SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.

13 TAHUN 1984
Kepada:
Semua Ketua Setiausaha Kementerian,
Semua Ketua Jabatan Persekutuan,
Semua Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri,
Semua Ketua Badan Berkanun.

Tuan,

PERATURAN-PERATURAN BAGI MENGELUARKAN

SURAT NIAT (LETTER OF INTENT) DAN
SURAT SETUJUTERIMA (LETTER OF ACCEPTANCE)
SEBELUM MENANDATANGANI KONTRAK

1. TUJUAN
1.1 Tujuan Surat Pekeliling ini ialah untuk menyeragamkan bentuk Surat Niat (Letter of
Intent) dan Surat Setujuterima (Letter of Acceptance) bagi tender-tender yang diadakan
oleh Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun serta
peraturan-peraturan dalam mengeluarkan surat-surat tersebut.
2. LATARBELAKANG
2.1 Di masa-masa yang lepas adalah didapati Kementerian, Jabatan-jabatan dan Badanbadan Berkanun telah mengeluarkan Surat Setujuterima yang boleh mengikat tentu yang
perlu dirundingkan. Keadaan ini telah menyebabkan Kerajaan berada di peringkat yang
lemah di dalam rundingan-rundingan sebelum menandatangi kontrak. Kementerian
Kewangan telah mengkaji perkara ini dan untuk menjaga kepentingan Kerajaan, telah
memutuskan supaya peraturan-peraturan mengeluarkan Surat Niat dan Surat

Setujuterima seperti yang ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan ini

hendaklah diikuti oleh Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan Barkanun.
3. DEFINASI SURAT NIAT (LETTER OF INTENT) DAN SURAT SETUJUTERIMA
(LETTER OF ACCEPTANCE)
3.1 Surat Niat
Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada kontraktor dalam mana kandungannya
meliputi kenyataan untuk menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syaratsyarat dan keperluan-keperluan Kerajaan yang dikehendaki dipatuhi oleh kontraktor
melalui rundingan-rundingan. Surat Niat ini tidak mengikat Kerajaan kepada satu
perjanjian kontrak dan tidak juga memberi sebarang implikasi bahawa sesuatu kontrak
telah wujud.
3.2 Surat Setujuterima
Surat Setujuterima ialah satu surat yang megesahkan peneriman sesuatu tawaran
berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam Dokumen Tender,
Dokumen Kontrak yang telah dikeluarkan terdahulu, syarat-syarat yang telah dipersetujui
di dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundinganrundingan sebelumnya. Sehubungan dengan ini apa-apa syarat yang telah dipersetujui
sebelumnya adalah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan-persetujuan tersebut adalah
merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setujuterima ialah satu
dokumen perundangan yang sah adalah merupakan sebahagian daripada kontrak.
4. PERATURAN-PERATURAN BAGI MENGELUARKAN SURAT NIAT
DAN SURAT SETUJUTERIMA
4.1 Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun adalah
dikehendaki mengikuti peraturan-peraturan berikut dalam mengeluarkan Surat Niat
dan/atau Surat Setujuterima:4.1.1 Surat Niat
Jika Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun bercadang
menerima sesuatu tawaran tetapi dengan beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh
kontraktor terlebih dahulu, maka Surat Niat hendaklah dikeluarkan. Bagi maksud ini
Kamenterian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun hendaklah
menggunakan contoh Surat Niat seperti yang dilampirkan di Lampiran `A'. Apa-apa
pindaan bolehlah dibuat kepada perenggan 2 contoh Surat Niat di Lampiran `A'jika
difikirkan perlu tetapi perkara-perkara lain di dalam contoh Surat Niat ini hendaklah Niat
yang dikeluarkan.

Sebelum Surat Niat dikeluarkan, Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badanbadan Berkanun tidaklah boleh membuat apa-apa perhubungan dengan penender yang
boleh menjejaskan hasil penilaian ke atas sesuatu tawaran yang diterima.
4.1.2 Surat Setujuterima
Setelah semua rundingan-rundingan selesai dan persetujuan-persetujuan dicapai, satu
surat hendaklah dihantar kepada kontraktor meminta pengesahanan secara bertulis
terhadap hasil persetujuan-persetujuan yang telah dicapai itu. Setelah menerima tersebut
daripada kontraktor dan apabila didapati tidak ada lagi perkara-perkara yang perlu
dirundingkan Surat Setujuterima hendaklah dikeluarkan. Bagi maksud ini Kementeriankementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun hendaklah menggunakan Surat
Setujuterima seperti contoh di Lampiran `B'.
5. RUJUKAN KEPADA KEMENTERIAN KEWANGAN
5.1 Bagi tender-tender yang bernilai $15 juta keatas, deraf Surat Niat (Letter of Intent)
hendaklah dikemukakan kepada Kementerian ini untuk dipertimbangkan bersama-sama
dengan perakuan Kementerian/Jabatan/Badan-badan Berkanun bagi sesuatu tender itu.
Ini adalah perlu bagi mengelak daripada apa-apa kelewatan di dalam urusan tender.
5.2 Seterusnya sebelum Surat Setujuterima (Letter of Acceptance dikeluarkan kepada
penender yang berjaya, deraf Surat tersebut hendaklah juga dikemukakan kepada
Kementerian ini bagi persetujuan terlebih dahulu.
6. Untuk menentukan yang kontrak-kontrak dapat diadakan dengan ketepatan masa,
Kementerian-kementerian/Jabatan dan Badan Badan-badan Berkanun perlulah
merancang sesuatu tender itu dengan baik dengan mengambil perhatian masa tambahan
yang terlibat di bawah peraturan ini.
7. Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa dengan serta merta.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

(HELMI BIN MOHD. NOOR)
Bahagian Pengurusan Kontrak dan Bekalan,
b.p. Ketua Setiausaha,
Kementerian Kewangan Malaysia.

Lampiran `A'
SURAT NIAT
....................
....................
....................
Tuan,
Per: ............................................
............................................
Merujuk tender tuan untuk *Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut di atas, Kerajaan
Makysia ingin memberitahu tuan bahawa pada amnya terma-terma tender tuan khususnya
butiran yang berikut bolehlah diterima oleh Kerajaan. Butiran-butiran itu adalah seperti
berikut:
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
2. Namun demikian Kerajaan tidak dapat menerima tender tuan tanpa
perbincangan/rundingan yang lanjut dengan tuan berhubung dengan terma-terma lain
yang tertentu Kontrak yang dicadangkan itu, terutama sekali terma-terma berhubung
dengan perkara-perkara yang berikut:
*2.1 Kehendak-kehendak dagangan-balas;
*2.2 Pembiayaan Kontrak yang dicadangkan;
*2.3 Penyertaan orang-orang tempatan/Bumiputera;
*2.4 Pemindahan teknologi kepada/latihan orang tempatan;
*2.5 Terma-terma pembayaran;
*2.6 Kandungan tempatan - berhubung dengan misalnya bahan-bahan, pengembaraan,
pengangkutan, insurans dan lain-lain;
*2.7 ......................................................
3. Bagi tujuan perbincangan/rundingan, Kerajaan mencadangkan mengatur suatu siri
mesyuarat di antara wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan. Jika tuan bersetuju
membincang/merunding dengan Kerajaan persetujuan tuan adalah bahawa terma-terma
yang disebut dalam perenggan 1 di atas tetap tidak akan diubahkan, kecuali jika keduadua pihak bersetuju dengan pertukaran terma-terma itu semasa rundingan.

4. Sila nyatakan secara rasmi persetujuan tuan untuk berbincang *dalam tempoh
.................... hari daripada tarikh surat ini/tidak lewat daripada ....................Jika tuan
bersetuju, tarikh-tarikh mesyuarat akan dipastikan dengan kita saling bersetuju.
5 . Surat ini hanyalah suatu surat niat dan hendaklah tidak ditafsirkan dalam apa-apa cara
jua sebagai mengikat Kerajaan.
Yang benar,
...................
*Potong jika tidak berkenaan.

LAMPIRAN `A'
LETTER OF INTENT
............................
............................
............................
Dear Sir,
Re:....................................
....................................
With reference to your tender for the above mentioned *Works/Supply the Government
of Malaysia wishes to indicate to you that generally the terms of your tender especially
the following items are acceptable to the Government. The items are as follows:..............................................
..............................................
..............................................
..............................................
2. The Government however is unable to accept your tender without further
discussion/negotiation with you in relation to other specific terms of the proposed
Contract, in particular the terms relating to the following matters:2.1 Countertrade requirements;
2.2 Financing of the proposed Contract;
2.3 Local/Bumiputera participation;
2.4 Transfer of technology to/training of locals;
2.5 Terms of payment;
2.6 Local content - in respect of eg. materials, travel, transportation, insurance etc.;

2.7 ....................................................
3. For the purpose of discussion/negotiation, the Government propose to arrange a series
of meetings between the Government's representatives and yourselves. If you agree to
discuss/negotiate with the Government your agreement shall be on the basis that the
terms referred to in paragraph 1 above shall remain unchanged, unless both parties agree
to the changes in the terms during negotiation.
4. Please indicate officially your agreement to discuss/negotiate *within ..................days
from the date of this letter not later than ................... If you do agree, the dates of the
meeting will be determined upon mutual agreement.
5 . This is a mere letter of intent and shall not be construed to bind the Government in any
manner whatsoever.
Yours truly,
....................
*Delete if not applicable.

LAMPIRAN `B'
SURAT SETUJUTERIMA
................................
.................................
........................
.........................
.........................
.........................
Tuan,
Per :..........................
..........................
* 1. (A) Merujuk kepada tender tuan untuk *Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut di
atas, Kerajaan Malaysia dengan ini memberitahu tuan dengan sukacitanya bahawa
Kerajaan telah besetuju menerima tender tuan. * (B) Merujuk kepada tender tuan untuk

*Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut diatas dan rundingan yang telah di adakan antara
wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan pada........ di.................... dimana telahpun
dipersetujui oleh kedua-dua pihak bahawa terma-terma sebagaimana yang terkandung
dalam Lampiran bersama-sama ini dianggap sebagai menjadi sebahagian terma-terma
tender dan yang terma-terma tendernya hendaklah, setakat memasukkan terma-terma
yang terkandung dalam Lampiran itu, diubahsuaikan, Kerajaan Malaysia dengan ini
memberitahu tuan dengan sukacitanya bahawa Kerajaan Malaysia bersetuju menerima
tender tuan sebagaimana yang diubahsuaikan.
2. Dengan penerimaan tender tuan oleh Kerajaan tuan adalah dinasihatkan bahawa suatu
ikatan Kontrak terujud di antara Kerajaan dengan tuan. Suatu Kontrak rasmi akan
disempurnakan kemudiannya dengan memasukkan semua terma-terma tender
sebagaimana yang diubahsuaikan. Tuan akan diberitahu kelak oleh Kerajaan apabila
Dokumen-dokumen Kontrak adalah siap sedia untuk ditandatangani oleh tuan.
3. Tuan adalah diingatkan bahawa mengikut *Syarat-syarat Tender tuan adalah
dikehendaki membuat yang berikut:
*3.1 Mendepositkan suatu Bon Prestasi dalam bentuk gerenti bank yang tak boleh batal
dari sebuah bank yang ditubuhkan di Malaysia dengan amaun sebanyak
sebanyak............... yang merupakan lima (5) peratus Jumlah Wang Tender dalam tempoh
.......................................;
*3.2 Mendepositkan dengan Kerajaan, Pampasan Pekerja-pekerja dan Polisi-polisi
insurans dalam tempoh..................dan mengemukakan bagi tujuan pemeriksaan resit-resit
bagi premium-premium yang telah dibayar;
*3.3 ........................................................
Apa-apa kegagalan mematuhi kehendak-kehandak perenggan 3 ini dalam tempoh masa
yang dinyatakan, kecuali jika diabaikan dengan nyata oleh Kerajaan, akan menyebabkan
penerimaan ini terbatal dan selepas itu Kerajaan tidaklah dengan apa-apa cara juga
bertanggungjawab kepada tuan.
*4. Tarikh pemilikan tapak, sebagaimana yang disebut dalam Syarat-syarat Kontrak
adalah pada......................... tetapi tiada apa-apa kerja di bawah Kontrak ini boleh
dimulakan kecuali dan sehingga tuan telah mematuhi peruntukan perenggan 3 di atas.
5. Surat ini dihantar kepada tuan dalam *dua/tiga salinan. Sila pulangkan *surat asal/dan
salinan kedua setelah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurnanya di tempat yang
sesuai kepada pejabat ini dan satu salinan untuk simpanan tuan.
Yang benar,
.....................

Yang bertandatangan di bawah ini dengan mengakui peneriman surat tersebut di atas,
salinan yang mana telahpun disimpan dan mengesahkan bahawa *tiada apa-apa terma,
syarat atau stipulasi tambahan kepada yang terkandung dalam Jadual Dokumen-dokumen
Tender telah dikenakan dengan keluaran surat tersebut/kandungan perenggan 1(B) di atas
adalah merupakan keseluruhan tender yang bertandatangan di bawah ini.
..................... ......................
(Kontraktor) (Saksi)
Alamat: ................. Alamat: ..................
................. ..................
................. ..................
Tarikh ................. Tarikh: ...................
*Potong/ubahsuai/tambah di mana perlu.

LAMPIRAN `B'
LETTER OF ACCEPTANCE
..........................
..........................
........................
........................
........................
........................
Dear Sir,
Re: ....................................
.....................................
*1. (A) With reference to your tender for the above mentioned *Works/Supply, the
Government of Malaysia hereby is pleased to inform you that the Government has agreed
to accept your tender, 1. (B) With reference to your tender for the above mentioned
*Works/Supply and negotiations held between the Government's representatives and
yourselves on the..................... at......................... whereby it was agreed by both that the
terms as contained in the Annexure hereto be deemed to be part of the terms of tender
and which terms of tender shall, to the extent of incorporating the terms as contained in
the Annexure, be modified, the Government of Malaysia hereby, is pleased to inform you
that the Government has agreed to accept your tender as modified.
2. With the Government's acceptance of your tender you are advised that there is now a
binding Contract between the Goverment and yourselves. A formal Contract will

subsequently be executed incorporating all the terms of tender as modified. You will be
notified by the Government when the Contract Documents are ready for your signature.
3. Please be reminded that in accordance with the *Conditions of Tendering you are
required to do the following:*3.1 To deposit a Performance Bond in the form of an irrevocable bank guarantee from a
bank established in Malaysia in the amount of ...................being five (5) per cent of the
Tender Sum within ...........................
*3.2 To deposit with the Government, the Workmen's Compensation and Insurance
Policies within................ and to produce for inspection to receipts for the premiums paid;
*3.3 ...........................................................
Any failure to comply with the requirements of this paragraph 3 within the stipulated
time, unless expressly waived by the Government, will render this acceptance revoked
and thenceforth the Government shall not be liable to you in any way whatsoever.
*4. The date for possession of site, as referred to in the Conditions of Contract shall
be.......................... but no work under this Contract shall commence unless and until you
have complied with the provisions of paragraph 3 above.
5. This letter is sent to you in *duplicate/triplicate. Please return *original/and second
copies duly signed and witnessed where indicated to this office and retain the copy.
Yours truly,
.........................
The undersigned hereby acknowledges receipt of the above letter, copy of which has been
retained and confirms that *no terms, conditions or stipulations additional to those
contained in the Tender Table Documents have been imposed by the issue of the said
letter/the contents of paragraph 1(B) above constitutes the totality of the undersigned's
tender.
........................... ...........................
(Contractor) (Witness)
Address: ......................... Address: ....................
......................... ....................
......................... ....................
Date : ......................... Date : ....................
*Delete/modify/add wherever necessary.