Chng 1.

H thng thng tin qun l

1. Khi nim HTTTQL - HTTT l mt h thng bao gm con ngi, my mc thit b, k thut, d liu v cc chng trnh lm nhim v thu thp, x l, lu tr v phn phi thng tin cho ngi s dng trong mt mi trng nht nh. - HTTTQL l HTTT tin hc ho c chc nng cung cp mi thng tin cn thit cho qu trnh qun l mt t chc mang li hiu qu kinh t ti a. - HTTTQL l s kt hp cc thnh qu ca khoa hc qun l, k thut in t v cng ngh thng tin. - HTTTQL l nn tng ca mi h thng qun l cho d l qun l v m hay l qun l vi m. 2. Cc thnh phn ca HTTTQL: gm 4 thnh phn chnh a. Ti nguyn (tim nng) v phn cng ca mt h thng x l thng tin kinh t l ton b cc cng c k thut thu thp, x l v truyn t thng tin. Cc thnh phn quan trng nht ca ti nguyn v phn cng ca HTTTQL l my tnh in t, mng my tnh. - MTT l cng c x l thng tin ch yu. V nguyn tc, MTT u cu thnh t cc b phn chnh: b nh, b s hc, b iu khin, b vo, b ra. - Mng my tnh l mt tp hp cc my tnh c ni vi nhau bng cc ng truyn vt l theo mt kin trc no nhm chia s cc tim nng ca mng. Mng my tnh chia thnh 3 loi chnh: + Mng LAN l mng c ci t trong phm vi tng i nh nh trong mt to nh, mt trng hc, mt cng ty. + Mng WAN l mng m phm vi ca n c th trong mt hoc nhiu quc gia, trong lc a. + Mng INTERNET l mng m phm vi ca n tri rng khp cc lc a trn tri t. b. Ti nguyn v phn mm l tng th cc chng trnh h thng, chng trnh ng dng ca HTTTQL. - Tng th phn mm ca HTTTQL bao gm 2 nhm chnh l phn mm c s (h thng) v phn mm ng dng. + Phn mm c s gm cc h iu hnh mng, cc h iu hnh dng cho my trm, cc chng trnh tin ch + Phn mm ng dng bao gm cc phn mm ng dng a nng v cc phn mm ng dng chuyn bit. Phn mm ng dng a nng bao gm h son tho, bng tnh, h qun tr CSDL, cc ngn ng lp trnh.

 Phn mm ng dng chuyn bit bao gm chng trnh qun l ngn hng, k ton, my c. Ti nguyn v d liu bao gm cc m hnh, cc h qun tr CSDL, cc CSDL qun l thng qua cc quyt nh qun l. - CSDL l mt tp hp d liu lin quan n mt bi ton hoc mt lnh vc no c lu tr v qun l tp trung, tt c cc thnh vin ca t chc c th truy cp mt cch d dng, thun tin, nhanh chng. - Tng th cc CSDL trong qun l bao gm: + CSDL qun tr nhn lc + CSDL ti chnh + CSDL k ton + CSDL cng ngh + CSDL kinh doanh - C 3 kiu cu trc chnh cho 3 loi h qun tr CSDL l: + Phn cp + Mng hay Codasyl + Quan h d. Ti nguyn v nhn lc l ch th iu hnh v s dng HTTTQL. - Ti nguyn v nhn lc bao gm 2 nhm: + Nhm th 1 l nhng ngi s dng HTTT trong cng vic hng ngy ca mnh nh cc nh qun l, k ton, nhn vin cc phng ban. + Nhm th 2 l cc phn tch vin h thng, lp trnh vin, k s bo hnh my l nhng ngi xy dng v bo tr HTTTQL. - Ti nguyn v nhn lc l thnh phn rt quan trng ca HTTTQL v con ngi chnh l yu t quan trng nht trong sut qu trnh thit k, ci t, bo tr v s dng h thng. Nu ti nguyn v nhn lc khng c m bo th d h thng c thit k tt n u cng s khng mang li hiu qu thit thc trong sn xut v kinh doanh.

CHNG 2: PHN TCH H THNG THNG TIN

1. Khi nim: phn tch h thng thng tin qun l (PTHTTTQL) * (ISO): PTHT l s nghin cu, iu tra, xem xt h thng (hin thc hoc d kin) mt cch t m, ton din, c h thng, xc nh nhng yu cu v thng tin v cc qu trnh ca h thng ny, cng vi cc mi quan h gia cc qu trnh , cng nh quan h vi cc h thng khc. * PTHT l vic dng mt tp hp cc cng c v k thut gip cho cc nh phn tch hiu r hn v tm ra cc gii php cho cc vn kinh doanh. ( Vin tin hc; phn tch, thit k, ci t HTTTQL- H Ni 1990-Tr 78) 2. Cc phng php thu thp thng tin
2

Thu thp thng tin l cng on u tin ca qu trnh ptch HTTT. Mc tiu ca cng vic ny l thu c nhng thng tin lin quan n mc tiu t ra vi chnh xc cao nht.Mi pp u c nhng u, nhc ring v c p dng cho ph hp tnh hnh thc t.Nhng cho d pp no th cng cn lu : bit cng nhiu thng tin v mi trng hot ng lm vic ca mt t chc th cng d hiu c cc vn ang c t ra v c kh nng t ra cc cu hi thit thc vi cc vn c xem xt. Cc thng tin ny gm: - Cc thng tin chung v ngnh ca t chc. - Cc thng tin v bn thn t chc - Cc thng tin v cc b phn lin quan. *Cc pp thu thp thng tin: 2.1.Phng php nghin cu ti liu v h thng - L bc u tin ca qu trnh phn tch h thng -Mc ch: nhm thu nhn cc thng tin tng qut v cu trc t chc, c ch hot ng ,qui trnh vn hnh thng tin trong h thng. kt qu ca nghin cu cho ta ci nhn tng th ban u v i tng nghin cu. - Nghin cu h thng c bt u t nghin cu mi trng ca h thng thng tin hin ti bao gm: +mi trng bn ngoi: bgm iu kin cnh tranh ca th trng hng pht trin cng ngh trong lnh vc ny. +mi trng t chc: bgm chc nng ca HT (sn xut hay dch v), lch s hnh thnh v pht trin, qui m ca HT, khch hng ca HT, cc chng trnh di hn v ngn hn, vn nhn s, cc d n hin ti v tng lai +mi trng k thut: bgm phn cng v phn mm dng XLTT, cc trang thit b k thut khc, cc CSDL, i ng pht trin h thng +mi trng vt l: bgm qui trnh t chc x l d liu, tin cy ca HT +mi trng thng tin bgm: -cc TT u vo v cc ngun cung cp cc TT u vo - cc TT u ra v cc ngun cung cp cc TT u ra - cc hnh thc ca TT u ra v cc yu cu i vi TT u ra - Qui trnh x l cc TT u vo to ra cc TT u ra 2.2. Phng php quan st h thng Quan st h thng l mt pp thu thp thng tin thng c p dng. c nhng thng tin m phn tch vin h thng rt mun bit nhng ko th thu thp c trong cc pp khc, trong cc ti liu lu tr trong h thng cng ko c. Thng qua phng vn cng ko mang li kt qu mong i. Trong trng hp ny ngi ta fi tin hnh quan st h thng. * u: vic quan st rt c tc dng c c mt bc tranh khi qut v t chc cn tm hiu v cch qun l cc hot ng ca t chc ny.
3

*Tuy nhin pp ny cng c mt s hn ch. -mt h thng mi thng s lm thay i pp v cc chi tit thao tc khin cho pp lm vic c khng cn my ngha. -nhng ngi b quan st s cm thy kh chu (ngay c khi h ch tng rng h b quan st) v thng thay i hnh ng khi b quan st-thay i c chiu hng ko tt. - vic quan st cng i hi kh nhiu thi gian * Qui trnh - chn mc tiu, i tng,cng vic, chc nng c QS - tin hnh QS, ghi chp - lp bo co QS 2.3.Phng php phng vn - phng vn l mt PP thu thp thng tin rt hiu qu v thng dng -nhng iu cn lu khi phng vn +ch lng nghe khi phng vn +thit lp quan h trong qu trnh phng vn +tnh hung phng vn +phm vi lin quan n phng vn +cu hi m +cu hi trc tip -qui trnh +chn mc tiu, i tng, cng vic chc nng c PV +chun b cc cu hi c PV +chn ngi c PV +chn ngi thc hin PV +chn thi gian v a im Pv +tin hnh PV, ghi chp +Lp bo co PV 2.4. Phng php s dng phiu iu tra. - iu tra l mt pp rt thng dng ca thng k hc nhm mc ch thu thp thng tin cho mt mc ch nghin cu theo mt ch no . -C th p dng pp iu tra ton b hay iu tra chn mu. + iu tra ton b cho fp thu c cc thng tin y trong tng th nghin cu nhng tn kh nhiu thi gian v chi ph. + trong thc t khi thu thp thng tin trong h thng thng tin thng p dng iu tra chn mu. - qui trnh: xy dng bng hi v cc phng n tr li, chn kch thc mu iu tra, chn thi gian v a im iu tra, tin hnh iu tra, x l s liu iu tra, lp bo co iu tra.
4

- Trong pp s dg fiu iu tra, vic thit k fiu iu tra c vai tr quyt nh. Mt fiu iu tra tt fi bo c cc yu cu: + thu thp c y thng tin cn thit +d dng cho ngi iu tra +cc cu hi trong fiu iu tra fi r rng, ko a ngha, ko gy hiu lm +cc cu hi fi xc nh, ko mp m +cc cu hi to iu kin tt nht cho vic x l - c s thit k bng hi c chia lm ba fn: +phn tiu : m t mc ch ca fiu iu tra v nguyn vng c cc i tng iu tra cng tc tr li y +phn nh danh i tng iu tra: ghi cc s liu lin quan n i tng iu tra nh h tn, tui, gii tnh, ngh nghip, chc v +phn ni dung cu hi: lit k cc cu hi lin quan n ni dung mc tiu thu thp thng tin +phn kt thc: by t li cm n ca ngi iu tra, h tn, chc v ngi ch tr. 3.S chc nng cng vic (Business Function Diagram: BFD 3.1. Khi nim: BFD L s m t HTTT. S ny ch ra cho ta thy HTTT cn phi lm nhng chc nng g. BFD khng ch ra HTTT phi lm nh th no, cng khng ch ra nhng cng c no c s dng thc hin nhng chc nng ny v cng khng phn bit chc nng hnh chnh vi chc nng qun l. BFD cn c gi l s chc nng kinh doanh. 3.2. Cc quy tc lp s chc nng: - Quy tc tun t: ghi chc nng ca tng cp theo th t xut hin ca chng - Quy tc la chn: khi cn la chn th phi ghi r cch la chn v phi ghi k t 0 bn phi pha trn ca gc chc nng ny. - Php lp: Nu 1 qu trnh c thc hin nhiu hn 1 ln th nh du * pha trn, gc phi ca khi chc nng. Nu 1 qu trnh no b loi b khi n do cha hp l hoc khng em li li ch th nh du bng 1 dng m vo khi chc nng. - Tn chc nng nn ngn gn, d hiu, ko trng lp to thun tin cho ngi s dng - Mi s chc nng nn c fn gii thch ngn gn v ngha ca chc nng ny

*V d: S chc nng ca HTTTQL trng i hc c dng sau: Qun l trng H

QL o to

QL NCK H

QL nhn s

QL hnh chnhti v

QL h tr o to

3.3.Phn r ca BFD H thng TT bao gm nhiu thnh phn, hiu r HTTT ngi ta phi phn r BFD ca HTTT. Bn cht ca cng vic ny l 1 chc nng s c phn chia, phn nh theo chc nng chi tit hn theo cu trc hnh cy. Li ch ca phn r BFD: - Cho php phn tch i t tng qut n c th, t tng hp n chi tit. - C th chia cho tng nhm cng tc, tng phn cng vic 1 cp no m khng s chng cho, nhm ln, trng lp. V d: Chc nng qun l o to ca mt trng i hc c th c phn r nh sau: QL o to

QLT chnh qui

QLT ti chc

QLT sau H

QLT vn bng 2

QLT d n MBA

QLT chuyn i

4. S dng d liu (Data Flow Diagram: DFD): Cng ging nh BFD l 1 cng c dng biu din HTTT. 4.1.Khi nim: DFD l s m t HTTT mt cch tru tng. S ny cho thy qu trnh vn ng ca d liu trong HTTT. Trong s ny ch c cc dng d liu, cc cng vic x l d liu, cc kho d liu, cc ngun v ch ca d liu. DFD ch ra cch d liu chuyn t chc nng ny sang chc nng khc. iu quan trng nht l DFD ch ra nhng d liu cn phi c trc khi thc hin 1 chc nng nht nh v d liu c c sau khi thc hin chc nng ny cn phi th no. DFD khng phi l 1 cng c hon ho ptch HTTT, n ch n thun m t HTTT lm g v lm g, nhng khng ch ra thi gian, a im v i tng chu trch nhim lm cc cng vic . 4.2. Cng dng ca DFD: - Trong phn tch DFD dng xc nh yu cu ca ngi s dng.
6

Trong thit k DFD dng vch k hoch v minh ho cc phng n thit k HT. - Trong trnh by h thng, DFD l cng c biu din HTTT. - Trong ti liu v HTTT, DFD c dng vit ti liu hng dn, ci t v s dng HTTT. 4.3. Cc k php ca DFD: a. Qu trnh hoc chc nng

b. Dng d liu c. Kho d liu d. Tc nhn bn ngoi

e. Tc nhn bn trong

5. Xy dng DFD bng s ng cnh S ng cnh th hin rt khi qut HTTT. S ny b qua tt c cc chi tit m ch nu ln nhng im chung nht, sao cho ch mt ln nhn l nhn ra ni dung chnh ca HTTT. S ng cnh bao gm 1 vng trn gia v bao quanh bi cc tc nhn bn ngoi, cc mi tn ch cc dng d liu vo v ra. C th xem s ng cnh l DFD mc 0

V d: S ng cnh ca h thng tnh lng c th c dng sau y: Bng tng hp C quan thu biu thu
H thng tnh lng

Gim c

ngy cng C quan chnh Nhn vin Phiu tr lng ti

Chng 3 : Thit k HTTT

1.Khi nim thit k HTTT. Thit k HTTT l qu trnh xc nh cu trc phn cng v phn mm,xc nh cc modul chng trnh, cc giao din v d liu cho HTTT tho mn nhng i hi xc nh. 2.Khi nim thc th v cc thuc tnh ca thc th. - Thc th : l mt tp hp i tng c chung nhng c im no m nh qun l mun lu tr thng tin v chng. VD. i vi ch ca hang th hang ho l 1 thc th, khch hang v ho n bn hang l thc th.. - Thuc tnh ca thc th : Mi thc th c mt s tnh cht, cc tnh cht ca thc th c gi l thuc tnh ca thc th. V d : Thc th khch hng c cc thuc tnh sau y:M khch hng ; Tn KH; a ch; in thoi; TKNH; S lng thuc tnh ca thc th nhiu hay t ph thuc vo nhu cu s dng ttin ca nh qun l 3.Quy tc v ERD . S quan h thc th (ERD) l s th hin quan h gia cc thc th trong mt HTTTQL. Cc k php : - Hnh ch nht : Th hin 1 thc th - Khi hnh thoi : Th hin quan h gia hai thc th. Bn trong hnh thoi l 1 - ng t hoc cm ng t th hin quan h gia 2 thc th. - ng thng ni 2 thc th vi nhau, c hnh thoi gia th hin quan h . - Cc k t 1,N ch ra kiu quan h mt, nhiu. 4.Khi nim CSDL. CSDL l mt tp hp DL lin quan n 1 lnh vc no y c lu tr v qun l tp trung tt c cc thnh vin ca t chc c th truy cp v khai thc.

Khi nim chun ho d liu. Chun ho d liu l vic xem xt danh sch cc thuc tnh ca thc th v p dng cc quy tc chun ho i vi danh sch ny bin n thnh dng chun. Dng chun l dng : + Ti thiu vic lp li. + Trnh d tha thng tin. + Xc nhv gi quyt s nhp nhng. 5.Cc quy tc chun ho d liu. C nhiu quy tc chun ho, hay dng nht l 3 quy tc sau y: * 1 NF: 1 NF quy nh rng, trong mi danh sch khng c php cha cc thuc tnh lp. Nu c cc thuc tnh nh vy th phi tch cc thuc tnh lp ra thnh cc danh sch con, gn cho n mt tn, tm cho n mt thuc tnh nh danh v thm thuc tnh nh danh ca danh sch gc. * 2 NF : 2 NF quy nh rng, trong mi danh sch mi thuc tnh phi ph thuc hm vo ton b kho, ch khng c php ph thuc vo mt phn ca kho. Nu c s ph thuc nh vy th phi tch cc thuc tnh ra thnh cc danh sch con mi. Ly b phn kho lm kho cho danh sch mi, t cho n mt tn ph hp vi ni dung ca cc thuc tnh trong danh sch. * 3 NF: 3 NF quy nh rng, trong mi danh sch khng c c s ph thuc bc cu gia cc thuc tnh. Nu thuc tnh X ph thuc vo thuc tnh Y v thuc tnh Y ph thuc vo thuc tnh Z th phi tch cc thuc tnh ra thnh 2 danh sch con mi, mt danh sch cha quan h X - Y v mt danh sch cha quan h Y - Z. Xc nh kho v tn cho mi danh sch. 6.Khi nim phn mm. Phn mm l mt tp hp gm: - Cc chng trnh - Cc cu trc d liu - Cc ti liu hng dn 7.Quy trnh xy dng phn mm gm cc cng vic sau y: * Xc nh mc ch ca phn mm *Xc nh cc thng tin kt qu (u ra), * Xc nh cc thng tin ban u (u vo) * Xc nh cc cu trc d liu * Thit k thut ton * Chn ngn ng lp chng trnh * Vit chng trnh * Th nghim chng trnh
9

* Bin son ti liu hng dn 8.C 2 phng php thit k phn mm: TDD ( Top Down Design) Ni dung ca phng php ny nh sau :Trc ht ngi ta xc nh cc vn ch yu nht m vic gi quyt bi ton yu cu, bao qut c ton b bi ton. Sau phn chia nhim v cn gii quyt thnh cc nhim v c th hn, tc l chuyn dn t modun chnh n cc modun con t trn xung di. DTD ( Down Top Design): Trc ht ngi ta tin hnh gii quyt cc vn c th, sau trn c s nh gi mc tng t v chc nng ca cc vn ny trong vic gii quyt bi ton ngi ta gp chng li thnh tng nhmcng chc nng t di ln trncho n mudun chnh. Sau s thit k thm mt s chng trnh lm phong phhn, y hn chc nng ca cc phn h v cui cng l thit k 1 chng trnh lm nhim v tp hp cc m un thnh 1 h chng trnh thng nht hon chnh. 9.Khi nim giao din, cc yu cu i vi giao din. - Khi nim giao din. Giao din l mi trng, l phng tin m qua con ngi c th giao tip vi MTT. *) Cc yu cu i vi giao din : - D s dng - Thn thin vi ngi s dng - R rng, trnh gy nhm ln - D hc - D kim sot - D pht trin - p, gy thin cm, th dn .

Chng 4: Ci t HTTTQL
1. Khi nim:
Ci t h thng l giai on cui cng trong 3 giai on ch yu ca quy trnh phn tch, thit k v ci t h thng thng tin qun l. Ni dung ca giai on ny l thay th h thng x l thng tin kinh t c bng h thng x l thng tin kinh t mi. Cc ni dung c th ca qu trnh ci t HTTTQL bao gm: + Lp k hoch ci t; + Bin i d liu; + K hoch hun luyn; + Phng php a h thng mi vo s dng;
10

+ Bin son ti liu s dng. 2. Phng php ci t a h thng x l thng tin kinh t mi vo s dng, ngi ta thng p dng 4 phng php nh sau: 2.1. Phng php ci t trc tip: H thng mi sau khi xy dng xong th tin hnh a vo s dng ngay thay th cho h thng c. S dng phng php ny ta cn ch n mt s yu t sau: + Mc gn b ca cc thnh vin vi h thng mi; + Mc mo him ca h thng mi s tc ng trc tip n h thng c v c th gy ra tnh trng h thng ngng hot ng. + Phi kim tra cht ch phn cng v phn mm ca h thng mi. + Ch nn p dng i vi h thng x l thng tin khng ln vi mc phc tp va phi. Phng php ny ch thc s p dng trong nhng trng hp tht s cn thit v cn phi tin hnh cc bc nh sau: 1) Kim tra HT cht ch; 2) D tnh kh nng khi phc li d liu; 3) Chun b k lng cho tng giai on ci t HT; 4) Chun b phng n x l th cng trong trng hp xu nht vn c th duy tr h thng hot ng; 5) Hun luyn chu o cho tt c nhng ngi tham gia vo HT; 6) C cc kh nng h tr y cc phng tin nh a t, my in, USB. 2.2. Phng php ci t song song; Ni dung ca phng php ny l hot ng ng thi c 2 h thng c v mi trong mt khong thi gian nht nh. p dng phng php ny c : - mc ri ro t hn; - ngun ti chnh cao. Cc cng vic cn tin hnh: 1) Xc nh thi gian hot ng song song; 2) Xc nh cc th tc so snh; 3) Sp xp nhn s. 2.3. Phng php th im cc b; Phng php ny c th coi nh bc trung gian ca 2 phng php 1 v 2; tc l ci t trc tip v ci t song song. p dng phng php ny ta cn tin hnh nhng cng vic nh sau: 1) nh gi la chn b phn no lm th im, v lm theo phng php no;
11

2) Kim tra h thng x l mi p dng vo cc b phn ny c c hay khng; 3) Tin hnh sa i; 4) Nhn xt v so snh. 2.4. Phng php tng b phn; Bc ny ta la chn cc b phn c chc nng quan trng, ri tin hnh tin hc ha tng chc nng qun l ring bit, c lp vi cc phn h khc. Sau a phn h thit k vo ng dng ngay, cn cc phn h khc th vn hot ng nh c theo phng thc qun l truyn thng. Nh vy, h thng c chuyn dn t phng thc qun l th cng sang phng thc qun l tin hc ha theo tng b phn theo tin trnh thi gian. Va lm va rt kinh nghim cho b phn cn li. Tm li, 4 phng php trn u c nhng u v nhc im ring, do trong thc t ngi ta c th p dng kt hp cc phng php vi nhau v pht trin dn theo thi gian, trnh gy nhng tc ng ln trong h thng, v trnh nguy c h thng ngng hot ng 3. Ni dung, hnh thc v l do do to cn b. 3.1. Mc ch o to: Khi chuyn sang h thng thng tin qun l mi, cc cn b trong h thng cn c trang b mt cch ton din v nhng kin thc, k nng v nhng thi quen cn thit c th khai thc v vn hnh c hiu qu h thng thng tin qun l mi. 3.2. L do o to; + Gim thi gian i hc cc lp o to chnh quy v cc vn lin quan; + m bo h thng hot ng tt nht; + Gim chi ph; + Tng tnh ch ng v nng ng ca nhn s; + Cung cp nhng kin thc mi v h thng mi; + Cung cp nhng k so ngh nghip cho cc nhn vin QL; + Lm tng thch nghi vi h thng mi. 3.3. Ni dung o to - Kin thc chung; - Quy tc, quy trnh, quy ch s dng v khai thc h thng; - Quy trnh, thao tc vn hnh h thng; - Quy tc m bo an ton; - Quy tc bo mt; 3.4. Phng thc o to. - C cn b i hc nhng lp cn thit; - Hun luyn thng qua thc hnh; - Hun luyn thng qua hot ng chuyn ngay ti c quan;
12

Phn pht ti liu chuyn mn cho cn b

Chng 5: Hiu qu kinh t ca HTTT

1. Khi nim hiu qu kinh t ca HTTT: HQ ca HTTT qly L mc kt qu ca HTTT ny mang li, c th hin bng tin, c xc nh bng cch so snh cc kt qu thu c t HTTT vi nhng chi ph b ra thc hin n. Khi nh gi hiu qu kinh t ca HTTT l phi xem xt trn hai gc : kt qu trc tip v kt qu gin tip. - Kt qu trc tip (kt qu tnh c) l loi kt qu c th hin bng mt i lng vt l no y v n c th hin bng mt s tin. - Kt qu gin tip (kt qu khng tnh c) l nhng kt qu khng th hin c bng mt i lng vt l no c nhng ngi ta lun lun cm nhn c. Cc nguyn nhn mang li hiu qu kinh t ca HTTT: - Tin hc ha y nhanh cc qu trnh thng k k ton, m bo s liu chnh xc cung cp cho cc b phn qun l. - Tin hc ha lm gim thiu ng k thi gian v lao ng trong lnh vc x l thng tin. - Nh tin hc ha cc quyt nh qun l c a ra nhanh chng v chnh xc da trn c s c tnh n cc iu kin khc nhau v th trng, v sn xut v dch v nhm m bo hiu qu cao. - Cc nh lnh o c cung cp thng tin kp thi, nhanh chng, y nh ra c cc quyt nh qun l ng n lm tng cht lng cng tc ca t chc. 2. Cc khon thu - chi ca HTTT: a/ Cc khon thu: - Do gi tr th trng mang li - Do ct gim c cn b - -- Tng thu = b/ Cc khon chi: - Chi ph c nh (chi ph cho nghin cu, cho thit k h thng, ) - Chi ph bin ng (chi cho bo tr, khai thc h thng, ) -- Tng chi ph = chi ph c nh + chi ph bin ng 3. Cc ch tiu nh gi hiu qu: - Hiu qu tuyt i: Ea = Tng thu - Tng chi

13

thu chi chi thu - Hiu qu mt ng vn u t: Ei = chi

- Hiu qu tng i: Er = 4. Cc gii php nng cao hiu qu: - Lm tt cng tc phn tch, thit k HTTT - Chn c phng n hp l - Phn cng tt, ng chng loi, gi c hp l - Phn mm tt, ng chng loi, gi c hp l - Nhn vin vn hnh tt - Bo mt thng tin - Chp hnh y ni quy an ton s dng HTTT qun l - Qun l tt d n tin hc ha (Con ngi tham gia d n phi c chuyn mn, c o c ngh nghip, ) 5. Lin h thc t: CHNG 6: CC H THNG THNG TIN QUN L TRONG KINH T

BI 1. H TIN HC VN PHNG
I. Chc nng ca h tin hc vn phng H tin hc vn phng l h thng thng tin tin hc ho c chc nng thu thp, x l, bo qun cc vn bn, ti liu, th in t cng nh cc loi hnh thng tin khc. Cc chc nng: - Son tho vn bn: dng my vi tnh, my in, my sao chp son tho, in n cc vn bn. y l ng dng u tin v rng ri nht ca tin hc vn phng - In n, ch bn in t: y cng l lnh vc ng dng rt rng ri ca tin hc vn phng - Trao i thng tin vin thng nh fax, internet. Ngy nay internet pht trin rt nhanh, cho php nhn v gi thng tin qua mng rt nhanh chng, thun li v r tin. Internet c cc dch v ch yu: Email, hi tho trn internet, truy cp cc trang web (dch v WWW). Nh WWW m internet tr thnh kho thng tin khng l v cc lnh vc khc nhau. Nu mun ta c th to ra cc trang web ca mnh cho nhng ngi khc truy nhp (tc l t qung co mnh). Outpu Cc chc nng l v II. Input C ch hot ng ca h tin hc vnx phng
kim tra t

Bn phm My c My ghi m

Video Hnh nh Vn bn Lu tr 14

III. Tc dng ca h tin hc vn phng 1. Cho php ngi s dng c dng cc ti nguyn thng tin ton cu trong cng vic hng ngy ca mnh 2. Tng nng sut lao ng ca cc nhn vin vn phng 3. Rt ngn thi gian chun b v cung cp vn bn 4. Cho php truyn i trn gi cc dng ti liu khc nhau nh vn bn, biu , hnh nh, phim nh, m thanh 5. Tng nng sut lao ng ca cn b qun l v hc c cung cp thng tin y , chnh xc, kp thi, r rng. I. Khi nim H thng x l giao dch l h thng thng tin tin hc ho c chc nng thu thp, x l, bo qun v truyn thng tin v d liu trong cc lnh vc hot ng kinh t v thng mi M hnh tng qut ca quy trnh x l giao dch
1 Thu thp d liu 2 X l - Theo l - Trc tip 4 Chun b bo co v h s

BI 2: H THNG X L GIAO DCH

3 Hi p 5 CSDL

Quy trnh x l giao dch gm cc bc c bn sau: 1. Thu thp d liu: c th thc hin bn ghi ngi hoc bng cc thit b u cui nh my qut, my c, my o... 2. X l giao dch. C hai phng php a) X l theo l: gm cc bc - Tch lu theo tng nhm (loi) cc d liu pht sinh - Ghi cc d liu ln a t
15

- Sp xp cc d liu theo cu trc FIFO theo trnh t thi gian - Gi cc d liu v thit b x l trung tm x l chng b) X l theo thi gian thc. Theo phng php ny cc d liu giao dch c x l ngay khi chng xut hin phc v khch hng. V vy h thng ny cn gi l h thng trc tip M hnh di y ch ra qu trnh giao dch trong mt trung tm thng mi
Bn hng (Terminal) - X l giao dch - Cp nht Hi p (Workstation)

CSDL hng ho

CSDL khch hng

CSDL bn hng

MTT

MTT

MTT

3. Cp nht CSDL: l qu trnh lm cho ni dung cc CSDL i mi ph hp vi cc i tng m chng phn nh 4. Chun b ti liu v bo co: Cn c vo cc d liu thu thp v x l NetWork Interface Cart c to ra cc bo co khc nhau phc v cn b lnh o v khch hng

BI 3. H THNG THNG TIN SN XUT

Trong mt doanh nghip, phn theo chc nng, HTTTQL bao gm: - H thng thng tin sn xut - H thng thng tin ti chnh k ton - H thng thng tin qun tr nhn lc CSDL - H thng thng tin cho lnh o v tr gip ra quyt nh CSDL CSDL CSDL k cng cc m kho NVL hoch I. M hnh h thng thng tin sn xut ngh sn xutnh cc qu trnh H thng hnh thng tin sn xut bao gm ton b cc thng tin phn sn xut v qun l sn xut trong doanh nghip H thng thng tin sn xut

K hoch chin lc

K hoch iu hnh

H thng bo co

X l 16 giao dch

KH ho chin lc 1. Lp KH quy m sn xut 2. Lp k hoch u t cho sn xut

KH ho chin thut v c ng 1. KH ho sn phm 2. KH ho lao ng 3. KH ho nhu cu vt liu 4. KH ho bo dng 5. KH ho cung ng di hn

6. Phn b sn xut 7. Xy dng nh mc

Thnh phn c h thng thng tin sn xut cng ging nh thnh phn ca mt HTTTQL ni chung. Tim nng phn cng l mt LAN. Tim nng phn mm H thng bo co quan trng nht l cc CSDL v cc chng trnh dng vch ra loi k hoch khc nhau - Cc m hnh gm cc m hnh quy hoch tuyn tnh, cc m hnh ti u, cc m hnh ton thng k Kim tra SX Tiu th sn phm Hiu qu - KT nng vt liu - CLng sn phm - Gi c hng M hnh chc tng qut ca h thng thng tin sn xut c dng di y. KT gi mua Nhu cu SP ho Trong s ny xt n 4 quy trnh l KH ho chin lc, KH ho chin thut v VL - Giao hng - Th trng c ng, h thng bo co v h -thng giao dch. - KT NSL HT kho hng - Ngn sch
- KT cng ngh - Chi tiu -Li nhun

M hnh chc nng tng qut ca HTTTSX

H thng giao dch

Kim tra sn xut

Mua NV liu

T. hin n t hng

17 Kho thnh phm

Bo co phn xng

BI 4. H THNG THNG TIN TI CHNH V K TON H thng thng tin ti chnh v k ton bao gm 2 phn h l ti chnh v k ton c mi quan h cht ch vi nhau. y l h thng thng tin c tin hc ho sm nht so vi cc h thng thng tin khc I. Phn h thng tin ti chnh
18

Phn h ny bao gm tt c cc thng tin lin quan n cc hot ng ti chnh ca doanh nghip 1.M hnh phn h thng tin ti chnh

MTT

MTT

MTT

NetWork Interface Cart

K.hoch ti chnh

KH ti chnh doanh nghip di hn

Qun l ngn sch

KH ho ti chnh doanh nghip ngn hn KH kho Qun l bc vn KH u ngn t sch u t KH li nhun hng nm KH ngn sch hot ng KH thu thu

Cc d on ti chnh

2. Cc tim nng - Phn cng: LAN - Phn mm: l CSDL ti chnh thng nht Cc bo co ti chnh 3. Cc quy trnh trong phn h thng tin ti chnh a) Quy trnh lp cc KH ti chnh b) Quy trnh qun l ngn schdoanh nghip Tnh trng ti chnh c) Quy trnhTnh qun l vn u t hnh khch hng Phn tch ngn sch d) Quy trnh d ton ti chnh Phn tch cc yu t to nn li nhun M hnh chc nng cc quy hot ng ti chnh doanh nghip c trnh Phn tchca hiu qu vntrnh u t by trong hnh di y, trong cc hot ng ti chnh c xt theo cc giai on ngn hn, di hn, cc bo co ti chnh v quy trnh x l giao dch. M hnh chc nng tng phn h ti chnh X l giaoqut dch ca ti chnh

K ton - T.K khch hng - Thanh ton -K.ton p.tch - S gc

Kho bc - Qun l u t - Qun l ngoi hi

Thu - K ton thu - Kim ton 19

MTT

MTT

MTT

NetWork Interface Cart

II. Phn h thng tin k ton Phn h thng tin k ton c chc nng thu nhn cc d liu trong cc giao dch kinh t v thng mi, thc hin cc th tc k ton nhm xy dng cc bo co ti chnh v cc bng cn i k ton tng hp. 1. M hnh tng qut ca phn h thng tin k ton nh sau
CSDL n t hng CSDL kho hng CSDL thanh ton CSDL k ton tng hp

20 Cc bng tng hp ti chnh Cc bng cn i k ton

12. 2. Cc tim nng ca khch n t S ci Phn cng: LAN hng hng Phn mm: l CSDL v n t hng, v qun l kho hng, thanh ton, s ci v cc s chi tit, s dng cc HQTCSDL thng dng nh FoxPro, Access, Lotus, 5. Nhp ExelCc phn KTSYS 2. mm Ho k ton nh FAST Acounting, tin bntin k ton c trnh by di hnh sau. Quy trnh ny gm Quy trnh x ln thng hng 13 khi th hin cc cng on ca quy trnh k ton 6. T.khon ca ngi Cc khi 1,2, 3: Quy trnh x l n t hng 13. cung cp Tnh Cc khi 4,5,6,7: Quy trnh thanh ton 3. P.tch trng kt qu Cc khi 8,9: Quy trnh x l mua hng ti bn hng Cc khi 10,11: Quy trnh tr lng 7. Tr tin chnh Cc khi 12,13: Quy trnh k ton tng hp

1. X l

4. T.khon

8. Mua bn

10. S thanh ton

9. Kim tra kho

11. Ghi nhn 21 kim tra

BI 5. H THNG THNG TIN QUN TR NHN LC H thng thng tin qun tr nhn lc bao gm ton b cc thng tin v ngun nhn lc, v tuyn chn, bi dng v s dng ngun nhn lc trong doanh nghip. M hnh h thng thng tin qun tr nhn lc nh sau: Phn h thng tin chin lc QTNL MTT MTT MTT K hoch chin lc v NNL

NetWork Interface Cart

Tuyn dng nhn lc CSDL qun tr nhn lc o to nhn lc

S dng nhn lc

Qun l nhn lc

22

II. Thnh phn ca h thng thng tin QTNL gm: Tim nng phn cng: mt LAN Tim nng phn mm: quan trng nht l mt CSDL qun l lao ng III. Mc tiu ca h thng thng tin QTNL l: - Cung cp thng tin cho lnh o ra cc quyt nh qun l - Cung cp thng tin cho qu trnh lp k hoch di v ngn hn v NNL - Cung cp thng tin v bi dng NNL - Cung cp thng tin v tim nng NNL c c s b nhim cn b - Cung cp thng tin v s bin ng ca NNL - Cung cp thng tin v tr lng, bo him x hi
BI 6. H THNG THNG TIN CHO LNH O V TR GIP RA QUYT NH

HTTT ny gm hai b phn c lin quan vi nhau l b phn cung cp thng tin cho lnh o v b phn tr gip ra quyt nh. Mi b phn c th coi l mt HTTT ring bit. I. M hnh H thng thng tin cho lnh o c m hnh sau y

Lnh o

Phn mm cung cp thong tin Qun tr CSDL

N.hng d liu

MTDT Phn mm vin thng

CSDL K.thc

CSDL Q.l

23

M hnh h thng h tr ra quyt nh

Cb Ql

Phn mm h tr ra quyt nh X l cc m hnh

CSDL K.thc

MTDT X l hi thoi CSDL Q.l

Qun tr CSDL

24