PENGURUSAN

FAIL DAN REKOD

PENCERAMAH:
Encik Rabani Jais
Encik Ibrahim Abd. Rahman
-Jabatan Pelajaran Negeri SelangorAnjuran:
J/K Kerja Latihan dan Penghasilan
PKG Ampang

ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB 4- FAIL MEMFAIL

DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.

TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA

TERHAD
SULIT

RAHSIA
RAHSIA BESAR

TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA

TERHAD
SULIT

RAHSIA
RAHSIA BESAR

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA

RAHSIA BESAR

- PUTIH
- PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
- HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
- MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA
- KUNING & BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA BESAR

JENIS KUMPULAN FAIL

REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA
PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:
PENTADBIRAN AM
HARTA DAN BANGUNAN
ALAT KELENGKAPAN

KEWANGAN
PERSONEL

REKOD OPERATIONAL

REKOD-REKOD YANG
DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH
JABATAN / AGENSI KERAJAAN
DALAM MELAKSANAKAN FUNGSIFUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

KAEDAH PENDAFTARAN
MENGIKUT SIRI

MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN

PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT

PENGKELASAN FAIL

MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH

DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:

KURIKULUM
KO-KURIKULUM
HAL EHWAL PELAJAR
PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
KEWANGAN DAN AKAUN
PENTADBIRAN AM SEKOLAH
PERHUBUNGAN MASYARAKAT
KEMUDAHAN FIZIKAL
ASRAMA
AUDIT

KOD FAIL

10

01/01/001
Tajuk Besar

Perkara

Contoh:
Tajuk Besar
Perkara
Aktiviti

- Kurikulum
- Peperiksaan
- PMR

Kod Fail

- 01/01/001

Aktiviti

KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK

11

KEPADATAN -

SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG YANG
MINIMA

ASESIBILITI-

MUDAH UNTUK DIRUJUK

EKONOMI

MENENTUKAN SISTEM
PENYIMPANAN FAIL DENGAN
KOS YANG MINIMA

KEANJALAN -

BAGI MAKSUD PEMBESARAN

YANG DI HADAPAN

12
LOKASI

- HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI TANPA
BERLENGAH

RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN

DALAM MENGESAN LAIN-LAIN

DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH
BERBAGAI TAJUK

RETENTION

- BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL

YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN

KELASFIKASI

- UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN

DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN

ORGANISASI PUSAT
PENDAFTARAN

13

KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN
PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD.
TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN

BERTINDAN.

KERTAS MINIT
(BORANG AM 6)

14

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH
KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL

CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT. NOMBOR
KANDUNGAN ITU DILETAKKAN
DALAM BULATAN
CONTOH:
1

15

16
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA
AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH
SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS
KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN (DAKWAT MERAH)
CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA..DRP.

1

PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA

17
BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR
KELUAR CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT,
NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH
SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS
MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT
BIRU / HITAM
CONTOH:
1

SURAT BERTARIKH
DIHANTAR KEPADA PADA

18
KERTAS MINIT SEBAGAI
PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH
JABATAN
CONTOH 1

PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3
salinan

TK.
PT.10

19

CONTOH 2

PPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan
TK.
PT.10

CONTOH 3

NP/TT (2)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak
dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TK
Pen.1

SAMPUL KECIL (AM 435A)

20

FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN

SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA

SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA

BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL

DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE

DALAM FAIL TERSEBUT.

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

21

FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN

FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL

WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )

KANDUNGAN
APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT

FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:

DITUTUP JILID 2 DIBUKA

PERINGKAT TINDAKAN FAIL

SEGERA
SERTA MERTA

22

MATLAMAT SISTEM FAIL

23

MEMBERI FAIL YANG BETUL

TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN
TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN
KOS YANG TERENDAH
MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA

DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

PERGERAKAN FAIL

24

FAIL KELUAR MASUK MELALUI

KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI

PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN

DALAM PERHATIAN

SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod
Fail No.JPS :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
Nama Pagawai
Unit / Bahagian
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan
Nama
Unit

: .....................................

: ........................................
: ........................................
: ........................................

25

BENGKEL PENGURUSAN FAIL

DIKENDALIKAN OLEH:

IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN

Jabatan Pelajaran Selangor

PERALATAN
-Fail Puteh
-Kertas Minit
-Tali Hijau
-Makerpen
-Pen Merah
-Pen Biru
-Surat Masuk
-Surat Keluar

TUGASAN
1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.
2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan
Keluar.
3-Tutup Fail