1

DAFTARISI:

STANDARDOPERATINGPROCEDURES(SOP)
Hal
1.PenangananBisnisBaru(NewBusiness).(25)
I. Prospect/CalonNasabah
II. PresentasiMengenaiFungsidanPerananPialangAsuransi
III. RiskSurvey/CollectingDataandInformation
IV. DesingandArrangeInsuranceProgramme
V. SelectionofInsurer(s)
VI. InsurancePlacement
VII. ProposeQuotationtoProspect
VIII. PresentationandNegotiationwithProspect
IX. AwardClosingInstructiontoInsurer(s)
X. CollectthePolicyDocumentsandIssueDebitNote
XI. DeliversAllPolicyDocumentstoInsured
XII. CollectingPremiumfromInsuredandPaytoInsurer(s)
XIII. Filing
FlowchartPenutupanAsuransiNewBusiness

2.PenangananPerpanjanganPolisAsuransi(69)
I. ExistingClient/Policy
II. ReviewandRedesignExistingPolicy
III. SelectionofInsurer(s)
IV. InsurancePlacement
V. ProposeQuotationtoInsured
VI. PresentationandNegotiationwithInsured
VII. ClosingInstructiontoInsurer(s)
VIII. CollectPolicyDocuments
IX. DeliverPolicyDocumenttoInsured
X. PremiumPaymentfromInsuredandPaytoInsurer(s)
XI. Filing
FlowchartPenutupanAsuransiRenewalBusiness

3.PenangananKlaim.(1012)
I. ClaimOccurs
II. ClaimNotification
III. ClaimSurvey
IV. FurnishingClaimDocuments
V. SubmissionClaimDocumentstoInsurer/Adjuster
VI. ObtainClaimAdjustmentfromInsurer
VII. ClaimAgreement
VIII. MonitoringClaimSettlement/PaymentProcess
IX. ClosedFile
FlowchartPenangananKlaim

4.Keuangan&Akuntansi.(1314)
1.BagianKeuangan
2.BagianAkuntansi
FlowchartKeuangan&Akuntasi

STANDARD OPERATING PROCEDURES

PENANGANAN BISNIS BARU (NEW BUSINESS)


I. Prospect / Calon Nasabah
Sedapat mungkin dibuatkan/didapatkan Company Profile dari calon klien yang antara lain memuat
rincian informasi mengenai aktifitas usaha, data obyek yang akan dipertanggungkan,
data-data perusahaan/proyek, contact person, sumber dana, susunan pemegang saham, group
perusahaan dan data/informasi lainnya yang diperlukan. Pada tahap ini, Program Mengenal
Nasabah sudah mulai dilakukan.

II. Presentasi Mengenai Fungsi dan Peranan Pialang Asuransi
Melakukan presentasi mengenai fungsi dan peranan pialang asuransi, serta penjelasan akan
manfaat yang diperoleh jika menggunakan jasa pialang asuransi. Perlu disampaikan Surat
Perkenalan dan usulan program pengelolaan risiko, jika dianggap perlu.

III. Risk Survey/Collecting Data and Information
Setelah menerima permintaan penutupan asuransi dari Calon Nasabah, segera dilakukan
peninjauan atau survey risiko atas objek dan/atau kepentingan yang akan diasuransikan, sekaligus
mengumpulkan data/informasi terkait dengan Calon Nasabah. Pada tahap ini perlu diperhatikan
mengenai ketentuan perundang-undangan yang berlaku khususnya penerapan ketentuan Prinsip
Mengenal Nasabah (Know Your Customer) dan Customer Due Diliegence.

IV. Desing and Arrange Insurance Programme
Berdasarkan evaluasi data-data yang dikumpulkan dan setelah dilakukan analisa resiko, agar
dirancang/disusun Program Asuransi yang kiranya dibutuhkan oleh Calon Nasabah tersebut.
Program Asuransi yang diajukan hendaknya memiliki kelebihan/ keunggulan (added value).

V. Selection of Insurer (s)
Langkah berikutnya adalah pemilihan perusahaan asuransi yang akan dijadikan sebagai
Penanggung. Perlu diperhatikan agar perusahaan asuransi yang dipilih harus memenuhi kriteria dari
berbagai aspek berdasarkan profil risiko, diantaranya reputasi, kredibilitas, pengalaman dan tenaga
ahli, kapasitas, pemodalan (asset, ekuitas dan RBC), komitmen manajemen dan pelayanan klaim,
dukungan atas jenis risiko tertentu, serta kriteria terkait lainnya.

VI. Insurance Placement
Menawarkan dan menegosiasikan usulan program asuransi kepada perusahaan yang terpilih
menjadi Penanggung untuk mendapatkan dukungan (back-up) penempatan risiko.




3

VII. Propose Quotation to Prospect
Program Asuransi yang telah mendapatkan konfirmasi dukungan dari Penanggung, maka
selanjutnya program tersebut dikirimkan kepada Calon Nasabah dalan bentuk Quotation Slip. Perlu
diperhatikan agar konfirmasi dukungan perusahaan asuransi harus dalam bentuk tertulis, dan
sedapat mungkin menghindari konfirmasi yang bersifat verbal.

VII. Presentation and Negotiation with Prospect
Mempresentasikan dan menegosiasikan penawaran program asuransi yang dikirimkan kepada
Calon Nasabah yang mencakup penjelasan teknis (luas jaminan, premi, hak dan kewajiban), alasan
pemilihan perusahaan asuransi dan hal terkait lainnya.

Negosiasikan kembali ruang atas beberapa hal menyangkut kondisi pertanggungan dan harga
premi dengan perusahaan asuransi, bilamana diperlukan.

Bilamana program asuransi yang ditawarkan kepada Calon Nasabah tidak mendapat persetujuan,
agar dibuat pemberitahuan kepada perusahaan asuransi, dan selanjutnya closed file.

IX. Award Closing Instruction to Insurer (s)
Bilamana Calon Nasabah menyetujui Program Asuransi berdasarkan kondisi dan premi yang
ditawarkan, maka selanjutnya Pialang Asuransi mengirimkan instruksi penutupan dan penerbitan
dokumen polis asuransi (closing instruction) kepada perusahaan asuransi.

Sementara menantikan proses penerbitan dokumen polis, Pialang Asuransi meminta konfirmasi
tertulis dari perusahaan asuransi sebagai bukti bahwa resiko telah discover.
Segera setelah konfirmasi tertulis dari perusahaan asuransi diperoleh, penutupan atas nama
Tertanggung tersebut sudah dapat dicatatkan dalam Laporan Produksi.

X. Collect the Policy Documents and Issue Debit Note
Penerbitan dokumen polis dari perusahaan asuransi harus dimonitor, dan setelah dokumen polis
tersebut diterima, agar diteliti terlebih dahulu apakah syarat dan ketentuan pertanggungan yang
tercantum dalam polis telah sesuai dengan syarat dan ketentuan pertanggungan yang tercantum
dalam Closing Instruction.

Berdasarkan dokumen Polis Asuransi tersebut, maka segera diterbitkan dokumen Debit/Credit Note.

XI. Delivers All Policy Documents to Insured
Semua dokumen polis (Polis dan Debit/Credit Note) yang telah diperiksa kebenaran dan
keakuratannya, kemudian dikirimkan kepada Tertanggung.

Sesuai ketentuan perundangan lainnya, agar diterbitkan Surat Penunjukan dan Standar Pelayanan
Broker Asuransi yang ditandatangani oleh Broker dengan Tertanggung.


4


XII. Collecting Premium from Insured and Pay to Insurer(s)
Berdasarkan dokumen Debit Note, kemudian Bagian Keuangan melakukan penagihan premi kepada
Tertanggung, dan segera memproses pembayaran premi kepada Penanggung segera setelah
pembayaran premi dari Tertanggung diterima. Pialang Asuransi tidak diperkenankan menahan dan
menginvestasikan premi yang diterima dari Tertanggung, dan pembayaran premi harus
memperhatikan tenggang waktu pembayaran premi dari Tertanggung dan kepada Penanggung,
serta harus selalu memperhatikan perimbangan antara harta kekayaan dan hutang premi.

XII. Filing
Semua dokumen penutupan asuransi termasuk pembayaran premi dari Tertanggung dan kepada
Penanggung dibuatkan dalam file secara updated.



5



FLOWCHART PENUTUPAN ASURANSI NEW BUSINESS













NOT DEAL

DEAL













PROSPECT CLIENT
DESIGN/ARRANGE
PROGRAMME
SELECTION OF
INSURER (S)
INSURANCE
PLACEMENT
PRESENTATION,
NEGOTIATION WITH INSURED
PROPOSE QUOTATION TO
PROPECT
CLOSE
FILE
AWARD CLOSING
INSTRUCTION TO
INSURER (S)
COLLECT
POLICY
DOCUMENTS
DELIVERS POLICY
DOCUMENTS TO
INSURED
PREMIUM PAYMENT
FROM/TO
INSURED/INSURER
RISK SURVEY
COLLECTING DATA/
INFORMATION
FILE
RE-NEGOTIATION
WITH INSURER (S)

PRODUCTION
REPORT
NEGOTIATION WITH
INSURER (S)
KNOWING YOUR
CUSTOMER / KYC
PRESENTATION THE ROLES
AND FUNCTIONS OF BROKER

6



STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENANGANAN PERPANJANGAN POLIS ASURANSI



I. Existing Client /Policy
Minimal 1 atau 2 bulan sebelum periode polis/pertanggungan tertentu berakhir, agar diperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
1. Apakah terdapat outstanding premi yang belum diselesaikan oleh Tertanggung, dan untuk
hal ini agar dikoordinasikan dengan Divisi/Unit Kerja yang terkait.
2. Apakah kondisi pertanggungan yang tengah berjalan sudah merupakan yang terbaik untuk
kondisi insurance market saat ini? J ika belum, agar perluasan jaminan/kondisi
pertanggungan dimaksud dapat dimasukkan pada penawaran program perpanjangan
asuransi untuk periode berikutnya.
3. Apakah nilai atau obyek pertanggungan tidak mengalami perubahan, baik penambahan
maupun pengurangan dan agar untuk hal ini ditanyakan kepada pihak Tertanggung.
4. Agar diteliti bilamana masih ada kasus klaim atas Polis Asuransi bersangkutan yang
belum selesai prosesnya dan agar hal ini disampaikan kepada pihak Tertanggung.

II. Review and Redesign Existing Policy
1. Sebelum membuat review atas existing policy terlebih dahulu dilakukan analisa mengenai
current market conditions untuk mengetahui perkembangan terkini dalam industry
perasuransian.
2. Agar dikirimkan Renewal Notice yang dilengkapi dengan usulan program
perpanjangannya (Renewal Program) dan penawaran jenis penutupan asuransi lainnya,
bilamana ada.
3. Atas dasar evaluasi data/informasi yang dikumpulkan, maka selain menawarkan program
perpanjangan Polis Asuransi yang sudah ada, juga menawarkan penutupan Asuransi
lainnya yang sekiranya diperlukan oleh Tertanggung.
4. Bilamana diperlukan, survey ulang ke lokasi resiko dapat dilakukan.
5. Pada tahap ini, Prinsip Mengenal Nasabah (Knowing Your Customer) sudah dapat
dilakukan.

III. Selection of Insurer(s)
Langkah berikutnya adalah pemilihan perusahaan asuransi yang akan dijadikan sebagai
Penanggung. Perlu diperhatikan agar perusahaan asuransi yang dipilih harus memenuhi kriteria
dari berbagai aspek berdasarkan profil risiko, diantaranya reputasi, kredibilitas, pengalaman dan
tenaga ahli, kapasitas, pemodalan (asset, ekuitas dan RBC), komitmen manajemen dan pelayanan
klaim, dukungan atas jenis risiko tertentu, serta kriteria terkait lainnya.



7


Perlu juga diperhatikan kinerja dan layanan atas existing Insurer(s) sebagai acuan dalam
pemilihan perusahaan asuransi pada program penutupan perpanjangan.

IV. Insurance Placement
Usulan program perpanjangan asuransi (renewal programme) yang telah disusun, selanjutnya
ditawarkan kepada Perusahaan Asuransi guna mendapatkan dukungan
(back-up) asuransi.


V. Propose Quotation to Insured
Segera setelah program perpanjangan asuransi mendapatkan dukungan (back-up), agar
penawaran program perpanjangan asuransi (Quotation Slip) kepada Tertanggung dikirimkan.

VI. Presentation and Negotiation with Insured
Adakan pertemuan dengan pihak Tertanggung guna membahas program perpanjangan asuransi
dimaksud dan penawaran jenis penutupan asuransi lainnya, bilamana ada.
1. Bilamana Tertanggung tidak menyetujui penawaran program perpanjangan asuransi, maka
selanjutnya closed file.
2. Bilaman terdapat bagian-bagian tertentu yang belum mendapat persetujuan dari
Tertanggung, agar hal tersebut kembali dinegosiasikan ulang kepada perusahaan asuransi.

VII. Closing Instruction to Insurer(s)
Bilamana Tertanggung menyetujui penawaran renewal sesuai quotation slip yang diajukan, maka
segera dilakukan instruksi penutupan asuransi kepada Perusahaan Asuransi yang memberikan
dukungan.
Dapatkan konfirmasi ulang dari Penanggung tersebut secara tertulis sebagai bukti bahwa resiko
telah dicover, dan sedapat mungkin hindari konfirmasi yang bersifat verbal.
Segera setelah mendapatkan konfirmasi tertulis dari Penanggung, maka account tersebut segera
dicatatkan dalam Laporan Produksi.

VIII. Collect Policy Documents
Monitor penerbitan dokumen polis dari perusahaan asuransi. Setelah dokumen polis perpanjangan
diterima, agar diteliti terlebih dahulu apakah syarat dan ketentuan pertanggungan yang tercantum
dalam polis telah sesuai dengan syarat dan ketentuan pertanggungan yang disepakati. Kemudian
penerbitan Debit/Credit Note dapat diproses.

IX. Deliver Policy Document to Insured
Setelah seluruh dokumen polis dipastikan benar, segera kirimkan dokumen Debit Note beserta
Polis Asuransi/Cover Note/Certificate kepada Tertanggung.


8

Sesuai ketentuan perundangan lainnya, agar diterbitkan Surat Penunjukan dan Standar Pelayanan
Broker Asuransi yang ditandatangani dan Tertanggung.

X. Premium Payment from Insured and Pay to Insurer(s)
Berdasarkan dokumen Debit Note, agar Divisi Keuangan & Administrasi dapat melakukan
penagihan premi kepada Tertanggung, dan segera memproses pembayaran premi kepada
Penanggung segera setelah Tertanggung melakukan pembayaran premi.

XI. Filing
Semua dokumen polis termasuk administrasi penutupan perpanjangan agar disusun secara
akurat, lengkap dan updated.








9



FLOWCHART PENUTUPAN ASURANSI RENEWAL BUSINESS













NOT RENEW





















EXISTING
CLIENT/POLICY
REVIEW/
RE-DESIGN
EXISTING POLICY
SELECTION
OF INSURER
INSURANCE
PLACEMENT
PRESENTATION,
NEGOTIATION WITH
INSURED
PROPOSE RENEWAL
QUOTATION TO
INSURED
FILE
CLOSING
INSTRUCTION
TO INSURERS
COLLECT
POLICY
DOCUMENTS
DELIVERS POLICY
DOCUMENTS TO
INSURED
PREMIUM PAYMENT
FROM/TO
INSURED/INSURER
FILE
RISK RE-SURVEY
COLLECTING DATA/
INFORMATION, IF
REQUIRED
RE-NEGOTIATION
WITH INSURERS
RENEW
PRODUCTION
REPORT
NEGOTIATION
WITH INSURERS
KNOWING YOUR
CUSTOMER/KYC

- RENEWAL NOTICE
- REVIEW MARKET
CONDITIONS

10



STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENANGANAN KLAIM


I. Claim Occurs
Merupakan suatu peristiwa yang menyebabkan kerugian , kerusakan, kehilangan, luka badan,
meninggal, tanggung jawab hukum atas suatu objek dan/atau kepentingan yang
dipertanggungkan.

II. Claim Notification
1. Laporan Pendahuluan klaim (notification of claim) yang diterima dari Tertanggung dicatat
dalam buku registrasi klaim dan bilamana laporan pendahuluan klaim ini baru disampaikan
secara lisan, agar kemudian hal ini ditegaskan secara tertulis. Setiap klaim harus
dimaksukkan dalam Claim Record yang memuat ringkasan mengenai klaim tersebut.
2. Periksa validitas Polis Asuransi yang bersangkutan (premi, jangka waktu pertanggungan,
jenis polis dan sebagainya) dan teliti apakah klaim tersebut liable berdasarkan kondisi polis.
J ika tidak liable, agar dibuatkan surat pemberitahuan dan penjelasan kepada Tertanggung
untuk selanjutnya closed file.
3. Teruskan laporan klaim pendahuluan kepada Penanggung dan perlu diperhatikan batas
waktu pelaporan klaim harus sesuai dengan persyaratan polis yang bersangkutan agar tidak
melampaui batas waktu pelaporan klaim yang diisyaratkan.
4. Periksa apakah premi sudah dibayar lunas oleh Tertanggung, dan apakah sudah diteruskan
pembayarannya kepada Penanggung. J ika belum dilunasi, agar penagihannya
dikoordinasikan bersama Divisi Keuangan.

III. Claim Survey
Pelajari kasus klaim tersebut dan bilamana perlu, lakukan survey.

IV. Furnishing Claim Documents
Inventarisir dokumen-dokumen klaim yang diperlukan untuk selanjutnya dimintakan
kelengkapannya kepada Tertanggung. Claim Form (bila ada) yang diberikan oleh Penanggung
agar diteruskan kepada Tertanggung dan dibantu dalam hal proses pengisiannya. Dokumen klaim
yang disampaikan oleh Tertanggung, harus diperiksa, dianalisa dan diverifikasi kelengkapannya

V. Submission Claim Documents to Insurer/Adjuster
Dokumen klaim yang telah diperiksa dan telah diverifikasi kelengkapannya kemudian dikirimkan
kepada Penanggung/Loss Adjuster.



11


VI. Obtain Claim Adjustment from Insurer
Evaluasi dan negosiasikan kasus klaim tersebut dengan Penanggung dan/atau Loss Adjuster agar
Tertanggung dapat memperoleh hak-haknya secara penuh dalam hal ganti rugi (klaim) sesuai
dengan syarat dan kondisi polis. Selalu melaksanakan pemantauan atas proses klaim dan
berupaya sedapat mungkin agar penyelesaian klaim dilaksanakan secara cepat dan tepat.

VII. Claim Agreement
Sampaikan, jelaskan dan rekomendasikan Claim Adjustment kepada Tertanggung untuk
mendapat persetujuan. Setiap kasus klaim yang tidak dijamin oleh kondisi polis harus dijelaskan
kepada pihak Tertanggung secara tertulis dan selanjutnya dinyatakan berkas klaim ini ditutup
(Close no Claim). Bilamana besarnya ganti rugi belum mendapat persetujuan dari Tertanggung
agar hal tersebut dinegosiasikan kembali dengan pihak Penanggung / Adjuster.

VII. Monitoring Claim Settlement/Payment Process
Claim Adjustment yang telah mendapat persetujuan dari Tertanggung untuk selanjutnya
dikonfirmasikan kepada Penanggung untuk dilakukan pembayaran klaim. Proses pembayaran
klaim kepada Tertanggung sudah harus dilaksanakan dalam kurun waktu 30 hari sejak tanggal
persetujuan klaim oleh Tertanggung.

VIII. Closed File
J ika pembayaran kepada kepada Tertanggung sudah direalisasikan, kemudian agar dilakukan
closed file atas indivual claim tersebut, dan selanjutnya claim tersebut dicatat dalam Claim Record
pada Claim Settled.



12


FLOWCHART PENANGANAN KLAIM





































CLAIM OCCURS
CLAIM NOTIFICATION
CLAIM SURVEY,
IF REQUIRED
FURNISHING CLAIM
DOCUMENTS
SUBMISSION CLAIM
DOCUMENTS TO
INSURER/ADJUSTER
FILE
CLAIM
AGREEMENT
MONITORING CLAIM
SETTLEMENT/
PAYMENT PROCESS
CLOSED
FILE
CHECKING POLICY
CONDITIONS,
PREMIUM PAYMENT
STATUS
CLAIM NEGOTIATION
WITH INSURER/
ADJUSTTER
DEAL
ANALYSING AND
VERIFYING CLAIM
DOCUMENTS
CLAIM
RECORD
CLAIM
RECORD
LIABLE
NOT
LIABLE
OBTAIN CLAIM
ADJUSTMENT FROM
INSURER

13



STANDARD OPERATING AND PROCEDURES
KEUANGAN & AKUNTANSI



BAGIAN KEUANGAN
I. Pengiriman Polis dan Dokumen Tagihan Premi (Debit/Credit Note) kepada Tertanggung.
II. Membuat Surat Daftar Tagihan Premi kepada Tertanggung, dan untuk selanjutnya melakukan
penagihan premi (untuk klien korporasi dengan jumlah polis banyak).
III. Melakukan pemeriksaan rekening bank, apakah premi sudah dibayarkan oleh Tertanggung. J ika
belum direalisasikan pembayarannya, agar Tertanggung diingatkan kembali agar terms of payment
sesuai dengan kondisi polis.
IV. Dalam hal pembayaran premi sudah diterima dari Tertanggung, agar diterbitkan Kuitansi tanda
penerimaan pembayaran (Payment Receipt) dalam 3 (tiga) rangkap, dimana Lembaran Asli
dikirimkan kepada Tertanggung, 1 copy diberikan kepada Bagian Akuntasi dan 1 copy lagi untuk file
Bagian Keuangan.
V. Melaksanakan pembayaran premi kepada Penanggung melalui tahapan mempersiapkan dokumen
pembayaran premi diantaranya bukti transfer, cek/bilyet giro, Debit/Credit Note.
VI. Penyampaian dokumen pembayaran premi dan permintaan persetujuan (tanda tangan) dari pejabat
yang berwenang.
VII. Bilamana telah disetujui dan ditandatangani oleh pejabat berwenang, Kasir kemudian sudah dapat
melakukan transaksi pembayaran premi kepada Penanggung, dan selanjutnya dimintakan bukti
kuitansi pembayaran dari Penanggung, untuk selanjutnya diserahkan kepada Bagian Akuntasi.

BAGIAN AKUNTANSI
I. Menerima dokumen bukti pembayaran dan penerimaan premi dari Bagian Keuangan.
II. Dokumen tersebut diperiksa terlebih dahulu, untuk kemudian disesuaikan dengan data Bagian
Akuntasi.
III. Pemberian Nomor Perkiraan sesuai dengan akun yang bersangkutan.
IV. Melakukan input data ke komputer dan memeriksa journal entry-nya.
V. Mencetak Buku Besar Piutang dan Hutang Premi, untuk memastikan apakah input tersebut sudah
masuk.
VI. File dokumen tersebut dalam bentuk Bukti Penerimaan dan Bukti Pembayaran Premi.
VII. Mencetak Laporan Keuangan perusahaan diantaranya Laporan Keuangan, Laporan
Laba-RugI, Laporan Ekuitas dan Laporan Arus Kas.




14



FLOWCHART KEUANGAN & AKUNTASI
























PEMERIKSAAN POLIS &
PENERBITAN DEBIT/CREDIT
NOTE
PENERIMAAN PREMI DARI
TERTANGGUNG
PEMBAYARAN PREMI
KEPADA PENANGGUNG
KASIR MELAKUKAN
PEMBAYARAN PREMI DAN
MEMINTA OFFICIAL RECEIPT
DARI PENANGGUNG
MENCETAK BUKU
BESAR
PIUTANG/HUTANG
PREMI
INPUT KE
KOMPUTER DAN
PEMERIKSAAN
J OURNAL ENTRY
MEMBUAT SURAT &
DAFTAR TAGIHAN
KEPADA
TERTANGGUNG
FILE BUKTI
PENERIMAAN/
PEMBAYARAN
PREMI
PEMERIKSAAN
DOKUMEN DAN
PEMBERIAN NOMOR
AKUN
KUITANSI PENERIMAAN
PREMI KEPADA
TERTANGGUNG
(PAYMENT RECEIPT)
BAGIAN
AKUNTANSI
MEMPERSIAPKAN
DOKUMEN
PEMBAYARAN DAN
PEMERIKSAAN/
PERSETUJ UAN
PEJ ABAT
BERWENANG
OUTPUT:
- LAPORAN KEUANGAN
- LAPORAN L/R
- LAPORAN EKUITAS
- LAPORAN ARUS KAS