Fail Meja Pem Tadbir Kewangan

KANDUNGAN
Bil
Perkara
Muka Surat
Senarai Tugas
Carta Organisasi Staf Sokongan
Kedudukan Perjawatan Sekolah
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Senarai Semak :4
Urusan Terimaan dan Pungutan
4-8
Urusan Pembelian
Urusan Pembayaran
13 - 16
Urusan Panjar Wang Runcit
17 - 22
Urusan Penyediaan Buku Tunai
23 - 28
Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah
29 32
10
Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok)
33- 37
11
Urusan Pelupusan dan Hapuskira
38 - 41
12
Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer )
42 - 46
13
Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan
47 - 52
14
Urusan Tuntutan Pelbagai
53 - 58
15
Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji
59 - 62
16
Urusan Perkiraan KWSP
63 - 66
17
Urusan Tuntutan Biasiswa
67 -70
18
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama
71 - 74
19
Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan
75
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai.
75
20
Norma kerja bagi tugas-tugas
76
21
Senarai Tugas Harian
77
9 -12
SENARAI
TUGAS
Nama Anggota
NURULHUDA BINTI ABU BAKAR
Jawatan
PEMBANTU TADBIR GRED N17
No. Kad Pengenalan
861002-23-5554
Tarikh mula bertugas di sekolah ini
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai

Jumaat
"
Sabtu
"
03.12.2009
8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg
8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg
8.00 pagi hingga 12.50 tengahari
KEWANGAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa
Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa
Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa
Menguruskan Panjar Wang Runcit.
Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa.
Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM).
Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt.
Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira.
Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan.
Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan.
Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji.
Menguruskan Tuntutan Biasiswa.
Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama.
Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005
BIL.
JAWATAN
LULUS
ISI
KOSONG
PENGETUA / GURU BESAR
PEN. KANAN PENTADBIRAN
PEN. KANAN HAL EHWAL MURID
PEN. KANAN KO-KURIKULUM
PENYELIA PETANG
GURU KANAN M/PEL BAHASA
GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK
GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL
GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL
10
GURU MEDIA
11
KAUNSELOR
12
GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)
13
GURU PENOLONG
40
40
0
0
JUMLAH GURU :-
50
50
14
KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22
15
KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22
16
KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22
17
PEMBANTU TADBIR GRED N17
18
PENYELIA ASRAMA GRED N17
19
PEMBANTU MAKMAL GRED C17
20
PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
21
PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11
22
PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1
23
PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1
24
PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3
25
PEKERJA RENDAH AWAM
JUMLAH BUKAN GURU :-
12
JUMLAH BESAR :-
62
58

1.1.
Peraturan-Peraturan Pentadbiran.
I
Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.
II
Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta

resit bagi semua wang yang dibayar.
4
1.2.
Bil.
Proses Kerja :-
Proses Kerja
Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang

AP 69.
Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang

menjaga dan pastikan nombor siri.
Menerima wang dan keluar resit pada masa

urusan dibuat.
Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian.
Merekodkan ke dalam Buku Tunai.
Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada

Pengetua untuk disemak.
Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.
Pegawai yang
Seksi Undang-Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan
Pengetua /
Guru Besar
5
1.3 Carta Aliran :-
Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat

kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan.
Dapatkan Buku Resit Rasmi daripada
Pembantu Tadbir Kewangan.
Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar
resit serta-merta.
Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftar
resit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.
Isi Borang Penyerahan Kutipan.

Serah wang kutipan bersama dengan Buku
resit dan Borang Penyerahan Kutipan kepada
Pembantu Tadbir.
Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan Borang
Penyerahan Kutipan.
Minta penjelasan
dari guru tingkatan
dan pembetulan
tidak
betul
Betul
Ya
Turun tandatangan pada Borang Penyerahan

Kutipan.
Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatan

sebagai penerimaan
Catatkan daam Buku Kutipan Harian
Tulis slip masuk bank
Hantar wang ke bank
Semak salinan masuk bank selepas dibank

dan failkan
Rekodkan dalam Buku Tunai
7
1.4 Senarai Semak:- Urusan Terimaan dan Pungutan
Bil
Tindakan
Tentukan surat kuasa menerima wang ada

dikeluarkan.
Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.
Pastikan buku resit ada untuk digunakan.
Sediakan Borang Serahan Kutipan.
Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.
Sediakan slip masuk bank.
Sediakan Buku Tunai.
Tandakan ( _/ )
Catatan
Urusan Pembelian
2.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembelian
I
Pastikan Tahap Stok.
II
Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian.

resit bagi semua wang yang dibayar.
III
Senaraikan jenis pembelian.
IV
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar.
Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.
9
2.2 Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Pembelian
Proses Kerja
Pastikan keperluan mengikut baki stok
Pastikan baki peruntukan masih mencukupi.
Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkan

kelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi dari
had yang ditetapkan.
Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusan

Pengetua.
Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3

salinan. Dua salinan kepada pembekal.
Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaan

dengan pesanan yang dibuat.
Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad

313 Bekalan pejabat Kew 314.
Rekod ke dalam Daftar Bil.
Pegawai yang
Peraturan
Pengetua/
Guru Besar
10
2.3 Carta Aliran :-
Urusan Pembelian
Semak tahap stok
Semak peruntukan
Pastikan jenis pembelian
- sebut harga 3 pembekal bagi pembelian
melebihi RM20,000.00
- melebihi RM3,500.00 seunit minta
kelulusan dari SBP
- pembelian runcit
Minta penjelasan
dan sediakan senarai
baru yang diluluskan
Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusan

Pengetua/ Guru Besar
tidak lulus
Betul
Ya
Sediakan 3 salinan borang pesanan
- salinan asal dan kedua kepada pembekal
- salinan ketiga salinan Buku Pesanan
Terima barang dan Nota Penghantaran, invois
dan Pesanan Asal
Semak barang, nota penghantaran, invois/ bil
- Pastikan kualiti barang
- Pastikan kuantiti barang
- cop tarikh terima pada Bil/ Invois
Minta betulkan dan

bekalkan semula barang
Tidak betul
Betul
Masuk stok dan simpan barang. Rekod dalam
Daftar Stok dan Inventori:
- Kew 312
- Kew 313
- Kew 314 dalam buku
Cop dan tandatangan pengesahan stok
Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil
11
2.4 Senarai Semak:- Urusan Pembelian
Bil
Tindakan
Tentukan peruntukan masih mencukupi.
Senaraikan jenis pembelian.
Sediakan Borang Pesanan.
Rekodkan ke dalam Daftar Stok.
Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalam

Buku Daftar Bil
Tandakan ( _/ )
Catatan
12
Urusan Pembayaran
3.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembayaran
I
Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi.
II
Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.
13
3.2 Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Pembayaran
Proses Kerja
Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi.
Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterima

balik dan jumlahnya adalah betul.
Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaan

adalah mencukupi.
Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan.
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar
Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAH

DIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan.
Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnya

RM10,000.00 ke atas.
Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikan

ruangan butiran adalah betul.
Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.
10
Rekod pembayaran dalam Daftar Bil.
11
Terima resit dan simpan dalam fail baucer.
Pegawai yang
Peraturan
14
3.3 Carta Aliran :-
Urusan Pembayaran
Pastikan prosedur pembelian dipatuhi
Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatan

diterima balik dan jumlahnya adalah betul
Minta pembekal
betulkan Invois
Lengkap
Ya
tidak lengkap
Pastikan peruntukan mencukupi sebelum
membuat pembayaran
Sediakan baucer pembayaran dan pastikan cop
stok di atas pesanan tempatan
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar

Minta lengkapkan semula
baucer/ bil
Lulus
Ya
Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas

semua dokumen
Dapatkan tandatangan ke atas cek
- 3 tandatangan bagi RM10,000,00
- 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00
Rekodkan butiran dalam Buku Tunai dan
pastikan ruangan butiran tepat/ betul\
Rekod dalam Daftar Bil
Hantar cek dan baucer kepada pembekal
Terima resit dan baucer yang telah

ditandatangan
Masukkan fail
15
3.4 Senarai Semak:- Urusan Pembayaran
Bil
Tindakan
Pastikan semua dokumen:

- Pesanan Tempatan
- Bil/ Invois adalah lengkap
Pastikan peruntukan masih mencukupi
Baucer pembayaran
Sediakan cek untuk pembayaran
Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan

Penolong Kanan
Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal
Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal
Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil
Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai
Tandakan ( _/ )
Catatan
16

4.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Panjar Wang Runcit
I
Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN dengan
menggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya.
II
Apabila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan

wang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin.
III
Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit.
IV
Sediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen dan
pembayaran runcit.
Pastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlah
wang dibelanjakan telah direkupkan.
17
4.2
Bil.
Proses Kerja :-
Proses Kerja
Pegawai yang
Peraturan
Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan

yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah
RM500.00.
JPN
(Unit Kewangan)
Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran

mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas
kerja (Lampiran P).
JPN
(Unit Kewangan)
Perbendaharaan Bil. 1
Tahun 1982
Terima surat kebenaran menguruskan Panjar

Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan.
Pengetua/Guru
Besar/ Audit Dalaman
3. Garis Panduan
Perakaunan dan
Kewangan Sekolah
Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkan

wang daripada Kumpulan Suwa kantin.
Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untuk

merekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagian
terimaan seperti:
I
ii
iii
Tarikh cek dan no cek

Nombor baucar yang menyokong
pengeluaran cek
Amaun
1. A/P 97 (d)
2. Surat Pekeliling
18
Bil.
Proses Kerja
Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00

dari pembekal atau surat perakuan perbelanjan
yang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatat
di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcit
mengikut peruntukan perbelanjaan sama ada
peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/Wang
Asrama
Sediakan Baucer Kecil berserta dokumen

penyokong bil
Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetua

untuk diluluskan
Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yang

diluluskan
10
Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku Tunai

Panjar Wang Runcit
11
Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fund

atas nama Pengetua
12
Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semula

di ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit
13
Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikut

peruntukan/butiran
14
Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dan

diimbangkan setiap rekupmen dibuat
15
Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada

31 Disember setiap tahun mencukupi jumlah
yang diluluskan
Pegawai yang
Peraturan
19
4.3 Carta Aliran :-
Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan

keperluan
Habtar permohonan kepada JPN dan
sertakan juga Kertas Kerja
Minta sediakan
Kertas Kerja semula
Lengkap
Ya
Tidak Lulus
Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan
Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit
Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap

perbelanjaan
Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua
Lulus
Ya
Betulkan dan
Dapatkan
Kelulusan
Tidak Lulus
Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit
didapati berkurangan
Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember

setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal
20
4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit
Bil
Tindakan
Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta
Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan

mewujudkan Panjar Wang Runcit
Terima balik surat kelulusan mewujudkan

Panjar Wang Runcit dari JPN
Dapatkan surat kebenaran menguruskan

Panjar Wang Runcit
Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit

dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)
sebanyak amaun yang diluluskan
Tulis cek dan dapat dua tandatangan
Tunaikan cek
Sediakan Buku Tunai Wang Runcit
Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan

I)
Tarikh cek
ii)
Nombor baucer yang menyokong
cek
iii)
Amaun
Tandakan ( _/ )
Catatan
21
Bil
Tindakan
10
Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan

dari Guru/Kakitangan
11
Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan

perbelanjaan
12
Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku

Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan
13
Jumlah pembayaran dan buat rekupmen
14
Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut

butiran dan amaun yang telah dibelanjakan
15
Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan

( Pengetua / Penolong Kanan )
16
Tunaikan cek
17
Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum

31 Disember
Tandakan ( _/)
Catatan
22

5.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Penyediaan Buku Tunai
I
Dapatkan Buku Tunai
II
Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan.
III
Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran.
IV
Tutup urusniaga setiap akhir bulan.
Terima Penyata Bank.
VI
Sedia Penyata Penyesuaian Bank.
Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.
23
5.2
Proses Kerja :-
Bil.

Pegawai yang
Peraturan
Proses Kerja
Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa /

Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan.
Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan

bagi setiap peruntukan sekiranya ada.
Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan

atau bayaran.
Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikut

hendaklah dimasukkan:I
II
III
IV
V
VI
Tarikh kutipan
Butir-butir penerimaan (dari siapa)
Nombor resit
Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknya
Jumlah terimaan
Tarikh dan jumlah dibankkan
Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkan

butir-butir berikut:I
II
III
IV
V
VI
Tarikh bayaran
Butir-butir bayaran (kepada siapa)
No. baucar
No. cek
Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukan
Jumlah bayaran
Tutup urusniaga setiap akhir bulan.
Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahaja

menerima Penyata Bank dengan catatan berikut:Baki wang seperti di Penyata Bank pada
CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan
Tarikh Masuk Bank
XX
XX
Jumlah
XX
XX
Pengetua/ Guru
Besar
AP '44', 146
24
Bil.
Pegawai yang
Peraturan
Proses Kerja
TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan

No. cek
Tarikh
Jumlah
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Baki wang seperti di Buku Tunai pada

Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besar
/ Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani
dan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak
semula dan ditandatangan
Pengetua/ Guru
Besar/ Penolong
Kanan/ Juruaudit
Dalaman
25
5.3 Carta Aliran :-
Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan

keperluan
Habtar permohonan kepada JPN dan
sertakan juga Kertas Kerja
Minta sediakan
Kertas Kerja semula
Lengkap
Ya
Tidak Lulus
Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan
Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit
Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap

perbelanjaan
Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua
Lulus
Ya
Betulkan dan
Dapatkan
Kelulusan
Tidak Lulus
Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit
didapati berkurangan
Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember

setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal
26
4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit
Bil
Tindakan
Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta
Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan

mewujudkan Panjar Wang Runcit
Terima balik surat kelulusan mewujudkan

Panjar Wang Runcit dari JPN
Dapatkan surat kebenaran menguruskan

Panjar Wang Runcit
Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit

dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)
sebanyak amaun yang diluluskan
Tulis cek dan dapat dua tandatangan
Tunaikan cek
Sediakan Buku Tunai Wang Runcit
Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan

I)
Tarikh cek
ii)
Nombor baucer yang menyokong
cek
iii)
Amaun
Tandakan ( _/ )
Catatan
27
Bil
Tindakan
10
Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan

dari Guru/Kakitangan
11
Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan

perbelanjaan
12
Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku

Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan
13
Jumlah pembayaran dan buat rekupmen
14
Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut

butiran dan amaun yang telah dibelanjakan
15
Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan

( Pengetua / Penolong Kanan )
16
Tunaikan cek
17
Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum

31 Disember
Tandakan ( _/)
Catatan
28
Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

6.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember
I
Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Buku Tunai
Buku Resit
Daftar Kutipan Harian
Daftar Bil
Buku Tunai Panjar Wang Runcit
Buku Kedatangan Murid
Daftar Penghuni Asrama
II
Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat.
III
Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan.
IV
Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap,

semak dan cetak:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Penyata Penerimaan atau Pembayaran

Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan
Lembaran Imbangan
Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpul
Surat Pengakuan Pengetua
Lembaran Kerja semua jenis akaun
Kirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran

Akaun Sekolah kepada:
g)
h)
I)
j)
1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolah

1 salinan ke JPN
1 salinan ke PPD
1 salinan untuk fail
29
5.2
Bil.
Proses Kerja :-
Proses Kerja
Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan

ditutup.
I
Buku Tunai- Kerajaan / Suwa / Asrama
II
Daftar Kutipan Harian
III
Daftar Bil
IV
Buku Tunai Panjar Wang Runcit
V
Slip Bank dan Penyata Bank
VI
Fail Baucar
Semak Penyata Audit tahun lepas untuk

mendapatkan baki awal tahun semasa.
Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada

setiap bulan sehingga 31 Disember.
Dapatkan penyata-penyata berikut:I

II
III
IV
V
VI
Penyata Penerimaan dan Pembayaran

Penyata Imbangan
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
Nota-Nota Wang Terkumpul
Penyata Penyesuaian Bank
Perakuan Pengetua/ Guru Besar
Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:I

II
III
IV
1 salinan asal- Audit Sekolah

1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan)
1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan)
1 salinan keempat- salinan sekolah
Terima Laporan Audit daripada Pejabat Audit

Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit.
Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.
Pegawai yang
Peraturan
Pengetua/ Guru
Besar
AP '44', 146
30
6.3 Carta Aliran :-
Minta lengkapkan
dokumen yang
Tidak
Lengkap
Pastikan semua rekod dikemaskinikan

- Buku Tunai
- Buku Resit/ Penyata kutipan
- Baucer/ Bil
- Stok
- Bank slip
Pastikan penyata penyesuaian bank Disember

telah dibuat
Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi
pelarasan
Masukkan data-data Patskom akaun berakhir
pada 31 Disember
- Penyata Penerimaan/ Pembayaran
- Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan
- Nota- Nota kepada penyata Kumpulan
wang Terkumpul
- Penyata Imbangan
- Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar
Dapatkan pengesahan dan perakuan Pengetua

Minta sediakan
pembetulan penyata
Lengkap
Tidak
Lengkap
Ya
Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah
- 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri
- 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah
- 1 salinan fail
Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit
Minta beri penjelasan

perkara yang
berkaitan
Terima Penyata Audit yang sebenar untuk

tahun berkenaan
Masukkan fail
31
5.4 Senarai Semak:- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember
Bil
Tindakan
Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah

dikemaskini dan ditutup.
Pastikan semua data di Buku Tunai telah

dimasukkan ke dalam PATSKOM.
Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31

Disember telah dibuat.
Semak Penyata Audit Tahun lepas.
Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan

dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan
Perbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.
Semak Penyata-penyata yang telah dicetak

dalam 4 salinan.
Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.
Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah, JPN

dan PPD.
Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima

Laporan Audit tahun berkenaan.
10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.
Tandakan ( _/ )
Catatan
32
Urusan Pengurusan Stor

7.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-
Urusan Pengurusan Stor

1
Pastikan ada stor yang sesuai.

Borang yang digunakan ialah:a)
b)
c)
d)
Kew. 312 dan 312A

Kew. 313
Kew. 314
Kew. 315
Untuk Daftar Harta Modal

Untuk Daftar Inventori
Untuk Daftar Stok Bekalan Pejabat
Untuk Daftar Penyerahan Harta Modal
dan Inventori
Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.312 - Barang tak luak nilai RM500.00 dan ke atas tidal termasuk perabot,
Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan
Kew.313 - Barang tak luak bernilai RM500.00 ke bawah termasuk perabot,
Permaidani dan perabot tanpa mengira kos
Kew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah
Dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya
Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori
Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan
Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan
Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya
33
7.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Pengurusan stor
Proses Kerja
Susun borang mengikut kumpulan

Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilai
Pembelian Tahunan tertinggi
Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya
Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan

Kumpulan A - Kuantiti stok maksima
= 4 bulan penggunaan
- Angka Menokok Stok
- Kuantiti stok minima
Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok

berada di stok minima atau menokok stok
Semak barang yang di terima
- Kualiti
- Kuantiti
Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.312 - Barang yang tak luak nilai RM500.00 dan
ke atas tidak termasuk perabot,
permaidani dan langsir tanpa mengira kos/
rekod penyelenggaraan
Kew.313 - Barang yang tak luak nilai RM 500.00
ke bawah termasuk perabot, permaidani
dan perabot tanpa mengira kos
Kew.314 - Barang yang tak luak dan alatan pejabat
yang tak luak tapi nilainya rendah dan
tidak ekonomik untuk di kesan
penempatannya
Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta
modal/inventori
Pegawai yang
Peraturan
Pengetua /
Ketua Pembantu
Tadbir
Pek. Perb. Bil.

2/1991
34
Bil.
Proses Kerja
Senarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semua

jenis barang dalam sesuatu penempatan
5
Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan

tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan
direkod dalam stok
Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan

rekod stok bersamaan
-
bagi barang yang aat menarik = 2 kali

setahun
bagi barang yang menarik = 1 kali
setahun
bagi barang tidak menarik = 2 tahun
sekali
Buat pelupusan barang-barang bila didapati

-
barang-barang tidak diperlukan lagi

barang-barang yang tidak boleh
digunakan lagi
Pegawai yang
Peraturan
35
7.3 Carta Aliran :-
Urusan Pengurusan Stok
Pastikan ada stor yang sesuai
Susun barang mengikut Kumpulan A & B

Pastikan tahap stok barangan
Terima barang yang dipesan
Minta dibekalkan
barang semula
Semak barang yang diterima dari segi kualiti &

kuantiti
Lengkap
Ya
Rekod dalam stok (Kew. 312, Kew. 313 dan
Kew.314)
Susun di dalam tempat yang sesuai
Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok
Dapatkan tandatangan pegawai yang
mengeluarkan barang
Semak stok dari masa ke semasa
Pastikan catatan
keluar masuk
barang pada masa
berlaku urusan
Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor'
Sediakan pelupusan jika didapati
- Barang tidak diperlukan lagi
- Barang yang tidak boleh digunakan lagi
36
7.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Stor
Bil
Tindakan
Susun barang mengikut kumpulan
Pastikan tahap stok barangan
Terima barang
Semak kuantiti barang
Merekodkan ke dalam rekod
Menyusun di tempat yang sesuai
Menyediakan borang untuk pengeluaran barangbarang
Mendapatkan tandatangan pegawai yang

mengeluarkan barang.
Menyemak stok dari masa ke semasa.
10
Menyediakan prosedur untuk pelupusan /

hapuskira.
Tandakan ( _/ )
Catatan
37
Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

1
Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang- barang

yang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.
Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadi
Lembaga Pemeriksa.
Borang-borang pelupusan/ hapuskira:

a)
b)
c)
d)
300V dalam 6 salinan

Lampiran J
Lampiran K
Lampiran L
Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari Pengawal
Keselamatan dan Laporan Polis.
Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan itu

yang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.00
Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00
boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.
Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X.
Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok dengan
mencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.
38
8.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira
Proses Kerja
Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan

Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira
Pelupusan
Kategori barang yang tidak diperlukan lagi
Kategori barang yang tidak boleh digunakan
lagi
Hapuskira
Kehilangan
Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan
lagi
Sediakan borang pelupusan/ hapuskira

Pelupusan 300V dalam 6 salinan
Hapuskira
Lampiran J
Lampiran K
Lampiran L
Dan Laporan Pengawal Keselamatan,
Laporan polis awal dan terkini
Mengeluarkannya dari stok.
Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulan

dari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.
Pegawai yang
Peraturan
39
8.3 Carta Aliran :-
Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira
Memastikan barang-barang yang dilupuskan

Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira
- Barang yang tidak diperlukan lagi
- Barang yang tidak digunakan lagi
- Kehilangan
- Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi
Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah)
- 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari
urusan stok
Catatkan barang rosak

dalam stok yang betul
Pemeriksaan barang-barang oleh Lembaga

Pemeriksa
- sediakan syor
Lengkap
Ya
Sediakan borang pelupusan / hapuskira
- pelupusan 300V
- hapuskira Lampiran J, K dan L
- Laporan Jaga dan Polis
Minta lengkapkan
borang pelupusan
atau hapuskira
Hantar ke JPN
Lulus
Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa

- barang yang kurang RM10,000.00 oleh
Lembaga Tanpa Pemeriksaan
- barang yang melebihi RM10,000.00 oleh
Lembaga Pemeriksa
Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskira
Sijil 300X
Mengeluarkan dari stok
40
8.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira
Bil
Tindakan
Pastikan barang yang hendak dilupuskan
Pastikan jenis pelupusan
Lantikan Lembaga Pemeriksa
Tindakan Lembaga Pemeriksa
Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira
Hantar ke Bahagian Sekolah
Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri
Pengeluaran dari stok
Tandakan ( _/ )
Catatan
41
Urusan Penyediaan Gaji (Payroll)

Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)

1
Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat.
Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luar
negeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan.
Dapatkan Nombor Gaji
Dapatkan dokumen peribadi (salinan)

a)
b)
c)
d)
Kad Pengenalan
Sijil KWSP
Cukai Pendapatan
Akaun Bank
Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan
42
9.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll
Proses Kerja
Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN.
Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di mana

tindakan payroll diambil.
Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji

Akhir yang lengkap iaitu:
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
4
Surat Pekeliling
Akauntan Negara
Bil. 3/1993
Jadual PCB
Nama
No. Kad Pengenalan
No. Gaji
Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraian
rumah, elaun tanggungjawab
Tarikh sehingga bayaran dibuat
Jenis-jenis potongan
Perumahan
Cukai Pendapatan
KWSP
Tabung Haji
MNI
Pinjaman Kenderaan
Pinjaman MARA
Pendahuluan Diri
Tarikh pergerakan gaji
Jadual Ketiga 92 KWSP
Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2

salinan
4.1
4.2
4.3
Pegawai yang
Peraturan
Bagi pegawai yang kali pertama (B)

dilaporkan isikan semua perkara/ butiran
dalam borang SG20 berkaitan
Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yang
sama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan
Bagi tindakan (T) isikan bahagian di mana
perubahan berlaku
Pegawai yang menyediakan perlu turunkan

tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruangan
disediakan oleh
Ketua Pembantu
Tadbir N22
43
Bil.
Proses Kerja
Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama,

jawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh
Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan

disahkan oleh
Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang

kecil dahulu dan no. siri.
Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahan

yang berkaitan.
9.1
Dokumen- No. Akaun Bank

Arahan Potongan
10
1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan surat

iringan
1 salinan fail sekolah
11
Terima slip gaji pembayaran

11.1
11.2
1salinan asal kepada kakitangan berkenaan

Salinan untuk fail sekolah
12
Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lain

berkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain.
13
Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot
Pegawai yang
Peraturan
Pengetua/ Penolong
Kanan/ Penolong
Kanan HEM
44
9.3 Carta Aliran :-
Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll
Terima Kew. 8 yang telah lulus dari JPN
Rekod dalam buku penerimaan
Catat dalam buku K.I.V Payroll
Sediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkap

Hantar kepada Pengetua untuk dapatkan
tandatangan cop rasmi
Minta sediakan SG20
semula
Lulus
Ya
Minta penjelasan
sediakan SG20 semula
dan dokumen tambahan
Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri dan

pastikan dokumen sokongan disertakan jika
berkaitan
Lulus
Ya
Terima slip gaji bulanan
Semak slip gaji

- salinan asal kepada pegawai berkenaan
- 1 salinan failkan
45
9.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)
Bil
Tindakan
Terima Sijil Gaji Akhir
Terima Kew. 8 yang telah diluluskan
Catat dalam Buku KIV payroll
Sediakan borang SG20
Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitan

diambil tindakan
Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi

diturunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan
oleh
Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada

tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh
Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar ke

Bahagian Kewangan / AG Negeri
Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan

/AG Negeri
10
Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan
11
Salinan slip difailkan
Tandakan ( _/ )
Catatan
46
10

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan
1
Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri
Pastikan Sijil Gaji Akhir -- Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan
Dapatkan dokumen peribadi pegawai

a)
b)
Kad Pengenalan
Sijil KWSP
Pembayaran dibuat dengan kadar segera.
47
10.2
Proses Kerja :-
Bil.
Proses Kerja
Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN.
Sediakan dokumen pembayaran

2.1
Penyata pembayaran dan pastikan butiran

berikut dicatatkan (3 salinan)
Nama pegawai
Nama sekolah
Tempoh pembayaran
Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA,
elaun Keraian, elaun tanggungjawab
atau elaun khas)
Potongan yang berkaitan (cukai
pendapatan KWSP, Tabung Haji,
MNI, perumahan, kenderaan,
pendahuluan diri)
Jumlah potongan
Jumlah bersih
2.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan)
dan lengkapkan butiran (bagi satu
pembayaran)
-
Bagi bulan
tahun
Jenis
Tarikh dan tahun disediakan
Kod Jabatan/ Nama Jabatan
Kod PTJ Nama Pusat
Tanggungjawab
Nama penerima
No. Kad Pengenalan
Perihal
Perihal cek (akaun penerima)
Perbelanjaan di masuk ke dalam

a)
b)
c)
d)
Kod Maksud
Kod Jabatan
PTJPK
Program / Akti Amanah
Pegawai yang
Peraturan
Surat Pekeliling
Akauntan Malaysia
Bil. 3 Tahun 1993
Jadual Potongan
Cukai Berjadual (PCB)
Jadual KWSP
Ketiga 1992
48
Bil.
Proses Kerja
e)
f)
g)
h)
Objek
Amaun
Jumlah Bersih
Amaun (dalam perkataan Ringgit)
AP 95 dipatuhi (Disediakan oleh)
tandatangan, tarikh cop rasmi
AP 99 dan AP 102 dipatuhi
tandatangan, tarikh cop rasmi
Sekiranya pembayaran melebihi satu amaun

gunakan borang 304A
4.1
4.2
Perhatian kepada borang 304 hanya

butiran a hingga e perlu dicatat
perihal cek [Berganda(Bil. Cek)]
perbelanjaan dimasuk ke dalam
akaun di bawah (a hingga h)
AP. 95 dan AP 99 dan AP102
Butiran 304A seperti berikut:-
tahun kewangan 19__

Jenis
Tarikh Baucar
Kod Jabatan
Kod PTJ Nama Pusat
Tanggungjawab
Nama Penerima
No. Kad Pengenalan
Alamat/ Nama Bank
Perihal
Amaun (Jumlah Bayaran)
Perihal (Akaun penerima)
Tandatangan pegawai disediakan
nama, cop dan tarikh
Tandatangan pegawai disahkan
nama, cop dan tarikh
Bagi gaji sediakan Kew.321 (3 salinan)
Pegawai yang
Peraturan
49
Bil.
Proses Kerja
Penyata dan dokumen yang disediakan dengan

lengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeri
unutk kelulusan
Terima cek pembayaran daripada Bahagian

Kewangan /AG Negeri
7.1
7.2
Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan

Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan
Borang KWSP E dan butiran dicatat:a)

No. Rujukan Majikan
b)
Nama Majikan
c)
Alamat Majikan
d)
Caruman bagi tahunan
e)
No. Ahli
f)
No. Kad Pengenalan
g)
Nama Ahli
h)
Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis)
(termasuk jumlah dan potongan)
I)
Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak
mencukupi)
j)
Jumlah bulanan
k)
Tandatangan, nama, Kad Pengenalan
Majikan dan cop rasmi
Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek
10
Failkan satu salinan.
Pegawai yang
Peraturan
50
10.3
Carta Aliran:-
Terima Kew.8 yang diluluskan oleh Jabatan

Peljaran negeri
Rekod dalam buku penerimaan surat
Sediakan pembayaran- baucar berasingan

dan penyata potongan
Minta sediakan semula

baucar potongan
Dapatkan tandatangan Pengetua untuk

Perakuan dan pengesahan
Tidak
Lulus
Lulus
Ya
Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri
Minta dibetulkan
semula baucar
penyata
Tidak
Lulus
Lulus
Ya
Terima cek pembayaran
Rekod butiran cek dalam daftar cek
Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan

atau syarikat terlibat dengan potongan
Masukkan fail
51
10.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan
Bil
Tindakan
Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN.
Terima Sijil Gaji Akhir
Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan
Kew.304A disediakan
Kew.304A disediakan - Kew.321 disediakan
Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/

cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 dan
AP 102 (Kew.304)
Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitan

pembayaran - diakui sah dan disertakan
Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkap

dihantar dalam ( 3 salinan)
Terima cek pembayaran
10
Rekod butiran cek dalam daftar cek
11
Uruskan pembayaran dan cek-cek potongan

Borang KWSP E dan F
12
Failkan satu salinan
Tandakan ( _/ )
Catatan
52
11
Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

11.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi
Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

1
Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan)
Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat
Surat dokumen perlu diakui sah
Tuntutan tidak berulang/bertindih
53
11.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Tuntutan Pegawai
Proses Kerja
Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap oleh

pegawai yang membuat tuntutan
Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat

pada Lampiran "A"
Muka 1
1
2
3
4
5
6
7
Nama Pegawai
No. Kad Pengenalan
Gred, Kategori dan Jawatan
Gaji, Elaun-elaun
Butir-butir Kenderaan
Alamat Pejabat
Alamat Rumah
Muka 2
1
2
3
4
Tarikh
Waktu Bertolak dan Sampai
Tujuan/Tempat
Jarak ( KM ) / Tambang
Muka 3
1
2
3
Butir-butir Elaun
Pejalanan Kenderaan
Butir-butir Tambang
Pengangkutan Jalan
Butir-butir Tuntutan Elaun
Makan/Harian
Muka 4
1
2
Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel

Tuntutan Pelbagai
Muka 5
1
2
Tandatangan Pegawai
Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan
Pegawai yang
Peraturan
54
Bil.
Proses Kerja
Mengisi butir-butir Baucer Kew.304

1
Tahun Kewangan
Kod-Kod Pembayaran
Nama Jabatan
Nama Pusat Tangunggjawab
Nama Penerima
No. Kad Pengenalan/Akaun Bank
Alamat
Perihal
Ruang-ruang seperti :
I)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
10
Maksud
Jabatan
PTJ
Prog/Akt/Amanah
Objek
Amaun
Tandatangan Pegawai yang sediakan

Tandatangan Pegawai yang periksa
2 orang pegawai tandatangan
11
Ruang tandatangan nama jawatan serta

dengan cop mereka
Mengisi butir-butir Kew.304A ( jika penerima lebih

dari seorang)
Pegawai yang
Peraturan
55
Bil.
Proses Kerja
Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumen

berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan
dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua
Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaan

dihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeri
berserta sampul dan alamat penerima dalam
dua salinan
Terima cek pembayaran rekod butiran cek

dalam daftar cek
Edarkan cek kepada penerima
Salinan difailkan
Pegawai yang
Peraturan
56
11.3
Carta Aliran:-
Urusan Tuntutan Perjalanan
Sediakan borang mencukupi kepada

kakitangan
Pemohon mengisi butiran

perjalanan
Terima borang dari pemohon dan

semak
Minta pemohon
Lengkapkan
butiran dan
dokumen
Tidak
Lengkap
Lengkap
Ya
Sediakan baucer Kew.304, Kew. 304A,

kew.302 ( kelompok )
Dapatkan tandatangan Pengetua dan
Cop rasmi
Minta lengkapkan
semula
Lengkap
Ya
Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri
( 3 salinan)
Kenalpasti
kesilapan
buat pembetulan
Lulus
Ya
Terima pembayaran dan rekod butiran

cek
Pembayaran kepada pegawai

( pemohon berkenaan)
57
11.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pegawai
Bil
Tindakan
Sediakan Borang Tuntutan
Serah borang kepada pegawai yang membuat

tuntutan
Semak borang tuntutan dan cop rasmi
Dapatkan dokumen tambahan
Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302
Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani
Dokumen yang lengkap dihantar kepada Jabatan

Akauntan Negar cwgn Johor
Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negara

cwg Johor
Rekodkan butiran cek dalam daftar cek
10
Bayaran cek kepada pegawai
11
Failkan
Tandakan ( _/ )
Catatan
58
12
Urusan Arahan Pelbagai Potongan

12.1 Peraturan-peraturan Yang Perlu Dipatuhi
Urusan Arahan Pelbagai Potongan

1
Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan
Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan
Sediakan borang SG 20 untuk Payroll
Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan
Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
12.2 Jenis-jenis Potongan Gaji

1
Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 38
Pinjaman Perumahan
Pinjaman Kenderaan
Insuran Takaful
Insuran MNI
Pinjaman Komputer
Pendahuluan Diri ( jika ada)
Sewa Rumah Kerajaan
Tabung Haji
10
Pemulangan Pinjaman Pelajaran
Nota:- Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepada
jumlah gaji dan emolumen lain.
Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus
daripada Biro Angkasa
59
12.3
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji
Proses Kerja
Teima arahan potongan daripada pihak yang

berkenaan
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Cukai Pendapatan
Pinjaman Perumahan
Pinjaman Kerajaan
Tabung Haji
Insuran M.N.I.
Pinjaman MARA
Semak jenis potongan - pastikan kodnya
Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll.

Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan
surat arahan potongan
Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
Pegawai yang
Peraturan
Ketua Pembantu
Tadbir
60
12.4
Carta Aliran:-
Urusan Pelbagai
Terima surat arahan potongan
Semak jenis potongan untuk pastikan kod

potongan
Sediakan Borang SG.20 untuk tindakan gaji
Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg

Johor
61
12.5
Senarai Semak:- Urusan elbagai Potongan

Bil
Tindakan
Dapatkan surat arahan potongan
Pastikan jenis potongan
Semak jumlah potongan
Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
Tandakan ( _/ )
Catatan
62
13


1
Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan SG. 20 atau baucer berasingan
Pastikan tarikh dan tahun pembayaran
Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini
Dapatkan amaun potongan KWSP
63
13.2
Proses Kerja :-
Bil.
Proses Kerja
Memastikan kelulusan Kew. 8
Semak gaji bulanan
Sediakan SG. 20
Pastikan tahun pembayaran
Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yang

terkini
Pegawai yang
Peraturan
Jabatan
Pelajaran
Negeri
64
12.4
Carta Aliran:-
Caruman KWSP
Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri
Semak jumlah gaji
Tindakan Borang Perubahan Gaji /

Baucer berasingan
Semak jadual KWSP terkini
65
13.4 Senarai Semak:- Urusan Perkiraan KWSP
Bil
Tindakan
Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran

Negeri
Menyemak gaji bulanan pegawai
Menyediakan SG. 20
Menyemak Jadual KWSP yang terkini Jabatan

Pelajaran Negeri
Tandakan ( _/ )
Catatan
66
14

1
Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukan

masing-masing
Asingkan setiap satu Biasiswa
Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasuk

No. Akaun Pelajar
Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa
Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar
Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka
67
14.2
Bil.
Proses Kerja :-
Tuntutan Biasiswa
Proses Kerja
Menerima senarai nama pelajar yang

mendapat biasiswa
Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yang

diperolehi
Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun Bank

Simpanan Nasional ( Giro )
Hantar senarai nama pelajar berserta dengan

No. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke Jabatan
Pelajaran Johor - Unit HEM
Terima senarai nama pelajar yang menerima

biasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan ke
akaun masing-masing.
Memaklumkan kepada pelajar mengenai

kemasukan biasiswa ke akaun mereka
Pegawai yang
Peraturan
Biasiswa/Jabatan
Pelajaran Negeri
68
12.4
Carta Aliran:-
Terima senarai nama pelajar yang menerima

biasiswa dari Bahagian Biasiswa / Jabatan
Pelajaran Negeri
Memohon / menerima Waran Peruntukan

daripad Bahagian Biasiswa
Sediakan baucer tuntutan berserta dengan

senarai nama mengikut biasiswa yang
ditetapkan
Hantarkan ke Bahagian Kewangan / AG Negeri
Menerima pembayaran dari Bahagian

Kewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar
69
14.4 Senarai Semak:- Tuntutan Biasiswa
Bil
Tindakan
Senarai menerima pelajar mendapat
Hantar senarai nama pelajar berserta dengan

No. akaun Bank & No. Kad Pengenalan
Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telah

dimasukkan ke akaun bank
Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar
Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan
Tandakan ( _/ )
Catatan
70
15
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama

Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama
1
Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatangan

pada 1hb. Oktober
Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama
Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan
Hantarkan ke Bahagian Kewangan
Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada
71
14.2
Bil.
Proses Kerja :-
Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran
Proses Kerja
Memastikan enrolment yang sebenar dengan

menyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuni
asrama pada 1hb. Oktober
Sediakan bitang tuntutan

- Borang SM tiga salinan
Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranya

betul dapatkan tandatangan Pengetua
Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusan

EPCG
Terima penyata SM & AS serta surat akuan

peruntukan telah dikreditkan ke akaun
Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakan

permohonan tuntutan tambahan 102 yang kedua
pad bulan Mei
Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakan

tambahan ketiga pada bulan Julai
Pegawai yang
Peraturan
72
15.3
Carta Aliran:-
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa
Semak dari Buku Kedatangan Pelajar

enrolmen pada 1hb. Oktober
Sediakan tuntutan dengan menggunakan

Borang SM dan AS
Semak jumlah tuntutan
Semak dan
Betulkan
Betul
Ya
Hantarkan ke Unit Kewangan Jabatan

Pelajaran Negeri
Terima penyata SM dan AS serta surat akuan

bahawa peruntukan telah dikreditkan dalam
bank
Keluarkan resit atas nama Pengarah

( Resit dikepil pada penyata )
Rekodkan peruntukan di dalam Buku Tunai

Akaun Kerajaan atau Asrama mengikut
lajur-lajur yang berkaitan
73
14.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran
Bil
Tindakan
Semak buku kedatangan
Semak borang tuntutan
Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG
Terima penyata SM dan AS dan surat akuan

peruntukan telah dikreditkan ke akaun bank
Keluarkan resit
Rekod dalam Buku Tunai
Tandakan ( _/ )
Catatan
74
16
Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17
1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan
2 Arahan Perbendaharaan
3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah
4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992
5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab
6 Jadual PCB
7 Jadual Ke 3 KWSP
17
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha
18
Senarai Borang yang digunakan

Tiada
75
19
Bil
Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Jenis Kerja
Masa yang diambil
Jumlah unit yang

boleh dijalankan
dalam seminggu.
76
20
Senarai Tugas Harian

JAWATAN :
PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil.
Tugas saya hari ini
Catatan
77

Fail Meja Pem Tadbir Kewangan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Fail Meja Pem Tadbir Kewangan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

KANDUNGAN

Carta Organisasi Staf Sokongan

Kedudukan Perjawatan Sekolah

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Urusan Terimaan dan Pungutan

Urusan Panjar Wang Runcit

Urusan Penyediaan Buku Tunai

Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah

Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok)

Urusan Pelupusan dan Hapuskira

Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer )

Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

Urusan Tuntutan Pelbagai

Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji

Urusan Perkiraan KWSP

Urusan Tuntutan Biasiswa

Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama

Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai.

Norma kerja bagi tugas-tugas

Senarai Tugas Harian

NURULHUDA BINTI ABU BAKAR

PEMBANTU TADBIR GRED N17

No. Kad Pengenalan

Tarikh mula bertugas di sekolah ini

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

PENGETUA / GURU BESAR

PEN. KANAN PENTADBIRAN

PEN. KANAN HAL EHWAL MURID

PEN. KANAN KO-KURIKULUM

GURU KANAN M/PEL BAHASA

GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK

GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL

GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL

GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)

KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22

PEMBANTU TADBIR GRED N17

PENYELIA ASRAMA GRED N17

PEMBANTU MAKMAL GRED C17

PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11

PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1

PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1

PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3

PEKERJA RENDAH AWAM

JUMLAH BUKAN GURU :-

Urusan Terimaan dan Pungutan

Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.

Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta

Urusan Terimaan dan Pungutan

Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang

Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang

Menerima wang dan keluar resit pada masa

Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian.

Merekodkan ke dalam Buku Tunai.

Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada

Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.

Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat

Isi Borang Penyerahan Kutipan.

Turun tandatangan pada Borang Penyerahan