Kursus Induksi SSM Kumpulan 1 Siri 1/2006 Tugasan Kumpulan Kumpulan 7 : Smart Family

Soalan 1

Proses Kerja yang terdapat didalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) ialah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan keseluruhannya. MPK adalah dokumen rujukan untuk peringkat jabatan. MPK mengdokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Manakala FM ialah senarai tugas dan tanggungjawab yang harus dijalankan oleh seseorang individu setiap hari dalam jabatan. MPK dan FM mempunyai fokus dan tujuan yang berbeza. Fokus utama MPK ialah jabatan dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan. Manakala fokus utama FM ialah individu dan tujuannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh setiap individu dalam sesuatu jabatan. Seterusnya kecekapan dan keberkesanan jabatan dan individu dalam jabatan itu membawa kepada peningkatan produktiviti jabatan. Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan. Secara amnya 9 kebaikan diperolehi daripada penyediaan MPK dan FM selain daripada meningkatkan produktiviti jabatan. Antaranya ialah ia dapat merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. Kerja yang dijalankan mengikut prosedur dan proses yang ditetapkan akan

Kursus Induksi SSM Kumpulan 1 Siri 1/2006 Tugasan Kumpulan Kumpulan 7 : Smart Family

mengelakkan

daripada

berlakunya

kelewatan,

pembaziran

masa

dan

ketidakcekapan semasa menjalankan tugas tertentu. Objektif jabatan, objektif bahagian dan unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam bahagian atau unit masing-masing yang terkandung di dalam MPK dan FM akan membantu setiap individu memahami setiap peranan mereka dalam jabatan tersebut. Ini akan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan tugas. Biasanya pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan sukar memahami kerja baru dan akan mengambil masa yang lama untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Apabila satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib sebagai rujukan disediakan akan memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Ini kerana mereka hanya perlu merujuk kepada dokumen rasmi tersebut apabila menghadapi masalah. Selanjutnya, proses ini juga akan menyenangkan pertukaran pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain. Di mana pekerja baru boleh menjalankan tugas mereka dengan sempurna dan cekap tanpa halangan di jabatan baru berdasarkan panduan tugas yang sudah tersedia dalam MPK dan FM. Kebaikan yang ketujuh ialah menyenangkan kajian ke atas Sistem Kerja dan membolehkan Pembaikan Sistem dibuat. Sesuatu jabatan boleh mengenal pasti kelemahan yang wujud semasa menjalankan aktiviti melalui MPK dan FM. Seterusnya jabatan itu boleh memperbaiki kesilapan itu supaya tidak berlaku lagi dalam aktiviti yang seterusnya Di samping itu, ia juga akan mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja kerana pekerja-pekerja boleh merujuk kepada dokumen rujukan rasmi yang sudah dibukukan iaitu MPK. Ketua sesuatu jabatan tidak perlu lagi memberi arahan kepada ahli-ahli dibawahnya untuk

Kursus Induksi SSM Kumpulan 1 Siri 1/2006 Tugasan Kumpulan Kumpulan 7 : Smart Family

menjalankan tugas. Kebaikan yang terakhir ialah menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain. Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab jawatan,kecekapan dan keberkesanan jabatan dapat dipertingkatkan.