
1. Lambang Kerajaan Persekutuan/Negeri 2. (Logo Agensi) 3. Nama Agensi dan Alamatnya 4. Nombor Telefon Utama, Nombor Faks, Nama E-mel, Alamat Laman Web 5. Rujukan Fail Penerima dan Pengirim 6. Tarikh Surat Ditandatangani

Bahagian-Bahagian Surat
1. Alamat Rasmi Penerima - Sama dengan sampul surat -Contoh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Blok C2 dan C2, Parcel C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. Putrajaya. (U/p: Encik Ahmad bin Marzuki)

2. Panggilan Hormat - Contoh Tuan/Puan, Y. Bhg. Dato/ Datuk/Y.B.Dato /Tuan/Puan, Y. Bhg. Dato/Datin,

3. Tajuk Surat -Contoh Laporan Pembaharuan dan Kemajuan Dalam Perkhidmatan Awam Malaysia, 1999

4. Pemerengganan -Perenggan pertama tanpa nombor

-Perenggan nombor dua bermula pada kiri muka surat dan diikuti dengan indentation (tab) -Perenggan-perenggan seterusnya mengikut format perenggan nombor dua - Setiap perenggan hanya boleh mengandungi satu isu/perkara sahaja

5. Penutup Sekian, terima kasih

6. Slogan BERKHIDMAT UNTUK NEGARA 7. Pengakuan Pengirim Saya yang menurut perintah,

8. Ruang tanda tangan pengirim dan nama pengirim

-Contoh (Ahmad bin Ali) Penyelaras Program Kanan

9. Ruang bagi pihak ketua agensi dan nama agensi - Contoh

(Ahmad bin Ali) b.p. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

10. Salinan surat kepada agensi lain - Contoh

Sk. Pengarah INTAN Bukit Kiara Jalan Bukit Kiara 50480 Kuala Lumpur

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan

1. Nada yang berdiplomasi
Taraf kehormatan Bahasa yang positif dan bersopan santun

2. Kesempurnaan
Tiada fakta/maklumat penting ditinggalkan (kesan terhadap kos dan imej agensi pengirim)

3. Kemasan penyusunan topik/isi kandungan

Mengemukakan alasan/latar belakang dan diikuti dengan tujuan atau sebaliknya 4. Keringkasan Tepat dan tidak berpusing-pusing Ayat yang ringkas 5. Kejelasan Perkataan dan ayat tidak menyebabkan tafsiran berlainan, tidak mengelirukan

6. Ciri ketepatan/ketelitian Tiada kesilapan tanda bacaan

Tiada kesilapan tatabahasa Tiada kesilapan penggunaan perkataan

7. Layout surat yang menyenangkan penerima Margin standard

Perenggan yang seimbang Line spacing Jenis dan saizfont kebersihan

Penulisan artikel

Bahasa badan

Komunikasi melalui telefon

Komunikasi melalui sapaan