SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA U ORGANIMA DRAVNE UPRAVE

REZIME
Kompanija SRC sistemske integracije svoju strategiju nastupa na tritu regiona u velikoj meri zasniva na softverskom reenju za upravljanje i elektronsko arhiviranje dokumenata eDMS. Svojim kvalitetom reenja, kao i fleksibilnou, eDMS sistem za upravljanje dokumentima postao je prepoznatljiv brend, to potvruju i mnoge referentne implementacije. Sistem za upravljanje dokumentacijom, poznatiji pod komercijalnim imenom eOffice, je namenjen irokom opsegu korisnika koga ine privredna preduzea, finansijske organizacije, dravna i javna uprava. Projektna reenja omoguavaju evidentiranje podataka o dokumentima, elektronski obuhvat, uvanje, odravanje, obradu, praenje i distribuciju dokumentacije, upravljanje definisanim radnim postupcima i procedurama sa dokumentima i/ili predmetima. U tekstu koji sledi dat je kratak opis osnove samog eDMS reenja, njegovih osnovnih koncepata, kao opteg sistema za upravljanje dokumentima, a onda i mogunosti njegove primene u organima dravne uprave, to je i glavna tema ovog rada. Navedene su komponente informacionog sistema, u 4 nivoa, koji pokriva specifine poslove upravljanja dokumentacijom u organima dravne uprave, unapreen modernim servisima (nivoi 3 i 4) koji praktino predstavljaju njegovu nadogradnju, i imaju za cilj da poslove organa dravne uprave priblie graanima i uine ih transparentnijim. Posebna panja je posveena sistemu zatite i bezbednosti dokumenata i podataka, i prednostima od uvoenja ovog sistema. Kompanija SRC sistemske integracije ima veliko iskustvo u implementaciji ovakvih sistema u organe dravne uprave Republike Slovenije, koja spada u red drava sa najveim dostignuima u oblasti eGovernment-a u Evropi.

OSNOVNE POSTAVKE DOKUMENTACIONOG SISTEMA

Obuhvat i upravljanje dokumentima. Predstavlja tehnoloka reenja koja omoguavaju unos, pretraivanje, pristup, bezbednost i upravljanje dokumentima koje unosimo u sistem putem skeniranja elektronskih dokumenata, importa elektronskih dokumenata stvorenih u aplikacijama ili preuzetih iz nekog drugog izvora, kao i obradu predmeta u skladu sa vaeim pravnim normama, uputstvima i pravilnicima. Poseban segment eDMS-a predstavlja COLD (Computer Output to Laser Disk) sistem koji sadri tehnoloka reenja namenjena za elektronsko preuzimanje, indeksiranje i trajno arhiviranje formatiranih raunarskih izlaznih dokumenata nastalih u nekoj drugoj aplikaciji. Centralno (fiziko) arhiviranje se koristi za arhiviranje dokumenata i podataka, pri emu se indeksni podaci o dokumentima/predmetima arhiviraju u logikoj arhivi, dok se sami dokumenti smetaju u fiziku arhivu, i uvek su dostupni u zavisnosti od prijava pristupa koje su dodeljeni korisnicima. Arhivski Server predstavlja specijalno dizajniranu arhivsku strukturu, koja ostvaruje visok stepen sigurnosti i pouzdanosti, podrava rad sa velikim brojem dokumenata i omoguava korienje sistema od strane velikog broja istovremenih korisnika potujui njihovu propisanu autorizaciju. Ovaj server dokumenata se postavlja na poseban hardverski server i omoguava hijerarhijsko arhiviranje arhivske grae na razliitim memorijskim medijima. Ova arhiva je potvrena i u praksi dokazana na velikom broju instalacija.

Strana: 1 / 8

Obuhvat ulaznih, izlaznih i internih dokumenata

Obrada dokumenata, radni tokovi i procedure (workflow)

Distribucija, razmena i evidencija slanja dokumenata

Arhiviranje i uvanje dokumenata

Slika 1 Segmenti SRC-ovog eDMS-a

Distribucija dokumenata. eDMS sistem omoguava brzu i pouzdanu distribuciju dokumenata praktino on-line, bez greaka, zastoja ili gubitka dokumenta. Svaki dokument nakon unoenja u dokumentacioni sistem i njegovog signiranja praktino istog trenutka postaje dostupan i raspoloiv. Projektna reenja podravaju grupni rad, zakljuavanje dokumenta koji se menja, sistem izmena i dopuna. Unutar eDMS sistema korisnici mogu razmenjivati kompletne dokumente, delove dokumenta ili samo linkove, zavisno od svojih potreba. Upravljanje radnim tokovima (Workfolow). Implementacija radnih tokova i procedura podrazumeva definisanje poslovnih pravila, sprovoenje i nadzor nad dokumentacionim tokovima radnim procedurama. Ovo je aplikativni modul koji omoguava da se na osnovu definisanih poslovnih pravila uspostavljaju radni tokovi koji podrazumevaju definisanje putanje, faza, statusa u kojima se moe nai neki predmet/dokument, zatim definisanje kontrolnih taaka (verifikacija ko, ta, kojom akcijom, kada) od poetka pa do kraja ivotnog ciklusa nekog radnog toka. Nakon definisanja radnog toka, projektna reenja omoguavaju kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika i nadzor nad uspostavljenim tokom. Nema ogranienja u pogledu broju radnih tokova niti u pogledu njihovog stepena sloenosti. Takoe je podrana i funkcionalnost upravljanje zapisima, koja garantuje da e dokument ostati neizmenjen od trenutka kada preraste u zapis, saglasno propisanoj proceduri. Integracija i migracija. Dokumentacioni sistem ima mogunost odreenog stepena integracija sa postojeim softverskim paketima korisnika, (integracija sa knjigovodstvenim aplikacijama, aplikacijama za voenje matinih knjiga i birakih spiskova u optinama, aplikacijama za voenje javnih nabavki, evidenciju kadrova, razni registri i evidencije i sl.), tako da se odreeni subjekti i objekti poslovanja (fizika i pravna lica, organizacione jedinice, radnici, projekti, i sl.) koji se evidentiraju u dokumentacionom sistemu mogu preuzimati ili direktno prenositi iz drugih sistema. Pored ovoga, mogue je izvriti i migraciju podataka iz nekih sistema koji su se pre ovog koristili kod korisnika, tako da se svi podaci koji su elektronskoj formi i koji su od znaaja za poslovanje mogu upotrebiti i u buduoj eksploataciji eOffice sistema. Saradnja. Ovo svojstvo eDMS sistema se ogleda kroz funkcionalnost da se putem e-maila moe eksportovati ili importovati neki dokument u dokumentacioni sistem ili poslati nekome ko je ukljuen u njegovu obradu, zatim da se moe direktno poslati link nekom drugom uesniku u proceduri i zahtevati njegovo angaovanje, pri emu mu se automatski dodeljuje pravo da radi (ili da potpie) neki dokument. Takoe je omogueno da se na osnovu nekog dokumenta ili predmeta zakae ili definie neki dogaaj vezan za njega (potpisivanje ugovora, odlazak na roite, isticanje nekog roka ili sl.) i da se automatski aurira radni kalendar kako bi sistem mogao da nas podseti da to ne zaboravimo.
Strana: 2 / 8

Saradnja je znaajno svojstvo koje automatizuje radno okruenje i eDMS sistem ostvarujui punu automatizaciju na radnom mestu.
Softverski paketi (knjigovodst vo, javne nabavke, kadrovske evidencije...)

Upravljanje Upravljanje dokumentima radnim tokovima

Zahtevi, reenja, zakljuci, zapisnici... Predmeti, albe, izvrenja... Klasifikacija, Organizaciona struktura, Prava pristupa Reavanje predmeta, Upravni postupak, Odobravanje faktura, Putni nalozi, ...

Raunarska obrada dokumenata

Ulazni papirni dokumenti (zahtevi, pota, dostavnice, ...), e-pota, fax... Izlazni dokumenti (reenja, zajkljuci...)

Sistem izvetavanja
Dnevni i periodini izvetaji, Predefinisani izvetaji, Statistiki pregledi

Sistem za obavetavanje Logiki arhiv

Interni i javni registri (registar graana, registar prostornih jedinica... ) Oracle, DB2, MS SQL...

Fiziki arhiv

Graani

Preduzetnici i Dravne Privredni subjekti institucije

Javna preduzea

Slika 2 Konceptualni elementi SRC-ovog eDMS-a

FUNKCIONALNOSTI SISTEMA
eDMS je razvijan u skladu sa svim znaajnim svetskim standardima koji se odnose na oblast document management-a. Projektovana funkcionalnost ovog proizvoda je sledea: centralno arhiviranje u specijalizovanoj arhivi elektronskih dokumenata koja omoguava pristup velikog broja korisnika, uvanje velikog broja dokumenta u dugom vremenskom periodu hijerarhijsko arhiviranje dokumenata pristup arhivi preko Web browser-a u skladu sa autorizacijom i privilegijama korisnika evidentiranje, klasifikacija, oznaavanje, definisanje dokumenata i predmeta. unos podataka o reavanju predmeta, nainima reavanja, rokovima, itd. evidencija i obrada razliitih akata (albe, tube, izvrenja...) u prvostepenom i drugostepenom postupku obuhvat svih tipova elektronskih dokumenata obuhvat dokumenata preko email-a i elektronskog faksa skeniranje i arhiviranje papirnih dokumenata mogunost prepoznavanja skeniranih dokumenata evidencija i distribucija Ulazno/Izlazne pote i delovodnici povezivanje dokumenata (predmeti, dosijei)
Strana: 3 / 8

upravljanje kontrolisanim kopijama upravljanje verzijama dokumenata upotreba razliitih ifarnika signiranje dokumenta na osnovu organizacione strukture, radnih timova, radnih mesta 7 nivoa autorizacije i zatite od nekontrolisanog pristupa mogunost efikasnog pretraivanja dokumenta (full text search). praenje fizikih lokacija papirnih i mikrofilmskih dokumenata. praenje i evidencija dogaaja nad dokumentima (roita, sastanci, overe i sl.) i njihovo praenje u kalendaru definisanje neogranienog broja radnih postupaka i procedure (workflow) sprovoenje radnih tokova baziranih na propisanim procedurama i dokumentima elektronsko potpisivanje i odobravanje dokumenata izrada neogranienog broja ablona (template) dokumenata i njihova primena integracija sa elektronskom potom, radnim kalendarima, zakazivanjem sastanaka, rezervacijama resursa (sala, automobila, projektora i sl.) mogunost integracije sa drugim softverskim paketima upravljanje zapisima

PRIMENA eOffice U RADU ORGANA DRAVNE UPRAVE

Pod organima dravne uprave ovde se misli na sve dravne organe koji se u poslovima upravljanja dokumentacijom pridravaju Uputstva i Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa dravne uprave, tj. od vlade, ministarstava, vladinih agencija, zavoda i drugih slubi, pa preko drugih dravnih institucija kabineta predsednika republike, skuptinskih tela, i sl., do lokalnih organa uprave optinskih i gradskih uprava, zatim javnih preduzea, i to kako republikih, tako i onih koja funkcioniu na lokalnom nivou, itd. Komponente informacionog sistema NIVO I Osnova - eDMS reenje, namenjeno radu prvenstveno pisarnice, odnosno prijemne kancelarije, uslunog centra i sl. (u daljem tekstu pisarnica). Evidencija predmeta i dokumenata, praenje reavanja u organima i arhiviranje predmeta, a sve u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju i Zakonom o optem upravnom postupku. Ovde se ukljuuju u rad i obraivai predmeta onoliko koliko to zahteva obrada predmeta po upravnom postupku, a prava pristupa predmetu i dokumentu u predmetu se definiu u skladu sa organizacionom strukturom, signirmim planom, ulogama, privilegijama (do 7 nivoa autorizacije). Rad pisarnica organa dravne uprave je u potpunosti ureen Uredbom, odnosno Uputstvom o kancelarijskom poslovanju organa dravne uprave. U tom smislu nae reenje je razvijeno u potpunosti prema navedenim aktima potujui sva propisana pravila i procedure. Osnovni entitet ovog sistema jeste dokument. Od njega sve poinje formira se predmet, koji se klasifikuje po aktuelnoj klasifikacionoj emi, odreuje mu se vrsta postupka (vanupravni, upravni po slubenoj dunosti ili po zahtevu stranke, itd.), zavode podaci o stranci i upuuje organu na reavanje, uz evidenciju i drugih podataka od znaaja (datum zavoenja, kratak sadraj predmeta, broj pod kojim je zaveden u drugoj instituciji, itd.). Predmet po definiciji oznaava skup dokumenata i postupaka koji se odnose na istu stvar, i u tom smislu, u predmet koji je formiran inicijalnim dokumentom (najee nekim zahtevom), se dalje ukljuuju dokumenta koje stranka prilae za potrebe voenja postupka, ili koja nastaju u sistemu kao rezultat obrade predmeta. Postupak u reavanju upravnih predmeta je regulisan Zakonom o optem upravnom postupku, koji definie procedure reavanja, kretanja predmeta u reavanju i mogue akcije koje preduzimaju uesnici u postupku. Shodno tome, sistem nudi mogunost kompletne obrade predmeta. Na prvom mestu to podrazumeva reavanje predmeta u prvom stepenu. Predmet se upuuje nadlenom organu na reavanje, gde se dodeljuje konkretnom obraivau koji se zaduuje za taj predmet. Ovde se strogo vodi rauna o pravima pristupa tako da obraiva moe da
Strana: 4 / 8

pristupi samo predmetima koji su njemu dodeljeni u rad. Obrada predmeta podrazumeva generisanje odreenih dokumenata, unoenje podataka o postupku reavanja i o nainu reavanja, zavisno od vrste postupka. U toku same obrade, mogue je zahtevati od stranke da dopuni dokumentaciju, ili traiti miljenja od drugih institucija, upuivanjem predmeta van organa uprave koji reava. Sva kretanja predmeta se obavljaju preko pisarnice, i svako kretanje se evidentira sa svim relevantnim podacima. Po zavrenoj obradi predmet se prosleuje na arhiviranje. S obzirom na pravo stranke na albu, omoguena je i posebna evidencija albi, i praenje rada drugostepenog organa, uz evidenciju podataka o nainu reavanja albe. Kao i za albe, postoji posebna evidencija i za voenje upravnih sporova, izvrenja i ponovljenih postupaka. Za arhivirane predmete postoje mehanizmi uzimanja iz arhive uz revers, kao i izluivanja arhivske grae po isteku rokova za uvanje. Rad pisarnice je u potpunosti automatizovan, tako da se i potvrda o prijemu podneska, i omot spisa, i dnevna dostavna knjiga tampaju direktno iz sistema, ime su rune evidencije potpuno zamenjene elektronskim. Svi izvetaji, koje je pisarnica u obavezi da dostavlja, kako internim organima, tako i upravnoj inspekciji, su takoe automatizovani i praktino u svakom momentu dostupni. Dakle, ovim je obuhvaeno, kompletno evidentiranje predmeta i dokumenata, njihovo klasifikovanje i razvrstavanje, upuivanje na reavanje, evidentiranje svih akata, kretanja predmeta u toku reavanja, pa sve do arhiviranja. Sistem podrava mehanizme skeniranja svih dokumenata i/ili pridruivanje bilo kog oblika elektronskog dokumenta predmetu, njihovo uvanje, uz visok stepen zatite podataka i dokumenata i kontrole pristupa. Na taj nain praktino se formira elektronski predmet i stvaraju preduslovi za budue poslovanje bez papira, naroito imajui u vidu primenu Zakona o elektronskom potpisu, koja se oekuje u vrlo bliskoj budunosti. Takoe, veoma bitan segment jeste i sistem izvetavanja koji obezbeuje sve potrebne vrste pregleda i izvetaja, pomou kojih se u velikoj meri moe automatizovati i rad upravnih inspektora i unaprediti sistem izvetavanja kako interno u pojedinanim organima, tako i viih nivoa u hijerarhiji organa dravne uprave. NIVO II Detaljna, struna, obrada predmeta, zavedenih kroz eDMS sistem. Ovo podrazumeva obradu predmeta u skladu sa zakonima i drugim pravnim normama iz odgovarajuih oblasti, to predstavlja izvesnu razradu i primenu eDMS reenja na specifine oblasti iz nadlenosti konkretnih organa dravne uprave. Izmeu ostalih, tu spadaju: Urbanizam i izgradnja objekata (stambeno-komunalni i poslovi urbanizma i izgradnje objekata), Inspekcijski poslovi (graevinska, komunalna, saobraajna, ekoloka, sanitarna, prosvetna, trina inspekcija...), Imovinsko pravni poslovi, Graanska stanja, itd.

Ovo podrazumeva unos specifinih podataka iz konkretnih oblasti (objekti, parcele, inspekcijski nadzor, promene imena, prezimena i sl.), i na osnovu unetih podataka generisanje odgovarajuih dokumenata (reenja, zakljuci, zapisnici, itd.), prema unapred definisanim ablonima dokumenata, a u skladu sa odgovarajuim pravnim propisima. Pored navedenih oblasti, ovaj sistem moe biti primenjen i u neke druge koje su od interesa za konkretan organ dravne uprave. NIVO III Komunikacija sa graanima ovaj sistem moe biti unapreen i dodatnim servisima koji putem savremenih kanala komunikacije omoguavaju graanima, i drugim korisnicima usluga organa dravne uprave, da na jednostavniji i sofisticiraniji nain komuniciraju sa konkretnim organom. Radi se dakle, o web portalima i sms servisima, preko kojih je mogue dobiti informacije o poslovima koji se obavljaju u konkretnom organu, nainima i potrebnim predradnjama za pokretanje odreenih postupaka, statusu
Strana: 5 / 8

pokrenutih postupaka, i sl. Primenom Zakona o elektronskom potpisu bie omogueno i podnoenje pojedinih zahteva i uruivanje reenja i drugih dokumenata putem web portala, to e u potpunosti stvoriti uslove da se i ovaj segment rada organa dravne uprave maksimalno modernizuje i dovede na nivo naprednih evropskih zemalja. WEB portal omoguava registrovanim korisnicima da izvre uvid u stanje svojih predmeta i dokumenata, kao i da upute odreene zahteve i isprate statuse u reavanju tih zahteva. Primenom Zakona o elektronskom potpisu ove usluge e posebno dobiti na znaaju. U saradnji sa konkretnim organom uprave mogue je predvideti i druge sadraje: uvid u biraki spisak, uvid u stanje poreskih zaduenja, prijavljivanje na mailing listu, i sl. (zavisno od toga ta ve imaju na svom oficijelnom sajtu, a ta ele da postave na portal). SMS obavetavanje nudi mogunost automatskog obavetavanja stranaka o promenama na njihovim predmetima i dokumentima, ukoliko to stranka eli, tj. ukoliko ostavi svoj broj mobilnog telefona. Ovaj servis omoguava i druge vrste obavetavanja graana, za ta praktino ne postoje ogranienja, ve zavise iskljuivo od ideja i volje organa uprave da i na ovaj nain pokae graanima koliko brine o njima. NIVO IV Komukacija sa javnim preduzeima Zajedniki alter. Osnovna ideja je da se na jednom mestu alteru, primaju i evidentiraju sve primedbe graana iz svakodnevnog ivota (ulina rasveta, psi lutalice, problemi sa centralnim grejanjem, itd.). Na tom alteru radi slubenik koji je obuen da prepozna koja sluba, javno preduzee ili neka druga institucija je nadlena za reavanje konkretnog zahteva. Zahtevi se primaju putem e-maila, sms-a, telefonom, preko govornog automata, sa web portala ili lino, a zatim se upuuju nadlenom preduzeu/slubi/instituciji, koja ima svoj deo aplikacije, kroz koji unosi podatke o reavanju dodeljenog zahteva. Na Zajednikom alteru se prate statusi zahteva i obavetavju graani o tome. Na taj nain graani su poteeni etnje od altera do altera, niti uopte razmiljaju o tome ko je nadlean za problem koji imaju dovoljno je da problem prijave na Zajedniki alter, i da saekaju odgovor. Ovo je jedan potpuno novi vid komunikacije izmeu graana i dravne administracije, kako na lokalnom tako i na viim nivoima, koji je usmeren jedino na reavanje problema graana iz svakodnevnog ivota, i nije optereen posebnim propisima i pravilima koja su esto i smetnja u samoj komunikaciji.

ZATITA I AUTORIZACIJA
Implementacija eDMS sistema podrazumeva bezbedan rad svih korisnika u skladu sa njihovom autorizacijom i sistemom zatite dokumenata od neovlaenog pristupa. Svaki autorizovani korisnik moe da vidi samo one dokumente kojima po bilo kom osnovu ima pravo da pristupi. Standardna implementacija zatitne eme se moe sprovesti na vie nivoa (sedam). Bez obzira na implementaciju modela zatite, dokument moe da se aurira samo u odreenim stanjima, koje zavisi pre svega od njegovog ivotnog ciklusa, odnosno poslovnih pravila. Poseban aspekt u implementaciji zatite od neovlaenog pristupa je poverljivost dokumenta. Poverljive dokumente (u pogledu na tip zatite) mogu da vide samo ovlaeni korisnici. Dokument preuzima stepen poverljivosti predmeta kome pripada. Pored toga, postoji i posebno ovlaenje koje privilegovanim korisnicima omoguava pristup svim dokumentima bez obzira na tip zatite. Autor dokumenta moe da, bez obzira na izabrani tip zatite ili signirni plan, na odreenom dokumentu dodeli prava itanja ili auriranja drugoj osobi - korisniku. To moe da uradi na nivou organizacione jedinice, uloge, radnog mesta ili konkretnog korisnika, bazirajui se na predmetu ili nekom dokumentu. Ukoliko to izvede na nivou predmeta, to vai za sve dokumente tog predmeta. Ako dodeli prava samo na dokumentu, vai samo za taj dokument. U osnovi, uvek vae prava odreena signirnim planom koji proistie iz organizacione strukture. Ta prava moemo potom da proirimo pravima koja proizilaze iz odreenog postupka ili faze. Pored toga, moemo da, bez obzira na signirni plan, odredimo dodatne autore/itaoce za pojedinane faze postupka.

Strana: 6 / 8

PREDNOSTI UVOENJA DOKUMENTACIONOG SISTEMA

Prednosti koje predstavljaju konkretan rezultat uvoenja dokumentacionog sistema su brojne i viestruke. Neke od njih su merljive i moemo izraunati direktne utede u vremenu rada, smanjenju trokova, poveanju efikasnosti u radu, i sve to kvantifikovati kroz odreene pokazatelje uspenosti poslovanja. Mnoge tehno-ekonomske analize su dokazale da se uloena sredstva u Sistem za upravljanje dokumentacijom povrate u periodu od 2,5 godine, dok se u petogodinjem periodu ostvari uteda u visini uloene investicije. Neke prednosti ne moemo direktno meriti, ali je vie nego sigurno da one znaajno doprinose koncentraciji i ureenju skupova informacija o poslovanju, podizanju organizacione sposobnosti, nivoa zadovoljstva graana i zaposlenih, i uopte podizanju opteg imida organa dravne uprave. U daljem tekstu su navedene samo neke prednosti koje direktno doprinose poveanju efikasnosti i produktivnosti poslovanja, odnosno smanjenju direktnih trokova poslovanja. POVEANJE STEPENA EFIKASNOSTI I PRODUKTIVNOSTI: Vea efikasnost u evidenciji i dostavi u rad predmeta i dokumenata nema gubitaka vremena, gubljenja dokumenata, kanjenja u dostavi dokumenata. Dokumenti su praktino istog trenutka raspoloivi svim onim korisnicima kojima su namenjeni. Bolji uvid u sve faze reavanje predmeta veoma lako se moe videti ko radi odreene predmete i dokle je ko stigao. Na ovaj nain se mogu pokriti sve oblasti i sve organizacione celine, a posebno one koje nisu obuhvaene nekim drugim softverskim paketima. Takoe, omoguena je laka komunikacija meu zaposlenima na bazi e-maila, radnog kalendara, standardizovanih ifarnika, itd. Bolja podela poslova ime se postie vei uinak u radu to je direktna posledica doslednog praenja radne procedure i zauzetosti odgovornih izvrilaca. U potpunosti je podrana hijerarhijska organizaciona struktura i sva prava i odgovornosti svih korisnika, koja proistiu iz nje. Standardizacija radnih procedura, implementacija poslovnih pravila, njihovo sprovoenje kroz poslovne procese i nadzor kroz formalizovane dokumentacione tokove. Aplikacija omoguava da se dosledno sprovodi radna procedura, koriste standardni propisani oblici dokumentacije (na bazi standardizovanih ablona). Veoma brzo i lako se mogu unositi novi ili menjati postojei radni tokovi, poslovna pravila, tipovi dokumenata bez ikakve intervencije na programu od strane programera. Transparentna sledljivost dokumentacije, koja se zasniva na povezivanju veeg broja razliitih dokumenata koji proistiu jedan iz drugog ili se odnose na istu stvar, postupak, odreenu stranku, organizacionu jedinicu, radnika ili bilo koji drugi subjekat ili objekat poslovanja. Takoe je omoguena i integracija sa objektima iz drugih softverskih paketa koji su u upotrebi, na takav nain da se mogu prikazati svi dokumenti ili predmeti koji su u vezi sa nekim objektom, bilo da im se pristupa iz dokumentacionog ili nekog drugog sistema. Na ovaj nain se obezbeuje primena jedinstvenog sistema oznaavanja dokumentacije i drugih objekata, i to na nivou kompletnog organa uprave. Sistem daje kompletne zapise o tome ko je, kada i ta radio na odreenom dokumentu ili predmetu. Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor nad dokumentima u skladu sa definisanom autorizacijom korisnika. Aplikacija omoguava pouzdano i sigurno uvanje velikog broja dokumenata u duem vremenskom periodu i istovremenu apsolutnu raspoloivost kompletne dokumentacije svakom korisniku koji na nju ima odreena prava. Centralna lokacija omoguava primenu svih bezbednosnih mehanizama zatite dokumentacije. Koncentracija i dostupnost informacija, koja je omoguena svim autorizovanim korisnicima uz strogo potovanje njihove autorizacije i prava. Na ovaj nain se moe pristupiti centralnoj arhivi svih dokumenata iz bilo koje lokacije u okviru jedinstvenog informacionog sistema. Pri tom e svi potrebni dokumenti biti raspoloivi i grupisani uz korienje veoma efikasnog i jednostavnog za korienje mehanizma za pretraivanje. Olakan rad i donoenje odluka, koji se bazira na efikasnoj razmeni dokumenata sa strankama direktno iz eDMS-a, elektronsku overu i verifikaciju od strane odgovornih rukovodilaca iz bilo koje lokacije organa uprave (ukljuujui i udaljene lokacije, od kue, sa slubenog puta) uz puno potovanje njihove autorizacije i bezbednosti sistema.

SMANJENJE TROKOVA POSLOVANJA: Smanjenje dugotrajnih procesa ureivanja papirne dokumentacije uteda u vremenu rada;
Strana: 7 / 8

Smanjenje trokova sistema izmena i dopuna, uvanja i pretraivanja uteda u izradi kontrolisanih kopija i njenom nadzoru, mnogo bre i jednostavnije pronalaenje predmeta i dokumenata; Smanjena koliina papirnih dokumenata u obradi smanjenje trokova za tampanjem papirnih dokumenata i trokova distribucije i slanja; Smanjenje potrebnog prostora za arhivu i uvanje papirnih dokumenata uteda u radnom prostoru; Smanjenje trokova za kopiranje i odravanje kopir aparata uteda u odravanju.

ZAKLJUAK
Ovim dokumentom predstavljen je informacioni sistem za upravljanje dokumentacijom, i to sa namerom autora, da prvo uopteno daju prikaz document management sistema, a zatim i mogunosti, nain i efekte njegove primene u organima dravne uprave. U tom smislu, navedene su opte karakteristike i mogunosti naeg eDMS-a, ija bi se mo u najkraem mogla definisati kroz: fleksibilnost mogunost definisanja radnih tokova, procedura, vrsta dokumenata, itd. bez potrebe za dodatnim programiranjem, ime se samo reenje vrlo jednostavno prilagoava razliitim potrebama razliitih korisnika multiplatformski rad sistem je nezavisan od platforme, tj. operativan je i na Microsoft platformi kao i na razliitim linux distribucijama bezbednost bezbednost samih dokumenata, kako od fizikog oteenja, tako i od neovlaenog korienja je na veoma viskom nivou, i ogleda se u posebnoj strukturi arhivskog servera, i u definisanim pravima pristupa, kako samim dokumentima, tako i uopte podacima o predmetima, strankama, itd.

Implementacija ovog sistema u organe dravne uprave e pribliiti dravnu administraciju graanima, naroito u onim segmentima gde graani najee komuniciraju sa dravnom upravom, uinie rad tih organa transparentnijim i na taj nain pokazati graanima jasnu i odlunu nameru da se u potpunosti stavi u slubu svojih graana, to je ujedno i cilj svake moderne i napredne uprave. Sa druge strane, dobie potpuno ureen sistem poslovanja, sa jasnim zaduenjima i ostvarenim uincima svakog pojedinanog radnika u upravi, i to je jo vanije sistematizovane radne tokove, procedure, dokumenta, izvetaje, itd., to takoe predstavlja jedan od osnovnih ciljeva svih organa dravne uprave. Implementacija predstavljenog reenja, predstavlja moan alat u rukama organa dravne uprave, koji vodi realizaciji ovih ciljeva.

Strana: 8 / 8