Professional Documents
Culture Documents
ZAMAN YÖNETİMİ
Bu nedenle işe, planlama yaparak değil tam tersi, neyi hedeflediğinizi düşünüp ortaya
koyarak başlamalısınız. İkinci adım ise şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı
sorgulamaktır. Hadi şimdi arkanıza yaslanıp önce amaçlarınızı sonra da bunlar için
zamanınızı nasıl harcadığınızı bir düşünün ...
Amaçlarınızı bilmemize imkan yok ama işte zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin size
ipucu verecek ve kendinize mutlaka sormanız gereken bir kaç soru:
2. Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapmanız gerekenleri ya da aklınıza gelen fikirleri bir
kağıda not alın. Yazmak yapmanın yarısıdır unutmayın.
3. Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih edin. Önceliklerinizi belirleyip önceliklerinizi
sırasıyla hayata sokun.
6. İşyerinde, dikkatinizi dağıtabilecek şeylerden uzak durun. Örneğin masanız bir sokağa
bakıyorsa ve gün içerisinde polislerle şoförlerin sık sık kavgasına şahit oluyorsanız bu
gereksiz bir zaman kaybına yol açabilir. Hemen yerinizi değiştirin. Ayrıca masanızın
üzerinde de işinizle ilgili olmayan şeyleri kaldırın.
7. Bugün ne yaparsam beni hedefime daha çabuk yaklaştırır? Bu soruyu gün içerisinde
kendinize 100 kere sorun!
8. Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyin. Aynı anda tek bir işe odaklanıp o işi
bitirmeye çalışın.
9. Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha kısa
zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının önerilerini
yerine getirmekle vakit kaybetmeyin
10. İşinizle ilgili nasıl günlük plan yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan da yapın. Bu sizi
hafta başında herkesin yaşadığı isteksizlik ve tembellikten kurtaracaktır.
Giyinirken:
1. Giysilerin üzerindeki makyaj lekelerini ve leke kalıntılarını önleyebilmek için dar bir
giysi giyerken yüzünüze bir duş bonesi geçirin.
2. Giyinirken herhangi bir hatayı yakalayabilmek için aynaya bakmaya devam edin.
Böylece son anda bir değişiklik yapmaktan kurtulursunuz.
3. Dolabınızı, giysilerinizi çeşitlerine (pantolon, etekler vb) ve renklerine göre ayırarak
düzenleyin.
4. Aynı pantolonu veya eteği bir hafta boyunca farklı süveterler, blüzler ve ceketlerle
birçok kez giyin. Düz, siyah bir etek büro için hızır gibi yetişir.
5. Örgü süveterler gibi, buruşmayan, dolayısıyla kullanımı kolay giysiler seçin.
Mücevherlerinizi Saklarken:
Makyajınızı yaparken...
1. Hızlı bir makyaj için göz altlarında ve her türlü lekede sadece bir fondöten kullanın.
Doğal ten renginizden bir ton açık olsun.
2. Günlük kullanım için toprak rengi pudradan vazgeçmeyin, diye öneriyor makyaj
uzmanları. Pek çok renkle uyumludur.
3. Kirpiklerinizi bir sürüşte üç kat sürmüş gibi hacimli gösterecek maskara kullanın.
4. Pembe veya kahverengi bir allık, göz farı olarak da kullanılabilir.
5. Cildinizi güneşten koruyan bir fondöten, iki ayrı ürün yerine tek bir ürün kullanmanızı
sağlar.
1. Tırnaklarınız için şeffaf ve soluk renkleri tercih edin. Prüzleri koyu renklerden daha
az gösterirler ve daha az sürmek yeterli olacaktır.
2. Haftasonu partisine parlak renklerle gitmek istiyorsanız, istediğiniz rengi, önceki
soluk rengin üstüne sürün. Bütün manikürü yeniden yapmayın.
3. Tek kat, uzun süreli parlatıcı ve ikisi bir arada parlatıcıları tercih edin.
4. Parlatıcıyı ince bir tabaka halinde ve an aza indirgeyerek uygulayın. Böylece
daha çobuk kuruyacaktır, özellikle de işi biten ellerinizi buzlu bir su kabına
batırırsanız.
Bir günün 24 saatine ne olur? Bunun 8 saatini ya da 1440 dakikanın 480 dakikasını
uykuda geçirirsiniz. Aynı şekilde, aynı miktarda zamanınız ölü işgününüz için harcanır.
Size en büyük seçenek özgürlüğünü sağlayan, geriye kalan vakittir.
Zamanın değeri
Bir yayıncı dostum şöyle diyor: "Hesabınıza her sabah 86.400 dolar işleyen ve akşama da
iyi kullanmadığınız her doları silen bir bankanız olduğunu varsayın. Bu bankaya "zaman" ,
dolarlara da "saniye" deyin. Her sabah hesabınıza 86.400 saniye işleniyor. Akşamlarıysa
iyi bir yatırım yapamadığınız bölümlerini geriye alamıyorsunuz. Bu banka, bir yılda
bakiyeden fazlasını kullandırmayan ve sürekli bir dengeye sahip olmayan 365 güne sahip.
Her gün size yeni bir hesap açıyor ve her gece bu hesabı siliyor. Yarını engelleyecek
herhangi bir şey yok.
+ İyi talimatlar vermek için yeterli zamanınız olsun -inisiyatif tanımak için iyi geri
besleme teknikleri kullanın-.
+ Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir zamana alın. Bu her ikinize de diğer
çalışmalarınız için kesintisiz bir zaman dilimi sağlar. Bu biraraya gelmeleri dokunulmaz
kılın -tıpkı programınızdaki diğer işler gibi- "daha önemli bir şey çıktığı için" durmadan
ertelemeyin.
+ Haftalık, onbeş günlük ya da aylık işler için sürekli bir dosya tutun. Bu, gerekli
verileri elde edebilmek için son dakikada elinizin ayağınıza dolaşmasını önleyecektir.
+ Sekreteriniz mümkün olduğunca fazla mektuba baksın. Genellikle öyle becerikli hale
geliyorlar ki posta gelir gelmez ya da sizden sözlü bir 'evet' ya da 'hayır' alır almaz,
imzalamak üzere mektup taslağı hazırlayabiliyorlar.
YENİLİK ŞART!
Yeni yöntemler, materyaller ve büro malzemeleri bulmaya çalışın. Bu, her ikiniz için de işi
kolaylaştırır. Değişmez eski iş programına uymak zorunda değilsiniz.
Referans ve çalışma kitaplarından oluşan bir kitaplık oluşturun. Bu, oldukça faydalı bir
zaman kazandırıcıdır.
SEKRETERİN GELİŞİMİ:
HATIRLATMA
Şu iki küçük kelimenin tabiatında varolan dürtüyü ve moral yapıcı etkiyi sakın unutmayın:
Teşekkür ederim Her dakikasını sonuna kadar kullandığınız telaşlı bir günün sonunda ya
da çalışmanızın sürekli kesintiye uğramasına rağmen sizin için bir mucize yarattığında,
sekreterinize bu davranışının size ne kadar yardımcı olduğunu ve zaman kazandırdığını
söyleyin.
MOTİVASYON:
Arada sırada sekreterinizi bürodan dışarı çıkarın. Özel bir araştırma projesi için şehir
dışına yapacağı küçük bir yolculuk gerçek bir ödül olabilir.
İş hayatının temposu giderek yükselirken, zamanınızı etkin kullanmak için hem işteki hem
de evdeki yaşantınızı planlamak giderek artan önem taşıyor. Zamanı daha etkin
kullanmak için organize olmanın gereğine inanmıyorsanız, durup bir düşünün.
Bunu yaparken, ortalama bir erişkinin nereye koyduğunu unuttuğu anahtarlarını bulmak
için yılda 16 saat harcadığını aklınızda tutmanız yararlı olacaktır. İnternet kullanılarak
yapılan bir araştırma, organize olmamış bir yöneticinin günlük zaman kaybını bir saat
olarak belirliyor. Yılın sonu geldiğinde bunun ne kadar büyük miktarda zaman kaybına
karşılık düşeceğini varın siz hesaplayın.
1. Yapılacak işleri yazdığınız bir liste ve kalem her zaman cebinizde bulunsun.
2. Aklınıza gelen düşünceleri derhal not alın.
3. Yaşantınızın her boyutu ile ilgili sıralama sistemleri yaratın.
4. Karışıklığınızın içine hap solmayın.
5. Randevularınızın ve sonuçlandırma tarihlerinin bir listesini bulundurun.
6. Notlarınızı astığınız bir tahta kullanın.
7. Masanızın düzenli olmasını sağlayın.
8. Eşyalarınızı her zaman aynı yere koyun.
9. Her şeyi uygun yerde bulundurun.
Kerem Özdemir
muayenehaneler!
Hepimiz dişçide,
hastanede,
jinekologda
'off'layarak sıra bize
gelsin diye
beklemişizdir. Böyle
anlarda da vakit
gecirebilmek için tek
seçeneğimiz ya
yanımızda bekleyen
diğer hasta ile
sohbet etmek ya da
masanın üzerindeki
çoğu eski dergileri
karıştırmaktır. Ama
işyerine döner
dönmez yapacak
bunca işimiz varken
canımız çoğu zaman
" Serdar Ortaç'ın
yeni sevgilisini"
okumak istemez.
Doktor ya da diş
hekiminizi
beklerken, kendi
okuma
malzemeleriniz,
şüphesiz, sehpanın
üzerinde duran
rasgele yayınlardan
daha faydalı
olacaktır.
Okuldayken, en verimli calışma saatim evde rahat ve vaktimin bol olduğu anlar değil de
otobüste, ya da iki ders arasında geçirdiğim ölü saatlerdi.
Beklemek kaçınılmaz olduğunda onu ölü zaman olarak düşünmeyin. Bu dakikaları işe
yarar hale getirin. Böylesi anları okumak için kullanabilirsiniz. Beş dakika orada, on
dakika burada derken bunlar birbirine eklendiğinde günde bir saati bulabilir.
OFİSİNİZİ YANINIZDAN AYIRMAYIN:
KALEMİNİZ HAFIZANIZ:
Beklerken gevşeyin…
* Okumak istemiyorsanız, beklemek size gevşemek için mükemmel bir fırsat sağlar. Eğer
durum uygunsa, gözlerinizi kapamayı ve gerinmeyi deneyin.
* Bekleme yerine bağlı olarak hafifçe uyuklayabilirsiniz de.
* Oturacak yer olmadığında, pek çok kişi ayakta; yaslanarak veya dengede kıpırdamadan
durarak gevşemeyi öğrenmiştir. Bazı kişiler buna, her gün bu yöntemle bir-iki saatlik
uykuya denk bir dinlenme sağladıklarını söylemişlerdir. Böylece artan üretkenlikleri de
onlara ayrıca zaman kazandırıyor.
Bekletin…
Bir iş adamı “Ben toplantılara kasten on beş dakika geç giderek her gün fazladan bir saat
kazanıyorum. Bazen insanların, benim bu kaçınılmaz geç kalışlarımın tamamen rastlantı
olmadığını anladıklarından şüpheleniyorum. Ama oturumların çoğu geç başlağıdı için bu
on beş dakikayı başka işleri tamamlamak için kullanıyorum” diyor.
Herkes bu fikre farklı tepki gösterecektir. Özellikle toplantıya çağıran kişi sizseniz ve
insanların zamanında orada olmasını bekliyorsanız. İnsanları bekletmek, hem olumlu hem
de olumsuz yanları olan “tek taraflı fayda sağlayan” bir uygulamadır.
Kaynak: Zaman Yönetimi, Ray Josephs