C©u 10. ThiÕt kÕ tæ chøc lµ g×?

tr×nh bµy c¸c ph¬ng

ph¸p thiÕt kÕ tæ chøc hµnh chÝnh nhµ níc?
ThiÕt kÕ tæ chøc (bao gåm c¶ thiÕt kÕ míi vµ thiÕt kÕ ®iÒu
chØnh) lµ t¹o ra ®îc mét c¬ cÊu tæ chøc phï hîp víi nh÷ng g×
thay ®æi cña tæ chøc nh:M«i trêng bªn ngoµi, chiÕn lîc ph¸t
triÓn tæ chøc, quy m« tæ chøc, c«ng nghÖ ®îc sö dông.
ThiÕt kÕ tæ chøc lµ mét qu¸ tr×nh x©y dùng(míi) hoÆc thay
®æi c¬ cÊu tæ chøc.
C¸c tæ chøc tån t¹i díi nhiÒu d¹ng c¬ cÊu. thiÕt kÕ tæ chøc
t¹o ra t¸c phÈm cuèi cïng lµ c¸c c¬ cÊu ®ã. Tuy nhiªn ®iÒu
quan t©m cña thiÕt kÕ tæ chøc kh«ng chØ t¹o ra c¬ cÊu –
tøc ph©n chia c¸c ho¹t ®én vµ h×nh thµnh c¸c bé phËn mµ
quan träng h¬n lµ x¸c ®Þnh c¸c mèi quan hÖ , c¬ chÕ phèi
hîp gi÷a c¸c bé phËn ®ã víi nhau. S¶n phÈm cña thiÕt kÕ tæ
chøc chÝnh lµ mét s¬ ®å bè trÝ c¸c bé phËn vµ c¸c mèi quan
hÖ gi÷a c¸c bé phËn ®ã víi nhau.
NÐt ®Æc trng chung cña viÖc thiÕt kÕ c¬ cÊu tæ chøc ®ã
®Òu xoay quanh 5 yÕu tè quan träng:
-ph©n c«ng lao ®éng.
-Thèng nhÊt chØ huy
-quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm
-kh«ng gian kiÓm so¸t
-ph©n chia thµnh c¸c bé phËn
C¸c ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ tæ chøc:
-ph¬ng ph¸p t¬ng tù
§©y lµ ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ tæ chøc míi dùa vµo viÖc thõa
kÕ nh÷ng thµnh c«ng, g¹t bá nh÷ng yÕu tè bÊt hîp lý hoÆc
kh«ng t¬ng thÝch cña mét tæ chøc cã s½n . ViÖc lùa chän
mét tæ chøc cÇn tu©n theo nh÷ng tiªu chuÈn nhÊt ®Þnh.VÝ
dô viÖc thµnh lËp mét bé th× bé ®ã ph¶i thùc hiÖn nh÷ng
néi dung qu¶n lý nhµ níc ®Ých thùc ®Æc trng víi nh÷ng chøc
n¨ng cã tÝnh luËt ®Þnh nh:
+x©y dùng thÓ chÕ, quy ho¹ch , kÕ ho¹ch chiÕn lîc tr×nh
chÝnh phñ.
+xem xÐt híng dÉn , hç trî dù ¸n vµ s¸ng kiÕn cña d©n cña
tæ chøc vµ x· héi phï hîp víi chiÕn lîc ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi
b»ng mét c¬ chÕ hiÖu qu¶.
+trùc tiÕp thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô b¾t buéc kh«ng thÓ
uû th¸c hoÆc x· héi ho¸.
+qu¶n lý c¬ quan sù nghiÖp c«ng cung cÊp dÞch vô cho
d©n.
+thanh tra toµn bé x· héi trªn lÜnh vùc mµ bé qu¶n lý.
¦u ®iÓm næi bËt cña ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ tæ chøc nµy lµ
qu¸ tr×nh h×nh thµnh ®Ò tæ chøc nhanh, chi phÝ thiÕt kÕ
tæ chøc Ýt, thõa kÕ cã ph©n tÝch nh÷ng kinh nghiÖm quý
b¸u cña qu¸ khø. Tuy nhiªn , lu«n lu«n ng¨n ngõa sù sao chÐp
m¸y mãc kinh nghiÖm, mµ m«i trêng hiÖn t¹i vµ dù b¸o t¬ng
lai kh«ng thÓ chÊp nhËn ®îc. Ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ tæ chøc
nµy ®· ®îc ¸p dông kh¸ phæ biÕn ë nhiÒu n¬im nhiÒu níc
trªn thÕ giíi.
-Ph¬ng ph¸p ph©n tÝch
§©y lµ ph¬ng ph¸p khoa häc ®îc ¸p dông réng r·i cho c¸c c¬
quan hµnh chÝnh nhµ níc. §Ó thiÕt kÕ c¬ quan hµnh chÝnh
cÊp Bé cÇn ph¶i :
+ph©n ®Þnh râ rµng thuËt ng÷ “nhiÖm vô”víi thuËt ng÷
“chøc n¨ng”. NhiÖm vô lµ viÖc cÇn ph¶i ®¹t tíi, cßn chøc n¨ng
lµ nh÷ng hµnh ®éng cÇn ph¶i lµm ®Ó thùc hiÖn tèt nhiÖm
vô.
+Ng¨n ngõa sù chång chÐo trïng lÆp chøc n¨ng.Còng cÇn
ph¶i m« t¶ chi tiÕt b¶n chÊt c¸c chøc n¨ng , chøc n¨ng ®éc
lËp t¬ng ®èi, chøc n¨ng tÇm vÜ m« vµ vi m«, chøc n¨ng
tæng hîp.
+Trªn c¬ së ®ã lùa chän tªn cña cÊu chóc bé nh ban, vô, côc,
v¨n phßng ®¹i diÖn.
+Tõ ®ã ®a ra nh÷ng ®Æc ®iÓm tªn tæ chøc vÒ chøc n¨ng
chÝnh, chñ yÕu , c¬ cÊu l·nh ®¹o, c¬ cÊu qu¶n lý vµ c¸c mèi
quan hÖ tæ chøc.
Theo kinh ngiÖm cña nhiÒu níc trªn thÕ giíi ®Ó bé m¸y ho¹t
®éng nhÞp nhµng , c©n ®èi cã hiÖu qu¶ lµ ph¶i ph©n tÝch
b¶n chÊt vµ s¾p xÕp tèt c¸c chøc n¨ng theo tr×nh ®é yªu
cÇu chÊt lîng c«ng viÖc. Mét sè néi dung chøc n¨ng sau ®©y
cÇn ph©n tÝch:
-t vÊn vÒ chÝnh s¸ch
-h×nh thµnh ®êng lèi quan ®iÓm chÝnh s¸ch
-triÓn khai thùc hiÖn ch¬ng tr×nh dù ¸n, cô thÓ ho¸ chÝnh
s¸ch.
-®iÒu phèi ch¬ng tr×nh dù ¸n.
-gi¸m s¸t ch¬ng tr×nh dù ¸n.
-®¸nh gi¸ ch¬ng tr×nh dù ¸n.
-nghiªn cøu ph¸t triÓn chÝnh s¸ch.
-ph¸t triÓn vµ duy tr× hÖ thèng th«ng tin.
-thùc hiÖn c¸c dÞch vô c«ng céng
-x©y dùng quy chÕ híng dÉn chuyªn m«n nghiÖp vô
-thóc ®Èy vµ ph¸t triÓn thÞ trêng
-ph©n phèi dÞch vô vµ s¶n xuÊt hµng ho¸ c«ng.
C©u 11. Ph©n tÝch c¸c yÕu tè hiÖu qu¶ cña tæ chøc
hµnh chÝnh nhµ níc.
#Quan niÖm vÒ hiÖu qu¶ cña tæ chøc hµnh chÝnh nhµ níc
HiÖu qu¶ tæ chøc hay tæ chøc cã hiÖu qu¶ ®îc xem xÐt
mang tÝnh tæng thÓ trªn tÊt c¶ c¸c ph¬ng diÖn ho¹t ®éng
cña tæ chøc.
HiÖu qu¶ cña tæ chøc trong c¸ch t duy míi ®îc xem xÐt ®Þnh
nghÜa kh«ng chØ liªn quan ®Õn tæ chøc mµ cßn g¾n liÒn víi
sù vËn ®éng ph¸t triÓn cña tæ chøc trong m«i trêng bªn
trong vµ bªn ngoµi tæ chøc thay ®æi. Tæ chøc hiÖu qu¶ lµ
tæ chøc ph¶i ®¹t ®îc môc tiªu cña tæ chøc vµ thÝch øng mét
c¸ch tèt nhÊt víi sù thay ®æi m«i trêng.
# C¸c yÕu tè hiÖu qu¶ cña tæ chøc.
-§¹t ®îc môc tiªu cña tæ chøc ®Ò ra trong tõng giai ®o¹n cô
thÓ (môc tiªu ng¾n h¹n, tríc m¾t, cô thÓ; môc tiªu dµi h¹n,
môc tiªu chiÕn lîc)cã thÓ lîng ho¸ th«ng qua mét sè chØ tiªu
mang tÝnh ®Þnh tÝnh vµ ®Þnh lîng.
-Duy tr× ®îc sù ph¸t triÓn bÒn v÷ng vµ æn ®Þnh cña tæ
chøc( bao gåm c¶ c¸c vÊn ®Ò vÒ c¬ cÊu tæ chøc, nh©n sù
tæ chøc, v¨n hãa tæ chøc...)lµ mét trong nh÷ng tiªu chÝ chøa
®ùng nhiÒu yÕu tè khã cã thÓ lîng ho¸.§ã lµ nh÷ng chØ tiªu ,
tiªu chÝ ph¶n ¸nh sù bÒn v÷ng cña tæ chøc. Th«ng thêng nã
®îc thÓ hiÖn b»ng nh÷ng chØ tiªu thÓ hiÖn c¸c yÕu tè m«i
trêng bªn trong cña tæ chøc.
-ThÝch øng víi sù thay ®æi cña m«i trêng bªn ngoµi th«ng
qua viÖc ®iÒu chØnh mét c¸ch hîp lý , khoa häc c¸c môc tiªu
cña tæ chøc. §©y lµ mét trong nh÷ng nhãm tiªu chÝ quan
träng nh»m ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ tæ chøc trªn quan ®iÓm ph¸t
triÓn .NÕu tæ chøc thÝch øng ®îc víi sù thay ®æi m«i trêng
bªn ngoµi tæ chøc thÓ hiÖn tæ chøc ®ã ®îc ®¸nh gi¸ hiÖu
qu¶ h¬n nhng tæ chøc kh¸c. Mét sè tiªu chÝ cô thÓ sau ®©y
thêng ®îc chó ý:
+Møc ®é kiÓm so¸t cña tæ chøc
+Linh ho¹t thÝch øng
+Sù hîp t¸c víi c¸c tæ chøc bªn ngoµi
+§µo t¹o, båi dìng , ph¸t triÓn nguån nh©n lùc

C©u 12.TR×nh bµy c¸c yÕu tè ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶
ho¹t ®éng cña c¸c tæ chøc hµnh chÝnh nhµ níc?YÕu tè
nµo lµ quan träng nhÊt?T¹i sao?
#C¸c yÕu tè ¶nh hëng
1).Môc tiªu cña tæ chøc.
Trong qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, c¸c tæ chøc lu«n
theo ®uæi nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh, nh÷ng môc tiªu nµy
nh»m thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô cña tæ chøc trong bèi c¶nh
chung cña c¸c môc tiªu ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi. Trong néi bé
cña tæ chøc , ®Ó ®¹t môc tiªu chung mçi mét bé phËn còng
ph¶i ®Ò ra nh÷ng môc tiªu mang tÝnh chÊt cô thÓ h¬n, ®Æc
trng h¬n, gãp phÇn thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu chung lín
h¬n.Mô tiªu cña tæ chøc ph¶i ®îc x¸c ®Þnh mét c¸ch râ rµng
khoa häc chÝnh x¸c, chØ cã nh vËy tæ chøc míi cã kh¶ n¨ng
ph¸t triÓn vµ cã hiÖu qu¶ h¬n.
-C¸c môc tiªu cña tæ chøc ph¶i t¹o thµnh mét hÖ thèng hç trî
nhau.Trong thùc tÕ ë rÊt nhiÒu tæ chøc ®· x¶y ra t×nh tr¹ng
chång chÐo vµ m©u thuÉn gi÷a c¸c môc tiªu cña c¸c bé
phËn kh¸c nhau vµ gi÷a c¸c bé phËn víi toµn bé tæ chøc nh
mét thùc thÓ thèng nhÊt.V× thÕ mét tæ chøc cã hiÖu qu¶ lµ
mét tæ chøc ph¶i cã mét “ma trËn”c¸c môc tiªu hç trî nhau.
-C¸c môc tiªu ph¶i mang tÝnh x¸c ®¸ng.V× môc tiªu lµ c¬ së
®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña mét tæ chøc. ChØ khi
c¸c môc tiªu ®a ra râ rµng c¸c nhµ qu¶n lý míi ®a ra ®îc c¸c
ch¬ng tr×nh cô thÓ ®Ó qu¶n lý theo c¸c môc tiªu. §Ó cã ®îc
sù x¸c ®¸ng , c¸c môc tiªu ®a ra ph¶i héi nhËp ®ñ c¸c yÕu tè
®Þnh lîng, ®Þnh tÝnh vµ kh¶ thi.
-Sù hoµ nhËp cña c¸c môc tiªu trong tæ chøc.
Trong tæ chøc bao gåm nh÷ng môc tiªu:môc tiªu cña nhµ
qu¶n lý, môc tiªu cña c¸ nh©n, môc tiªu chung cña tæ chøc,
v× vËy c¸c môc tiªu nµy ph¶i phï hîp víi nhau ë nh÷ng møc
®é nhÊt ®Þnh, vµ ë møc ®é nµo th× sÏ cã hiÖu qu¶ ë møc
®é ®ã.Khi c¸c môc ®Ých cña tæ chøc ®îc tÊt c¶ c¸c thµnh
viªn cïng chia xÎ, tøc lµ mäi c¸ nh©n ®Òu ®¹t ®îc môc ®Ých
cña m×nh th«ng qua viÖc ®¹t ®îc môc ®Ých chung gäi lµ sù
hoµ nhËp cña c¸c môc ®Ých. Mét tæ chøc cã hiÖu qu¶ cao tr-
íc hÕt ph¶i lµ mét tæ chøc cã sù hoµ nhËp lín gi÷a c¸c nhu
cÇu vµ c¸c môc ®Ých cña c¸c nhãm kh¸c nhau víi nhu cÇu vµ
môc ®Ých cña tæ chøc .
2).C¬ cÊu cña tæ chøc.
Lµ c¸c bé phËn phßng ban tæ nhãm , ®Æc biÖt yÕu tè con
ngêi, cã phï hîp vÒ quy m« chøc n¨ng nhiÖm vô ®îc ph©n
c«ng. VÊn ®Ò con ngêi cã lµm ®îc viÖc hay kh«ng , phô
thuéc vµo tr×nh ®é chuyªn m«n nhiÖm vô c¬ cÊu tæ chøc
ph¶i ®îc thiÕt kÕ mét c¸ch phï hîp khoa häc, tr¸nh t×nh tr¹ng
trïng l¾p chång chÐo hoÆc bá sãt c¸c nhiÖm vô. Søc m¹nh
cña tæ chøc b¾t nguån tõ con ngêi . Muèn vËy ph¶i lùa chän
m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc thÝch hîp, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi
cho mäi thµnh viªn gãp c«ng søc cña m×nh vµo môc tiªu
chung cña tæ chøc. TÊt c¶ c¬ quan nhµ níc c¸c cÊp ®îc thiÕt
kÕ hîplý trªn c¬ së sù lùa chän s¸ng suèt c¸c m« h×nh c¬ cÊu
tæ chøc.§Ó ®¸nh gi¸ c¬ cÊu tæ chøc nh×n chung ngêi ta dùa
vµo ba khÝa c¹nh sau:
-Møc ®é tËp quyÒn
-Sù chÝnh thøc ho¸.
-TÝnh phøc t¹p cña tæ chøc.Phøc t¹p vÒ quy m«, chøc n¨ng
nhiÖm vô, ph©n c«ng c«ng viÖc, gi¶m tèi ®a sù phøc t¹p.
3).C¸c yÕu tè tæ chøc
-Quy m« tæ chøc: Quy m« tæ chøc ph¶i phï hîp víi kh¶ n¨ng
l·nh ®¹o vµ qu¶n lý con ngêi, tr×nh ®é qu¶n lý cña con ngêi.
-M«i trêng tæ chøc:
-C«ng nghÖ vµ nhiÖm vô
-C¸c yÕu tè chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc.
4).H×nh thµnh vµ ph¸t triÓn v¨n ho¸ tæ chøc phï hîp
V¨n ho¸ tæ chøc lµ mét kh¸i niÖm m« t¶ nh÷ng ®Æc tÝnh
chung vµ æn ®Þnh nhÊt cho phÐp ph©n biÖt ®îc tæ chøc
nµy víi tæ chøc kh¸c. Sù kh¸c nhau vÒ v¨n ho¸ tæ chøc dÉn
®Õn sù kh¸c nhau trong viÖc lùa chän nh÷ng biÖn ph¸p qu¶n
lý thÝch hîp, vµ v× vËy ¶nh hëng kh«ng nhá tíi hiÖu qu¶ tæ
chøc vµ ph¬ng thøc tån t¹i cña nã.
5).Phong c¸ch qu¶n lý phï hîp
V¨n ho¸ tæ chøc cã ¶nh hëng lín ®Õn nh÷ng quyÕt ®Þnh
qu¶n lý, ¶nh hëng vµ cã thÓ lµm thay ®æi phong c¸ch còng
nh lÒ lèi lµm viÖc cña ngêi qu¶n lý. Ngîc l¹i phong c¸ch qu¶n
lý còng cã thÓ ¶nh hëng nhiÒu tíi v¨n ho¸ tæ chøc.
-Phong c¸ch qu¶n lý A1. Gäi lµ phong c¸ch “c¹n kiÖt”ngêi
qu¶n lý theo m« h×nh nµy cè g¾ng mét c¸ch tèi thiÓu ®Ó
hoµn thµnh c«ng viÖc cña tæ chøc vµ ®Ó “gi÷ ch©n” c¸c
thµnh viªn trong tæ chøc.
-Phong c¸ch qu¶n lý A4. §©y lµ phong c¸ch qu¶n lý theo bæn
phËn tr¸ch nhiÖm. Ngêi qu¶nlý chØ chó träng ®Õn tr¸ch
nhiÖm vµ bæn phËn cña c¸c thµnh viªn trong tæ chøc, kiÓm
tra ®èc thóc hä lµm viÖc mµ kh«ng quan t©m ®Õn nhu cÇu
vµ môc ®Ých c¸ nh©n cña c¸c thµnh viªn.Trong mét tËp thÓ
nh vËy, do ¶nh hëng cña phong c¸ch qu¶nlý, c¸c thµnh viªn
dÇn trë nªn m¸y mãc , cøng nh¾c nh nh÷ng bé phËn trong
mét cç m¸y vËn hµnh ®Òu ®Æn , c¸c thµnh viªn chØ biÕt
lµm mµ kh«ng biÕt quan t©m ®Õn nhau , t¹o bÇu kh«ng khÝ
c¨ng th¼ng, kh«ng cëi më.
-Phong c¸ch qu¶nlý A2.Môc ®Ých cña kiÓu qu¶nlý nµy chØ
chó träng , quan t©m ®Ó lµm “®Ñp lßng” c¸c thµnh viªn
trong tæ chøc mµ xa rêi môc tiªu chung. Trong nh÷ng tæ
chøc nh vËy, c¸c c¸ nh©n lu«n c¶m thÊy tho¶i m¸i, tù do
trong bÇu kh«ng khÝ gia ®×nh, kh«ng lo toan ®Õn nh÷ng
nhiÖm vô ph¶i thùc hiÖn.
-Phong c¸ch qu¶n lý A3. Ngêi qu¶nlý quan t©m ®Òu ®Õn
nhiÖm vô vµ c¸c mèi quan hÖ con ngêi trong tæ chøc . Mét
tæ chøc ®îc qu¶nlý theo kiÓu nh vËy mäi viÖc ®Òu ë møc
trung b×nh, mäi thµnh viªn ®Òu tho¶ m·n , kh«ng khÝ tËp
thÓ hoµ thuËn. Tæ chøc hoµn thµnh nhiÖm vô víi Ýt m©u
thuÉn. Tuy nhiªn trong nh÷ng tæ chøc nh vËy thêng ph¸t
triÓn t tëng trung b×nh chñ nghÜa.
-Phong c¸ch qu¶n lý A5.§©y lµ phong c¸ch qu¶n lý ®ång ®éi
lý tëng nhÊt. Môc tiªu cña qu¶n lý ë ®©y lµ t¹o nªn sù “rµng
buéc chung” v× môc ®Ých chung cña tæ chøc. Trong tæ chøc
nh vËy mäi thµnh viªn ®Òu nhËn thøc râ ®îc vai trß cña
®ång ®éi trong thµnh c«ng cña m×nh, v× thÕ t¹o nªn sù
g¾n bã, tin tëng vµ phô thuéc lÉn nhau.
Nhµ qu¶nlý c¸c cÊp sö dông c¸c phong c¸ch trªn sÏ ¶nh hëng
rÊt lín ®Õn hiÖu qu¶ cña tæ chøc.
6).C¸ch thøc sö dông quyÒn lùc trong tæ chøc
-Uû quúªn lµ mét qu¸ tr×nh th«ng qua ®ã quyÒn h¹n /quyÒn
®îc lµm cña mét c¸ nh©n trong tæ chøc ®îc chuyÓn cho mét
c¸ nh©n kh¸c th«ng qua kªnh chÝnh thøc.
-Uû quyÒn lµ mét ®ßi hái ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng
cña tæ chøc.
-Møc ®é uû quyÒn.
X¸c ®Þnh møc ®é uû quyÒn dùa vµo c¬ së ph¸p lý cña
quyÒn lùc cña tæ chøc cã ®îc, ®ång thêi ph¶i xem xÐt ®Õn
hiÖu qu¶ cña tæ chøc. NÕu ®¬n vÞ , c¸ nh©n ®îc uû quyÒn
kh«ng n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc, vÊn ®Ò
t¹p trung quyÒn lùc cÇn quan t©m. Thùc tÕ ho¹t ®éng qu¶n
lý hµnh chÝnh nhµ níc ®· chØ ra r»ng nhiÒu c¬ quan hµnh
chÝnh nhµ níc mong muèn ®îc ph©n cÊp , uû quyÒn nhng
kh«ng ®ñ n¨ng lùc ®Ó triÓn khai thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®îc
trao dï trao ®ñ c¶ quyÒn h¹n.XÐt trªn khÝa c¹nh hiÖu qu¶ , uû
quyÒn kh«ng ph¶i mäi lóc,mäi vÊn ®Ò ®Òu cã thÓ n©ng cao
®îc hiÖu qu¶ cña tæ chøc. §ã chÝnh lµ nh÷ng vÊn ®Ò mµ c¶
c¸c nhµ uû quyÒn vµ nh÷ng ngêi ®îc uû quyÒn cÇn ph¶i
quan t©m.
7).Xung ®ét, m©u thuÉn trong tæ chøc ¶nh hëng ®Õn hiÖu
qu¶ tæ chøc.
-§ã lµ nh÷ng biÓu hiÖn cña nh÷ng m©u thuÉn cña c¸ nh©n,
nhãm ngêi vÒ quyÒn lîi
-T¸c h¹i:t¹o ra sù mÊt ®oµn kÕt, c¶n trë viÖc ®¹t môc tiªu cña
tæ chøc
nguyªn nh©n: kh¸c nhau vÒ môc tiªu...
-BiÖn ph¸p:
+C¬ cÊu l¹i tæ chøc
+S¾p xÕp l¹i nhiÖm vô vµ ph©n c«ng c«ng viÖc
+c¸c chÝnh s¸ch nguån nh©n lùc
+ph¸t triÓn ®éi ngò c¸n bé
+®a nh÷ng ngêi lu«n ®øng ngoµi tæ chøc hoµ nhËp víi tæ
chøc.
+khuyÕn khÝch phong c¸ch l·nh ®¹o d©n chñ
8).M«i trêng tæ chøc lµ yÕu tè ¶nh hëng quan träng,chñ yÕu
®Õn hiÖu qu¶ tæ chøc.

C©u 13. C¬ cÊu tæ chøc cã ¶nh hëng nh thÕ nµo ®Õn

hiÖu qu¶ cña tæ chøc ? Ph©n tÝch c¸c yÕu tè c¬ b¶n
¶nh hëng tíi viÖc lùa chän c¬ cÊu tæ chøc.
#C¬ cÊu tæ chøc cã ¶nh hëng tíi hiÖu qu¶ cña tæ chøc.
C¬ cÊu tæ chøc ®îc hiÓu nh lµ cÊu tróc bªn trong vµ c¸c mèi
quan hÖ gi÷a c¸c c¸ nh©n , bé phËn cÊu thµnh tæ chøc
nh»m b¶o ®¶m cho tæ chøc vËn hµnh tèt , ®¹t ®îc c¸c môc
tiªu cña tæ chøc.C¸c nghiªn cøu vÒ tæ chøc ®Òu cè g¾ng
t×m ra mét c¸ch ®Þnh nghÜa râ rµng vÒ c¬ cÊu tæ chøc vµ
c¸c ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ ¶nh hëng cña c¬ cÊu tæ chøc ®Õn
hiÖu qu¶ cña tæ chøc.Tæ chøc cã thÓ rÊt phøc t¹p víi nhiÒu
bé phËn kh¸c nhau lµm cho c¸c tæ chøc cã c¸c c¬ cÊu kh¸c
nhau, ®ång thêi còng g©y khã kh¨n cho viÖc t×m ra mét
c¸ch ®¸nh gi¸ chung nhÊt . Tuy nhiªn cÇn kh¼ng ®Þnh vai
trß quan träng cña c¬ cÊu tæ chøc ®Õn mäi ho¹t ®éng cña
tæ chøc vµ do ®ã còng ¶nh hëng tíi quan träng ®Õn hiÖu
qu¶ cña tæ chøc, nhÊt lµ ®èi víi c¸c tæ chøc hµnh chÝnh nhµ
níc- c¸c tæ chøc víi nh÷ng c¬ cÊu phøc t¹p kh«ng nh÷ng chØ
v× nhiÒu tÇng nÊc mµ cßn v× qu¸ nhiÒu luËt lÖ thñ tôc .Mçi
mét tæ chøc dï lín hay bÐ ®Òu cã sù ph©n chia nhÊt ®Þnh
nh÷ng ho¹t ®éng cña tæ chøc ®Ó ®¹t ®Õn c¸c môc tiªu tæ
chøc ®· ®Ò ra. NÕu tæ chøc cµng cã nhiÒu ho¹t ®éng vµ
cµng cã nhiÒu ngêi cïng tham gia, viÖc bè trÝ , chia nhãm
thµnh c¸c bé phËn kh¸c nhau cã ý nghÜa ¶nh hëng ®Õn n¨ng
suÊt , hiÖu qu¶ cña tæ chøc. HiÖu qu¶ cña tæ chøc phô thuéc
nhiÒu vµo hiÖu qu¶ thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mçi
c¸ nh©n trong tæ chøc. HiÖu qu¶ lµm viÖc cña mçi c¸ nh©n
phô thuéc rÊt nhiÒu vµo møc ®é nhËn thøc ®îc vai trß, vÞ trÝ
chøc n¨ng vµ thÈm quyÒn cña hä trong tæ chøc. Mçi mét c¸n
bé c«ng chøc mçi mét thµnh viªn trong c¬ quan nhµ níc chØ
cã thÓ lµm viÖc cã hiÖu qu¶ khi biÕt râ vai trß vÞ trÝ chøc
n¨ng thÈm quyÒn vµ c¸c mèi quan hÖ cña m×nh trong tæ
chøc.Søc m¹nh cña tæ chøc b¾t nguån tõ con ngêi. Muèn vËy
ph¶i lùa chän m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc thÝch hîp, t¹o ®iÒu
kiÖn thuËn lîi cho mäi thµnh viªn gãp c«ng søc cña m×nh vµo
môc tiªu chung cña tæ chøc. TÊt c¶ c¸c c¬ quan nhµ níc c¸c
cÊp cÇn ®îc thiÕt kÕ hîp lý trªn sù lùa chän s¸ng suèt c¸c m«
h×nh c¬ cÊu tæ chøc.
#C¸c yÕu tè c¬ b¶n ¶nh hëng tíi viÖc lùa chän c¬ cÊu tæ
chøc.
-ChiÕn lîc ph¸t triÓn cña tæ chøc: c¬ cÊu tæ chøc ®îc coi nh
lµ mét c«ng cô quan träng gióp cho ho¹t ®éng qu¶n lý tæ
chøc ®¹t ®îc môc tiªu ®· ®Ò ra . Nguyªn t¾c chung thõa
nhËn môc tiªu cña tæ chøc ®Òu ®îc h×nh thµnh tõ chiÕn lîc
tæng thÓ ph¸t triÓn tæ chøc. Tuú theo giai ®o¹n ph¸t triÓn
tæ chøc chiÕn lîc tæ chøc sÏ cã nh÷ng néi dung còng nh tÝnh
chÊt phøc t¹p kh¸c nhau. NhiÒu nhµ nghiªn cøu dùa trªn
chiÕn lîc ®Òu cho r»ng cã mét sù liªn kÕt rÊt chÆt chÏ gi÷a
c¬ cÊu tæ chøc vµ chiÕn lîc vµ h×nh thµnh m« h×nh “ c¬
cÊu tæ chøc- chiÕn lîc”. Theo quan ®iÓm nµy nÕu chiÕn lîc
ph¸t triÓn tæ chøc thay ®æi, ®iÒu ®ßi hái cÇn ph¶i thay
®æi hay ®iÒu chØnh lµ c¬ cÊu tæ chøc nh»m thay thÝch
øng vµ hç trî cho sù thay ®æi tæ chøc.
-Quy m« tæ chøc: C¬ cÊu tæ chøc g¾n liÒn víi quy m« tæ
chøc. Quy m« tæ chøc cã thÓ ®îc xem xÐt trªn nhiÒu gi¸c ®é
kh¸c nhau nh sè lîng ngêi lµm viÖc trong tæ chøc, sè lîng s¶n
phÈm hay tæng doanh thu, lîi nhuËn, kh«ng gian hay thÞ
phÇn cña c«ng ty, c¸c ®Þa ®iÓm cã ngêi cña c«ng ty.Quy m«
tæ chøc còng ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt lËp c¬ cÊu tæ chøc.
-YÕu tè c«ng nghÖ: C¬ cÊu tæ chøc còng g¾n liÒn víi lo¹i
c«ng nghÖ mµ tæ chøc sö dông ®Ó chuyÓn ®æi nh÷ng ®Çu
vµo cÇn thiÕt thµnh c¸c s¶n phÈm ®Çu ra cña tæ chøc. Mçi
mét tæ chøc sö dông c¸c lo¹i c«ng nghÖ kh¸c nhau ®Ó s¶n
xuÊt , ho¹t ®éng.
-YÕu tè m«i trêng
-YÕu tè quyÒn h¹n, søc m¹nh cña tæ chøc ®èi víi c¸c tæ chøc
kh¸c: Nh÷ng yÕu tè thuéc vÒ quyÒn h¹n cña tæ chøc ®îc
ph©n bæ nh thÕ nµo còng sÏ ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc.

C©u 14. Ph¸t triÓn tæ chøc lµ g×? Ph©n tÝch nh÷ng

néi dung c¬ b¶n cña ph¸t triÓn tæ chøc?
#HiÖn nay cã nhiÒu c¸ch tiÕp cËn ®Õn kh¸i niÖm ph¸t triÓn
tæ chøc. Ph¸t triÓn tæ chøc lµ mét c¸ch thøc ®Ó tæ chøc(bao
gåm c¶ con ngêi vµ chÝnh tæ chøc)thÝch øng víi sù thay
®æi. §ã lµ mét chiÕn lîc häc tËp phøc t¹p híng ®Õn thay ®æi
mét sè tiªu chÝ cô thÓ cña tæ chøc nh hµnh vi, niÒm tin hay
c¸ch øng xö. §ã còng lµ mét qu¸ tr×nh lµm cho tæ chøc cã
thÓ tiÕp nhËn ®îc víi nh÷ng sù thay ®æi cña c«ng nghÖ, thÞ
trêng vµ nh÷ng th¸ch thøc míi. §iÒu mµ tæ chøc ph¶i lµm lµ
tù m×nh ph¶i vËn ®éng, tù b¶n th©n tæ chøc ph¶i ph©n
tÝch vµ ®a ra c¸ch øng xö cÇn thiÕt.
-ph¸t triÓn tæ chøc còng lµ mét qu¸ tr×nh nh»m lµm cho tæ
chøc ®¹t ®Õn sù phï hîp víi nh÷ng g× mµ tæ chøc ®Ò ra.
-Ph¸t triÓn tæ chøc lµ mét sù më réng tÇm nh×n cho mäi
thµnh viªn tæ chøc vµ c¸c thµnh viªn ®ã hiÓu râ h¬n nh÷ng
g× m×nh ®ang lµm.
Trªn c¬ së xem xÐt sù vËn ®éng cña tæ chøc theo m«i trêng
, cã thÓ ®a ra mét ®Þnh nghÜa tæng qu¸t vÒ ph¸t triÓn tæ
chøc theo quan ®iÓm hÖ thèng. Ph¸t triÓn tæ chøc lµ mét
qu¸ tr×nh lµm cho tæ chøc thÝch øng mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt
nh÷ng sù thay ®æi cña m«i trêng bªn trong vµ bªn ngoµi cña
tæ chøc, nh»m lµm cho tæ chøc ph¸t triÓn bÒn v÷ng c¶ tríc
m¾t vµ l©u dµi.
#Nh÷ng néi dung c¬ b¶n cña ph¸t triÓn tæ chøc
Ph¸t triÓn tæ chøc lµ mét trong nh÷ng chiÕn lîc quan träng
®Ó hoµn thiÖn tæ chøc vµ ®îc c¸c nhµ nghiªn cøu qu¶nlý
quan t©m.Ph¸t triÓn tæ chøc g¾n liÒn con ngêi vµ tæ chøc,
con ngêi trong tæ chøc. Ph¸t triÓn tæ chøc g¾n liÒn víi
nh÷ng sù thay ®æi ®îc lËp kÕ ho¹ch nh»m lµm cho c¸ nh©n,
nhãm tæ chøc vËn hµnh tèt h¬n.NhiÒu nhµ nghiªn cøu ®·
chØ ra r»ng trong giai ®o¹n ®Çu cña ph¸t triÓn tæ chøc th-
êng tæ chøc ®i theo xu thÕ tù thay ®æi hay tù ph¸t triÓn.
Nhng tõ ®Çu thÕ kû 20 trë l¹i ®©y, nhiÒu quy t¾c luËt ch¬i
®· thay ®æi vµ ®ßi hái tæ chøc ph¶i thay ®æi lín h¬n vµ
kh«ng chØ tù thay ®æi mµ ®· ph¶i thay ®æi ®Æc trng c¬
b¶n ho¹t ®éng tæ chøc.Ph¸t triÓn tæ chøc lµ mét qu¸ tr×nh
cña sù céng t¸c gi÷a c¸c nhµ t vÊn, b¹n hµng cña tæ chøc
mét c¸ch b×nh ®¼ng nh»m x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò vµ tiÕn
hµnh gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®ã.C¸c ho¹t ®éng t vÊn lµ nh»m
t¹o ra mét c¬ cÊu c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt ®Ó gióp tæ chøc
gi¶i quyÕt tèt h¬n c¸c ho¹t ®éng.Ph¸t triÓn tæ chøc lµ mét
qu¸ tr×nh t vÊn kh«ng chØ vÒ c¸c ho¹t ®éng mµ cßn tËp
trung vµo c¸c vÊn ®Ò thuéc vÒ v¨n ho¸ tæ chøc, quy tr×nh
ho¹t ®éng tæ chøc còng nh c¸c vÊn ®Ò thuéc vÒ c¬ cÊu.
Ph¸t triÓn tæ chøc g¾n liÒn víi con ngêi, tæ chøc , nhãm vµ
c¬ cÊu tæ chøc. ChÝnh v× vËy c¸c nhµ ph¸t triÓn tæ chøc th-
êng quan t©m ®Õn c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ba nhãm yÕu
tè:
-C¸c vÊn ®Ò c¸ nh©n: Con ngêi c¸ nh©n trong tæ chøc thêng
mong muèn v¬n ®Õn ®Ó ph¸t triÓn c¶ thùc t¹i lÉn tiÒm
n¨ng. NÕu m«i trêng tæ chøc cã thÓ ñng hé vµ t¹o ra nh÷ng
th¸ch thøc( cho sù tån t¹i cña chÝnh hä)kh¶ n¨ng ph¸t triÓn
tæ chøc sÏ cao h¬n. Ph¸t triÓn tæ chøc cÇn chó ý kh«ng chØ
®éng viªn, hç trî khuyÕn khÝch c¶ hai xu híng nµy mµ cßn
cho phÐp c¸ nh©n d¸m chÞu rñi ro thÊt b¹i khi triÓn khai ho¹t
®éng.
-Nhãm vµ lµm viÖc theo nhãm trë thµnh yÕu tè quan träng
trong ho¹t ®éng qu¶nlý c¸c tæ chøc hiÖn ®¹i. Ph¸t triÓn tæ
chøc còng chÝnh lµ gi¶i quýªt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn t¹o
nhãm vµ qu¶n lý nhãm.
-ThiÕt kÕ vµ ®iÒu hµnh tæ chøc lµ nhãm yÕu tè thø ba cÇn
chó ý khi nghiªn cøu ph¸t triÓn tæ chøc.

C©u 15. Nªu c¸c xu híng ph¸t triÓn cña tæ chøc hµnh
chÝnh nhµ níc hiÖn nay?
#TËp quyÒn vµ ph©n quyÒn.
NhiÒu n¨m tríc ®©y, tËp trung ®îc coi nh lµ c¸ch thøc cÇn
thiÕt cña c¸c tæ chøc hµnh chÝnh nhµ níc. Khi mµ c«ng nghÖ
th«ng tin cßn ë møc ®é s¬ khai, ®éi ngò c¸n bé c«ng chøc
cha ®îc ®µo t¹o vµ sè c«ng chøc cã kh¶ n¨ng ®a ra c¸c
quyÕt ®Þnh cßn h¹n chÕ th× tËp trung lµ cÇn thiÕt. Trong
®iÒu kiÖn hiÖn nay khi mµ th«ng tin ph¸t triÓn ®Õn møc ®é
cao nhng m«i trêng l¹i rÊt nh¹y c¶m, nhiÒu ý kiÕn cho r»ng
cÇn ®Èy viÖc ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh xuèng cho cÊp díi hay
®a vÒ cho chÝnh quyÒn ®Þa ph¬ng cµng thÊp cµng dÔ
thÝch øng víi m«i trêng.
Thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc theo híng ph©n quyÒn , ®Èy c¬
cÊu tæ chøc tõ thø bËc sang h×nh ph¼ng h¬n cã nhiÒu lîi
thÕ:
-mÒm dÎo h¬n víi c¸c c¬ quan tËp trung
-HiÖu lùc cña nh÷ng quyÕt ®Þnh ®a ra tõ c¸c tæ chøc trong
hÖ thèng ph¼ng sÏ lín h¬n so víi tËp trung.
-tÝnh s¸ng t¹o cña c¸c tæ chøc ®îc ph©n quyÒn do Ýt lÖ
thuéc , xin ý kiÕn cña c¸c cÊp.
-trong c¬ cÊu ph¼ng nh©n viªn cã thÓ cã tinh thÇn cao h¬n
khi biÕt m×nh ®îc t«n träng
Ph©n quyÒn hay tËp trung ®îc coi lµ c¸ch thøc ®Ó ph¸t triÓn
m« h×nh tæ chøc theo thø bËc hay ph¼ng. Tuy nhiªn quyÕt
®Þnh lùa chän phô thuéc vµo m«i trêng trong ®ã tæ chøc
vËn hµnh
#HiÖu lùc vµ hiÖu qu¶
§©y còng lµ hai yÕu tè ¶nh hëng ®Õn ph¸t triÓn tæ chøc nãi
chung, tríc ®©y c¸c nhµ qu¶n lý th× chó ý nhiÒu ®Õn vÊn
®Ò hiÖu lùc, thùc thi quyÕt ®Þnh HCNN h¬n lµ hiÖu qu¶,
nh÷ng ngµy nµy kh«ng chØ lµ vÊn ®Ò hiÖu lùc mµ cßn ph¶i
hiÖu qu¶, ph¶i ®¹t ®îcmôc tiªu cña tæ chøc. NÕu thùc thi
quyÕt ®Þnh mµ kh«ng mang l¹i hiÖu qu¶ hoÆc hiÖu qu¶
kh«ng mong muèn th× tæ chøc nµy cha ®¹t ®îc môc tiªu
#TÝnh chuyªn nghiÖp ho¸ vµ qu¶n lý më réng. C¸c tæ chøc
th«ng thêng ph¶i kÕt hîp c¶ 2 yÕu tè, nhng ngµy nay tÝnh
chuyªn nghiÖp cña tæ chøc lu«n ph¶i ®Æt trong sù c©n ®èi
víi qu¶n lý theo phæ r«ngj, nh÷ng nhµ HC chuyªn nghiÖp vµ
nh÷ng nhµ HC bæ nhiÖm ph¶i kÕt hîp víi nhau trong tæ chøc
HC v× hieÑu qu¶
#KiÓm so¸t vµ cam kÕt. Mét tæ chøc cµng chÞu sù kiÓm so¸t
cña nhiÒu cÊp cµng khã cã thÓ ho¹t ®éng mét c¸ch linh ho¹t
trong m«i trêng thay ®æi. Thay thÕ kiÓm so¸t b»ng sù cam
kÕt còng lµ m« h×nh ph¸t triÓn tæ chøc. Kh«ng chØ cam kÕt
c¶ víi c«ng d©n kh¸ch hµng, b¹n hµng cña c¸c tæ chøc hµnh
chÝnh nhµ níc.
#ChÝnh phñ nhá nhng hiÖu qu¶. §©y lµ c¸ch t duy míi vÒ
chÝnh phñ vµ thiÕt kÕ tæ chøc chÝnh phñ.ChÝnh phñ nhá nh-
ng hiÖu qu¶ ®· dÉn ®Õn quan niÖm vÒ chi tiªu cña c¸c tæ
chøc hµnh chÝnh nhµ níc kh¸c h¬n.HiÖu qu¶ cña chÝnh phñ
nhá ®ßi hái ph¶i biÕt thiÕt kÕ tæ chøc hîp lý vµ t¹o c¬ héi
®Ó kiÕm tiÒn.
#ChÝnh phñ vµ sù tham gia cña nh©n d©n
.Theo xu híng ngµy nay tæ chøc HCNN ®îc thiÕt kÕ tæ chøc
nh»m ®¶m b¶o cã sù tham gia cña nh©n d©n kh«ng chØ ë
trªn ph¬ng diÖn hëng lîi Ých tõ viÖc cung cÊp dÞch vô mµ
cßn c¶ trªn ph¬ng diÖn tham gia vµo c¸c ho¹t ®éng QLNN sù
tham gia cña ngêi d©n lµ xu híng tÊt yÕu, phæ biÕn trong
hÇu kh¾p c¸c ChÝnh phñ vµ khi nh©n d©n tham gia sÏ chia sÎ
tr¸ch nhiÖm víi Nhµ níc vµ thÓ hiªnj ®îc vai trß cña ngêi d©n.
#ChÝnh phñ vµ ®èi t¸c
Quan niÖm nhµ níc vµ c«ng d©n mang tÝnh ®èi t¸c thÓ hiÖn
®Æt c¸c bªn tham gia trong nhiÒu ho¹t ®éng cña nhµ níc lµ
quan hÖ ®èi t¸c.Nhµ níc cung cÊp dÞch vô cho c«ng d©n
nhiÒu lo¹i dÞch vô bao gåm c¶ c¸c lo¹i dÞch vô hµnh chÝnh
nhµ nø¬c, nhng kh«ng cã nghÜa d©n lµ ngêi hëng thô mµ
xem d©n lµ ®èi t¸c.
§èi t¸c còng thÓ hiÖn trong t duy c«ng d©n lµ kh¸ch hµng cña
tæ chøc hµnh chÝnh nhµ níc lµ mét c¸ch tiÕp cËn ®Æc biÖt
®èi víi c¸c kh¸ch hµng cña c¸c tæ chøc kinh doanh.
Quan niÖm c«ng d©n lµ kh¸ch hµng cña c¸c tæ chøc còng
chÝnh lµ thõa nhËn vai trß dÉn d¾t cña c«ng d©n ®èi víi sù
ph¸t triÓn tæ chøc hµnh chÝnh nhµ níc, gièng nh c¸c tæ chøc
kinh doanh, s¶n xuÊt.