PENGURUSAN ASET

OLEH ; PUAN HJH NOORIDAH BTE ELIAS

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Tajuk Perbincangan;

Hapus Kira

Hapus Kira
Pengenalan Hapus Kira Satu proses di mana sesuatu kehilangan aset/barang/wang telah berlaku dan tiada lagi secara fizikal dalam simpanan dan kelulusan diperlukan untuk keluarkan daripada rekod/akaun. Objektif Untuk mewujudkan satu sistem akauntabiliti dalam pengurusan kewangan. Untuk mengurangkan kerugian dan kehilangan wang awam. Untuk memastikan perkhidmatan awam tidak terjejas. Untuk membolehkan tindakan surcaj terhadap pegawai atau tindakan sivil. Untuk mendisplinkan pegawai awam yang cuai.

Hapus Kira
Kuasa Meluluskan Hapuskira Hapuskira diluluskan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia ( jumlah kurang daripada RM5,000 ) dan Perbendaharaan ( jumlah lebih daripada RM5,000 ) Bila Hapuskira Boleh Dilaksanakan?

Tindakan hapuskira boleh diambil sekiranya berlaku sesuatu kehilangan bagi barang/wang awam yang disebabkan oleh perkaraperkara seperti berikut: 1. Kecurian/kebakaran/bencana alam 2. Penipuan/kecuaian pegawai 3. Kekurangan/lebihan bayaran 4. Pembayaran tanpa kuasa. Contoh: tiada dokumen sokongan 5. Hutang yang tidak boleh didapatkan balik.Contoh : hutang dengan syarikat 6. Hasil yang tidak boleh didapatkan.Contoh : sewa kantin

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian:

1.

Jika kes kehilangan melibatkan harta benda kerajaan, Ketua Jabatan hendaklah dengan segera melaporkan perkara tersebut kepada polis tidak lewat dari 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan ( AP 315a ). Sekiranya Ketua Jabatan tiada, pegawai lain boleh melaporkan terus ke balai polis. Sediakan laporan awal (lampiran J), laporan polis serta laporan jaga ( AP 316c ) kepada Ketua Jabatan dengan segera/tidak lewat dari sebulan dari tarikh kejadian dalam 3 salinan.

2.

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian:

3.

Ketua Jabatan melantik 3 orang pegawai penyiasat melalui lampiran I dan mengemukakannya bersama laporan awal (lampiran J) untuk mendapatkan kelulusan kepada: a. Ketua Setia Usaha Kementerian Pelajaran Malaysia b. Ketua Setia Usaha Perbendaharaan Malaysia (sekiranya kehilangan disebabkan oleh kecuaian pegawai)
Salinan laporan hendaklah dihantar kepada: a. Akauntan Negara b. Juru Audit Negara

4.

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian:

5.

Pegawai Penyiasat (setelah mendapat kelulusan lantikan oleh Ketua Setia Usaha Kementerian Pelajaran) akan melakukan penyiasatan mengenai kehilangan tersebut dengan: a. Memeriksa sendiri tempat kejadian b. Memeriksa rekod-rekod c. Meninjau peraturan kewangan dan pentadbiran d. Meninjau dan mengenalpasti kelemahan dan kekurangan yang wujud e. Menandatangani lampiran K (laporan akhir kehilangan) f. Membuat laporan bertulis kepada Ketua Jabatan

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian:

6.

Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan laporan akhir siasatan polis atau laporan dari Jabatan Bomba (jika kes kebakaran) dan mengemukakannya kepada Pengarah untuk dihantar kepada Setia Usaha Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia
Pegawai Penyiasat hendaklah mengemukakan maklumat dan butirbutir berikut dalam 3 salinan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh lampiran J dikemukakan (walaupun laporan hasil siasatan polis belum diperolehi): a. Laporan akhir/lampiran K (AP 317) b. Keterangan yang jelas mengenai keadaan dan kedudukan bangunan terutama dari segi keselamatannya sebelum berlaku kejadian kecurian itu.

7.

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian:

c. Sama ada terdapat kakitangan yang tinggal di dalam kawasan pejabat tersebut.
d. Sama ada terdapat jaga yang bertugas pada masa kehilangan/kecurian itu berlaku sekiranya ada, sertakan bersama laporan bertugas dari Jaga yang bertugas itu terhadap rondaanrondaan yang telah dijalankan oleh beliau. e. Nyatakan tempat letak sebenar barang-barang ketika dicuri. f. Sama ada kerosakan yang telah berlaku itu telah diperbaiki atau belum. g. Sama ada barang-barang yang hilang itu telah digantikan. Sekiranya belum, apakah usaha-usaha yang dilakukan bagi menggantikannya

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian:

h. Senaraikan faktor-faktor yang boleh mendorong berlakunya kejadian kecurian itu.

i. Nyatakan usaha-usaha dan langkah-langkah keselamatan yang dilakukan oleh pihak jabatan bagi mengelakkan kejadian berulang. j. Ulasan dan syor Ketua Jabatan terhadap kejadian kecurian yang berlaku itu dan juga terhadap pegawai yang bertanggungjawab/cuai bagi kehilangan itu

k. Laporan akhir siasatan polis

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian 8. Bagi kes kecuaian, Lembaga Tatatertib hendaklah mengambil tindakan ke atas pegawai dan kemukakan keputusan ke Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Sekiranya kehilangan wang, Ketua Jabatan kemukakan borang Kew 106 (6 salinan) untuk permohonan pendahuluan diri Selepas menerima kelulusan hapuskira, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan dengan segera untuk mengemaskini rekod/stok Semua kelulusan hapuskira hendaklah dilaporkan kepada Pejabat Audit

9. 10. 11.

Hapus Kira
Proses Hapuskira Disebabkan oleh kecurian/kebakaran/kecuaian

12.

Dokumen yang perlu bagi proses hapuskira kehilangan barang/wang awam (Pek.Perbendaharaan bil.3/90 & Arahan Perbendaharaan): a. laporan polis laporan awal b. lampiran I (AP 313) lantikan Lembaga Pemeriksa/Pegawai Penyiasat c. lampiran J (AP 316c) laporan awal mengenai kehilangan wang atau barang awam d. lampiran K (AP 317b) laporan akhir mengenai kehilangan wang dan barang awam e. laporan akhir hasil siasatan polis f. laporan Jaga g. Kew 106 untuk permohonan pendahuluan diri bagi hapuskira wang h. laporan jabatan bomba jika berlaku kebakaran i. Keputusan Lembaga Tatatertib

Hapus Kira

LAMPIRAN I AP 316c

Hapus Kira

LAMPIRAN J AP 313

Hapus Kira

LAMPIRAN K AP 317b

Hapus Kira
Sewa Kantin 1. 2. 3. 4. Kemukakan salinan surat perjanjian kantin Sila jelaskan kenapa pihak sekolah tidak mengikut syarat-syarat dalam perjanjian kantin Sila kemukakan salinan surat-surat yang dihantar kepada pengusaha kantin oleh pihak sekolah Pengesahan terakhir alamat pengusaha kantin oleh Jabatan Pendaftaran Negara jika tidak dapat dikesan

Caruman KWSP yang terlebih dibayar 1. 2. 3. 4. Kemukakan salinan surat sekolah kepada KWSP Kemukakan salinan jawapan dari KWSP KWSP memberi tempoh 2 tahun untuk tuntutan caruman terlebih dengan mengemukakan borang KWSP 14. Ambil tindakan segera bila sesuatu caruman terlebih dibayar Pastikan bahawa KWSP tidak dapat mengembalikan caruman tersebut

Hapus Kira
Kesimpulan Surcaj seperti seksyen 18 Akta Prosedur Kewangan 1957 boleh dikenakan kepada mana-mana orang yang sedang dan telah berkhidmat dengan kerajaan jika: Telah gagal memungut apa-apa wang yang terhutang kepada kerajaan di mana ia sedang atau telah bertanggungjawab Sedang atau telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran yang tidak sepatutnya atau tidak disahkan dengan sempurna bagi wang awam Sedang atau telah bertanggungjawab tentang apa-apa kekurangan atau kebinasaan apa-apa wang awam, setem, sekuriti, stor atau harta-harta kerajaan yang lain Hapuskira perlu dibuat sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset Tindakan hapuskira perlu diambil terhadap semua hutang (akaun belum terima) yang tidak dapat dipungut oleh pihak Jabatan dalam satu jangka masa yang ditetapkan. Walau bagaimana pun Ketua Jabatan seharusnya berusaha untuk mendapatkan semua hutanghutang yang masih belum dipungut

Sekian, terima kasih

Pertanyaan??? Sila Ajukan