BAB 10

PENYEDIAAN LAPORAN

OBJEKTIF BAB
Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:
1. Menjelaskan konsep laporan.
2. Mengaplikasikan penyediaan laporan.
3. Menggunakan laporan mengikut kehendak majikan.
4. Menyediakan kajian kemungkinan dan perancangan perniagaan.

10.1

PENGENALAN

Jika anda amati, terdapat berbagai-bagai jenis laporan. Terdapat laporan

syarikat, laporan ilmiah, laporan mesyuarat dan sebagainya. Ini kerana
dalam perkembangan melalui zaman dan melalui kepelbagaian perubahan
masyarakat penggunanya, bahasa Melayu juga menagalami perubahan
dari segi fungsinya dan nilai sosioekonominya.
Sebelum ini kita jarang mendengar tentang bahasa laporan akhbar,
bahasa laporan syarikat dan bahasa laporan mesyuarat tetapi dengan
bertambahnya fungsi bahasa Melayu sebagai bahasa pentadbiran dan
perniagaan, maka bahasa kita berhadapan dengan beban bidang yang
baharu. Maka, timbullah laras dan gaya bahasa yang khusus iaitu laras
bahasa laporan.
Ellis & Hopkins (1985) memberi definisi laporan sebagai sebuah
dokumen untuk menyampaikan maklumat yang khusus kepada pembaca
yang khusus. Maklumat tersebut harus disampaikan secara sistematik
dan objektif dengan menitikberatkan ketepatan dan kepadatannya.
Laporan-laporan ini boleh disampaikan kepada seorang individu, sebuah
jawatankuasa ataupun sebuah organisasi.
Terdapat lima perkara yang harus anda fikirkan ketika menyediakan apa
sahaja jenis laporan iaitu persediaan, pengumpulan bahan, penyusunan
bahan, penulisan dan penyemakan semula.

171

10.2

KATEGORI LAPORAN

Laporan boleh dikategorikan berdasarkan tujuan penulisan seperti

berikut:
1.

Makluman

Penulis ini cuba mengemukakan fakta-fakta, aktiviti-aktiviti, masalahmasalah, cadangan-cadangan dan lain-lain lagi. Ia termasuk laporan
syarikat, laporan kajian dan laporan masalah.
2.

Pemujukan

Penulis cuba mendapatkan persetujuan atau pengesahan daripada

pembaca. Kadang-kadang penulis mengemukakan tindakan-tindakan
yang perlu dipertimbangkan oleh pembaca.
3.

Penerangan

Penulis cuba menjawab soalan-soalan yang dikemukakan atau memberi

rumusan dan dapatan yang diperolehi daripada kajian.
4.

Sejarah

Penulis akan mencatatkan peristiwa-peristiwa. Contohnya, peristiwaperistiwa sebelum kemerdekaan hingga sesebuah negara bebas daripada
belenggu penjajahan. Keempat-empat kategori tersebut boleh
disampaikan dalam bentuk formal dan tidak formal. Laporan formal
adalah panjang, terperinci dan biasanya memerlukan masa serta tenaga
untuk menghasilkannya.
10.3

LAPORAN KAJIAN

Penyediaan pengenalan bertujuan untuk menerangkan latar belakang

yang ringkas tentang matlamat kepada pembaca. Tugas penulis adalah
memilih maklumat-maklumat tertentu supaya dapat membantu pembaca
memahami dan menghargai maslaah yang dikemukakan. Maklumat yang
ditulis dalam bahagian pengenalan ini sudah pasti merangkumi pelbagai
bidang mengikut keperluan dan kesesuaian pada masa itu berdasarkan
bentuk laporan yang tulis.
Antara perkara yang boleh dipertimbangkan ialah

172

1.

Tugas menyediakan laporan

Dalam bahagian awal pengenalan, anda boleh memasukkan beberapa

fakta tentang arahan menyediakan laporan. Bahagian ini sebenarnya
boleh digugurkan tetapi jika anda memilih untuk menggunakan bahagian
ini, anda perlu mengemukakan butir-butir berikut:

2.

bila arahan diterima

siapa yang memberi arahan
siapa menulis laporan
bila laporan dihantar

Tujuan

Bahagian ini paling penting dalam laporan ialah penulisan tentang tujuan
penyelidikan anda. Penekanan penulisan di sini, sebenarnya berkaitan
dengan nilai yang ingin dicapai dengan menyelesaikan masalah. Tujuan
penyelidikan yang dikemukakan di sini mungkin untuk jangka masa yang
panjang atau jangka masa pendek atau gabungan antara kedua-duanya.
Anda juga dinasihatkan untuk menyatakan tujuan sampingan
penyelidikan dalam bahagian ini. Sebagai contoh, sekiranya satu masalah
utama dapat diselesaikan, nilai-nilai sampingan mungkin dapat dikenal
pasti. Dengan mengemukakan nilai-nilai ini dalam penulisan, anda dapat
meyakinkan pembaca perihal kepentingan laporan anda.
3.

Skop

Bahagian ini juga penting dalam penulisan laporan anda. Sekiranya anda
tidak dapat memasukkan bahagian ini dalam bahagian pengenalan, anda
memerlukan bahagian khas untuk memberikan penerangan yang lebih
jelas tentang maklumat yang ingin anda sampaikan.
Skop bererti sempadan atau ruang lingkup masalah yang akan anda
selesaikan. Anda perlu memberi penerangan yang jelas dan tepat kepada
pembaca anda tentang ruang sebenar kajian yang anda jalankan untuk
menyelesaikan masalah.
4.

Batasan

Batasan meliputi hal-hal yang mengganggu kajian atau menghadkan hasil

yang diperolehi. Kekurangan wang, masa yang terhad, gangguan keadaan
seperti cuaca, kurang mendapat kerjasama dan lain-lain lagi merupakan
batasan-batasan yang perlu anda catatkan dengan sewajarnya.
173

5.

Latar Belakang Sejarah

Sekiranya latar belakang sejarah kepada masalah yang dikemukakan

dirasakan penting, anda harus memasukkan unsur ini dalam penulisan
anda. Ini mungkin dapat membantu pembaca memahami asal-usul
masalah dan mengetahui langkah-langkah yang telah dilaksanakan untuk
menyelesaikan masalah ini. Kajian-kajian lampau juga perlu anda
muatkan dalam bahagian ini.
6.

Sumber dan Kaedah Mengumpul Data

Anda harus menerangkan kepada pembaca kaedah yang anda gunakan

untuk mengumpul data. Contohnya, anda menerangkan sama ada anda
mengunakan kaedah penyelidikan di Perpustakaan eksperimen atau soal
selidik.
Andaikan anda mentadbir soal selidik, anda harus menjelaskan siapakah
yang menjadi sampel atau kumpulan yang anda selidiki, bagaimana anda
membentuk soal selidik, kaedah anda menghantar atau mentadbir soal
selidik, kaedah menemu duga dan teknik-teknik yang digunakan untuk
memastikan kaedah yang anda gunakan itu betul.
7.

Definisi

Laporan selalunya ditulis untuk pembaca yang khusus. Biasanya

pengetahuan pembaca ini dengan pengetahuan penulis boleh diandaikan
sebagai setaraf. Walau bagaimanapun, untuk mengelak kekeliruan,
beberapa definisi perlu disertakan juga berdasarkan laporan yang
dikemukakan.
10.3.1 Bahagian Laporan Sebenar Laporan Ilmiah
Bahagian ini begitu penting dalam laporan atau dalam penulisan ilmiah.
Buku-buku ilmiah sering diakhiri dengan lampiran dan rujukan.
10.3.2 Lampiran Laporan Ilmiah
Lampiran merupakan maklumat tambahan untuk menyokong laporan,
tetapi tidak sesuai dimasukkan ke dalam bahagian laporan. Ini termasuk
soal-selidik, kertas kerja, rujukan tambahan dan laporan-laporan lain yang
berkaitan. Bagaimanapun, graf dan jadual yang menyokong laporan tidak
boleh dimasukkan ke dalam lampiran.

174

10.4

RUJUKAN

Jika penulisan sesuatu laporan banyak merujuk buku atau bahan-bahan

berkala dan akhbar perlulah disenaraikan rujukan pada bahagian sesudah
lampiran.
Terdapat beberapa sistem yang boleh digunakan untuk membantu anda
dalam menulis manuskrip dan rujukan. Antaranya ialah sistem American
Psychological Association (APA), Modern Language Assosiation (MLA)
dan Modern Humanity Research Association (MHRA). Apa yang
penting, anda mestilah memilih satu sistem dalam penggunaan anda dan
tidak mencampuradukkannya.
Contoh Laporan Kajian
SATU UJIAN PENCAPAIAN PEMAHAMAN MEMBACA DALAM
BAHASA MELAYU BAGI MURID THAI TAHUN ENAM
Oleh
AHMAD ZAID BIN HAJI SIDEK
Satu Disertasi Yang Dikemukakan Kepada Universiti Malaya Sebagai
Memenuhi Sebahagian Daripada Keperluan
Untuk
Ijazah sarjana Pendidikan
Fakulti Pendidikan
Universiti Malaya
Julai 1999
10.5

LAPORAN SYARIKAT

Pada asasnya, laporan syarikat ialah laporan tahunan sesebuah syarikat

yang melaporkan semua aktiviti syarikat dalam tempoh satu tahun seperti
laporan kewangan, pemegang syer, senarai harta syarikat dan sebagainya.
Dalam gaya pengurusan moden hari ini, memerlukan laporan khusus
bagi satu-satu jangka masa tertentu bagi merakamkan perjalanan
sesebuah syarikat. Jangka masa itu biasanya satu tahun.
Laporan tahunan bagi sesebuah jabatan memperlihatkan kepelbagaian
bidang kewangan, pembangunan, kemasyarakatan, kejuruteraan dan
sebagainya. Dalam bahagian kewangan, kosa kata khusus adalah
berkenaan dengan ekonomi dan kewangan.
Bagi semua laporan tahunan, gaya bahasanya dikatakan bersifat huraian
dan penjelasan. Huraian ini bersifat kronologi iaitu menurut tarikh
175

sesuatu itu berlaku. Kandungan laporan sesebuah syarikat biasanya

mempunyai persamaan namun terdapat juga kadang-kadang beberapa
perbezaan kecil.
Contoh Kandungan Laporan Tahunan Syarikat
The Ayer Molek Rubber Company Berhad 1998
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Misi Syarikat
Notis Mesyuarat Agung Tahunan
Jawatankuada Audit
Struktur korporat
Maklumat korporat
Lembaga pengarah
Ucapan pengerusi
Laporan kewangan
Analisis pemegang syer
Senarai harta
Borang proksi

176