6.

PENGURUSAN PENTADBIRAN AM

6.4.1

Pengurusan Takwim Sekolah

6.4.1.1

Proses Kerja
JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua / Pen. Kanan (P) / 1.

Penolong Kanan (HEM) /
Penolong Kanan (KK) /
Guru-guru Kanan

Menubuhkan Jawatankuasa Induk Takwim Sekolah yang

terdiri daripada :
Pengetua

Penolong Kanan (P)

Penolong Kanan (HEM)

Penolong Kanan Kokurikulum

Guru-guru Kanan.

2.

Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk Takwim

Sekolah setelah menerima Akta Pendidikan 1996
Peraturan-Peraturan Pendidikan (Penggal Institusi
Pendidikan Tahun berkenaan). Berdasarkan Perincian Hari
Persekolahan Mengikut Penggal dan membuat keputusan
untuk :2.1
menentukan tarikh pendaftaran murid
2.2
menentukan tarikh mesyuarat staf / staf sokongan
2.3
menentukan tarikh mesyuarat Jawatankuasa
Kurikulum / Kokurikulum/Disiplin
2.4
menentukan tarikh sukan tahunan sekolah
2.5
menentukan tarikh peperiksaan dan ujian sekolah
2.6
menentukan
tarikh
penghantaran
markah
peperiksaan dan kad laporan
2.7
menetapkan tarikh aktiviti-aktiviti sekolah
2.8
mengenal pasti tarikh perayaan untuk pelbagai
kaum dan agama
2.9
mengambil kira cuti-cuti umum dan peristiwa.

Penolong Kanan (P) /

Ahli Jawatankuasa Takwim 3.
Sekolah

Menyusun aktiviti-aktiviti sekolah mengikut tarikh-tarikh

yang telah ditetapkan.

4.

Menyemak draf dan membuat pindaan sekiranya perlu.

5.

Menetap dan menentukan Takwim Sekolah.

6.

Takwim Sekolah didokumentasikan dalam Diari Sekolah.

7.

Diari Sekolah diedarkan kepada semua warga sekolah.

80

6.4.1.2

Carta Aliran
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Takwim
Sekolah.

Menentukan tarikh-tarikh aktiviti sekolah.

Menyusun aktiviti-aktiviti sekolah mengikut

tarikh yang sesuai.

Menyemak draf Takwim Sekolah.

Ya
Perlu pindaan?
Pindaan
Tidak
Menetapkan dan menentukan Takwim Sekolah.

Dokumentasikan Takwim Sekolah dalam Diari

Sekolah

Diari Sekolah
kakitangan
sekolah.
Tamat

81

diedarkan

kepada

semua

6.4.1.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Penubuhan Jawatankuasa Takwim Sekolah

2.

Tempat dan tarikh mesyuarat

3.

Surat panggilan mesyuarat

4.

Tarikh Pendaftaran Murid

5.

Mesyuarat Staf / Staf Sokongan

6.

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum / Kokurikulum

7.

Sukan Tahunan Sekolah

8.

Pelbagai Aktiviti dan Program Sekolah

9.

Peperiksaan Penggal/ Peperiksaan Percubaan

10.

Ujian bulanan / topikal (tertakluk kepada sekolah

masing-masing )

11.

Tarikh menghantar markah peperiksaan dan kad

laporan

12.

Cuti Umum

13.

Cuti Peristiwa

14.

Cuti Penggal

15.

Hari Permuafakatan

16.

Hari Penyampaian Hadiah Dan Sijil

82

Catatan

6.4.2

Urusan Penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan Sekolah

6.4.2.1

Proses Kerja

JAWATAN
Pengetua

PROSES KERJA
1. Lantikan Jawatankuasa Kewangan Sekolah yang terdiri daripada:
- Pengetua
- Penolong Kanan (P)
- Penolong Kanan (HEM)
Penolong Kanan Kokurikulum
- Semua Guru Kanan mata pelajaran
- Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir

Ketua Pembantu
Tadbir

2. Menyediakan permohonan anggaran peruntukan tahunan berkenaan

berasaskan bilangan murid.

Pengetua

Menerima peruntukan kawangan tahun semasa dan mencadangkan

agihan peruntukan kepada setiap Panitia mengikut formula yang
ditetapkan dan bilangan murid

Pengetua

Meluluskan agihan peruntukan kewangan setelah mendapat

persetujuan JK Kewangan dalam Mesyuarat pertama tahun semasa

Ketua Pembantu
Tadbir

6. Memaklumkan kepada Guru Kanan mata pelajaran peruntukan yang

ada sebelum membuat pembelian.
7. Failkan satu salinan anggaran perbelanjaan yang telah diluluskan.

83

6.4.2.2

Carta Aliran

Lantikan
Sekolah.

Jawatankuasa

Kewangan

Sediakan permohonan anggaran

peruntukan bagi tahun berkenaan.
Menerima Peruntukan Kewangan bagi
tahun semasa

Kemukakan cadangan agihan peruntukan

Sediakan
agihan
semula
Lulus
Tida
k
Ya
Memaklumkan kepada Guru Kanan mata
pelajaran / Ketua Panitia peruntukan yang
ada sebelum membuat penbelian.
Memfailkan satu salinan anggaran
perbelanjaan yang telah diluluskan.

Tamat

84

6.4.2.3 Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Lantikan Jawatankuasa Kewangan Sekolah

2.

Menyediakan anggaran pendapatan tahun

berkenaan

3.

Menyediakan cadangan agihan peruntukan untuk

setiap panitia mata pelajaran.

4.

Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah

meluluskan agihan peruntukan kewangan bagi
tahun semasa

5.

Pengetua dan Jawatankuasa Kewangan Sekolah

menyemak dan meluluskan agihan peruntukan

6.

Ketua Pembantu Tadbir memaklum kepada Guru

Kanan mata pelajaran peruntukan yang ada
sebelum membuat pembelian

7.

Satu salinan anggaran perbelanjaan yang telah

diluluskan difailkan

6.4.2.4

Borang Digunakan

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.

Borang MEN/ABM2003
DSA 2004 (BK.1) - tahun semasa
DSA 2004 (BK 2a) - tahun semasa
Lampiran Sewaan
DSA 2004 (PS)
- tahun semasa
Lampiran AKS/MEN
Lampiran GG/MEN
Lampiran Tukar/Pindah

85

Catatan

6.4.3

Urusan Persediaan Belanjawan Untuk Aktiviti Gerko

6.4.3.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua/PK(KK)

1. Mengedarkan Borang Belanjawan kepada setiap

kelab, persatuan dan unit uniform

Guru Penasihat Gerko

2. Ketua Guru Penasihat mengisi borang setelah

berbincang dengan AJK dalam kelab/persatuan
masing-masing

PKKK / Guru
Penasihat Gerko
PK(KK)

3. Menerima kembali borang yang dilengkap isi

4. Memasukkan data dalam Kertas Cadangan
Belanjawan Aktiviti Gerko

Pengetua/JK
Kewangan

5. Menerima cadangan belanjawan aktiviti Gerko

untuk diluluskan.

PK(KK) / Guru
Penasihat Gerko

6. Memaklumkan ketua guru penasihat tentang

jumlah belanjawan yang diluluskan

Pengetua

7. Memantau perbelanjaan

86

6.4.3.2

Carta Aliran
Edarkan Borang Belanjawan kepada
setiap kelab/persatuan Gerko
Ketua Guru Penasihat isi Borang
Belanjawan
Menerima
Belanjawan

kembali

Borang

Pindaan
Masukkan data dalam kertas kerja
cadangan belanjawan Aktiviti Gerko
JK Kewangan menerima kertas kerja
cadangan belanjawan
Tidak

Lengkap isi?
Diluluskan

Memaklumkan
Penasihat

Ketua

Memantau perbelanjaan
Tamat

87

Guru

6.4.3.3
Bil.

Senarai Semak
Tindakan

Tandakan( )

1.

Sediakan Borang Belanjawan untuk Aktiviti Gerko

2.

Edarkan Borang Belanjawan kepada setiap kelab/

persatuan.

3.

Menerima balik Borang Belanjawan yang telah diisi.

4.

Memasukkan data dan maklumat ke dalam

Kertas Cadangan Belanjawan Aktiviti Gerko.

5.

Serah Kertas Cadangan Belanjawan Aktiviti Gerko

kepada Jawatankuasa Kewangan

6.

Maklumkan kepada Ketua Guru Penasihat.

7.

Pantau perbelanjaan

6.4.3.4

Borang Digunakan

i. Borang Peruntukan Belanjawan

88

Catatan

6.4.4

Menyelia Urusan Pembelian

6.4.4.1

Proses Kerja

PROSES KERJA

JAWATAN
Pengetua

1.

Mengadakan mesyuarat dengan Jawatankuasa Kewangan

Sekolah bagi membuat perancangan pembelian untuk setahun.

Pengetua / PK(P) /
PK(HEM) / PK(KK) / KPT
/ Guru-guru Kanan

2.

Memastikan pembelian dibuat berdasarkan :- Mengikut keperluan

- Kedudukan kewangan mencukupi dengan jumlah
tanggungan diambil kira
- Kedudukan stok, kuantiti berdasarkan
i)
baki stok
ii)
penggunaan bulanan
iii)
kekerapan keperluan
iv)
tarikh barangan dapat dibekalkan
v)
dapatkan jumlah setahun bagi tiap-tiap bekalan /
perkhidmatan yang disenaraikan.

Pengetua / Ketua Pembantu

Tadbir

3.

Memastikan barang-barang dibeli daripada pembekal yang

berdaftar dengan kontrak pusat. Jika tiada dalam kontrak
pusat, dapatkan pembekal yang boleh memberi harga yang
berpatutan dengan mengambil kira kualiti barang.

Guru-Guru/Pembantu
Makmal/Staf sokongan

4.

Melengkapkan Borang Pesanan JPN8/8KA/01 dalam 2

salinan dan disokong oleh Guru Kanan/Ketua Pem. Tadbir

Pengetua

5.

Menyemak Borang Pesanan sebelum diluluskan

Pengetua / Ketua Pembantu

Tadbir

6.

Mematuhi kaedah pembelian bagi perolehan bekalan /

perolehan perkhidmatan berdasarkan SPP Bil. 5/1994.
- Pembelian secara terus dengan pembekal tidak berdaftar
- Pembelian secara terus dengan pembekal berdaftar
-Sebut harga/tender (ikut prosedur yang ditetapkan):

Ketua Pembantu Tadbir

7.

Memastikan Pesanan Tempatan disediakan 3 salinan :Salinan asal dan salinan kedua dihantar kpd. pembekal
- Salinan ketiga difailkan

Ketua Pembantu Tadbir

8.

Rekodkan dalam Buku Vot sebagai tanggungan.

89

PROSES KERJA

JAWATAN
Ketua Pembantu Tadbir/
Pegawai yang berkenaan

Ketua Pembantu Tadbir/

Pegawai yang berkenaan

9.

Memastikan apabila menerima barang-barang:- Salinan asal Pesanan Tempatan dikembalikan

- Bil / invois asal disertakan
Semak barang-barang dengan nota serahan dan
bandingkan dengan Pesanan Tempatan asal
Perakuan penerimaan di Pesanan Tempatan diisikan.
( 39 )tandatangan perakuan pada Pesanan Tempatan asal.
10. Turunkan

Ketua Pembantu Tadbir/

Pegawai yang berkenaan

11. Dimasukkan stok

- Kew 312 (Daftar Stok Harta Modal)
- Kew 313 (Daftar Stok Inventori)
- Kew 314 (Daftar Stok Bekalan Pejabat).

Ketua Pembantu Tadbir

12. Merekodkan dalam Daftar Bil.

6.4.4.2

Carta Aliran
Mengadakan mesyuarat dengan Jawatankuasa
Kewangan Sekolah bagi membuat
perancangan pembelian setahun.
Membuat keputusan pembelian barang /
perkhidmatan.
Dapatkan jumlah setahun bagi tiap-tiap
bekalan/perkhidmatan yang disenaraikan
untuk membuat pilihan pembekal.
Mengisi Borang Pesanaan
Pilihan pembekal
- berdaftar/tidak berdaftar
- sebut harga/tender.

90

Sediakan Pesanan Tempatan 3

salinan - salinan asal dan kedua
kepada pembekal dan salinan
ketiga difailkan.
Rekodkan butir Pesanan
Tempatan dalam Buku Vot
- nama pembekal
- rujukan pesanan
- jenis pembelian.
Terima barang dan semak
dengan:- salinan asal Pesanan Tempatan
- Bil / invois
- Nota serahan.

Tidak
Tindakan
dengan
pembekal
minta
penjelasan

Memuaskan
Ya
Turunkan tandatangan
perakuan di Pesanan
Tempatan yang asal bagi
tujuan pembayaran.

Kew 312
Kew 313
Kew 314

Masukkan stok kemas kini

Buku Stok, lengkapkan
Daftar Stok

Rekod butir-butir penerimaan

dalam Daftar Bil
-

no. Bil /invois

rujukan / pesanan
tarikh bil diterima.
Tamat

91

6.4.4.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah

untuk membuat perancangan pembelian

2.

Kedudukan kewangan mencukupi

3.

Kedudukan stok

4.

Pembekal berdaftar dengan kontrak pusat

5.

Sebut harga

6.

Tender

7.

Borang Pesanan Kerajaan

8.

Tiga salinan Pesanan Tempatan

8.1 salinan asal dan kedua kepada pembekal
8.2salinan ketiga difailkan

9.

Rekodkan butir Pesanan Tempatan ke dalam

Buku Vot

10.

Apabila menerima barang-barang, pastikan

10.1
salinan asal Pesanan Tempatan
dikembalikan
10.2

Bil / Invois asal disertakan

10.3

Semak barang dengan Nota Serahan dan

banding dengan Pesanan Tempatan asal

11.

Turunkan tandatangan perakuan di Pesanan

Tempatan asal

12.

Buku Stok dikemaskinikan

13.

Lengkapkan Daftar Stok

92

Catatan

6.4.4.4

Borang Digunakan

i.

Borang Sebut Harga

ii.

Borang Pesanan

iii.

Buku Stok

iv.

Daftar Pembelian dan Sipiutang

v.

Borang Senarai Pembelian

vi.

Daftar Harta Modal (Kew 312)

vii.

Inventori (Kew 313)

viii.

Stok Bekalan Pejabat (Kew 314)

93

6.4.5

Urusan Pengumpulan
Maklumat Sekolah

Dan

6.4.5.1

Pengurusan Surat Tinjauan Daripada Jabatan

6.4.5.1.1

Proses Kerja

JAWATAN

Pemprosesan

Serta

Pengemaskinian

PROSES KERJA

Pengetua

1.

Menerima surat tinjauan daripada Jabatan berkenaan.

Penolong Kanan
(P)/PK(KK)

2.

Mengumpul data yang diperlukan dan mengisi ke dalam borang

3.

Berbincang dengan Pengetua tentang maklumat yang dikumpul.

Pembantu Tadbir
Rendah

4.

Menaip maklumat ke dalam borang asal @ menyediakan borang

dengan menggunakan komputer.

Pengetua/Penolong
Kanan (P)/PK(KK)

5.

Menyemak maklumat yang telah ditaip.

Pengetua/PK(P)/
Pem.Tadbir Rendah

6.

Menentukan fail dan folio yang sesuai untuk perkara berkenaan.

Pembantu Tadbir
Rendah

7.

Menyediakan surat iringan.

Pengetua / Penolong
Kanan (P)

8.

Surat ditandatangani oleh Pengetua atau Penolong Kanan (P)

( jika Pengetua tiada ).

Pembantu Tadbir
Rendah

9.

Surat diserahkan kepada kerani untuk direkodkan dan diposkan.

( Sekiranya perlu, boleh difakskan sebelum diposkan ).

10.

Satu salinan difailkan.

94

6.4.5.1.2

Carta Aliran
Menerima surat tinjauan.

Mengumpul maklumat dan mengisi ke

dalam salinan fotostat.
Bincang dengan Pengetua tentang
maklumat yang dikumpul.
Buat
pembetula

Tidak

Diluluskan.

Y
a

Menaip maklumat ke dalam borang

asal @ menyediakan borang dan
maklumat yang diperlukan dengan
menggunakan komputer.
Semak maklumat yang ditaip.

Sediakan surat iringan dengan rujukan

fail dan folio yang betul.
Surat ditandatangani oleh Pengetua /
Penolong Kanan (P).
Surat diserahkan kepada kerani untuk
direkodkan dan diposkan. ( Sekiranya
perlu, boleh difakskan sebelum
diposkan).
Tamat

95

6.4.5.1.3
Bil.

Senarai Semak
Tindakan

Tandakan ( )

1.

Surat tinjauan ada

2.

Mengumpul maklumat selengkapnya dan rekod

ke dalam salinan fotostat

3.

Bincang dengan Pengetua tentang hasil dapatan

4.

Menaip maklumat

5.

Menyemak maklumat yang ditaip

6.

Mengenal pasti fail dan folio untuk perkara yang

ditinjau

7.

Menyediakan surat iringan

8.

Tandatangan Pengetua / Penolong Kanan (P)

9.

Pembantu Tadbir Rendah merekod surat yang

akan dipos

10.

Surat asal dipos

11.

Satu salinan difailkan

6.4.5.1.4

Borang Digunakan
Bergantung kepada jenis tinjauan

96

Catatan

6.4.5.2

Pengurusan Sistem Maklumat Staf / EMIS

6.4.5.2.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pembantu Tadbir
Rendah

1.

Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru Tingkatan pada

setiap hujung bulan dan menyediakan data enrolmen bulanan.

PK(KK)/Guru Data
EMIS

2.

Memasukkan enrolmen murid ke dalam sistem EMIS / SMPP

berdasarkan kepada pulangan / enrolmen bulanan.

3.

Memasukkan maklumat guru / staf sokongan yang baru masuk,

membuang maklumat guru / staf sokongan yang keluar dan
menyelenggarakan data.

4.

Memastikan semua maklumat guru dan kakitangan bukan guru, a

dan sebagainya dikemaskinikan.

5.

Mengemaskinikan semua maklumat tentang profil, bangunan,

kemudahan sekolah, PCG ( Bantuan Perkapita ), program-program
dan data-data lain yang berkenaan.

6.

Mencetak Senarai guru, staf sokongan dan Jadual 1A 9.

7.

Membuat salinan EMIS / DATA ke dalam 2 disket.

8.

Membuat salinan fotostat bagi setiap cetakan.

9.

Menaip surat iringan.

10.

Hantar perkara berikut ke JPB pada minggu pertama setiap bulan:10.1 Disket EMIS
10.2 Cetakan Laporan-senarai guru, staf sokongan dan Jadual 1A-9

11.

Menghantar maklumat yang sama ke JPNS melalui e-mel @ pos.

12.

Menyimpan satu salinan maklumat yang sama ke dalam fail EMIS.

13.

Menyimpan satu salinan disket sebagai rekod sekolah.

Penolong
Kanan(P) /PK(KK)/
Guru Data EMIS

Pembantu Tadbir
Rendah

PK(KK)/Guru Data
EMIS
Pembantu Tadbir
Rendah

97

6.4.5.2.2

Carta Aliran

Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru

Tingkatan.
Memasukkan data enrolmen murid ke dalam sistem
EMIS / SMPP.
Memastikan semua maklumat guru / kakitangan
bukan guru, kemudahan sekolah, murid asrama dan
sebagainya dikemaskinikan.
Mencetak perkara berikut:- senarai guru,
- staf sokongan
- jadual 1A 9.
Membuat salinan EMIS / DATA ke dalam 2 disket.
Membuat salinan fotostat bagi setiap cetakan.
Menaip surat iringan.
Menghantar perkara berikut ke Jabatan Pendidikan
Bahagian pada minggu pertama setiap bulan.
Disket EMIS , Cetakan laporan
senarai guru, staf sokongan, jadual 1A 9
dan ke JPNS melalui e-mel @ pos.
Memfailkan satu salinan maklumat EMIS.

Menyimpan satu salinan disket.

Tamat

98

6.4.5.2.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

1.

Enrolmen bulanan daripada Guru Tingkatan

2.

Maklumat berikut dimasukkan ke dalam

sistem EMIS:
enrolmen murid

maklumat guru

maklumat staf sokongan

Tandakan ()

3.

Maklumat EMIS dikemaskinikan sekiranya

perlu

4.

Mencetak maklumat EMIS

senarai guru

senarai staf sokongan

jadual 1A 9

5.

Maklumat EMIS dipindah ke dalam 2 disket

6.

Surat iringan

7.

Hantar maklumat ke PPG

Disket EMIS

Cetakan Laporan (dari No. 4)

8.

Hantar maklumat EMIS ke JPNS melalui

e-mel.

9.

Salinan maklumat EMIS difailkan ke dalam

fail EMIS

10.

Satu salinan disket disimpan

99

Catatan

6.4.6

Menyelia Urusan Surat-Menyurat

6.4.6.1

Urusan Penerimaan Surat

6.4.6.1.1

Proses Kerja

JAWATAN
Pembantu Tadbir
Rendah

PROSES KERJA
1.

Menerima surat.

2.

Membuka surat (kecuali yang sulit) dan mengecop tarikh penerimaan.

3.

Merekod ke dalam Buku Daftar Masuk.

4.

Menyerahkan Buku Daftar Masuk dan surat / pekeliling yang telah

direkodkan kepada Pengetua untuk semakan dan ditandatangani.

Pengetua / PK (P)

5.

Meminitkan surat / pekeliling.

Pembantu Tadbir
Rendah / Pegawai
Berkenaan

6.

Mengedar surat kepada pegawai berkenaan untuk ditandatangani dan

diambil tindakan selanjutnya.
( Salinan fotostat dibuat untuk kegunaan individu. )

7.(a)

Menyediakan salinan fotostat sekiranya ia memerlukan perhatian

semua guru atau staf sokongan dan kemudian dipamerkan.

7.(b) Masukkan salinan surat / pekeliling yang memerlukan makluman

semua kakitangan sekolah ke dalam Fail Edaran.
Semua Staf

Pembantu Tadbir
Rendah

Mengedar fail tersebut kepada guru-guru / staf sokongan berserta

senarai staf untuk mendapatkan tandatangan mereka selepas ianya
dibaca.
8.

Merekod nombor rujukan fail ke dalam Buku Daftar Masuk.

9.

Memfailkan surat / pekeliling asal mengikut folio yang dicatat.

100

6.4.6.1.2

Carta Aliran

Menerima surat.
Surat Sulit
Surat biasa / berdaftar.
Untuk
tindakan
Pengetua

Membuka dan merekod ke dalam Buku

Daftar Masuk.
Menghantar kepada Pengetua untuk
disemak, ditandatangani dan diminitkan.

Minitkan surat / pekeliling.

Memerlukan makluman
/
tindakan
individu
Salinan
fotostat
diserahkan
kepada
pegawai
berkenaan.
Pegawai
berkenaan
mengambil
tindakan.

Memerlukan makluman /
tindakan semua

Salinan asal
ditandatangani oleh
pegawai pegawai
Pentadbiran.

Salinan asal
ditandatangani
oleh pegawai
berkenaan.

Dipamerkan
di papan
notis umum.
Merekod nombor
rujukan fail ke dalam
Buku Daftar Masuk.
Memfailkan
salinan asal.

Tamat

Menyediakan
salinan fotostat.
Simpan di dalam
Fail Edaran &
diedarkan berserta
senarai staf.
Membaca
edaran &
menurunkan
tandatangan pada
senarai staf.
Tamat

Tamat

101

6.4.6.1.3

Senarai Semak

Bil

Tindakan

Tandakan( )

1.

Menerima surat

2.

Rekod Buku Daftar Masuk

3.

Pengetua mengesahkan dan meminitkan surat /

pekeliling

4.

Surat / Pekeliling diedar kepada pegawai berkenaan

5.

Menyediakan salinan fotostat jika perlu

6.

Tindakan yang sewajarnya diambil oleh pegawai

berkenaan (jika perlu)

7.

Mempamerkan salinan pada papan notis jika perlu

8.

Menyimpan salinan di dalam Fail Edaran untuk

diedarkan & ditandatangani pada senarai staf
(Tertakluk kepada sekolah masing-masing)

9.

Merekod nombor rujukan fail ke dalam Buku Daftar

Masuk

10.

Memfailkan surat / pekeliling

102

Catatan

6.4.6.2

Urusan Pengiriman Surat

6.4.6.2.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua /
Pegawai berkenaan

1.

Mendraf surat dengan rujukan fail yang betul.

Pembantu Tadbir
Rendah

2.

Menaip surat.

Pengetua /
Penolong Kanan
(P)

3.

Menyemak dan menandatangani surat.

Pembantu Tadbir
Rendah

4.

Menyediakan sampul surat dengan alamat yang betul.

Merekod ke dalam Buku Penghantaran Surat.

5.

Menimbang surat dan melekat setem (kecuali untuk PPB).

6.

Mengepos surat.

7.

Menyimpan resit jika surat berdaftar.

8.

Menghantar surat untuk JPB melalui hantaran tangan.

103

6.4.6.2.2

Carta Aliran

Mendraf Surat dengan rujukan fail yang

betul.

Menaip Surat.
Menyemak Surat.

Tidak
Betul

Membuat
Pembetulan

Ya
Menandatangani surat
oleh Pengetua / PK (P ).
Merekod ke dalam Buku Penghantaran
Surat.
Memfailkan salinan.

Surat PPG dihantar melalui

hantaran tangan.

Melekat setem dan mengepos

surat.
Terima dan simpan resit surat
berdaftar.

Tamat

Tamat

104

6.4.6.2.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan( )

1.

Mendraf surat

2.

Menaip surat

3.

Menyemak dan menandatangani surat

4.

Menyediakan sampul surat

5.

Merekod ke dalam Buku Penghantaran Surat

6.

Sesalinan difailkan

7.

Menimbang surat

8.

Melekat setem

9.

Mengepos surat

10.

Merekod dan menyimpan resit surat berdaftar

11.

Surat PPG dihantar melalui hantaran tangan

105

Catatan

6.4.7

Menyelia Urusan Pelupusan Stok

6.4.7.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua

1.

Menubuhkan Lembaga Pemeriksa yang terdiri daripada Pengetua,

Penolong Kanan (P), Guru-guru Kanan, Ketua Pembantu Tadbir.

Ketua Pembantu
Tadbir//Semua PK
Guru-guru Kanan /
Penyelia Stok

2.

Menyediakan laporan barang-barang yang tidak boleh digunakan dalam

Borang Laporan Penghapusan Barang-Barang Kecil
(Lampiran A).

Lembaga
Pemeriksa

3.

Memeriksa barang-barang yang perlu dilupuskan.

Pengetua

4.

Menyemak dan megesahkan Lampiran A.

Pembantu Tadbir
Rendah

5.

Menghantar Lampiran A ke Jabatan Pelajaran Negeri untuk

mendapatkan kelulusan.

6.

Menerima kelulusan daripada Jabatan Pelajaran Negeri.

Ketua Pembantu
Tadbir

7.

Mengisi Sijil Pelupusan Barang-Barang dan Sijil Saksi

(Kew 300 X).

Pembantu Tadbir
Rendah

8.

Menghantar Kew 300 X dan Sijil Saksi kepada Jabatan Pelajaran

Negeri untuk rekod.

Pembantu Tadbir
Rendah

9.

Mendokumentasikan surat, sijil dan Lampiran A.

106

6.4.7.2

Carta Aliran
Menubuhkan Lembaga Pemeriksa.

.
Menyediakan laporan barang-barang yang
tidak boleh digunakan lagi dengan mengisi
Lampiran A.
Memeriksa
dilupuskan.

barang-barang

yang

perlu

Lampiran A disemak dan disahkan oleh

Pengetua.
Mendapat
maklumat
lengkap
Lengkap

Tidak

Ya
Menghantar Lampiran A ke JPN untuk
mendapat kelulusan.

Menerima kelulusan daripada JPN.

Mengisi Sijil Pelupusan Barang-Barang
dan Sijil Saksi.
Menghantar Sijil-Sijil tersebut ke JPN
untuk rekod.

Mendokumentasikan
Lampiran A.
Tamat
107

surat,

sijil

dan

6.4.7.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan( )

1.

Laporan Ketua Unit / Penyelia Stok (Lampiran A)

2.

Penyemakan dan pengesahan Pengetua (Lampiran A)

3.

Pengiriman Lampiran A ke JPN mendapatkan

untuk kelulusan

4.

Menerima kelulusan JPN

5.

Mengisi Sijil Kew 300 X dan Sijil Saksi

9.

Menghantar Sijil-sijil ke JPN

10.

Mendokumentasikan surat, sijil dan Lampiran A

6.4.7.4

Borang Digunakan:-

i.

Laporan Penghapusan Barang-Barang Kecil (Lampiran A)

ii.

Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew 300 X)

iii.

Sijil Saksi

108

Catatan

6.4.8

Urusan Penerimaan Bekalan

6.4.8.1

Proses Kerja
JAWATAN

Pengetua / Guru
berkenaan / Pembantu
Tadbir

PROSES KERJA
1.

Menerima barang / peralatan.

2.

Menyemak bilangan dan mutu berdasarkan invois pembekalan

( uji jika jentera / mesin ).

3.

Mengecop tarikh terima barang.

Pengetua / Wakil
Pengetua

4.

Menandatangani Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

Guru berkenaan /
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir Rendah

5.

Merekod penerimaan ke dalam dokumen stok.

6.

Mengirim SAP mengikut arahan.

7.

Menyimpan salinan SAP sekolah di dalam fail berkaitan.

109

6.4.8.2

Carta Aliran
Terima bekalan.

Semak / cop dan tulis tarikh penerimaan

( uji jika Jentera / mesin ).

Tidak

Pemulangan
penggantian

Terima?

Ya
Puas hati, terima tandatangani borang SAP.

Rekod ke dalam dokumen stok.

Hantar borang SAP kepada pembekal.

Simpan salinan
berkenaan.

Tamat

110

Borang

SAP

dalam

fail

6.4.8.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Menerima nota hantar (delivery note)

2.

Menyemak bekalan ( bilangan & mutu )

3.

Menandatangani SAP

4.

Merekod ke dalam dokumen stok

5.

Mengurus pengiriman SAP kepada syarikat

pembekal

6.

Merekod pengiriman

7.

Failkan salinan SAP sekolah

6.4.8.4

Borang Digunakan

i.
ii.

Borang Hantaran Pesanan (Delivery Note)

Borang SAP

111

Catatan

6.5.

PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR

6.5.1

Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan

6.5.1.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua / Penolong
Kanan (P) /
PK(HEM)
/PK(KK)Ketua
Pembantu Tadbir

1.

Menerima Pekeliling mengenai Program Hari Bersama

Pelanggan ( dari JPN ).

Ketua Pembantu
Tadbir / Pembantu
Tadbir Rendah

2.

Melaksanakan program pada Hari Sabtu ke 2 setiap bulan

jam 9.00 11.30 pagi dan setiap hari persekolahan

3.

Mengisi nama pelanggan ke dalam Buku Daftar Pelawat

( Lampiran A ).

4.

Melengkapkan maklumat di dalam Borang Laporan

Program Hari Bersama Pelanggan ( Lampiran B ).

5.

Menghantar Borang Laporan Lampiran B ke JPN,

Kuching
( Unit Tugas-tugas Khas ) pada atau sebelum 25 hb setiap
bulan untuk tindakan selanjutnya.

6.

Memfailkan satu salinan Lampiran B.

112

6.5.1.2

Carta Aliran

Menerima pekeliling
Bersama Pelanggan.

mengenai

Program

Hari

Melaksanakan Program pada Hari Sabtu ke 2 setiap

bulan jam 9.00 11.30 pagi.

Mengisi nama pelanggan ke dalam Buku Daftar

Pelawat ( Lampiran A ).

Mengisi Borang Laporan Program Hari Bersama

Pelanggan ( Lampiran B ).

Menghantar Borang Laporan ( Lampiran B ) ke

JPN, Kuching ( Unit Tugas-tugas Khas ) pada atau
sebelum 25 hb setiap bulan.

Memfailkan satu salinan Lampiran B.

Tamat

113

6.5.1.3

Senarai Semak

Bil.
Catatan

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Pekeliling mengenai Program Hari Bersama

Pelanggan

2.

Buku Daftar Pelawat ( Lampiran A )

3.

Borang Laporan Program

Pelanggan ( Lampiran B )

4.

Borang Laporan Lampiran B dihantar ke JPN,

Kuching

5.

Satu salinan Lampiran B difailkan

6.5.1.4

Hari

Bersama

Borang Digunakan

i.

Buku Daftar Pelawat (Lampiran A)

ii.

Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B)

114

6.5.2

Urusan Program PIBG

6.5.2.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua /
Penolong Kanan
(HEM)/PK(KK)

1.

Memastikan AJK PIBG mengadakan mesyuarat pada awal

tahun untuk berbincang tentang program-program yang ingin
dilaksanakan sepanjang tahun.

Setiausaha PIBG

2.

Memastikan Setiausaha PIBG mengemukakan kepada pihak

sekolah program-program yang ingin dilaksanakan berserta
anggaran belanjawan.

Pengetua

3.

Menerangkan objektif-objektif program yang dirancang

kepada murid, guru dan ibu bapa menerusi mesyuarat staf,
surat-menyurat dan perhimpunan.

4.

Menggalakkan ibu bapa / penjaga dan guru menyertai program

yang dirancang.

5.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar minit mesyuarat

dan laporan aktiviti yang telah dilaksanakan kepada Pengetua
dan Yang Dipertua PIBG.

6.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar Minit Mesyuarat

Agung Tahunan ke Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan yang
berkaitan.

7.

Memfailkan dokumen.

Setiausaha PIBG /
Penolong Kanan
(HEM)/PK(KK)

Pembantu Tadbir
Rendah

115

6.5.2.2

Carta Aliran

Memastikan Setiausaha PIBG menetapkan

mesyuarat AJK Tertinggi PIBG pada awal tahun.

tarikh

Menyemak aktiviti / program serta anggaran belanjawan

yang dirancang sepanjang tahun.

Menerangkan objektif serta menggalakkan penglibatan

ibu bapa / penjaga, guru dan murid menerusi mesyuarat
staf, perhimpunan serta surat-menyurat.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar minit mesyuarat

dan laporan aktiviti kepada Pengetua dan Yang Dipertua
PIBG.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar Minit Mesyuarat

Agung Tahunan kepada Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan
yang berkaitan.

Failkan minit mesyuarat.

Tamat

116

6.5.2.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan( )

1.

Mesyuarat peringkat AJK PIBG awal tahun

2.

Program yang dirancang adalah sesuai

3.

Anggaran belanjawan

4.

Penerangan objektif kepada murid, guru dan ibu bapa

5.

Surat-menyurat

6.

Minit mesyuarat dan laporan aktiviti dihantar kepada

6.1
Pengetua
6.2

Yang Dipertua PIBG

7.

Minit Mesyuarat Agung Tahunan dihantar ke

Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan berkenaan

8.

Failkan dokumen

117

Catatan

6.5.3

Pengurusan Kerjasama Komuniti Luar Dalam Pelaksanaan Program

Sekolah

6.5.3.1

Proses Kerja
JAWATAN

Pengetua / Penolong
Kanan (HEM) /
PK(KK)/Kaunselor

PROSES KERJA
1.

Berbincang untuk menentukan

1.1.
tarikh mengadakan Minggu Kerjaya.
1.2.
institusi luar yang ingin dijemput.
1.3.
jumlah bayaran / derma dari institusi pengajian
tinggi swasta.

2.

Menyediakan dan menghantar surat jemputan kepada

institusi untuk menyertai Pameran Kerjaya sekolah (sebulan
sebelum Minggu Kerjaya).

3.

Menerima maklum balas daripada institusi luar.

4.

Menyediakan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan Jadual

Pergerakan Murid-murid Tingkatan Lima untuk melihat
pameran.

5.

Memaklumkan pelan kepada pihak institusi yang terlibat

dan para murid.

6.

Menghias bilik / tempat pameran.

7.

Menyediakan kelengkapan yang diperlukan.

8.

Menyediakan jamuan ringan untuk wakil-wakil institusi.

Pengetua / Penolong
Kanan (HEM)

9.

Memantau aktiviti Pameran Kerjaya.

Kaunselor

10.

Menyediakan sijil penghargaan kepada institusi luar yang

hadir untuk Pameran Kerjaya.

Pembantu Tadbir

11.

Menyediakan resit bayaran / derma yang disumbangkan

oleh institusi luar kepada pihak sekolah.

12.

Menghantar surat penghargaan kepada institusi luar yang

terlibat berserta resit rasmi.

Kaunselor

118

6.5.3.2

Carta Aliran
Berbincang dengan pihak pentadbir tentang tarikh
Minggu Kerjaya dan institusi-institusi luar yang
dijemput.
Menetapkan jumlah bayaran / derma dan objektif
mengumpul derma - Tabung Pembangunan Sekolah.
Menghantar surat jemputan dan Borang Penyertaan
kepada institusi luar Borang Penyertaan (sebulan
sebelum tarikh pameran).
Dapatkan maklum balas penyertaan institusi luar
(Borang Penyertaan).
Menyediakan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan
Jadual Pergerakan Murid untuk melihat Pameran
Kerjaya mengikut kelas masing-masing (Tkt 5 saja).
Memaklumkan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan
Jadual Pergerakan Murid kepada para murid
semasa perhimpunan sekolah.
Memastikan perhiasan bilik pameran dan
kelengkapan yang diperlukan oleh institusi luar
tersedia (contoh: meja, kerusi dan papan notis).
Menempah makanan untuk wakil institusi luar
yang hadir.
Memastikan institusi luar dimaklumkan lokasi
pameran pada hari Pameran Kerjaya.
Memantau aktiviti pameran.
Menyediakan sijil penghargaan dan resit bayaran /
derma yang disumbangkan oleh setiap institusi
luar yang hadir.
Menghantar surat penghargaan kepada institusi luar
yang menyertai Pameran Kerjaya berserta resit
rasmi.
Tamat

6.5.3.3

Senarai Semak

119

Bil.
1.

Tindakan

Tandakan ( )

Perbincangan dengan Pengetua untuk menetapkan

1.1
Tarikh Minggu Kerjaya
1.2

Institusi-institusi yang dijemput

1.3

Jumlah derma yang dikehendaki

2.

Hantar (termasuk Borang Penyertaan)

jemputan kepada institusi luar

3.

Menerima maklum balas daripada institusi luar

4.

Menyediakan Pelan Lokasi Pameran Kerjaya dan

Jadual Pergerakan Murid-murid

5.

Pelan dan Jadual tersebut dimaklumkan kepada

pihak institusi dan murid-murid

6.

Sijil penghargaan disediakan dan diserahkan pada

hari pameran diadakan

7.

Resit rasmi disediakan

8.

Surat Penghargaan berserta resit rasmi dihantar

kepada institusi yang terlibat

6.5.3.4

Borang Digunakan
i.

6.6

surat

Contoh Borang Penyertaan Pameran Minggu Kerjaya

PENGURUSAN TUGAS-TUGAS LAIN

120

Catatan

6.6.1

Penerbitan Majalah Sekolah

6.6.1.1

Proses Kerja

JAWATAN
Pengetua

PROSES KERJA
1.

Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

2.

Menjadualkan aktiviti/mesyuarat Jawatankuasa Majalah Sekolah

dalam Takwim Sekolah

Guru Tingkatan/
Bendahari Koperasi

3.

Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada

Bendahari Koperasi.

Penolong Kanan (P)

4.

Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih

tugas-tugas

Penyelaras

5.

Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar.

Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai Pelajaran
Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan

J/K Majalah

6.

Mengurus tugas masing-masing:

Jurugambar

7.

Mengambil gambar
aktiviti sepanjang tahun
sukan dan permainan, kelab dan persatuan dan unit beruniform
Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/staf akademik/staf
sokongan

JK Majalah

8.

Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat.

Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah.

PK (P)/JK Majalah

9.

Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai dummy majalah.

Pengetua/Penyelaras

10.

Penyelaras menyerahkan dummy untuk mendapat pandangan

pengetua.

Penyelaras

11

Menghantar dummy majalah yang sudah lengkap untuk dicetak

oleh syarikat percetakan.

Pengetua

Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan

kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar.

121

6.6.1.2

Carta Aliran
Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah

.
Aktiviti/mesyuarat ditetapkan dalam Takwim
Sekolah
Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan
menyerahkan kepada Bendahari Koperasi
PK(P) Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah
Sekolah dan mengagih tugas-tugas

Melantik Sidang Redaksi di kalangan

pelajar.
Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai
Pelajaran Bahagian dan YDP PIBG untuk
mendapat Perutusan

Mengurus tugas masing-masing:

Mengambil gambar
Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan
Guru Penasihat. Memilih artikel untuk dimuatkan
dalam majalah
Tidak
Ya
Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai
dummy majalah.
Penyelaras menyerahkan dummy untuk
mendapat pandangan pengetua.
Menghantar dummy majalah yang sudah
lengkap untuk dicetak oleh syarikat percetakan.
Menerima majalah daripada syarikat percetakan
dan menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk
diedarkan kepada pelajar.
Tamat
122

6.6.1.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan( )

1.

JK Majalah Sekolah ditubuhkan

2.

Pengagihan tugas JK Majalah Sekolah

3.

Kutipan tempahan majalah

4.

Pelantikan Sidang Redaksi

5.

Pelaksanaan tugas dengan sempurna oleh setiap AJK

6.

Perutusan/Pesanan:
6.1
Pengarah Pelajaran, Pegawai Pelajaran Bahagian

7.

6.2

YDP PIBG

6.3

Pengetua

6.4

Ketua Pengawas/Sidang Redaksi

Gambar:
7.1 Aktiviti sepanjang tahun
7.2

Sukan/Permainan,Kelab/Persatuan &U. beruniform

7.3

Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/

Guru/Staf Sokongan

8.

Menerima artikel dan laporan aktiviti kokurikulum

9.

Iklan

10.

Mesyuarat terakhir.

11.

Hantar dummy majalah untuk dicetak

12.

Guru Tingkatan serahkan majalah kepada pelajar

123

Catatan

6.6.2

Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

6.6.2.1

Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Pengetua

1.

Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal.

Pengetua/PK(P)

2.

Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Jawatankuasa

3.

Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

4.

Melulus perbelanjaan

Membeli keperluan/memanggil kontraktor

6.

Membuat sebut harga pembaikan/penyenggaraan bangunan

Jawatankuasa/PAR/
PRA/ Pekerja
Swasta/kontraktor

7.

Menjalankan tugas yang ditetapkan

Pengetua/PK(P)/KPT

8.

Menyelia kerja yang dilakukan

Pengetua/KPT

6.6.2.2

Carta Aliran
Menubuhkan Jawatankuasa
Pembangunan Fizikal

Keceriaan

dan

.
Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Merancang program keceriaan dan pembangunan

fizikal
Melulus perbelanjaan

124

Membeli Keperluan
Memanggil Kontraktor
Buat Sebut Harga
Tidak

Ya
Menjalankan tugas yang ditetapkan
Menyelia kerja yang dilakukan
Tamat

6.6.2.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan( )

1.

JK Keceriaan dan Pembangunan Fizikal ditubuhkan

3.

Merancang kerja dan pembaikan

3.

Melulus perbelanjaan

4.

Sebut harga

5.

Surat tawaran kerja kepada kontraktor

6.

Menyelia kerja yang dilakukan

6.6.2.4

Borang Digunakan
i.

Borang Sebut Harga

125

Catatan

126