Fail Meja Pem Tadbir Perkhidmatan

KANDUNGAN
Bil
Perkara
Muka Surat
Senarai Tugas
Carta Organisasi Staf Sokongan
Kedudukan Perjawatan Sekolah
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Senarai Semak :-
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen
Perlanjuitan Tempoh Percubaan
Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin
Perletakan Jawatan
Cuti Rehat
Cuti Tanpa Gaji
Cuti Separuh Gaji
Cuti Sakit
Cuti Sakit Tambahan
Cuti Bersalin
Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf
Cuti Tanpa Rekod
Cuti Haji
Cuti Sambilan
Cuti Menjaga Anak
Cuti Isteri Bersalin
Cuti Ikut Pasangan
Persaraan Wajib
Persaraan Pilihan Sendiri
Menguruskan Penerimaan Surat
Senarai Undang-Undang dan Peraturan
Jawatankuasa yang dianggotai
Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas
Senarai Tugas Harian
4-7
8 - 11
12 - 15
16 - 19
20 - 23
24 - 27
28 - 31
32 - 35
36 - 39
40 - 43
44 -47
48 - 51
52 - 55
56 - 59
60 -65
66 - 69
70 - 73
74 - 77
78 - 81
82 - 85
86 - 89
90 - 93
94 - 97
98 - 101
102
102
103
104
SENARAI
TUGAS
Nama Anggota
NURULHUDA BINTI ABU BAKAR
Jawatan
PEMBANTU TADBIR GRED N17
No. Kad Pengenalan
861002-23-5554
Tarikh mula bertugas di sekolah ini
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai

Jumaat
"
Sabtu
"
03.12.2009
8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg
8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg
8.00 pagi hingga 12.50 tengahari
PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Menguruskan perlantikan staf sokongan

Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.
Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.
Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.
Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.
Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.
Menguruskan Perletakkan Jawatan.
Menguruskan Cuti Rehat
Menguruskan Cuti Tanpa gaji
Menguruskan Cuti Separuh Gaji
Menguruskan Cuti Sakit
Menguruskan Cuti Sakit Tambahan
Menguruskan Cuti Bersalin
Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).
Menguruskan Cuti Tanpa Rekod
Menguruskan Cuti Haji
Menguruskan Cuti Sambilan.
Menguruskan Cuti Menjaga Anak.
Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.
Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.
Menguruskan Persaraan Wajib.
Menguruskan Persaraan Pilihan
Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005
BIL.
JAWATAN
LULUS
ISI
KOSONG
PENGETUA / GURU BESAR
PEN. KANAN PENTADBIRAN
PEN. KANAN HAL EHWAL MURID
PEN. KANAN KO-KURIKULUM
PENYELIA PETANG
GURU KANAN M/PEL BAHASA
GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK
GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL
GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL
10
GURU MEDIA
11
KAUNSELOR
12
GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)
13
GURU PENOLONG
24
24
0
0
JUMLAH GURU :-
29
29
14
KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22
15
KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22
16
KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22
17
18
PEMBANTU PENGURUSAN MURID N17
19
PEMBANTU MAKMAL GRED C17
20
PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
21
PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11
22
PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1
23
PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1
24
PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3
25
PEKERJA RENDAH AWAM
JUMLAH BUKAN GURU :-
JUMLAH BESAR :-
32
32
MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN

1
Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

1.1.
Proses Kerja :-
Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Jawatan
Proses Kerja
Pengetua
Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.
Pembantu Tadbir
Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir
Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Pembantu Tadbir
Dapatkan dokumen peribadi pegawai :i

salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.
ii
salinan fotostat Kad Pengenalan
iii
salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)
iv
salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh
pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Lain-lain dokumen yang diperlukan :i
Surat Setuju Terima Jawatan
ii
Surat Sumpah
iii
Surat Akuan Doktor (Am 402)
iv
Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.
Pembantu Tadbir
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):i
1 salinan surat lampiran.
ii
6 salinan Kew 8 - perlantikan.
iii
1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawatan
iv
1 salinan fotostat Surat Sumpah.
v
1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.
Pengetua
Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.

Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.
i
1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan
ii
1 salinan asal Surat Sumpah
iii
1 salinan asal Surat Akuan Doktor
iv
1 salinan Surat Tawaran Jawatan.
Terima kelulusan Kew 8
Pembantu Tadbir
Sediakan SG20 untuk payroll gaji
4
1.2
Carta Aliran :
Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadi

minta maklumat
tambahan
tidak
lengkap
lengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji

berasingan
5
1.3
Bil
Senarai Semak :-
Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Tindakan
Terima surat perlantikan jawatan
Buka Fail Peribadi pegawai
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)

Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun Bank
Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang
Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan

Pengetua
Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
Tandakan ( _/ )
Catatan
6
1.4.
Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan
ii
Surat Akuan Doktor
iii
Surat Akuan Sumpah
iv
Surat Akuan Bebas dari Dadah.
Aku Janji
vi
Tapisan Keselamatan
vii
Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii
Kew 320 (SG 20)
Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

2.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Pengetua
Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia

(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Pembantu Tadbir
Dapatkan dokumen peribadi pegawai :i

salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.
ii
salinan fotostat Kad Pengenalan
iii
salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)
iv
salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh
pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Pembantu Tadbir
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.

dan 2 salionan surat lampiran.
Hantar dokumen berikut ke PPD :i
1 salinan surat lampiran.
ii
6 salinan Kew 8 - perlantikan.
iii
1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan.
iv
1 salinan Surat Sumpah.
v
1 salinan Surat Akuan Doktor.
vi
1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.
Pengetua / Guru Besar
Terima kelulusan kew 8
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertama
dan kedua
Pembantu Tadbir
Sediakan SG20 untuk payroll gaji
8
2.2
Carta Aliran :
Terima surat perlantikan guru
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadi

minta dokumen
maklumat
tambahan
tidak
lengkap
lengkap
hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD
terima kelulusan kew 8 dari PPD

berasingan
hantar dokumen ke Kementerian
Pelajaran Malaysia (Bahagian Sumber
Manusia ) bagi mengesahkan bahawa
pegawai telah melaporkan diri.
9
2.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Buka Fail Peribadi pegawai

Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun Bank
Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang
Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

Hantar dokumen ke Kementerian Pelajaran

Malaysia (Bhg Sumber Manusia) bagi
mengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri
Tandakan ( _/ )
Catatan
10
2.4.
Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
ii
Surat Akuan Doktor
iii
Surat Akuan Sumpah
iv
Aku Janji
vi
Tapisan Keselamatan
vii
viii
Kew 320 (SG 20)
11
Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

3.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Pengetua
Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8)

dan 2 salinan surat lampiran.
Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri
i
1 salinan surat lampiran
ii
6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).
iii
1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.
iv
1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih.
v
1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan
Tahunan (jika ada). - jawatan GST
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Terima kelulusan kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji
12
3.2
Carta Aliran :
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
rujuk fail peribadi
dapatkan doklumen-dokumen berikut :Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan,

pergerakan gaji (jika ada)
minta dokumen
maklumat
tambahan
tidak
lengkap
lengkap

dan surat lampiran
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN
bersama-sama dengan dokumen lain.

berasingan
13
3.3
Senarai Semak :-
Bil
Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.
Tindakan
Rujuk fail peribadi

Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan
Pergerakan gaji (jika ada )
Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan ke

jawatan tetap

Pengetua / Gurui Besar

Tandakan ( _/ )
Catatan
14
3.4.
Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
ii
Surat Akuan Doktor
iii
Surat Akuan Sumpah
iv
Aku Janji
vi
Tapisan Keselamatan
vii
viii
Kew 320 (SG 20)
15
Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen

4.1
Proses Kerja :-
Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan

Pemberian Taraf Berpencen
Jawatan
Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam

perkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi
Pembantu Tadbir
Pastikan syarat-syarat dipenuhi :i

memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB)
ii
memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM)
iii
lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan
salinan dokumen tersebut.
Pembantu Tadbir
Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen

berikut :i
salinan sijil akademik / ikhtisas.
ii
salinan sijil Kursus Induksi
iii
pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.
Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan
Pembantu Tadbir
Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor
Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran
Pembantu Tadbir
Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan
Pembantu Tadbir
Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan)

- 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan
dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP
- Failkan 1 salinan
Terima kelulusan Kew. 8
Pembantu Tadbir
Tindakan Payroll
- Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen
CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk
Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004
dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.
16
4.2
Carta Aliran :
Minta dokumen
dari Pegawai
Berkenaan
Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan

Semak senarai pegawai yang layak

mencukupi Tempoh Percubaan dan layak
untuk diperakukan
Tidak
Lengkap
Pastikan Syarat-syarat dipenuhi
Mencukupi syarat / dokumen

Ya
Lengkapkan borang pengesahan Jawatan /
Dapatkan perakuan Ketua Jabatan
Minta Dokumen
Lengkapkan Borang
Tidak
Diperakukan
Lulus / diperakuan
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Minta dilengkapkan
Dokumen / Borang
Tidak
Lengkap
Lengkap
Ya
Terima kelulusan dari Suruhanjaya
Perkhidmatan Pelajaran
Minta dilengkapkan
Kew.8
Tidak
Lengkap
Sedia ( Kew.8) dan hantar ke Jabatan

Pelajaran Negeri
Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew. 8
Tindakan Payroll
17
4.3
Bil
Senarai Semak :-
Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Dan Pemberian Taraf
Tindakan
Semak senarai pegawai yang mencukupi syarat

untuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian Taraf
Berpencen
Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam

Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen
atau Skim KWSP
Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,

Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaan
yang disyaratkan
Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan

dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP
Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatan

dan Pemberian Taraf Berpencen
Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan

Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf
Berpencen ke JPN
Tandakan ( _/ )
Catatan
18
4.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Diberi
Taraf Berpencen
Borang P.A.A 35 - Bab ' A '
ii
Borang P.A.A 36 (11)
iii
Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )
iv
Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
Kew. 320 ( SG 20 )
vi
Borang P.A.A. 38
19
Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

5.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam

perkhidmatan
Pembantu Tadbir
Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan

Jika gagal kerana :
- Gagal kursus Induksi
- Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan
Pembantu Tadbir
Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan

pastikan
- Mendapat sokongan Ketua Jabatan
- Dokumen Kursus Induksi
Pembantu Tadbir
Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya /

Kementerian dan pastikan
- Lanjutan percubaan dengan berdenda
- Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda
- Lanjutan percubaan dengan amaran
- Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian
Pembantu Tadbir
Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

- 6 salinan
- Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji
20
5.2
Carta Aliran :
Semak senarai kakitangan yang mencukupi

percubaan mencukupi
Pastikan syarat-syarat pengesahan

perkhidmatan
Sediakan permohonan perlanjutan tempoh

percubaan jika gagal disahkan jawatyan
Lengkap
Ya
Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran
Negeri
Lulus
Ya
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan
daripada Kementerian / Suruhanjaya
Perkhidmatan Pendidikan
- Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak
berdenda, amaran dll
Sedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinan
dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8
Terima kelulusan Kew.8

- Failkan
- Tindakan susulan berkaitan pergerakan
jika berkaitan
21
5.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Semak senarai pegawai yang mencukupi Tempoh

Dalam Perkhidmatan
Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam

Perkhidmatan
Sediakan borang permohonan Lanjut Tempoh

Percubaan
Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
Terima surat kelulusan Perlanjutan Tempoh

Percubaan
Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan
Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Perlanjutan

Tempoh Percubaan ke JPN
Tandakan ( _/ )
Catatan
22
5.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Perintah Am A 30
ii
Kew.320 (SG 20)
iii
iv
Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / Kementerian

Pelajaran Malaysia
23
Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

6.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Urusan Ke Luar / Dalam Negeri
Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar
Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri

- Pastikan tarikh tutup permohonan
Pembantu Tadbir Rendah
Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi
Pembantu Am Rendah
Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan
Pembantu Am Rendah
Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru
Pembantu Tadbir
Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumen

sokongan disertakan (jika ada).
Pembantu Tadbir
Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerah

secara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).
Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/
Pengetua/ Guru Besar
Maklumkan kepada guru berkenaan.
Pembantu Tadbir
Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.
Pembantu Tadbir
Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaran
ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Pembantu Tadbir
Kewangan
Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gaji

terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru
dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG.
Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas.
Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,

Pembantu Tadbir
Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripada

guru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.
24
6.2
Carta Aliran :
Terrima surat pekeliling pertukaran
sediakan borang pertukaran

maklumkan surat pekeliling kepada
semua guru
edarkan borang kepada guru yang
memohon
dapatkan dokumen
tambahan /
pembetulan
borang
semak dan proses borang permohonan
tidak
Lengkap
lengkap
Terima kelulusan pertukaran
maklumkan kepada guru berkenaan.
Sediakan kew 8 (pertukaran) dan

Sijil Gaji Akhir.
hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinan
surat kelulusan pertukaran ke JPN
minta
dilengkapkan
kew 8 dan
Sijil Gaji Akhir
tidak
Lulus
lengkap
Ya
terima kelulusan kew 8
hantar ke sekolah baru:-
i
ii
Sijil Gaji Akhir

Surat Pengersahan
Bayar Gaji
dalam negeri
hantar ke AG Negeri:
keluar negeri
i SG20
II Sijil Gaji Akhir
iii surat kelulusan
pertukaran
iv sampul surat alamat
sekolah baru
25
6.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru
Edarkan Pekeliling kepada semua guru
Edarkan borang permohonan guru yang ingin

bertukar
Terima borang permohonan guru dan pastikan

dokumen sokongan lengkap
Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk

perakuan sokongan.
Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPD

untuk diproses
Terima keputusan kelulusan pertukaran guru
Maklumkan kepada guru berkenaan
Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran
Tandakan ( _/ )
Catatan
26
6.4
Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru
Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.
ii
Borang Pertukaran Dalam Negeri
iii
Laporan Perubahan Kew 8
iv
Sijil Gaji Akhir (R 28)
SG20 (Kew 320)
27
Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin

7.1
Proses Kerja :-
Urusan Perlepasan Dalam Jawatan /

Perlepasan Jawatan Dengan Izin.
Jawatan
Proses Kerja
Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
Pembantu Tadbir
semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh

perlepasan jawatan
Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakan

selanjutnya ke KPM / SPP.
Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.
Pembantu Tadbir
Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).
Pembantu Tadbir
Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,

simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.
Terima kelulusan kew 8.
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll.
28
7.2
Carta Aliran :
Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan

Dengan Izin.
Terrima surat perlepasan jawatan
semak surat tawaran jawatan baru

hantar permohonan perlepasan jawatan
ke Jabatan Pelajaran Negeri.
lengkapkan
permohonan
tidak
lengkap
Lengkap
Ya
Terima kelulusan perlepasan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8

7 salinan
Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan

1 salinan untuk fail sekolah
Tindakan payroll
29
7.3
Bil
Senarai Semak :-
Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan

Dengan Izin.
Tindakan
Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan

tarikh perlepasan jawatan
Sediakan surat lampiran ke JPN
Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan
Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua /

Guru Besar
Sediakan Kew 8 - 7 salinan
Hantar kew 8 ke JPN
Tindakan payroll untuk membnerhentikan

pembayaran gaji dan emolumen
Tandakan ( _/ )
Catatan
30
7.4
Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
ii
Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii
Surat Permohonan pegawai
iv
Borang Lampiran A
Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
(Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)
31
Urusan Perletakan Jawatan

8.1
Proses Kerja :-
Urusan Perletakan jawatan
Jawatan
Proses Kerja
Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan
Pembantu Tadbir
semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan

pastikan
lihat surat tawaran lantikan
notis yang diberi mencukupi
jika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah
disertakan.
Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61
Pembantu Tadbir
Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian Pelajaran

Malaysia SPP/JPA.
Pembantu Tadbir
Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll

diambil memberhentikan pembayaran gaji.
32
8.2
Carta Aliran :
Terrima surat perletakan jawatan
dapatkan
penjelasan dan
penubi
syarat
perletakan jawatan
semak tempoh notis perletakan jawatan
tidak
lengkap
Lengkap
Ya
hantar surat perletakan jawatan ke JPN /
KPM / JPA
terima kelulusan perletakan jawatan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8

.. 7 salinan
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan
tindakan payroll untuk memberhentikan

pembayaran gaji.
33
8.3.
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan
Semak tenmpoh notis perletakan jawatan
Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Terima kelulusan perletakan jawatan
Maklumkan kepada kakitangan berkenaan
Sediakan Kew 8 - 7 salinan
Hantar kew 8 ke JPN
Tindakan payroll untuk membnerhentikan

Tandakan ( _/ )
Catatan
34
8.4
Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
ii
Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii
Surat Permohonan pegawai
Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
35
Urusam Cuti Rehat

9.1
Proses Kerja :-
Urusan Cuti Rehat
Jawatan
Pembantu Tadbir
Proses Kerja
Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat
Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon
sama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masih
ada baki cuti rehat.
Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan dengan

menurunkan tandatangan.
Pembantu Tadbir
Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai dengan

mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada
Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiaptiap akhir tahun mengikut arahan JPN.
Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada
pegawai yang memohon cuti rehat.
Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehat
di akhir tahun.
Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawa
ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.
Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehat
pegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995
Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.
Pengetua ./ Guru Besar
Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.
Pembantu Tadbir
Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan

2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri
Rekod dan failkan.
Catatan :Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.
36
9.2
Carta Aliran :
Urusan Cuti Rehat
terima borang cuti rehat
semak borang cuti
dapat sokongan Ketua Unit Kecil
mintya kelulusan Pengetua / Guru Besar

minta lengkapkan
borang / tapisan
kelayakan
tidak
lengkap
Lengkap
Ya
terima kelulusan cuti dan kemaskini
rekod cuti
maklumkan kepada pegawai
sediakan senarai kakitangan yang masih

mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun
minta pegawai buat pilihan

(memastikan pilihan (GCR atau bawa ke
hadapan )
sediakan Kenyataan Cuti
dapatkan tandatangan Pengetua pada
borang membawa ke hadapan
Cuti Rehat
minta
lengkapkan
borang
tidak
lengkap
lengkasp
Ya
rekodkan dan failkan keputusan yang diterima
37
9.3
Bil
Senarai Semak :-
Urusan Cuti Rehat
Tindakan
Terima borang permohonan cuti rehat
Semak borang permohonan dan baki cuti rehat
Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripada

Kemaskini rekod cuti rehat pegawai
Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar

ke JPN
Failkan satu salinan borang kelulusan didalam

fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai
Sediakan senarai kakitanbgan yang masih

mempunyai Cuti Rehat
10
11
Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat

yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkan
ke Award Gantian Cuti Rehat
Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagi

permohonan membawa kehadapan Cuti Rehat
Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapan
Cuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti
pegawai
Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehat

dibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat
Tandakan ( _/ )
Catatan
38
9.4
Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat
Borang Cuti Rehat
ii
Borang membawa ke hadapan
iii
Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.
iv
Kenyataan Cuti
39
10
Urusam Cuti Tanpa Gaji

10.1
Proses Kerja :-
Urusan Cuti Tanpa Gaji
Jawatan
Pembantu Tadbir
Proses Kerja
Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon
tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah
ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan

sama ada disokong atau tidak.
Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu
tadbir.
Pembantu Tadbir
Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN.

Failkan 1 salinan borang permohonan.
Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk

tindakan.
Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan.
Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.
1 salinan surat kelulusan cuti.
Pembantu Tadbir
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll.
40
10.2
Carta Aliran :
terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

minta
l;engkapkan
borang
tidak
lengkap
minta
lengkapkan
borang
Lengkap
hantar borang permohonan ke Jabatan

Pelajaran Negeri
tidak
lengkap
Lulus
Ya
terima kelulusan cuti dan sediakan
kew 8
maklum kelulusan kepada pegawai
dan rekodkan
hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri

minta
lengkapkan
kew 8
Lengkap
Lulus
Tindakan payroll
41
10.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima borang permohonan cuti tanpa gaji
Semak borang permohonan dan kelayakan

Cuti Tanpa Gaji
Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripada

Pengetua
Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gaji

dan surat lampiran ke JPN
Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke

JPN
Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu

lagi serahkan kepada pegawai
Tandakan ( _/ )
Catatan
42
10.4
Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji
Borang Cuti Tnpa Gaji
ii
Kenyataan Cuti
43
11
Urusan Cuti Separuh Gaji

11.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Pembantu Tadbir
Proses Kerja
Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon
tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah
ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan

sama ada disokong atau tidak.
Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu
tadbir.
Pembantu Tadbir
Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan dan

Surat Akuan Doktor ke JPN
Failkan 1 salinan borang permohonan
Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk

tindakan.
Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinan
Hantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.
1 salinan surat kelulusan cuti.
Pembantu Tadbir
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll.
44
11.2
Carta Aliran :
Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji

berserta surat pengesahan doktor
Semak dan proses borang permohonan
Minta
Lengkapkan
borang
Tidak
lengkap
Lengkap
Ya
Minta
Lengkapkan
borang
Hantar borang permohonan ke JPN berserta

surat pengesahan doktor
idak
Lulus
Ya
Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8
Maklum kelulusan kepada pegawai dan
rekodkan
Hantar kew 8 ke JPN
Kemukakan ke JPN
Minta
Lengkapkan
Kew.8
Lengkap
Lulus
Tindakan Payroll
45
11.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima borang permohonan cuti separuh gaji
Semak borang permohonan dan kelayakan

Cuti Separuh Gaji
Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripada

Pengetua
Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuh

Gaji dan surat lampiran ke JPN

JPN
Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu

lagi serahkan kepada pegawai
Tandakan ( _/ )
Catatan
46
11.4
Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji
Borang Cuti Separuh Gaji
ii
Borang Kenyataan Cuti
iii
Borang Laporan Perubahan Kew.8
iv
Kew.320 (SG 20)
47
12
Urusan Cuti Sakit

10.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Urusan Cuti Sakit
Proses Kerja
Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan
Pembantu Tadbir
Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:- Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil
- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal
oleh Pegawai Peubatan Kerajaan
- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam
setahun
- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak
melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dari
Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi
Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPN
berserta Sijil Sakit Asal pegawai
Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail
Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian
Pembantu Tadbir
Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat Akuan

Doktor
48
12.2
Carta Aliran :
minta
lengkapkan
sijil Sakit
Urusan Cuti Sakit
Tidak
Lengkap
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah

disahkan
Semak Sijil Surat Sakit
Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta
lengkapkan
Tidak
Lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN /

Kementeria Pelajaran
Rekodkan kelulusan
49
12.3
Senarai Semak :-
Bil
Urusan Cuti Sakit
Tindakan
Terima cuti sakit
Sijil Sakit disahka oleh Pengetua
Rekod cuti sakit difalam kenyataan
Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambil

mengikut peraturan yang telah ditetapkan

JPN
Tandakan ( _/ )
Catatan
50
10.4
Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit
Borang Kenyataan Cuti Sakit
51
13
Urusan Cuti Sakit Tambahan

13.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai
Pembantu Tadbir
Semak dan pastikan pegawai telah diberi

- Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari
- Sediakan kenyataan cuti pegawai
- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk
kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.
Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan Lembaga
Perubatan bagi memeriksa pegawai
Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan
sertakan juga Laporan Lembaga tersebut
Terima kelulusan
Pembantu Tadbir
Sediakan kew 8:- 6 salinan ke JPN

- 1 salinan fail
Terima kelulusan dari JPN
Pembantu Tadbir
Sediakan Payroll
52
13.2
Carta Aliran :
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah

disahkan
Semak Sijil Cuti Sakit
minta
lengkapkan
sijil Sakit
Tidak
Lengkap
Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta
lengkapkan
Tidak
Lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian
Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8
Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusan

ke JPN
minta
lengkapkan
Kew 8
Tidak
Lulus
Lulus
Ya
Sediakan Payroll
53
13.3
Senarai Semak :-
Bil
Tindakan
Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan
Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cuti

sakit bergaji penuh selam 180 hari
Sediakna kenyataan cuti pegawai
Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan

ke JPN
Terima kelulusan cuti sakit tambahan
Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai
Sediakan Kew 8
Tindakan Payroll Gaji
Tandakan ( _/ )
Catatan
54
13.4
Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan
ii
Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan
iii
Borang Laporan Perubahan Kew. 8
iv
Borang Kew. 320 ( SG 20 )
55
14
Urusan Cuti Bersalin

14.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan
Pembantu Tadbir
Semak Sijil Cuti Bersalin

- Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh
Doktor Kerajaan
- Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai
bersalin
Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakan
Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti
ke JPN
Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalam

Kenyataan Perkhidmatan
Pembantu Tadbir
Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja
56
14.2
Carta Aliran :
Teriam Sijil Bersalin
Semak Sijil Bersalin

Minta pihak hospital
lengkapkan
betulkan Sijil Bersalin
Tidak
Lengkap
Lengkap
Ya
Hantar ke JPN
Terima kelulusan Cuti Bersalin
Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

- bagi anak keenam dan ke atas dalam
perkhidmatan
minta
lengkapkan
Kew 8
Hantarkan Kew. 8 ke JPN

- 6 salinan
- Failkan 1 salinan
Tidak
Lengkap
Lulus
Ya
Tindakan Payroll / baucer berasingan

bagi tempoh kelayakan sahaja
57
14.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima Sijil Cuti Bersalin
Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospital

swasta perlu disahkan oleh Pegawai Perubatan
Kerajaan
Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak

60 hari
Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai
Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakan

Penyata Perubahan Kew. 8
Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti

hendaklah dihantar ke JPN
Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin
Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumen

jika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji
Tandakan ( _/ )
Catatan
58
14.4
Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin
Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )
ii
Kew. 320 (SG 20 )
iii
59
15
Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

15.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang
dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atau
Barah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenai
penyakit tersebut
Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai
Pembantu Tadbir
- Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit

Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai.
Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai
perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai
Pembantu Tadbir
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN

Rekodkan dan failkan
Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan
kelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh
tersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai
masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti
Sakit pegawai
- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima
Pembantu Tadbir
Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti

diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran melalui JPN
Permohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cuti
pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit
Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan
Perubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut
berserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan
Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8
Pembantu Tadbir
Tindakan Payroll
Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan Lembaga

Perubatan jika pegawai masih tidak sihat
60
Jawatan
Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti

pegawai kepada Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melalui
JPN untuk mendapatkan kelulusan tambahan sebarang jenis cuti
bagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan Lembaga
Perubatan
Terima Kelulusan
Pembantu Tadbir
Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima
61
15.2
Carta Aliran :
terima permohonan cuti sakit tambahan

drp pesakit yang telah diberi semula
bergaji penuh
minta pihak
hospital lengkapkan
atau berikan
Sijil Sakit Sijil Sakit berkenaan
semak sijil sakit

tidak
lengkap
Lengkap
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan cuti sakit tambahan /

Cuti Sakit Separuh Gaji
minta lengkapkan
kew 8
sediakan 7 salinan Laporan Perubahan

Kew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan
bersama dengan 1 salinan surat kelulusan
cuti
Lulus
Ya
tindakan payroll / bnayaran berasingan
fail dan rekodkan
62
sekiranya tambahan cuti diperlukan

pohon ke Pengarah Perubahan melalui
Jabatan Pelajaran Negeri untuk
menubuhkan Lembaga Perubatan
tiada harapan
sembuh
Ada harapan sembuh
pohon ke Jabatan
Pelajaran Negeri
untuk urusan
persaraan atas
sebab kesihatan
pohon kelulusan cuti kepada Ketua

Setiausaha Kementerian Pelajaran
melaluii Jabatan Pelajaran Negeri
terima jawapan
ambil tindakan mengikut arahan

surat jawapan
63
15.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima Sijil Sakit pegawai
Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya
Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam Kenyataan

Cuti pegawai
Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan

kelulusan Cuti Sakit
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN
Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadi

pegawai
Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk

mendapatkan kelulusan cuti sakit selepas
mengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh
Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas

diterima
Tandakan ( _/ )
Catatan
64
15.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf
Borang Cuti
ii
Borang-borang Kenyataan Cuti
65
16
Urusan Cuti Tanpa Rekod

16.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Terima 5 salianan borang permhonan cuti.
Pembantu Tadbir
Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon

memenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab C
danPekeliling (Rujuk Bab C - VI )
Pengetua
Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan
Pembantu Tadbir
Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cuti

pegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN
Failkan satu salinan surat tersebut
Pengetua
Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Pembantu Tadbir
Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai dan

failkan.
66
16.2
Carta Aliran :
Terima borang permohonan cuti
sdekak dan proses borang permohonan
hantar permohonan ke Jabatan

Pelajran Negeri
minta dilengkapkan
borang / dokumen
tambahan
tidak
lengkap
Lulus
Ya
terima kelulusan cuti

dan failkan
67
16.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod
Semak borang permohonan
Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat
Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar
Hantar surat lampiran dan 4 salinan borang

permohonan cuti ke JPN
Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum

kepada pegawai berkenaan.
Failkan surat kelulusan kedalam fail

pegawai
Tandakan ( _/ )
Catatan
68
16.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.
Borang Cuti
ii
iii
Surat / dokumen sokongan
69
17
Urusan Cuti Haji

17.1
Proses Kerja :-
Urusan Cuti Haji
Jawatan
Proses Kerja
Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi
Cuti Haji
Terima kelulusan cuti
Pembantu Tadbir
Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepada

pegawai berkenaan.
Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untuk
kelulusan
1 salinan difailkan.
Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam Kenyataan

Perkhidmatan / BRP
70
17.2
Carta Aliran :
Urusan Cuti Haji
terima 7 salinan borang permohonan dan

pengesahan penerbangan dari LUTH
hantar 4 salinan boprang ke JPN berserta

dengan surat pengesahan penerbangan
minta dilengkapkan
borang / dokumen
tambahan
tidak
lengkap
lulus
Ya
Terima kelulusan cuti.
sediakan kedw 8 - 7 salinan
rekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cuti
minta dilengkapkan
kew 8
hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinan

simpan dalam fail
Lulus
Ya
Tindakan payroll (jika ada)
71
17.3
Bil
Senarai Semak :-
Urusan Cuti Haji
Tindakan
Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai

berkenaan diberi Cuti Haji
Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dan

surat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH
Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklum

kepada pegawai berkenaan
Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
Tandakan ( _/ )
Catatan
72
17.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji
Borang Cuti
ii
iii
Borang Laporan Perubahan (Kew 8)
iv
Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.
Buku Rekod Perkhidmatan
vi
Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji
73
18
Urusan Cuti Sambilan

18.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Pembantu Tadbir
Proses Kerja
Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan
Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalah
mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling
Kementerian pelajaran Malaysia.
Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.
Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.
Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskan

atau tidak permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir
Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam

Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan Kenytaan
Cuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.
74
18.2
Carta Aliran :
terima 2 salinan borang permohonan

cuti sambilan
serahkan kepada Pengetua / Guru Besar

untuk disemak dan diluluskan
minta dilengkapkan
borang
tidak
lengkap
lulus
Ya
maklumkan kepada pegawai dan failkan
Hantar satu salinan Kenyataan Cuti ke

Jabatan Pelajaran Negeri
75
18.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan

diberi Cuti Sambilan
Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihi

had kelayakan
Dapatkan perakuan dan kelulusan

Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum

kepada pegawai berkenaan
Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
Tandakan ( _/ )
Catatan
76
18.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan
Borang Cuti
ii
iii
73
19
Urusan Cuti Menjaga Anak

19.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Pembantu Tadbir
Proses Kerja
Terima 5 salinan borang permohonan cuti
Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepas
pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari
Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini
Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar
Beri perakuan dan tandatangan
Pembantu Tadbir
Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti
Pembantu Tadbir
Sediakan 7 salinan Kew 8

rekodkan kedalam Kenyataan Cuti
maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.
hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.
1 salinan kew 8 difailkan.
Pembantu Tadbir
Fail dan rekodkan

Tindakan payroll
78
19.2
Carta Aliran :
terima 5 salinan borang permohonan cuti
hantar permohonan ke JPN

minta dilengkapkan
borang
tidak
lengkap
lulus
Ya
maklumkan kepada pegawai dan failkan
rekodkan dalam Kenyataan Cuti
Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN
berserta dengan 1 salinan surat
kelulusan Cuti Menjaga Anak
tindakan payorll
memberhentikan pembayaran gaji
bagi tempoh cuti menjaga anak
79
19.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terimas borang permohonan curti

diberi kemudahan cuti ini
Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /

Guru Besar
Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPN

berserta dengan Kenyataan Cuti
Terima kelulusan dari JPN
Maklumkan kepada pegawai
Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan
Tandakan ( _/ )
Catatan
80
19.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak
Borang Cuti
ii
iii
iv
Laporan Perubahan (Kew 8)
Kew 320 ( SG20)
81
20
Urusan Cuti Isteri Bersalin

20.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin
Pembantu Tadbir
Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengan

salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atau
Sijil Lahir Anak
Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi
kemudahan cuti ini.
Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin
Beri perakuan dan tandatangan
Pembantu Tadbir
Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan
82
20.2
Carta Aliran :
terima surat akuan isteri bersalin / sijil

lahir
berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod
Semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan kepada Pengetua /

Guru Besar untuk kelulusan
minta lengkapkan
borang tambahan
tidak
lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan cuti
serah sxatu salinan kepada pegawai
rekodkan dan failkan 1 salinan.
83
20.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Terima borang permohonan curti

diberi kemudahan cuti ini
Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /

Guru Besar
Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai dan

failkan surat permohonan yang telah diluluskan
Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai
Tandakan ( _/ )
Catatan
84
20.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin
Borang Permohonan
ii
iii
85
21
Urusan Cuti Ikut Pasangan

21.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B
Pembantu Tadbir
Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun
sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai
mengikut mana yang lebih pendek.
Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan
I Salinan Sijil Nikah
ii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti
belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.
iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat
pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.
Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah

menghabiskan pembelajaran.
beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut
Pembantu Tadbir
Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cuti

pegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untuk
dikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian Pelajaran
Malaysia.
Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM
Pembantu Tadbir
Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawai

Sediakan kew 8
Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8
Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara
Tindakan paroll'
86
21.2
Carta Aliran :
semak borang permohonan cuti dari pegawai

ersama dokumen sokongan
minta pemohon
dapatkan dokumen
sokongan
semak dokumenm dan dapatkan fail.
tidak
lengkap
lengkap
Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cuti

pegawai bertaip dan kemaskini
dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar

hantar permohonan ke JPN untuk
kelulusan KPM
minta dokumen
lwengkapkan borang
tidak
lengkap
Lengkap
Ya
terima kelulusan cuti mengikut pasangan
sediakan laporam perubahan kew 8

minta
lengkapkan
kew 8
tidak
lengkap
lengkap
Tindakan payroll untuk memberhentikan

bayaran gaji & emolumen.
87
21.3
Senarai Semak :-
Bil
Tindakan
Terima borang permohonan curti

diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau
isteri
Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah,

surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan
pegawai dan lain-lain dokumen
Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuan

dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar
Hantar borang permohonan dan dokumen

sokongan
terima surat kelulusan dari KPM
sediakn Kew 8
10
11
rekodkan didalam Kenyataan Cuti
12
Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan surat

kelulusan KPM
13
terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Tandakan ( _/ )
Catatan
14
Tindakan payroll
88
22.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan
Borang Cuti Tanpa Gaji.
ii
Laporan Kew 8
iii
Kew 320 (SG20)
iv
Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.
89
22
Urusan Persaraan Wajib

22.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangam

yang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).
Pembantu Tadbir
Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun
berkenaan.
Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borangborang persaraan mencukupi.
atau
Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalam
Program Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.
Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :i

Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai.
ii
Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak
dibawah umur 21 tahun.
iii
Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan.
iv
Sijil KWSP/ KWSG
dan proses borang permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir
Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam

4 salinan.
Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).
Pembantu Tadbir
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaan

pembayaran gaji dilakukan.
90
22.2
Carta Aliran :

Semak tarikh lahir kakitangan
terima surat pekeliling dari JPN
maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

senarai kakitangan akan bersara / tiada
terima notis persaraan pegawai

berkenaan dan borang-borang
dapatkan
dokumen /.
borang
tambahan
tidak
lengkap
lengkap
ya
dapatkan dokumen tambahan dari
pegawai yang akan bersara
terima dokumen dan proises borang
persaraan pegawai berkenaan
dapatkan
dokumen /
borang
tambahan
lengkap
ya
hantar ke Jabatan Pelajaran Johor

minta
lengkapkan
borang
tidak
lengkap
lengkap
ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Hantar kew 8 ke JPN

tindakan payroll
91
22.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
Terima dari JPN bagi maklumat yang akan

bersara
Terima notis persaraan pegawai yang akan

bersara dan sediakan borang-borang yang
berkaitan
Serahkan borang -borang kepada bakal pesara

untuk diisi.
Dapatkan kembali borang-borang yang telah

siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,
Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami
dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil
Lahir anak-anak
Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam

(Bahagian Pencen)
Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10
Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11

pembayaran gaj idan emolumen
Tandakan ( _/ )
Catatan
92
22.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii
Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii
Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv
Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi
Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii
Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii
Penyata Perubahan (Kew 8).
ix
Kew 320 (SG 20)
93
23
Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

23.1
Proses Kerja :-
Jawatan
Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.
Pembantu Tadbir
Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraan

pada Jun / Disember.
Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan

..- borang -borang persaraan mencukupi.
Pembantu Tadbir
Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersara

i
Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.
ii
Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahun
iii
Sijil KWSP / KWSG (jika ada)
dan proses borang permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir
Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.
Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.
Pembantu Tadbir
Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan
Pembantu Tadbir
Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.
Pembantu Tadbir
Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentian

pembayaran gaji dilakukan.
94
23.2
Carta Aliran :

Semak tarikh lahir kakitangan
maklumkan ke JPN kakitangan mohon

bersara
dapatrkan dokumen
dan borang
tambahan
terima notis persaraan pegawai berkenaan

dan borang-borang
tidak
lengkap
Lengkap
Ya
dapartkan dokumen tambahan dari

pegawai yang akan bersara.
dapatkan
dokumen /
borang
tambahan
Terima dokumen dan proses borang

tidak
Lengkap
lengkap
Ya
Dapatkan dokumen tambahan dari
pegawai yang akan bersara
dapartkan
dokumen /
borang
tambahan
terima dokumen dan proses borang

tidak
lengkap
lengkap
ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan Kew 8

tindakan payroll
95
23.3
Bil
Senarai Semak :-
Tindakan
Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersara

pilihan sendiri
Maklumkan ke JPN - tarikh cadangan

persaraan pada Jun / Disember
Terima notis persaraan pegawai yang ingin

bersara pilihan sendiri dan sediakan
borang-borang yang berkaitan
Serahkan borang -borang kepada pemohon

untuk diisi.
Dapatkan kembali borang-borang yang telah

siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,
Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami
dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil
Lahir anak-anak
Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam

(Bahagian Pencen)
Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10
Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11

Tandakan ( _/ )
Catatan
96
22.4
Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii
Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii
Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv
Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi
Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii
Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii
Penyata Perubahan (Kew 8).
ix
Kew 320 (SG 20)
97
24
Menguruskan Penerimaan surat

24.1
Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan

i
Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima

oleh sekolah.
ii
Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalam

satu kategori iaitu :(a)
Surat biasa
(b)
Surat Berdaftar
(c)
Surat Berdaftar Akuan Terima
(d)
Surat Sulit
(e)
Bungkusan
(f)
Telegram
iii
Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat
iv
Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./
Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit

oleh Pengetua / Guru Besar.
98
24.2
Bil.
Proses Kerja :-
Menguruskan Penerimaan surat
Proses Kerja
Menerima surat dan menandatangani akuan terima,

cop dan rekodkan.
Menyampaikan surat-surat untuk tindakan

Mengagihkan surat-surat seperti mana minit

Pengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan
Pentadbiran
Pegawai yang
meluluskan / dirujuk
Pembantu Tadbir

atau Penolong
Kanan Pentadbiran
Pembanrtu Tadbir
& Pembantu Am
Rendah
Seksi UndangUndang Peraturan
99
24.3
Carta Aliran :
Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan

menerima surat / bungkusan
merekod surat-surat yang diterima

dalam Daftar Surat Terima
Menyampaikan kepada Pengetua /
Guru Besar untuk diminitkan dan
diklasifikasikan
surat
biasa
surat
sulit
diserahkan kepada
pegawai berkenaan
Berdaftar dengan
Kiriman Wang/Cek
Merekodkan
Mengeluarkan resit
Bankkan
pastikan surat yang diminit

disampaikan kepada pegawai
berkenaan
100
24.4
Bil
Senarai Semak :-
Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan
Tindakan
Tarikh surat diterima dan direkodkan
Tarikh diedarkan kepada siapa
Tarikh menerima minit arahan Pengetua /

Guru Besar.
Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaan

dan pihak yang perlu mengambil tindakan
Semak surat-surat yang belum diambil tindakan

dan kenalpasti surat-surat ulangan
Tandakan ( _/ )
Catatan
101
25
Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan
i
ii
iii
iv
v
26
Perintah Am
Arahan Perkhidmatan
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia
Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah
102
27
Bil
Norma Kerja Bagi Tugas-tugas
Jenis Kerja
Masa yang diambil
Jumlah unit yang boleh

dijalankan dalam seminggu.
103
28
Senarai Tugas Harian

JAWATAN :
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil.
Tugas saya hari ini
Catatan
104

Fail Meja Pem Tadbir Perkhidmatan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Fail Meja Pem Tadbir Perkhidmatan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

KANDUNGAN

Carta Organisasi Staf Sokongan

Kedudukan Perjawatan Sekolah

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

NURULHUDA BINTI ABU BAKAR

PEMBANTU TADBIR GRED N17

No. Kad Pengenalan

Tarikh mula bertugas di sekolah ini

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai

PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

Menguruskan perlantikan staf sokongan

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

PENGETUA / GURU BESAR

PEN. KANAN PENTADBIRAN

PEN. KANAN HAL EHWAL MURID

PEN. KANAN KO-KURIKULUM

GURU KANAN M/PEL BAHASA

GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK

GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL

GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL

GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)

KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22

PEMBANTU TADBIR GRED N17

PEMBANTU PENGURUSAN MURID N17

PEMBANTU MAKMAL GRED C17

PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11

PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1

PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1

PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3

PEKERJA RENDAH AWAM

JUMLAH BUKAN GURU :-

MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN

Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

Rekod penerimaan surat

Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Dapatkan dokumen peribadi pegawai :i

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.

Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.

Sediakan SG20 untuk payroll gaji

Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

Terima surat perlantikan pegawai

buka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadi

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji

Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Terima surat perlantikan jawatan

Rekod penerimaan surat

Buka Fail Peribadi pegawai

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)

Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan

Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan

Surat Setuju Terima Jawatan

Surat Akuan Doktor

Surat Akuan Sumpah