Professional Documents
Culture Documents
TABLIČNI PRORAČUNI - MS Excel
TABLIČNI PRORAČUNI - MS Excel
Velik broj ljudskih aktivnosti zahtijeva obradu velikog broja brojanih podataka. Radi se o izraunu cijelog niza vrijednosti pri emu se koriste osnovne matematike operacije i vrlo jednostavni postupci. To je posebno izraeno u poslovanju s novcem, statistikim obradama, knjigovodstvu, raunovodstvu i sl. Ovakvi se podaci najee organiziraju u jednostavne tablice, a potom se matematike operacije i razne funkcije primjenjuju na itav redak ili stupac, odnosno vei dio tablice. Za ovu namjenu koriste se posebni programi koji se nazivaju tablini kalkulatori (engl. Spreadsheet) budui da se koriste za izraunavanje vrijednosti u tablicama. Na njih se postavljaju slijedei zahtjevi: - klasian rad: mogunost izraunavanja brojanih podataka, ispis teksta i sl. - konsolidacija mogunost povezivanja podataka iz razliitih tablica - grafika grafika prezentacija brojanih podataka - stolno izdavatvo kombiniranje grafiki prikazanih podataka s tekstom, simbolima, uvezenom grafikom, raznim fontovima i sl. - povezanost s ostalim programima editorima teksta, bazama podataka, grafikim programima i sl. Osnovni skup podataka za rad s tablinim proraunima je tablica vrijednosti. Rije je o pravokutnoj tablici koja se sastoji od redaka i stupaca, pri emu postoji veza meu podacima. Podaci j ednog retka ine zajedniki skup podataka i odnose se na jednu vrijednost, a podaci sloeni u stupac predstavljaju isti tip podataka za svaku vrijednost u tablici. Izrada tablice je jednostavna: korisnik treba prouiti podatke koje eli upisati u tablicu i isplanirati njen izgled. Upisom odgovarajuih vrijednosti nastaje i tablica u programu. Programi koji obrauju tabline proraune zovu se tablini kalkulatori. Poznati su: LOTUS verzije z DOS i Windows (Lotus Development) Quattro Pro (Borland Internatinal) Plan Perfect (WordPerfect Corporation) Super Calc 5 (Informix Software Inc.) Framework (Ashton Tate) Excel (Microsoft) trenutno najbolji i najei u uporabi
MICROSOFT EXCEL
Excel je moan tablini kalkulator koji radi pod Windowsima i omoguuje obradu tablinih podataka, prikaz rezultata u eljenom obujmu, tabelarno ili grafiki. Mogua je jednostavna razmjena podataka izmeu raznih programa (grafikih, tekstualnih ili baza podataka). Omoguena je prenosivost izmeu raunala, s automatski podranim pisaima i ostalim vanjskim jedinicama. to se tie grafike prezentacije na raspolaganju je 14 tipova i vie podtipova grafikona. Ako ih elimo ispisivati mogu biti u sklopu dokumenta, ili zasebno. Vezani su s podatcima u tablici i auriraju se trenutno s promjenom podataka u tablici. Mogue je preklapati vie grafikona koji pri tome mogu biti i prozirni. 3D grafikoni imaju mogunost promjene orijentacije u prostoru u sve tri osi, te kontinuirane promjene perspektive. Osim tablinih izraunavanja s bogatim mogunostima izrade 2D i 3D grafikona, Excel sadri u sebi i bazu podataka s mogunou sortiranja po najvie tri kljua. Excel takoer sadri velik broj funkcija (preko 400) uz mogunost kreiranja vlastitih. Da bi ste pokrenuti Excel, potrebno je uiniti sljedee korake: - Start - Programs - kliknuti jedanput na
Drugi nain pokretanja Excela je dvostruki klik na preac (shortcut), ako se nalazi na desktopu, a izgleda ovako: .
Pokretanjem Excela starta se osnovni Excel program i automatski otvara novi tablini dokument (Worksheet):
Aktivna elija
Linija formule
Oznaka stupca
Oznaka reda
U sreditu Excelovog ekrana nalazi se prozor radne knjige s prikazanim aktivnim radnim listom. Linija naslova pokazuje naziv programa i naziv dokumenta koji ureujemo. Linija izbornika sadri glavni izbornik s 9 padajuih podizbornika:
Linija alata omoguuje brzo obavljanje estih akcija. Linija formule prikazuje trenutnu adresu elije i sadraj elije. Linije za kretanje omoguavaju pregled dijelova radnog lista koji nisu prikazani. elija (sjecite reda i stupca) je polje u koje se unose podaci (tekst i brojevi).
Aktivna elija je ona s kojom trenutno radite. Selektor je okvir koji ocrtava aktivnu eliju. Oznaka reda i oznaka stupca sastavni su dijelovi adrese elije (slovo stupca i broj reda). Oznake radnih listova koristimo za prijelaz u eljeni radni list. Maksimalni broj alatnih traka u dokumentu ogranien je veliinom memo rije Maksimalni broj gumba na izbornicima ogranien je veliinom memorije Maksimalni broj otvorenih dokumenata ogranien je veliinom memorije Maksimalna veliina radnog podruja je 65,536 redaka x 256 kolona irina stupca je od 0 do 255 znakova (charac ters) Visina retka je od 0 do 409 tokica (points) Maksimalni kapacitet elije za tekst je 32,000 znakova Maksimalna duljina formule je 1,024 znakova Maksimalni broj radnih listova u dokumentu ogranien je memorijom
Svaka radna tablica je primarni dokument koji se koristi za spremanje i rad s podatcima, a ustvari predstavlja elektronsku verziju glavne knjige. Izraena je u obliku pravokutne mree 256 stupaca i 16384 do 65 536 redaka. Presjek retka i stupca predstavlja eliju ili polje (Cell) pravokutnik u koji se unose podaci. Radna tablica sadri sljedee dijelove: - zaglavlje redaka- stupac brojeva od 1 do 16384 (u starijim verzijama) ili 65 536 - zaglavlje stupaca red slova, a stupci su oznaeni slovima A..Z, AA.AZ.. - polje, elija pravokutno podruje u radnoj tablici u koje se unose podaci - okvir aktivnog polja istaknuti okvir koji oznaava aktivno polje Skup svih radnih tablica ini radnu knjigu ( Workbook) koju Excel uva u jednoj datoteci. Kretanje po tablici mogue je kursorskim tipkama ili miem.
AKTIVNA ELIJA
Prije upisa podataka u eliju treba je uiniti aktivnom (dovesti pokaziva elije u eliju u koju elimo neto upisati). U krajnjem lijevom dijelu linije formule nalazi se indikator adrese. Pokaziva elije moete pomicati bilo miem bilo tipkovnicom. Tipka: ili Tab ili Shift + Tab Pokaziva elije pomie se: na eliju s desne strane na eliju s lijeve strane na eliju jedan red iznad na eliju jedan red ispod na krajnju lijevu eliju u redu na prvu eliju radnog lista (A1) na zadnju eliju podruja s podacima
Ako brojani podatak elimo smatrati tekstom ispred njega treba upisati apostrof (). Za upisivanje razlomka treba upisati 0, a zatim razlomak, npr. 0 1/3. elimo li ponititi unos, kliknut emo na traci formula na dugme X (Cancel otkai, odustani).
U praksi je esto potrebno upisati isti podatak u vie polja. Da bismo to postigli potrebno je uiniti sljedee: 1. odabrati sva polja u koja elimo upisati podatak. Ona mogu biti jedno pored drugog ili razmaknuta 2. upisati podatak u prvo polje 3. pritisnuti CTRL i ENTER. Podatak e biti upisan u sva odabrana polja. Prilikom unosa tekst moe prelaziti u sljedeu eliju, ali kad oznaimo sljedeu eliju za unos, viak teksta u prethodnoj eliji se sakrije. Time se podaci ne gube. Oznaimo li ponovo prethodnu eliju, vidjet emo njen cjelokupan sadraj. Unos teksta Excel automatski poravna uz lijevi rub elije. Kasnije moemo podesiti odgovarajuu irinu stupaca i poravnanje teksta unutar el ija. Prilikom unosa numerikih podataka, brojevi ne prelaze u susjednu eliju, ve se umjesto brojeva u eliji pojave znakovi povisilice (#).
prekratka elija za brojani podatak; proiriti eliju za prikaz cijelog broja Tekstualni podatak prelazi u susjednu eliju
Unos numerikih podataka Excel automatski poravna uz desni rub elije. elimo li da Excel numerike podatke prilikom unosa poravna uz lijevi rub elije, npr. ifru kupca ili dobavljaa, prije unosa numerikih podataka unijet emo u eliju apostrof , a zatim brojeve, npr. 333. Prilikom unosa numerikih podataka, decimalna mjesta i npr. valuta ureuju se naknadno pomou dugmadi na alatnoj traci Oblikovanje (Formatting). Zaponemo li unos u neku eliju poetnim slovom koje se ve nalazi u jednoj od elija u stupcu, Excel automatski ponudi sadraj te elije. Ako je sadraj identian, pritisnemo tipku Enter, ako nije, pritisnemo razmaknicu i unesemo podatak koji elimo. U oznaenu eliju moemo unijeti podatak iz susjedne elije koritenjem naredbe Ispuna (Fill ).
Premjetanje i/ili kopiranje radnih listova moe se vriti unutar iste radne knjige ili izmeu razliitih.
donjem desnom kutu. Podruje je najjednostavnije oznaiti miem: postavimo pokaziva u gornji lijevi kut, pritisnemo lijevu tipku mia i povuemo pokaziva u donji desni kut. Nakon otputanja tipke mia oznaeno podruje bit e zatamnjeno. Ukoliko oznaavamo nepovezano podruje treba drati pritisnutu tipku CTRL. Stupci se selektiraju odabirom dugmadi oznaenih slovima Retci se selektiraju odabirom dugmadi oznaenih brojevima Cijela tablica se selektira dugmetom u gornjem lijevom uglu
povezano podruje
nepovezano podruje
Najmanje mogue podruje u radnom listu jest jedna elija, a najvee - sve elije radnog lista. Odabir nepovezanog podruja odlian je nain da se oblikovanje primijeni na vie razliitih podruja jednom operacijom. Kopiranje i premjetanje podataka u radnom listu ne mogu se primijeniti na nepovezano podruje.
OBLIKOVANJE ELIJA
U svaku se eliju mogu upisivati podaci. Pod njihovim oblikovanjem podrazumijevamo oblikovanje prikazanih vrijednosti, poravnavanje sadraja, dodavanje rubova elijama i sjenanje elija. Navedene operacije mogu se realizirati u izborniku Oblikovanje > elije (Format Cells) (ili preac Ctrl + 1). Otvara se dijaloki okvir:
Rubovi mogu biti dobra pomagala za odreivanje podruja na radnoj tablici ili za lake uoavanje i privlaenje panje na vane elije. Polje Stil (Style) sadri razne stilove linija koje moemo koristiti za iscrtavanje rubova. U polju Boja (Color), osim standardno ponuene crne boje za rubove, moe se odabrati i neka druga. Nakon odabira stila i boje rubova odabranoj skupini elija dodajemo neki od rubova u polju Obrub (Border).
Osim ovog izbornika rubovi se mogu dodavati i pomou dugmeta Obrubi ( Borders) u liniji alata. Pomou kartice Uzorci (Patterns) moemo osjenati pojedine dijelove tablice, uz ponuene boje i nekoliko uzoraka pozadine.
Uvjetno oblikovanje
Uvjetno oblikovanje se koristi za oblikovanje jedne ili vie elija koje zadovoljavaju postavlj ene kriterije. Kada se sadraj elije poklopi sa zadanim kriterijem, Excel primjeni navedeno oblikovanje. Koristimo ga ako elimo neke podatke u tablici posebno naglasiti; npr. oni koji imaju plau ispod prosjeka, ili broj djece 6 i vie, ili premauju no rmu, ili su stariji od 50 godina... Kako to napraviti? Najprije treba oznaiti eliju ili raspon elija na koje elimo primijeniti uvjetno oblikovanje, a zatim birati Oblikovanje Uvjetno oblikovanje (Format Conditional Formatting). Otvara se dijaloki okvir Uvjetno oblikovanje (Conditional Formatting) u kojem treba definirati kriterij:
Da bismo vrijednosti iz oznaenih elija koristili kao kriterij oblikovanja biramo Vrijednost elije je (Cell value is), zatim izraz usporedbe, a onda upisujemo vrijednost ili formulu. Unesete li formulu, na poetku mora biti znak jednakosti (=). Za koritenje formule kao kriterija oblikovanja (za procjenu podataka ili uvjeta koji nisu vrijednosti u oznaenim elijama), biramo Formula je, zatim unesimo formulu koja procjenjuje na logiku vrijednost TRUE ili FALSE. 1. Biramo dugme Oblikovanje (Format) 2. Definiramo oblikovanje koje elimo primijeniti kada vrijednost u eliji ispunjava uvjet ili kada formula prikae vrijednost TRUE. Ukoliko elimo postaviti vie uvjeta, pomou gumba Dodaj (Add) ponovimo postupak za sljedei uvjet. Mogue je postaviti najvie tri uvjeta, a kako dodajemo novi okvir se proiruje. Kada odredimo sve uvjete, kliknemo na gumb U redu (OK).
Ako se promijeni podatak i vie ne zadovoljava postavljeni uvjet, oblikovanje se automatski uklanja. Prikaz elija s uvjetnim oblikovanjem Da bismo vidjeli elije koje su uvjetno oblikovane treba odabrati Ureivanje Idi na Posebno oznaiti Uvjetna oblikovanja. (Edit Go to Special oznaiti Conditional Formatting), Excel osvijetli sve elije koje sadre uvjetno oblikovanje. Nakon toga moemo mijenjati pojedine uvjete ili ih brisati.
Uvjetno oblikovanje se moe prenositi i na druge elije pomou alata Prenositelj oblikovanja ( Format Painter) i automatskom ispunom. Kada elimo na druge elije kopirati samo uvjetno oblikovanje, potrebno je oznaiti elije koje elimo uvjetno oblikovati i bar jednu eliju koja sadri uvjetno oblikovanje, te u izborniku Oblikovanje Uvjetno oblikovanje odaberemo U redu. Uvjetno oblikovanje kopira se na sve oznaene elije.
Mjeovito se moe koristiti kada je samo red ili stupac fiksiran. Npr. u formuli ''= (C$2 + $C3)'' je redak elije C2 fiksiran kao i stupac C3. =A1* 5 =A1+ B1 =A3 / B1 =B5 - (B5 * 0,05) sve ove adrese u formulama zovu se RELATIVNE ADRESE
Kada kopiramo formule u kojima koristimo RELATIVNE ADRESE, te se adrese u formulama mijenjaju s pomakom polja u koje ih kopiramo!!!
npr. Ako imamo formulu: =C10-B10 =C11-B11 =C12-B12 =C13-B13 =C14-B14 =C15-B15 kopiramo
=C10*D10
=D10*E10
=E10*F10
Ako u formuli koristimo APSOLUTNU ADRESU, ona se nee mijenjati s pomakom polja u koje kopiramo takvu formulu!!! Zato takve adrese koristimo kada se u formuli neko polje NE SMIJE pomicati! PRIMJER: Treba navedene iznose u kunama pretvoriti u EURO: Teaj kune prema EUR-u je:
34 35 36 37 38 39 40 C Iznos - kn 456,45 kn 299,45 kn 333,08 kn 668,04 kn 48,23 kn 926,04 kn D Iznos - EURO =C35/$D$30 =C36 / $D$30 =C37 / $D$30 =C38 / $D$30 =C39 / $D$30 =C40 / $D$30 7,5 zapisano u polju D30
Ne prepozna li Excel niz, u naredne elije kopirat e sadraj prve elije (npr. ime kupca ili neki broj). Ako prva elija u nizu sadri kombinaciju tekstualnog i brojanog unosa, Excel prilikom punjenja proiruje brojanu komponentu (npr. Artikl 1).
elimo li kreirati niz rednih brojeva, npr. 1, 2, 3 itd., tada je potrebno Excelu naznaiti nain promjene brojeva, odnosno unijeti prva dva u nizu (U dvije susjedne elije unesemo brojeve 1 i 2, zatim oznaimo obje elije, a ostatak elija punimo).
Ako esto unosimo iste podatke u radne tablice, kao npr. imena zaposlenih, tada moemo krei rati vlastiti niz i unositi ga u radnu tablicu pomou popune. Vlastite nizove (liste) moemo kreirati na dva naina: Moemo napraviti korisnike nizove ispune ili raspored razvrstavanja iz ve postojeih stavki koje ste popisali na radnom listu ili moemo upisati taj popis ispoetka. 1. Ako smo ve unijeli popis stavki koje elimo koristiti kao nizove, treba oznaiti popis na radnom listu. 2. Odabrati Alati > Mogunosti > kartica Korisniki popisi (Tools Options Custom list) 3. Za koritenje oznaenog popisa odabrati Uvezi (Import). Za upis novog popisa, oznaiti Novi popis (New List) u okviru Korisniki popisi, a zatim upisati stavke u okvir Popis stavki, zapoinjui s prvom stavkom. Pritisnuti ENTER nakon svake stavke. Kada je popis gotov odabrati Dodaj (Add).
1. 2.
3.
2.
1.
3.
Nakon to smo kreirali korisniki popis, dovoljno je u poetnu eliju unijeti prvi podatak, a ostale puniti. Popunom se mogu puniti elije u jednom smjeru (samo red ili samo stupac), a ne istovremeno red i stupac, ili dijagonalno.
U polju Nizovi u (Series in) ve je oznaena mogunost ovisno o tome koje su elije oznaene za ispunu prije pozivanja naredbe. U polju Zavrna vrijednost: (Stop value) unosi se vrijednost do koje elimo ispuniti niz. Ukoliko ovo polje ostavimo praznim, Excel e popuniti samo one elije koje smo oznaili prije pozivanja naredbe.
Brisanje redova
Oznaimo zaglavlje reda, zatim kliknemo na izbornik Ureivanje > Izbrii (Edit Delete). Desnom tipkom mia kliknemo na oznaeni red, a u izborniku kliknemo na naredbu Izbrii (Delete). elimo li izbrisati samo sadraj reda, ali ne i itav red, biramo Ureivanje > Oisti > Sadraj (ili tipka Delete).
Brisanje stupaca
a) Oznaimo zaglavlje stupca, zatim kliknemo na izbornik Ureivanje > Oisti. b) Desnom tipkom mia kliknemo na oznaeni stupac, a u izborniku kliknemo na naredbu Izbrii elimo li izbrisati samo sadraj stupca, u izborniku treba odabrati Oisti sadraj (ili tipka Delete)
Brisanje elija
Oznaimo elije koje elimo izbrisati, zatim kliknemo na izbornik Ureivanje > Izbrii (ili brzi izbornik > Izbrii) U oba se sluaja pojavi dijaloki okvir gdje odredimo u kojem smjeru pomaknuti ostale elije (lijevo ili gore) ili elimo li izbrisati cijeli red, odnosno stupac.
(nakon ega se pojavi dijaloki okvir u koji je potrebno unijeti vrijednost i kliknuti na U redu)
Drugi nain je da postavimo pokaziva izmeu dva stupca u zaglavlju, a kada on promijeni oblik u crni krii, pritisnemo lijevu tipku mia i vuemo mia u eljenom smjeru, ovisno o tome elimo li stupac suziti ili proiriti elimo li da se stupac automatski podesi prema irini najdueg zapisa u stupcu, d va puta kliknemo na desni rub stupca u zaglavlju.
Operator + * / % ^
Formula za usporeivanje usporeuje dva ili vie brojeva, sadraje polja ili rezultate funkcija. Ako je logiki izraz istinit formula vraa rezultat TRUE (logiki 1), a ako je neistinit vraa rezultat False (logiki 0). Za usporeivanje se koriste logiki operatori ili operatori usporeivanja < (manje od), <= (manje ili jednako), > (vee od), >= (vee od), = (jednako), <> (razliito). Svaki izraun ili matematika formula u Excelu zapoinje znakom jednakosti iza kojeg unosimo podatke (adrese elija) i oznaku matematike operacije, + (zbrajanje), - (oduzimanje), * (mnoenje) i / (dijeljenje). U formulama se upotrebljavaju velika tiskana slova za adrese elija i izmeu znakova ne smije biti razmak. Ako pogrijeimo u pisanju formule, Excel nas upozori gdje je greka. Dva puta kliknemo na eliju i ispravimo greku.
OSNOVNE FUNKCIJE
Funkcije su sloene gotove formule koje izvode niz operacija u zadanom podruju vrijednosti. One mogu biti efikasnije u izvoenju nekih matematikih operacija od formula. Npr. elimo li zbrojiti vrijednosti elija od D1 do D10 morali bismo upisati formulu ''=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10''. Krai nain je koritenje funkcije SUM. Dovoljno je upisati ''= SUM ( D1:D10)''.
Svaka funkcija ima svoje ime i sadri skup argumenata u okruglim zagradama. U funkciji se moe upotrijebiti do 30 argumenata, sve dok duljina ne prijee 1024 znaka. Excel ima nekoli ko stotina funkcija podijeljenih u nekoliko kategorija: funkcije za rad s datumom i vremenom financijske funkcije funkcije za rad s listama i bazama podataka logike funkcije funkcije za pretraivanje i adresiranje matematike i trigonometrijske funkcije statistike funkcije funkcije za rad s tekstom
U nastavku se navodi nekolika funkcija, najeih u uporabi. Popis funkcija moemo pronai tako da odaberemo oznaku = u liniji formula (popis funkcija pojavljuje se na poetku linije formula):
Osim ovog naina, popis funkcija moe se pozvati iz standardne alatne trake, alatom ili iz pripadnog padajueg izbornika alata Odabirom opcije Vie funkcija dobiva se okvir (ili neki slian, ovisno o verziji Excela)
Prilikom koritenja bilo koje funkcije treba se postaviti u eliju u koju e biti upisana izraunata vrijednost funkcije.
Funkcija se pronalazi u popisu funkcija, u odgovarajuoj kategoriji, ili u popisu svih i poziva.
- SUM
Jedna od najeih funkcija koje se koriste je SUM. Zato Excel nudi brzi nain za njen upis. Odabrati eliju u koju elimo umetnuti zbroj. Odabrati Samozbroj iz linije alata
Funkcija sama pogaa to mi elimo zbrojiti. Ako nismo zadovoljni odabirom, raspon emo oznaiti sami miem, ili upisati.
Nakon toga, odabir potvrditi tipkom ENTER ili oznakom u liniji formula. U eliji se ispisuje rezultat zbrajanja brojeva u oznaenom rasponu. Zbrajati moemo i pojedinane elije (kod oznaavanje treba drati tipku CTRL):
Zbroj izraunat na ovaj nain automatski e se preraunati, ako doe do promjene nekog podatka koji sudjeluje u zbroju.
Vrijednosti matematikih formula moemo unositi u elije u nizu pomou automatske ispune. Npr. zbrojimo redove u prvom stupcu, postavimo pokaziva mia u donji desni kut elije u kojoj je rezultat zbrajanja, a kada mi promijeni oblik u znak plus vuemo mia po elijama u kojima takoer elimo izraunati zbroj redova u stupcu. Matematika formula se prenosi (kopira) na sljedee elije.
elije u rasponu zbrajanja zbrajaju se samo ako ispunjavaju kriterij. Ako ne navedete sum_range, zbrajaju se sve elije u rasponu.
Ispituju se vrijednosti u podruju A2:A5 i za one elije u kojima je vrijednost vea od 160000 zbrajaju se odgovarajue elije u podruju B2:B5.
2.
UVJETNA FUNKCIJA IF
Ova funkcija ima opi oblik =IF(logika_provjera;vrijednost_ako_istina;vrijednost_ako_neistina) Npr. Funkcija =IF(A4<21;10;20) u oznaenu eliju upisuje 10 ako je vrijednost polja A4 manja od 21, a u protivnom upisuje 21. Unutar funkcije IF mogu se koristiti i druge funkcije, npr. IF(SUM(A1:A10)>0; SUM(B1:B5);0) ili se mogu koristiti i tekstualni argumenti: IF(G4>1;Prolaz; Pad) Funkcija s argumentima moe se upisati u liniju formula ili se funkcija moe odabrati u popisu funkcija i u oznaavanju dijelova tablice koristiti mia:
Kao to je vidljivo iz primjera, kod operatora AND svi jednostavni uvjeti moraju biti istiniti da bi vrijednost sloenog uvjeta bila ISTINA (true). U protivnom, uvjet je LAAN (false). Kod operatora OR dovoljno je da jedan od jednostavnih uvjeta bude istinit i vrijednost sloenog uvjeta bit e ISTINA (true). Operator NOT negira vrijednost koja slijedi iza njega. Evo dvije ilustracije:
U ovom sluaju treba provjeriti vie uvjeta, a sve u jednoj naredbi IF. Kree se od prvog ili posljednjeg uvjeta. Krenimo od prvog: Kriterij koji se postavlja provjerit e je li rezultat vei od 89: ako je izvrit e neku akciju, a ako nije podrazumijeva se da je rezultat manji ili jednak od 89, pa taj dio uvjeta u drugom retku nije potrebno ispitivati. Treba provjeriti je li rezultat vei od 79
Kako to upisati?
=IF(A2>89;"5";IF(A2>79;"4"; IF(A2>69;"3";IF(A2>59;"2";"1"))))
BROJANJE ELIJA
FUNKCIJE COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF
Sve ove funkcije slue za prebrojavanje u oznaenom rasponu: COUNT broji elije koje sadre brojeve i brojane vrijednosti COUNTA - broji elije koje nisu prazne i vrijednosti s popisa argumenata COUNTBLANK broji prazne elije u navedenom rasponu COUNTIF broji elije koje unutar zadanog raspona zadovoljavaju zadani kriterij
Oznaiti podruje
Rezultat koji se ispisuje u oznaenoj eliji nakon potvrde
O nainu koritenja i znaaju funkcija moete pronai u izborniku POMO > Microsoft Excel pomo ( ili funkcijska tipka F1):
Odabrati funkciju
PRETRAIVANJE
Slina mogunost kao i u Wordu, Excel ima iste zamjenske znakove kao i Word. Dva osnovna zamjenska znaka su * i ?. Upitnik (?) zamjenjuje bilo koji jedan znak. Za razliku od njega zvjezdica (*) zamjenjuje niz bilo kojih znakova. Znakovi ? i * mogu se koristiti na bilo kojem mjestu u rijei.
Zamrzavanje ploha
Prva mogunost je da zamrznemo dio liste. Oznaimo red iznad kojeg elimo zamrznuti listu (ili oznaimo stupac desno od onog gdje elimo zamrznuti listu, kliknemo na izbornik Prozor naredba Zamrzni okna.
Dio liste iznad oznaenog reda je zamrznut i po njemu se ne moe kretati, dok se po os talom dijelu liste ili liste moe kretati na uobiajen nain i pregledati podatke. Da bismo uklonili zamrznuta okna, potrebno je aktivirati naredbu Odmrzni okna u izborniku Prozor.
Traku podjele uklanjamo dvostrukim klikom na nju, ili u izborniku Prozor kliknemo na naredbu Ukloni podjelu. Ako prozor podijelimo na dijelove, po svakom dijelu se moemo kretati na uobiajen nain. Razlika izmeu podjele prozora na dijelove i zamrzavanja okna je u tome, to se po svakom dijelu prozora moemo slobodno kretati prema potrebi dok se po zamrznutom oknu ne moemo kretati.
RAZVRSTAVANJE
Za razvrstavanje (sortiranje, redanje) podataka u tablici, najprije treba odluiti po kojem e se stupcu/retku razvrstavati. Primjerice tablica koja sadri adrese moe se razvrstavati po upaniji, mjestu ili prezimenu. Taj stupac/redak po kojem se razvrstava naziva se klju. Mogu se koristiti do tri kljua za razvrstavanje. Prvi klju u prethodnom primjeru bi bila upanija, drugi bi bio mjesto, a trei bi bio prezime. Svi zapisi bi se prvo razvrstali prema upanijama, zatim, unutar upanije po mjestima. Naposljetku za svako mjesto bi se razvrstali po abecednom redu prezimena. KAKO? Oznaiti tablicu, pozvati Podaci > Razvrstaj (Data Sort): 1. klju
2. klju
3. klju
Ako tablica sadri zaglavlje, to treba oznaiti jer u protivnom i taj redak ulazi u postupak sortiranja
Napomena: Excel je poetno postavljen na razvrstavanje po stupcima ( od vrha prema dnu - top to bottom). elimo li razvrstavati po recima treba odabrati Podaci > Razvrstaj (Data > Sort) kliknite na Mogunosti (Options), pa na Razvrstaj slijeva nadesno (Sort left to right).
Napomena: Svakako treba oznaiti sve retke i stupce koje treba razvrstati. Onaj dio tablice koji nije oznaen nee se mijenjati prilikom razvrstavanja i time e se promijeniti veze meu podacima. Razvrstavanje moe ii u dva smjera: Uzlazno sortiranje (Ascending) razvrstava po abecedi od A do Z, a brojeve od najmanjeg prema najveem. Silazno sortiranje (Descending) razvrstava od A do Z, a brojeve od najveeg prema najmanjem.
GRAFIKA U EXCELU
Slike i crtee u Excelu koristite za vizualno dotjerivanje, stvaranje izvjea koji zapinju za oko ili za isticanje, naglaavanje dijelova tablice. Kao i u Wordu mogu se koristiti slike, grafiki oblici, ukrasna slova Evo primjera:
GRAFIKONI
Pomou grafikona podatke iz tablice pretvaramo u smislene slike. Izmeu grafikona i podataka u tablici postoji vrsta veza: svaka promjena u tablici automatski rezultira promjenom grafikona. Grafikoni omoguuju pregled nad promjenama u podacima, njihovu meu sobnu usporedbu te olakavaju razumijevanje moguih uzroka koji dovode do tih promjena. Jednom rijeju, grafikoni nam pomau da iz mnotva numerikih podataka dobijemo korisne i uporabljive informacije . Na primjer, umjesto analiziranja nekoliko stupaca bro jeva u radnom listu moemo jednim pogledom vidjeti koliko uitelja neto zna ili ne zna.
Vrste grafikona
Excel nudi nekoliko vrsta grafikona te nekoliko varijacija svake podvrste: stupasti, vrpasti, linijski, kruni, XY, ploni, prstenasti, radarski, povrinski, cilindrini ... Primjera radi, krunim dijagramom korisnik moe prikazati odnose izmeu cjeline i njenih dijelova, a vrpastim za usporedbu meusobnih odnosa razliitih podataka. Excel nudi i trodimenzionalne grafikone u kategorijama Area, Bar, Column, Line, Pie, Radar, Surface, Cylinder i Pyramid. Trodimenzionalni dijagrami imaju dosta zajednikog s dvodimenzionalnim, ali i dubinu ime se stvara realistian i vizualno zanimljiv prikaz. Osim toga mogue je mijenjati kut promatranja takvog grafikona. Pomou Excela moemo stvoriti mnogo vrsta grafikona (dijagrama). Vrsta grafikona ovisi o vrsti podataka koji elimo prikazati i o nainu kako ih elimo prikazati.
Povrinski (Area) grafikon istie veliinu promjene s vremenom. Prikazivanjem zbroja iscrtanih vrijednosti, povrinski grafikon takoer pokazuje odnos dijelova prema cjelini.
Stupani (Column) grafikon pokazuje promjene podataka kroz vremenski period i/ili ilustrira usporedbu stavki. Kategorije su organizirane vodoravno, vrijednosti okomito, zbog isticanja promjena kroz vrijeme.
Tortni (Pie) grafikon prikazuje proporcionalnu veliinu pojedinog podatka prema zbroju svih podataka. On uvijek pokazuje samo jedan skup podataka i koristan je kada elite naglasiti neki dio cjeline.
Kao i tortni grafikon, prstenasti (Doughnut) grafikon pokazuje odnos dijelova prema cjelini, ali sadri vie skupova podataka. Svaki prsten prstenastog grafikona predstavlja jedan skup podataka.
XY raspreni (Scatter) grafikon ili prikazuje odnose izmeu numerikih vrijednosti u nekoliko skupova podataka ili predoava dvije grupe brojeva kao jedan niz XY koordinata. Ovaj grafikon prikazuje nejednake intervale ili nakupine podataka, i najee se koristi za znanstvene podatke.
Mjehuriasti (Bubble) grafikon je vrsta XY (rasprnog) grafikona. Veliina podatkovne oznake ukazuje na vrijednost tree varijable.
Na radarskom (Radar) grafikonu, svaka kategorija ima svoju os vrijednosti koja se zrakasto iri iz sredinje toke. Linije povezuju sve vrijednosti u istom skupu.
Ploni (Surface) grafikon je koristan kada elimo pronai optimalne kombinacije meu dva skupa podataka. Kao kod topografskog zemljovida, boje i uzorci prikazuju povrine koje su u istom rasponu vrijednosti.
Stoaste (Cylinder) , valjkaste (Cone) i piramidalne (Pyramid) podatkovne oznake mogu dati dramatian efekt 3D stupanim i poloenim stupanim grafikonima.
Izrada grafikona
Grafikon moemo napraviti na njegovim listovima na kojem je izvorna tablica ili kao umetnuti objekt u radnom listu. Takoer, grafikon moemo objaviti na Web -stranici. Za stvaranje grafikona prvo moramo unijeti podatke za grafikon u radni list. Nakon to odaberemo podatke pozovite u pomo arobnjaka.
arobnjak za grafikon koji e nas voditi kroz najjednostavniji i najbri postupak odabira vrste i oblika vaeg grafikona. Oznaimo retke ili stupce koje elimo prikazati grafikonom (ukljuiti nazive redaka i / ili stupaca, da bi grafikon bio itljiv). Kliknuti na ikonu arobnjaka za grafikone
U okviru grafikona.
Standardne
vrste
biramo
vrstu
Da bismo vidjeli kako e nai podaci izgledati u odabranoj vrsti grafikona treba pritisnute i drati tipku "Pritisnite i drite za pregled primjera". Ako smo zadovoljni izgledom grafikona kliknuti na Dalje.
U okviru Raspon podataka pie koje smo podatke oznaili. Ako smo pazili prilikom oznaavanja ovdje najee ne moramo nita mijenjati. Ako nismo oznaili nita onda u ovom koraku moramo odabrati podatke koje elimo prikazati grafikonom.
U ovom koraku moemo upisati naslove grafikona i nazive osi, prikaz legende i oznake podataka. U okviru pregleda vidimo kako promjene utjeu na izgled grafikona..
Odabrati gdje e grafikon biti smjeten: na novi list ili na neki od postojeih listova
Klikom na Zavri (Finish) zavravamo rad s arobnjakom za grafikone. Grafikon moemo premjestiti povlaenjem. Veliinu mu moete podesiti povlaenjem rubnih kvadratia.
FILTRIRANJE ZAPISA
Filtriranje podataka na listi znai prikazivanje samo onih podataka s liste koji zadovoljavaju odreeni kriterij, a ostali podaci privremeno postaju nevidljivi. Podatke filtriramo na sljedei nain: oznaimo bilo koju eliju na listi, a zatim kliknemo na izbornik OBRAZACFILTAR GotovFiltar (Form Filter AutoFilter). U zaglavlju liste pored naslova stupaca pojave se strelice okrenute vrhom prema dolje. Klikom na strelicu pojavi se popis kriterija pomou kojih moemo filtrirati podatke u odreenom stupcu. Svaki stupac ima razliite kriterije ovisno o podacima koje sadri. Osim popisa vrijednosti koje se mogu pronai u odreenom stupcu, popis kriterija sadri Sve (All), Prvih 10 (Top 10) i Korisniki filtar (Custom).
Prikazani su samo slogovi u kojima je UPANIJA = liko -senjska, a ostali podaci se privremeno skrivaju. Trokuti u polju po kojem je vreno filtriranje prikazan je drugaijom bojom (da bismo po tom polju mogli vratiti prikaz svih podataka). Prikaz svih podataka vraamo tako da u naznaenom polju odaberemo opciju Sve. Pomou opcije Prvih 10 moemo pronai prvih ili posljednjih 10 stavki popisa prema odreenoj vrijednosti. Klikom na ovu opciju pojavi se dijaloki okvir u kojem je potrebno odrediti elimo li prve ili posljednje stavke, broj stavki (broj moe biti razliit od 10) i elimo li stavke ili postotke. Pomou korisnikog filtra (Korisnika) sami odreujemo kriterije filtriranja tako da u dijalokom okviru Korisniki GotovFiltar (Custom AutoFilter) odredimo kriterije i kliknemo na U redu. Na ovaj nain mogu se postaviti dva kriterija na jedno polje i povezati ih operatorom I (And) odnosno Ili (Or):
Zapise moemo filtrirati po jednom stupcu ili vie njih, ovisno o potrebi, pomou Obrazac Filtar GotovFiltar. Strelica filtra u zaglavlju stupca po kojem vrimo filtriranje je plave boje, dok su ostale crne boje. Po primjeni filtra prikazuju se samo retci koji zadovoljavaju postavljeni kriterij, dok se ostali privremeno skriju. Redni brojevi tih redaka takoer su prikazani plavo. Sve retke liste vraamo na nain da otvorimo padajui popis stupca po kojem smo vrili filtriranje te izaberemo opciju Sve (prikaz svih podataka u stupcu). elimo li ukloniti sve filtre, kliknemo na Obrazac Filtar GotovFiltar (uklonimo kvaicu ispred GotovFiltar).
ISPIS NA PISA
Ispis radne stranice, odnosno knjige ni po emu se ne razlikuje od ispisa Word dokumenta, tj. pozivamo Datoteka (File) Ispis (Print).
.
U polju Ispii raspon (Print Range) moemo preciznije odrediti koji dio radne stranice elimo ispisati. Budui da se svaka radna stranica moe sastojati od vie stranica papira, opcija Sve (All) rezultira ispisom svih, tj. cijele radne stranice; pomou opcije Stranice (Pages) odreujemo koju ili koje stranice ispisujemo
U polju Ispii (Print What) odreujemo koji dio radne knjige ispisujemo: Oznaeno (Selection) oznaeni dio radne stranice Aktivne listove (Active Sheet(s)) ispis aktivne radne stranice Cijelu radnu knjigu (Entire Workbook) ispis cijele radne knjige, tj. svih radnih stranica Jedna kopija aktivne radne stranice moe se postii i odabirom dugmeta Ispii (Print) iz linije alata.
Promjena margina moe se napraviti pomou kartice Margine (Margins). Program standardno nudi 2.5 cm za gornju i donju marginu, a 1.9 cm za lijevu i desnu. Ispis moemo centrirati Centriraj na stranici (Center on page) Vodoravno (Horizontally) ili Okomito (Vertically).
Podnoje i zaglavlje standardno su postavljeni na 1,3 cm od ruba stranica (na kartici Margins). Excel sadri niz unaprijed definiranih podnoja i zaglavlja to moemo vidjeti u pripadajuim padajuim izbornicima. Neki od osnovnih su:
Stranica (Page) 1 - napie rije Page i ubaci broj trenutno aktivne stranice Stranica (Page) 1 od (of) ? - napie rije Stranica (Page), ubaci broj trenutno aktivne stranice, napie rije od (of) i ukupni broj stranica papira Stranica (Sheet) 1 - ubaci ime radne stranice Knjiga (Book) 1 - ubaci ime radne knjige Postoje i razne kombinacije gore navedenih podnoja i zaglavlja. Neki od njih ukljuuju, npr. Vae ime i naziv firme, to ovisi o tome to je upisano prilikom instalacije Excela. Ako u tom dijelu nismo pronali neto odgovarajue onda moemo kreirati vlastito podnoje/zaglavlje pomou dugmadi Korisniko podnoje (Custom Footer) ili Korisniko zaglavlje (Custom Header):
Datum
Na ovoj kartici doraujemo konaan izgled ispisa: Podruje ispisa (Print area) dio aktivne tablice koji elimo ispisati (upisati ili oznaiti miem) Ispii naslove (Print titles) ispisuje sadraj odabranih redaka ili stupaca na svakoj stranici Crte reetke (Gridlines) ukljuivanje/ iskljuivanje ispisa mrenih crta Crno-bijelo (Black and white) ignorira boje i ispisuje crno-bijelo Naslovi redaka i stupaca (Row and column headings) odreuje da li e se ispisivati oznake redaka i stupaca
Komentari (Comments) ispis komentara vezanih uz pojedina polja Kvaliteta skice (Draft quality) niska rezolucija ispisa; ekonomian ispis uteda vremena ispisa i tonera ili boje Redoslijed stranica (Page order) redoslijed ispisa stranica
Iz ovog prikaza u normalan se vraamo sa Pogled > Obian (ViewNormal). Ako elimo ukloniti runi vodoravni prekid stranice treba kliknuti na bilo koju eliju ispod reda na kojem je prekid, a za okomiti kliknemo desno od stupca gdje je prekid i biramo Umetanje > Ukloni prijelom stranice (Insert Remove page break).
Prije konanog ispisa na papir radnu stranicu treba pregledati pomou Print Preview da bi se vidio njen konani izgled.