PRAVILNIK

O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

PRIVREDNOG DRUTVA NAZIV PD

Uvod
Pravilnik o slubenoj prepisci i kancelarijskom poslovanju propisuje: naela pismenog
slubenog optenja; jezik i pismo; nadleni put i mere za smanjenje prepiske; nain zatite
podataka koji se smatraju poslovnom tajnom privrednog drutva; hitnost akata, nain
njihovog reavanja, formu, izradu i potpisivanje: primanje, otvaranje i pregledanje poiljaka,
rasporeivanje, evidentiranje i tehniku obradu akata, otpremanje akta i arhiviranje akata;
red u radnim prostorijama.
Po njemu postupaju zaposleni radnici privrednog drutva NAZIV PD, koji rade na izradi
dokumentacije, osim ako nekim drugim dokumentom za pojedine sluajeve nije propisan
poseban postupak.
SLUBENA PREPISKA
1. - Opte odredbe
1. - Slubena prepiska obavlja se po naelima zakonitosti, tanosti, ekspeditivnosti i
ekonominosti, uvanja poslovne tajne, uvanja i bezbednosti akata i dokumenata, kao i
slubenog i poslovnog naina pisanja.
2. - Slubena prepiska u zemlji vodi se na srpskom jeziku. U obraanju organima
Republike Srbije koristi se iskljuivo irilino pismo, dok je u prepisci s drugim
organizacijama i privrednim drutvima dozvoljena upotreba i latininog pisma. Prepiska sa
inostranstvom vodi se na engleskom jeziku, osim ako u dogovoru sa stranim partnerom to
nije drugaije odreeno. Original na srpskom jeziku mora biti arhiviran zajedno s prevodom
na engleski.
3. - Slubenu prepisku s organima, organizacijama i privrednim drutvima u zemlji ili
inostranstvu vode zaposleni koje ovlasti direktor. Raspodela ovlaenja za voenje ove
prepiske i potpisivanje akata navedena je u Pravilniku o sistematizaciji radnih mesta u
privrednom drutvu NAZIV PD.
4. - U slubenoj prepisci mogu se upotrebljavati samo one skraenice koje su propisane i
optepoznate. Kada se upotrebi neka druga skraenica, prvi put se pie puni naziv pojma
koji se njome skrauje, a u zagradu se stavlja skraenica koja e se u daljem tekstu
upotrebljavati.
U slubenoj prepisci se izbegava upotreba stranih rei, osim gde je to neophodno.
5. - Slubena prepiska vodi se nadlenim putem, to podrazumeva pregled, parafiranje i/ili
potpisivanje iskljuivo u skladu s raspodelom odgovornosti iz Pravilnika o sistematizaciji
radnih mesta u privrednom drutvu NAZIV PD. Od nadlenog puta moe se odstupiti u
hitnim sluajevima, kada je to u interesu posla i kada se drukije ne moe postupiti. Onaj koji
je odstupio od nadlenog puta duan je da zaobieno lice hitno obavesti - usmeno,
telefonom, ili na drugi nain.
6. - Za tano, uredno, ekonomino i blagovremeno obavljanje slubene prepiske, kao i
ostalih poslova u vezi sa slubenom prepiskom, odgovoran je direktor privrednog drutva i u
tom smislu duan je da:

preduzima mere da se slubena prepiska vodi u skladu sa odredbama ovog pravila;

spreava nepotrebnu prepisku ako se cilj moe postii na drugi nain;

Strana 1 od 24

preduzima mere za zatitu poslovne tajne u prepisci;

u skladu sa naelima organizacije rada, preduzima mere radi usavravanja i
poboljanja slubene prepiske;
kontrolie da li se racionalno upotrebljavaju i troe sredstva i materijal;

kontrolie uvanje slubenih dokumenata, i

preduzima druge mere radi efikasnijeg obavljanja slubene prepiske.

Svi zaposleni duni su da, u okviru svojih ovlaenja, preduzimaju navedene mere.
7. - Sredstva veze u slubenoj prepisci koriste se za prenoenje saoptenja (telefon) ili
celih tekstova akata (telefaks, e-mail).
O primljenom i predatom telefonskom saoptenju sastavlja se kratka zabeleka u kojoj se
navodi: vreme (datum, a po potrebi i as i minut) razgovora, podatke o sagovorniku (ime,
prezime, privredno drutvo i broj telefona), kratak sadraj razgovora odnosno saoptenja, a
po potrebi i druge podatke znaajne za predmet. Zabeleku potpisuje lice koje je saoptenje
predalo, odnosno primilo.
Primljene i predate telefaks poruke evidentiraju se kod poslovnog sekretra privrednog
drutva. Ako telefaks poruka u potpunosti zamenjuje dopis, ona mora biti pregledana i
overena po istim principima po kojima se overavaju dopisi.
2. SLUBENA AKTA
1) Sastavni delovi akta
8.

Akt sadri:
zaglavlje: naziv firme, kome se dostavlja (N/R),

adresa: ulica i broj, potanski broj i mesto

predmet: kratak sadraj,

tekst: obrada teksta u amerikoj formi, levo i desno poravnanje, font Ariel, veliina
slova: 11 pointa,
potpis: Privredno drutvo NAZIV PD, Funkcija potpisnika - rukovodioca, svojeruni
potpis, titula, ime i prezime,
otisak peata.

Po pravilu, akta se formiraju na memorandumu privrednog drutva u kojem su elementi

zaglavlja ve definisani. Izuzetno, dozvoljeno je formiranje akata i bez memoranduma, pod
uslovom da zaglavlje sadri: naziv privrednog drutva, oznaku stepena tajnosti (ako je
potrebna) - POSLOVNA TAJNA - INTERNO ili POSLOVNA TAJNA - POVERLJIVO, broj
delovodnika (upisnika) i datum.
Ako akt formira zaposleni i podnosi ga privrednom drutvu u obliku molbe ili zahteva, onda
zaglavlje tog podneska sadri: prezime i ime, naziv organizacione celine u kojoj podnosilac
radi, mesto i datum.
U zaglavlju izvetaja koje podnose pojedinci po izvrenom zadatku navodi se svojstvo lica
koje podnosi izvetaj (voa radnog tima, rukovodilac projekta i sl.).
Zaglavlje se ispisuje u levom gornjem uglu prve strane akta, a moe se otisnuti tambiljem,
napisati rukom, pisaom mainom ili odtampati. Kad se pie rukom ili pisaom mainom,
elementi zaglavlja piu se jedni ispod drugih u tzv. blok-formi.
9. - Kratak sadraj akta predstavlja saetu bitnu sadrinu teksta (PREDMET:). Pie se
ispod zaglavlja i, po pravilu, ne bi trebalo da obuhvati vie od tri reda teksta koji po irini ne
prelazi irinu zaglavlja.
Kratak sadraj akta formulie obraiva akta.
Strana 2 od 24

Kratak sadraj pie se na svim aktima.

10. - Adresa primaoca sadri: pun slubeni naziv ustanove, organizacije ili organa, odnosno
prezime i ime fizikog lica; sedite odnosno mesto boravka, sa nazivom ulice i kunim
brojem / (oznake zgrade), odredinu potu i dr.
11. - Tekst akta pie se bez uvlaenja redova kojima poinje novi stav (blok-forma: amerika
forma teksta), naelno, bez proreda, s tim to se stavovi odvajaju veim razmakom. Font
slova koja se koriste je Ariel, veliina slova 11 pointa.
Akta koja su zakonom ili drugim propisom odreena po nazivu i sadraju, piu se po tim
propisima.
Sadraj akta izlae se ovim redosledom: kratak uvod, razrada, zakljuak i, na kraju, predlog
mera koje treba preduzeti radi reavanja odreenih pitanja.
Ako sadraj akta ima veze s nekim ranijim aktom (aktima), na poetku teksta navodi se broj i
datum tog akta (Veza: broj ..., datum ...)
Kad se u tekstu akta pominje neki propis, navode se odgovarajue odredbe (lan, taka,
stav), pun naziv tog propisa i naziv slubenog lista u kome je objavljen, sa naznaenjem
broja i godine izdanja. Kada se uz akt dostavljaju prilozi, tada se u zasebnom stavu
(stavovima) navodi naziv priloga i njegova brojana ili druga oznaka kojom je oznaen.
12. - Potpis na aktu sastoji se od imena i prezimena. Ime se moe napisati skraeno ili samo
poetnim slovom, a prezime obavezno puno. Potpis se stavlja latinicom ili irilicom, bez
obzira kojim pismom je napisan tekst. Uz potpis navodi se funkcija i ime i prezime lica koje
akt potpisuje.
Kad akt potpisuje rukovodilac poslovne funkcije, navodi se samo naziv te funkcije (upravnik
radionice, direktor komercijalnog sektora i sl.). Kada akt potpisuje zamenik ili zastupnik, onda
se uz to svojstvo dodaje i koga zamenjuje odnosno zastupa (zamenik direktora i sl.). Lica
postavljena za vrioca ispred funkcije stavljaju oznaku v.d. (v.d. upravnika i sl.). Za lica koja
akta potpisuju po ovlaenju, treba naznaiti izvor ovlaenja (na primer: Po ovlaenju
direktora).
Potpis na podnesku, izvetaju, referatu i slino, koje podnose pojedinci, sastoji se samo od
imena i prezimena.
13. - Otisak peata privrednog drutva stavlja se s leve strane potpisa, tako da jednim delom
zahvati deo teksta naziva funkcije potpisnika.
14. - Pored navedenog, na akt se stavljaju i druge oznake i konstatacije koje upuuju na
postupak sa aktom kod primaoca. To su:

oznaka HITNO;

oznaka NA ZNANJE;

oznaka NA LINOST;

inicijali obraivaa akta i daktilografa - na sva akta;

ime i prezime prevodioca - na akta koja su prevedena na srpski jezik i sa srpskog

jezika na druge jezike, i to na primerku koji ostaje u arhivi;
konstatacija o broju umnoenih i dostavljenih primeraka akta - na aktu koji se
umnoava u tri i vie primeraka, i to na primerku koji ostaje u arhivi;
oznaka za otpremanje poiljke potom (klauzula o plaanju potarine).

2) Vrste akata
15. - Pored akata za koja su zakonom ili drugim propisom odreeni naziv i sadraj, u
slubenoj prepisci propisanoj ovim pravilom primenjuju se i ova akta:

dopis,
Strana 3 od 24

nareenje,

ovlaenje,

izvetaj i

zapisnik.

16. - Dopis je akt kojim privredno drutvo dostavlja ili trai podatke i razne materijale, daj se
miljenja, obavetenja, objanjenja, preporuke, upozorenja, odobrenja, predloge i slino.
Dopis ima sve sastavne delove akta.
17. - Nareenje je akt kojim rukovodilac nareuje potinjenima izvrenje jednog ili vie
zadataka, ili neto zabranjuje. Iz nareenja se, po pravilu, mora videti: u vezi s im, radi ega
i na osnovu ega se izdaje; zadatak (ako ima vie zadataka, iznose se po takama), nain i
rok izvrenja i, po potrebi, odredba o tome koga, do kada i na koji nain treba izvestiti po
izvrenju nareenja.
Nareenje ima sve sastavne delove akta.
18. - Ovlaenje je akt kojim rukovodilac prenosi na potinjene vrenje poslova iz svoje
nadlenosti.
Ovlaenje ima sve sastavne delove akta, osim adrese primaoca. U uvodnom delu teksta
navodi se na osnovu koga se daje ovlaenje, u posebnom redu istie se re: ovlaenje, a
zatim se navode: ime i funkcija lica na koje se ovlaenje prenosi i predmet ovlaenja.
19. - Izvetaj je akt kojim se rukovodiocima dostavljaju podaci, upoznaje ih se sa stanjem,
odnosno dogaajem, ili se izvetavaju o izvrenju dobijenog zadatka.
Izvetaj treba da bude potpun, taan, saet, jasan i blagovremen. Format i obim izvetaja
moraju se prilagoditi realnim potrebama rukovodioca i nainu prenoenja i obrade podataka.
Izvetaji mogu biti redovni i vanredni.
Redovni izvetaji se dostavljaju u odreenim vremenskim intervalima ili do odreenih rokova,
a vanredni po potrebi (kada se naredi, kada se neto nepredvieno dogodi ili kada potinjeni
smatra za potrebno da o neemu izvesti pretpostavljenog).
Izvetaj ima sve sastavne delove akta.
20. - Zapisnik je akt kojim se pismeno konstatuju odreene injenice, okolnosti, radnje i
stanja.
Kad posebnim uputstvom nije odreena sadrina zapisnika, on se sastavlja tako da sadri:
naziv zapisnika, datum, vreme i mesto sastavljanja, ime i funkciju prisutnih lica i svojstvo u
kome prisustvuju, utvreno stanje stvari, preduzete slubene radnje odnosno drugo to je
potrebno, zavisno od odreenog sluaja, i potpis slubenih lica.
Zapisnik se mora tano, uredno i pregledno voditi, potpisati, propisno overiti i evidentirati. U
potpisanom (overenom) zapisniku ne sme se nita precrtavati i dodavati. Eventualne izmene
i dopune unose se u dodatak zapisnika.
Zapisnici koji se vode na slubenim sastancima i zapisnici sa sednica kolegijalnih tela mogu
biti skraeni i potpuni.
U skraeni zapisnik, koji vodi zapisniar, unose se: naziv zapisnika, vreme i mesto
odravanja sastanka - sednice, konstatacija o broju prisutnih i odsutnih uesnika, predloeni i
prihvaeni dnevni red, ime voditelja - predsedavajueg, ime zapisniara, ime overavaa
zapisnika (ako se odreuje), razrada dnevnog reda i zakljuci.
3) Telefaks
21. - Telefaks je vrsta saoptenja koje je po obliku prilagoeno za prenos sredstvima veze.
Moe biti pisani tekst, crte ili slika.

Strana 4 od 24

Kada je telefaks u pisanom obliku, po pravilu, treba da bude kratak, jasan i nedvosmislen.
Telefaks se pie na raunaru, mainom ili rukom, itkim tampanim slovima (mastilom ili
hemijskom olovkom), u jednom primerku i u blok-formi.
Prema smeru prenosa telefaks moe biti polazni i dolazni. Kada se polazni telefaks alje na
vie adresa, njihove adrese se ispisuju levo, ispod potpisa nadlenog rukovodioca.
4) Tajnost akata
22. - Prema znaaju i vanosti podataka koje akt ili prilozi sadre, akta se dele na poverljiva i
otvorena.
Podaci iz delovodnika predstavljaju poslovnu tajnu i odavanje podataka neovlaenim licima
smatra se teom povredom radne obaveze. Poslovni sekretar samo ovlaenim licima moe
dati podatke iz delovodnika.
Dokumenta svih vrsta, ponude, tenderska dokumentacija, ugovori, sistemski i aplikativni
softver, proizvod i delovi proizvoda za koji razvojne aktivnosti nisu okonane, oprema za
proizvodnju ija je nabavka u toku, mere, radnje i druge injenice ije bi otkrivanje na bilo koji
nain moglo naneti tetu privrednom drutvu i ugroziti njegov poloaj na tritu smatraju se
poslovnom tajnom. Procena tetnih posledica po privredno drutvo koje bi mogle nastati
otkrivanjem tih podataka osnov je za utvrivanje njihovog znaaja i stepena njihove tajnosti.
Svakom podatku za koji se utvrdi da predstavlja poslovnu tajnu, odreuje se stepen tajnosti
INTERNO ili POVERLJIVO. Oznaka poverljivosti stavlja se u gornji desni ugao dokumenta ili
na ambalau, navoenjem oznake POSLOVNA TAJNA, ispod koje se unosi jedan od dva
stepena tajnosti.
Poverljivim smatraju se podaci ije bi otkrivanje nanelo tetu privrednom drutvu u celini, a
naroito podaci koji se odnose na:

studije i procene poloaja privrednog drutva na tritu, posebno u odnosu na

konkurenciju,

dugorone planove razvoja,

planove za uspostavljanje poslovne saradnje sa privrednim drutvima u inostranstvu,

naroito prilikom kupovine i/ili prodaje licenci za proizvodnju,
planove ugovaranja sa kupcima,

ponude i tenderske dokumentacije,

detalje analize poslovne saradnje sa kupcima i dobavljaima,

studije i planove razvoja novih proizvoda, posebno u fazi prethodne analize i

pripreme projekta realizacije,
projekte istraivanja i razvoja, projektna reenja i tehnike specifikacije proizvoda u
razvoju, bilo da ih privredno drutvo radi samostalno ili ne,
zbirne statistike i evidencije,

rezultate preispitivanja sistema kvaliteta,

zbirne preglede stanja sredstava za proizvodnju,

ugovore sa kupcem,

detalje konstrukcije proizvoda,

detalje tehnolokih postupaka u proizvodnji, kontrolisanju i ispitivanju,

sistemski i aplikativni softver,

materijalno-finansijsko poslovanje,

analize i izvetaje o stanju realizacije projekata i njihovoj verifikaciji,

kadrovske i personalne poslove, ukljuujui podatke o visini linih primanja,

Strana 5 od 24

rezultate internih provera i izvetaje o stepenu realizacije korektivnih mera,

analize izvetaja o neusaglaenostima, ukljuujui neusaglaenosti utvrene u
procesu proizvodnje i servisiranja, kao i reklamacije i pritube kupaca,

Internim smatraju se oni podaci koji su namenjeni samo za unutranju upotrebu u

privrednom drutvu, a koji po svom znaaju ne zasluuju stepenovanje sa POVERLJIVO.
Otkrivanje ovih podataka ne predstavlja direktnu tetu po privredno drutvo, ali moe dovesti
do smetnji u komunikaciji sa okruenjem.
Otvorenim aktima treba smatrati sva akta koja mogu biti dostupna i neslubenim licima.
5) Nain zatite tajnih podataka
23. - Opte mere zatite poverljivih podataka obuhvataju:

procenu znaaja poverljivih podataka i utvrivanja stepena tajnosti u asu nastanka

podatka (zamisli, donoenja odluke za rad na odreenom projektu i sl.),

odreivanja naina na koji e se tititi poverljivi podatak od asa nastajanja, pa sve

dok ne nestane potreba za zatitom tajnosti,

izbor i odreivanje lica za rad na odreenim poslovima i odreivanje lica koja mogu
biti upoznata sa poverljivim podacima, kao i obim, uslove i nain tog upoznavanja,

odreivanje prostorija u kojima e se obraivati koristiti i uvati poverljivi podaci i

drugih uslova za pristup tim podacima,

zabranu iznoenja poverljivih podataka iz prostorija u kojima se uvaju i utvrivanje

uslova pod kojima se ti podaci mogu izneti kada priroda posla to nalae,

zabranu pristupa neovlaenim licima u prostorije odreene za uvanje poverljivih

podataka, odnosno u prostorije u kojima se projektuju i ispituju proizvodi ije je
projektovanje u toku,

zabranu javnog izlaganja proizvoda ije je projektovanje u toku bez odobrenja

direktora, odreivanje i primenu mera fizike i tehnike zatite,

zabranu publikovanja poverljivih podataka bez odobrenja Generalnog direktora,

kontrolu sprovoenja propisanih mera zatite.

24. - Posebne mere zatite poverljivih podataka obuhvataju:

voenje posebne evidencije o podacima koji su stepenovani sa POVERLJIVO i

licima koja imaju pristup do tih podataka, odnosno o licima kojima su ti podaci dati na
korienje.

uvanje poverljivih podataka u osiguranim prostorijama ili ormanima (kasama i sl.),

uzimanje pismene izjave od lica koja rade na izradi poverljivih dokumenata ili
projektovanju proizvoda, kao i od lica koja u procesu rada koriste poverljiva dokumenta, o
uvanju tajnosti njihovog sadraja,
pismenu primopredaju poverljivih dokumenata prilikom predaje dunosti,
odreivanje kodnog naziva pod kojim e se voditi pojedini projekti, odreivanje u
koliko e primeraka biti umnoen poverljivi dokument i kome e biti dostavljen,
komisijsko unitavanje radnih koncepata, pribeleki, prorauna i grafikona,
ukljuujui varijante razvijanog softvera.

25. - U sluaju da se utvrdi da je dolo do otkrivanja poverljivih podataka neovlaenim

korisnicima, direktor privrednog drutva (za podatke stepenovane sa POVERLJIVO),
odnosno odgovorni direktor poslovnih funkcija (za ostale podatke) utvrdie okolnosti pod
kojima je dolo do otkrivanja podataka i uzrocima otkrivanja i privredno drutvo korektivne
mere iz svoje nadlenosti, odnosno predloie preduzimanje korektivnih mera. Direktor
Strana 6 od 24

privrednog drutva mora biti informisan o svakom naruavanju propisanih mera zatite
tajnosti.
Ako je do otkrivanja poverljivih podataka dolo zbog nedovoljne informisanosti zaposlenih,
direktori poslovnih funkcija privredno drutvo mere dopunske obuke radi objanjavanja
znaaja poverljivih podataka, znaaja njihove zatite i primenjenih operativnih mera.
Ako je do otkrivanja poverljivih podataka dolo s namerom da se nanese teta privrednom
drutvu, ma u kom obliku, direktor privrednog drutva e protiv krivaca preduzeti disciplinske
i druge mere, predviene Zakonom o radu.
6) Hitnost akata
26. - Hitnim aktima smatraju se akta koja - s obzirom na rok reavanja, obim i vanost posla,
nain prenoenja i udaljenost primaoca - imaju prvenstvo nad ostalim aktima prilikom
otpremanja, prenoenja, uruenja, evidentiranja i reavanja.
Hitna akta obeleavaju se oznakom: HITNO ili VRLO HITNO.
7) Reavanje i izrada akata
27. - Akta se uzimaju u rad prema hitnosti i vanosti, a moraju se reiti do odreenog ili
propisanog roka. Akta za ije reavanje nisu odreeni ili propisani rokovi, reavaju se, po
pravilu, u roku od 7 dana.
Kada zbog opravdanih razloga neki akt nije moguno reiti u odreenom ili propisanom roku,
obraiva je duan da o tome blagovremeno i najkraim putem izvesti svog rukovodioca i
trai produenje roka, ukoliko se ne radi o zakonskim rokovima koji se ne mogu produavati.
28. - Prilikom rasporeivanja akata ili izdavanja zadatka za izradu akta rukovodilac moe
obraivau dati kratko uputstvo za rad u vidu kratke zabeleke (na aktu ili posebne
zabeleke koja se prikljuuju aktu) ili usmeno.
29. - Obraiva je po prijemu akta na reavanje ili zadatka za izradu akta duan da:

proui primljeni akt ili zadatak za izradu akta;

proui propise ili nareenja koja se odnose na pitanja o kojima je re u aktu;

prikupi potrebne podatke i ispita okolnosti koje su od znaaja za reavanje akta;

izvri analizu prouenog i prikupljenog materijala odnosno izvede zakljuke koji iz

toga proizilaze, i
sastavi koncept akta.

Rukovodilac koji potpisuje akt moe narediti da mu se koncept svih ili samo odreenih akata
podnese na uvid.
30. - Kada na pripremi, odnosno reavanju akta treba da sarauje vie lica, lice koje je
odreeno za nosioca posla izrauje nacrt akta, koji ostalim saradnicima dostavlja na uvid i
primedbe. Na osnovu dobijenih primedbi i miljenja nosilac posla pristupa konanoj izradi
akta. U hitnim sluajevima ova se saradnja moe obaviti i usmenom konsultacijom
saradnika.
31. - Akta se, po pravilu, piu na raunaru ili pisaom mainom. Ako se to izuzetno ini
rukom, piu se mastilom ili hemijskom olovkom, a rukopis, veliina slova i odstojanje izmeu
redova treba da budu takvi da se tekst moe lako itati i pri slabom svetlu.
Tekst akta mora biti jasan i saet, tako da se bez dvoumljenja moe razumeti.
Ako zbog nejasnog, dvosmislenog ili neitkog akta zadatak ostane neizvren ili bude
nepravilno izvren, odgovornost za posledice snosi onaj koji je takav akt potpisao.

Strana 7 od 24

8) Potpisivanje akata
32. - Akta potpisuju ovlaenja lica rasporedjena prema Pravilniku o sistematizaciji radnim
mesta u privrednom drutvu NAZIV PD.
Ovlaeni rukovodioci svoje ovlaenje ne mogu prenositi na druga lica.
33. - Skraenim potpisom (parafom) potpisuju se kratka uputstva koja rukovodilac daje
obraivau, sve vrste slubenih zabeleaka i saglasnost rukovodioca na koncept akta, kao i
finansijske i materijalne knjige i evidencije kada se vode u slobodnim listovima.
34. - Kada se akt umnoava u vie primeraka, nadleni rukovodilac, po pravilu, potpisuje
samo original koji se dalje fotokopira.
Prepise i izvode iz akata, po pravilu, overava obraiva.
35 - Akta se podnose na potpis u vreme koje odredi nadleni rukovodilac, a hitna akta
prema potrebi.
9) Evidentiranje potpisa
Svako lice ovlaeno za potpisivanje potpisuje se na obrascu, na nain kako e se potpisivati
na svim dokumentima.
Evidencija potpisa sprovodi se i uva u registratoru sa ostalim dokumentima privrednog
drutva.

Strana 8 od 24

G l a v a II
KANCELARIJSKO POSLOVANJE
1. OPTE ODREDBE
36. - Kancelarijsko poslovanje obuhvata:

primanje i otvaranje poiljaka,

pregledanje i rasporeivanje akata,

evidenciju akata,

dostavljanje akata u rad,

tehniku obradu akata,

vraanje reenih akata,

otpremanje akata (poiljaka),

arhiviranje reenih akata,

izuzimanje i vraanje arhiviranih materijala i

druge tehnike poslove u vezi sa izradom i evidencijom akata.

37. - Kancelarijsko poslovanje obavlja referent centralne evidencije.

2. PRIMANJE I OTVARANJE POILJAKA I RASPOREIVANJE AKATA
1) Primanje poiljaka
38. - Poiljke (pisma, telegrami, novane uputnice, paketi i dr.) primaju se na odreenom
radnom mestu u privredno drutvu.
39. - Van radnog vremena i u dane kada se ne radi poiljke se ne primju.
40. - Lice koje prima poiljke (poslovni sekretar) proverava da li se poiljka odnosi na
privredno drutvo i da li je omot u ispravnom stanju. Za poiljku koja se dostavlja uz potvrdu
prijema, proverava i da li se koliina i delovodni broj na omotu slau sa podacima upisanim u
odgovarajue evidencije.
Kada se ustanovi da je omot poiljke toliko oteen da postoji sumnja u neovlaeno
otvaranje, lice koje poiljku prima i lice koje je predaje zapisniki utvruju stanje omota. Lice
koje je oteenu poiljku primilo, uz podnoenje zapisnika, upoznaje svog rukovodioca o
stanju primljene poiljke.
41. - Kada je za pojedinu vrstu poiljaka odreeno da se dostavljaju uz potvrdu prijema,
prijem potvruje lice koje je poiljku primilo, tako to na potvrdu o prijemu stavlja oznaku
poiljke, datum i (po potrebi) as prijema i svoj potpis. Ako se poiljka dostavlja uz
dostavnicu, na dostavnicu se, pored oznake poiljke, datuma i potpisa, stavlja i otisak
peata.
Lice koje je primilo podnesak duno je da, na usmeni zahtev podnosioca, izda pismenu
potvrdu o prijemu podneska. Ova potvrda sadri otisak tambilja sa brojem delovodnika
(upisnika), datum i, po potrebi, asom prijema, kao i potpis (paraf) lica koje je primilo
podnesak.
2) Otvaranje poiljaka
42. - Sve poiljke otvara poslovni sekretar privrednog drutva. Izuzetak su:

poiljka adresovana na linost, koju otvara onaj na koga je adresovana ili lice koje on
za to ovlasti;
Strana 9 od 24

poiljke u vezi sa licitacijama i konkursima, koje otvara odreena komisija.

Kada poiljku primi lice koje nije ovlaeno da je otvori, duno je da je odmah preda licu koje
je za to ovlaeno.
43. - Hitne poiljke otvaraju se i pregledaju odmah po prijemu.
44. - Prilikom otvaranja koverata (omota) treba proveriti da li se adrese i brojevi akata slau
s adresama brojevima na kovertima (omotima). U sluajevima kada datum predaje poiljke
poti moe biti od vanosti u pogledu roka (podnesci, ponude i sl.) ili ako je neki drugi vaan
podatak napisan na kovertu, koverat treba prikljuiti uz podnesak (ponudu i sl.).
Kada je uz poiljku priloena posebna dostavnica, lice koje otvara poiljku odmah popunjava
dostavnicu, overava je i vraa poiljaocu. Kada se poiljka odnosi na odreeno lice iz
privrednog drutva, ona se uz potpis na dostavnici uruuje tom licu, a dostavnica se zatim
overava i vraa poiljaocu.
45. - Svi nedostaci koji se odnose na sadrinu poiljke (nedostaje akt ili prilog, akt bez otiska
peata ili potpisa, pogrena adresa i slino) konstatuje se u kratkoj zabeleci na aktu, a o
uoenom nedostatku se s poiljaocem raspravlja najkraim putem.
Pogreno dostavljene poiljke ne vraaju se poiljaocu, niti se akta koja one sadre zavode u
delovodnik, ve se otpremaju primaocu kome su namenjene. U sluajevima kada se ne zna
adresa primaoca, poiljka se vraa poiljaocu.
46. - Lice koje prima odnosno otvara poiljke i pregleda akta duno je da poznaje i
primenjuje propise o taksiranju podnesaka.
3) Rasporeivanje akata
47. - Akta rasporeuje direktor privrednog drutva, oznaavajui kome se akt dodeljuje u rad
stavljanjem oznake organizacione celine u rubriku prijemnog tambilja (Sluba).
Organizacione celine se oznaavaju brojevima, na osnovu ifarnika koji utvruje Direktor
privrednog drutva. ifarnik je sastavni deo ovog pravilnika.
48. - Akta se na rasporeivanje predaju svakog dana u periodu radnog vremena. Hitna akta
se prilikom rasporeivanja predaju odmah po otvaranju i pregledu, sa oznakom HITNO.
49. - Poiljke koje u privredno drutvo stignu u toku radnog vremena, moraju biti otvorene,
akta pregledana i rasporeena radi evidentiranja i prosleivanja u dalju proceduru.
3. EVIDENCIJA AKATA
50. - Akta koja se izrauju na osnovu ovog pravilnika i drugih propisa, kao i sva primljena
akta - evidentiraju se u delovodniku privrednog drutva NAZIV PD. Akta evidentira lice
odreeno za voenje delovodnika poslovni sekretar.
51. - Osnovna evidencija akata vodi se u delovodniku. Uz delovodnik se vodi pomona
evidencija: otpremnice - kojima se dokumenta dostavljaju na rad u ostale slube.
52. - Lice koje je u Slubi zadueno za prijem i raspored dokumentacije potvruje svojim
potpisom prijem dokumenata na otpremnici, koju dostavlja Centralnoj evidenciji .
53. - Centralna evidencija akata - delovodnik se tampa dnevno i odlae u registratore.
Osnovne evidencije akata (delovodnik), na kraju godine ili po prestanku voenja zakljuuju
se na taj nain to se ispod poslednjeg osnovnog broja stavlja zabeleka o ukupnom broju
zavedenih predmeta, a ispod zabeleke - datum i potpis referenta centralne evidencije.
Podaci za poslovnu - kalendarsku godinu auriraju se na serveru Privrednog drutva NAZIV
PD.
54. - Centralna evidencija se mora voditi aurno i tano. U evidencijama se ne sme nita
brisati, a svaka ispravka teksta u delovodniku, promena i protok dokumenata mora biti uneta
uz objanjenje o uzroku ispravke, sa tanim datumom i vremenom promene.
Strana 10 od 24

55. - Centralna evidencija slui za evidenciju svih akata i materijalno-finansijskih i drugih

dokumenata, izuzev akata - dokumenata za koje je propisano da se evidentiraju u drugim
evidencijama.
Delovodnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.
Delovodnik se ustrojava i vodi posebno za svaku kalendarsku godinu.
Sva akta evidentiraju se u jedinstvenom delovodniku.
56. - Otpremnica slui za dostavljanje u rad i vraanje akata, podnesaka i predmeta iz
upravnog i sudskog postupka i materijalno-finansijskih dokumenata koja se knjie u
materijalne i novane knjige (kartone) u sluajevima kada je to propisano uputstvom o
knjigovodstvu i evidenciji.
57. - Otpremnica slui za otpremanje poiljaka odreenih ovim pravilnikom, voditi se u
nepovezanim listovima (otpremni karton).
4. ZAVOENJE I DOSTAVLJANJE AKATA U RAD
58. - Akta se zavode u Centralnoj evidenciji onog dana i pod onim datumom kada su
primljena i odmah se dostavljaju u rad.
Kada se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga akta ne mogu
zavesti istog dana kada su primljena, zavode se sledeeg radnog dana pod datumom kada
su primljena.
Hitna akta, prilikom zavoenja i dostavljanja u rad, imaju prioritet u odnosu na druga akta.
59. - Akta - dokumenta (uputstva, objanjenja, nareenja i drugo) po kojima se svakodnevno
postupa odnosno kojima se svakodnevno slui pri radu, ostaju kod obraivaa do vremena
kada delovodnik treba poslati na uvanje nadlenoj arhivskoj ustanovi. Ako i posle ovog
vremena akta - dokumenta treba da ostanu kod obraivaa, treba ih ponovo zavesti u
delovodnik iz tekue godine, a stari delovodnik razduiti stavljanjem veze sa novim
delovodnikom u koji je dokumenat ponovo zaveden.
5. PREPISIVANJE I UMNOAVANJE AKATA
60. - Akta se umnoavaju u Centralnoj evidenciji kod poslovnog sekretara drutva.
Izuzetno, zavisno od uslova i potreba zatite tajnosti, umnoavanje akata moe se obavljati i
u Sektoru/Slubi koja obrauje takav akt.
61. - Akta se piu u vie primeraka, od kojih se original arhivira u privrednom drutvu.
Izuzetno, propratna akta i akta koja se piu u produenju primljenog akta, mogu se pisati u
jednom primerku.
62. - Koncept akta koji se predaje na prepisivanje mora biti itko i pregledno napisan i
potpuno oblikovan.
63. - Obraiva je duan da, prilikom predaje na prepisivanje, na konceptu, posebnom listiu
hartije ili na drugi nain da kratak nalog za prepisivanje odnosno umnoavanje.
64. - Nain i vreme predaje koncepata na prepisivanje i umnoavanje, kao i preuzimanje
zavrenih materijala, reguliu se aktom o unutranjoj organizaciji rada privrednog drutva.
65. - Obraiva e koncept sam prepisati kad oceni da bi vreme potrebno za pisanje naloga,
prenoenje i predaju koncepta, primanje i sravnjivanje prepisanog akta bilo due od vremena
potrebnog da koncept prepie sam.
Neposredan diktat daktilografu moe se dopustiti obraivau u sluaju kad treba da izdiktira
neki kratak tekst hitnog akta.

Strana 11 od 24

66. - Koncepti se uzimaju u rad prema redu pristizanja. Preko reda se uzimaju u rad samo
hitna akta. Kada se kod poslovnog sekretara jednovremeno nae vie hitnih akata, odluku o
prioritetu donosi nadleni rukovodilac.
Poslovni sekretar je duan da primljeni koncept tano i uredno prepie. Ako u toku
prepisivanja naie na gramatike greke, neitak tekst ili neki drugi nedostatak, duan je da
se obrati obraivau za objanjenje.
67. - Poslovni sekretar je duan da na prepisanom tekstu ispravi sve greke koje je napravio
prilikom prepisivanja.
Za sravnjivanje prepisanih tekstova sa konceptom odgovoran je obraiva. Vanije, sloenije
i due tekstove sravnjuju dva lica.
68. - Akta se umnoavaju na raunaru, pisaom mainom ili aparatima za umnoavanje i
kopiranje. Pojedina akta mogu se umnoavati tampanjem.
U koliko e se primeraka akt umnoiti i kome ga treba dostaviti, odreuje lice koje akt
potpisuje.
69. - Po zavrenom prepisivanju ili umnoavanju poverljivih akata, koncepti, nacrti i drugi
radni materijali, suvine, neispravne ili probne kopije, dotrajali indigo i matrice unitavaju se,
zavisno od vrste tajne i stepena tajnosti i tehnikih mogunosti (spaljivanjem, cepanjem ili
seenjem na maini za unitavanje akata).
Radne materijale stepenovane kao poslovna tajna - interno unitava obraiva, a radne
materijale razvrstane u poslovna tajna - poverljivo unitava komisija. O unitenim radnim
materijalima se na omotu predmeta stavlja zabeleka iz koje se vidi koji su materijali, na koji
nain i kada uniteni, i potpis lica koja su materijale unitila.
Kada se do kraja radnog vremena ne zavri umnoavanje, o obezbeenju celokupnog
materijala, do nastavka rada, brine se lice pod ijom se kontrolom materijal umnoava.
Prepisivanje i umnoavanje tajnih akata i drugih tajnih materijala kontrolie generalni direktor
privrednog drutva.
70. - Svaki umnoeni primerak akta oznaen kao poslovna tajna - poverljivo dobija broj
evidencije.
6. VRAANJE REENIH AKATA
71. - Reena akta vraaju se Centralnoj evidenciji radi razvoenja i otpremanja odnosno
arhiviranja.
72. - Obraiva je duan da, prilikom vraanja reenih akata izda potrebno uputstvo za dalji
rad s aktima (vrstu i stepen tajnosti, nain otpremanja, rok uvanja i slino), a da na
predmete upravnog postupka stavi jo i zabeleku o nainu njihovog reenja (zahtev
usvojen, zahtev odbijen, postupak obustavljen, alba uvaena i drugo), konstataciju da li je
predmet reen u roku i datum reenja.
Ako se prilozi odvajaju od akta i odlau na odreeno mesto (uz evidencije, u elaborate i
slino), to se konstatuje na aktu pre predaje delovodstvu na arhiviranje. Rok uvanja
ovakvog akta treba da bude onoliki koliko e se uvati prilog koji je odvojen od akta, s tim to
i na prilozima treba naznaiti rok uvanja.
Prilikom odreivanja roka uvanja treba imati u vidu znaaj dokumenata za reavanje tekuih
operativnih potreba, a posebno znaaj dokumenata za istoriju, nauku i kulturu.

Strana 12 od 24

7. RAZVOENJE AKATA
73. - Akta se razvode u delovodniku prema uputstvu obraivaa.
Akta se moraju razvesti istoga dana kada su primljena od obraivaa, a najkasnije sledeeg
radnog dana.
Hitna akta razvode se odmah po prijemu.
74. - Posle zavrenog razvoenja, akta se otpremaju primaocu odnosno arhiviraju.
8. OTPREMANJE POILJAKA
75. - Akta se iz kancelarije otpremaju istog dana kada su razvedena, a najkasnije sledeeg
radnog dana.
76. - Poiljke oznaene oznakom poslovna tajna- poverljivo, novane poiljke, poiljke koje
sadre akta iz sudskog i upravnog postupka, akta iz ugovornih odnosa (kod kojih rokovi
otpremanja i uruenja, prema posebnim propisima, imaju znaaja (za slubu) i materijalnofinansijska dokumenta koja se knjie u materijalne i novane knjige (kartone) iz kancelarije
se otpremaju po otpremnoj knjizi. Ostale poiljke upisuju se brojno u otpremnu knjigu.
Po otpremnoj knjizi otpremaju se i druge vanije poiljke, koje se, prema posebnim
propisima, kao preporuene otpremaju civilnom potom.
77. - Akta se otpremaju u zatvorenim kovertama (omotima), osim akata koja se otpremaju
primaocima u istoj zgradi, ako ih prenosi lice koje moe biti upoznato sa njihovom sadrinom.
78. - Koverti (omoti) u kojima se otpremaju poiljke moraju biti od vrstog i neprovidnog
papira (natron-papir i slino).
79. - Akta i drugi materijali koji se iz kancelarije istovremeno otpremaju na istu adresu,
pakuju se u jedan koverat (omot).
80. - Na kovertu (omotu) se ispisuju adresa primaoca i poiljaoca, brojevi svih akata, stepen
tajnosti poiljke i druge potrebne oznake predviene ovim pravilnikom.
81. - Koverti (omoti) sa aktima razvrstanim kao poslovna tajna - poverljivo osiguravaju se
na spojevima (na sredini i uglovima) otiskom gumenog peata, a koverti (omoti) sa internim
aktima - otiskom gumenog peata na sredini. Preko otiska peata stavlja se providna lepljiva
traka.
Koverti (omoti) koji sadre otvorena akta osiguravaju se otiskom gumenog peata na sredini.
Vrednosna pisma osiguravaju se peatnim voskom, a paketi plombom.

Strana 13 od 24

G l a v a III
KOMUNIKACIJA PUTEM ELEKTRONSKE POTE - INTERNETOM
82. - Interna i eksterna komunikacija u privrednom drutvu NAZIV PD vri se putem
interneta, korienjem registrovanih e-mail adresa zaposlenih.
83. - Svaka e-mail adresa sadri : NAZIV PD(ime)@gmail.com.
84. - Zaposleni su duni da svakodnevno vie puta u toku radnog dana kontroliu svoju
elektronsku potu na vreme i u roku odgovore na podneti zahtev.
85. - Svaki zaposleni je duan da digitalnom signaturom obelei svoj e-mail: koji sadri ime i
prezime, zvanje, radno mesto, broj telefona i privredno drutvo NAZIV PD. Osnova svakog
e-mail je podloga sa znakom privrednog drutva NAZIV PD.
86. - Internu elektronsku potu: naredbe, obavetenje od vanosti za privredno drutvo
moraju biti odtampane, zavedene i prosleene: licu koje je e-mail poslalo, licu koje je e-mail
primilo i arhivi privrednog drutva.
87. - Eksterna pota koja stigne na adresu privrednog drutva NAZIV PD na NAZIV
PDnatasa@gmail.com redovno se tampa i zavodi redovnim putem u Centralnoj evidenciji.
88. - Za otvaranje i dalji postupak obrade elektronske pote zaduena su odgovorna lica
prema Pravilniku o sistematizaciji radnih mesta u privrednom drutvu NAZIV PD.

Strana 14 od 24

G l a v a IV
ARHIVIRANJE I UVANJE ARHIVSKOG MATERIJALA
1. ARHIVIRANJE
89. - Akta odnosno dokumenta i evidencije na kojima je zavren rad arhiviraju se i ine
arhivski materijal - arhivsku grau.
90. - Akta odnosno dokumenta i evidencije iz jedne kalendarske godine arhiviraju se po
stepenima tajnosti i po rokovima uvanja a u okvirima rokova uvanja - hronoloki, po
brojevima delovodnika odnosno upisnika.
91. - Rokovi uvanja se arhivskom materijalu - arhivskoj grai odreuju prema Listi
registraturskog materijala sa rokovima uvanja, navedenoj u prilogu.
92. - Arhivski materijal - arhivska graa uva se u kancelariji poslovnog sekretara, izuzev:

tehnike dokumentacije, koja se moe uvati i u drugim prostorijama drutva;

materijalnih i novanih dokumenata, koja se knjie u materijalne i novane knjige

(kartone), a koja se uvaju kod knjigovoe privrednog drutva;
2. KORIENJE ARHIVSKOG MATERIJALA

93. - Arhivski materijal i arhivska graa daje se na korienje obraivaima na njihovo

traenje.
Na mesto izuzetog akta - predmeta stavlja se zabeleka o izdavanju. Akta predmeti iz
arhivskog materijala se izuzimaju uz potvrdu prijema na zabeleci.
Izuzeti arhivski materijal mora se, odmah po zavrenom radu vratiti organu od koga je izuzet.
3. PREDAJA ARHIVSKOG MATERIJALA ARHIVSKOJ USTANOVI
94. - Arhivski materijal i arhivska graa kojoj je istekao rok uvanja predaje se na uvanje
nadlenoj arhivskoj ustanovi, u skladu s uputstvima koja donosi ta ustanova.
4. UNITAVANJE ARHIVSKOG MATERIJALA
95. - Arhivski materijal kome je istekao rok uvanja, a koji se ne predaje arhivskoj ustanovi,
unitava se. Arhivski materijal unitava se cepanjem ili seenjem na maini za unitavanje
akata, spaljivanjem, industrijskom preradom ili na neki drugi pogodan nain kojim se
obezbeuje zatita poverljivosti.
96. - Nain unitavanja arhivskog materijala, kao i lice koje e ga unititi odnosno koje e
prisustvovati njegovom unitenju, pismenim nareenjem odreuje direktor privrednog
drutva.
Lice odnosno komisija odreena za unitenje arhivskog materijala, u delovodniku i upisniku
zabelekom i odgovarajuom oznakom konstatuje unitenje.
Zabeleka sadri sledee podatke: broj nareenja direktora, kojim je odreeno lice da
pregleda i uniti akta - predmete; konstataciju da su samostalna akta i predmeti pregledani i
da im je istekao rok uvanja; nain unitavanja; oznaku uniteno u odgovarajuoj koloni
delovodnika, datum i potpis.
5. IZUZIMANJE ARHIVSKOG MATERIJALA IZ ARHIVSKE USTANOVE
97. - Iz arhivskih ustanova izuzima se arhivski materijal na privremeno korienje, na osnovu
trebovanja arhivskog materijala i u skladu s propisima tih ustanova.
Strana 15 od 24

GlavaV
PEATI I TAMBILJI
1. KORIENJE PEATA I TAMBILJA
98. - Peatom se potvruje autentinost akta i drugih dokumenata privrednog drutva. Pored
toga, otiskom peata osiguravaju se spojevi koverata (omota) u kojima se otpremaju akta
odnosno dokumenta.
99. - Na izvorna i druga akta slubene prepiske, na akta poslovanja (ugovore, zakljunice i
drugo) i na druga dokumenta za koja je to potrebno, stavljaju se otisci peata i tambilja.
Mali peat upotrebljava se u sluajevima u kojima bi upotreba obinog peata bila
nepodesna (overa zdravstvenih knjiica, ekova, priznanica, telegrama i slino).
Mesingani peat se upotrebljava za stavljanje otiska u peatnom vosku prilikom osiguravanja
sadrine vrednosnih pisama.
100. - Peatima rukuje i odgovorno je za njihovu pravilnu upotrebu zadueno lice.
101. - tambiljem se na akta i druga dokumenta stavlja otisak zaglavlja, a na koverte
(omote) adresa poiljaoca. Pored toga, tambilj se upotrebljava pri evidentiranju dolazeih
akata, izdavanju potvrda o prijemu podnesaka i drugo.
tambilj se uva na nain na koji se uva i ostali slubeni materijal, pod kljuem, kojim je
zaduen referent centralne evidencije.
102. - U slubenoj prepisci i kancelarijskom poslovanju mogu se upotrebljavati pomoni
tambilji, koji se izrauju prema potrebi, a slue za bre i ekspeditivnije obavljanje poslova.
2. NARUIVANJE, ZADUIVANJE, RUKOVANJE, UVANJE
I UNITAVANJE PEATA I TAMBILJA
103. - Porudbinu peata i tambilja vri direktor privredng drutva. Izrada peata i tambilja
bez odobrenja direktora privrednog drutva nije dozvoljena.
Direktor privrednog drutva je ovlaen da povue sve peate i tambilje, kada se utvrdi da
nisu u skladu sa eksternim ili internim propisima i da ih komisijski uniti i zameni.
Kada se peati i tambilji pohabaju i ponu davati nejasne otiske, direktor privrednog drutva
pokree proceduru za njihovu zamenu.
104. - Lice zadueno za rukovanje peatom i tambiljem vri zaduivanje korisnika putem
obrasca u koji se unosi potpis korisnika o preuzimanju u istom redu u kome se nalazi
odgovarajui otisak peata ili tambilja.
Radni odnos u privrednom drutvu ne moe se raskinuti dok se ne razdui peat i tambilj.
105. - Lice kome je poveren peat i tambilj na rukovanje, duno je da njime rukuje sa puno
panje i da ga upotrebljava samo u svrhe za koje je namenjen, osiguravajui ga od
zloupotrebe i neovlaenog rukovanja.
Peatom se mogu overavati samo ona dokumenta koja su potpisana od lica ovlaenog za
potpisivanje prema Pravilniku o sistematizaciji radnih mesta u privrednom drutvu NAZIV
PD.
Peat i tambilj upotrebljavaju se samo u slubenim prostorijama, a u izuzetnim sluajevima,
po odluci direktora privrednog drutva, mogu se upotrebljavati i van prostorija privrednog
drutva.
106. - Peati i tambilji uvaju se u prostorijama koje se zakljuavaju i onemoguavaju
nedozvoljeno rukovanje i upotrebu.
Strana 16 od 24

U sluaju da zadueni radnik izgubi peat ili tambilj duan je o tome izvestiti direktora
privrednog drutva, koji je duan objaviti u slubenom glasilu da izgubljeni peat ili tambilj
ne vai.
107. - Unitavanje peata i tambilja zbog pohabanosti, izmena u natpisima ili oznakama na
njima, vri komisija od dva lana, koju odreuje direktor privrednog drutva.
O unitenju se sainjava zapisnik u kome se konstatuje:

koji su peati, tambilji uniteni;

kada su uniteni i

ko ih je unitio.

Na zapisnik se stavljaju otisci peata i tambilja neposredno pre unitenja.

Strana 17 od 24

G l a v a VI
RED U RADNIM PROSTORIJAMA
108. - Radne prostorije u kojima se obavljaju slubena prepiska i kancelarijsko poslovanje
moraju biti snabdevene odgovarajuim nametajem koji je neophodan za obavljanje poslova
odreenog radnog mesta, koji zadovoljava osnovne zahteve fiziologije i higijene rada i
obezbeuje uslove za smetaj i uvanje akata i drugih materijala.
Dimenzije, izgled, vrsta, kvalitet i druge osobine nametaja moraju biti u skladu sa namenom
i zahtevima racionalnog obavljanja poslova. Prilikom nabavke kancelarijskog nametaja
treba se pridravati propisanih normi (kriterijuma), tehnikih uslova, tipizacije i standarda.
109. - U radno vreme na stolu treba da se nalaze samo ona akta, odnosno dokumenta koja
su neophodna za rad, a lica koja na njima rade duna su da ih na pogodan nain obezbede
od uvida nepozvanih lica. Kada je u toku radnog vremena potrebno da se privremeno napusti
radna prostorija, akta, odnosno dokumenta se obezbeuju zakljuavanjem u stolu - kasi,
ormaru i slino, odnosno zakljuavanjem prostorije.
110. - Posle zavrenog rada akta i evidencije se stavljaju u kase, ormare, plakare, sanduke i
slino, zakljuavaju se i po potrebi, peate. Akta oznaena kao poslovna tajna - poverljivo
uvaju se u kasama (metalnim ormarima i kasetama), a interna i otvorena i u okovanim
sanducima, ormarima, plakarima i slino.
111. - Birotehnika oprema i raunari odravaju se stalno u ispravnom stanju. Lica koja
rukuju tom opremom duna su da je svakodnevno, posle zavrenog rada, oiste. Tehniki
pregled, detaljno ienje, podmazivanje i opravke vri struno lice.
112. - U sluaju nestanka akata odmah se preduzimaju mere da se ona pronau, a ako se
ne pronau - pokree se postupak protiv odgovornih lica.

Strana 18 od 24

G l a v a VII
ZAVRNE ODREDBE
Predmetni pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju stupa na snagu sa danom
usvajanja od strane strunog kolegijuma tehnikog consortiuma, odnosno dana -

Strana 19 od 24

LISTA KATEGORIJA
REGISTRATURSKOG MATERIJALA
SA ROKOVIMA UVANJA

BEOGRAD
Novembar, 2010.godine

Strana 20 od 24

LISTA KATEGORIJA

Registraturnog materijala za trajno uvanje sa rokovima uvanja, koja se odnosi na

registraturski materijal nastao od osnivanja privrednog drutva i na onaj koji e nastajati
ubudue.
Lista registraturskog materijala za trajno uvanje i sa rokovima uvanje i sa rokovima
uvanja kod privrednog drutva NAZIV PD, Beograd , adresa, sadri sledee kategorije
registraturskog materijala i rokove njihovog uvanja:
PREDMETI POSLOVANJA KOJI SE UVAJU TRAJNO:
Red. br

Predmet poslovanja

Period uvanja

1.

Reenja o osnivanju Privrednog drutva i radnji

trajno

2.

Prijave nadlenim organima o poetku poslovanja

trajno

3.

Zahtev i prijava za otvaranje iro rauna

trajno

4.

Zahtev i karton deponovanih potpisa ovlaenih lica

trajno

5.

Zahtev za otvaranje faxa kod nadlene pote

trajno

6.

Predmeti u vezi promene naziva, promene i dopune delatnosti,

upis u registar kod nadlenog organa Optine, Trgovinskog
suda, promene podataka u registraciji i slino

trajno

7.

Ugovori i elaborati o poslovno tehnikoj saradnji

trajno

8.

Perspektivni planovi i programi razvoja

trajno

9.

Godinji planovi i programi

trajno

10.

Godinji planovi obezbeenja protiv - poarne zatite

trajno

11.

Plan radne snage

trajno

12.

Ugovori o zakupu i davanje u zakup poslovnih prostorija

trajno

13.

Reenje o otvaranju steaja

trajno

14.

Reenja o plaanju doprinosa za korienje gra. zemljita

trajno

15.

Prepiska sa carinom za carinjenje uvezene opreme i robe

trajno

16.

Reenje nadlenih organa o osloboenju poreza

trajno

17.

Statut i svi ostali opti akti Preduzea

trajno

18.

Matina knjiga zaposlenih

trajno

20.

Prijave i odjave zaposlenih kod fonda za PIO i zdravstvo

trajno

21.

Evidencija popunjenih obrazaca za izdavanje zdravstvenih

knjiica

trajno

22.

Evidencija povreda na radu

trajno

23.

Prijave povreda zaposlenih nadlenim organima

trajno

24.

Zapisnici i reenja inspekcija

trajno

25.

Materijali u vezi sa odravanjem i obezbeenjem maina,

ureaja i postrojenja (atesti, garantni listovi, uputstva za
rukovanje i odravanje)

trajno

Strana 21 od 24

Red. br

Predmet poslovanja

Period uvanja

26.

Prijave podataka o isplaenim zaradama na M-4 obrascu

trajno

27.

Investicioni programi

trajno

28.

Urbanistiki i tehniki uslovi

trajno

29.

Projekti sa svim prateim materijalima

trajno

30.

Saglasnosti nadlenih organa za projekte

trajno

31.

Dokumentacija o pravu korienja zemljita za izgradnju

objekata

trajno

32.

Reenja o odobrenju gradnje

trajno

33.

Projektni zadatak

trajno

34.

Ugovor o projektovanju

trajno

35.

Upotrebna dozvola sa zapisnikom o tehnikom pregledu

trajno

36.

Projekti prepravki i dogradnje sa svim materijalima

trajno

37.

Delovodnici

trajno

38.

Registri uz delovodni protokol

trajno

39.

Arhivska knjiga

trajno

40.

Lista kategorija registraturskog materijala za trajno uvanje sa

rokovima uvanja istog

trajno

41.

Zapisnici o pregledu naina voenja kancelarijskog poslovanja

od strane nadlenog organa

trajno

42.

Spiskovi tambilja i peata sa otiscima istih

trajno

43.

Zavrni rauni sa izvetajima o poslovanju

trajno

44.

Knjiga osnoosnovnih sredstava

trajno

45.

Predmeti finansijske inspekcije

trajno

46.

Ugovori o zastupanju domaih i stranih firmi

trajno

47.

Ugovori o investicioni kreditima

trajno

48.

Ugovori o konsignaciji i uvanju

trajno

49.

Ugovori o servisnom odravanju sredstava i proizvoda

trajno

50.

Raskidi svih ugovora

trajno

51.

Kartice osnovnih sredstava

trajno

PREDMETI POSLOVANJA KOJI SE UVAJU NA ODREENO VREME:

52.

Glavna knjiga

10 god.

53.

Zapisnici nadlenih organa u vezi finansijskog poslovanja

10 god.

54.

Zakljunice, kupoprodajni ugovori o uvozu i izvozu roba

10 god.

55.

Specifikacija o zakljuenim ugovorima o uvozu robe

10 god.

56.

Prijave o zakljuenim ugovorima o uvozu roba

10 god.

57.

Nalozi za otvaranje akreditiva

10 god.

58.

Nalozi za izvrenje doznake u inostranstvu

10 god.

59.

Dokumenta o izmenama uslova korienja sredstava

10 god.
Strana 22 od 24

Red. br

Predmet poslovanja

Period uvanja

60.

Prepiska u vezi carinjenje roba

10 god.

61.

Certifikat (uverenje) o poreklu i kvalitetu robe

10 god.

62.

Dispozicija peditera za prevoz robe

10 god.

63.

Uvozne i izvozne fakture - rauni

10 god.

64.

Zahtev banci za odobrenje konverzije

10 god.

65.

Konaan obraun konverzija i dokumenata o kompenzacija

10 god.

66.

Obrauni kamata deviznih i dinarskih sredstava

10 god.

67.

Akta doneta u upravnom postupku

5 god.

68.

Sudski predmeti

5 god.

69.

Ugovori o delu, o autorskom delu, o graansko prav. odnosima

5 god.

70.

Ostale prepiske vezane za pravne i opte poslove

5 god.

71.

Kontrolnik potarine

5 god.

72.

Interna dostavna knjiga pote

5 god.

73.

Dostavna knjiga za mesto

5 god.

74.

Knjiga ekspedovane pote

5 god.

75.

Knjiga ulaznih i izlaznih rauna

5 god.

76.

Knjiga zakljunica

5 god.

77.

Ostala prepiska vezana za kancelarijsko i arhivsko poslovanje

5 god.

78.

Analitika kupaca, dobavljaa

5 god.

79.

Dnevnik blagajne i prilozi uz naloge naplate

5 god.

80.

Kartoteka materijalnog knjigovodstva

5 god.

81.

Prepiska sa bankom u vezi korienja sredstava

5 god.

82.

Obraun sa bankom po deviznom poslovanju

5 god.

83.

Kartoteka sitnog inventara, ambalae i materijala

5 god.

84.

Cenovnik proizvoda i usluga

5 god.

85.

Ostale pomone evidencije

5 god.

86.

Meseni obrauni akreditiva

5 god.

87.

Profakture, ulazne i izlazne fakture sa nalozima

5 god.

88.

Obraun amortizacije osnovnih sredstava i sitnog inventara

5 god.

89.

ekovi, kreditne priznanice i druge hartije od vrednosti

5 god.

90.

Blagajniki izvetaji

5 god.

91.

Izvodi sa svih iro rauna od banaka

5 god.

92.

Trebovanje magacinu za izdavanje materijala za rad

5 god.

93.

Kompleti izvetaja komisija za popis sa popisnim listama

5 god.

94.

Raun peditera, potvrde o preuzimanju i istovaru robe

5 god.

95.

Tovarni listovi, obrauni learine i osiguranje roba

5 god.

96.

Sve ostale prepiske u vezi komercijalnog poslovanja

5 god.

97.

Postupci sistema manadmenta kvalitetom

5 god.
Strana 23 od 24

Red. br

Predmet poslovanja

Period uvanja

98.

Kopije garantnih pisama, porudbenica i druga trebovanja

3 god.

99.

Obrauni kamata redovnih i zateznih

3 god.

100.

Izvetaj o utroku goriva i maziva

3 god.

101.

Periodini obrauni

3 god.

102.

Punomoja i ovlaenja za podizanje potanskih poiljki, za

nabavke kao i sva ostala ovlaenja

3 god.

103.

Zahtevi i reenja o korienju godinjih odmora

2 god.

104.

Plan korienja godinjih odmora

2 god.

105.

Reenja o korienju porodiljskog odsustva - bolovanja

2 god.

106.

Razne potvrde, uverenja , reenja i slino

2 god.

107.

Knjige i kartoteka potronog materijala

2 god.

108.

Kopije trebovanja potronog materijala

2 god.

109.

Kopije izlaza i ulaza roba i pregledi utroaka istih

2 god.

110.

Kopije priznanica predaje dnevnog pazara

2.god.

111.

Kopije priznanica materijala i potvrda prijema roba

2 god.

112.

Kopije obraunskih kalkulacija

2 god.

113.

Opomene za isplatu duga - potraivanja

2 god.

114.

Izvetaji o stanju i saglasnostima salda

2 god.

115.

Zahtev za nabavku potronog materijala i sitnog inventara

2 god.

116.

Blokovi priznanica i trebovanja

2 god.

117.

Knjiga dnevne evidencije radnih asova na poslovima

2 god.

118.

Izvetaji o poslatoj robi

2 god.

119.

Reklamacije na isporuenu robu

2 god.

120.

Nerealizovane ponude i porudbine

2 god.

121.

Telegrami i teleksi u vezi kupovine - prodaje robe

2 god.

122.

Putni nalozi za sva slubena putovanja

2 god.

Zakljuno sa brojem 122 (stodvadesetdva)

Strana 24 od 24