BAB 11

PENGURUSAN MESYUARAT

OBJEKTIF BAB
Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:
1.
Menyenaraikan kepentingan mesyuarat.
2.
Menjelaskan tentang jenis-jenis mesyuarat.
3.
Memberi keterangan mengenai tiga tahap proses mesyuarat.
4.
Menyediakan minit mesyuarat berdasarkan format yang diberi.
5.
Menyenaraikan ciri-ciri mesyuarat yang berkesan.

11.1

PENGENALAN

Sebagai seorang pelajar pendidikan jarak jauh, sudah pasti anda telah
mempunyai pengalaman mempengerusikan mesyuarat atau menghadiri
mesyuarat sama ada di sekolah atau pun di tempat anda bekerja. Anda
juga tentu telah mempunyai persepsi sendiri tentang mesyuarat
berdasarkan pengalaman-pengalaman anda yang lalu. Dalam pelajaran ini
akan dibicarakan tentang pengurusan mesyuarat supaya anda lebih peka
terhadap pengurusan mesyuarat dari aspek bahasa, tindakan sebelum,
semasa dan sesudah mesyuarat.
Untuk mengendalikan mesyuarat yang berkesan, anda juga perlu
mengaplikasikan pengetahuan anda yang telah dipelajari dalam pelajaranpelajaran yang berkaitan dengan Komunikasi dalam Organisasi,
Komunikasi Pengurusan Berkesan, Pengucapan Awam, Variasi
Komunikasi dan Laras Bahasa. Gabungan antara pengetahuan dalam
bidang pengurusan dan kemahiran berbahasa dapat membantu anda
dalam memberi sumbangan terhadap organisasi anda.
11.2

KEPENTINGAN MESYUARAT

Seorang pakar dalam bidang latihan dan pengurusan, RAE (1994) telah
menyenaraikan 12 kepentingan mesyuarat. Cuba anda teliti kepentingankepentingan tersebut dan kaitkan dengan pengalaman pengurusan
mesyuarat anda.

177

11.2.1 Menjimatkan Masa

Anda akan dapat menjimatkan masa kerana anda hanya perlu memanggil
beberapa orang ahli untuk berbincang dan membuat keputusan. Memang
betul ada masannya anda perlu memanggil semua ahli untuk menghadiri
mesyuarat. Yang penting ialah anda tidak perlu menemui ahli demi ahli
untuk mendapatkan pandangan mereka. Sekiranya ahli-ahli tersebut
mempunyai pandangan yang berbeza, anda tidak dapat mencapai kata
putus dalam masa yang singkat. Sekiranya anda menghantar surat kepada
setiap ahli kemungkinan besar anda kerugian masa kerana terpaksa
menunggu jawapan daripada ahli.
11.2.2 Peluang untuk Mendengar Pelbagai Pandangan
Mesyuarat merupakan wadah untuk menyatakan pandangan. Seperti kata
pepatah lain padang lain belalangnya, sudah tentu orang yang berlainan
mempunyai pandangan yang berlainan tentang perkara yang berlainan.
Oleh itu, anda berpeluang untuk mendengar pelbagai pandangan ahli,
berbincang bersama-sama mereka dan seterusnya mengambil keputusan.
11.2.3 Menggalakkan Komunikasi
Dalam mesyuarat yang berkesan setiap ahli akan berkomunikasi untuk
menyampaikan pandangan. Cuba anda bayangkan empat buah organisasi
berganding bahu untuk mengadakan satu persidangan antarabangsa.
Dalam situasi ini wakil daripada keempat-empat organisasi tersebut akan
menghadiri mesyuarat untuk memastikan wujudnya kordinasi dalam
menjalankan peranan masing-masing. Sekiranya tidak ada kordinasi
kemungkinan berlaku kerja-kerja yang bertindan atau pun ada
tanggungjawab yang tidak dilaksanakan kerana masing-masing membuat
andaian bahawa tanggungjawab tersebut dijalankan oleh pihak yang satu
lagi. Hubungan dan kerjasama akan wujud sekiranya wakil-wakil tersebut
menghadiri mesyuarat kerana mereka bertindak sebagai satu pasukan.
11.2.4 Berkongsi Pendapat
Setiap ahli yang terlibat berpeluang menyatakan pendapat berkenaan
subjek yang diperkatakan. Selain daripada itu setiap ahli juga boleh
mendengar pandangan daripada ahli lain. Dengan cara ini masalah
prasangka atau berat sebelah dapat diatasi.
11.2.5 Menilai Sokongan
Dalam mesyuarat cadangan dan pandangan akan dinilai bersama. Semasa
berbincang setiap ahli dapat menilai sejauh mana satu-satu cadangan itu
178

disokong. Seandainya subjek yang dikemukakan begitu rumit, ahli juga

dapat menentukan sejauh mana subjek tersebut perlu dihalusi.
11.2.6 Ketelitian Penerangan atau Justifikasi
Tahukah anda bahawa dengan mengadakan mesyuarat ahli lebih prihatin
dan berusaha memberi penerangan atau justifikasi terhadap pandangan
mereka? Ketelitian inilah merupakan satu aspek yang baik kerana ahli
tidak bercakap kosong sahaja tanpa fakta. Setiap ahli apabila memberi
cadangan sudah pasti telah menjalankan kajian terhadap cadangan yang
dikemukakan atau pun berdasarkan pengalaman semasa melaksanakan
satu-satu tugas. Sering juga penerangan dan justifikasi ini disampaikan
dalam bentuk kertas kerja.
11.2.7 Perkongsian Pintar
Satu lagi kepentingan mesyuarat ialah membolehkan perkongsian pintar
dari segi pengetahuan, kemahiran dan sumber manusia dalam sesebuah
organisasi atau organisasi yang berlainan. Cuba anda renung sebentar
tentang objektif penubuhan sesebuah muzium. Seterusnya cuba fikirkan
tentang objektif penubuhan sesebuah universiti. Tentunya kedua-dua
organisasi ini berbeza pada dasarnya. Pernah pada tahun 1999-2000
Kementerian Kebudayaan, Kesenian dan Pelancongan melantik
Universiti Utara Malaysia (UUM) untuk membuat penyelidikan
berhubung dengan muzium, galeri dan arkib dalam industri pemuziuman.
Pihak UUM diminta untuk menilai peranan, fungsi dan keberkesanan
pengurusan muzium, galeri dan arked. Apabila mesyuarat diadakan antara
kedua-dua belah pihak, berlaku perkongsian pintar antara wakil-wakil
yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang berlainan dalam
usaha untuk memperbaiki sistem dan struktur pengurusan sektor-sektor
dalam industri pemuziuman.
11.2.8 Pembahagian Tugas
Kita banyak belajar dari alam sekitar. Dalam penulisan David
Attenborough (1981), seorang pengkaji haiwan dan tumbuhan yang
terkemuka, diterangkan bahawa satu koloni anai-anai mempunyai
anggota yang mempunyai tugas yang khusus. Berjuta-juta pekerja anaianai yang buta mencari makanan untuk permaisuri dan mengangkut
telur-telur permaisuri. Permaisuri, yang ditemani oleh seekor raja anaianai, hanya bertugas untuk bertelur. Askar anai-anai yang bertaring besar
pula mengawal pintu-pintu masuk dan dinding busut. Askar anai-anai
juga diberi makan oleh pekerja anai-anai. Anai-anai akan terus hidup
selagi setiap anggota koloni menjalankan tugas masing-masing.

179

Dalam mesyuarat juga pembahagian tugas merupakan perkara asas yang

sangat penting. Setiap ahli bertanggungjawab untuk menjalankan tugas
yang diamanahkan. Pembahagian tugas yang sesuai, adil, dan jelas dapat
dilakukan dalam mesyuarat secara rasmi. Tugas ini pula diterima secara
rasmi dan dicatat dalam minit mesyuarat. Sekiranya ahli tidak
menjalankan tugas?
Rajah 11.1
Contoh Memo
MEMO
Kepada
Daripada
s.k.
Tarikh
Perkara

:
:
:
:
:

En. Wira Bin Sago

Pengarah Jabatan Sumber Manusia
Unit Latihan
1 September 2001
Kursus dalam Perkhidmatan

Tuan diminta untuk menghadiri Kursus Pelaksanaan Tugas Selepas

Mesyuarat di Anai-Anai Holding Sdn. Bhd. Sila hubungi pegawai yang
bertugas dengan segera di http:www.kursuscekapanai-anai@groundmail.
com.my
Sekian, harap maklum.
11.2.9 Hubungan Kerja
Dalam organisasi yang besar sering kali kaki tangan tidak mengenali
antara satu sama lain. Melalui mesyuarat ahli bukan saha dapat
mewujudkan hubungan kerja di kalangan pekerja dari bahagian-bahagian
lain dalam syarikat atau organisasi yang berlainan malah merapatkan
silaturrahim.
11.2.10

Merangsang Pemikiran

Ada pelbagai cara untuk merangsang pemikiran antaranya sumbang

saran, peta minda dan dialog imaginasi. Apabila anda mendapat satu idea,
idea tersebut akan terus berkembang dari satu perspektif ke satu
perspektif yang lain. Begitu juga dalam mesyuarat apabila seorang ahli
mendengar contoh-contoh yang diberikan oleh orang lain dia juga akan
terus berfikir untuk menghasilkan contoh yang lebih baik. Justeru,
mesyuarat merangsangkan proses pemikiran ahli yang terlibat melalui
contoh atau idea yang diberikan oleh orang lain.
11.2.11

Keseragaman Sikap dan Tindakan

Satu lagi perkara yang harus difikirkan lalah setiap organisasi mempunyai
wawasan dan misi yang tersendiri. Setiap projek yang dijalankan juga
180

mempunyai objektif yang tertentu. Memandangkan setiap ahli yang

datang bekerja dalam sesebuah organisasi akan membawa bersama
pemikiran, perasaan, sikap, budaya dan personaliti mereka sudah tentu
wujud perbezaan-perbezaan antara ahli. Mesyuarat yang berkesan dapat
membentuk sikap dan tindakan yang seragam untuk mencapai objektif
yang ditetapkan.
11.2.12

Keyakinan Diri dan Kretiviti

Dalam komunikasi kumpulan kecil atau besar didapati latihan atau

peluang untuk terlibat secara aktif akan membuat seseorang itu membina
keyakinan diri. Begitu juga dalam mesyuarat sekiranya ahli atau pengerusi
sudah mempunyai pengalaman sudah pasti mereka mempunyai
keyakinan diri yang tinggi. Mesyuarat merupakan satu pasukan dan
apabila bertindak sebagai pasukan setiap ahli mempunyai keyakinan diri
dan ini membantu dari segi kretivitinya. Dalam suasana berinteraksi
seseorang ahli akan mendapat galakan untuk memberi idea sebagai
contoh waktu ahli lain mengemukakan idea yang kurang bernas.
SOALAN DALAM TEKS 11.1

Kajian kes
Universiti Utara Malaysia, Dewan Bahasa dan Pustaka,
Institut
Terjemahan
Negara,
dan
Persatuan
Penterjemahan Malaysia telah mengadakan Persidangan
Penterjemahan Antarabangsa Ke-8 pada 3-5 September
2001, di Pulau Langkawi.
Sebelum persidangan dijalankan, wakil-wakil daripada
keempat-empat organisasi ini telah bermesyuarat pada
peringkat Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa
Pelaksana. Jawatankuasa pelaksana terdiri daripada
Jawatankuasa Urus Setia/Bilik Sekretariat; Jawatankuasa
Kertas Kerja dan Prosiding; Jawatankuasa Jemputan
Kertas Kerja; Jawatankuasa Percetakan; Jawatankuasa
Kewangan dan Tajaan; Jawatankuasa Pendaftaran,
Penginapan dan Jamuan; Jawatankuasa Buku Program;
Jawatankuasa Pembentang Jemputan Ucap Utama;
Jawatankuasa Pelaporan, Perumusan, Penterjemahan dan
Interpretasi; Jawatankuasa Publisiti, Jemputan dan
Protokol; Jawatankuasa Perasmian dan Penutup;
Jawatankuasa Cenderamata; Jawatankuasa Logistik dan
181

Kemudahan/Perubatan.
Anda dikehendaki membincangkan kepentingan
mesyuarat-mesyuarat tersebut dari aspek masa,
perkongsian pintar, dan menggalakkan komunikasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

11.3

JENIS-JENIS MESYUARAT

Terdapat beberapa jenis mesyuarat. Untuk mengetahui jenis mesyuarat

yang akan anda kendalikan, anda perlu lihat kepada objektif yang
ditentukan.
11.3.1 Mesyuarat untuk Menyampaikan Maklumat
Mesyuarat jenis ini sebenarnya tidak melambang erti mesyuarat. Walau
bagaimanapun, mesyuarat seperti ini tetap wujud sekiranya pengurus atau
pengerusi hanya dikehendaki memberi maklumat. Keberkesan mesyuarat
jenis ini dapat dilihat dari segi menentukan maklumat yang disampaikan
itu didengar, difahami atau ditolak. Seterusnya mesyuarat ini harus diikuti
oleh mencari maklumat untuk mengenal pasti tahap penerimaan ahli.
11.3.2 Mesyuarat untuk Mencari Maklumat
Mesyuarat jenis ini pula ialah untuk menentukan pandangan sekumpulan
orang berkenaan satu subjek yang telah dimaklumkan secara bertulis atau
secara mesyuarat menyampaikan maklumat. Pada permulaan mesyuarat
terdapat unsur menyampaikan maklumat untuk meastikan setiap ahli
tahu subjek yang diperkatakan. Pengerusi yang berkesan akan diam.
Peranan yang lain memberi peluang kepada setiap ahli, menjawab
kemuskilan dan pengerusi maklum balas yang diterima.
11.3.3 Mesyuarat Perundingan atau Umum
Mesyuarat ini menggabungkan mesyuarat menyampaikan maklumat
dengan mesyuarat mencari maklumat. Pengerusi atau ahli
membentangkan cadanagan untuk dipertimbangkan oleh semua ahli. Ini
diikuti dengan perbincangan dan secara umum persetujuan dibuat atau
tidak dipersetujui. Pengerusi dengan maklum balas yang ada
akanmempertimbangkan pandangan-pandangan yang diberi dan
kemungkianan membuat keputusan.
182

11.3.4 Mesyuarat Penyelesaian Masalah dan Membuat Keputusan

Mesyuarat ini seperti mesyuarat perundingan (consultative) hanya bezanaya
apabila cadangan dibuat dan pandanagan lain dipertimbangkan,
mesyuarat ini ada autoriti dan tanggungjawab untuk buat keputusan.
Objektif mesyuarat boleh jadi dalm bentuk satu, satu perkara pelbagai
aspek atau bebrapa tajuk dari pelbagai aspek.
11.3.5 Mesyuarat Sumbang Saran
Sebelum, semasa atau selepas mesyuarat untuk membuat keputusan,
mesyuarat sumbang saran boleh dijalankan. Tujuan utama ialah untuk
menjana sebanyak mungkin idea, pandangan atau penyelesaian terhadap
sesuatu masalah. Hasil daripada mesyuarat sumbang saran ini akan
dikemukakan kepada pegawai yang akan mengambil keputusan atau pun
kepada ahli mesyuarat ntuk memilih idea yang terbaik untuk
menyelesaikan masalah.
11.3.6 Mesyuarat Taklimat Pasukan
Mesyuarat ini pula menggabungkan memberimaklumat, mencari
maklumat dan bentuk diskusi umum. Walaupun sebagai sebuah
mesyuarat terdapat objektif yang khusus dan kerana sebagai proses
pasukan alasan untuk kemunikasi dan pembangunan pasukan untuk
mengadakan mesyuarat ini.
Dalam mesyuarat taklimat paksukan, arahan yang diterima dari pihak
atasan dan bahan yang berkaitan akan disampaikan dan dibincangkan.
Peluang wujud untuk tanya soalan atau cadangan berkenaaan operasi
pasukan. Penekanan adalah terhadap pasukan dalam keadaan pasukan.
Ketua taklimat pasukan selalunya ketua pasukan, penyelia atau pengurus
yang mempunyai hubungan yang direct dengan pasukan.
SOALAN DALAM TEKS 11.2

1. Anda telah membaca tentang jenis-jenis mesyuarat.

Sekarang cuba ringkaskan huraian bagi setiap jenis
mesyuarat tersebut.
Semak jawapan anda di akhir bab ini.

183

11.4

TIGA PERINGKAT PROSES MESYUARAT

Secara umumnya terdapat tiga peringkat proses mesyuarat iaitu;

persediaan, pelaksanaan dan tindakan pasca mesyuarat. Sebagai bakal
pengurus, anda harus sedar bahawa ketiga-tiga peringkat ini sama
pentingnya. Cuba anda fikirkan kalau persediaan untuk mesyuarat tidak
dilaksanakan dengan baik sudah tentu akan menjejaskan mesyuarat.
Manakala bagi perjalanan mesyuarat yang baik tetapi tidak ada tindakan
selepas mesyuarat yang berkesan bererti anda akan kerugian dari segi
masa, tenaga dan wang kerana menjalankan mesyuarat yang tidak
mendatangkan hasil.
11.4.1 Persediaan
Dari aspek persediaan dua perkara yang perlu diberi perhatian, iaitu
orang, persekitaran dan kos. Anda perlu memikirkan soalan-soalan
berikut:
Siapa patut hadir?
Berapa lama ahli perlu hadir? (tentukan waktu mesyuarat bermula dan
berakhir)
Seterusnya lokasi mesyuarat memainkan peranan yang penting dalam
memastikan keberkesanan mesyuarat. Memang tidak dapat dinafikan
bahawa ada masanya anda tidak mempunyai pilihan dalam menentukan
tempat mesyuarat. Walau bagaimanapun anda harus memberi perhatian
kepada faktor-faktor yang boleh menghalang keberkesanan mesyuarat.
Faktor-faktor yang dimaksudkan ialah
Bilik mesyuarat terlalu besar atau kecil
Bilik terlalu sejuk atau panas
Kegagalan memaklumkan pihak keselamatan berkenaan
ahli dari luar
Kebersihan
Kemudahan
Anda harus ingat bahawa keperluan mesyuarat berbeza antara satu jenis
mesyuarat dengan jenis yang lain. Oleh itu pastikan anda mempunyai
senarai semak yang lengkap dan yang telah dikemaskinikan.
11.4.2 Kos Mesyuarat
Sebagai seorang pengurus anda harus sedar bahawa setiap perkara akan
membabitkan kos. Berikut dikemukakan satu panduan anggaran kos
mesyuarat:
184

Kos mesyuarat untuk satu jam

Kadar seorang ahli RM100.00 sejam x 10 ahli = RM1000.00
sejam.
Kos opportuniti iaitu bayaran yang diterima untuk perkhidmatan
atau produk yang dihasilkan sekiranya mereka tidak menghadiri
mesyuarat = RM500
(anggaran separuh daripada gaji yang patut diterima RM 50
sejam x 10 ahli = RM500)
Kos di atas tidak termasuk kos-kos
- menyewa bilik mesyuarat (sekiranya berkaitan)
- elektrik
- minuman
- kos masa persediaan untuk pengerusi dan ahli
(kos sebenar dan kos oportuniti)
- kos perjalanan
Anda harus ingat bahawa mesyuarat yang gagal pada hakikatnya
melibatkan kos sebenar dan kos oportuniti di samping melibatkan masa
dan tenaga. Perancangan yang teliti dapat membantu mengatasi masalah
ini.
11.5

PELAKSANAAN MESYUARAT

Pelaksanaan mesyuarat yang baik akan menentukan keberkesanan

mesyuarat. Anda harus tahu bagaimana harus mempengerusikan
mesyuarat secara berkesan.
Pertama anda tumpukan kepada objektif utama mesyuarat adakah untuk
memberi makluman, untuk diambil tindakan atau untuk mendapatkan
kelulusan.
Kedua anda harus tahu siapa dan kenapa seseorang itu dijemput
menghadiri mesyuarat.
Ketiga anda harus pantas, tegas tetapi tidak gopoh.
Keempat anda harus memberi kesempatan kepada semua ahli yang hadir
untuk bercakap dan pada masa yang sama tahu bila perlu
memberhentikan mereka daripada bercakap.
Kelima anda perlu tamatkan mesyuarat tepat pada masanya dengan
resolusi yang telah dipersetujui.
Keenam anda harus buat susulan dengan segera terhadap resolusi yang
telah dipersetujui.
11.6

PASCA MESYUARAT

Tindakan selepas mesyuarat adalah untuk melaksanakan apa yang

dipersetujui semasa mesyuarat. Terdapat dua cara untuk mengingatkan
185

ahli tentang tanggungjawab mereka iaitu, nota tindakan dan minit

mesyuarat.
11.6.1 Minit Mesyuarat
Cuba anda baca penerangan berkenaan minit mesyuarat berikut:
Minutes of a meeting are the record of what occurred during the meeting,
who was involved and how, what was decided and the steps leading to that
decision. Within this framework there can be considerable variation
depending on the culture of the organization, the requirements and
preferences of the mmbers and the organizations which they represent, and
in some cases legal and procedural requirements.
(Rae, 1994)

Jelaslah bahawa minit mesyuarat merekodkan apa-apa yang berlaku

dalam mesyuarat: Siapa yang terlibat, bagaimana penglibatannya, apa
yang telah dicadangkan dan akhir sekali apa yang dicadangkan.
Seterusnya siapa yang akan melaksanakan keputusan-keputusan yang
diputuskan.
Setiap organisasi mempunyai stail minit mesyuarat yang tertentu
bergantung kepada keperluan dan budaya organisasi tersebut.
11.7

FORMAT MINIT MESYUARAT

Format minit mesyuarat perlu mengikut agenda mesyuarat. Format yang

kemas dan teratur dapat membantu ahli membaca minit dan seterusnya
mengambil tindakan. Pada lazimnya kandungan minit mesyuarat
mengandungi:
1.

Nombor Rujukan:

JKKPJJ/10 Anda boleh menggunakan nombor rujukan ini yang

menunjukkan Jawatankuasa Kurikulum Pendidikan Jarak Jauh telah
bermesyuarat sebanyak 10 kali. Nombor rujukan ini lebih mementingkan
urutan mesyuarat secara keseluruhan.
JKKPJJ/1/2001- Anda juga boleh menerima pakai nombor rujukan ini
yang menunjukkan Jawatankuasa Kurikulum Pendidikan Jarak Jauh telah
mengadakan mesyuarat ke-10 tetapi mesyuarat ini adalah yang pertama
pada tahun 2001. Nombor rujukan ini lebih mementing urutan
mesyuarat dalam satu tahun.

186

2.

Tajuk:

MINIT
MESYUARAT
KESEPULUH
JAWATANKUASA
KURIKULUM PENDIDIKAN JARAK JAUH pada jam 9.00 pagi, 15
Januari 2001 di Bilik Mesyuarat Budiman, Universiti Utara Malaysia.
3.

Kehadiran:

Nama-nama ahli yang hadir perlu dicatatkan dengan penuh. Catatkan

juga jawatan pengerusi dan setiausaha. Seterusnya catatkan nama-nama
ahli yang telah memaklumkan yang mereka tidak dapat hadir.
4.

Kata Alu-Aluan Pengerusi

Dalam ruangan ini dicatatkan kata alu-aluan pengerusi. Dalam ruangan

ini juga boleh dicatatkan perkara penting yang dibangkitkan oleh
pengerusi.
5.

Minit Mesyuarat yang Lalu

Anda boleh mencatatkannya seperti berikut:

Minit mesyuarat yang telah dijalankan pada 30 Disember 2000
(JKKPJJ/9/2000) yang diedarkan pada 10 Januari 2001 telah disahkan
sebagai betul dan ditandatangani oleh pengerusi.
6.

Laporan Setiausaha

Untuk laporan setiausaha anda boleh catatkan seperti berikut:

Laporan
dibincangkan.

setiausaha

(JKPPJJ/9/2000)

diterima

setelah

Nota: Kalau diteliti tajuk-tajuk kecil minit-minit mesyuarat, terdapat

organisasi yang menggunakan tajuk-tajuk Minit Mesyuarat yang Lalu
dan Laporan Setiausaha. Walau bagaimanapun terdapat organisasi yang
hanya menggunakan tajuk Pengesahan Minit Mesyuarat.
7.

Perkara Berbangkit

Dalam ruangan ini perlu dicatatkan perkara-perkara yang dibangkitkan

dalam mesyuarat yang lalu. Setiausaha perlu mencatatkan tajuk utama
perkara berbangkit, halaman dan perenggan minit mesyuarat yang lepas.
Bagi perkara berbangkit yang memerlukan tindakan seterusnya, perlu
dicatatkan siapa yang bertanggungjawab untuk bertindak.
187

8.

Agenda

Setiap agenda yang ditetapkan akan dibincangkan oleh ahli mesyuarat.

9.

Hal-Hal Lain

Dalam ruangan ini stiausaha akan mencatatkan perkara-perkara lain yang

dibincangkan dalam mesyuarat tetapi tidak ditetapkan dalam agenda
mesyuarat.
10.

Penangguhan

Dalam ruangan ini dicatatkan perkara-perkara berikut:

Waktu mesyuarat tamat atau ditangguhkan
Ucapan terima kasih daripada pengerusi
Tarikh mesyuarat seterusnya.
11.

Setiausaha

Nama setiausaha dan pengerusi/agensi

mengurussetiakan mesyuarat.
12.

yang

bertanggungjawab

Tarikh

Catatkan tarikh Minit Mesyuarat disediakan.

13.

Contoh-contoh lain

Terdapat beberapa format mesyuarat yang dapat anda gunakan. Format

yang dipilih perlulah mengikut keperluan atau gaya organisasi. Berikut
dikemukakan dua contoh format minit mesyuarat:
Contoh 1 Format Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat ___________________
Bil. ________ Tahun___________
Tarikh:
Masa:
Tempat:
Hadir
(mulakan dengan nama pengerusi diikuti oleh ahli-ahli
mesyuarat berdasarkan kekananan)
188

Turut Hadir
Tidak Hadir
Urus Setia
(susunan nama mengikut kekananan)
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara Berbangkit
4. Perbincangan
5. Perbincangan Kertas Kerja
6. Hal-hal Lain
7. Penutup
Setiausaha
Tarikh
(Omardin Haji Ashaari, 1996, hlm. 117-119)

Contoh 2 Format Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat
Tarikh:
Masa:
Tempat:
Ahli-ahli yang hadir
(mulakan dengan nama pengerusi diikuti oleh ahli-ahli mesyuarat
berdasarkan kekananan, diakhiri dengan setiausaha)
Turut Hadir
Ahli-ahli yang tidak hadir
Agenda: Kata-kata Aluan Pengerusi
Meluluskan Minit Mesyuarat yang Lalu
Perkara-perkara Berbangkit
Agenda 4
Agenda 5
Hal-hal Lain
Penangguhan
189

Pendahuluan
Minit 11.01: Meluluskan Minit Mesyuarat yang Lepas
Minit 11.02: Perkara-perkara Berbangkit
Minit 11.03: Agenda 4
Minit 11.04: Agenda 5
Minit 11.05: Hal-hal Lain
Minit 11.06: di bawah hal-hal lain
Minit 11.07: Penangguhan
Disediakan oleh:

Disahkan oleh:

Setiausaha

Pengerusi

Tarikh Minit disediakan

(Nuraini Yusoff, 1991, hlm. 90-92)

11.8

MASA UNTUK MENYEDIAKAN MINIT

Sebenarnya masa yang terbaik untuk setiausaha menyediakan minit ialah

selepas mesyuarat. Selepas itu setiausaha akan menghantar draf yang
bersih dan kemas kepada pengerusi untuk disahkan atau dibuat
pembetulan di mana yang perlu. Draf tersebut dikembalikan kepada
setiausaha untuk menghasilkan draf yang telah dibetulkan.
Draf ini boleh dihantar kepada ahli untuk memberi komen atau
membuat pembetulan. Pastikan setiausaha mencatatkan tarikh akhir bila
draf itu harus dikembalikan. Jika tidak dikembalikan ertinya ahli tersebut
tidak ada sebarang komen atau pembetulan.

190

Rajah 11.2
Carta Aliran Tindakan Selepas Mesyuarat

Mesyuarat
(15 Ogos 2001)

Minit ditulis oleh Setiausaha (1519 Ogos 2001)

Deraf minit mesyuarat diserah

kepada pengerusi 20 Ogos 2001

Deraf minit mesyuarat diserah

kembali kepada setiausaha 23
Ogos 2001

Deraf minit mesyuarat diserah kepada ahli (tarikh akhir

untuk diserahkan kembali kepada setiausaha
pada 28 Ogos 2001)

11.8.1 Panduan Umum untuk Mengadakan Mesyuarat Secara

Berkesan
Untuk membantu anda dalam mengendalikan mesyuarat, kami
mengemukakan satu panduan umum untuk anda fikirkan. Anda juga
digalakkan untuk berbincang dengan rakan-rakan anda.

Buktikan yang anda menepati masa dari segi memulakan

dan menamatkan mesyuarat.

Anda mengadakan atau menghadiri mesyuarat dengan

objektif yang nyata.
191

Susun, edarkan dan fahami agenda serta topik-topik

penting mesyuarat.
Tetapkan masa untuk semua mesyuarat dan persidangan.
Lantik pencatat minit.

Seterusnya mesyuarat yang berkesan hendaklah memenuhi ciri-ciri

berikut:

Sediakan agenda mesyuarat.

Mengagihkan agenda lebih awal.

Hubungi ahli mesyuarat lebih awal.

Beri peluang kepada ahli untuk membaca agenda.

Tentukan masa mesyuarat.

Beri tumpuan kepada perbincangan.

Beri galakan dan sokongan kepada semua ahli yang hadir.

Bersedia menerima dan memberi pandangan.

Galakkan percanggahan pendapat.

Jadi pendengar yang berkesan.

Elak daripada percanggahan personaliti.

Pastikan ahli-ahli yang hadir memahami isu-isu yang ingin

dibincangkan dan mampu memberi sumbangan.
SOALAN DALAM TEKS 11.3

1.

Pada pandangan anda mengapakah seorang

pengerusi
mesyuarat
perlu
menggalakkan
percanggahan pendapat antara ahli mesyuarat?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS
SDT 11.1
Mesyuarat untuk
menyampaikan
maklumat
Mesyuarat untuk
mencari maklumat

Pengerusi
memberi
maklumat
dan
memastikan maklumat tersebut didengar,
difahami atau ditolak. Mesyuarat ini diikuti
dengan mesyuarat mencari maklumat.
Mesyuarat
ini
dimulakan
dengan
penyampaian maklumat diikuti dengan ahli192

Mesyuarat
perundingan atau
umum

Mesyuarat
penyelesaian
masalah dan
membuat keputusan
Mesyuarat sumbang
saran

Mesyuarat taklimat
pasukan

ahli memberi pandangan terhadap subjek

yang telah dimaklumkan. Pengerusi ingin
tahu pandanagan ahli.
Mesyuarat ini ialah gabungan mesyuarat
menyampaikan maklumat dengan mesyuarat
mencari maklumat. Pembentangan cadangan
disusuli dengan perbincangan. Cadangan
diterima atau ditolak. Pengerusi akan
menimbangkan pandangan-pandangan yang
dikemukakan untuk beliau atau pihak atasan
membuat keputusan.
Mesyuarat ini seperti mesyuarat perundingan
tetapi ahli mempunyai kuasa untuk membuat
keputusan.
Tujuan utama ialah untuk menjana sebanyak
mungkin idea, pandangan atau penyelesaian
terhadap sesuatu masalah untuk dikemukakan
kepada pihak yang bertanggungjawab.
Mesyuarat ini mempunyai objektif yang
khusus berlandaskan proses komunikasi dan
pembangunan pasukan. Ketua pasukan
menyampaikan arahan yang diterima daripada
pihak atasan dan perkara-perkara yang
berkaitan untuk dibincangkan oleh ahli
pasukan.

SDT 11.2
Pengenalan
Untuk mengadakan Persidangan Penterjemahan Antarabangsa
Ke-8 pada 3-5 September 2001, di Pulau Langkawi adalah mustahak
untuk wakil-wakil dari Universiti Utara Malaysia (UUM), Dewan Bahasa
dan Pustaka (DBP), Institut Terjemahan Negara (ITN), dan Persatuan
Penterjemahan Malaysia (PPM) bermesyuarat kerana dapat menjimatkan
masa di samping mewujudkan perkongsian pintar dan hubungan.
Menjimatkan Masa
Memandangkan UUM terletak di utara Malaysia manakala DBP,
ITN dan PPM pula terletak di Kuala Lumpur adalah sukar untuk
berbincang antara satu dengan lain kecuali dalm keadaan rasmi iaitu
dengan bermesyuarat. Apabila wakil UUM, DBP, ITN, dan PPM
bertemu serentak ini dapat menjimatkan masa jika dibandingkan untuk
menghubungi setiap ahli membincangkan perkara-perkara yang perlu.
193

Segala keputusan akan dicatat dalam satu minit mesyuarat yang akan
diedarkan kepada semua ahli dan ini juga lebih menjimatkan masa
berbanding dengan membaca jawapan setiap ahli sekiranya mereka
dihubungi dengan surat untuk diminta pandangan.
Perkongsian Pintar
Perkongsian pintar juga dapat diwujudkan kerana UUM
mempunyai kedudukan yang lebih strategik dan lebih mudah untuk
membawa peralatan dan dan kemudahan ke Pulau Langkawi. Semasa
persidangan dijalankan juga adalah lebih murah membawa urusetia untuk
mengendalikan persidangan yang terdiri lebih ramai daripada staf UUM
kerana kos pengangkutan lebih murah. Pihak DBP pula merupakan
organisasi yang terlibat dalam percetakan. Oleh itu kos untuk mencetak
buku program dan prosiding lebih murah daripada dicetak di tempat lain.
Seterusnya ITN dan PPM mempunyai kepakaran dalam bidang
terjemahan dan juga mempunyai jaringan dengan pihak-pihak yang
berkaitan dengan terjemahan.
Menggalakkan komunikasi
Dari segi komunikasi pula apabila empat organisasi yang berbeza
bekerjasama tentulah memerlukan hubungan yang erat untuk
menyelaraskan aktiviti masing-masing. Sebagai contoh Jawatankusa
Kewangan dan Tajaan perlu memaklumkan tentang iklan-iklan dan tajaan
yang akan diterbitkan dalam Buku Program. Maklumat ini juga perlu
diketahui oleh Jawatankuasa Percetakan. Jawatankuasa Perasmian dan
Penutup pula perlu menyelaraskan aktiviti dengan Jawatankuasa Publisiti,
Jemputan dan Protokol untuk mengetahui dif-dif kehormat yang akan
menghadiri majlis perasmian dan penutup.
Penutup
Jelaslah bahawa dengan mengadakan mesyuarat UUM, DBP,
ITN, dan PPM dapat menjimatkan masa, mewujudkan perkongsian
pintar dari segi kemudahan dan sumber manusia di samping dapat
menyelarakan segala aktiviti untuk menjayakan persidangan
Penterjemahan Antarabangsa Ke-8 pada 3-5 September 2001, di Pulau
Langkawi. Tanpa menjalankan mesyuarat kemungkinan besar
Ppersidangan tersebut tidak dapat dilaksanakan.
SDT 11.3
1.

Seorang pengerusi mesyuarat perlu menggalakkan percanggahan

pendapat antara ahli mesyuarat supaya memperolehi pelbagai
pandangan tentang satu subjek. Percanggahan pendapat akan
membuat setiap ahli memkirkan subjek tersebut dari perspektif
yang berlainan sama ada positif, negatif atau pun kedua-duanya
194

sekali. Percanggahan pendapat juga boleh dilihat seakan-akan

teknik sumbang saran hanya bezanya bukan semua pandangan itu
akan diterima. Pemilihan akan dibuat berdasarkan pandangan
yang terbaik dan menguntungkan organisasi. Tanpa
percanggahan pendapat kemungkinan besar masalah-masalah
seperti berat sebelah, prasangka, ketidaktelitian, dan pandangan
yang singkat tidak dapat ditangani.

195