1

Bi tp mu:
Phn tch thit k
h thng qun l thng tin th vin
1. M t nghip v h thng
a. Cc nhim v c bn:
- Cp nht v b sung cc loi u sch, ti liu, gio trnh cng nhng thng tin c
lin quan lu tr vo c s d liu.
- Qun l bn c mn tr ti liu trong th vin.
- Qun l thng tin v t liu, th mc, lng sch cn, cho mn, mt
- Bo co, thng k theo thng, qu v ti liu v thng tin bn c trong th vin.

b. C cu t chc v s phn cng trch nhim:
H thng qun l th vin gm ba b phn chnh, ba b phn ny hot ng c quan h
tng i c lp trong nhiu quy trnh x l cng vic:
- B phn cp nht, b sung, trao i, sp xp thng tin, x l k thut (k hiu
l CNSX):
o Nhim v chnh ca b phn ny l mua sch, nhp sch t nhiu ngun khc
nhau. Lin h vi b phn bn c c danh sch cc yu cu cp nht sch. B
phn ny cn c trch nhim x l k thut i vi nhng u sch c nhp v
nh ng du, gn nhn, lm h s cho sch, ng k vo s ti liu ti sn ca th
vin, nhp vo c s d liu.
- B phn phn loi bin mc v xy dng hon chnh c s d liu (k hiu l
XDBM):
o Khi nhn c sch t b phn CNSX b phn XDBM c trch nhim phn loi ti
liu thnh nhiu th mc, nh ra t kha phc v cho cng tc tm kim, tra cu
ti liu sau ny. Bn cnh b phn XDBM hon thin quy trnh cp nht sch bng
cch a sch v kho, phn loi sch theo tng kho v nhp c s d liu i vi
nhng trng cn b sung i vi tng u sch.
- B phn qun l bn c v mn tr (k hiu l BDMT):
o C trch nhim trc tip tip xc vi bn c, qun l thng tin tnh hnh s dng
sch trong th vin. i vi nhng loi sch cn c bo lu cn thn cn c c
ch c bit kim tra, gia hn thi gian c v thng bo vi bn c trong
trng hp nhng sch thuc loi ny qu hn mn. B phn ny cn cn c
nhim v pht hin ra cc sai st v ti liu c em tr t bn c v pht tin
trong trng hp ti liu c em tr c h hng. Cn c quan h cht ch vi
Phng o to, vn phng cc Khoa, B mn trong trng c k hoch r rng c
th v vic cp nht, b sung ti liu cho b phn CNSX.

c. Quy trnh x l v cc d liu x l:
Khi c yu cu v cp nht thm u sch, s lng sch t Phng o to,
vn phng Khoa, B mn trong trng, b phn BDMT s a nhng yu cu cp nht
vo danh sch cc yu cu phc v cho cng tc b sung, cp nht ca b

2

phn CNSX. Ty theo mc u tin ca mi loi yu cu, hoc hon cnh ca mi yu
cu, b phn CNSX s lp c k hoch b sung thm u sch hay s lng sch
trong th vin. Thng thng cc yu cu ny s ri nhiu vo cc thi im nh u mt
hc k trng.
Bn cnh , b phn BDMT cng l b phn trc tip lm nhim v qun l kho
sch ca th vin nn BDMT c th nm bt c rt r tnh hnh hin trng cc u sch
ca th vin. Vi nhng u sch m s lng sch h hng hay nhu cu cn phi p
ng qu nhiu, BDMT c th to yu cu phi cp nht thm s lng u sch ny ln
CNSX.
Ti mi thi im, th vin c k hoch mua, b sung thm sch, b phn CNSX s
thng k v duyt i vi cc yu cu b sung sch, xem xt nhu cu, cn i kinh ph v
ln mt danh sch cc u sch s c t mua. i vi nhng u sch c th ca
Trng, c th khng mua c nhng loi sch bn ngoi th b phn CNSX c th
to ri gi yu cu c in hay thu in ngay ti nh my in quen bit hoc thu in cc
nh my in ngoi. i vi nhiu loi sch m b phn CNSX thy c th mua c ngay
bn ngoi, b phn CNSX s ln danh sch sch cn mua vi cc thng tin v nh cung
cp v to n t mua sch.
Sau , b phn CNSX s gi n t sch n cc nh cung cp sch trn th
trng, sau khi nhn c sch v ha n yu cu thanh ton t nh cung cp, b phn
CNSX c nhim v kim tra hng nhn c, nu c sai st th phi gi khiu ni li nh
cung cp, yu cu nh cung cp c thng tin phn hi. Trong trng hp hng nhn c
kim tra tt, b phn CNSX ng du ha n nhn c ri gi ha n yu cu thanh
ton n ban ti chnh ca Trng.
Sau khi cc th tc thanh ton hon tt, b phn CNSX s nhn sch v v lm cc
cng tc ring ca th vin chun b chuyn ln kho hay a n b phn XDBM. Sau
khi nhn sch v, b phn CNSX cng c nhim v phi lm cc cng tc x l k thut
nh ng du, gn nhn, lm h s cho sch.
Tip l ng k vo s ti sn ca th vin (in cc thng tin chung v u
sch nh tn sch, nh xut bn, m sch) v nhp vo c s d liu theo cc form
tng t nh ghi trong s ti sn ca th vin.
Cui cng, sch s c chuyn giao sang b phn XDBM. Ti y, b phn XDBM
s phn loi tip cc ti liu nhn c thnh nhiu th mc (nh cc ch v ton,
l, ha, v kh). Tip theo, b phn XDBM s xc nh ra mt s t kha cho tng u
sch phc v cho vic tm kim. Kt qu ca cng vic ny l s in ra cc phch
trong phng tra ti liu, v nhp cc t kha ny ln c s d liu ca th vin phc v
cho vic tm kim bng my tnh.
Cui cng, b phn XDBM s lm tip nhim v phn loi ti liu v cc loi kho
khc nhau. C nhng loi ti liu mt s c a ln cc kho mt, nhng loi ti liu ny
s ch c mt s t ngi c php c.
Mt s ti liu t chn cho bn c nhng khng c em v nh, cc loi ti liu
ny thng c a ln kho ca phng c. V mt s ti liu thuc dng gio trnh, hay
ti liu tham kho th bn c ca th vin c th c mn v nh. Vi mi kho khc
nhau, b phn XDBM cn cn phi ghi nhn li v tr gi ca mi u sch trong c s d
liu, iu ny cng rt l cn thit khi th th tm kim ti liu.
Khi ti liu m bn c mn b mt, bn c cn phi thng bo vi th vin
thng qua b phn BDMT bng mt phiu thng bo mt sch BDMT cp nht vo c

3

s d liu. Vic ny gip b phn CNSX khi lm cc thng k c th kim sot c tnh
hnh sch, ti liu b mt v c th ln k hoch cp nht nu cm thy cn thit.
i vi yu cu mn sch ca bn c, bn c s gi mt yu cu mn sch ti
b phn BDMT, b phn BDMT s tm kim v kim tra tnh trng hin ti ca u sch
c mn. Trc , bn c c th ch ng tm kim v u sch m mnh mn
thng qua mt my tnh c t trong th vin. Ty theo kh nng v hon cnh, b
phn BDMT c th t chi yu cu bi cc l do nh sch ny khng th mn hoc u
sch b mn ht. Nu c th mn c sch, th th ca th vin cn ghi nhn
m s th v thng tin mn sch trong yu cu mn sch vo c s d liu.
Cui cng, khi bn c em ti liu n tr th vin, ngi th th trong b phn
BDMT s kim tra ti liu c em tr. Nu ti liu b h hng hoc mt mt, ngi th
th c quyn t chi nhn ti liu c tr li v c th yu cu bn c phi n tin
hoc bng vt cht tng ng vi gi tr ti liu (c x l ti liu b h hng trong c s
d liu). Nu vic tr ti liu thnh cng, th th cng cn cp nht li thng tin u sch
va c tr li. Bn cnh , b phn BDMT cn c trch nhim qun l danh sch th
bn c, hy, xa i vi nhng th qu hn s dng, sa h s th cng nh gia hn
cho th bn c.

2. Xy dng m hnh phn cp chc nng:
a. Ti sao phi xy dng m hnh phn cp chc nng:
Trc ht ta thy s phn r chc nng l cng c biu din phn r c th
bc n gin cc cng vic cn thc hin. Mi cng vic c chia ra lm cc cng vic
con. S mc chia ph thuc vo kch c v phc tp ca h thng. c im ca s
phn r chc nng l: s phn r chc nng cho 1 cch nhn tng qut, d hiu t i
th n chi tit v cc chc nng v nhim v thc hin (rt d thnh lp bng cch phn
r cc chc nng dn dn t trn xung).
Nh vy, vic xy dng m hnh phn cp chc nng l rt cn thit nhm xc nh
phm vi ca h thng cn phn tch. ng thi, s phn r chc nng cng l phng
tin trao i gia nh thit k v ngi s dng trong khi pht trin h thng. S phn
r chc nng cho php m t, khi qut dn cc chc nng ca mt t chc mt cch trc
tip hoc khch quan, pht hin c cc chc nng thiu v trng lp.

b. Cch thc xy dng m hnh phn cp chc nng ca ton b h thng:
xy dng c m hnh phn cp cc chc nng ca h thng qun l thng tin
th vin, ti c s dng kt hp c hai phng php bottom-up v phng php top-
down. p dng c th vo h thng qun l thng tin th vin, ta s lm ln lt cc bc
(c p dng hai phng php trn) nh sau:
S dng phng php top-down tm kim nhng chc nng chi tit c
nu trong phn m t quy trnh nghip v ca h thng.
S dng phng php bottom-up gm nhm cc chc nng chi tit c
lit k trn thnh cc chc nng mc cao hn.
Thc hin kt hp vic gin lc ha t ng n khi thu c chc nng ca
ton b h thng.
Giai on 1 S dng phng php top-down tm kim nhng chc nng chi
tit:

4

tm kim chc nng chi tit t bn m t quy trnh nghip v ta thc hin y
theo 5 bc nh di y:
Bc 1: Gch chn cc ng t v b ng lin quan n cng vic ca h thng
thng (nhng chc nng chi tit s c m t thng qua cc ng t v b ng ny).
Bc 2: T danh sch cc ng t v b ng thu c bc 1 ta tm v loi b
nhng chc nng trng lp hay nhng cm khng phi l chc nng ca h thng.
Bc 3: T danh sch thu c bc 2, gom nhm nhng chc nng no n
gin do mt ngi thc hin li.
Bc 4: Trong danh sch thu c t bc 3, loi cc chc nng khng c ngha
vi h thng li.
Bc 5: Chnh sa li cc chc nng c chn sau bc 4 cho hp l.

Kt qu thu c:
Gch chn cc ng t v b ng c c t quy trnh nghip v ca h thng, loi
b cc cm t khng c phi l chc nng ca h thng ta c kt qu sau:

(1) Thm yu cu b sung u sch
(2) Ln danh sch sch t mua
(3) Thng k tnh hnh hin trng cc u sch
(4) Tm kim u sch
(5) Lp k hoch b sung u sch
(6) Cp nht thng tin u sch
(7) Ghi nhn v tr u sch trn gi
(8) Xa th bn c ht hn
(9) Cp nht thng tin u sch
(10) Cp nht, gia hn th bn c
(11) Thng k yu cu cp nht sch
(12) Ghi nhn thng tin sch mn
(13) Phn loi thng tin u sch theo bin mc
(14) Ghi nhn thng tin sch tr
(15) Kim tra tnh trng hin ti ca u sch
(16) In ha n yu cu n sch
(17) Tm kim bn c
(18) Phn loi sch theo kho
(19) X l ti liu qu hn, h hng
(20) Nhp t kha tm kim ca ti liu
(21) To yu cu t in/mua ti liu
(22) Bo co
(23) Thng k
Gom nhm cc chc nng trng lp hoc cc chc nng c th khi qut ha li
c ta c kt qu di y:

(1) (1)
(2) + (5) (2)
(4) (4)
(6) + (7) + (9) + (13) + (18) + (20) (6)

5

(8) (8)
(10)
(12)
(14)
(16)
(17)
(19)
(21)
(22)
(23) + (3) + (11) + (15) (23)

Sa i thay th cc t ng cho ph hp ta thu c kt qu cui cng l danh sch cc
chc nng chi tit nh sau:

Thm yu cu b sung ti liu
Ln danh sch ti liu t mua
Tm kim ti liu
Cp nht thng tin ti liu
Xa th bn c ht hn
Cp nht, gia hn th bn c
Ghi nhn thng tin ti liu c mn
Ghi nhn thng tin ti liu c tr
In ha n yu cu n ti liu
Tm kim thng tin bn c
X l ti liu qu hn, h hng
To yu cu t in/mua ti liu
Bo co
Thng k
Giai on 2 S dng phng php bottom-up gom nhm cc chc nng chi
tit thnh cc chc nng mc cao hn:
Sau khi lm cng on gom nhm cc chc nng nh c lit k trong giai on
1, ta s thu c cc chc nng mc cao hn nh sau:
t mua/B sung ti liu.
Qun l ti liu.
Qun l bn c.
Qun l mn tr.
Bo co v thng k.
Lp bng v gom cc chc nng chi tit nh theo tng nhng chc nng ln trn ta c
th c ci nhn r rng hn tp hp cc chc nng ca h thng:

Thm yu cu b sung ti liu
t mua/B sung
ti liu
QUN L

TH VIN
Ln danh sch ti liu t mua
To yu cu t in/mua ti liu
Tm kim ti liu
Qun l ti liu

6

Cp nht thng tin ti liu
X l ti liu qu hn, h hng
Tm kim thng tin bn c
Qun l bn c
Cp nht th bn c
Xa th bn c
Ghi nhn thng tin ti liu c mn
Qun l mn tr
Ghi nhn thng tin ti liu c tr
In ha n yu cu n ti liu
Bo co
Bo co & thng k
Thng k

T bng trn, ta c th d dng a ra s phn r chc nng (BFD) ca h thng qun l thng
tin th vin Trng K thut Qun s.

7




8

3. Xy dng m hnh lung d liu:

a. Xy dng m hnh lung d liu mc khung cnh (DFD mc 0 ):
mc ny, chc nng tng qun ca h thng l Qun l th vin. Vi h thng
ny, c bn tc nhn ngoi c kh nng tc ng n h thng v mt d liu (c th rt
ra t s quy trnh nghip v chng I) l:
Nh cung cp sch,
Ban ti chnh,
Bn c,
Vn phng Khoa, B mn v phng o to
(tc nhn ngoi kho sch khng c tnh n y). B sung cc lung d liu trao i
gia h thng v tc nhn ngoi, ta c biu lung d liu mc khung cnh (DFD mc
0) nh sau:




9

b. Xy dng m hnh lung d liu mc nh (DFD mc 1):
Chc nng chnh Qun l th vin (chc nng mc 0) c th phn r thnh nm
chc nng con l:
Chc nng t hng/B sung,
Qun l ti liu,
Qun l bn c,
Qun l mn tr,
Bo co thng k
Ngoi cc lung d liu vo/ra (14 lung) m hnh lung d liu mc khung cnh
(DFD mc 0) c bo ton, th ta thy lung thng tin trao i gia ba chc nng t
mua/B sung, Qun l mn tr, Qun l bn c l khng trc tip m phi thng qua
mt vi kho d liu nh kho Ti liu, kho Ti liu mn, kho Ha n n sch, kho Danh
sch yu cu cp nht/b sung. T ta c cc bc xy dng m hnh lung d liu
mc nh (DFD mc 1) nh sau:
- T DFD mc khung cnh, vi DFD mc nh cc tc nhn ngoi ca h thng
mc khung cnh c gi nguyn vi cc lung thng tin vo ra.
- H thng c phn r thnh cc tin trnh mc nh l cc chc nng chnh bn
trong h thng theo biu phn cp chc nng mc 1.
- Xy dng thm cc kho d liu v lung thng tin trao i gia cc chc nng mc
nh.

10




11



c. Xy dng m hnh lung d liu mc di nh (DFD mc 2):
mc ny, ta c th thy 5 chc nng t mua/B sung, Bo co v thng k,
Qun l ti liu, Qun l mn tr, Qun l bn c cn c phn r thnh nhiu chc
nng con khc. C th l:
- Chc nng t mua/B sung c phn r thnh 3 chc nng: Thm yu cu
b sung ti liu, Ln danh sch ti liu t mua, To yu cu t in/mua ti liu.
- Chc nng Qun l ti liu c phn ra thnh 3 chc nng: Tm kim ti liu,
Cp nht thng tin ti liu, X l ti liu qu hn v h hng.
- Chc nng Qun l bn c c phn r thnh 3 chc nng: Tm kim thng
tin bn c, Cp nht th bn c, Xa th bn c.
- Chc nng Qun l mn tr c phn r thnh 3 chc nng: Ghi nhn thng
tin ti liu c mn, Ghi nhn thng tin ti liu c tr, In ha n yu cu n ti
liu.
- Chc nng Bo co v thng k c phn ra thnh 2 chc nng: Bo co,
Thng k.
Sau khi tin hnh xy dng s DFD mc 1 v xc nh c cc chc nng
phn r, ta tip tc xy dng s DFD mc 2 theo nguyn tc:
- Thc hin phn r i vi mi tin trnh ca mc nh.
- Khi thc hin phn r mc ny vn phi cn c vo biu phn cp chc nng
xc nh cc tin trnh con s xut hin trong biu lung d liu.
- Vic phn r c th tip tc cho n khi s mc cn thit.
o Khi phn r cc tin trnh phi m bo tt c cc lung thng tin vo ra tin trnh
mc cao phi c mt trong cc tin trnh mc thp hn v ngc li.
o Chc nng t mua/B sung:

o

12

Chc nng Qun l ti liu:



o























o
o Chc nng Qun l bn c:


o

13

o Chc nng Bo co v thng k:



o












o
o Chc nng Qun l mn tr:



4. Kt lun:
Sau bc phn tch h thng v chc nng, ta c ci nhn kh ton din v h thng.
Nu nh s phn r chc nng BFD cho ta mt ci nhn khi qut, d hiu t i th n chi tit
v cc chc nng v nhim v thc hin th s lung d liu li cung cp cho chng ta bc tranh tng th
ca h thng v thit k s b v cch thc thc hin cc chc nng ca h thng.