17.

Ttel
1. Hatrozza meg az iktats szerept!
2. Iktats kellkei!
3. Iktatsi rendszerek jellemzs!
4. Iratkezelsi szablyzat szerepe!
5. Iktatszm felptse!
Iktats szablyai:
Az intzmnybe rkezett, illetleg azon bell keletkezett iratokat iktatni kell.ltalnos
szably, hogy az iratnak csak az egy iktatszma lehet, a ketts vagy tbbszrs iktats zavart
okozhat a visszakeressnl, ezrt nem megengedett. Az iktatand iratok krt az iratkezelsi
szablyzatban kell rgzteni.Az iratkezelnek az iratokat a berkezs napjn, de legksbb az
azt kvet munkanapon be kell iktatni.Soron kvl kell iktatni s tovbbtani a rvid hatrids
iratokat, tviratokat, elsbbsgi kldemnyeket, a hivatalbl tett intzkedseket tartalmaz
srgs jelzs iratokat.
Az ugyanazon gyben, ugyanabban az vben keletkezett iratokat egy fszmon kell
nyilvntartani. Egy iktatknyvn bell a fszmokat folyamatos sorszmos rendszerben kell
kiadni. Az gyirathoz tartoz iratokat az iktatsi fszm alatt folyamatosan kiadott
alszmokon kell nyilvntartani.
Ha az gyintzs szakmai kvetelmnye ezt szksgess teszi, tovbbi szm, illetve betjel
alkalmazhat, amelyek jegyzkt a kzfeladatot ellt szerv iratkezelsi szablyzatban kell
rgzteni.

Az iratkezelsi szablyzat alkalmazsa sorn hasznlt fogalmak:

iktats: az irat nyilvntartsba vtele, iktatszmmal trtn elltsa az rkeztetst

vagy a keletkezst kveten az iktatknyvben, az iraton s az eladi ven,
iktatknyv: olyan nem selejtezhet, hitelestett iratkezelsi segdeszkz,
amelyben az iratok iktatsa trtnik,
iktatszm: olyan egyedi azonost, amellyel a kzfeladatot ellt szerv ltja el az
iktatand iratot.

A berkez, illetve a bels keletkezs iratokat ha jogszably mskpp nem rendelkezikiktatssal kell nyilvntartani. Az iratot el kell ltni iktat szmmal s az irat egyb azonost
adataival. A nyilvntartst gy kell vezetni, gy kell iktatni, hogy abbl megllapthat
legyen:
az irat berkezsnek pontos ideje,
az intzkedsre jogosult gyintz neve,
az irat trgya,
az elintzs mdja,
a kezelsi feljegyzsek, valamint
az irat hollte megllapthat legyen.

Az gy trgyt csak egyszer, mgpedig a sorszmra bejegyzett els irat iktatsnl kell a
Trgy sorba (trgyrovat) rvid, de rthet szveggel berni. A bejegyzsnek az gy trgyt
legjobban jellemz szavakat kell tartalmaznia.
Az gyiraton elrt hatridt az iktatknyv hatrid rovatba a kitztt hnap s nap
feltntetsvel grafit ceruzval kell bejegyezni. A hatrids gyiratokat a kitztt hatrnapok
szerint elklntve, a szmuk sorrendjben kell kezelni. Ha a vlasz a kitztt hatridre vagy
a hatrid lejrta eltt berkezik, az gyiratot a hatrids gyiratok kzl ki kell emelni, s a
hatrid feljegyzst az iktatknyv hatrid rovatban ceruzval t kell hzni. A hatrid
lejrtnak napjn azt a hatrids gyiratot, amelyre vlasz nem rkezett, az iratkezel kiemeli
a hatrids gyek kzl s tadja az gyintznek.
Azt az iratot, amelynek iktatott elzmnye van, vagy ha az gy, gycsoport feldolgozsra
illetkes szervezetei egysg (szemly) mr korbban ki volt jellve, kzvetlenl a szervezeti
egysghez (szemlyhez) kell tovbbtani.
Iktats utn az tads napjt, majd emelked szmsorrendben az gyiratok iktatszmt az
tadknyvbe be kell rni. A kzponti iktat az tadknyvvel tovbbtja az iratokat az
illetkes gyintzhz.
Az iratokat, az gyiratra, az gyirathoz tartoz iratokra, illetve az gy intzsre vonatkoz
legfontosabb adatok rgztsvel, egyedi azonost szmon, iktatszmon kell iktatni. Az
iktatst minden vben 1-gyes sorszmmal kell kezdeni.
Egy iratnak csak egy iktatszma lehet. Tves iktats esetn az iktatszm nem hasznlhat
fel jra. Az ugyanazon gyben, ugyanabban az vben keletkezett iratokat egy fszmon kell
nyilvntartani.
A titkos gyiratok iktatsval s kezelsvel kapcsolatos szablyokat (Magyarorszgon) a
Szolglati s zleti Titokkrt Meghatroz Szablyzat tartalmazza.
Nem kell iktatni, de kln jogszablyban meghatrozott mdon kell nyilvntartani s
kezelni:
a pnzgyi bizonylatokat, szmlkat,
a munkagyi nyilvntartsokat,
a brszmfejtsi iratokat,
az anyagkezelssel kapcsolatos nyilvntartsokat,
a bemutatsra vagy jvhagys cljbl visszavrlag rkezett iratokat.
Nem kell iktatni s ms mdon sem kell nyilvntartsba venni:

a meghvkat,

a tananyagokat, tjkoztatkat,

az dvzllapokat,

az elfizetsi felhvsokat, reklmanyagokat, rajnlatokat, rjegyzkeket,

a visszarkezett trtivevnyeket,

a kzlnyket, sajttermkeket.

Iktatknyv
Az gyiratok iktatsra minden v elejn jonnan megnyitott, bekttt, elszmozott s
hitelestett iktatknyvet kell hasznlni. Az iktatknyv jogbiztost okirat. Ezt a funkcijt
csak akkor tudja betlteni, ha a fenti szempontok figyelembevtelvel trtnik a killtsa s a
kezelse. Az iktatknyv fedlapjn fel kell tntetni az vszmot, s az Iktatknyv
feliratot is. A hitelests az iktatknyv fedlapjn trtnik. A hitelestsnl fel kell tntetni a

szmozott lapok szmt (vigyzat, nem oldalszmot), a megnyits s a lezrs dtumt, a

kezd az els- s az utols iktatszmot, az iktathely szerinti vezet s az gykezel
alrst, valamint el kell helyezni a szerv hivatali blyegzlenyomatt. Az azonos vre
vonatkoz iktatlapok egytt maradsrl gondoskodni kell.
Iktats cljra minden v kezdetn jonnan nyitott, hitelestett, oldalszmozott iktatknyvet
kell hasznlni, melyet hasznlatba vtel eltt hitelesteni kell.
Az iktatknyvben sorszmot resen hagyni, a felhasznlt lapokat sszeragasztani, a
bejegyzett adatokat kiradrozni, vagy brmely ms mdon olvashatatlann tenni nem szabad.
Ha helyesbts szksges, a tves adatot vagy szmot egy vonallal gy kell thzni, hogy az
eredeti feljegyzs olvashat maradjon. A javtst keltezssel s kzjeggyel kell igazolni.
Tves iktats esetn a bejegyzst thzssal kell rvnytelenteni oly mdon, hogy az
rvnytelents tnye az eredeti bejegyzs olvashatsga mellett ktsgtelen legyen. Meg
kell azt is jellni, hogy a tvesen beiktatott gy iratt mely szmra iktattk t.
Az iktatknyvet az v utols munkanapjn az utols irat iktatsa utn le kell zrni. Az
iktatsra felhasznlt utols szmot kvet alhzssal kell a zrst elvgezni, majd azt a
keltezst kvet alrssal, tovbb a krblyegz lenyomatval hitelesteni kell Az
iktatknyv v vgi lezrst a Titkrsg vezetje, az osztlyok esetben a gazdasgi
igazgathelyettes rja al.

Az iktatknyv rovatai:
Az iktatknyvnek ktelezen kell tartalmaznia az iratok azonostshoz, holltk
megllaptshoz, az irattal kapcsolatos gyben trtn intzkedsek kvetshez,
ellenrzshez szksges adatokat.
Ezek a kvetkezk:
az iktatszm,
az iktats idpontja,
a kldemny rkezsnek idpontja, mdja, rkeztet szma,
a kldemny elkldsnek idpontja, mdja,
a kldemny adathordozjnak tpusa (papr alap, elektronikus),
adathordozja,
a kld megnevezse, azonost adatai,
a cmzett megnevezse, azonost adatai,
az rkezett irat iktatszma (idegen szm),
a mellkletek szma,
az gyintz szervezeti egysg s az gyintz megnevezse,
az irat trgya,
az els- s utiratok iktatszma,
a kezelsi feljegyzsek,
az gyintzs hatrideje, s vgrehajtsnak idpontja,
az irattri ttelszm (az irat ttelszmt csak az elintzs utn az tmeneti
irattrba val elhelyezs eltt lehet az iktatknyvbe bejegyezni),
az irattrba helyezs idpontja.

A kzi iktatknyv esetben az iktatsra felhasznlt utols szmot kvet alhzssal kell a
zrst elvgezni, majd azt a keltezst kveten alrssal, tovbb a krblyegz
lenyomatval hitelesteni kell.
Elektronikus iktatknyv hasznlata esetn a mdostsokat tartalmuk megrzsvel,
naplzssal dokumentlni kell. A tvesen kiadott iktatszm nem hasznlhat fel jra.

Az iktatszm
Az iktatst minden vben 1-gyel kell kezdeni s megszakts nlkl kell folytatni az v
vgig. Az iktatszmot az v megjellsvel is el kell ltni. Pldul.: 50/2008.
Az iktatszm kpzsre tbbfle megolds knlkozik:

sorszm (vagy vonalkd), pl.: 0001.,

sorszm, v, pl.: 0001/2003.,
a szervezeti egysg rvid neve, a sorszm, pl.: IT-0001/2003.,
a szervezeti egysg rvid neve, a sorszm, illetve az v utols ngy
karaktere, pl.: IT-0001/2003.,
az v utols ngy karaktere, a sorszm s a szervezeti egysg rvid
neve, pl.: 2003-0001/IT.,
a szervezeti egysg rvid neve, a sorszm, alszm, illetve az v utols
ngy karaktere, pl.: IT-0001-1/2003., vagy IT-0001/2003-1.,
a szervezeti egysg, gycsoportszm, sorszm, alszm, v, Pl.: IT-320001-1/2003.,
stb. (az iratkezelsi s nyilvntartsi rendszertl fggen)

Iratkezelsi rendszerek
A hrom alaptpus iratkezelsi rendszer, melyek a fizikai iratkezelsbl alakultak ki:
- centralizlt (kzponti) iratkezels: a vllalat valamennyi szervezeti egysgnek
(csoportjnak, szakterletnek, stb.) az iratait az iratkezelsre szakosodott kzponti iktatban
(postabont, titkrsg, stb.) kezelik, azaz kzponti helyen veszik nyilvntartsba.
- decentralizlt (osztott) iratkezels: ebben az esetben valamennyi szervezeti egysg (csoport,
szakterlet, stb.) maga vgzi sajt iratainak kezelst.
- vegyes iratkezelsi rendszer: ebben az esetben az elz kt mdszert kombinljuk, azaz ez a
rendszer olyan szervezeti felptst felttelez, melyben egy kln egysg foglalkozik az
rkeztetssel (s kimen postzssal), s a szervezeti egysgek az iktatssal, szignlssal,
gyintzssel.
Selejtezs
A lejrt megrzsi hatridej iratok kiemelse az irattri anyagbl s megsemmistsre trtn
elksztse.

Kln kell gyjteni hogy hny ves az irat (2,5,75,nem selejtezhet)

Az iratok selejtezst csak az azok tartalmi jelentsgt ismer szemly irnytsa mellett
lehet elvgezni az irattri tervben rgztett rzsi id elteltvel.