[ Fish / Standard 17 ,,Proceduri” 1. Introducere Fiecare entitate publica trebule sa asigure perfectionarea managementuluf pentre utiizarea, in conformitate cu interesul public, a banilor contribuabililor, dar $i pentru propria ei functicnare, pentru a putea Sa-si fundamenteze desizifle in concordanta cu cerintele de eficacitate, eficienta, economicitate si cu \sasea in considerare a unui numér tot mai mare de factori interni gi extern entitati, inte cara s-ar putea mentiona: amplificarea gi diversificarea riscurior in mediul sdu ambiant; complexitatea crescanda a organtzéini entitati; freeventa ceficienteior in funclionarea acesteia; dezvoltatea continua, dar si indsprirea cadrului legal, ce trebuie respectato. In aceste conditi, se folosesc, cu procidere, proceduri de sistem si operalionale, care includ separarea sarciniior, ca insirument de management, Este, agadar, important ca obiectivele, regullle, structura organizationalé si mandatele, pracedurile si pistele de audit s4 fie formulate in seris, pentru ca activitatile din entitatea publica <8 poald fi controlate/monitorizate. Orgarizarea administrativa (in special procedutile) contribule la asigurarea faptului ¢& banft publici sunt folositi in mod corect, transparent, dar gi la justificarea cheltuiri acestora in fata contribuabililor gi a Parlamentului. ga. stendardului constitue instrumentul de punere In aplicare a acestua si cuprinde elementela componente, dupa cum urmeazé: 8) Modele si formate Documentatia ascciati contine politicile administrative, manualele, instructiunile operationale, listale de verificara gi alto formulare de prezentare a procedurilor. Toate acestea sunt prezentate in detaliu ulterior, lar, la sfargit, sunt atasate trei anexe: ¢ Anexa nr. 1: Prezantare generaid continutului unei proceduri scrisa: «= Anexa nr, 2: Formatul unei descriet scurte de prosedur, continand elementele chele ale acesteia; Anexa nr. 3; Exomple de inetrumente necasare, relationate cu procedurile. b) Aria de acoperira si detalierea Nu este posibii s& precizim, aici, In ce Imitd si cu céte detalii ar trebui descrise procedurile si masurite de control intern, Este incontestabil faptul c& gradul de eficacitate 2 sistemuiui ce control intern/managerial existent in cadrul enitatii publice gi stadiul in cere se afl procesul de informatizare al activitati’ determina, in mare parte, arla de acoperice pentru procedurl, Nevoia de a imbunatéti esential calitatea sistemului de control intem/ managerial, in conditille unei fiuctuatii mari de personal atrage, dupa sine, cerinta de a detelia descrierea procedurilor. Abordarea adecvata, din punct de vedere al politicii, de a dezvolta si descrie proceduri, depinde de efectuarea unei autoevaludri a conditilor interme ralevante ale entitafii gi de concluziila ulterioaro, referitoare la pagii ce trebuie urmet 2. Domeniul de aplicare, Reglementari legate. Crdinul ministrului finantelor pudlice nr. 946/2005 cu modificdrile si completarie ulterioare, reglementeaz’ ansamblul color 26 de standarde de control intarn/ managerial Standardele de control intem/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entitatile publice irebuie sa le urmeze, Obieclivu! standerdelor este dé a crea un model de control managerial uniform $i coerent. Totodata, standardele conetituie un sistem de referint’, in raport cu care se evalueaza sistemele dle control intern, se identifica zonele si diractile de schimbare. 1Standardul 17 "Procecuri" face parta din sectiunea (elementul — cheie) ,Activitatl de contro!" (stendardele subsumate acestui element-cheie al controlutut intemimanagerial se focalizeaza asupra: documentarii procedurilor; continuitatii operatiunilor; tregistrari excepliilor {abaterilor de la proceduri); separirii atributillor; supravegherii (monitorizaril} ete.) in descrierea standardului (regula definitorie aplicabila domeniului de management se refer standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia) se specific’ ¢8, pentru tile cin cadrut entitatii publice st, in special, pentru operatiunie economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise, care se comunicé tuturor salariatior implicati. In cerinfale generala aie standardului (directiiie deierminante in care trebuie actionat, in vederse implementarii standardulul), se precizeaza ca: a) entitatea publica trebuie s& se asigure ca, pentru orice actiune $i/sau eveniment semnificativ, exist 0 documentatie adecvata gi c& operatiunie sunt consemnate in documenta; . b) decumentatia trebuie s4 fle completa, precisa gi sa corespunda structurilor gi politicilor entitatit pudlice; ¢} documentatia cuprinde politic: administrative, manuale, instructiun! operafjonale, checl-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurior, d) decumentatia trebuie s4 fie actualizaia, ufilé, precisa, ugor de examinat, disponibia si accesibilé managerului, salariatilor, precum gi terfilor, dacd este cazul; ¢} documentatia asigura continuitalea activitati, in pofida fluctuatlel de personal; f)iipsa documentatei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea aoasteia constituie tiscuri in realizarea obiectivelor; g) infocmiroa gi urmatirea executarii graficulul de circulal fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publica : a documentelor le in standard se explica existenta a doud aeceptiuni cu privire la proceduri: A)aceea 2 procedurilor gen norme metodologics, precizin gi instructiuni, elaborate de catre entitatea publica pentru organizarea aplicérii unor reglementari de rang superior, emise, de regula, de o alta autoritate competent (Parlamont, Guvern, organism ierarnic superior etc.); jyaceea a metodelor de lucry gia procedurilor scrise, formalizate —care constituie obiectul acestui standard — specifice pentru fiecare entitate public’, referitoare la activitatilo acostoia. Aceste proceduri trebuie s& fie: a) scrise, respectiv formalizate; b) simple gi specifica; c} actualizate permanent, in functle de evalutia reglementarior in materie; d) aduse [a cunostinta executantilor. ‘Ocdinul ministrulul finantelor publice nr. 1.389/2006 madifica gi completeaza Ordinul nr. 946/205, prezentind, tn anexa nr. 2 a acestui ordin, modelul de procadurS operationala pe care entitatila publice jl pet utiliza, in vederea elaborarii procedurilar formalizete pe activitéli, Principalele componente, documente i informatil privind procedura, operationaia sunt @ lista responsabililor cu elaboraree, verificarea gi aprobarea editiel sau dupa caz, a reviziel; * stadiul editilor i a reviziilor in cadrul editilor procedurii operationaie; ¢ lista persoanelor catre care sunt distribute diferitele editii, sau, dupa caz, de rovizuire a ediiflor din cadrul de lucru at proceduriior cperationle; ® scopul procedurilor operaticnale; @ aria de aplicare a procedurilor operationale: » documenta de referinta (reglemantari} care se aplicé in activitatea procedurata; + definiti gi abreviati ale termenilor folosil| tn procedurile operationale; 2* descrierea procedurior operationale: * rispundere gi responsabiltate in desfaguraree ectivitalt; © anexe, inrogistréri, arhive; * tabele ce cuprind componente ale procedurilor operatiorale, a) Cerinfe princivale © atitudine profesional fala de subiectul ,procedut" presupune $8 se asigure faptul: 4 procadutlle sistemulul suni aduse la cunostinfa personalulul executiv, sunt disponidie si usor de accesat de cétre manager, angajati gi terfi, bine Talslese gi corect aplicate de personalut entitéitii publice. Procedurile trebuie, de asemenea, sa fie complete si sa respecte slementele standardelor sf, mai mult, trebuie sa fie simple, ugor de examinat gi specifice pentru activitatile care fac obiectul procacurilor. Procedurile aplicabile trebuic 2a fie verifinete gi actualizate periodic, prin actiuni de monitorizare, control sé audit intern. Conducerea se va asigura ca, pentru wate activitatile procedurabile ale entititi, sunt elaborate proceduri operationate corespunzatoare. 1b) Responsabilitifi gi competente Proiectarea unor controale inteine cuprinzdtoare ale entitatii publica presupune asiguraraa integrérii acestora Tn proceduri, Principiile bunol gestiuni financiare, precum gi diversitatea gi complexitatoa cotivitétilor fac inevitabila stzbiliea, in cadrul entitatit publice, la nivel central si descentraizat, a unut cadru de politica si asiqurarea faptului cd funetifle managetale de planificare, coordonare, organizare, antrenare si evaluara — contol sunt exercitate in mod eoerent gi oficace, iar elaborarea procedurilor constituie un oblectly central pentru managerii entitat in cazul unor procese fdentice sau avand un continut similar, care se executd la nivelul mai muttor entit8ti publice aflate in subarconarea unei enlititi ierarhi¢ supericare, aceasta din ur va asigura armonizarea proiectelor de proceduri elaborate pentru as‘fel do procese, pe baza unui model ce piocedura, conform principiului ,,unitate in diversitate, cu costurl minime’, O abordare eficace determina alocarea acestar sarcini gi rasponsabilitati anumitor departaments gi angajaii. De asemenea, o comisie poate indeptinl un rol Important ih lestarea gi evaluaree proiectelor dé proceduri si implementarea calli si siandardizarii in componeniele structurale ale organizarii entilafii, inclusiv a masuriior do conirol gi proceduritor. 3. Obiectivul procedutilor a) Conducerea entitafii 9i procedurile Conducerea este responsabilé pentru modul in care sunt stabllite controalele interns, Inclusiv organizarea $i informarea acministrativa, si tot ea este cea care stabileste politicile relevante, iar acest lucru implicS 6 participare activa. Obioctivul organizésii administrative, ca element al controlului intem care corduce la claborarea dé procedur, este de 2 deietmina o mai bund cunoagtere gi functionare @ procesuui administrativ, prin transpunerea, sistematicd, a proceselor in proceduri, si a monitoriza, in timp util, fueul de procese administrative, pentru a susiine atingorea obiectivelor, Fate imperativ ca manegerii s& includ in proceduri intoomirea si prezentarea de rapertarl, conform cu nevolle for specifice de management informational, in scopul controlutui si luarii deciziflor Procedurile, ca elemente de control intemimanagerial, aduc o contributie importanté ea roalizarii proceselor, a transferului de cunostinte, prevenirea fraudelor, si consolidezz& manitorizarea, controlul managementului $i responsabilitatea. Procedurile cuun bun nive! calitativ asigura gi corectitudinea, caracterul complet, caracteru! oportun si siguranta procesaiii datelor. b) Fonduh Pentru a atinge obiectivele gi politicile organizatiei, se impune asigurareé unui echilibru intre sarcini, competante si responsabilitéti, identificarea $i evaluarea riscurilor, stabilirca_masurilor de gestionare a acestora, definirea i elaborarea de procedurl. Procedutlte reprezinta pasil de urmat in 2xecutarea sarcinilor, exercitaree competentelor si delegarea responsabilitatilor. in acest context, se afirma, despre —controlul intem/managarial, ©: * este integral in sisiemul de management al fiecarei componente structurale ale entitatti pubtice; * este prevcuparea conduceril $i a angajatilor ce la flecare nivel; # oferd o asigurare rezonabild 6 atingesii obiectivelor stabilta, 6) Asiqurare Pentru activitatile entitatii publice, gi in special pentru operaliunile econemice, sunt elaborate proceduri care se comunica tuturor angajatilor implicati. Aplicarea procedurilor ar trabui s4 caniribuie semnificativ ta: * corectitudinea operatiuniler; # stocarea §/ pastrarea, in conditit optime, a bunurilor, @ fiabiltetea contabilitatii, a raportérii financiare gia manegementutui financiar; ® utilzarea corecta a competentelor (atnbutilor) delegate/mandatate; # respectaraa legilor gi a altor regiementari aplicabile; evaluarea adecvatii sarcinilor gi a atribuirl de sarcini; « adaptarea organizavi ta madificari ale madiului extern; © utilzarea sistemelor informatice automatizate 4. Procedura in cadrul unui proces global a) Abordare racomandats Pentru a face lucrurile realizabile gi ugar de coordcnat, o intrebare important este cat de detaliat ar trebui elaborate procedurile. In cadruf unui proces global, ih general, trebuie sd se fac’ diferenta tntre trai niveluri distincte de elaborare a proceduril, cum ar fi: Exemplu — - Proceserea facturilor Nivel | Arie de acope 4 _|Proces (detaliat) 2 TActivitati Transmiterea, slocerea, inregistrarea i facturilor - 3 | Operation Cum se stocheaz’ facturile in practic’ Din punet de vedere al oritertulul costuri/benefic!l, se recomanda descrierea pana la si ineluzdnd ,activitatie’, cu exceptia cazului ih care rezukatul evalufidi riscalui neoasitd o descriere la un nivel mai dotalfat, Pontru a olabora proceduri adecvale, de bund calitate, trebuie indeplinit un sel minimal de conditfi si trebuie acordaté atentie elementelor prezentate mai jos. Aga cum am mentionat, exist mai mults nWveluri de desctiere a proceselor, care vor fi explicate, pe scurt, in cele co urmaazé,b) Relatia dintre procese, proceduri, organigramé gf planul de conturi * Proces Un proces reprezinié 0 sete de activitéti cu .valoare adaugata" care sunt relafionate pentru a transforma anumte elemente gi informatii disponibile intrun produs sau serviciu. Sférsitul unui proces reprezinld, tn mare parte, inceputul urmatorulu’. O delimtare si reprezentare grafic’ a proceselor, incepand de la cel mai inait nivel, prin diagrama proceselor globale, ofera conducer gi angajatilor infermatii despre difertele procese cere sunt executate in cadrul organizatiei gi despre structura si componertele sistemutul administratly (de la nivelul superior la cel inferior) si contine o prezentare generala a tuturor proceselor gi a relatial dintre acestea. Eficacitatea procedurilor gi a instrumentelor impiementate trebuie testaté periodic si, dacd este necesar, ameliorata. # Organigrama $i fgele de post Pentru a identifica departamentele, unilatiie gi angaja{il implicatl gia crea b legatura intre toate acestea Si procesele identificate, sunt nacesare © crganigramé si fige de post. Oraarigrama reffecté pozitia in cadrul organizatiei si relatia dintre departamonte gi angajati, completata gi detaliatd de figele de post. © Planu! de conturi, procechurile gf controiul intern/manegerial Prin intermedicl sistemului financiar-contabil (pe baza plenului de conturl) sunt reflectate toate tranzactile financiare ale entitatilor publice, in aga fel incat relatia dintre contabilitale, proceduri si controlul intern/managerial sa fie indivizibild, Acoasta se raalizeaza, in principal, prin laborarea $i aplicarea riguroasé a procedurilor de inregistrare conlabild, ca elemente specifice ale controlulul intern. ¢) Schema proceselor globalo, descriore detaliaté a proceselor gi a instructiuniior da fuera © Diagrama procasefor glohaie © ciagrama a proceselor globale cfera Informatii privind structura gi componentele sistemului administratiy (de la nivelul supatior la cel inferior) care irebuie descris. Scopul esie de a clarifica, pentru ulilizater gi cititor, ierarhia logied gi relatiile dintro componentele structurale ale sistemului, a releva componeniele procesuaie ale acestuie gi a evidentia sub-procesele da baza gi pasii de urmat in cadrul proceselor. * Planul detaliat al proceselor (procedura, diagrama sau 0 combinalie dintre acestea} © descriere detaliati a proceseior {fie printro procedura scrisd, fie prin-o diagrama) oferd o Intelegete corecta a proceselor identificate. In cadrul acesteia, sunt prezentate: a) cbiectivul ¢i rezultatele procesului; b) fluxul de formulare gi utilizarea documentelor; ¢) actiunile care trebuie indeplinite, inciusiv aetivitatile de control (intern); d) departamentul (sau unitatea} si personalut implicat in proces; 8) medalitatea in care se aplic’ principiul eepardiii sarcinilor; f) relatia cu procesele precedente gi cu cele ulterioare. Pentru informatii mai dotatiate, pot fi consultate Anexele nr. 1, 2 gi 2 la prezenta figd, care Se concentreazé asupra solutilior de ordin practic.@ Instrsofiuni de hicr instructiunite de [ucru sunt documente foarte detaliate, s2re oferd Informatii precise privind activitatile relationate cu axecutia activitAtilor administrative gi modull Tn care pot fi respectate procedurla administrative. Contin informatii despre atributiile pe care le Indeplineste fiecare angajat, cum trebuie acestea indepliite, ce instrumente gi documente se folosesc. Procesele cu grad sidicat de risc sau transferul de cunogtinie reprezinté un motiv pentiu a alege instructiuni de ‘seru sau manuale, Deseor, sun! ulilizale liste de verificare (check- list-un), aléturi de prosedun', planuri (dlagrame) si instructiuni de iucru. d) Evaluarea risctitui in baza rezultalelor evaluérii riscului, canducerea elaboreaza procedurile scrise sau diagramele schematice gi listele de verificare ce trebuie aplicate in practic’, in legatura cu Procesele/activitétile principale, gi, in special, cu cele riscante din institute si asigué camunicarea acestor instrumente catre toli actorii implicatl, In cazul unul profi de ri fidical, (dentificat, pentru o activitate evaluaté, masuri de control destinate gestion: riscului sunt incluse, intotdeauna, in mod explicit, in descrierea procedu @) Reporiarea in ceea ce privegte indeotinirea responsabilitétii de realizare a fiecSrei sarcini atfibuite, rapoartele constituie un insttument util, le foate aivelurile, si ofera suficlente informatii verificate pentru a stabili daca obiectivele sunt atinse si modul in care a fost implementat controlul intern/managerial. in scopul unui management orientat spre rezultate, este imperativ necesar ca managaeni s stablleasca, in avans, in mod clar, care sunt novoite lor de informare in acest context, Rapoartele trebuie sd fie clare, transparente siemise in timp uti. 9 Separarea atributillor in confonnitate cu Standardul 18 ,,Separarea atributillor”, elemertele financiare. si operationaie ale fiacdrei actiuni trebuie indeplinite de persoane diferite, in mod independent una de cealalt’, raspectiv trebule separate funciifle de initiere de cele de yerificare. Odiectivul este prevenizea cumularii de atrioutil care, in mod normal, revin uner tunciii dierite, pe aceasta cale oredndu-se conditile de reducere a riscului de eroare, nerespectare a lagislatiei sau chiar fraud, precur si a riscului de a nu putea dotecta aozste probleme, O separare a funotillor de dispunere, pastrare, inregistrare, verificare $i executie este 0 conditie prealabila pentru a implementa procedurile. In absenta acesteia, sunt necesare alte masuri clare de control intern/manzgerial, prin aplicares edrora riscurile mentionate s& poati fi finute sub control. Descrierea procedurilor treuie sa clarifice intotdeauna, foarie bine, tipul de Tunclie (de dispunere, pasttare etc.) pe care o in¢eplinegte angajatul. 5. MAsuri de control intem/managerial (controale) a) Obivetiv - _ Gonform deftinitei COSO (Comitetul Organizatitor de Sponsorizare a Comisiel Treadway), controlul intern este un proces implementat de consiliul de administratio, conducere ¢i alli membri ai personalului unei entilati, care igi propune s& furnizeze o asigurare rezonabilé cu privire la atingerea urmatoarelor abiective: eficacitatea gi eficienta funcfiondrii, fiabilitatea informetillor financiara, respectarea lagilor gi reguiamentelor. Altfel spus, este vorba despre un ansamblu de masuri, procedee, mijloace gi actiuni implementate de responsabilii de ia toate nivelusile ierarhice, in scopul definerti controlului asupra functionérii ontitétii publice, precum si 2 desfagurani flecdrei activititi a acesteia, pentru ca cbiectivele fixate 84 fie atinse.6) Masuri de control Majoritatea controalelor interne nu apar in mod spontan, ci sunt implementato, In mod pregramat, de citre conducerle departamentelor gi cescrise ulterior in cadrul procedurilor aferente aclivitatiior respeciive. in unele cazuri, este usor de constatat faptul 4 anumite controale inteme sunt, deja, integrate in sistemul computerizat- Contrealelo interna concepute si aplicete in conformitate cu Ordinul nz, 946/2005 au, drept scop final, un proces managerial eficace in alngerea oblectivelor entitatil publice. in continuare, sunt prezentate cateva recomandari de bund practiced: a) asigurati introducerea efectivé a tuturor activitéiflor in evidenfa primaré si in sisternul contabil; by implementati separarea sarcinilor; ©} dezvoltati si implementati proceduri specifice de control, controale conlablle gi administrative prin executarca (de exemplu) de verifican de corelalii, d) efectuali contro! contabl,, prin mentinerea de conturi analitice, daca este necesar, si prin utilizarea conturilor inactive temporar; @) afectuati testéiri ale procedurii gi verifieri dotaliate; fh utilizati liste de verificare (check -list-uri), ¢) efectuat! inventare pericdice si nepravazute; h) luati masuri pentru a preveni fraudele; i) evita{i aplicarea de semnaturl indescifrabile ori prin insorierea exclusiv a iniliatelor numelui si prenumelul; J} doi angajati trebuie sA semneze ordinele de platé (cosemnaiari) 6) Lista de verificare (check-ist) Conttoalele inteme trebule precis formulate si introduse in proceduri. Data fiindu-i imporianta, este necesard elaborarea unui checklist care 64 confind operatiunile de control inter care trebuie ofectuate gi al c&ror execulanl este evidentiat prin introducerez initialelor numelul gi prenumelul acestuia pe lista de verificare. 6 Implementare Documentatia prezenté incearcd s& réspunda uner cerinte de ordin practic gi oferdi entititlor puolce postbiltatea unel abordari cuprinzdtoare a subiestului privind maragementul riscurilor. Orientarea este conceputa pentru uz general si ar= caracterul urer instructiuni unizorme gi practice legate de claborarea proceduritor. Enlitétile publice cérora |i se aplic& Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2003, vor dezvoita figa orezentaté si vor implemante standardul la care se refera, in functie de conditile specifice existente la nivelul acestora. ‘Arexa 1.4 Prezentare. tip a continutulut unéi proceduri scrise O procedura care descrie un proces detaliat consta, in general, din trei parti: informatii de management, pentru monitorizare gi control; # fluxul procesului, peniru 2 oferi o prezentare sistemaiic’ a activitatiior,« explicatii scrise privind activitatile fiuxului procesului. Fluxul procesului gi explicatiile scrise ofera informatii clare privind operattunile cepartamentululiunititi, Descrierea fluxuiul procesului prezinté informatii. supiimentare despre cine, ce, cand si cu ce, de ce si cum executS un proces. Consideram cA elementele urmétoare trebule incorporate, in mod sistematic, intt-un flux de proces scris. a) Responsabilul.general al procesutut Managerul generalicontratorul de credite este responsabil, Ia nivel general, pentru indeplinirea corecté a procesului. Responsadiiul procesulul mandateaza, in general, pe un ait angajal, sai se asigure 8 procesele Sunt indeplinite corect (si in mad fiabil, eficace si eficient). Respanszbilul procesului emite linii d’rectoare pentru executia procesului. b) Conducatorut direct al procesuiltii Acesta esie angajatul care este mandatet pentru a indeplini procesul in cauza. El trebuie sa se asigure c4 procesul este indeplinit in mod corect, fiabil, eficace gi aficient, in baza liniilor directoare stabllite de rasponsabilul procesului. ¢} Obiectivul procestuisi Oblectivele procesului trebuie sé fie atinse si acesta este motivul pentru executia procesului, d) Informatie procesufui Sunt toate informatille sau documentele care intr 1h proces, atat la inceputul acestuia (declangare) cét $i in fimpul derularii procesului. Trebuie specificat, do asemenea, de unde provin informatille (ce procese, orgarizatielcepartament ete.) si unde sunt stocate. ©) Rezultatele procesultsi Le constituie infomatiile gi documentele care ies din proces, aiat la sférgitul acestuia (produsul), cat si in timpul derularii procesului. Trebuie precizat, de asemenea. unde se transmit aceste informafi (cdtre ce proces, organizatie/depariament etc.| si unde sunt stocate copii ale infarmatillor rospectiva. A} Procediuile de luers finsirnotiuni, manuale) Procedurile de uct contin informatii detaliate pentru angajaj,, referitoare ia modul in care acestia trebuie $4 indeolineased activitéyile. Constau, in special intr-o prezentare cronologic’ a activitalilor gi actiunilor cara sunt descrise detaliat gi clarificé’ modul in care se executd activitatile (de cdr cine, ce anume, prin ce sisteme manuale sau, dupa caz, automate eto.}. 9) Misuri de control gi riscuri Estimarea nivelului de rise (erascut, mediu, sedzut) pentru riscurite identificate privind procesele gi propuneni privind masurile de control (inter) care ‘rebuie implementate in proces pentru a preveni producerea rsculu\ identifcat, Exemple de masur de control operationale) care treduie introduse in proceduré sunt’ verificare documentelor primare, separarea sarcinilor, controlul introduserii datelor, controlul informatiilor de intrare gi al rezultatelor. fh) Documenie utilizato Lista de documente care sunt utlizate (sau produsa) gi stocate ta timpul prosesului.i) Lagi, reglementa, lini directoaro ldentificarea si mentionarea legilor, a alter rogiomentiri gi a linillor directoare relevante pentru management, documentele de evidentd, executie si raportare a procesului, Anexe nr 2 ji scurte a une! procedusi care contine slomentele cheie (tabelul nr.1) si specifica activititile cu un_grad de risc evaluat ca find ridicat (labelul 2) si mésurile de control intem destinat gestionérii acestora. Tabelul prt f7| (descriere pe scurt a) Zz 2 5 & 3! Ftwxutuide lucru Ze s a eg alu 23 882 13|2\2\2 = 3| Procesului Z ES: |e )8/& se 8 8| 2 el|2/)2\|\2 gO asl 4 @ig|a@@ s 3 ~ 2 1 Axx Dt bt ridicat 2 XXX D2 K mediu -- —L +} 1 3 XXX | R mediu 4 1x ba | E sciizut 10 c! seazut etc. ” | ~~ | ')D = Dispunere K = Pastrare inregistrare E = Executie C = Verificara (Control)Tabetul ar. 2 | 2 = [ Activitate” | | Descrierea | Masui de | T | if 3 $4] tiscului control. | % |e Bg 3 22 @ g g 8 ge inem fe 8 eo e * e Zs | £ | “4 3 od | KX x t xe xx l 7 f — - —t | pote ?) Tipuri de riscuri, ce exemolu: plat| necuvenite (1), distorsiune informare (2), neregularitati in recepffe (3) ate 10Anexa m3 Exempie de instrumente necesare relationate cu procedurile: organigrama. diagrame de piocese organizationale si globale, matricea procese'or/organizatiei, planificari gi reqisirul mandatelor. A, Organigrama Reflect pozitia organizationala gi structura relational dintre departamente gi angajat gi este completata de figele de post nlitate: publloa Departament B Unitatea B. Diagrama global a proceselor Oferé informalii despre structura si componentele sistemului adminisirativ (de la niveiul superior la cet inferior) care trebuie descris, Departament A Beparlament C Diagrama glcbald a proceselor Proces .y” C, Matrice a proceselorforganizafionala, care include procesele, activitafife 3i unitatiie Proceax [Procesy] Procesz | eto. Uritate 1 [Activitate 7 [Activitate a lUnitate 2 JActivitate b Unitate 3 civitate ¢ WWD. Registrul mandatetor (registut de atributi/competenté delegaie/mandatate) | Bagel 00 00.26. 0, 00.27, og 00.26 | Specificafie Cost de | tntretinere Functie "| Sef departament _| service Limité ordin de Mu ] Senne initia plete [me | tr | € 256,000 eo | xx | XXX : —E i a Mandatarui (persoana e2reia i s-a incredintat un mandat) esta cel care semneaza, po propria réspundere ch bunurile (serviciile} sunt Fvrate $i c4 pretut de facturare este corect, 12