Bridging the Distance: 

Online Meeting Software 
Tip Sheet and Resource Guide 
 
Basics 
• Online meeting software also referred to as web conferencing software or webinar software 
allows you to connect with an audience online 
• Online meeting software applications typically have tools such as screen share, audio feed, 
video capability and chat that make it easy to interact with an audience from a distance 
• Online meeting options allow you to quickly connect with colleagues or students  
• Online meeting software can be quickly installed on personal computers or laptops 
• Use online meeting software to create a virtual interactive classroom and enhance distance education 
 
*For our introduction and example, we will be working with Dimdim http://www.dimdim.com/. 
Please see below for information on other online meeting software options. 
 
 
 
Meeting Set Up 
To get started, visit https://estore.dimdim.com/user/signup to create a free Dimdim account. Signing up for a Dimdim account requires 
creating a Dimdim ID which works like a username. A password and email address are also necessary before you can begin hosting meetings 
with Dimdim.  
 
 
 
 
Create an account 
 
ID. You will use your 
 
ID to log in. Your ID 
 
also appears when 
 
you join or host a 
 
meeting.  

1 10/13/2009 (EJH) 
 
Getting Started 
  You can start using Dimdim immediately. Dimdim provides several ways to access online meetings.  
 
You can Host a meeting and begin inviting others to join your meeting by sending them email invites through Dimdim.  
 
  
  Enter email 
  addresses for 
  meeting attendees. 
  They will receive an 
  invite with a link to 
  your meeting. 
 
 
 
 
 
 
You can also Join meetings already in progress through Dimdim by 
clicking on the Join Meeting option.  
 
 
 
 
                  Lastly you can schedule a meeting and invite attendees in advance.  
 
 
 
 
 
 
 
 

2 10/13/2009 (EJH) 
 
  
Tools 
  Online meeting software offers users a variety of functions and tools which will help create a 
successful online meeting experience. Common tools include: 
 
 Video – With a webcam installed you can host a meeting and your attendees will be able to see you in 
a small video screen.  
 
Audio – Using a microphone share presentation audio through the meeting software and your 
computer. No phone necessary.   
 
Screen share – Allow meeting participants to see your screen as you work. 
 
URL share – Quickly type in a URL and share only that page with attendees. This option works best 
when you do not want to share your entire screen with the meeting attendees.  
 
Chat – The chat feature, available through most meeting software options, allows you to interact and 
correspond with meeting participants in real‐time. Use chat when audio features are not working, to 
assist individual attendees with technical issues without stopping the class, or take questions from the 
audience to be answered at the end of the session.  
 
Whiteboard – Drawing tool allows you to type, draw, erase or write in the meeting using Paint like 
functions.  
 
File share – With most software you can upload and flip through PowerPoint presentations. You can 
also upload and share other documents through file share applications when available.  
 
Participant list – Allows you to see who in the meeting based on user name or ID.  
 
Archive/Record – Save a meeting or session for review or to share with others.  
 
Video will appear in 
 
this location when 
   
enabled. You can 
  also monitor 
presenter’s audio 
using tools below.   3 10/13/2009 (EJH) 
 
  
This view  Presenters have the 
 
demonstrates  If users are not able  option to record a 
  to hear audio, dial‐in 
sharing a URL with  session for playback 
 
attendees.    option with passcode  or sharing.     
  is available.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 10/13/2009 (EJH) 
 
 
Software  Cost  Capacity  Audio  Presenter  Chat  URL  Desktop  Upload  Upload  White  Available 
Product  Video  Share  Screen  and  other  Board  on­
Sharing  Share  files  campus 
PPT 
Adobe  Call for  7,500 9  9 9  9  9 9 9 9 9
Acrobat  pricing 
Connect 
Adobe  3 for free  3 9 9 9  9  9 9 9 9 9
Acrobat 
ConnectNow 
Dimdim  Free for up  20‐1,000 9 9 9  9  9 9 9 9 9
to 20 then 
$25‐$75 per 
month 
GoToMeeting  Free trial  Up to 15  9 9 9    9 9 9 9 9
then $39‐ then use 
$49 per  GotoWebinar
month 
Microsoft  Institutional  20,000 9 9 9 9 9 9 9 Coming 
Live Meeting  License  soon 
Twiddla  Free  Unlimited  9 9 9 9 9 9 9
Professional  but only one 
account for  meeting at a 
.edu emails  time 
WebEx  Free trial  35,000 9 9 9   9 9 9 9
then up to 
$69 per 
month 
YuuGuu  5 for free  Unlimited  9 9   9 9
then $15‐ for paid 
$30 per  accounts 
month 
Zoho  Free for 1  1‐25 9    9 9
then $12 ‐ 
$24 per 
month 

See http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_web_conferencing_software for detailed comparison chart  5 10/13/2009 (EJH) 
 
  
Microsoft Live Meeting 
  Microsoft Office Live Meeting 2007 is an online meeting space that your organization subscribes to or that your organization hosts internally. You can 
meet with your colleagues online and collaborate in real‐time.  From Microsoft, this meeting software integrates well with other Office 2007 programs. 
 
 
Google 
  Google has developed a variety of programs and applications designed to simplify the collaboration process. From Gmail which offers 
chat and talk features for quick communication to GoogleDocs which allows users to collaborate in real time while editing a document. 
Google recently launched Google Wave (limited access at time of publication) which will provide real‐time collaboration and editing through 
applications designed to merge technologies used for email, wikis and social media.  
 
 
V‐Tel 
  On campus UT Health Science Center faculty, staff and students have access to video conferencing services or V‐Tel from the IMS 
department.  With V‐Tel you can host a meeting with the RAHC and/or the Laredo Campus Extension. Appointments must be scheduled in 
advanced. Visit http://ims.uthscsa.edu/communications/videoconf.aspx for pricing and information.   
 
 
 
 
  
Additional Resources and Helpful Reads 
 
For access to additional resources about Social Bookmarking please visit the following link; http://delicious.com/tag/uthsclib+meet 
 
 
The librarians have included links to several articles about Online Meeting Software as well as information to help you get started. Remember 
to check back regularly as we will continue to add links to this page.  
 
Need Help? Ask a Librarian 
(210) 567.2450 
askalibrarian@uthscsa.edu 

6 10/13/2009 (EJH)