© 牛津大學出版社 2005

實用寫作
公函教學簡報

簡介
© 牛津大學出版社 2005 簡介

實用寫作：公函
簡介
簡介
 政府部門、機構、團體為
處理公務而寫的書信
 要以團體或機構的名義發
出
 發信人要具備處理公事的
適當職銜

簡介
© 牛津大學出版社 2005 簡介

實用寫作：公函
行文注意事項：
 內容力求簡潔扼要
 用語須符合公事往
來的禮節
 措詞得體有禮。

簡介
© 牛津大學出版社 2005

實用寫作：公函
格式辨正
格式辨正
本校二零零四年度畢業同學之畢業
本校二零零四年度畢業同學之畢業 欠「啟首語
指正當中的錯
證書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於
證書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於 誤
十月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同 」
十月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同
本函和
本函和 台端之香港身份證，駕臨本校校務
台端之香港身份證，駕臨本校校務
處親自領取。
處親自領取。 台端如未克親自領取畢業
台端如未克親自領取畢業
證書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其
證書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其
身份證及 台端親筆簽署之授權書，始獲 收結語應入
指正當中的錯
身份證及 台端親筆簽署之授權書，始獲
准代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份
准代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份 誤 兩格書寫
，請填妥後一併交回為荷。
，請填妥後一併交回為荷。
此致
此致 年、月、日都
二零零四年度畢業同學
二零零四年度畢業同學 指正當中的錯
應該寫上，在
語文中學
語文中學 誤
校務主任 頂格書寫較為
校務主任
莊重
毛祈寅啟
毛祈寅啟
簡介
© 牛津大學出版社 2005

實用寫作：公函
逕啟者：本校二零零四年度畢業同學之畢業證
逕啟者：本校二零零四年度畢業同學之畢業證
啟首語：頂
啟首語： 書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於十
書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於十
格書寫，傳統 月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同本
月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同本
式公函多用「 函及 台端之香港身份證，駕臨本校校務處
函及 台端之香港身份證，駕臨本校校務處
敬啟者」或
敬啟者 親自領取。
親自領取。 台端如未克親自領取畢業證
台端如未克親自領取畢業證
「逕啟者」
逕啟者 書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其身
書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其身
，前者語氣較 份證及
份證及 台端親筆簽署之授權書，始獲准
台端親筆簽署之授權書，始獲准
有禮。覆信時 代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份，
代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份，
用「敬覆者 請填妥後一併交回為荷。
請填妥後一併交回為荷。
」或「逕覆 此致
此致
者 」。 二零零四年度畢業同學
二零零四年度畢業同學
語文中學
語文中學
校務主任
校務主任

毛祈寅啟
毛祈寅啟
簡介 二零零四年十月三日
二零零四年十月三日
© 牛津大學出版社 2005

實用寫作：公函
逕啟者：本校二零零四年度畢業同學之畢業證
逕啟者：本校二零零四年度畢業同學之畢業證
正文：接冒
正文： 書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於十
書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於十
號後書寫， 月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同本
月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同本
包括 開端、
開端 函及
函及 台端之香港身份證，駕臨本校校務處
台端之香港身份證，駕臨本校校務處
主體和
主體 結尾 親自領取。
親自領取。 台端如未克親自領取畢業證
台端如未克親自領取畢業證
。 書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其身
書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其身
份證及
份證及 台端親筆簽署之授權書，始獲准
台端親筆簽署之授權書，始獲准
代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份，
代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份，
收束語：內
收束語： 請填妥後一併交回為荷。
請填妥後一併交回為荷。
此致
此致
移兩格書寫
二零零四年度畢業同學
二零零四年度畢業同學
，一般用「 語文中學
此致」，覆 語文中學
此致 校務主任
校務主任
信用「 此覆
」。 毛祈寅啟
毛祈寅啟
簡介 二零零四年十月三日
二零零四年十月三日
© 牛津大學出版社 2005

實用寫作：公函
收信人：頂
收信人： 逕啟者：本校二零零四年度畢業同學之畢業證
逕啟者：本校二零零四年度畢業同學之畢業證
書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於十
書業已印就，並經有關人員簽署完竣。請於十
格寫上 收信
月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同本
月五日至十一月五日期間，在辦公時間攜同本
人稱謂。
人稱謂 函及 台端之香港身份證，駕臨本校校務處
函及 台端之香港身份證，駕臨本校校務處
親自領取。
親自領取。 台端如未克親自領取畢業證
台端如未克親自領取畢業證
下款：在右下
下款：
書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其身
書，亦可由他人代領，惟代領人必須出示其身
方寫上發信人 份證及 台端親筆簽署之授權書，始獲准
份證及 台端親筆簽署之授權書，始獲准
所屬機構、
所屬機構 職 代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份，
代領。隨函附上畢業生就業情況調查表乙份，
銜 和 姓名，後
姓名 請填妥後一併交回為荷。
請填妥後一併交回為荷。
面加上 啟告語 此致
此致
。 二零零四年度畢業同學
二零零四年度畢業同學
日期：頂格寫
日期： 語文中學
語文中學
上完整的 年 、 校務主任
校務主任
月、日。
毛祈寅啟
毛祈寅啟
簡介 二零零四年十月三日
二零零四年十月三日
© 牛津大學出版社 2005
實用寫作：公函
用語辨正
用語辨正
敬覆者：本公司早在本月十一日已收到　閣下的
敬覆者：本公司早在本月十一日已收到　閣下的
敬覆者：本公司早在本月十一日已收到　閣下的
敬覆者：本公司早在本月十一日已收到　閣下的
來信。對於　閣下持有本公司信用卡超過五年，
公函的措
公函的措
指出例子
來信。對於　閣下持有本公司信用卡超過五年，
卻不能獲得多用途電話錄音機作為贈品的投訴，
卻不能獲得多用途電話錄音機作為贈品的投訴， 詞必須得
詞必須得
中不當的
本公司實在不能接受。雖然本公司一向重視顧客
本公司 實在不能接受。
實在不能接受 雖然本公司一向重視顧客
實在不能接受 雖然
本公司實在不能接受。雖然本公司一向重視顧客
本公司 實在不能接受。 雖然本公司一向重視顧客
雖然 體有禮，
體有禮，
用語
的意見，惟推廣計劃簡章已清楚注明上述贈品只
的意見，惟推廣計劃簡章 已清楚注明上述贈品只
已清楚注明
的意見，惟推廣計劃簡章已清楚注明上述贈品只
的意見，惟推廣計劃簡章 已清楚注明上述贈品只
已清楚注明
為成功申請本公司信用卡的新客戶而設，因此絕
為成功申請本公司信用卡的新客戶而設，因此 絕 絕不能傲
絕不能傲
為成功申請本公司信用卡的新客戶而設，因此絕
為成功申請本公司信用卡的新客戶而設，因此 絕
不可能破例贈予舊客戶。惟　閣下惠顧本公司多
不可能破例贈予舊客戶。
不可能
不可能破例贈予舊客戶。
不可能 惟
惟　閣下惠顧本公司多
不可能破例贈予舊客戶。惟　閣下惠顧本公司多
　閣下惠顧本公司多 慢無禮。
慢無禮。
年，現隨信附上屬下銀河餐廳自助晚餐八折優待
年，現 隨信附上屬下銀河餐廳自助晚餐八折優待
隨信附上
年，現隨信附上屬下銀河餐廳自助晚餐八折優待
年，現 隨信附上屬下銀河餐廳自助晚餐八折優待
隨信附上
券兩張，以表謝意。
券兩張，以表謝意。
此覆
此覆
李不平先生
李不平先生
包羅百貨有限公司客戶服務
包羅百貨有限公司客戶服務
部經理
部經理
陳素
陳素
心覆
心覆
簡介
© 牛津大學出版社 2005

正確用語
實用寫作：公函
正確用語
敬覆者：感謝　閣下於本月十一日的來函！對於
敬覆者：感謝　閣下於本月十一日的來函！對於
　閣下不滿持有本公司信用卡超過五年，卻不能
公函的措
公函的措
　閣下不滿持有本公司信用卡超過五年，卻不能
獲得多用途電話錄音機作為贈品的投訴，本公司
獲得多用途電話錄音機作為贈品的投訴，本公司 詞必須得
詞必須得
在此深表歉意！本公司一向重視顧客的意見，惟
在此深表歉意！本公司一向重視顧客的意見，惟 體有禮，
體有禮，
推廣計劃簡章注明上述贈品只為成功申請本公司
推廣計劃簡章注明上述贈品只為成功申請本公司
信用卡的新客戶而設，因此難以破例贈予舊客戶 絕不能傲
絕不能傲
信用卡的新客戶而設，因此難以破例贈予舊客戶
，敬請見諒！為表歉意和感謝　閣下歷年來惠顧
，敬請見諒！為表歉意和感謝　閣下歷年來惠顧 慢無禮。
慢無禮。
本公司的盛情，謹奉上本公司屬下銀河餐廳自助
本公司的盛情，謹奉上本公司屬下銀河餐廳自助
晚餐八折優待券兩張，敬請光臨。
晚餐八折優待券兩張，敬請光臨。
此覆
此覆
李不平先生
李不平先生
包羅百貨有限公司客戶服務
包羅百貨有限公司客戶服務
部經理
部經理
陳素
陳素
心覆
心覆
簡介
© 牛津大學出版社 2005

實用寫作：公函

網頁：實用文教室
網頁：
網址：
http://www.ktklgss.edu.hk/interactive/chinese/p
ractical/
簡介：介紹公函的格式，並提供示例。
簡介：

簡介