Magdalena Juszczak, Arkadiusz Gola

Naukowe Koo Zarzdzania Przedsibiorstwem, Katedra Organizacji Przedsibiorstwa, Politechnika Lubelska

5-S ART CZY POWANA METODA?

Wstp
5-S to ruch, ktry mimo swojej niepozornej nazwy jest kluczem do sukcesu
w poprawie produktywnoci. W praktyce oznacza dbao o porzdek, skrztne
gospodarowanie. 5-S jest jednym z najwaniejszych elementw dobrego zarzdzania. Reprezentuje podstawowe dziaania na rzecz ulepszenia pracy, zapewniajce
odpowiedni jako produktw, niskie koszty wytwarzania, waciw dostaw wyrobw gotowych oraz bezpieczestwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy
daj firmie dobr reputacj.
Charakterystyka 5-S
Metoda 5-S rozpoczyna kady program usprawnie. Jest ona narzdziem
wspomagajcym analiz procesw zachodzcych na stanowisku pracy. Jej rezultatem
jest efektywna organizacja miejsca pracy, uproszczenie rodowiska pracy, eliminacja
strat zwizanych z brakami i awariami. Filozofia 5-S ma swoje korzenie w Japonii.
Nazwa 5-S jest akronimem piciu japoskich sw o nastpujcych znaczeniach
[2]:
Seiri (selekcja/sortowanie i pozbywanie si)
Seiton (systematyczno/ukadanie w naleytym porzdku)
Seiso (sprztanie/czyszczenie)
Seiketsu (standaryzacja/utrzymanie w porzdku i schludnoci)
Shitsuke (samodyscyplina/etyka w pracy)
Selekcja
Celem tego etapu jest:
1. Posortowanie przedmiotw na dwie grupy: tych potrzebnych i tych niepotrzebnych w pracy,
2. Posortowanie rzeczy potrzebnych na grupy zalene od rodzaju pracy,
3. Poukadanie rzeczy potrzebnych w sposb wygodny do uycia.
Jest wiele miejsc w fabryce lub w biurze, zajtych przez sterty przedmiotw
pomieszanych ze sob i pozostawionych w nieporzdku. Trzeba je poklasyfikowa
na potrzebne i niepotrzebne. atwo to powiedzie, lecz trudniej zrobi. Przyczyn tej trudnoci jest nasze przekonanie, e nie moemy wyrzuci rozmaitych rzeczy
bo s jeszcze nowe i mog si przyda w przyszoci.
Nie moemy wszystkiego wyrzuca na raz. Przed pozbyciem si rzeczy niepotrzebnych musimy rozstrzygn, ktre rzeczy s potrzebne, a ktre nie. Po posortowaniu rzeczy potrzebne powinno si poklasyfikowa wedug przeznaczenia
i aktualnoci zastosowania. Co do rzeczy niepotrzebnych, rwnie trzeba je poklasyfikowa wedug miejsca, gdzie je umiecimy.
Wraz z postpami sortowania ujawnia si wiele pustych miejsc. Czyszczc te
puste miejsca moemy znale np. rda wycieku nieszczelnoci, ktrymi wydobywa si powietrze, woda, elektryczno, olej i opary [4].

Ukadanie w dobrym porzdku

Kiedy zakoczylimy etap pozbywania si, nastpnym krokiem jest sporzdzenie planu pokazujcego gdzie potrzebne rzeczy powinny by umieszczone oraz
jak wiele ich powinno si skadowa we waciwym miejscu. Chodzi o taki porzdek, w ktrym potrzebn rzecz mona wzi bez opnie. W ten sposb podnosi si
sprawno pracy.
Czyszczenie
Czyszczenie oznacza utrzymywanie miejsca pracy w stanie wolnym od zanieczyszcze. Brzmi to na pozr bardzo niewinnie i sprawia wraenie atwego zadania,
gdy zatrudniamy do tego przecie specjalny personel. Jednak trudniej wdroy t
praktyk jeli prbujemy czyci kady zaktek i zakamarek w zakadzie. Prawdziwego czyszczenia nie da si pozostawi specjalnemu personelowi, np. sprztaczkom.
Wszyscy ludzie w przedsibiorstwie, cznie z kierownictwem naczelnym powinni
bra udzia w czyszczeniu.
W systemie 5-S czyszczenie nie oznacza po prostu zamiatania lub mycia podg. Chodzi o zapewnienie stanu, w ktrym zakad jest wolny od pyu i brudu, co
umoliwia atwe zauwaenie nienormalnych warunkw, ktre mogyby powsta.
Czyszczenie daje nam moliwo dobrego prewencyjnego utrzymania ruchu oraz
poprawy bezpieczestwa.
Utrzymywanie porzdku i schludnoci
Oznacza to utrzymywanie stanowisk pracy w zakadzie w stanie wolnym od
pyu i brudu. Nie atwo jest tego przestrzega. Musimy mie nastawienie do utrzymywania wszystkiego w czystoci. We waciwym sensie utrzymywanie porzdku i
schludnoci nie jest jednorazow akcj. Wyraa raczej warunek bycia starannym.
Aby utrzymywa ten stan musimy przeprowadzi wpierw akcj czyszczenia.
Dlatego porzdek i schludno s ze sob zwizane. W czystych i schludnych warunkach ludzie maj poczucie, e pracuj na jasnym i pogodnym stanowisku pracy,
co nadaje wartoci ich pracy.
Samodyscyplina
Wprowadzenie koncepcji 5S wymaga od pracownikw cisej samodyscypliny zwizanej z wdroeniem i przestrzeganiem zasad systematycznego sprztania
i selekcji. Prowadzi to do wzrostu wiadomoci personelu, a tym samym zmniejszenia liczby niezgodnoci (wyrobw i procesw), usprawnienia komunikacji wewntrznej, a przez to do poprawy relacji midzyludzkich [4].
Jak wic wida trzy pierwsze S" pokazuj w jaki sposb zaprowadzi porzdek na stanowisku. Okrelaj system jakim bdziemy si posugiwa. Dwa ostatnie
"S" podpowiadaj jak ten system utrzyma i doskonali. Wprowadzony porzdek w
krtkim czasie potrafi da wymierne korzyci. Praca na stanowiskach staje si mniej
mczca dla pracownika i bardziej efektywna. Wzrasta wydajno, poprawia si
i stabilizuje jako. Odnotowuje si zmniejszenie usterkowoci maszyn i urzdze,
a przez to nastpuje poprawa bezpieczestwa i higieny pracy.
Praktyczna interpretacja poszczeglnych elementw 5S zostaa przedstawiona
w tabeli 1.

Tabela. 1. Praktyczna interpretacja elementw 5-S

5S

Seiri

Seiton

Seiso

Seiketsu

Shitsuke

Definicja

Usprawnienie pracy

Posortowanie rzeczy
na potrzebne i niepotrzebne. Usuniecie
rzeczy niepotrzebnych,
uwalniajc stanowisko
pracy od rzeczy przeszkadzajcych
Waciwe uoenie
wszystkich rzeczy
potrzebnych do szybkiego uytku
Wykorzenienie wszelkiego pyu i brudu,
usunicie obcych
materiaw ze stanowiska pracy

Zmniejszenie zapasw
Lepsze wykorzystanie
powierzchni roboczej
Zapobieganie zgubieniu
przedmiotw
Stworzenie miejsc pracy
wolnych od brudu i pyu
Skrcenie czasu poszukiwanie rzeczy potrzebnych
Poprawa bezpieczestwa

Utrzymanie schludnych i czystych warunkw

Przestrzeganie wszystkich zasad pracy

Utrzymanie i poprawa
sprawnoci maszyn
Utrzymanie stanowiska
pracy czystego, atwego
do sprawdzania
Ulepszenie stanowiska
pracy
Eliminacja przyczyn
wypadkw
Zmniejszenie iloci pomyek wynikajcych z nieuwagi
Postpowanie zgodne z
decyzjami
Poprawa stosunkw midzyludzkich

Zadania

Redukcja kosztw
Usprawnienie
pracy

Poprawa jakoci

Zmniejszenie
kopotw z maszynami
Lepsze bezpieczestwo
i redukcja zanieczyszcze subowych

Wzrost morale

rdo: [4]

Wdraanie 5S
Wprowadzenie praktyk 5S w organizacji nie wymaga duych nakadw. Jest
to system prosty, atwy do zrozumienia, a co za tym idzie do szybko akceptowany
przez pracownikw. Podjcie 5S daje szanse na przyzwyczajenie pracownikw do
systematycznych dziaa w kierunku usprawnienia pracy. Na przykad upowszechniajc operacje Just in Time, najpierw trzeba wdroy praktyki 5S.
Z chwil gdy firma zdecyduje si wprowadzi ruch 5S, nakania si wszystkich pracownikw i cae kierownictwo do podjcia inicjatywy na rzecz porzdku.
Dziki temu mog szybko przekona si, e ich praca przynosi namacalne rezultaty.
A to w konsekwencji pozwala wdroy skutecznie kolejne reformy dotyczce utrzymania czystych i schludnych stanowisk pracy.
Technika 5S najczciej stosowana jest do:
- przedmiotw podlegajcych obrbce, a wic materiaw zaopatrzeniowych,
pproduktw, produktw gotowych,
- przedmiotw bdcych pozostaoci podprocesow, takich jak: odrzuty, braki,
wiry, nieuyte materiay itp.,

fizycznych rodkw produkcji: maszyn, obrabiarek, urzdze transportowych,

narzdzi, przyrzdw i uchwytw, skrzyni narzdziowych, stow warsztatowych i pojemnikw na czci,
- materiaw czy przedmiotw szybko zuywalnych, jak: oleje smarujce, ciecze
chodzce, rkawice ochronne itp.,
- budynkw: cian, sufitw, okien, podg,
- przyborw i urzdze biurowych,
- rzeczy osobistych,
Generalnie budynek jak i wszystkie przedmioty znajdujce si wewntrz mog zosta objte praktyk 5S.
Organizowanie ruchu 5S mona okreli skrtem PDCA, od ang. PLAN zaplanuj, DO - zrb, CHECK - sprawd, ACTION - zastosuj (tabela 2). Naley przy
tym przewidzie nastpujce rodzaje dziaa [5]:
1. Grupowe przygotowanie ruchu 5S.
2. Wyznaczenie osb odpowiadajcych i promotorw.
3. Ustalenie kryteriw do oceny skrztnego gospodarowania.
4. Przydzielenie poszczeglnym grupom odpowiedzialnoci ze okrelone obszary
prac.
5. Wybranie w grupie osoby odpowiedzialnej za dany obszar.
6. Wczenie w ruch caego kierownictwa.
7. Regularne ocenianie postpw.
8. Okresowe nagradzanie.
9. Ustalenie nowych standardw pracy w oparciu o osignite pozytywne rezultaty ruchu.
Tabela. 2. Organizowanie ruchu 5-S
PDCA
(PLAN zaplanuj, DO zrb, CHECK sprawd, ACTION zastosuj)
Rodzaje dziaa i ich ywotne punkty
PLAN
Przygotowanie ruchu 5-S
Przygotowuj go grupowo, a nie indywidualnie
Wyznacz osoby oceniajce i promotorw
DO
Ustanowienie zasad ruchu
Ustal kryteria dla wynikw skrztnego gospodarowania
Przypisz kadej grupie odpowiedzialno za okrelony obszar prac
Kademu obszarowi prac przypisz osob z grupy odpowiedzialn za niego
CHECK
Wdraanie
Wcz do tego cae kierownictwo
Ocena
Oceniaj postpy regularnie
Ustal kryteria oceny
Nagradzanie
Rozwa przyznanie nagrd kadorazowo w okresie oceniania
Ustanw specjaln nagrod roczn
ACTION
Ustanowienie nowych standardw pracy
W celu utrzymania schludnych warunkw ustal standardy pracy w oparciu
o osignite pozytywne rezultaty ruchu
rdo: [4]

Przedstawiona powyej lista dziaa nie wyczerpuje wszystkich zagadnie

zwizanych z wprowadzeniem praktyk 5S. Ich realizacja przy stale wzrastajcym
zaangaowaniu pracownikw doprowadzi w kocu do poprawy zdyscyplinowania
personelu i wzrostu jego zadowolenia. Wtedy gwnym zadaniem kadry kierowniczej i nadzoru bdzie nie tylko utrzymanie tego, co zostao zrobione, ale i przejcie
do permanentnego doskonalenia stanowisk pracy i warunkw socjalnych. W przyszoci naley czuwa by praktykami 5S obj kolejne zakady czy wydziay. Dziaania te traktuje si jako podstawowy krok na drodze do uzyskania certyfikatw jakoci (np. ISO 9001 lub 9002) [1].

Wnioski
5-S wydaje si z pozoru bardzo prost metod i by moe z tego wanie
powodu istnieje w przemyle silna tendencja do lekcewaenia jej wagi. Kady moe
powiedzie, e j zna. Jednak co innego wiedzie a co innego - robi. Utrzymywanie
miejsca pracy stale w schludnoci i porzdku wymaga wiele wysiku. Dbanie o porzdek to nie tylko zajcie sprztaczek. Odpowiedzialni s za to wszyscy pracownicy
przedsibiorstwa, wczajc w to prezesa.
Zazwyczaj ludzie interpretuj skrztne gospodarowanie jako czyszczenie.
Tymczasem 5-S jest jednym z najwaniejszych elementw dobrego zarzdzania. S
to podstawowe dziaania na rzecz ulepszania pracy, zapewniajce odpowiedni jako produktw, niskie koszty wytwarzania, waciw dostaw wyrobw gotowych
oraz bezpieczestwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy daj firmie dobr
reputacj.
Skrztne gospodarowanie
postrzega si jako drugorzdn prac
w organizacji. Wolimy myle e gospodarowanie nie wchodzi w zakres naszej odpowiedzialnoci oraz, e jestemy zbyt zajci aby zawraca sobie gow takimi pracami, ktre jak wierzymy mog by powierzone osobie odpowiedzialnej za czysto.
Tote jeli kto przekonuje o potrzebie kampanii gospodarnoci, inni zwykle
odpowiadaj: C to? Czy wszyscy musimy zajmowa si robieniem porzdkw?
To nonsens! Lepiej zapomnij o takich dziecinnych pomysach. Jeszcze inni mog
odpowiedzie: Czyszczenie nie jest moim zajciem. To zadanie sprztaczek. Nie
bd uczestniczy w tak absurdalnej i miesznej kampanii. By moe kto mgby
rzec: Zawsze czyszcz moje biurko i jego otoczenie. Jeli wszyscy pod moim
przykadem, nie bdzie potrzeby urzdzania takiej kampanii. Wystarczy wyda dyscyplinujce zarzdzenie aby wszyscy pracownicy oczycili swoje stanowiska pracy,
nie trzeba organizowa kampanii.
Tymczasem, jak wskazuj badania [6], gospodarna zapobiegliwo w sposb
bezporedni wie si z podnoszeniem produktywnoci. W praktyce dowiedziono, e
jeli odnosimy sukces w dobrym gospodarowaniu, moemy spodziewa si wzrostu
produktywnoci nawet o 30%. Na taki wzrost skada si na przykad poprawa jakoci, ktr atwiej uzyska w czystszej przestrzeni; redukcja kosztw bdca wynikiem bardziej sprawnej pracy, gdy ma si pod rk wszystkie narzdzia i materiay
uoone w naleytym porzdku na swoim miejscu; dostawa na czas i w wymaganej
iloci jako rezultat dobrze zorganizowanej operacji w czystych warunkach. To
wszystko przycignie wicej klientw i w ten sposb umoliwi wytworzenie wiksze
liczby produktw po niszych kosztach. Niewtpliwie, wic metod 5S naley traktowa powanie.

Literatura
1. Kozieradzki W.: Sposb wprowadzania praktyk 5-S. Problemy Jakoci, nr
3/1995.
2. Modliski W.: 5S= Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Problemy Jakoci, nr
4/1991.
3. Penc J.: Zarzdzanie dla przyszoci. Twrcze kierowanie firm Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoy Biznesu, Krakw 1998.
4. Sato K.: Wprowadzenie do ruchu 5-S. Problemy Jakoci, nr 3/1995.
5. Urbaniak M.: Zarzdzanie jakoci. Teoria i praktyka. Wydawnictwo Difin,
Warszawa 2004.
6. Pawlak W.R.: O praktykach 5S ponownie.
Serwis informacyjny
www.umbrella.org.pl
7. System 5S Organizacja miejsca pracy. Materiay szkoleniowe,
www.progresja.com.pl