Studija sluaja

Profil klijenta:
Zavod za urbanizam u Subotici osnovan je 1963. godine. Osnovna delatnost JP Zavod za urbanizam Optine Subotica je izrada prostornih i urbanistikih planova za potrebe Optine Subotica. Do 1990. godine Zavod je poslovao u obliku drutvenog preduzea, na poslovima prostornog i urbanistikog planiranja i geodezije a od 01. maja 1990. godine Zavod je pripojena struna sluba bivih samoupravnih interesnih zajednica u stambeno-komunalnoj oblasti. Nakon statusnih promena u JP "Zavod za urbanizam, izgradnju i ureivanje optine Subotica". Skuptina optine Subotica na sednici odranoj 08. jula 2005. godine osnovala je dva nova javna preduzea: Zavod za urbanizam optine Subotica i Direkcija za izgradnju optine Subotica. Obe ustanove danas imaju UniDocs. Krajem 2006. godine uveden je Sistem kvaliteta ISO 9001:2000, a poetkom 2007. godine u Zavodu je uveden elektronski sistem za upravljanje dokumentacijom UniDocs. Osnovne delatnosti Zavoda za Urbanizam su struni i administrativni poslovi vezani za ureenje prostora i naselja, i izrada prostornih i urbanistikih planova za potrebe Optine Subotica, kao i za potrebe drugih naruilaca, tj. stanovnitva i investitora. Pored gore navedenih poslova, Zavod obavlja i strune poslove kao to su: geodezija, tehniko savetovanje investitora i razvojni konsalting.

Problem klijenta
Javno preduzee "Zavod za urbanizam optine Subotica" sastoji se iz sledeih organizacionih jedinica: SEKTOR ZA POSLOVE URBANISTIKOG I PROSTORNOG PLANIRANJA, EKONOMSKO-FINANSIJSKE I PRAVNE POSLOVE, u okviru kojeg postoje:

Sluba urbanistikog i prostornog planiranja Sluba ekonomsko-finansijskih i pravnih poslova Odeljenje za razvojni konsalting Odeljenje zatitu ivotne sredine Svi sektori su usko povezani kroz poslovne procese kao i dokumentacija koja se obrauje u svakom od njih. Pored standardnih dokumenata u okviru svakog posla, bilo da se radi o pravnom ili fizikom licu, rade se i dosta sloeni projekti u kojima uestvuje vie ljudi koji u svakom trenutku moraju imati informacije do kog statusa je stogao odreeni projekat. Na taj nain se i stvorila potreba za sistemom za upravljanje dokumentacije i poslovnih procesa.

Zahtevi klijenta
Sistem za upravljanje dokumentacijom i procesima kretanja dokumentacije je obavezno morao da sadri: Klasifikaciju dokumenata Uspostavljanje centralne arhive elektronskih fajlova Standardizacija formi dokumenata (abloni) Upotreba razliitih ifarnika (poslovni partneri, drave, potanski brojevi, kljune rei...) Signiranje dokumenata autorizacija korisnika Radne tokove (workflow) - definisanje i sprovodjenje poslovnih pravila, nadzor nad radnim postupcima Upravljanje verzijama i kontrolisanim kopijama Praenje i evidencija dogadjaja u sistemu za upravljanje dokumentima Mehanizam za pretraivanje dokumenata Izvetaje Oglasne table

UniDocs reenje
Prva faza: Implementacija
Pomou modula MetaDizajner uradjena je kompletna konfiguracija poslovnog sistema: kreiranje korisnika, kreiranje klasa dokumenata (prostih i sloenih), definisanje i postavljanje ablona, definisanje atributa, definisanje radnih tokova (workflow), dodeljivanje dozvola korisnicima nad dokumentacijom,kreiranje oglasnih tabli za publikaciju dokumenata. Prilikom definisanja workflow-a definisano je vie alternativnih tokova dokumenata s obzirom da odredjeni projekti kao i

dokumentacija imaju razliite putanje u zavisnosti od toga da li se radi o fizikom ili pravnom licu. Izvetaji akcenat je dat na definisanje izvetaja kako bi klijentu bilo omogueno da u svakom trenutku moe da ima uvid nad projektima, njihovom statusu, odgvovornim licima koji ga odobravaju kao i onim koji uestvuju u njemu. Implementacija se vrila uz prisustvo klijenta koga smo u isto vreme obuavali za MetaDizajnera. Na svim radnim stanicama instaliran modul Klijent a kod direktora zavoda i efova sektora modul Administrator (modul omoguava nadgledanje i praenje celog poslovnog sistema i aktivnosti korisnika.)

Druga faza: Obuka

Pripremljen primer dva poslovna procesa koji pokriva sve korisnike koji je pokazan na obuci (neophodno je buduim korisnicima prikazati realan primer iz njihove organizacije kako bi lake prepoznali problematiku i savladali logiku naeg sistema). Nakon toga je odrana obuka i pokazane funkcionalnosti UniDocs-a kroz ive primere.

Rezultati:
Uvoenjem UniDocs sistema postignuti su sledei rezultati:
Sva ulazna, izlazna i interna dokumenta se evidentiraju u UniDocsu, dobijaju svoj jedinstveni broj i nastavljaju da ive kao elektronski dokumenti u sistemu Celokupna ulazna dokumentacija se skenira na prijemnoj kancelariji i odatle dalje distribuira u elektronskom obliku pri emu se orginali ne oteuju niti gube. U svakom trenutku je dostupna aurna informacija o kretanju dokumenata, stanju projekata, planiranoj zaradi za tekui mesec, na koliko projekata radi odgovorni urbanista itd. Omoguen dnevni, nedeljni ili meseni pregled ulaznih i izlaznih rauna i predrauna Elektronskom overom dokumenta postignuta uteda papira i tonera Kretanje papira i zaposlenog po preduzeu je svedena na minimum Mogunost nestajanja dokumenata je izbegnuta

Obezbeena sledljivost dokumentacije ISO Standarda u elektronskom obliku Objedinjena elektronska arhiva izlaznih planova (Word i AutoCad) Izgubljeno vreme u traenju dokumenta u potunosti smanjeno jer je uvodjenjem sistema kreirana centralizovana arhiva kroz iju pretragu je mogue za svega nekoliko trenutaka pronai potreban dokument ili projekat. Za Zavod za urbanizam optine Subotica je bitno da zbog svojih klijenata u svakom trenutku umaju uvid nad svom dokumentacijom kao i projektima vezanim bilo za fiziko ili pravno lice. Ukoliko im se klijent obrati i trai kompletnu dokumentaciju vezanu za njegov posao, zaposleni u Zavodu za urbanizam optine Subotica ga mogu bez problema nai i odtampati ili iz sistema dobiti podatke gde se fiziki nalazi traeni predmet. Najvie rukovodstvo u svakom trenutku ima uvid u rad svojih zaposlenih Omogueno kreiranje vie vrsta izvetaja u kojima se u svakom trenutku moe videti status odreenog predmeta ili projekta, odgovorna lica koja taj predmet nadgledaju i odobravaju ili finansijski izvetaj koji prikazuje sve tekue fakture i njihovo plaanje itd.

www.unidocs.biz OSA Raunarski Inenjering Takovska 45/VI, 11000 Beograd, Srbija; tel/fax: (+ 381 11) 3290-362, 3291-353; e-mail: kontakt@osa.rs