MESYUARAT

Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

Jenis-jenis Mesyuarat

Nyatakan jenis mesyuarat yang pernah anda hadiri sebelum ini?

Jenis-Jenis Mesyuarat

Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat

Agung Tergempar Luar Biasa Jawatankuasa

Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun sekali dalam dua tahun mengikut perlembagaan. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.

Laporan aktiviti, laporan kewangan akan dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan.
Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa baru akan diadakan.

Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat yang diadakan secara tergempar yang membincangkan hanya satu agenda sahaja di mana sesuatu keputusan perlu dibuat dengan segera. Kehadiran untuk mesyuarat ini berdasarkan kepada perlembagaan. adalah

Mesyuarat Luar Biasa

Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara.

atau
Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah mengikut perlembagaan.

Mesyuarat AJK
Mesyuarat biasa yang diadakan oleh persatuan untuk menggerakkan aktiviti persatuan. Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola diadakan untuk membincang, merancang dan mengendalikan sesuatu projek.

Format Agenda Mesyuarat

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyurat yang lalu. Perkara-perkara berbangkit Perkara-perkara baru untuk perbincangan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup.

Kump. 1 : Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh pengerusi mesyuarat untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif. Kump. 2 : Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh setiausaha mesyuarat untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif. Kump. 3 : Sila senaraikan sekurang-kurangnya 5 tatasusila yang perlu diambil oleh ahli mesyuarat sepanjang masa mesyuarat dijalankan.

Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN PRA-MESYUARAT SEMASA MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT

Tindakan Pra-mesyuarat
Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda bersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahan bilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari )

..tindakan pra-mesyuarat
Menyediakan kemudahan bilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli

Tindakan semasa mesyuarat

Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran / atau tindakan Merumus mesyuarat

SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI

Tindakan selepas mesyuarat

Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem

Membentuk dan menyusun agenda

Perkara perkara utama dalam agenda: - perutusan pengerusi - pengesahan minit mesyuarat yang lalu - perkara-perkara berbangkit - senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan - pembentangan kertas-kertas kerja jika ada - hal-hal lain - penutup mesyuarat

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai

Senarai semak tugas bilik mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.

Senarai semak tugas bilik mesyuarat

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli ahli

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai. Contohnya,mesyuarat Agung tahunan

Senarai semak tugas bilik mesyuarat Bilik mesyuarat Kerusi , meja mencukupi Lampu boleh digunakan Kipas , alat pendingin Papan putih,pen,pemadam, Alat OHP, layar perak Alat pembesar suara,perakam
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI

senarai semak tugas bilik mesyuarat

Gelas,minuman,air,jag, gula gula,kertas kosong. Pensel,ball pen,kertas tulis, fail dan bahan bahan jika ada.

SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI

Persediaan semasa mesyuarat

Minit mesyuarat lalu Peraturan peraturan mesyuarat Dokumen dokumen yang diperlukan Alatan alatan lain yang diperlukan

SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI

Tatasusila Mesyuarat
1.
2.

3.

4.

Jangan tiba lewat Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat

Tatasusila Mesyuarat
5.

6.

7.

8.

9.

Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Memberi sumbangan Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai Mencari perkara-perkara yang positif Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

Minit Mesyuarat
Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti ada minitnya.
Minit mesyuarat dicatat dan disediakan oleh setiausaha mesyuarat serta diedarkan kepada semua ahli sebelum mesyuarat seterusnya agar tindakantindakan yang perlu, dapat diambil.

Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut: Nama mesyuarat, bilangan dan tahun Tarikh, masa dan tempat Senarai kehadiran Senarai hadir bersama Urus setia senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat Perkara-perkara Berbangkit Perbincangan perkara baru susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat. Perbincangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit Tarikh

Mesyuarat Berkesan

Objektif tercapai Agenda yang jelas Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan berkesan Pengurusan masa yang baik Kemudahan fizikal yang selesa Ahli yang mempunyai kepakaran Perbincangan secara positif Minit Mesyuarat yang tepat Tindakan susulan dilaksanakan

Rumusan

Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan